Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, Jaarstukken 2025 incl. controleverklaring 2025.pdf

Jaarstukken 2025

Flynth Audit B.V. geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden J.S.

09-04-2026

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

Inleiding en vaststelling

3

1.

Jaarverslag

5

1.1

5 13

1.2

Programmaverantwoording 1.1.1 Baten en lasten Regionaal Archief 2025 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.2.9

Paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bedrijfsvoering Wet open overheid Beleidsindicatoren Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Overzicht Overhead Verbonden partijen Vennootschapsbelasting

2. Jaarrekening

22

2.1

Balans

23

2.2

Programmarekening

24

2.3

Grondslagen financiële verslaglegging

25

2.4

Toelichtingen

28

2.4.1 Toelichting op de balans 2.4.2 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 2.4.3 Toelichting op de programmarekening 2.4.4 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector 3.

14 14 17 19 19 19 20 21 21 21

28 32 33 37

Overige gegevens 3.1 Rechtmatigheidsverantwoording 3.2 Controleverklaring

39 39 41

Bijlage 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2025 Bijlage 2 Overzicht Baten en lasten per taakveld 2025

45 46

2

INLEIDING EN VASTSTELLING

Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2025 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar aan. Deze verantwoording is opgemaakt conform de richtlijnen die in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn opgenomen. In de jaarrekening is waar nodig per balans- en exploitatie-post een toelichting opgenomen in relatie tot in de Programmabegroting 2025 opgenomen bedragen. Het resultaat voor bestemming bedraagt € 2.323 negatief. Bij het aanbieden van de jaarstukken zullen wij een voorstel doen voor de bestemming van dit resultaat.

Alkmaar, 2 april 2026

Het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

3

Vaststelling Conform het gestelde in artikel 27 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, zal door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar in zijn openbare vergadering van 1 juli 2026 de Jaarstukken 2025 worden vastgesteld.

A. Schouten

P.J. Post

Voorzitter

Secretaris-directeur

4

1. Jaarverslag 1.1

Programmaverantwoording Regionaal Archief ‘Wat willen we bereiken?’

Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 9 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers, beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995:  De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers in een goede, geordende en toegankelijke staat te beheren (artikel 30 Archiefwet 1995) en het kosteloos verstrekken van inzage daaruit aan het publiek (artikel 14 Archiefwet 1995);  Het toezicht uitoefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995); Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook nog de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied (artikel 4 GR RHCA).

Dit komt neer op de volgende taken: - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - het in stand houden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografischhistorische atlas; - het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief;

5

- het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archieven; - beschikbaar stellen van informatie, aan bezoekers op de studiezaal en via website en social media; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; - bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen. In het kader van de bovenstaande taken en conform het vigerende beleidsplan is in 2025 extra aandacht geschonken aan de volgende beleidslijnen: 1. Het verder ontwikkelen van een e-depot en het aansluiten van de gemeenten op deze voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven (zie pagina 7). 2. Het vergroten van de digitale dienstverlening aan zowel de burger als de aangesloten overheden, door het verder ontwikkelen van bestaande producten (zoals ‘digitaliseren op verzoek’, het geschiedenislokaal en het e-loket bouwdossiers), waarmee een meer vraaggestuurde digitale dienstverlening gerealiseerd wordt, passend in de ontwikkeling van het archief naar een ‘nutsvoorziening’ (zie pagina 9-11). ‘Wat hebben we gedaan?’ Voor een gedetailleerder overzicht van de aanwinsten en activiteiten wordt verwezen naar het apart hiervan opgestelde overzicht van activiteiten, het Jaarverslag 2025.

Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Vanuit Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de volgende doeleinden:  bewijs en geheugen voor overheid en burger  tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats  geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. Kengetallen/indicaties Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Digitale archieven (in Gb) archief gemeenten en particulier Wetenschappelijke bibliotheek (in aantal titels): aantal aanwinsten aantal beschrijvingen Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen

6

werkelijk 2024

begroot 2025

werkelijk 2025

226 59

200 70

25 51

853

350

497

455 812

300 500

498 966

30 6.628

70 7.000

34 3.710

Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Kengetallen/indicaties Archieven & Collecties Regionaal Archief Hoogheemraadschap Noorderkwartier Verhuur derden Totaal

werkelijk 2024

begroot 2025

werkelijk 2025

14.072 826 1.281

14.250 830 1.500

14.007 826 1.139

16.179m1

16.580m1

15.972m1

werkelijk 2024

begroot 2025

werkelijk 2025

2

2

2,4

2 Tb

2 Tb

2,4 Tb

Omvang e-depot (in gigabyte) Kengetallen/indicaties Archieven & Collecties in e-depot1 Totaal

In het depot wordt ruimte aan derden verhuurd om de lasten voor huisvesting te dempen. Het verloop van de inkomsten in het kader van verhuur van ruimte aan derden is: Jaar €

2018 290.000

2019 279.000

2020

2021

2022

2023

2024

2025

149.000

144.000

160.000

155.000

159.000

176.000

Als gevolg van het aflopen van een groot contract, zijn de opbrengsten i.v.m. de verhuur van ruimte aan derden sinds eind 2019 aanzienlijk lager. Huisvesting Bergerweg in m2: Kantoor- en publieksruimten (BVO) Depotruimte (BVO)

1.591 m2 2.586 m2

Digitaal depot (e-depot) Om de ‘digital born’-archieven op een verantwoorde manier te bewaren beschikt het Regionaal Archief over een ‘e-depot’. Met dit e-depot kunnen we de wettelijke taken, die het Regionaal Archief namens de gemeenten op dit gebied uitvoert, op een goede en verantwoorde manier vervullen. Zo is in 2025 de overbrenging van de ‘videotulen’ (de opnames van de raadsvergaderingen inclusief de bijbehorende documenten) van de gemeente Den Helder afgerond. Daarmee zijn de vergaderingen van de periode 2007-2020 opgenomen en veiliggesteld in het e-depot en terug te kijken via de website van het Regionaal Archief. Aan het E-loket Bouwdossiers, een web-portaal waarmee de bouwvergunningen (o.a. tekeningen en berekeningen) makkelijk digitaal kunnen worden aangevraagd en online worden ingezien door zowel de ambtenaar als de inwoner, wordt op dit moment door 8 van de 9 gemeenten gebruik gemaakt. 1 Alleen digitale originelen (‘digital born’) worden opgenomen in het e-depot, scans van andere originele dragers worden elders veilig

opgeslagen.

