Voorstel Voorstel tot het beschikbaar stellen van middelen ten behoeve van de organisatieontwikkeling.pdf

Raadscommissie Bestuur en Middelen Portefeuillehouder: Michiel Wouters

Van team: Directie Adviseur: Henny Kaag E-mail: h.kaag@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk:

Begrotingswijziging: Ja Onderwerp:

Voorstel tot het beschikbaar stellen van middelen ten behoeve van de organisatieontwikkeling

Publiekssamenvatting: In de Kadernota 2022-2025 is de ontwikkeling van de werkdruk in de organisatie gesignaleerd. de formatiebehoefte is toen, en ook in de begroting 2022, niet meegenomen. Met het oog op het sluitend maken va nde begroting hebben wij voorrang gegeven aan andere prioriteiten. Voor de organisatie blijft de extra inspanning om de gestelde doelen met dezelfde inzet te bereiken. Van de organisatie vragen we flexibiliteit ten aanzien van pieken en dalen in de workload. De organisatie is aangepast zodat wendbaar werken mogelijk is met korte lijnen in de organisatie om te voorkomen dat beslissingen over meerdere schijven moeten worden genomen. De complexiteit van de maatschappelijke opgaven blijft echter toenemen en vraagt veel afstemming op inhoud en planning, zowel intern als extern. Wisselende snelheden in doorlooptijd van processen en procedures kunnen de voortgang belemmeren. Uitbreiding van de formatie en een eenmalige investering in ICT is nodig om onze doelen en ambities te kunnen waarmaken en daarbij de benodigde kwaliteit te kunnen leveren en stroomlijnen.

Geadviseerd besluit 1. De begrotingswijziging vast te stellen waarmee structureel € 450.000 beschikbaar komt voor formatieuitbreiding uit de begrotingsruimte die in 2022 ontstaat vanuit de septembercirculaire. 2. De begrotingswijziging vast te stellen waarmee incidenteel € 600.000 beschikbaar wordt gesteld voor de automatisering van werkprocessen uit de incidentele ruimte voor 2022 die de septembercirculaire biedt.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context Begin 2019 is de gemeentelijke organisatie een ontwikkeltraject gestart om beter te kunnen inspelen op de opgaven en vraagstukken die onze gemeente heeft. De wijziging heeft toen ook bijgedragen aan de bezuinigingsdoelstelling voor de bedrijfsvoering. Voorjaar 2020 hebben wij geconstateerd dat investeren in de organisatie nodig is om onze medewerkers te kunnen binden aan de ontwikkeling van beheerorganisatie naar ontwikkelorganisatie. De extra structurele middelen (€900.000) hebben een impuls gegeven om de organisatie te versterken en een traineepool in te richten. Extra inzet blijft echter nodig om mee te kunnen groeien met de gevraagde inzet en de complexiteit van de opgaven. De inzet om de woningvoorraad te laten groeien vergt bijvoorbeeld dat ook gekeken moet worden naar de onderwijslocaties, naar vraagstukken rond milieu en duurzaamheid en het integreren van wensen en ideeën van onze bewoners in de plannen. De onderliggende vraagstukken moeten met dezelfde voortvarendheid worden aangepakt om de voortgang te houden in het realiseren van de ambities. Dit leidt tot een aanvullende formatievraag. De afgelopen drie jaar zijn grote stappen gezet in het online werken en de online dienstverlening. Medewerkers moeten vanuit huis of vanuit de wijk gevoelige informatie kunnen ophalen of verwerken in een digitale omgeving.

Verbindingen binnen en tussen systemen maken dat er slagen kunnen worden gemaakt in de digitalisering van werkprocessen en het efficiënter werken van systemen. Eerste prioriteit is en blijft een veilige, digitale werkomgeving. Dit alles legt een groot beslag op de ICT-middelen en vergt een eenmalige extra investering. Doelen en resultaten Een goede informatiepositie van inwoners en ondernemers, gegevensuitwisseling met overheden en privacybescherming. Daarnaast een digitale omgeving die efficiënt werken zo goed mogelijk ondersteunt. Een ambtelijke organisatie die toegerust is om wendbaar in te spelen op de maatschappelijke opgaven en vraagstukken waar de gemeente Den Helder aan moet bijdragen. Kaders en omstandigheden Gemeenten zijn verplicht om hun digitale omgeving te laten voldoen aan de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit vormt het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen. We moeten blijven investeren om te kunnen voldoen aan de steeds weer nieuwe eisen die daaruit naar voren komen. De begroting is het financiële kader waarin het personeelsbudget bepalend is voor de formatie. Tegelijkertijd geeft de begroting ook kaders weer in de vorm van doelen die gerealiseerd moeten worden. Uit de externe omgeving (Rijk en samenleving) komen eisen ten aanzien van onderwerpen als energietransitie en Omgevingswet. Argumenten en alternatieven

Investering ICT In samenwerking met andere partijen en overheden en voor een efficiënte dienstverlening is een veilige niet locatie gebonden werkomgeving noodzakelijk. Afstemming en verwerking van data en informatie in projecten met partners is tijdrovend wanneer de apparatuur of de software ontbreekt om dit op locatie mogelijk te maken. Toezicht en handhaving zijn effectiever wanneer op locatie informatie kan worden opgehaald. In het sociaal domein zetten we in op investeren in het voorveld en inzet van lichtere hulp om te voorkomen dat zwaardere, en veelal duurdere, vormen van zorg en ondersteuning noodzakelijk zijn. We zien dat extra aandacht en inzet hierop loont. De wijkteams spelen hierin een belangrijke rol.

