Voorstel tot het vaststellen van de Manifest-agenda 2024 en verder.pdf

Werkvoorraad Griffie Portefeuillehouder: Tessa Augustijn

Van team: Directie Adviseur: Job Worm E-mail: j.worm@denhelder.nl

Classificatie: Openbaar

Kenmerk: 2024-011239 Begrotingswijziging: Nee

Onderwerp:

Voorstel tot het vaststellen van de Manifest agenda 2024 en verder

Publiekssamenvatting: In 2023 heeft de gemeenteraad het Gemeentelijk manifest Den Helder vastgesteld. De kern van het manifest is dat de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de griffie en ambtelijke organisatie afspraken maken over de onderlinge samenwerking. Met als doel: versterking van het lokaal bestuur als geheel. De inwoners staan daarbij centraal. Op 7 februari 2024 was er een Manifestbijeenkomst waarbij gemeenteraadsleden, commissieleden, college en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie aanwezig waren. Doel van deze avond was het bespreken van de voortgang en de aandachtspunten voor 2024 en verder. Op basis van deze bijeenkomst is een Manifest-agenda 2024 opgesteld die nu ter besluitvorming voor ligt. Geadviseerd besluit 1. de Manifest-agenda 2024 en verder vast te stellen en daarmee: • Direct uitvoering te geven aan de acties 1 t/m 3, zoals in bijlage 1 staan opgenomen; • Voor 1 mei 2025 de acties 4 t/m 7 af te ronden, zoals in bijlage 1 staan opgenomen; • Voor 1 mei 2025 de voorgestelde prioriteiten a t/m j geconcretiseerd te hebben aan de hand van een plan van aanpak voor uitvoering in 2025 en verder, zoals in bijlage 1 staan opgenomen. 2.

de raad draagt het college van burgemeester en wethouders op om de benodigde middelen voor de uitvoering van de Manifest-agenda 2024 ter besluitvorming aan de raad voor te leggen tijdens de begrotingsbehandeling 2025.

Raadsvoorstel: Aanleiding en context Op 7 februari 2024 is een Manifest-bijeenkomst georganiseerd. Dit was een bijeenkomst gebaseerd op het Gemeentelijk manifest Den Helder dat in april 2023 is vastgesteld. Het doel van deze avond was het bespreken van de voortgang en aandachtspunten voor 2024 en verder. Bij deze bijeenkomst waren gemeenteraadsleden, commissieleden, het college, een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie (inclusief ondernemingsraad), de griffie en directie aanwezig. Alles bij elkaar ongeveer 60 deelnemers. De inbreng van de deelnemers is uitgewerkt en de uitkomsten zijn half februari 2024 verspreid in twee documenten: een korte terugblik (bijlage 2) en een eerste uitwerking van een Manifest-agenda (bijlage 1). De volgende stap is uitvoering geven aan de Manifest-agenda. Doelen en resultaten Verbeteren van de samenwerking tussen raadsleden, commissieleden, griffie, college en de ambtelijke organisatie. Zo kunnen we (nog) beter de inwoners van Den Helder bedienen. Kaders en omstandigheden Het Gemeentelijk Manifest Den Helder is opgenomen in het coalitieakkoord 'Samenwerken in vertrouwen, aan vertrouwen'.

Argumenten en alternatieven Samenwerking in Den Helder tussen raad, college van burgemeester en wethouders, griffie en de ambtelijke organisatie is op zich goed maar er zijn wel aandachtspunten, hebben betrokken deelnemers uitgesproken op de Manifest-avond van 7 februari jl. Betrokkenen hebben ingebracht hoe zij de uitvoering verder vorm willen geven en dat is verwerkt in dit besluit. De urgentie wordt breed gedeeld om stappen te gaan zetten. De verwachting is dat de beoogde verbeterde samenwerking belangrijk is voor de gemeente Den Helder in het bereiken van haar doelen. Het alternatief is dit besluit niet nemen. Dit betekent dat afspraken om samen te werken op basis van het Manifest stopt. Dat is niet goed voor het vertrouwen tussen raad, college, griffie en ambtelijke organisatie en verstoort de inzet om de onderlinge samenwerking juist te verbeteren. Tot slot komt het niet goed over bij inwoners die meekijken op de voortgang van het Manifest. Om invulling te geven aan de acties zoals opgenomen in de Manifest-agenda, is een onderscheid gemaakt tussen ‘top 3 acties’, acties die voor 1 mei 2025 zijn afgerond en acties die voor 1 mei 2025 geconcretiseerd zijn aan de hand van een plan van aanpak. Hiervoor is gekozen om zo een onderscheid te maken tussen snel realiseerbare acties en acties die meer tijd vergen.

