Startdocument Visie op PC 2022_1.pdf

Startdocument Visie Planning en Control. Op 4 april 2016 heeft de gemeenteraad de Visie op Planning en Control (P&C) vastgesteld. De kern van deze visie is dat de modernisering van de P&C-cyclus de sturingsmogelijkheden van de raad versterkt door vernieuwingen in de inhoud en vorm van de kadernota, begroting, tussenrapportages en jaarrekening en door digitalisering van de P&C-documenten en -processen. De afgelopen jaren zijn er diverse ontwikkelingen (geweest) die vragen om een actualisering van de visie uit 2016: het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is op onderdelen gewijzigd; de inrichting van onze planning- en control-documenten (kadernota, begroting, tussenrapportages en jaarrekening) is ingrijpend veranderd; het online-pakket (LPC) is vervangen (door LIAS); met ingang van 2022 wordt de rechtmatigheidsverklaring van het college ingevoerd. Daarnaast is het financiële pakket van de gemeente vervangen (Key2finance). De auditcommissie heeft in november 2021 de raad geadviseerd in 2022 een nieuwe visie op planning en control vast te stellen. In deze nieuwe visie dient in ieder geval aandacht te zijn voor:  de ontwikkelrichting van het P&C-instrumentarium (doelstellingen, indicatoren, etc.);  de vorm, inhoud en frequentie van tussenrapportages (w.o.

rapportagegrenzen);  grip op verbonden partijen (publiekrechtelijk en privaatrechtelijk);  de periodiciteit voor het vaststellen van geactualiseerde financiële beleidskaders;  herijking van de wensen- en bedenkingenprocedure;  digitalisering van de P&C-documenten. Uitgangspunt is dat de positie van de gemeenteraad ten aanzien van planning en control (waaronder het budgetrecht) en het financieel beleid (kaderstelling) wordt versterkt. De raad heeft door middel van het aanvaarden van een motie (M18) op 20 december 2021 het college van burgemeester en wethouders opgedragen: 1. in het derde kwartaal van 2022, in nauwe samenwerking met de (nieuwe) raad, een geactualiseerde Visie op planning en control ter vaststelling aan de raad aan te bieden; 2. de opzet en inhoud van het onder 1. genoemde visiedocument vooraf af te stemmen met de auditcommissie; 3. in januari 2022 een planning aan te bieden van financiële beleidskaders die in 2022 aan de raad worden aangeboden op basis van de geldende Financiële verordening en de Kaderbrief rechtmatigheid van de commissie BBV Om de opzet en inhoud van het nog op te stellen visiedocument vroegtijdig af te stemmen met de raad is dit startdocument opgesteld. In grote lijnen wordt aangegeven welke aspecten nader worden uitgewerkt in het visiedocument. Doelstelling.

Planning & Control omvat belangrijke instrumenten waarmee de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de organisatie kunnen sturen op gewenste maatschappelijke effecten, beleids- en financiële resultaten. Sturing vraagt om informatie en dus is het een belangrijke voorwaarde dat processen zo zijn ingericht dat zij goed worden beheerst en gestuurd en dat de informatiesystemen daarop aansluiten en optimaal inzichtelijk zijn. De informatie die daarvoor nodig is, wordt geboden door een goed functionerende Planning & Control-functie. Dit houdt in dat Planning & Control dus zowel informatie biedt over de inzet van middelen als over de inhoudelijke doelstellingen en resultaten. Planning & Control moet gezien worden in de brede context van en in samenhang met de gebruikte systemen, structuur, cultuur, doelstellingen, besturingsfilosofie en ambities van de organisatie. Een goed functionerende Planning & Control draagt bij aan het gemeentelijk functioneren, zowel op uitvoerend als bestuurlijk niveau. In de visie op planning en control wordt beschreven op welke wijze de raad kaders wil stellen, wil sturen, beheersen en daarmee gedurende het jaar zicht wil hebben op de doelen, resultaten en afwijkingen zowel in beleid als in geld.

