Startnotitie Datavisie gemeente Den Helder.pdf

Startnotitie Datavisie 2023-2027

Datagedreven werken gemeente Den Helder Inleiding Het coalitieakkoord geeft aan dat er een datavisie voor de gemeente moet worden opgesteld. Wanneer we spreken over een datavisie heeft dat twee uitwerkingsrichtingen: 1. Hoe kunnen we (de uitvoering van) het beleid met data effectiever en efficiënter ondersteunen? Dit wordt uitgewerkt in de datavisie Datagedreven werken. 2. Hoe zorgen we in de bedrijfsvoering voor voldoende kwaliteit, betrouwbaarheid, beveiliging en beschikbaarheid van de data? Dit wordt uitgewerkt in de datavisie Team I&T. Beide uitwerkingsrichtingen zijn van groot belang voor de gemeente. Beide komen in de datavisie naar voren, maar gezien de verschillende perspectieven worden zij afzonderlijk behandeld. Daarbij is er uiteraard aandacht voor de gebieden en aspecten waar de uitwerkingsrichtingen elkaar raken. Doel van dit startnotitie is om de contouren van de op te stellen datavisie weer te geven waarin het eerste punt wordt uitgewerkt. Uitwerkingsrichting 2 wordt in een ander startnotitie uitgewerkt. Aanleiding Onze gemeente heeft een groot takenpakket. Aan de ene kant zijn er de meer beheersmatige activiteiten als het op peil houden en uitbreiden van onze voorzieningen en de zorgplicht voor (kwetsbare) burgers.

Aan de andere kant heeft de gemeente te maken met belangrijke ontwikkelopgaven in verband met de zeehaven, luchthaven, belangrijke stedelijke opgaven en de transformatie naar een duurzame gemeente. Deze opgaven vallen samen met de ambitie om de omslag te maken van een krimpende bevolking naar groei. Om al deze activiteiten binnen de bestaande financiële en personele mogelijkheden te kunnen realiseren en te continueren kan het slim(mer) gebruik maken van de aanwezige data, zowel intern als extern, een belangrijke bijdrage leveren. Door meer gebruik te maken van data kan efficiënter worden omgegaan met de beschikbare personele capaciteit en financiële middelen. De laatste jaren zien we ook technologische veranderingen met grote impact elkaar steeds sneller opvolgen. Denk aan sociale media of robotisering. Wij zien dat digitalisering een steeds grotere rol in een ieders leven speelt waardoor er meer data verzameld en gebruikt wordt. Ook de gemeente is een informatieverwerkende organisatie. Mede door de verdergaande digitalisering van processen is er steeds meer data binnen de organisatie beschikbaar. Met datagedreven werken transformeren we ons werk. Het betekent een ontwikkeling naar meer datagestuurd werken, kortere beleidscycli met een nadruk op innovatieve werkwijzen en meer samenwerken en kennisdelen binnen en buiten de organisatie.

Daarbij rekening houdend met eisen op het gebied van privacy en ethisch handelen. Doel van de datavisie Als gemeente willen wij meer gebruik maken van data als hulpmiddel voor ons werk. Met gebruik van de juiste data kunnen we betere analyses maken van de situatie in Den Helder, onze doelen concreter en scherper stellen, en daardoor ons beleid en de uitvoering effectiever en efficiënter maken. Er wordt natuurlijk binnen de organisatie al jaren gebruik gemaakt van data maar de mate waarin varieert sterk tussen teams en medewerkers. Er zijn vanuit het programmateam Datagedreven werken inmiddels initiatieven gestart om datagedreven werken in de hele organisatie te stimuleren. Het werken met data vraagt een grote zorgvuldigheid op het gebied van technologische, organisatorische, ethische en juridische randvoorwaarden. Deze aspecten worden uitgewerkt in de datavisie.

De datavisie vormt zo een leidraad en uitgangspunt voor de gemeentelijke organisatie zodat die op basis van feiten en cijfers verantwoord stuurt, daarbij rekening houdend met privacy en ethiek. Afbakening van de datavisie De datavisie zal de volgende onderwerpen bevatten:  Waarde creëren met data door te sturen op combinaties van beschikbare feiten, cijfers en waarnemingen. Hiermee kunnen we onze taken beter uitvoeren;  Ethiek, zorgvuldig omgaan met de data. Dit is vooral belangrijk wanneer het om de zogenaamde ‘grijze gebieden’ gaat, waar geen wet- en regelgeving voor is. Dan komen de ethische waarden in beeld;  Publieke waarden, de waarden die wij voorstaan als betrouwbare overheid, moeten ook digitaal worden nageleefd. Hiermee kunnen we betere dienstverlening en zorg organiseren;  We moeten onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners meenemen in de ontwikkeling van de volgende stap in de digitalisering van de gemeente. Dit is belangrijk voor het vertrouwen in de gemeente zodat we open en transparant zijn;  Dataorganisatie, het datagedreven werken borgen in de organisatie. Hier wordt gekeken naar het meenemen van de organisatie in de ontwikkelingen maar ook naar de hulpmiddelen waarmee datagedreven werken uitgevoerd kan worden;  Een overzicht van de reeds lopende projecten.

