Voorstel Voorstel tot het vaststellen van de offerteaanvraag voor de aanbesteding van de accountancydiensten over de boekjaren 2022 tot en met 2026.pdf

Gemeenteraad Portefeuillehouder:

Van team: Griffie Adviseur: Rob de Jonge E-mail: r.de.jonge@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2021-032829 Begrotingswijziging: Nee

Onderwerp:

Voorstel tot het vaststellen van de offerteaanvraag voor de aanbesteding van de accountancydiensten over de boekjaren 2022 tot en met 2026

Publiekssamenvatting: Met de afwikkeling van het boekjaar 2021 (in mei 2022) loopt de overeenkomst met Ipa-Acon B.V. inzake de levering van accountancydiensten af. Voor het aangaan van een nieuw contract voor accountancydiensten dient er opnieuw aanbesteed te worden. Aangezien de raad een contractperiode van vijf jaar voorstaat, worden de accountancydiensten Europees aanbesteed. De door de raad ingestelde selectiecommissie bereidt de aanbestedingsprocedure voor en doet een voordracht tot benoeming van een accountant voor de boekjaren 2022 t/m 2026. De selectiecommissie stelt de raad thans voor de offerteaanvraag vast te stellen.

Geadviseerd besluit 1. de offerteaanvraag voor de aanbesteding van de accountancydiensten over de boekjaren 2022 tot en met 2026 vast te stellen.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context Met de afwikkeling van het boekjaar 2021 (in mei 2022) loopt de overeenkomst met Ipa-Acon B.V. inzake de levering van accountancydiensten af. Voor het aangaan van een nieuw contract voor accountancydiensten dient er opnieuw te worden aanbesteed. Aangezien de raad een contractperiode van vijf jaar voorstaat, worden de accountancydiensten Europees aanbesteed. De door uw raad op 25 mei 2021 ingestelde selectiecommissie bereidt de aanbestedingsprocedure voor en doet een voordracht tot benoeming van een accountant voor de boekjaren 2022 t/m 2026. Met dit voorstel wordt uw raad voorgesteld de offerteaanvraag voor de aanbesteding vast te stellen. Doelen en resultaten Met het voorstel wordt de aanbesteding van accountancydiensten vanuit de raad voorbereid en is een goede afweging tussen de inschrijvers mogelijk. Kaders en omstandigheden In artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet is bepaald dat de raad een of meer accountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van het Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) aanwijst die worden belast met de controle op de jaarrekening van de gemeente en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In de Controleverordening gemeente Den Helder is bepaald dat uw raad een accountant benoemt voor een periode van vijf jaar en dat de aanbesteding in overleg met uw raad wordt voorbereid.

Voorts is in deze verordening bepaald dat de raad het programma van eisen vaststelt. In artikel 3 van de verordening is opgenomen welke aspecten in ieder geval dienen te worden opgenomen in het programma van eisen. De aanbesteding vindt plaats volgens de bepalingen van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van 1 juli 2016. In artikel 4, lid 5 van de Verordening op de auditcommissie is bepaald dat de auditcommissie de raad adviseert over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Argumenten en alternatieven In het aanbestedingsdocument zijn de minimumeisen en de geschiktheidseisen van de accountant voorgeschreven alsmede de gunningscriteria en wegingsfactoren die moeten leiden tot een keuze uit de inschrijvers die het beste past bij de gemeente Den Helder. De gemeente Den Helder zoekt een accountant die tevens 'sparringpartner' is, die ideeën levert over verbetering van planning- en control-instrumenten, oog heeft voor de organisatie en systemen en de gemeente tevens ondersteunt in haar streven naar permanente kwaliteitsverbetering. Dit veronderstelt dat de inschrijver een uitgewerkte visie heeft op het 'wat' en 'hoe' van modern lokaal bestuur. Het betekent voorts dat de accountant bereid moet zijn in de gemeente Den Helder te investeren door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise.

