Bijlage 1.6 - Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025

JAARVERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE DEURNE 2025

Deurne, april 2026

Zaaknummer Djuma: 3464355

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding ........................................................................................................................................................ 3 2. Managementsamenvatting ........................................................................................................................ 4 2.1. Resultaten KPI’s archiefinspectie ........................................................................................................ 4 2.2. Toelichting op KPI’s .............................................................................................................................. 6 2.3. Wat hebben we in 2025 gerealiseerd? ............................................................................................. 7 2.4. Aanbevelingen RHCe voor 2026 ........................................................................................................ 7 3. Follow-up overleg 25 januari 2026 ........................................................................................................... 8 4.Toezichtsoordeel Provincie informatie - en archiefbeheer 2025 ......................................................... 11 5. Verbeterplan............................................................................................................................................... 14 Bijlage 1

2

1. INLEIDING Met dit jaarverslag informeert het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad, de provincie Noord Brabant/IBT (verticaal toezicht) en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (horizontaal toezicht) over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Deurne in 2025. Adequaat toepassen van wet- en regelgeving op het archief- en informatiebeheer: • Stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; • Maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; • Draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering en • Draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving, doordat informatie met (cultuur)historische waarde blijvend bewaard wordt en raadpleegbaar is. De provincies oefenen bij gemeenten generiek toezicht uit op basis van de Gemeentewet. De provincie Noord-Brabant (Bureau Interbestuurlijk Toezicht (IBT) sluit aan bij de aanbeveling van de VNG om de gemeenteraad periodiek te informeren aan de hand van een Jaarverslag archief- en informatiebeheer. Aan PNB/ IBT wordt dit verslag met bijbehorende besluitvormingsstukken uiterlijk op 15 juli elk jaar toegezonden.

3

2. MANAGEMENTSAMENVATTING

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archief- en informatiebeheer in de gemeente. Men doet periodiek aan de gemeenteraad verslag over de uitvoering van artikel 30 Archiefwet 1995, conform artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Deurne 2019. Het jaarverslag archief- en informatiebeheer is een verantwoordingsinstrument. Het is gebaseerd op het voortgangsgesprek (follow-up overleg) van 12 januari 2026 tussen de gemeente Deurne en het RHCe. Hierin is teruggeblikt naar 2025. Er is sprake van een tweejaarlijkse cyclus. In 2024 heeft een archiefinspectie plaatsgevonden; voor 2025 dus een voortgangsgesprek. De inspectie toetst de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Deze zijn opgenomen in het jaarverslag archiefbeheer van 2024. Naast borging van de rechtmatigheid van de informatiehuishouding wil de gemeente de archiefzorg en het -beheer continu verbeteren. Op basis van de resultaten van de KPI’s is een verbeterplan opgesteld.

2.1. RESULTATEN KPI’S ARCHIEFINSPECTIE 2024

De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normen en kaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedata: Rood

=

Voldoet niet

Oranje =

Voldoet gedeeltelijk

Groen

Voldoet

=

4

Tabel 1: Samenvatting resultaten KPI’s 2024 gemeente Deurne.

5

2.2. TOELICHTING OP KPI’S

Nr.

Kritische Prestatie Indicator

Omschrijving van de hoofdvraag

1

Lokale regelingen

Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen?

2

Middelen en mensen

Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen?

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats, E-depot

Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding?

5

Ordening, authenticiteit, context, Is ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit duurzaamheid van voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het archiefbescheiden betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden?

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

7

Overbrenging van archiefbescheiden

Brengt de gemeente tijdig over, dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht?

8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc.)?

6

2.3. WAT HEBBEN WE IN 2025 GEREALISEERD? Wegwerken archiefachterstand Naast reguliere uren zijn ook extra uren ingezet om de achterstand zoveel als mogelijk weg te werken voor 1 januari 2026. Op 1 januari 2026 hebben we 90% van de analoge achterstand weggewerkt en 80% van de digitale achterstand. Vernietigen op zaaktypenniveau Met het RHCe zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop de vernietiging van zaken op het niveau van zaaktypen vorm gaat krijgen. Dit gebeurt op basis van het format van het normdocument vernietigingslijst (versie 2025). Vernietigen analoge dossiers In 2025 is de vernietigingslijst van analoge dossiers t/m 2024 opgesteld en aangeboden aan het RHCe. Hiermee is de analoge vernietiging t/m 2024 in zijn geheel bijgewerkt. Vaststelling en akkoordbevinding van deze vernietigingslijst heeft inmiddels door het RHCe plaatsgevonden, d.d. 25 februari 2026. Overbrenging digitale bouwvergunningen 1996-2010 De analoge bouwvergunningen van 1996-2010 zijn gedigitaliseerd conform het daarvoor opgestelde substitutiehandboek. De gedigitaliseerde bouwvergunningen zijn bij goedkeuring van het RHCe overgedragen naar hun e-depot. Hiervoor is een verklaring van overbrenging opgesteld, d.d. 18 september 2025. De betreffende vergunningen zijn gepubliceerd in het e-depot op 29 oktober 2025.

In 2026 zullen de analoge bouwvergunningen waarop substitutie heeft plaats gevonden, vernietigd worden.

2.4. AANBEVELINGEN RHCE VOOR 2026 Het RHCe heeft in het follow-up verslag (hierna opgenomen onder 3.) de volgende aanbevelingen gedaan:

7

3. FOLLOW-UP OVERLEG 12 JANUARI 2026

8

9

10

4. TOEZICHTOORDEEL PROVINCIE INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER IN 2025 Het jaarverslag archief- en informatiebeheer wordt ter beoordeling toegestuurd aan het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de Provincie Noord-Brabant. Het vorige jaarverslag (jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024 Gemeente Deurne) kreeg na beoordeling het predicaat “voldoet gedeeltelijk”. Hieronder de volledige brief van de Provincie Noord-Brabant over het jaar 2025. Het nieuwe toezichtoordeel 2025 heeft als predicaat “voldoet”.

11

12

13

5. VERBETERPLAN Naar aanleiding van de inspectie en de bijbehorende follow-up van het RHCe is een verbeterplan opgesteld. Zie hiervoor de bijlage.

14