Voorstel Voorstel tot het vaststellen van Archiefverordening gemeente Den Helder 2023 en het intrekken van Archiefverordening gemeente Den Helder 2013.pdf

Gemeenteraad Portefeuillehouder: Fotigui Camara

Van team: Team Informatie & Techniek Adviseur: Jane Dovator E-mail: j.dovator@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2023-003243 Begrotingswijziging: Nee

Onderwerp:

Voorstel tot het vaststellen van Archiefverordening gemeente Den Helder 2023 en het intrekken van Archiefverordening gemeente Den Helder 2013

Publiekssamenvatting: De Archiefwet 1995 schrijft voor dat elke gemeente over een actuele archiefverordening moet beschikken. De vigerende Archiefverordening gemeente Den Helder 2013 is van tien jaar geleden en moet worden geactualiseerd, want hij voldoet niet meer aan de geldende wet- en regelgeving. In de nieuwe verordening worden zorg, toezicht en verantwoording betreffende het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen beschreven inclusief de opname van bescheiden van particulieren in de archiefbewaarplaats. De aspecten die al in ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. In de nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Den Helder 2023 worden de interne regels waaronder de begripsbepalingen verder uitgewerkt. Geadviseerd besluit 1. De Archiefverordening gemeente Den Helder 2013 in te trekken. 2. De Archiefverordening gemeente Den Helder 2023 vast te stellen.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context De Archiefwet 1995 schrijft voor dat elke gemeente verplicht is een actuele archiefverordening vast te stellen. De vigerende Archiefverordening gemeente Den Helder 2013 is van tien jaar geleden en moet worden geactualiseerd, zodat de gemeente weer voldoet aan alle wet- en regelgeving voor wat betreft de archivering. De aspecten die al in ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze begrippen al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).

Dit betreft onder andere de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen, de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel (bevoegdheid is al geregeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet). In de nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Den Helder 2023 worden de interne regels waaronder de begripsbepalingen en vaststelling van het Strategisch Informatie Overleg (SIO) verder uitgewerkt. Doelen en resultaten Voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Verbeteren van de informatiehuishouding van de gemeente. Verbeteren van de kwaliteit van de bedrijfsvoering van de gemeente. Kaders en omstandigheden Archiefwet 1995 (wet) Wet revitalisering generiek toezicht (wet) Archiefbesluit 1995 (algemene maatregel van bestuur) Archiefregeling (algemene maatregel van bestuur ) Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (gemeenschappelijke regeling) Argumenten en alternatieven De Archiefverordening is een belangrijk hulpmiddel voor de volgende ontwikkelingen en verbeteringen: • Digitale ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer.

In de nieuwe Archiefverordening wordt naast papieren archivering nadrukkelijk rekening gehouden met de verantwoordelijkheid voor het beheer van digitale informatiestromen. Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven. • Goede dienstverlening aan de burgers vereist een effectieve informatievoorziening. Relevante informatie moet tijdig en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Om hieraan te kunnen voldoen moet de informatiehuishouding en informatiebeheer goed worden geregeld. • Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen en is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

2/4

•

Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Er zijn geen reële alternatieven voor de vaststelling van de Archiefverordening gemeente Den Helder 2023. Bestuurlijke vernieuwing De archiefverordening heeft geen invloed op bestuurlijke vernieuwing. De Archiefverordening is als beleidsinstrument bestemd voor een goed archief- en informatiebeheer, gericht op de interne bedrijfsvoering en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger. Verordeningen vallen onder de uitzonderingsbepalingen van artikel 2 van de Referendumverordening 2012 (artikel 2 onder k). Het voorstel is dus niet referendabel. Duurzaamheid De actuele archiefverordening draagt bij aan het regelen van goede informatiehuishouding die de toegankelijkheid van (digitale) informatie bevordert voor burgers in het kader van dienstverlening en cultureel-historisch aspect. Financiële consequenties Het vaststellen van de Archiefverordening heeft geen financiële consequenties. Uitvoering en planning De Archiefverordening gemeente Den Helder 2023 wordt na vaststelling en bekendgemaakt via lokale media (Stadsnieuws, de gemeentelijke website) en op overheid.nl. In de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Den Helder 2023 worden verder interne regels uitgewerkt.

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Communicatie Kenbaar maken aan het College van Gedeputeerde Staten van Noord-Holland door tussenkomst van de Provinciale Archiefinspectie Publiceren in het Stadsnieuws Publiceren op overheid.nl Publiceren op Intranet Publiceren op website

Den Helder, 14 februari 2023 Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

burgemeester J.A. (Jan) de Boer MSc.

secretaris K. (Koen) van Veen

3/4

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d.

27 maart 2023

Besluit nummer

2023-003243

Onderwerp

Voorstel tot het vaststellen van Archiefverordening gemeente Den Helder 2023 en het intrekken van Archiefverordening gemeente Den Helder 2013

De raad van de gemeente Den Helder; gelezen het raadsvoorstel van het college van burgemeester en wethouders van Den Helder van 14 februari 2023,

besluit: 1. De Archiefverordening gemeente Den Helder 2013 in te trekken. 2. De Archiefverordening gemeente Den Helder 2023 vast te stellen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 27 maart 2023

4/4