Voorstel Voorstel tot het aanwijzen van Q-concepts als accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de boekjaren 2025 en 2026.pdf

Gemeenteraad Portefeuillehouder:

Van team: Griffie Adviseur: Rob de Jonge E-mail: r.de.jonge@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2022-000861 Begrotingswijziging: Nee

Onderwerp:

Voorstel tot het aanwijzen van Q-concepts als accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de boekjaren 2025 en 2026

Publiekssamenvatting: De overeenkomst met Ipa-Acon Assurance B.V voor de controle op de jaarrekeningen van de gemeente loopt met de controle van het boekjaar 2021 (in juni 2022) af en kan op grond van de aanbestedingsregels niet meer verlengd worden. Voor het afsluiten van een nieuw contract heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden. Hierop zijn twee inschrijvingen ontvangen. De door de raad ingestelde selectiecommissie heeft de inschrijvingen beoordeeld en heeft de inschrijving van Q-concepts aangemerkt als economisch meest voordelige inschrijving. De selectiecommissie stelt de raad voor Q-concepts aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de jaren 2025 en 2026. Geadviseerd besluit 1. Q-concepts aan te wijzen als accountant als bedoeld in artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet voor de controle over de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de jaren 2025 en 2026.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context De overeenkomst met Ipa-Acon Assurance B.V. voor de controle op de jaarrekeningen van de gemeente loopt met de controle van het boekjaar 2021 (in juni 2022) af en kan volgens de aanbestedingsregels niet meer verlengd worden. Uw raad heeft op 25 mei 2021 een aparte selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten ingesteld om de offerteaanvraag voor te bereiden, de inschrijvingen te beoordelen en een voordracht aan de raad te doen. Voor het afsluiten van een nieuw contract voor de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de boekjaren 2025 en 2026 is de door uw raad op 6 september 2021 vastgestelde offertevraag (nummer 2021-032829) Europees aanbesteed via TenderNed (online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid). Er zijn twee inschrijvingen ontvangen. Doelen en resultaten Een onafhankelijke, gekwalificeerde accountant aanstellen die de jaarrekeningen van de gemeente controleert en waarvan de dienstverlening aansluit op de wensen van de raad. Kaders en omstandigheden In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat de raad het bevoegde orgaan is een accountant aan te wijzen die belast is met de controle op de jaarrekening van de gemeente.

Met de vaststelling van de controleverordening gemeente Den Helder (10 december 2003) heeft uw raad nadere regels gesteld voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De ingediende offertes vallen onder de bescherming van artikel 2.138 van de Aanbestedingswet 2012 en worden daarom niet openbaar gemaakt. Argumenten en alternatieven Er zijn twee inschrijvingen ontvangen. De selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten heeft de inschrijvingen beoordeeld aan de hand van de offerteaanvraag. Als eerste is vastgesteld dat beide inschrijvingen voldoen aan de geschiktheidseisen. Vervolgens is de kwaliteit van de inschrijvingen beoordeeld aan de hand van de zeven gunningscriteria die zijn opgenomen in het programma van eisen. Conform het gestelde in de offerteaanvraag zijn de inschrijvingen beoordeeld aan de hand van een systeem van fictieve kortingen. Door te voldoen aan het programma van eisen en het al dan niet bieden van extra meerwaarde zijn fictieve kortingen toegekend aan de inschrijvers. Vervolgens is de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) bepaald door de ingediende inschrijvingssom te verlagen met de totale fictieve korting voor het onderdeel kwaliteit. In de offerteaanvraag zijn zeven gunningscriteria opgenomen.

Per criteria heeft de selectiecommissie beoordeeld in hoeverre de inschrijvers voldoen aan het programma van eisen (PVE) en of de inschrijvers meerwaarde bieden ten opzichte van het PVE en ten opzichte van elkaar. De selectiecommissie heeft bij het gunningscriterium ‘natuurlijke adviesfunctie en communicatie’ een hogere fictieve korting toegekend aan de inschrijving van Q-concepts. Ten aanzien van de overige gunningscriteria heeft de selectiecommissie aan beide inschrijvers gelijke scores toegekend. Daarmee heeft de inschrijving van Q-concepts de hoogste som aan fictieve kortingen behaald. Daarnaast heeft Q-concepts de laagste inschrijvingsprijs ingediend. Dit gecombineerd met de hoogste som aan fictieve kortingen heeft ertoe geleid dat de inschrijving van Q-concepts door de selectiecommissie is aangemerkt als de economisch meest voordelige inschrijving. De selectiecommissie stelt uw raad voor Q-concepts aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de boekjaren 2025 en 2026. Bestuurlijke vernieuwing De offerteaanvraag is volgens de Europese richtlijnen aanbesteed. Het aanwijzen van een accountant is niet expliciet uitgezonderd voor het houden van een referendum. Gelet op de gevolgde aanbestedingsprocedure ligt het houden van een referendum echter niet voor de hand.

2/4

Duurzaamheid Het voorgestelde besluit bevat geen elementen van duurzaamheid. Financiële consequenties De inschrijvingsprijs van Q-concepts kan worden opgevangen binnen het reguliere budget voor accountancydiensten. De begroting hoeft niet te worden aangepast. Uitvoering en planning Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de overeenkomst wordt gesloten, wordt de afgewezen inschrijver van die beslissing in kennis gesteld. Inschrijver ontvangt daarover een bericht met een motivering voor de reden van afwijzing. De afgewezen inschrijver wordt in de gelegenheid gesteld om binnen 20 kalenderdagen na verzending van de voorgenomen gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een kort geding dagvaarding correct is betekend, gaat de gemeente Den Helder over tot definitieve gunning van de opdracht. De overeenkomst gaat in op 1 juli 2022. Communicatie Op de gemeentepagina wordt aandacht besteed aan het contracteren van Q-concepts. De gunning wordt ook gepubliceerd op TenderNed.

3/4

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d.

24 januari 2022

Besluit nummer

2022-000861

Onderwerp

Voorstel tot het aanwijzen van Q-concepts als accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de boekjaren 2025 en 2026

De raad van de gemeente Den Helder;

Gelezen het raadsvoorstel van de selectiecommissie aanbesteding accountancydiensten van 13 januari 2022; Gelet op artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet;

besluit: 1. Q-concepts aan te wijzen als accountant als bedoeld in artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet voor de controle over de boekjaren 2022 tot en met 2024 met een verlengingsmogelijkheid voor de jaren 2025 en 2026.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 24 januari 2022

4/4