Bijlage 1.7 - Verbeterplan 2026 DIV

BIJLAGE 1 Jaarverslag 2026 / Verbeterplan Gemeente Deurne nr.

KPI

Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico Priorite Omschrijving eindresultaat it (oplossing)

Aanpak op hoofdlijnen

1

3.1

In het overzicht van digitale applicaties van de gemeente Deurne, is nog niet bij alle applicaties vastgelegd of hierin archiefbescheiden worden bewaard.

Middel Hoog

Overzicht van digitale applicaties inclusief indicatie waar archiefbescheiden worden bewaard

Overzicht aanvullen met Q3-Q4 indicatie in welke applicatie archiefbescheiden worden bewaard. Bepalen wie proceseigenaar is, afspraken maken over archiefbescheiden.

2

4.1

Gemeente Deurne beschikt niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem voor informatiebeheer.

Middel Hoog

Vastgestelde interne normen in het kwaliteitssysteem waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek kan worden getoetst en evaluatie mogelijk is.

3

5.2

Gemeente Deurne heeft het d.d. 13-07-2021 vastgestelde metadataschema nog niet volledig geïmplementeerd Powerbrowser

Middel Hoog

Geborgd metadataschema in Powerbrowser (of via koppeling met Djuma).

4

5.7

Gemeente Deurne beschikt Hoog niet over afdoende beleid voor het duurzaam beheer van digitale informatie.

Hoog

5

5.9

6

5.10

Gebruik open Laag bestandsformaten is niet vastgelegd. Er is geen overzicht aanwezig Laag van informatieobjecten waarbij gedrag (van het informatieobject) een rol speelt.

7

6.4

Vaststellen welke open bestandsformaten gebruikt moeten worden Middel Het hebben van een overzicht van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten. Hoog Vernietiging is up-to-date (digitaal)

De vernietigingstermijnen van Hoog digitale bestanden worden overschreden (achterstand 2018-2025).

Start activiteit

Eventueel toelichting

Actor

2026

Er wordt een overzicht gemaakt door een adviseur informatiemanagement. DIV geeft per applicatie aan of er archiefbescheiden worden bewaard. Een update van deze lijst is noodzakelijk.

I-adviseur / DIV

Er is in 2024 besloten dat het Q3-Q4 kwaliteitssysteem onderdeel wordt van het informatiebeheerplan. Hiervoor moet eerst I-beleid worden geschreven. Dit wordt uitbesteed aan BECIS | DIOR.

2026

Opgenomen in jaarplanning

I-adviseur / DIV

Project realisatie koppeling PowerBrowser-Djuma staat op de rol voor 2026. Onderdeel hiervan is dat records gaan voldoen aan metadataschema.

2026

Q1-Q4

Vastgesteld I-beleid voor het Een adviseur Q2 duurzaam beheer van digitale informatiemanagement archiefbescheiden schrijft het I-Beleid voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden. Een informatiebeheerplan volgt. Dit wordt uitbesteed aan BECIS | DIOR.

Laag

Gepland realisatie activiteit

2026

Voortgang in %

Realisatie activiteit

Projectleider / I-adviseur / DIV

Opgenomen in jaarplanning

I-adviseur

Onderdeel van I-beleid. Zie punt 4

Q2

2026

I-adviseur

Dit wordt onderdeel van het informatiebeheerplan. Vervolgens met RHCe de vervolgstappen bespreken.

Q3-Q4

2026

I-adviseur / DIV

Vernietiging op zaaktypen is Q1-Q4 geregeld qua functionaliteit en aanpak. Vernietigingslijsten op niveau van zaaktypen worden aangeleverd aan RHCe ter beoordeling.

2026

DIV

AFGEROND 1.2

Het up-to-date maken van de beheerregeling.

Door college vastgesteld beheerregeling.

DIV

1.3

SIO opnemen in beheerregeling (1.2).

3.5.

Regelmatig oefenen van calamiteitenplan en toetsing opnemen in plan

Laag

5.1

Het overzicht van informatie van gemeente Deurne is niet volledig. Zo ontbreekt informatie op persoonlijke en netwerkschijven. Afronding migratie OneGov naar Djuma

Middel Hoog

6.2

6.4

De vernietigingstermijnen worden overschreden (achterstand 2018-2022).

Laag

Zie KPI 1.2

DIV / I-adviseur

Proces opstellen en inplannen Het calamiteitenplan van het oefenen van het beoordelen. het proces calamiteitenplan en toetsing hiervan eventueel hiervan aanpassen. Oefeningen inplannen en uitvoeren.

DIV

Het opstellen van een actueel en compleet overzicht van informatie op de netwerkschijven.

I-adviseur

De gemeente Deurne gaat in 2025 over van netwerkschijven naar Teams en Sharepoint.

De migratie naar Djuma is afgerond in Q1 2024

DIV / I-adviseur

De achterstand van de vernietiging van analoge dossiers t/m 2024 is bijgewerkt.

DIV