De essentiële kenmerken van de accountant zijn hierbij: innovatief vermogen, meedenken in oplossingen, effectieve samenwerking, zekerheid in beschikbaarheid en competitieve prijzen en condities. Overeenkomst met de accountant. De te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar die eenzijdig door de gemeente Den Helder maximaal één maal met twee optiejaren kan worden verlengd. De maximale contractperiode is dus vijf jaar. De offerteaanvraag maakt onderdeel uit van de overeenkomst. Goedkeurings- en rapportagetoleranties. Bij de te houden controles worden de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 in samenhang met artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden: een goedkeurende verklaring als de fouten in de jaarrekening minder dan 1% van exploitatie betreffen en

2/5

onzekerheden bevat tot maximaal 3% van de exploitatie. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid van € 100.000,- of meer rapporteert. De goedkeurings- en rapportagetoleranties zijn gelijk aan die van de afgelopen jaren. Gunningscriteria. In hoofdstuk 6 van de offerteaanvraag zijn de volgende gunningscriteria opgenomen: 1. Controlefilosofie 2. Verwachtingen van de gemeente Den Helder 3. Tijdigheid en beschikbaarheid 4. Natuurlijke adviesfunctie / communicatie 5. Bijdrage zelfcontrolerend vermogen 6. Adviespotentieel 7. Communicatie Per gunningscriterium kunnen inschrijvers scores behalen naar de mate waaraan ze voldoen aan de wensen van de gemeente. Een presentatie maakt onderdeel uit van de beoordelingsprocedure. In het programma van eisen is aangegeven dat de accountant in de eerste week van mei een verklaring bij de jaarrekening van de gemeente en een Verslag van bevindingen aanbiedt. Daarnaast is aangegeven dat de accountant in het najaar een tussentijdse controle uitvoert en de bevindingen in de vorm van een boardletter in de eerste week van november aan de raad aanbiedt. Bestuurlijke vernieuwing Dit voorstel bevat geen aspecten in het kader van bestuurlijke vernieuwing. Het voorstel is in prinicipe referendabel, maar het houden van een referendum ligt niet voor de hand vanwege de beperkte maatschappelijke effecten.

Duurzaamheid Dit voorstel bevat geen aspecten van duurzaamheid. Financiële consequenties Het vaststellen van een offerteaanvraag heeft op zich geen financiële consequenties, het aangaan van een nieuw contract voor vijf jaar met een accountant uiteraard wel. Op voorshand wordt er vanuit gegaan dat de jaarlijkse lasten kunnen worden opgevangen binnen het reguliere budget voor accountancydiensten. Uitvoering en planning De publicatie op het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid TenderNed is voorzien op woensdag 29 september 2021 en de sluiting van de inschrijving op donderdag 18 november 2021. Als de inschrijving heeft plaatsgevonden, is het de taak van de selectiecommissie de inschrijvingen te beoordelen aan de hand van de eisen en criteria zoals die in het aanbestedingsdocument zijn opgenomen. Volgens de planning kan de raad in februari / maart 2022 overgaan tot het aanwijzen van een accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2026. Communicatie De aanbesteding vindt plaats via TenderNed.

3/5

Den Helder, 5 augustus 2021. De Selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten,

E.C. Saliha, voorzitter.

4/5

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d.

6 september 2021

Besluit nummer

2021-032829

Onderwerp

Voorstel tot het vaststellen van de offerteaanvraag voor de aanbesteding van de accountancydiensten over de boekjaren 2022 tot en met 2026

De raad van de gemeente Den Helder;

Gelezen het raadsvoorstel van de selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten van 8 juli 2021; kennis genomen hebbende van het advies van de auditcommissie van 26 augustus 2021; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; gelet op de Controleverordening gemeente Den Helder;

besluit: 1. de offerteaanvraag voor de aanbesteding van de accountancydiensten over de boekjaren 2022 tot en met 2026 vast te stellen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 6 september 2021

5/5