Voorstel Voorstel met betrekking tot de werkwijze van de raad en de commissies.pdf

Gemeenteraad Portefeuillehouder:

Van team: Griffie Adviseur: Rob de Jonge E-mail: r.de.jonge@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2021-030452 Begrotingswijziging: Nee

Onderwerp:

Voorstel met betrekking tot de werkwijze van de raad en de commissies

Publiekssamenvatting: In maart van dit jaar is er een enquête gehouden onder de leden van de raad over de werkwijze van de raad en de commissies. Aan de hand van de uitkomsten zijn vijf thema’s gedestilleerd: de bestuurlijke termijnkalender, inspraak en participatie, commissies, debatvoering en werkconferenties. Het presidium van de gemeenteraad heeft de bevindingen van de evaluatie per thema samengevat en heeft conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Op basis van deze aanbevelingen wordt de raad thans voorgesteld besluiten te nemen die leiden tot een verbetering van de werkwijze van de raad en de commissies.

Geadviseerd besluit 1. Bestuurlijke termijnkalender:  de sturingsmogelijkheden van de bestuurlijke termijnkalender, vanuit de gedachte ‘de raad gaat over zijn eigen agenda’, te bespreken in het presidium;  het college van burgemeester en wethouders op te dragen meer aandacht te geven aan het op de bestuurlijke termijnkalender spreiden van belangrijke politieke onderwerpen voor de raadscommissies;  de griffier te verzoeken de raadsleden nader te informeren over de mogelijkheden tot het inzetten van de verschillende raadsinstrumenten, waaronder het (zelfstandig) indienen van agenderingsverzoeken (waaronder raadsinformatiebrieven) en het kort aan de orde te stellen van actuele onderwerpen in commissievergaderingen; 2. Inspraak en participatie:  het college van burgemeester en wethouders op te dragen in 2021, in nauwe samenwerking met de raad, een voorstel tot het vaststellen van een visie op inspraak en participatie aan de raad aan te bieden.

In deze visie dient te worden opgenomen wat wordt verstaan onder ‘belangrijke onderwerpen’, op welke wijze inwoners dienen te worden betrokken bij belangrijke onderwerpen en een heldere taakafbakening tussen raad en college, passend binnen de ambities van bestuurlijke vernieuwing;  het presidium te verzoeken bij specifieke onderwerpen die binnen een termijn van drie maanden op de bestuurlijke termijnagenda staan aan te geven op welke wijze inwoners, belanghebbenden en stakeholders kunnen worden betrokken. Het benutten van geplande raadsinformatieavonden en het door derden op locatie uitnodigen van de commissies zijn hierbij mogelijkheden;  de griffier op te dragen periodiek te publiceren over de bestaande mogelijkheden waarop inwoners en andere belanghebbenden invloed kunnen uitoefenen op de politieke agenda;  in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te nemen dat de nieuwe raad heldere intenties uitspreekt over het gebruik van het instrument ‘referendum’. Intrekken van de

Referendumverordening is ook een mogelijkheid; 3. Commissies:  in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te nemen dat continuering van het huidige commissiestelsel met gespreide commissievergaderingen de voorkeur geniet;  in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad een voorstel op te nemen over het aantal commissieleden per fractie: het aantal commissieleden per fractie is immers gebaseerd op het gelijktijdig vergaderen van de commissies;  de griffier te verzoeken in voorkomende gevallen raadsleden erop te attenderen dat rechtstreeks contact kan worden opgenomen met de steller van een raadsvoorstel als er technische vragen of andere verduidelijkingen gewenst zijn;  het college van burgemeester en wethouder op te dragen extra aandacht te geven aan de kwaliteit van de beantwoording van schriftelijke vragen en de beantwoording van vragen die in commissievergaderingen worden gesteld;  de griffier te verzoeken raadsleden erop te attenderen dat ze proactief en concreet bij het college kunnen aangeven als een specifieke beantwoording door het college te wensen overlaat; 4.