Binnen de organisatie loopt al een aantal projecten op het gebied van datagedreven werken. Hiervoor is intern een plan van aanpak opgesteld. Dit zal gelinkt worden aan de datavisie;  Informatiebeveiliging waarborgen. Doordat er veel data beschikbaar is, bestaat ook de kans op een datalek. Belangrijk is dat wij kunnen waarborgen dat de data van onze inwoners niet zomaar op straat kan komen te liggen;  Privacy, hoe waarborgen we die? We moeten goed kijken naar de eventuele negatieve gevolgen die het gebruik van data kan hebben. Hier ligt een relatie naar de ethiek van het datagebruik;  Archivering en ontsluiting van data op orde om informatie duurzaam toegankelijk te maken. Proces Het Plan van aanpak ‘Starten met datagedreven werken in Den Helder’ en het ‘Informatiebeleidsplan 2018-2022’ vormen de basis voor de datavisie. De uitwerking van bovengenoemde documenten nemen we zoveel mogelijk mee in de contouren voor een datavisie. Dit willen we procesmatig aanpakken, gebruik makend van de expertise van andere gemeenten en deskundigen. We onderscheiden hierbij de volgende stappen: 1. Inventarisatie: waar staan we nu? In 2019 zijn wij intern gestart met het meer vormgeven van datagedreven werken. Hiervoor is een programmateam gevormd van enthousiaste collega’s die al de nodige initiatieven hebben opgestart om datagedreven werken vorm te geven.

Ook collega’s buiten het programmateam proberen steeds vaker data slim in te zetten in hun werk. Al deze initiatieven gaan wij in deze processtap inventariseren, dit vormt de nulmeting voor de datavisie. Vandaar uit kunnen we dan verder bouwen richting een datagedreven organisatie. 2. Informatie van andere organisaties verzamelen en experts raadplegen. De gemeente hoeft niet opnieuw het wiel uit te vinden. Er zijn al vele organisaties ons voor gegaan. Van deze ervaringen kunnen wij gebruik maken. De gemeente Den Helder maakt bijvoorbeeld onderdeel uit van een regionaal overleg van de gemeenten in Noord-Holland-Noord inzake het datagedreven werken. Van de kennis die daar aanwezig is, kunnen wij als gemeente ook dankbaar gebruik maken. Maar er zijn ook experts buiten de gemeente die specifieke expertise hebben op het gebied van datagedreven werken. Denk bijvoorbeeld aan ethiek of de technische aspecten van datagedreven werken. Deze experts gaan wij ook inzetten om de datavisie verder vorm te geven. Immers we hoeven niet alle kennis zelf in huis te hebben. 3. Wensen en behoeften van de organisatie en bestuur inventariseren. De datavisie is niet alleen maar een uitwerking van wat er technisch, ethisch of juridisch mogelijk is. Dit zijn uiteraard wel de randvoorwaarden die wij meenemen in de datavisie.

Maar er zijn natuurlijk ook wensen en behoeften die binnen de organisatie of het college/raad leven. Deze wensen of behoeften gaan wij inventariseren en meenemen in de datavisie, voor zover deze aan de gestelde randvoorwaarden voldoen. 4. Schrijven concept datavisie. Op basis van de uitkomsten van de drie voorgaande stappen stellen we het concept van de datavisie op.

5. Presenteren en bespreken concept. Vervolgens wordt het concept gepresenteerd aan de raad zodat het gesprek hierover in de raad kan worden gevoerd. 6. Vaststellen datavisie Als laatste stap in de proces is het vaststellen van de datavisie door de raad. Planning De planning van de uitwerking van de datavisie is als volgt: 1. Aanbieden startnotitie -> februari 2023 2. Inventarisatie, nulmeting -> april 2023 3. Informatie verzamelen, raadplegen experts -> mei 2023 4. Inventariseren wensen en behoeften -> juni 2023 5. Schrijven concept datavisie -> augustus 2023 6. Presenteren en bespreken concept met de raad-> september 2023 7. Vaststellen datavisie -> oktober 2023