7

In 2025 is het aantal door onszelf gescande bouwdossiers uitgebreid tot 12.554 (2024: 9.978). Vanwege de overbrengingen van bouwdossiers staan er eind 2025 276.059 bouwdossiers online (eind 2024: 217.868). Deze grote toename is veroorzaakt door de aansluiting van de gemeente Alkmaar op het E-Loket. Ook het aantal downloads is weer flink toegenomen: sinds 2016 zijn er ruim 657.000 (stand 2024: 470.000) downloads uitgevoerd. Een bijzonder moment was de live-gang van het Woo-loket, waarmee de Buch-gemeenten hun afgehandelde Woo-verzoeken kunnen publiceren en daarmee voldoen aan de eis tot actieve openbaarmaking. Ook voor de andere aangesloten partijen is dit loket beschikbaar. Digitaliseren op verzoek: Deze mogelijkheid om vanuit huis gratis een archiefstuk te laten scannen bevordert de openbaarheid en raadpleegbaarheid van de archieven. Dit sluit aan op de Wet open overheid (WOO) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). In het afgelopen jaar zijn voor klanten 195 (2024: 215) archiefstukken in dit kader gedigitaliseerd. Daarnaast zijn er op verzoek van aangesloten gemeenten ca. 200 (2024: 250) dossiers gescand.

Toezicht & Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten (art.32 Archiefwet 1995). In het kader hiervan zijn de onderstaande werkzaamheden verricht. Inspectie: Op basis van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) is verslag uitgebracht aan de colleges van B&W van de aangesloten gemeenten en de dagelijks besturen van de GGD Hollands Noorden, Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, Werkorganisatie BUCH, Vuilverbrandingsorganisatie Alkmaar en omstreken, Zaffier en het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Naar aanleiding van deze KPI-verslaglegging is voor de aangesloten gemeenten een benchmark uitgewerkt waarbij door middel van kleuren in één oogopslag duidelijk wordt hoe de gemeenten in kwestie ten opzichte van elkaar presteren. Daarnaast zijn er in 2025 aspectinspecties rondom het informatiebeheer uitgevoerd bij de gemeenten Den Helder en Schagen. Aspectinspecties specifiek naar de e-mailarchivering is uitgevoerd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Hollands Kroon, Schagen en Texel en de Veiligheidsregio NoordHolland Noord. Verder is er een audit uitgevoerd op vervanging bij de GR Zaffier en inspecties van de archiefruimten bij de gemeenten Texel en Alkmaar. Van al deze inspecties is verslag uitgebracht aan de colleges van B&W of de dagelijkse besturen.

Strategisch Informatie Overleggen (SIO's) hebben plaatsgevonden bij de gemeenten Den Helder, Dijk en Waard, Schagen, Texel, de gemeenschappelijke regelingen Veiligheidsregio NHN en het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

8

Wettelijke adviestaak: In 2025 zijn adviezen (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) uitgebracht over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer. Op grond van de beheerregelingen van de gemeenten Schagen en de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio NHN zijn adviezen uitgebracht over het voorgenomen besluit van die organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties. In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven zijn de ontwikkelingen gevolgd bij het Hoogheemraadschap HNK en bij de gemeenschappelijke regelingen GGD HN, Veiligheidsregio NHN, Vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken en Zaffier. Waar nodig zijn kaders gesteld en is advies gegeven.

Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. Het Regionaal Archief zet in op kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan de bezoekers, zowel de fysieke bezoekers in het pand als bezoekers cq. gebruikers van website en social media. De geformuleerde doelen waren:  Meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand als via internet;  Vergroting van het bereik door inzet van sociale media;  Klanttevredenheid bovengemiddeld. Door de publieksparticipatie wil het Regionaal Archief zich ontwikkelen tot een ‘historische werkplaats’, waar de in geschiedenis geïnteresseerde bezoeker niet alleen de geschiedenis bestudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek uit te dragen. Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerden te verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en expositie. Ook de educatieve activiteiten, zowel voor scholieren als volwassenen, speler hierbij een grote rol.

Naast de vele berichten in de regionale pers was er ook dit jaar aandacht vanuit de landelijke pers, onder meer naar aanleiding van het boek over en de eerste vrouwelijke scheidsrechters in Nederland (1961), die in Alkmaar de eerste wedstrijden floten en een filmpje uit de Tweede Wereldoorlog waarop Duitse militairen feestend met Nederlanders te zien waren. In het kader van het 125-jarig bestaan werd naast het organiseren van een open dag ook samen met het Stedelijk Museum (dat dit jaar 150 jaar bestond) en het Maria Austriainstituut een fototentoonstelling georganiseerd en actief meegewerkt aan een bijzonder filmproject van de eveneens jubilerende Historische Vereniging Alkmaar (100 jaar). Daarnaast heeft het Regionaal Archief ook de plicht om te voldoen aan het wettelijk recht dat elke burger heeft om de archieven die het Regionaal Archief Alkmaar beheert kosteloos te raadplegen. Hiertoe kan men vier dagen per week terecht in de studiezaal.