Debatvoering:  in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te nemen dat continuering van de huidige vergadercyclus en spreektijdenregeling de voorkeur heeft;  de griffier op te dragen de spreektijden in beeld zichtbaar maken zodra er weer fysiek wordt vergaderd;  het faciliteren en stimuleren van debatvoering als item op te nemen in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad en hierbij in te gaan op eventuele scenario’s/alternatieven in raadsvoorstellen en/of notities; 5. Werkconferenties:  de voorzitter van de raad en de griffier op te dragen een voorstel voor te bereiden voor het presidium waarin wordt voorgesteld dat bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode in 2022 een tweedaagse werkconferentie wordt georganiseerd met de nieuwe raad;  het eerder ingenomen standpunt dat sprake moet zijn van een minimale deelname vanuit de raad wordt losgelaten. In het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad wordt ook aandacht besteed aan de werkconferenties.

2/8

Raadsvoorstel: Aanleiding en context In 2015 is de werkwijze van de raad en commissies voor het laatst geëvalueerd. Naar aanleiding van die evaluatie zijn met ingang van 2016 de informele raadsbijeenkomsten tussen de commissievergaderingen en raadsvergaderingen geïntroduceerd om meer rust in het besluitvormingsproces te brengen. In de begroting 2020 is een programma Bestuurlijke vernieuwing opgenomen. In dit programma is het verbeteren van de informatie en communicatie van het college aan de raad, alsmede de werkwijze van raad en raadscommissies als een te ondernemen activiteit opgenomen. Daarnaast is in 2020 noodgedwongen, als gevolg van de coronamaatregelen, afgestapt van het simultaan vergaderen van de commissies op de maandag. Verder is in het presidium gesproken over de adviserende rol van de commissies. Al met al redenen genoeg om het vergadersysteem in brede zin in 2021 te evalueren en te bezien welke aanpassingen gewenst zijn voor de bestuursperiode 2022-2026. In maart 2021 hebben alle leden van uw raad een vragenlijst ontvangen over de werkwijze van de raad en de commissies ter voorbereiding op de evaluatie. Aan de hand van de uitkomsten zijn vijf thema’s gedestilleerd: de bestuurlijke termijnkalender, inspraak en participatie, commissies, debatvoering en werkconferenties.

Het presidium heeft de bevindingen van de evaluatie per thema samengevat en heeft conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Op basis van deze aanbevelingen wordt de raad thans voorgesteld besluiten te nemen die leiden tot een verbetering van de werkwijze van de raad en de commissies. Doelen en resultaten De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan in de gemeente. De gemeenteraad geeft aan wat er in een gemeente moet gebeuren en ziet toe op het werk van de burgemeester en wethouders. Met het voorstel wordt beoogd de werkwijze van de raad en de commissies te verbeteren en de nieuwe raad handvatten mee te geven voor de bestuursperiode 2022-2026. Kaders en omstandigheden In de artikelen 16 en 82 Gemeentewet is bepaald dat de raad gaat over zijn eigen werkwijze gaat. In artikel 169, tweede en derde lid, en artikel 180, tweede en derde lid Gemeentewet zijn bepalingen opgenomen over de actieve informatieplicht van het college van burgemeester en wethouders.De passieve informatieplicht is in de Gemeentewet opgenomen in de artikelen 155, 169 leden 3 en 4 en 180 lid 3. Argumenten en alternatieven Aan de hand van de uitkomsten van de enquête zijn vijf thema’s gedestilleerd: de bestuurlijke termijnkalender, inspraak en participatie, commissies, debatvoering en werkconferenties. Hieronder volgt een samenvatting van de uitkomsten bij deze thema’s.

Bestuurlijke termijnkalender De raadsleden zijn (90%) tevreden over de bestuurlijke termijnkalender en zijn van mening dat de belangrijke maatschappelijke onderwerpen voldoende op de agenda’s van de raad en de commissies staan. De meeste raadsleden gebruiken de termijnkalender voor het raadplegen van vergaderdata en voorbereiding op die vergaderingen. De termijnkalender stelt de raadsleden voldoende in staat gesteld zich tijdig voor te bereiden op belangrijke onderwerpen. De spreiding van de onderwerpen voor de commissievergaderingen scoort matig bij de raadsleden. Een kleine meerderheid van de raadsleden is van mening dat de raad tijdig wordt betrokken bij de voorbereiding van belangrijke onderwerpen. De meeste raadsleden stellen schriftelijke vragen, dienen een motie in of stellen vragen in commissievergaderingen om onderwerpen op de politieke agenda te krijgen. Van de mogelijkheid van het indienen van een agenderingsverzoek wordt nauwelijks gebruik gemaakt. Ook het agenderen van raadsinformatiebrieven voor commissievergaderingen wordt door raadsleden nauwelijks gedaan. Bijna driekwart van de raadsleden is van mening dat het college van burgemeester en wethouders de raad via raadsinformatiebrieven op de hoogte houdt van voor de raad belangrijke ontwikkelingen.

