Voorstel Voorstel tot het instellen van een selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2026.pdf

Gemeenteraad Portefeuillehouder:

Van team: Griffie Adviseur: Rob de Jonge E-mail: r.de.jonge@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2021-013119 Begrotingswijziging: Nee

Onderwerp:

Voorstel tot het instellen van een selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2026

Publiekssamenvatting: Met de afwikkeling van het boekjaar 2021 (op 1 juni 2022) loopt de overeenkomst met Ipa-Acon Assurance B.V. met betrekking tot de levering van accountancydiensten af. Voor het aangaan van een nieuwe overeenkomst voor accountancydiensten is een aanbesteding noodzakelijk. Gelet op het feit dat de raad een vijfjarige overeenkomst voorstaat, wordt dit een Europese aanbesteding. De voorgestelde selectiecommissie bereidt de aanbestedingsprocedure voor en doet een voordracht tot benoeming van een accountant voor de boekjaren 2022 t/m 2026.

Geadviseerd besluit 1. Tot het instellen van een selectiecommissie voor de aanbesteding van de accountancydiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2026 bestaande uit de volgende raadsleden: I ……………………………....; II. .………………………………; III ………………………………., ondersteund door een raadsadviseur, een inkoopcoördinator en de concerncontroller. 2. de selectiecommissie op te dragen: a. een aanbestedingsdocument voor de accountancydiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2026 voor te bereiden en b. een voordracht te doen voor het benoemen van een accountant voor de boekjaren 2022 t/m 2026.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context Op 10 april 2017 heeft uw raad besloten Ipa Acon B.V. aan te wijzen als accountant als bedoeld in artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet voor de controle over de boekjaren 2017 t/m 2021. Voor de controle op het boekjaar 2022 (en volgende jaren) dienen de accountancydiensten opnieuw aanbesteed te worden. Gelet op het bedrag dat jaarlijks gemoeid is met de accountancydiensten en de in de controleverordening opgenomen contractperiode van vijf jaar, dient er Europees aanbesteed te worden. Hiervoor dient een aanbestedingsdocument te worden vastgesteld. Om de Europese aanbesteding zorgvuldig voor te bereiden en een goede afweging te kunnen maken tussen de inschrijvers, is het gewenst een selectiecommissie in te stellen waarin uw raad in voldoende mate vertegenwoordigd is. Doelen en resultaten Met het voorstel wordt beoogd de aanbesteding van accountancydiensten vanuit de raad voor te bereiden en een afweging te maken tussen de inschrijvers. Kaders en omstandigheden In artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet is bepaald dat de raad een of meer accountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van het Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) aanwijst die worden belast met de controle op de jaarrekening van de gemeente en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In de Controleverordening gemeente Den Helder is bepaald dat uw raad een accountant benoemd voor een periode van vijf jaar en dat de aanbesteding in overleg met uw raad wordt voorbereid. Voorts is in deze verordening bepaald dat de raad het programma van eisen vaststelt. In artikel 3 van de verordening is opgenomen welke aspecten in ieder geval dienen te worden opgenomen in het programma van eisen. In het Publicatieblad van de Europese Unie van 31 oktober 2019 (Pb EU L 279) zijn de Europese drempelbedragen voor aanbestedingen gepubliceerd. De drempelwaarden gelden van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2021. De drempelwaarde voor leveringen en diensten voor een decentrale overheid bedraagt € 214.000,- (ex BTW). In artikel 4, lid 5, van de Verordening op de auditcommissie is bepaald dat de auditcommissie de raad adviseert over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Argumenten en alternatieven In het aanbestedingsdocument worden de minimumeisen en de geschiktheidseisen van de accountant voorgeschreven alsmede de gunningscriteria en wegingsfactoren die moeten leiden tot een keuze uit de inschrijvers die het beste past bij de gemeente Den Helder. In het aanbestedingsdocument, dat onderdeel uitmaakt van de overeenkomst, dient helder beschreven te worden wat de raad van de accountant verwacht.