9

Gerealiseerd: Aantal bezoeken studiezaal Educatie (aantal leerlingen) Rondleidingen, presentaties, evenementen (intern) Cursussen Totaal bezoekers

werkelijk 2024 2.396 1.107 825 96 4.678

begroot 2025 2.600 4.6002

werkelijk 2025 2.500 1.974 808 195 5.477

Aantal paginaweergaven website Aantal ‘volgers’ Facebook Aantal ‘volgers’ X Aantal ‘overige socials’ (Instagram, YouTube etc.) Aantal chats Aantal telefonische vragen via studiezaal Aantal (aan)vragen via de mail

2.629.754 5.738 2.348 9.103 431 715 1.939

-3 5.750 2.500 -

2.635.9184 6.173 2.206 9.844 423 733 1.980

Het totale gebruik van social media laat nog steeds een lichte stijging zien, waarbij net als vorig jaar ‘X’ de enige uitzondering is. De lichte stijging van het studiezaalbezoek (2.500 tegenover 2.396 in 2024) vertaalt zich ook in de stijging van het aantal in de studiezaal aangevraagde dossiers: 4.894 t.o.v. 4.637 in 2024. Dit is exclusief de aanvragen voor bibliotheek en atlas. Het totale bezoek inclusief activiteiten was in 2025 extra hoog door een groot aantal bezoeken van leerlingen uit Bergen in het kader van het project ‘In het hol van de leeuw’, een educatief WOII-project en kinderboek en de Open Dag naar aanleiding van het 125jarig bestaan van het Regionaal Archief. De cijfers zijn exclusief de evenementen buitenshuis waar we aan hebben meegewerkt, zoals de lezingenreeks van het Alkmaars Historisch Café (329 bezoekers), Open Monumentendag in de Grote Kerk, enkele lezingen en presentaties van onze medewerkers elders en meerdere ontvangsten van gemeenteraden en colleges van aangesloten gemeenten. Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximumaantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studiezaal in dagdelen

238 46 8x per week

2

Het totaal aantal voor educatie, rondleidingen etc. en cursussen was niet uitgesplitst en in totaal begroot op 2.000 Door verandering van statistische gegevens van Google Analytics waren eerdere cijfers niet vergelijkbaar. 4 Door overstap van Google Analytics naar een andere webanalysedienst (Matamo) zijn de cijfers niet een op een vergelijkbaar met het voorgaande jaar. 3

10

Digitalisering De gestelde doelen waren:  Verdere digitalisering van primaire bronnen;  Mede met behulp van de inzet van vrijwilligers deze gedigitaliseerde bronnen ontsluiten via internet;  Het gebruik van deze bronnen promoten, door marketing en educatie. Gerealiseerd: Aantal pagina’s digitaliseren:  bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.)  atlas (prenten, foto’s, tekeningen, kaarten etc.)  archieven (o.m. genealogische bestanden)

werkelijk 2024

begroot 2025

werkelijk 2025

20.279 13.432 60.000

50.000 7.500 100.000

60.000 3.200 170.000

In 2025 zijn onder meer 2000 glasplaatnegatieven uit de collectie van de ‘Dames Vlaanderen’ gedigitaliseerd, naast 1200 afbeeldingen van Wieringen. Uit de krantencollecties zijn jaargangen van de Schager Courant (1946-1955) en van de Egmondsche Badbode (1896-1940) gescand, gezamenlijk ongeveer 20.000 scans. Ook zijn er naast de kleinere projecten 64.000 bouwdossiers gescand, naast 40.000 scans van de Burgerlijke Stand en de Bevolkingsregisters van de aangesloten gemeenten. In 2025 hebben ca. 40 vrijwilligers gewerkt aan het toegankelijk maken van de genealogische bronnen, de bouwvergunningen en de beeldbank. Zo bevat de database op dit moment 3.176.107 (2024: 2.990.862) persoonsnamen. Een andere groep van circa 20 vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch belangrijke archiefbronnen. Dankzij de digitalisering en het werk van de vrijwilligers zijn steeds meer regionale bronnen 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar familie en woon- en/of geboorteplaats en –streek.

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening Om de doelstelling te bereiken wordt gestreefd naar samenwerking met de lokale partijen. Het belangrijkst hierbij is het beschikbaar stellen van de infrastructuur van het Regionaal Archief voor met name historische verenigingen, t.w.:  Beschikbaar stellen van de digitale infrastructuur (o.m. de beeldbank en tijdschriftenviewer) van het Regionaal Archief zodat verenigingen hun eigen collecties kunnen tonen, terwijl deze ook integraal doorzoekbaar zijn via de website van het RHCA;  Beschikbaar stellen van het archiefdepot voor opslag van unieke (papieren) collecties van deze verenigingen en erfgoedinstellingen, om deze te behouden voor verval en/of schade;  Samenwerken bij het ontsluiten van deze bronnen. Ook dit jaar zijn er in de tijdschriftenviewer weer bijna 2.500 pagina’s opgenomen van 25 tijdschriften van historische verenigingen uit de regio, die daarmee op woord digitaal doorzoekbaar zijn via onze website. Er maken acht historische verenigingen gebruik van de mogelijkheid om (delen van) hun beeldcollecties via de beeldbank van het Regionaal Archief op internet beschikbaar te stellen. Van het uitgebreidere platform, waar de historische verenigingen en kleinere musea hun collectie kunnen opnemen en op hun eigen website of die van het Regionaal Archief beschikbaar stellen voor het brede

11

publiek, maken inmiddels 6 instellingen gebruik: HV Het Schermereiland, Museum In ’t Houten Huis, Historisch Genootschap Wieringermeer, HV Heiloo, HV Texel en Museum van Egmond.