3/8

Conclusies: 1. de bestuurlijke termijnkalender en de raadsinformatiebrieven zijn als instrumenten positief gewaardeerd; 2. van de mogelijkheid om aanpassingen te doen in de bestuurlijke termijnkalender wordt door raadsleden weinig gebruik gemaakt; 3. de belangrijke maatschappelijke onderwerpen staan voldoende op de politieke agenda; Inspraak en participatie De raadsleden zijn verdeeld over de vraag of inwoners voldoende worden betrokken bij belangrijke onderwerpen; een kleine meerderheid vindt van wel. Bijna tweederde van de raadsleden is er voorstander van inwoners, organisaties en ondernemers meer invloed te geven op de politieke agenda. Suggesties die daarbij zijn genoemd zijn: het actiever uitnodigen van betrokken partijen, betere communicatie, gebruik van het stadspanel, de participatieapp en social media. Over het algemeen wordt positief geoordeeld over het spreekrecht van de burgers. Het merendeel van de raadsleden geeft aan dat de inspraakreacties bijdragen aan de politieke meningsvorming. Meer dan driekwart van de raadsleden is tevreden met het instrument ‘burgerinitiatieven’. Meer dan de helft van de raadsleden is tevreden met het instrument ‘referendum’. Wel hebben meerdere raadsleden aangegeven dat er meer bereidheid zou moeten zijn om dit instrument daadwerkelijk toe te passen. Conclusies: 1.

het spreekrecht bij commissie- en raadsvergaderingen kan ongewijzigd blijven; 2. inwoners kunnen meer worden betrokken bij belangrijke onderwerpen; 3. het is gewenst dat inwoners, ondernemers, organisaties en stakeholders meer invloed hebben op de politieke agenda[1]; 4. De raad is tevreden over het instrument burgerinitiatieven[2]; 5. De raad is verdeeld over het instrument referendum[3]. Commissies Over het commissiestelsel als zodanig (84%), de samenstelling van de commissies (79%) en de adviserende rol van de commissies (89%) wordt door de raadsleden positief geoordeeld. De commissievergaderingen gespreid in de week, zoals dat in de coronaperiode is ingevoerd, wordt verkozen boven het vergaderen op één avond (74%). Het bij alle vergaderingen aanwezig kunnen zijn is door de meeste raadsleden als argument gegeven. Tevredenheid is er ook over de ambtelijke ondersteuning zowel vanuit de organisatie als de griffie. Wel opvallend is dat raadsleden weinig (10%) gebruik maken van de mogelijkheid rechtstreeks contact op te nemen met een behandelend ambtenaar terwijl er regelmatig technische vragen worden gesteld in de commissievergaderingen. Net iets meer dan de helft van de raadsleden is soms of vaak tevreden van de beantwoording van vragen door het college. Conclusies: 1.

het commissiestelsel en het vergaderen van de commissies op aparte dagen, zoals dat in coronatijd is ingevoerd, kan worden voortgezet; 2. het aantal commissieleden is gebaseerd op gelijktijdig vergaderen van de commissies, niet op gespreid over de week; 3. raadsleden zijn tevreden over de samenstelling van de commissies[4]. 4. raads- en commissieleden nemen zelden contact op met behandelend ambtenaren als er vragen zijn over een raadsvoorstel of een geagendeerd document; 5. een krappe meerderheid is tevreden over de beantwoording van vragen door het college van burgemeester en wethouders[5]. Debatvoering