De snel realiseerbare acties fungeren zo ook als vliegwiel voor de uitvoering van de Manifest-agenda. Top 3 acties om mee te starten 1. Meeting-meter: simpele digitale tool met als doel effectiviteit overleggen zichtbaar te maken. • Nog doen: digitale tool vinden en installeren. Opzet van de tool uitwerken (bijv: naam overleg, datum, smiley, evt korte uitleg), spelregels voor welke bijeenkomsten, hoe deelnemers er bij hun overleggen mee omgaan. Afspraken hoe uitkomsten doorwerken met als doel: betere overleggen. Vast bespreekpunt maken in presidium, regelmatig in de gemeenteraad en het college. • Uitvoering: gemeenteraad geeft opdracht aan de griffie, presidium borgt opvolging van de uitkomsten. 2. Stel een termijn voor technische vragen aan medewerkers voorafgaand aan bespreking. • Nog doen: vaststellen hoeveel werkdagen de termijn is en opnemen in reglement van orde. • Uitvoering: de werkgroep van het RVO en de VRC doet een voorstel, heeft dit al klaar en is inmiddels al een eerste keer in het presidium besproken. 3. Maak contactgegevens van wethouders beschikbaar voor leden van de gemeenteraad inclusief commissieleden. • Nog doen: contactgegevens beschikbaar maken. • Uitvoering: griffier.

2/5

Acties afgerond voor 1 juli 2025 4. Voortgang Manifest-agenda als vast bespreekpunt in raad, presidium, college, managementteam en ondernemingsraad. • Nog doen: per overleg bepalen hoe en met welke frequentie Manifest aan bod komt. • Uitvoering: portefeuillehouder, griffier en gemeentesecretaris. 5. Behoeftepeiling onder gemeenteraadsleden en commissieleden voor een betere balans raad en privé/werk. • Nog doen: opstellen vragenlijst, wie doet de uitwerking en hoe organiseren we de terugkoppeling in de gemeenteraad. • Uitvoering: griffier. 6. Enquête onder medewerkers over Manifest voor bredere betrokkenheid. • Nog doen: enquête: opstellen-uitwerking-terugkoppelen, ondernemingsraad bespreekt met achterban. • Uitvoering: gemeentesecretaris, betrokkenheid ondernemingsraad. 7. Maandelijks samen eten (op een maandag 17.30u), dan ‘vrije ruimte’, 19.15u overleg (fracties, commissies). • Nog doen: uitwerken van praktische aspecten, vrijwilligheid vaststellen, samen eten inclusief collegeleden, samen eten ook open voor beleidsadviseurs met actuele agendapunten, spreekuur wethouders organiseren in de vrije ruimte voor alle raads- en commissieleden tegelijk (op aanmelding), de opstart wat extra begeleiden voor een succesvolle uitvoering. • Uitvoering: organisatie via griffier.

Prioriteiten De belangrijkste punten die naar voren zijn komen uit de gesprekken met de werkgroep Manifest, het managementteam en de ondernemingsraad én met inbreng van het college van burgemeester en wethouders, staan hieronder. In de bijlagen is hierover meer informatie te vinden. Het vervolg is dat de prioritaire punten worden geconcretiseerd aan de hand van een plan van aanpak inclusief bijbehorende planning. Het plan van aanpak gaat per actiepunt kort, bondig en concreet in op wie doet wat wanneer. Alle punten hebben een trekker, die primair aanspreekbaar is en zorgt dat het betreffende punt aandacht krijgt en voortgang heeft. De trekker is tevens verantwoordelijk voor het realiseren van de samenwerking op het betreffende actiepunt, om zo het verschil te kunnen maken. a) Het Manifest is van drie partijen: daarin de rol van college van burgemeester en wethouders en medewerkers versterken aanvullend op de raad (college burgemeester en wethouders, organisatie). b) Langlopende kwesties oplossen, niet (telkens) terugkomen op genomen besluiten (Presidium). c) Meer sturen op ontmoetingen, minder op schriftelijke vragen e.d. (Driehoek burgemeester/gemeentesecretaris/griffier). d) Meer sturen op waardering, saamhorigheid en sfeer, minder op verschil, afrekenen en profilering ( Driehoek burgemeester, , gemeentesecretaris, griffier en Presidium).

