Toelichting directeur inkopen 2020 - Macro.pdf

GR Cocensus De Trompet 2700 1967 DD Heemskerk Info@cocensus.nl Postbus 37, 1960 AA Heemskerk

www.cocensus.nl Tel: 088-5563400

Gemeente «F2» T.a.v. «F3» «F4» «F5» «F6»

behandeld door

G.G.J. Schipper

telefoon

088 556 34 00

bijlage(n)

div.

onderwerp

Verzenddatum

22 april 2021

Toelichting directeur op accountantsverslag 2020

Geacht college, De jaarrekening 2020 van Cocensus heeft een goedkeurende verklaring op getrouwheid, maar een afkeurende verklaring op rechtmatigheid. Deze afkeuring betreft alleen de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures in 2020. De accountant heeft daarbij van 5 dossiers geconstateerd dat de richtlijnen voor Europese Aanbesteding (EA) niet zijn gevolgd. In de bestuursvergadering zal de accountant de gevolgen hiervan nader toelichten. Twee dossiers betreffen zaken die al een aantal jaren worden afgenomen door Cocensus en waar in voorgaande jaarrekening door de vorige accountant geen opmerkingen over zijn gemaakt: Printservice Data: na een mislukte EA-procedure in 2015 heb ik aan uw bestuur gemeld dat voor een nieuwe aanbesteding het belangrijk is om zicht te krijgen op de hoeveelheid post die nog wordt verstuurd. De afgelopen jaren hebben we een toename van digitale aanslagen geconstateerd. Deze stabiliseert nu net boven de 40% en een nieuwe EA wordt in het 2e kwartaal 2021 uitgezet. Het tweede dossiers betreft de lease-auto’s. Deze contracten zijn in 2017 en 2018 in feitelijk 3 tranches afgesloten en de optelsom is boven de EA-grens uitgekomen. Na afweging van de nieuwe behoefte zal eind dit jaar of in 2022 bekeken worden wat de noodzaak is en een EA worden gevolgd indien van toepassing.

De overige drie dossiers zijn verbonden aan de realisatie van het nieuwe pand: hoofdaannemer, architect en aankoop meubilair. Ik zal kort uiteenzetten hoe dit traject is verlopen. Nadat een poging om te komen tot het huren van een kantooraccommodatie niet was gelukt, is de mogelijkheid van koop nader onderzocht. Dit heeft geleid tot de aankoop van het pand in Heemskerk. Een pand dat moest worden omgebouwd tot een kantoorlocatie. Op 26 september 2019 hebben 3 personen van Cocensus gesproken met Oscar Ferrero Scholte (controleleider) en Rene van der Zwan (specialist vastgoed/aanbestedingen) van Deloitte.

Toelichting directeur op accountantsverslag 2020

Vraagstelling: hoe besteed Cocensus de verbouw van het pand aan, waarbij er grip is op het feit dat er tijdens het traject als zijnde een belangrijke partner met de aannemer kan worden gecommuniceerd. Immers we weten nog niet van tevoren, wat het precies moet worden, maar wel dat we uiterlijk begin 2021 een kantoorlocatie moeten hebben. Het heeft dan de voorkeer om een te werken met een aannemer uit de middenklasse waar makkelijk mee geschakeld kan worden. Het advies van de specialist van Deloitte is geweest om een architect te benaderen voor een eerste ontwerp op hoofdlijnen. Gelet op de financiële omvang van de verbouw zelf (3,5 miljoen) kan dan vervolgens via een meervoudig onderhandse aanbesteding een aannemer worden aangetrokken. Als architect is KDRA benaderd. Die heeft ons geadviseerd in de keuze van aannemers die een dergelijk werk aan zouden kunnen. Offertes zijn opgevraagd en door een onafhankelijke externe partij doorgerekend. En zo is er gegund aan aannemer Poland Bouw (zie memo hieronder).