4/8

Raadsleden zijn in ruime meerderheid (95%) tevreden over de 3-weken cyclus: week 1 commissievergaderingen, week 2 informatieavond, week 3 raadsvergadering, week 4 commissievergaderingen etc. Ook is er tevredenheid over de duur van de vergaderingen. Een meerderheid is tevreden met de huidige spreektijdenregeling, maar er is wel een duidelijke voorkeur om de spreektijden in beeld zichtbaar te maken. Over het houden van digitale vergaderingen nadat de coronamaatregelen zijn opgeheven bestaat verdeeldheid. Voorts hebben meerdere raadsleden aangegeven dat het debat gemist wordt. Conclusies: 1. er is geen behoefte aan het wijzigen van de vergadercyclus en de spreektijdenregeling; 2. er is tijdens raadsvergaderingen inzicht gewenst in de resterende spreektijd per fractie; 3. het is gewenst het faciliteren en stimuleren van debatvorming opnieuw te bezien. Werkconferenties Over de periodieke werkconferenties zijn de raadsleden minder uitgesproken. Er is een lichte voorkeur voor een werkconferentie om het jaar en dan bestaande uit twee dagen. En als deze dan georganiseerd wordt, gaat de voorkeur wel uit naar een combinatie van werkbezoeken en een inhoudelijk programma. Conclusie: 1. In 2019 is de werkconferentie niet doorgegaan wegens onvoldoende deelname door raadsleden (minder dan 24) en in 2020 is de werkconferentie niet doorgegaan vanwege de coronamaatregelen.

Op basis van de bovengenoemde uitkomsten en de bespreking in het presidium wordt de raad thans voorgesteld besluiten te nemen die leiden tot een verbetering van de werkwijze van de raad en de commissies. [1] In dit kader kan nog worden gemeld dat van de mogelijkheid voor derden een agenderingsverzoek in te dienen nauwelijks gebruik wordt gemaakt. [2] in het tweede halfjaar van 2021 wordt een herziene verordening op burgerinitiatieven ter vaststelling aan de raad aangeboden. In de huidige bestuursperiode is er maar één burgerinitiatief ingediend. [3] in het tweede halfjaar van 2021 wordt er een raadsinformatieavond georganiseerd over dit onderwerp waarin de voors en tegens van referenda worden belicht. Tot op heden is er nog geen referendum gehouden. [4] Daarmee wordt gedoeld op de flexibele bemensing per vergadering, twee commissieleden per fractie per vergadering en in totaal maximaal vijf commissieleden per fractie; [5] Het gaat dan om de beantwoording van schriftelijke vragen en de beantwoording van vragen in de commissie. De antwoorden dienen beter aan te sluiten op de gestelde vragen. Brief (zaaknummer: 2021-028854) college van burgemeester en wethouders naar aanleiding van evaluatie werkwijze raad en commissies Het college van burgemeester en wethouders heeft op 6 juli 2021 een positieve en ondersteunende reactie gegeven ten aanzien van de thema’s uit de evaluatie.

Voor wat het thema ‘debatvoering’ betreft, doet het college de suggestie als zodanig een voorstel te willen doen voor het stimuleren van de debatvoering in plaats van het voorstel om dit als item op te nemen in het overdrachtsdocument voor de nieuwe bestuursperiode. Hierbij merken wij op dat de debatvoering in de raad, een

5/8

aangelegenheid is die geheel tot de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de raad dient te worden gerekend. Het is logisch en wenselijk dat het college daarover geen voorstellen doet en zich primair met de wijze van besluitvorming binnen het college bezig houdt. Bestuurlijke vernieuwing Bestuurlijke vernieuwing is speerpunt van beleid gezien het feit dat de raad hiervoor een apart programma heeft ingericht. In de programmabegroting 2021 is aangegeven dat belangrijke opdrachten van college en raad zijn 1) rust brengen in de bestuurlijke verhoudingen, 2) het contact tussen college, raad en organisaties verder verbeteren en 3) inwoners en organisatie meer betrekken bij het maken en uitvoeren van beleid. De werkwijze van de raad en commissies raken deze opdrachten. Met name de beslispunten met betrekking tot participatie en inspraak leveren hieraan een bijdrage. Duurzaamheid Dit voorstel bevat geen elementen van duurzaamheid. Financiële consequenties Aan dit voorstel zijn geen financiële gevolgen verbonden. Uitvoering en planning Na besluitvorming dienen verschillende organen en personen dientengevolge te handelen. Door de griffie zullen deze op de gebruikelijke wijze worden uitgezet. Monitoring van de uitvoering is hierbij van belang Communicatie Via de gebruikelijke communicatiekanalen zal aan dit raadsbesluit aandacht worden besteed.