e) Veilig gevoel borgen onderling, aandacht voor geweldloze communicatie (Driehoek burgemeester, griffier, gemeentesecretaris). f) Omgaan met het ongemak van je uitspreken en van iemand feedback ontvangen (Driehoek burgemeester, griffier, gemeentesecretaris). g) Doorlopend aandacht voor goed voorzitterschap en goed ‘deelnemerschap’ (Driehoek burgemeester, griffier, gemeentesecretaris en presidium). h) Manifest: waar/hoe werkt dat eventueel nog meer door in reglement van orde? (griffie). i) Stukken meer op hoofdlijnen, met scenario’s/alternatieven, details minder centraal (college van burgemeester en wethouders, organisatie, griffie, Presidium). j) Aanpak concretiseren voor versterken relatie met bewoners, bedrijven en organisaties. (organisatie, college van burgemeester en wethouders, Presidium, griffie). Bestuurlijke vernieuwing Op de 1e uitwerking van de Manifest-agenda 2024 en verder is inbreng geweest van:

3/5

•

De werkgroep Manifest heeft de 1e uitwerking van de Manifest-agenda besproken op 28 februari jl. namens de raads- en commissieleden. • Het managementoverleg heeft de concept Manifest-agenda besproken op 6 maart jl. namens de medewerkers. Op 28 maart jl. is deze besproken en vastgesteld in het directieteam van de organisatie. • De ondernemingsraad als vertegenwoordiging van de medewerkers heeft de Manifest agenda besproken in haar overleg van 29 februari jl. en op 5 maart jl. nog schriftelijk haar reactie ingebracht. • Vanuit de inhoud waarin een ieder de mogelijkheid heeft een bijdrage te leveren, zetten we gezamenlijk de vervolgstappen. Het voorgenomen besluit is referendabel op grond van de Referendumverordening 2012. Duurzaamheid Het voorstel heeft geen specifieke aspecten met betrekking tot duurzaamheid. Financiële consequenties Vrijwel alle acties kunnen worden uitgevoerd door inzet (uren) van raadsleden, collegeleden en medewerkers. Die uren zijn niet in geld begroot. In onderling overleg tussen presidium, college van burgemeester en wethouders en directieteam zal - met aandacht voor de voortgang en in redelijkheid hiervoor tijd worden vrijgemaakt. Als er voor onderdelen aanvullend budget nodig is, zorgt het college van burgemeester en wethouders voor een aanvraag via de gebruikelijke P&C-cyclus routing.

Uitvoering en planning Na positieve besluitvorming wordt direct gestart met de 'top 3 acties'. De acties 4 t/m 7 en prioriteiten a t/m j kennen een langere doorlooptijd en worden verder vormgegeven en in planning gezet. Dit betekent per actiepunt een concretiseringsslag op wie doet wat wanneer. In de verdere uitwerking wordt rekening gehouden met de mogelijkheid voor een thematische aanpak op onderdelen waar het toegevoegde waarde geeft. Communicatie Voorafgaand aan behandeling in de raad op 22 april a.s. zal door medewerkers de Manifest-agenda (bijlage 1) nog worden omgezet in een format voor op de website en voor verdere publicaties. Uitgangspunt van het Manifest is om onze inwoners aantrekkelijk te informeren, wat onder andere inhoudt: laagdrempelig, toegankelijk, gemakkelijk leesbaar en gericht op verschillende doelgroepen.

Den Helder, 9 april 2024 Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

burgemeester J.A. (Jan) de Boer MSc.

secretaris M.J. (Marc) Pothast

4/5

CONCEPT - Raadsbesluit Raadsvergadering d.d. Besluit nummer

2024-011239

Onderwerp

Voorstel tot het vaststellen van de Manifest agenda 2024 en verder

De raad van de gemeente Den Helder; gelezen het raadsvoorstel van het college van burgemeester en wethouders van Den Helder van 9 april 2024,

besluit: 1. de Manifest-agenda 2024 en verder vast te stellen en daarmee: • Direct uitvoering te geven aan de acties 1 t/m 3, zoals in bijlage 1 staan opgenomen; • Voor 1 mei 2025 de acties 4 t/m 7 af te ronden, zoals in bijlage 1 staan opgenomen; • Voor 1 mei 2025 de voorgestelde prioriteiten a t/m j geconcretiseerd te hebben aan de hand van een plan van aanpak voor uitvoering in 2025 en verder, zoals in bijlage 1 staan opgenomen. 2. de raad draagt het college van burgemeester en wethouders op om de benodigde middelen voor de uitvoering van de Manifest-agenda 2024 ter besluitvorming aan de raad voor te leggen tijdens de begrotingsbehandeling 2025.

Aldus besloten in de raadsvergadering van

5/5