Voorstel Voorstel tot het beschikbaar stellen van € 600.000,- voor het automatiseren van werkprocessen.pdf

Raadscommissie Bestuur en Middelen Portefeuillehouder: Michiel Wouters

Van team: Team Bestuur & Organisatie Adviseur: Joost Bonenkamp E-mail: j.bonenkamp@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2022-003442 Begrotingswijziging: Ja

Onderwerp:

Voorstel tot het beschikbaar stellen van € 600.000,- voor het automatiseren van werkprocessen

Publiekssamenvatting: Een eenmalige investering in ICT is nodig om onze dienstverlening te verbeteren en te stroomlijnen. Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan de aangenomen motie van 20 december 2021, waarmee de gemeenteraad opdracht gaf om deze noodzaak meer inzichtelijk te maken. De gemeenteraad wordt gevraagd de benodigde middelen beschikbaar te stellen. Geadviseerd besluit 1. Incidenteel € 600.000 beschikbaar te stellen voor de automatisering van werkprocessen uit de incidentele ruimte 2022 die de septembercirculaire 2021 biedt. 2. De bijbehorende wijziging van de programmabegroting 2022 vast te stellen.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context De afgelopen jaren zijn grote stappen gezet in het online werken en de online dienstverlening. Medewerkers moeten vanuit huis of vanuit de wijk gevoelige informatie kunnen ophalen of verwerken in een digitale omgeving. Verbindingen binnen en tussen systemen maken dat er slagen kunnen worden gemaakt in de digitalisering van werkprocessen en het efficiënter werken van systemen. Eerste prioriteit blijft een veilige, digitale werkomgeving. Dit alles legt een groot beslag op de beschikbare ICT-middelen en vergt een eenmalige extra investering. Op 20 december heeft de gemeenteraad een motie aangenomen waarin het college wordt opgeroepen om dieper in te gaan op de structurele behoefte met betrekking tot ICT-ontwikkelingen, en hierbij extra incidentele investeringen naar doel te specificeren. Met bijgevoegde notitie wordt aan deze opdracht gehoor gegeven. Doelen en resultaten Het faciliteren van veilig en efficiënt plaats- en tijdonafhankelijk digitaal (samen)werken en uitblinken door betrouwbaarheid en excellente dienstverlening. Duurzaam en veilig bewaren, beheren en toegankelijk houden van informatie. Al onze diensten en producten zo aanbieden dat een ieder weet wat hij van ons kan verwachten en dat ook krijgt.

Kaders en omstandigheden Gemeenten zijn verplicht om hun digitale dienstverlening te laten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit vormt het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen. We moeten blijven investeren om te kunnen voldoen aan de steeds weer nieuwe eisen die daaruit naar voren komen. Argumenten en alternatieven In de samenwerking met andere partijen en overheden en voor een efficiënte bedrijfsvoering en dienstverlening is een veilige, niet locatiegebonden werkomgeving noodzakelijk. Afstemming en verwerking van data en informatie in projecten met partners is tijdrovend wanneer de apparatuur of de software ontbreken om dit op locatie mogelijk te maken. Toezicht en handhaving zijn effectiever wanneer op locatie informatie kan worden opgehaald. In het sociaal domein zetten we in op investeren in het voorveld en inzet van lichtere hulp om te voorkomen dat zwaardere, en veelal duurdere, vormen van zorg en ondersteuning noodzakelijk zijn. We zien dat extra aandacht en inzet hierop loont. De wijkteams spelen hierin een belangrijke rol. De medewerkers buiten de reguliere gemeentelijke locatie moeten de juiste ICT-ondersteuning hebben om ter plaatse informatie te kunnen ophalen en verwerken. Dit vergt meer dan de aanschaf van apparatuur.

Het vergt ook software en een ICT-structuur die informatie gemakkelijk en veilig benaderbaar maakt. Het vergt een extra investering om de bij onze ambitie passende stap te zetten. Zonder een extra investering zal de modernisering van de digitale dienstverlening over een langere periode worden uitgespreid omdat deze als kans moet worden gekoppeld aan het moment dat vervangingsinvesteringen noodzakelijk zijn. We zetten de middelen in om de digitalisering te kunnen versnellen en repetitieve handelingen te automatiseren. Daarnaast wordt een inzet gepleegd op het aanpassen van onze bestaande systemen aan een opgavegerichte manier van werken. Wij zullen het gevraagde bedrag inzetten voor de volgende zaken: Projecten plaats en tijdonafhankelijk werken Eenmalig Inrichten infrastructuur en laptops Microsoft 365 50.000 Aanbesteding licenties Microsoft 365 100.000 Inrichten vergaderruimtes hybride werken 50.000 Totaal 200.000 Veiligheid SIEM/SOC Upgrade Oracle Totaal Meer ICT ondersteuning

Eenmalig 50.000 15.000 65.000 Eenmalig

2/4

Ondersteuning raadsvergadering en wijkgericht Ondersteuning technisch Applicatiebeheer Totaal Digitale dienstverlening Digitoegankelijkheid E dienst mijn aanvragen Sociaal Domein Totaal

90.000 35.000 125.000

Eenmalig 90.000 40.000 130.000

Verbeteren infrastructuur/applicatielandschap Onderzoek naar toename structurele ICT kosten Informatie Corsa beschikbaar houden Totaal Totaal gevraagd budget Totaal

Eenmalig 40.000 40.000 80.000

Eenmalig 600.000

Bestuurlijke vernieuwing Het voorstel past in de bestuurlijke ambitie om bestuur en stad dicht bij elkaar te brengen met een open en transparante communicatie en snelle dienstverlening. Dit voorstel is niet referendabel omdat het betrekking heeft op de inrichting van de gemeentelijke organisatie. Duurzaamheid Dit voorstel draagt bij aan een duurzame inzetbaarheid van de gemeentelijke organisatie. Financiële consequenties De kosten van de dit voorstel bedragen € 600.000 incidenteel. De septembercirculaire 2021 heeft aanvullende middelen verstrekt. Daarvan is een bedrag van € 1,8 miljoen incidenteel voor 2022. De ruimte biedt de mogelijkheid om deze incidentele besteding te doen. De effecten van de septembercirculaire worden zoals gebruikelijk via de eerste tussentijdse rapportage (Turap) in de begroting verwerkt. Uitvoering en planning De onder "Argumenten en alternatieven" genoemde maatregelen worden in 2022 genomen. Communicatie Dit voorstel heeft geen raakvlakken met communicatie.

Den Helder, 1 februari 2022 Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

burgemeester J.A. (Jan) de Boer MSc.

secretaris R.M. (Robert) Reus

3/4

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d. Besluit nummer

2022-003442

Onderwerp

Voorstel tot het beschikbaar stellen van € 600.000,- voor het automatiseren van werkprocessen

De raad van de gemeente Den Helder; gelezen het raadsvoorstel van het college van burgemeester en wethouders van Den Helder van 1 februari 2022,

besluit: 1. Incidenteel € 600.000 beschikbaar te stellen voor de automatisering van werkprocessen uit de incidentele ruimte 2022 die de septembercirculaire 2021 biedt. 2. De bijbehorende wijziging van de programmabegroting 2022 vast te stellen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van

4/4