6/8

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d.

6 september 2021

Besluit nummer

2021-030452

Onderwerp

Voorstel met betrekking tot de werkwijze van de raad en de commissies

De raad van de gemeente Den Helder;

Gelezen het raadsvoorstel van het presidium van 21 juni 2021,

besluit: 1. Bestuurlijke termijnkalender:  de sturingsmogelijkheden van de bestuurlijke termijnkalender, vanuit de gedachte ‘de raad gaat over zijn eigen agenda’, te bespreken in het presidium;  het college van burgemeester en wethouders op te dragen meer aandacht te geven aan het op de bestuurlijke termijnkalender spreiden van belangrijke politieke onderwerpen voor de raadscommissies;  de griffier te verzoeken de raadsleden nader te informeren over de mogelijkheden tot het inzetten van de verschillende raadsinstrumenten, waaronder het (zelfstandig) indienen van agenderingsverzoeken (waaronder raadsinformatiebrieven) en het kort aan de orde te stellen van actuele onderwerpen in commissievergaderingen;

2. Inspraak en participatie:  het college van burgemeester en wethouders op te dragen in 2021, in nauwe samenwerking met de raad, een voorstel tot het vaststellen van een visie op inspraak en participatie aan de raad aan te bieden. In deze visie dient te worden opgenomen wat wordt verstaan onder ‘belangrijke onderwerpen’, op welke wijze inwoners dienen te worden betrokken bij belangrijke onderwerpen en een heldere taakafbakening tussen raad en college, passend binnen de ambities van bestuurlijke vernieuwing;  het presidium te verzoeken bij specifieke onderwerpen die binnen een termijn van drie maanden op de bestuurlijke termijnagenda staan aan te geven op welke wijze inwoners, belanghebbenden en stakeholders kunnen worden betrokken. Het benutten van geplande raadsinformatieavonden en het door derden op locatie uitnodigen van de commissies zijn hierbij mogelijkheden;  de griffier op te dragen periodiek te publiceren over de bestaande mogelijkheden waarop inwoners en andere belanghebbenden invloed kunnen uitoefenen op de politieke agenda;  in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te nemen dat de nieuwe raad heldere intenties uitspreekt over het gebruik van het instrument ‘referendum’. Intrekken van de Referendumverordening is ook een mogelijkheid;

3. Commissies:

7/8

 in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te nemen dat continuering van het huidige commissiestelsel met gespreide commissievergaderingen de voorkeur geniet;  in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad een voorstel op te nemen over het aantal commissieleden per fractie: het aantal commissieleden per fractie is immers gebaseerd op het gelijktijdig vergaderen van de commissies;  de griffier te verzoeken in voorkomende gevallen raadsleden erop te attenderen dat rechtstreeks contact kan worden opgenomen met de steller van een raadsvoorstel als er technische vragen of andere verduidelijkingen gewenst zijn;  het college van burgemeester en wethouder op te dragen extra aandacht te geven aan de kwaliteit van de beantwoording van schriftelijke vragen en de beantwoording van vragen die in commissievergaderingen worden gesteld;  de griffier te verzoeken raadsleden erop te attenderen dat ze proactief en concreet bij het college kunnen aangeven als een specifieke beantwoording door het college te wensen overlaat;

4. Debatvoering:  in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te nemen dat continuering van de huidige vergadercyclus en spreektijdenregeling de voorkeur heeft;  de griffier op te dragen de spreektijden in beeld zichtbaar maken zodra er weer fysiek wordt vergaderd;  het faciliteren en stimuleren van debatvoering als item op te nemen in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad en hierbij in te gaan op eventuele scenario’s/alternatieven in raadsvoorstellen en/of notities;

5. Werkconferenties:  de voorzitter van de raad en de griffier op te dragen een voorstel voor te bereiden voor het presidium waarin wordt voorgesteld dat bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode in 2022 een tweedaagse werkconferentie wordt georganiseerd met de nieuwe raad;  het eerder ingenomen standpunt dat sprake moet zijn van een minimale deelname vanuit de raad wordt losgelaten. In het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad wordt ook aandacht besteed aan de werkconferenties.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 6 september 2021

8/8