2/5

De medewerkers moeten buiten de reguliere gemeentelijke locaties de juiste ICT-ondersteuning hebben om ter plaatse informatie te kunnen ophalen en gegevens direct te kunnen invoeren. Dit vergt meer dan de aanschaf van apparatuur. Het vergt ook software en een ICT-structuur die informatie gemakkelijk en veilig benaderbaar maakt. Het vergt een extra investering om de bij de ambitie passende stap te zetten. Zonder een extra investering zal de modernisering van de digitale dienstverlening over een langere periode worden uitgespreid omdat deze als kans moet worden gekoppeld aan het moment waarop vervangingsinvesteringen noodzakelijk zijn. We zetten de middelen in om de digitalisering te kunnen versnellen en repetitieve handelingen te automatiseren. Uitbreiding formatie De maatschappelijke opgaven waaraan onze gemeente een bijdrage moet en wil leveren zijn complex. Het zijn domeinoverstijgende vraagstukken en de oplossingen vragen bijdragen en inzet van meerdere partijen. Veel inzet is nodig om er zeker van te zijn dat het werk dat verricht wordt, kan rekenen op draagvlak van de gemeenteraad en direct betrokken partijen. Innovaties en nieuwe ontwikkelingen dagen uit tot het vinden van slimme oplossingen of implementeren van kansen. Ook de urgentie van vragen en vraagstukken neemt toe: een snelle reactie is vaak nodig.

Dit vraagt om weinig hiërarchie en tegelijkertijd om overzicht over het brede speelveld. In dat spanningsveld wordt de organisatie ingericht als een netwerk waarin teamwerk in de opgaven cruciaal is. De gemeenteraad stuurt op prioriteiten en in de begroting zijn die duidelijk vertaald. Het zijn prioriteiten die veelal ook niet los van elkaar te zien zijn. De ontwikkeling van de haven vergt een goede bereikbaarheid. Nieuwe woonlocaties vragen ook om een goede ontsluiting en inpassing in de leefomgeving van onze inwoners. De werkdruk in de organisatie groeit echter zodanig dat extra formatie noodzakelijk is om de voortgang te kunnen waarborgen. De organisatieontwikkeling heeft geleid tot een organisatie waarin snel schakelen en besluiten voorbereiden al veel beter mogelijk is. Daarin blijft winst te behalen en daarmee houden wij ook rekening met deze vraag. Met deze investering verwachten we een impuls te geven aan het strategisch denken en handelen in de opgaven, zodat we geen concessie behoeven te doen in de kwaliteit of voortgang van de inzet. Een groeiende gemeente betekent meer inkomsten in de toekomst, maar investeren op de korte termijn. Bestuurlijke vernieuwing Het voorstel past in de bestuurlijke ambitie om bestuur en stad dicht bij elkaar te brengen met een open en transparante communicatie en snelle dienstverlening.

Duurzaamheid Dit voorstel draagt bij aan de duurzame inzetbaarheid van de gemeentelijke organisatie. Het voorstel heeft betrekking op de inrichting van de gemeentelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder d, van de Gemeentewet en is daarom volgens artikel 2 lid d van de Referendumverordening gemeente Den Helder 2012 niet referendabel. Financiële consequenties

De septembercirculaire 2021 geeft ruimte voor dit voorstel. De effecten zijn: Bedragen x € 1.000

2022

2023

2024

2025

Effect op begrotingssaldo

3.484

1.619

1.654

1.961

Vanaf 2022 is er dus ruim € 1,6 miljoen structurele ruimte. Daarbovenop is er voor 2022 ook ruim € 1,8 miljoen incidentele ruimte. De effecten van de spetembercirculaire worden zoals gebruikelijk in de eerste tussenrapportage verwerkt.

3/5

De financiële consequenties van dit voorstel zijn:  Een incidentele bijdrage van € 600.000 uit de ruimte die gecreëerd wordt door de verhoging van de Uitkering gemeentefonds in de Septembercirculaire die voor 2022 hoger is dan eerder verwacht.  Een structurele bijdrage van € 450.000 uit de structurele ruimte die de Septembercirculaire biedt. Uitvoering en planning We brengen de ambities en kwaliteiten van onze gemeente voortdurend voor het voetlicht. Het zijn deze ambities en de vraagstukken die daarbij horen die Den Helder tot een aantrekkelijke werkgever maken. De werving en het onder de aandacht brengen van vacatures gaan onverminderd door. Communicatie Dit voorstel maakt onderdeel uit van het organisatieontwikkeltraject waarin de bedrijfsvoering meer en meer wendbaar wordt ingericht en de externe gerichtheid van medewerkers vergroot door de maatschappelijke opgaven centraal te stellen.

Den Helder, 16 november 2021 Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

burgemeester J.A. (Jan) de Boer MSc.

secretaris R.M. (Robert) Reus

4/5

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d. Besluit nummer Onderwerp

Voorstel tot het beschikbaar stellen van middelen ten behoeve van de organisatieontwikkeling

De raad van de gemeente Den Helder; gelezen het raadsvoorstel van het college van burgemeester en wethouders van Den Helder van 16 november 2021,

besluit: 1. De begrotingswijziging vast te stellen waarmee structureel € 450.000 beschikbaar komt voor formatieuitbreiding uit de begrotingsruimte die in 2022 ontstaat vanuit de septembercirculaire. 2. De begrotingswijziging vast te stellen waarmee incidenteel € 600.000 beschikbaar wordt gesteld voor de automatisering van werkprocessen uit de incidentele ruimte voor 2022 die de septembercirculaire biedt.

Aldus besloten in de raadsvergadering van

5/5