Het aanbestedingsdocument wordt eerst ter advisering aan de auditcommissie en vervolgens ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Als de inschrijving heeft plaatsgevonden, is het de taak van de selectiecommissie de inschrijvingen te beoordelen aan de hand van de eisen en criteria zoals die in het aanbestedingsdocument zijn opgenomen. De leden van de selectiecommissie maken daarbij in eerste instantie een zelfstandige beoordeling van de inschrijvingen. Vervolgens worden de afzonderlijke beoordelingen in de selectiecommissie besproken en volgt er een definitieve beoordeling, voorzien van een deugdelijke motivering. De motiveringen zijn van belang voor de gunning- en afwijzingsbrieven. Voorgesteld wordt de selectiecommissie, net als vijf jaar geleden, te laten bestaan uit drie raadsleden met ondersteuning van een raadsadviseur, een inkoopcoördinator en de concerncontroller. De commissie blijft hiermee compact en goed werkbaar. De werkzaamheden van de commissie concentreren zich voornamelijk in de periode mei tot en met juli 2021 (programma van eisen) en de periode november 2021 tot en met februari 2022 (selectie).

2/4

Gelet op de opdracht van de selectiecommissie wordt van de leden voldoende affiniteit met accountancydiensten gevraagd. Bestuurlijke vernieuwing Dit voorstel bevat geen elementen van bestuurlijke vernieuwing. Duurzaamheid Dit voorstel bevat geen elementen van duurzaamheid. In artikel 2 onder i. van de Referendumverordening 2012 gemeente Den Helder is opgenomen dat er geen referendum kan worden gehouden over benoeming van personen. Financiële consequenties Het instellen van een selectiecommissie en het aanbestedingstraject heeft op zich geen financiële consequenties, het aangaan van een nieuw contract voor vijf jaar met een accountant uiteraard wel. Op voorhand wordt er vanuit gegaan dat de jaarlijkse lasten kunnen worden opgevangen binnen het reguliere budget voor accountancydiensten. Uitvoering en planning Na het instellen van de selectiecommissie door uw raad wordt direct een aanvang gemaakt met het opstellen van een aanbestedingsdocument. De planning is als volgt: Opstellen aanbestedingsdocument Advies auditcommissie aanbestedingsdocument Advies commissie BenM aanbestedingsdocument Vaststelling aanbestedingsdocument raad Europese aanbesteding Sluiting inschrijvingen Beoordeling inschrijvingen

Mei en juni 2021 Juli 2021 Augustus 2021 September 2021 September 2021 November 2021 November 2021 t/m Januari 2022 Behandeling voorstel aanwijzing in de commissie Bestuur en Middelen Januari 2022 Aanwijzing accountant door de raad Februari 2022 Ondertekening contract Maart / april 2022 Communicatie Voor het instellen van een selectiecommissie is geen communicatiestrategie vereist. De aanbesteding vindt plaats via TenderNed.

3/4

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d.

25 mei 2021

Besluit nummer

2021-013119

Onderwerp

Voorstel tot het instellen van een selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2026

De raad van de gemeente Den Helder;

Gelezen raadsvoorstel 2020-013119 van het presidium van 6 april 2021,

besluit: 1. Tot het instellen van een selectiecommissie voor de aanbesteding van de accountancydiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2026 bestaande uit de volgende raadsleden: I ……………………………....; II. .………………………………; III ………………………………., ondersteund door een raadsadviseur, een inkoopcoördinator en de concerncontroller.

2. de selectiecommissie op te dragen: a. een aanbestedingsdocument voor de accountancydiensten voor de boekjaren 2022 tot en met 2026 voor te bereiden en b. een voordracht te doen voor het benoemen van een accountant voor de boekjaren 2022 t/m 2026.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 25 mei 2021

4/4