Organisatie De organisatie ziet er globaal als volgt uit:

Algemeen Bestuur Dagelijks Bestuur Directie

Collectiebeheer & Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

‘Wat heeft het gekost?’

Baten en lasten 2025 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 3.448.339 € 2.925.590 € 522.749 positief

Als gevolg de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen is de exploitatie verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten en opbrengsten van overhead en de onttrekkingen aan de reserves, ontstaat het uiteindelijke resultaat van € 2.323 negatief.

12

1.1.1 Baten en Lasten Regionaal Archief 2025 Overzicht baten en lasten Realisatie 2025 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Baten 3.448.339

Lasten 2.925.590

Saldo 522.749

22.197

578.769

-556.572

3.470.536

3.504.359

-33.823

31.500 31.500

Mutatie reserves Resultaat

3.502.036

3.504.359

31.500 31.500 -2.323

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. Het negatieve resultaat over 2025 is voornamelijk het gevolg van hogere automatiseringslasten. Deze worden deels gecompenseerd door hogere doorberekening van deze lasten en door rentebaten maar het saldo blijft (beperkt) negatief. Zie de jaarrekening voor een nadere toelichting.

13

1.2

Paragrafen

1.2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van het RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. De Algemene Reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Eind 2025 (voor de bestemming van het resultaat over 2025 van € 2.323 negatief) bedroeg het eigen vermogen van het RHCA € 361.938. Dit was als volgt verdeeld: Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging Bestemmingsreserve Innovatie en Achterstanden Totaal reserves

€ 82.227 € 248.159 € 33.875 € 364.261

Nog te bestemmen resultaat

€

2.323 -/-

Algemene Reserve De Algemene Reserve bedroeg per 1-1-2025 € 82.227. Het maximum dat is ingesteld voor de algemene reserve bedraagt 2,5% van het kostentotaal. Eind 2025 bedraagt dit maximum € 87.609. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2022 besloten tot het vormen van een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging. Deze reserve bedraagt eind 2025 € 248.159. De reserve is gevormd om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting, met name vanwege het hoge energieverbruik van de klimaatinstallatie, die inmiddels deels afgeschreven is. In 2024 is door het AB ingestemd met het voorstel om deze middelen in te gaan zetten om samen met de verhuurder van het pand verduurzaming van de klimaatinstallatie in het pand te realiseren, die enerzijds leidt tot lagere energielasten en anderzijds een positief milieueffect heeft. In 2025 is een onttrekking gedaan uit deze reserve ter grootte van het bedrag dat in 2024 is uitgegeven aan de voorbereidingen op de verduurzaming van de huisvesting (€ 31.500). In 2025 is het werk aan de klimaatinstallatie zo goed als afgerond en is deze in bedrijf, maar de definitieve oplevering zal naar verwachting in het voorjaar van 2026 plaatsvinden.

Bestemmingsreserve Innovatie en Achterstanden Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2024 besloten tot het vormen van een bestemmingsreserve ‘Innovatie en Achterstanden’, met als reden dat er in korte tijd veel ontwikkelingen op digitaal gebied op het Regionaal Archief afkomen en er eveneens nog steeds achterstanden in beschrijving en beheer van archieven liggen die in de coronaperiode zijn ontstaan en nog niet ingehaald zijn. Wegens schaarste aan geschikt personeel is het in 2025 nog niet gelukt om hieraan te werken, gestreefd wordt dit in 2026/27 in te zetten.

14

Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen Begin 2026 zijn (conform de Kadernota 2027) de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: Benodigde weerstandscapaciteit 1. Minder opbrengst aanvullende diensten 2. Hogere energiekosten

Maximaal risico € 50.000 € 40.000

Risico Laag Hoog

Bedrag risico € 12.500 € 30.500 € 42.500

Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op het depotgebruik betreft voornamelijk de mogelijkheid dat derde-partijen die archief bij ons hebben geplaatst, contracten opzeggen. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen. 2. De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Inmiddels lijkt er enige rust op de energiemarkt weergekeerd te zijn, maar voor de langere termijn blijft het onzeker. Op dit moment zijn de gestegen energiekosten meegenomen in de begroting, maar het risico op prijsstijgingen blijft. Bij een schatting van een maximaal risico van € 40.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 30.000. In het kader hiervan kan ook het streven naar een meer energieneutrale klimaatinstallatie genoemd worden. Eind 2025 is de renovatie van de klimaatinstallatie zo goed als afgerond, waarbij door het gebruik van warmtepompen, zonnepanelen en slimme software er een positief effect op het energieverbruik bereikt gaat worden. Omdat de installatie zich nog in de opstartfase bevindt, zijn de precieze voordelen nog niet bekend. Daarom is dit risico vooralsnog gelijk gehouden aan hetgeen hierover in de programmabegroting 2026 was opgenomen.

