Voorstel Voorstel tot het vaststellen van de offerteaanvraag voor de aanbesteding van accountancydiensten over de boekjaren 2023 tot en met 2027..pdf

Gemeenteraad Portefeuillehouder:

Van team: Griffie Adviseur: Rob de Jonge E-mail: r.de.jonge@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2023-003956 Begrotingswijziging: Nee

Onderwerp:

Voorstel tot het vaststellen van de offerteaanvraag voor de aanbesteding van accountancydiensten over de boekjaren 2023 tot en met 2027.

Publiekssamenvatting: De accountant van de gemeente Den Helder heeft aangegeven geen gevolg te kunnen geven aan de overeenkomst met de gemeente Den Helder voor de controle van de boekjaren 2023 en volgende jaren. Dit houdt in dat de gemeente de accountancydiensten opnieuw moet aanbesteden. De raad wordt voorgesteld de offerteaanvraag voor de aanbesteding vast te stellen. De planning is erop gericht nog voor het zomerreces van 2023 tot een nieuwe aanwijzing te komen. Geadviseerd besluit 1. de offerteaanvraag voor de aanbesteding van de accountancydiensten over de boekjaren 2023 tot en met 2027 vast te stellen; 2. de offertes te laten beoordelen door een selectiecommissie accountancydiensten 2023 met een samenstelling zoals in het raadsvoorstel is opgenomen.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context De raad heeft op 24 januari 2022 besloten Q-concepts (hierna: QC) aan te wijzen als accountant als bedoeld in artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet voor de controle over de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de jaren 2025 en 2026. Voor de boekjaren 2023 en verder heeft QC aangegeven de overeenkomst niet te kunnen uitvoeren. Daarmee is voor die periode niet voorzien in accountancydienstverlening voor de gemeente en moet de raad op zoek naar een nieuwe accountant. Doelen en resultaten Met het voorstel wordt de aanbesteding van accountancydiensten vanuit de raad voorbereid en is een goede afweging tussen de inschrijvers mogelijk. Kaders en omstandigheden In artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet is bepaald dat de raad een of meer accountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van het Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) aanwijst die worden belast met de controle op de jaarrekening van de gemeente en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In de Controleverordening gemeente Den Helder is bepaald dat uw raad een accountant benoemt voor een periode van vijf jaar en dat de aanbesteding in overleg met uw raad wordt voorbereid. Voorts is in deze verordening bepaald dat de raad het programma van eisen vaststelt.

In artikel 3 van de verordening is opgenomen welke aspecten in ieder geval dienen te worden opgenomen in het programma van eisen. De aanbesteding vindt plaats volgens de bepalingen van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van 1 juli 2016. In artikel 4, lid 5 van de Verordening op de auditcommissie is bepaald dat de auditcommissie de raad adviseert over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Argumenten en alternatieven Nu QC heeft aangegeven de overeenkomst voor de boekjaren 2023 en verder niet te kunnen uitvoeren, moet deze opdracht opnieuw worden aanbesteed. Het is, gelet op geldende aanbestedingsregels, niet toegestaan om de overeenkomst over te (laten) dragen aan een andere marktpartij. In de offerteaanvraag van 2021 was verder geen ‘wachtkamer’ constructie opgenomen, wat inhoudt dat de gemeente geen beroep kan doen op de tweede inschrijver bij de Europese aanbesteding in 2021, zijnde Ipa Acon Accountants B.V. Dit betekent dat de gemeente de accountancydiensten opnieuw dient aan te besteden. In het aanbestedingsdocument zijn de minimumeisen en de geschiktheidseisen van de accountant voorgeschreven alsmede de gunningscriteria en wegingsfactoren die moeten leiden tot een keuze uit de inschrijvers die het beste past bij de gemeente Den Helder.

De gemeente Den Helder zoekt een accountant die tevens 'sparringpartner' is, die ideeën levert over verbetering van planning- en control-instrumenten, oog heeft voor de organisatie en systemen en de gemeente tevens ondersteunt in haar streven naar permanente kwaliteitsverbetering. Dit veronderstelt dat de inschrijver een uitgewerkte visie heeft op het 'wat' en 'hoe' van modern lokaal bestuur. Het betekent voorts dat de accountant bereid moet zijn in de gemeente Den Helder te investeren door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise. De essentiële kenmerken van de accountant zijn hierbij: innovatief vermogen, meedenken in oplossingen, effectieve samenwerking, zekerheid in beschikbaarheid en competitieve prijzen en condities. Dit is als zodanig opgenomen in de thans voorliggende offerteaanvraag. De voorgestelde offerteaanvraag is nagenoeg gelijk aan de (door de raad vastgestelde) offerteaanvraag uit 2021. Naar aanleiding van de aanbesteding in 2021 en de ontstane situatie met QC zijn de volgende aanpassingen gedaan: 2/5