Wat willen we bereiken met een hernieuwde Visie op Planning en Control? Hoe kunnen we de raad nog beter faciliteren in zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol? Wat worden de actiepunten voor de komende periode?

Versie 1.2, datum 21 september 2022

Kadernota. o Wat is de doelstelling van een kadernota? o Hoe ziet het proces van totstandkoming van de Kadernota er uit? Welke partijen worden hierbij in welk stadium betrokken? o Hoe wordt de huidige opzet van de Kadernota ervaren? o Is het raadsleden voldoende helder welke keuzemogelijkheden er zijn? o Is een sluitende meerjarenraming in de Kadernota een vereiste? o Kan er bij de behandeling van de Kadernota in de raadsvergadering rekening worden gehouden met de effecten van de meicirculaire van Binnenlandse Zaken? Programmabegroting. o Voldoet de opzet (aantal en inhoud) van de programma’s? o Zijn de geformuleerde doelstellingen gelijk aan de speerpunten van beleid? o Zijn de benoemde indicatoren en kengetallen voldoende relevant? o Is de financiële informatie per programma toereikend? o Is het raadsleden duidelijk welke beïnvloedingsmogelijkheden per programma er zijn? o Welke informatie in de programma’s zou aangevuld dan wel doorontwikkeld moeten worden? Tussenrapportages.

o Hoe wordt de huidige opzet van de tussenrapportages ervaren? o Moeten deze rapportages voornamelijk inhoudelijk of financieel zijn? o Zijn het voortgangsrapportages of rapportages op afwijkingen? o Moeten rapportages vooral informatie geven op de geformuleerde doelstellingen of breder? o Is het wenselijk om een minimumgrens in euro’s voor afwijkingen af te spreken? o Welke onderdelen moet een tussenrapportage bevatten (investeringskredieten, projecten, bedrijfsvoering, invulling taakstellingen)? o Is het gebruik van ‘stoplichten’ of ‘infographics’ gewenst? o Wat is de gewenste frequentie van de tussenrapportages? o Is het gebruik van dashboards wenselijk? Digitalisering o Welke mogelijkheden zijn er om de raad optimaal te faciliteren? o Hoe kan de raad daarbij worden ondersteund? Verbonden partijen o Hoe wordt de opzet van de halfjaarrapportages privaatrechtelijk verbonden partijen ervaren? o Wordt daarin essentiële informatie gemist? o Op welke wijze kan de raad de ‘grip’ op verbonden partijen verbeteren? o Is er voldoende aandacht voor de risico’s bij de verbonden partijen? o Doet de huidige informatiestructuur m.b.t.

de privaatrechtelijke partijen recht aan de verhoudingen tussen de gemeente en de verbonden partijen? o Is het wenselijk de informatievoorziening over verbonden partijen te integreren in de tussenrapportages? Financiële beleidskaders o Welke beleidskaders dienen periodiek herzien te worden en voor welke kaders is een vaste geldingsduur niet nodig? o Is het wenselijk om vast te leggen welke informatie minimaal in de beleidskaders moet worden opgenomen? o Welke beleidskaders kunnen vervallen (is de informatie in de paragraaf in de programmabegroting voldoende)? Wensen en bedenkingen o Is het wenselijk de huidige criteria genoemd in de Financiële verordening aan te passen? Proces. In de motie is het college van burgemeester en wethouders opgedragen in het derde kwartaal van 2022 in nauwe samenwerking met de raad een geactualiseerde Visie op Planning en Control ter vaststelling aan te bieden. Versie 1.2, datum 21 september 2022

Omdat de reikwijdte van planning en control heel breed is en het functioneren van de raad in de volle breedte raakt, ligt het voor de hand het startdocument te laten vaststellen door de raad. De planning ziet er dan als volgt uit: Startdocument: Auditcommissie: Commissie Bestuur en Middelen: Vaststelling raad

14 september 2022 10 oktober 2022 31 oktober 2022

Visie op P&C: Auditcommissie: Commissie Bestuur en Middelen: Vaststelling raad:

Februari 2023 Maart 2023 Maart 2023

Versie 1.2, datum 21 september 2022