In totaal resulteert dit in de volgende bedragen voor benodigd weerstandsvermogen: Bedrag Kans op Benodigd Onderwerp voordoen weerstandsin 2025 vermogen € 50.000 25% € 12.500 1. Minder opbrengst aanvullende diensten € 40.000 75% € 30.000 2. Hogere energiekosten Totaal benodigd weerstandsvermogen:

€ 42.500

Beschikbaar weerstandsvermogen (algemene reserve):

€ 82.227

De stand van de Algemene Reserve per eind 2025 bedraagt voor resultaatbestemming € 82.227 zodat het weerstandsvermogen voldoende is om de aanwezige risico’s per eind 2025 te dekken. Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het RHCA niet van toepassing. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

Verloop van de kengetallen streefwaarden realisatie 2024 begroting 2025

realisatie 2025

<5%

-11,7%

-7,8%

-9,4%

<5% 5-10% 2,5%

-11,7% 24,4% 0,9%

-7,8% 24,9% 0,3%

-9,4% 24,4% -1,4%

15

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2025 -325.019 / 3.470.536 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. De schuldquote is eind 2025 van vergelijkbare omvang met eind 2024. Er is geen sprake van een netto schuld en dus is dit kengetal kleiner dan nul. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. Definitie: Berekening 2025 (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% 361.938 / 1.483.040 x 100% De solvabiliteit is wat lager dan begrotingsniveau maar met 24,4% goed te noemen. Het Regionaal Archief is financieel gezond en staat er qua solvabiliteit prima voor. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Definitie: (Saldo van de structurele baten en lasten en saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl. mutaties reserves)) x 100%

Berekening 2025 -47.815 / 3.470.536 x 100%

Dit kengetal is lager dan eind 2024 en kleiner dan nul. De lasten zijn bijna volledig structureel en slechts beperkt te beïnvloeden en de baten blijven voor het gedeelte boven de gemeentelijke bijdragen afhankelijk van externe partijen. Dit houdt een mogelijkheid in dat deze wegvallen en dus minder structureel zijn dan de lasten. De omvang van de baten blijft afhankelijk van de lopende contracten.

16

1.2.2

Bedrijfsvoering

Ondersteuning De financiële ondersteuning en de ondersteuning op het gebied van personeelszaken is uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Ondersteuning op het gebied van automatisering en facilitair beheer verzorgt het RHCA deels zelf en wordt deels uitbesteed. Automatisering Het automatiseringsbeleid blijft, naast het ontwikkelen van het e-depot, gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Investeringsbeleid In het kader van de voorschriften BBV zullen de vervangingen die een langere economische levensduur hebben, moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat aanschaffingen kleiner dan € 10.000 niet als investeringen worden gezien. Financiële rechtmatigheid Met ingang van het verslagjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur van het RHCA een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De rechtmatigheidsverantwoording is in paragraaf 3.1 opgenomen. In overeenstemming met de financiële verordening van het RHCA en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV worden bij overschrijding van de rapportagegrens, de rechtmatigheidsafwijkingen toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering en vermeld welke maatregelen worden genomen om deze in de toekomst te voorkomen.

Hiervoor hanteert het dagelijks bestuur een rapportagegrens van € 35.000 (1% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves). Het dagelijks bestuur stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 178.000 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde rapportagegrens van € 35.000. Hieronder worden de rechtmatigheidsafwijkingen toegelicht en vermeld welke maatregelen worden genomen om deze in de toekomst te voorkomen. Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. In de financiële verordening Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zijn de afspraken opgenomen over begrotingsrechtmatigheid. Het uitgangspunt is het niveau van baten en lasten, waarop het algemeen bestuur de begroting heeft vastgesteld alsmede de investeringen. De rechtsmatigheidsafwijking op dit begrotingscriterium bedraagt € 178.000 bestaande uit: 

Overschrijding lasten: o de jaarrekening 2025 laat met betrekking tot de lasten een overschrijding zien van € 142.000 ten opzichte van de vastgestelde begroting 2025. Hiervan is bij de halfjaarcijfers een overschrijding van € 80.000 tussentijds gemeld aan het Algemeen Bestuur en is daarmee acceptabel onrechtmatig. o de resterende overschrijding op de lasten van € 62.000 komt voort uit met name hogere automatiseringslasten in 2025 door het realiseren van het publicatieplatform voor een aantal van de deelnemende gemeenten, alsmede de toename van de hoeveelheid opgeslagen digitale archieven. Tegenover de hogere lasten van het publicatieplatform staan ook hogere baten. Deze passen binnen het beleid van het

17



RHCA en daarmee ziet het dagelijks bestuur op basis van de financiele verordening deze overschrijding als acceptabel onrechtmatig. Overschrijding investeringsbudgetten: o in 2025 is een investering van € 37.000 gerealiseerd vanwege vervanging van vloerbedekking. In de vastgestelde begroting 2025 was geen investeringskrediet opgenomen en als gevolg daarvan is deze investering niet rechtmatig. o ter toelichting: in een eerdere begroting is hiervoor wel een investeringskrediet (€ 25.000) voor opgenomen. De investering is echter uitgesteld en heeft uiteindelijk in 2025 plaatsgevonden. De totale afschrijvingslasten zijn echter wel binnen de begroting gebleven.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Op basis van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle is gesteld dat RHCA voldoet aan de eisen van het voorwaardencriterium. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen. Het gaat hierbij om M&O risico’s bij regelingen waarbij externe belanghebbenden buiten het RHCA in het kader van regelingen gegevens moeten verstrekken om financiële middelen te verkrijgen (bijvoorbeeld bij het verstrekken van uitkeringen en voorzieningen in het sociaal domein, verstrekken van subsidies, vergunningverlening, leges etc). Het RHCA heeft hiervoor een notitie misbruik & oneigenlijk gebruik opgesteld en vastgesteld.