de gemeente kan gedurende een bepaalde periode een overeenkomst sluiten met de eerstvolgende kandidaat (wachtkamer constructie); Als de gemeente wederom in een vergelijkbare situatie terecht komt, kan de gemeente binnen een bepaalde periode een overeenkomst met de volgende partij sluiten; bij de gunningscriteria ‘tijdigheid en beschikbaarheid’, ‘Adviespotentieel’ en ‘Communicatie’ kunnen hogere scores toegekend waardoor inschrijvers zich meer kunnen onderscheiden op kwaliteit. Overeenkomst met de accountant. De te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar die eenzijdig door de gemeente Den Helder maximaal éénmaal met twee optiejaren kan worden verlengd. De maximale contractperiode is dus vijf jaar, dat aansluit bij artikel 2, lid 1, van de Controleverordening gemeente Den Helder. De offerteaanvraag maakt onderdeel uit van de overeenkomst. Goedkeurings- en rapportagetoleranties. Bij de te houden controles worden de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 in samenhang met artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden: een goedkeurende verklaring als de fouten in de jaarrekening minder dan 1% van exploitatie betreffen en onzekerheden bevat tot maximaal 3% van de exploitatie. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid van€ 100.000,- of meer rapporteert.

De goedkeurings- en rapportagetoleranties zijn gelijk aan die van de afgelopen jaren. Gunningscriteria. In hoofdstuk 6 van de offerteaanvraag zijn de volgende gunningscriteria opgenomen: 1. Controlefilosofie 2. Verwachtingen van de gemeente Den Helder 3. Tijdigheid en beschikbaarheid 4. Natuurlijke adviesfunctie/ communicatie 5. Bijdrage zelf controlerend vermogen 6. Adviespotentieel 7. Communicatie Per gunningscriterium kunnen inschrijvers scores behalen naar de mate waaraan ze voldoen aan de wensen van de gemeente. Een presentatie maakt onderdeel uit van de beoordelingsprocedure. In het programma van eisen is aangegeven dat de accountant in de eerste week van mei een verklaring bij de jaarrekening van de gemeente en een Verslag van bevindingen aanbiedt. Daarnaast is aangegeven dat de accountant in het najaar een tussentijdse controle uitvoert en de bevindingen in de vorm van een boardletter in de eerste week van november aan de raad aanbiedt. Alternatieven. Bij wijze van alternatief kan uw raad ervoor kiezen in afwijking van de Controleverordening gemeente Den Helder, ex artikel 213 Gemeentewet, een overeenkomst met een kortere periode dan vijf jaar aan te gaan.

De raad dient hiervoor dan wel een onderbouwing aan te geven; tekstuele aanpassingen te doen in de offerteaanvraag; gunningscriteria te wijzigen of andere waarden toe te kennen aan de verschillende criteria; de wachtkamerconstructie te laten vervallen, zodat er altijd een nieuwe aanbestedingsprocedure dient plaats te vinden als de overeenkomst met de accountant tussentijds wordt beëindigd; de samenstelling van de selectiecommissie te wijzigen. Bestuurlijke vernieuwing Dit voorstel bevat geen aspecten in het kader van bestuurlijke vernieuwing. Het voorstel is in principe referendabel, maar het houden van een referendum ligt niet voor de hand vanwege de beperkte maatschappelijke effecten. Duurzaamheid Dit voorstel bevat geen aspecten van duurzaamheid. 3/5

Financiële consequenties Het vaststellen van een offerteaanvraag heeft op zich geen financiële consequenties, het aangaan van een nieuw contract voor vijf jaar met een accountant uiteraard wel. Op voorhand wordt er vanuit gegaan dat de jaarlijkse lasten kunnen worden opgevangen binnen het reguliere budget voor accountancydiensten. Uitvoering en planning De publicatie op het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid TenderNed is voorzien op dinsdag 14 februari 2023 en de sluiting van de inschrijving op woensdag 29 maart 2023. Als de inschrijving heeft plaatsgevonden, is het de taak van de selectiecommissie de inschrijvingen te beoordelen aan de hand van de eisen en criteria zoals die in het aanbestedingsdocument zijn opgenomen. Volgens de planning kan de raad in juni 2023 overgaan tot het aanwijzen van een accountant voor de boekjaren 2023 tot en met 2027. In 2021 bestond de selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten uit drie raadsleden, ondersteund door een raadsadviseur, een inkoopcoördinator en de concerncontroller. Na overleg met uw auditcommissie is ervoor gekozen de offertes ambtelijk te laten beoordelen. De selectiecommissie accountancydiensten 2023 bestaat uit de griffier, een raadsadviseur, de concerncontroller en een inkoopadviseur Communicatie De aanbesteding en communicatie hierover vindt plaats via TenderNed.

4/5

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d.

13 februari 2023

Besluit nummer

2023-003956

Onderwerp

Voorstel tot het vaststellen van de offerteaanvraag voor de aanbesteding van accountancydiensten over de boekjaren 2023 tot en met 2027.

De raad van de gemeente Den Helder;

Gelezen het raadsvoorstel van het presidium van 30 januari 2023; gelet op artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet; gelet op de Controleverordening gemeente Den Helder, vastgesteld op 10 december 2003; gelet op artikel 4, lid 5, van de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent de auditcommissie; gelezen het advies van de auditcommissie van 31 januari 2023;

besluit: 1. de offerteaanvraag voor de aanbesteding van de accountancydiensten over de boekjaren 2023 tot en met 2027 vast te stellen; 2. de offertes te laten beoordelen door een selectiecommissie accountancydiensten 2023 met een samenstelling zoals in het raadsvoorstel is opgenomen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 13 februari 2023

5/5