MEMO aan van telefoon bijlage(n) onderwerp

G. Schipper S. Tromp div. Keuze MVO verbouw

datum

12 november 2019

Keuze MVO Uit de gids proportionaliteit blijkt dat werken tot 3 miljoen meervoudig onderhands aanbesteed kunnen worden. De verwachting is dat we ruim binnen dit bedrag de verbouwing uit kunnen voeren. De keuze voor meervoudig onderhands ten opzichte van nationaal openbaar is gemaakt om zelf de regie te kunnen blijven voeren over welke partijen er mogen inschrijven. Bij een nationaal openbare aanbesteding zouden alle nationale partijen in kunnen schrijven, bij grote bouwbedrijven bestaat de angst dat het belang van het project minder goed overeenkomt met het belang van Cocensus. Onze voorkeur gaat dan ook uit naar middelgrote aannemers uit de regio.

Keuze inschrijvers Na overleg met de architect Peer de Ruiter van Kerssens de Ruiter architecten is besloten om de onderstaande aannemers aan te schrijven. Tervoort, Egmond NH bouw Groep, Noord Scharwoude Poland bouw, Alkmaar

Toelichting directeur op accountantsverslag 2020

Dit zijn aannemers waarvan we verwachten dat ze voldoende schaalgrote hebben om het project uit te voeren en voldoende flexibel zullen zijn in de samenwerking. De uitvraag Er is voor gekozen om de uitvraag zo functioneel mogelijk te houden om op deze manier optimaal gebruik te maken van de kennis en ervaringen van de hierboven genoemde aannemers. Tijdlijn Op 28 oktober 2019 is de uitvraag verzonden. Vervolgens is de opdracht gegund aan Poland Bouw. De initiële offerte zal verder worden uitgewerkt en ter second opinion aan een onafhankelijk bureau worden voorgelegd. Naast de verbouw/renovatie van het pand zijn er specifieke offertetrajecten gevolgd voor klimaat, duurzaamheid/energie, ICT-infrastructuur, beveiliging en inrichting buitenterrein. Leveranciers hebben offertes ingediend en presentaties gehouden op basis waarvan is gekozen. Vervolgens is door de directeur van Cocensus een fout begaan in die zin, dat aan de hoofdaannemer is gevraagd om de planning, de prestatiebeoordeling van de diverse andere aannemers voor zijn rekening te nemen. Dit is geschiedt via facturering via de hoofdaannemer met daarop de fee voor de hoofdaannemer voor de controle op alle diverse aannemers, de verzekering, de afstemming van de planning etc. En daardoor is de EA-grens in de facturering overschreden.

Er is nadrukkelijk niet bewust de overweging gemaakt, dat door de bundeling van al deze opdrachten onder één paraplu, de grens van EA-aanbesteding is overschreden. Er heeft hierover verder ook geen afstemming vooraf plaats gevonden met bestuurders van Cocensus. Wat op zich voor de hand ligt is dat we vanaf de ook bij dezelfde architect zijn gebleven. Het gaat hier om een relatief kleine overschrijding van de EA-grens. Feitelijk betreft het twee deelopdrachten: advies vooraf en vervolgens uitwerking, Bij het gunnen van de tweede opdracht is niet bewust overwogen dat een EA grens zou kunnen worden overschreden. Voor het meubilair van Cocensus voor het nieuwe pand is na marktverkenning een partij gezocht die onderzoek zou doen naar de meest voordelige aanbieders van meubilair. Dit met inachtneming van het meenemen van een deel van het meubilair naar de nieuwe locatie. Bij de meest voordelige keuze is aangegeven, dat we indien de bestellingen via SB Projects liepen we konden meeliften op de aan hen aangeboden kortingen. Het betreft bestellingen bij meerdere leveranciers, maar verrekend via SB Projects. Er is gekozen voor een bedrijfseconomisch motief (goedkoopste prijs + korting). Er is in het traject niet bewust overwogen of EA van toepassing zou moeten zijn.

Geconstateerd kan worden dat bij het verlenen van vervolgopdrachten er onvoldoende alertheid is betracht op de vervolgens overschrijden van EA-grenzen. Bij de afweging is wel steeds gekeken naar de bedrijfseconomisch meest voordelige oplossingen. Hoogachtend,

G.G.J. Schipper Directeur Cocensus