Het RHCA kent dergelijke regelingen niet en het is daarom niet noodzakelijk om aanvullende regels te stellen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik. Er zijn geen rechtmatigheidsafwijkingen bekend. Frauderisicobeheersing Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude, dat vanuit controlestandaarden van de accountant als volgt gedefinieerd kan worden ‘Een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen’. In de Financiële verordening van RHCA zijn de uitgangspunten opgenomen voor de financiële organisatie, financieel beheer en interne controle. Dit vormt tevens de basis voor de frauderisicobeheersing. Het Regionaal Archief heeft (deels via de GGD Hollands Noorden) de volgende maatregelen getroffen:  Er zijn interne controleprocedures geïmplementeerd die ervoor zorgen dat financiële transacties nauwkeurig worden geregistreerd en gecontroleerd.  Duidelijke scheiding van taken binnen de (financiële) organisatie.  Er is toezicht en monitoring op financiële activiteiten.  De uitvoering van verbijzonderde interne controles in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

Daarnaast kent het RHCA preventieve maatregelen in de vorm van integriteitseisen die verwoord zijn in het personeelshandboek. Deze eisen bevatten gedragsnormen en ethische richtlijnen die de

18

basis vormen voor een integere en ethische bedrijfscultuur. Dit kan het bewustzijn vergroten en fungeren als een preventieve maatregel tegen fraude. Er zijn geen gevallen van fraude bekend. 1.2.3

Wet open overheid (Woo)

Bij het Regionaal Archief zijn er het afgelopen jaar geen Woo-verzoeken of klachten ingediend. Voor wat betreft klachten is er op de website een formulier beschikbaar en staat er een klachtenprocedure online. In het kader van actieve openbaarmaking verzorgt het Regionaal Archief voor vier deelnemers een Woo-loket waarin afgehandelde Woo-verzoeken gepubliceerd kunnen worden, een product dat ook voor andere deelnemers beschikbaar is. 1.2.4

Beleidsindicatoren

In de onderstaande tabel zijn de volgens het BBW relevante beleidsindicatoren opgenomen. Omschrijving

Score

Inwoners (1-1-2024; de basis voor de berekening) Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

460.503 1.745.646 3,79

Formatie (exclusief inhuur) Formatie per 1.000 inwoners

21,21 0,046

Bezetting (exclusief inhuur) Bezetting per 1.000 inwoners

20,72 0,045

Kosten inhuur derden Loonsom (exclusief overige personeelslasten) Externe inhuur in % van loonsom

178.647 1.797.218 9,94%

Overheadlasten Totale lasten Overhead in % van totale lasten

578.769 3.504.359 16,52%

1.2.5

Onderhoud kapitaalgoederen

Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen die bij het Regionaal Archief aanwezig zijn, hadden per 31-12-2024 een boekwaarde van € 6.136. In 2025 is voor een bedrag van € 36.619 geïnvesteerd in nieuwe vloerbedekking. Deze investering was in eerdere begroting opgenomen maar was nog niet gerealiseerd. De lasten waren wel in de begroting opgenomen. Er is in 2025 voor een bedrag van € 5.836 afgeschreven zodat de boekwaarde per 31-12-2025 een totaal heeft van € 36.918. Zie voor een nader inzicht in het verloop van de boekwaarde de toelichting op de balans op pagina 28. De boekwaarde bestaat voor € 1.845 uit machines/apparaten en installaties en voor € 35.073 uit de aanpassing in het pand (vloerbedekking).

19

1.2.6

Financiering

Algemeen De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de programma’s. De treasuryfunctie omvat de financiering van beleid en het uitzetten van geldmiddelen die niet direct nodig zijn. Het in het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut vormt het kader voor het uitvoeren van de treasuryfunctie. Hieronder gaan we in op de belangrijkste onderdelen ervan. Renterisico Er zijn geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. De financiële positie van het Regionaal Archief gaf in 2025 geen aanleiding om externe financiering af te sluiten. Rentevisie De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van het Regionaal Archief is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het Regionaal Archief heeft geen gelden verstrekt en loopt daardoor geen kredietrisico. Verder heeft het Regionaal Archief geen garanties verstrekt. Koersrisico Het Regionaal Archief heeft geen vastrentende gelden uitstaan. Derivaten Het Regionaal Archief zal geen derivaten gebruiken. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet die voor het Regionaal Archief geldt, bedraagt 8,5% van € 3.362.731 = € 285.832. In verband met de gunstige financiële positie is de ruimte onder de kasgeldlimiet gemiddeld € 665.149.

Er is geen overschrijding geweest van de kasgeldlimiet. Renterisiconorm Met betrekking tot de rente wordt er geen risico gelopen omdat het Regionaal Archief geen langlopende schuld heeft. EMU-saldo Het resultaat vóór mutaties in de reserves bedraagt € 33.823 negatief. Vermeerderd met de afschrijvingen (€ 5.836) en verminderd met de investeringen (€ 36.619), bedraagt het EMU-saldo over 2025 € 64.606 negatief. Beoordeling financiële positie De financiële positie van het Regionaal Archief is ondanks het negatieve resultaat goed te noemen. De Algemene Reserve is op een acceptabel niveau van 2,5% van de lasten van het vorige boekjaar en er is een bestemmingsreserve aanwezig voor de risico’s die worden gelopen. Het resultaat over 2025 is negatief. De reden hiervoor wordt voornamelijk gevormd door hogere lasten van automatisering en in mindere mate door hogere personeelslaten. Tegenover de hogere lasten staan wel hogere baten van doorberekening van de automatiseringslasten, overige dienstverlening en rente maar het saldo is negatief. Als gevolg van de nog steeds positieve financiële positie en tevens door afspraken omtrent het betaaltempo van de gemeentelijke bijdragen is het niet noodzakelijk geweest om externe financiering aan te trekken. Bij het Regionaal Archief wordt geen rente toegerekend. De

20

financieringsbehoefte bestaat eruit dat de gemeenten tijdig de gemeentelijke bijdragen betalen. Er is slechts een beperkte omvang van de vaste activa zodat hiervoor geen langlopende financiering afgesloten is. Er is noodzaak noch behoefte om externe financiering af te sluiten. Overzicht rentelasten en -baten Soort renteopbrengst 2024 2025 Rente op rekening courant 3.593 3.292 Rente op Schatkistbankieren 30.406 17.017 Rente van belastingdienst 160 Totaal renteopbrengst 33.999 20.469 De daling van het rentepercentage dat we als vergoeding voor onze tegoeden ontvangen, heeft ervoor gezorgd dat de renteopbrengsten in 2025 lager zijn dan in 2024. Er zijn geen rentelasten geweest. 1.2.7

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

1.2.8

Realisatie 2024 34.746 557.991

Begroting 2025 548.252

Realisatie 2025 22.197 578.769

523.244-

548.252-

556.572-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in het werkgebied bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties. 1.2.9 Vennootschapsbelasting Per 2016 zijn de decentrale overheden en dus ook het Regionaal Archief onder Vennootschapsbelasting (VPB) komen te vallen. Een groot deel van de taken van het Regionaal Archief is vrijgesteld. Voor met name de dienstverlening aan derden valt het Regionaal Archief echter wel onder de vennootschapsbelasting. De aangifte vennootschapsbelasting tot en met 2024 zijn vastgesteld en er is geen vennootschapsbelasting verschuldigd. De aangifte over 2025 toont evenmin een te betalen bedrag maar deze is nog niet vastgesteld.

21

2. JAARREKENING

22

2.1.

BALANS (in €)

ACTIVA

31-12-2025

31-12-2024

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut : Overige investeringen met een economisch nut

36.918 36.918

Totaal vaste activa

6.136 6.136

36.918

6.136

1.143.866

1.309.308

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen

1.143.854 12

Liquide middelen Kassaldo Banksaldi

528.717 780.508 84 243.045

192 242.854

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen.

242.786 1.772 241.015

59.210 59.210

65.912 65.912

Totaal vlottende activa

1.446.122

1.618.006

TOTAAL

1.483.040

1.624.142

PASSIVA

31-12-2025

31-12-2024

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat voor bestemming

361.938 82.227 282.034 -2.323

Totaal vaste passiva

395.761 75.287 279.659 40.815

361.938

395.761

VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

16.245 16.245

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

54.878 54.878

1.104.857

1.173.503

271.172

380.467

833.685

793.036

Totaal vlottende passiva

1.121.103

1.228.381

TOTAAL

1.483.040

1.624.142

23

2.2. PROGRAMMAREKENING 2025 (in €) Baten en lasten Regionaal Archief per programma Baten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal baten

Realisatie 2024 3.295.131 34.746 3.329.877

Begroting 2025 3.362.731 3.362.731

Realisatie 2025 3.448.339 22.197 3.470.536

Lasten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal lasten

Realisatie 2024 2.731.071 557.991 3.289.062

Begroting 2025 2.814.479 548.252 3.362.731

Realisatie 2025 2.925.590 578.769 3.504.359

Saldo van baten en lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves Resultaat

40.815

-

33.823-

-

-

31.500 31.500-

40.815

-

2.323-

Toelichting op baten en lasten Ten opzichte van de begroting is er in totaal een overschrijding te zien op de lasten van 3,58% (€ 107.805 ten opzichte van € 3.362.731). Hoger dan begrote lasten voor met name automatisering, alsmede enkele kleinere verschillen vormen de oorzaak hiervoor. De overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting wordt goeddeels gecompenseerd door hogere opbrengsten. Ten opzichte van de tussentijdse cijfers is overigens een onderschrijding te zien van € 43.087. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. In de tussentijdse cijfers is de verwachting gedeeld dat het saldo € 15.158 negatief zou worden. Het uiteindelijke saldo is iets beperkter negatief uitgevallen door oorzaken die binnen het beleid van het Regionaal Archief passen. Het uiteindelijke negatieve saldo bedraagt € 2.323. De Algemene Reserve bedraagt per 31-12-2025 € 82.227, zijnde de maximale toegestane omvang per eind 2024. Het maximum van de algemene reserve per eind 2025 bedraagt € 87.077 (2,5% van het kostentotaal).

24

2.3.

Grondslagen financiële verslaglegging

Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarvoor door het Algemeen Bestuur op 6 december 2023 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. De in de onderhavige jaarrekening gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn gebaseerd op continuïteitsveronderstellingen. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van activa en passiva alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd.

Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht. Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening, het normenkader van het RHCA en op basis van de kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Dit betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties. - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 21 november 2024 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld.

o Voor het begrotingscriterium geldt dat:  alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten in principe onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen als onderdeel van de jaarrekening ter besluitvorming aan het algemeen bestuur worden voorgelegd en niet meetellen als begrotingsonrechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.  onderschrijdingen van lasten en investeringskredieten en afwijkingen van baten welke niet in het begrotingsjaar zelf zijn gemeld, als onderdeel van de jaarrekening ter besluitvorming aan het algemeen bestuur worden voorgelegd en niet meetellen als begrotingsonrechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. o Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief

25

-

met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV alsmede onze eigen verordening. Dit betekent dat het dagelijks bestuur: o een verantwoordingsgrens hanteert van 2% (€ 70.000) van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijden, worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht. o een rapportagegrens hanteert van 1% (€ 35.000) van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de rapportagegrens overschrijden, worden deze in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht en vermeld welke maatregelen worden genomen om deze in de toekomst te voorkomen.

Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa: - Investeringen met een economisch nut; - Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; - Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen met een economisch nut > € 10.000 worden geactiveerd. Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Afschrijvingen vinden plaats via de lineaire methode vanaf het moment van ingebruikname. Activa worden volledig afgeschreven. Indien er restwaarde is bij verkoop van activa, zal deze als kosten tegenover de opbrengst van de verkoop worden verwerkt. Indien er winst of verlies gemaakt wordt op de verkoop, zal deze worden verwerkt als opbrengsten of kosten in het boekjaar. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de geactiveerde objecten en voorzieningen. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde. De afschrijvingstermijnen voor materiële vaste activa met economisch nut zijn toegepast volgens de financiële verordening: De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Bedrijfsgebouwen 25 jaar Machines, apparaten en installaties 4 tot 10 jaar Overige materiële vaste activa (Digitalisering) 10 jaar De investering in de nieuwe vloerbedekking heeft een afschrijvingstermijn van 10 jaar.

26

Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht. Liquide middelen Liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Eigen vermogen In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van het algemeen bestuur. Daarom worden reserves ook wel onderverdeeld in algemene en bestemmingsreserves. Zodra het algemeen bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het een algemene reserve genoemd. Mutaties in reserves zijn enkel mogelijk op basis van een besluit van het algemeen bestuur voor het einde van het betreffende begrotingsjaar. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi-) publieke sector heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zich gehouden aan de Beleidsregels WNT 2025.

27

2.4.

TOELICHTINGEN

2.4.1

Toelichting op de balans

ACTIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen:

Overige investeringen met een economisch nut

Boekwaarde per 31-12-2025

Boekwaarde per 31-12-2024

36.918

6.136

De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2025 31-12-2024 1.845 6.136 35.073 36.918 6.136

Onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per 31-12-2024 6.136 6.136

Investeringen 36.619 36.619

Bijdragen derden -

Afschrijvingen

De investeringen bestaan uit het vervangen van de vloerbedekking in het pand aan de Bergerweg. In het boekjaar is geen sprake geweest van duurzame waardeverminderingen. Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Gemeenten Rijk (vordering i.v.m. Schatkistbankieren) Vorderingen op openbare lichamen

31-12-2025 1.143.854 1.143.854

31-12-2024 528.717 780.508 1.309.225

De vorderingen op gemeenten van eind 2024, hadden betrekking op reeds gefactureerde bedragen voor het naderende boekjaar. Eind 2025 heeft deze facturering ook plaatsgevonden maar op balansdatum hebben alle gemeenten al betaald. De vordering op het Rijk betreft het bedrag dat bij 's Rijks Schatkist is uitgezet. Het drempelbedrag dat hierbij op het Regionaal Archief van toepassing is, bedraagt € 1.000.000. Het bedrag dat buiten 's Rijks Schatkist is aangehouden, was tijdens 2025 als volgt: 1e kwartaal 2025 gemiddeld € 243.347 2e kwartaal 2025 gemiddeld € 242.286 3e kwartaal 2025 gemiddeld € 243.346 4e kwartaal 2025 gemiddeld € 243.782 Overige vorderingen Debiteuren Stand ultimo boekjaar

31-12-2025

31-12-2024 12 12

84 84

28

4.291 1.545 5.836

Boekwaarde per 31-12-2025 1.845 35.073 36.918

Liquide middelen

Kassaldo Banksaldi Stand ultimo boekjaar

31-12-2025 192 242.854 243.045

31-12-2024 1.772 241.015 242.786

De saldi van de liquide middelen blijven gedurende het gehele jaar binnen het drempelbedrag dat hiervoor geldt in het kader van het schatkistbankieren. Overlopende activa Overlopende activa De van EU, Rijk en provincies nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op specifieke uitkeringen:

31-12-2025

31-12-2024

-

-

15.843

16.873

Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen: Fox-systeembeheer GGD Hollands Noorden

-

Vitec Memorix

10.192

Gebruikersvereniging Ambachtsschool

8.915

5.065

Overige

34.452

33.782

Totaal

59.210

65.912

29

PASSIVA Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat voor bestemming Totaal

31-12-2025 31-12-2024 82.227 75.287 282.034 279.659 2.32340.815 361.938 395.761

Het verloop van de reserves wordt in onderstaand overzicht weergegeven:

Reserves Algemene reserve Bestemmingsreserves: - Duurzaamheid en lastenstijging - Innovatie en achterstanden Totaal

31-12-2024 Toevoeging 75.287 279.659 354.946

Onttrekkingen uit Bestemming bestemmings- resultaat vorig reserve boekjaar 31-12-2025 6.940 82.227 31.500

-

31.500

33.875

248.159 33.875

40.815

364.261

De bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging is bij de vaststelling van de jaarstukken over 2022 gevormd om de investering te bekostigen die gepaard gaat met de verduurzaming van de huisvesting aan de Bergerweg. De bestemmingsreserve Innovatie en achterstanden is gevormd bij de vaststelling van de jaarstukken over 2024, enerzijds om de recente ontwikkelingen op digitaal gebied het hoofd te kunnen bieden en anderzijds om achterstanden in te lopen op het gebied van beschrijven en beheer van archieven en collecties. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 2 juli 2025 is de programmaverantwoording over 2024 vastgesteld, waarbij is bepaald dat de Algemene Reserve wordt aangepast met € 6.940 aan het maximum van 2,5% van het kostenniveau en waarbij de rest van het positieve saldo (€ 33.875) gedoteerd wordt aan de te vormen bestemmingsreserve Innovatie en Achterstanden. In 2024 is een bedrag in de kosten opgenomen voor de realisatie van het softwaresysteem voor de klimaatbeheersing. Destijds is achterwege gelaten om deze kosten ten laste van de bestemmingsreserve hiervoor te brengen. Dat gebeurt met deze onttrekking in 2025 alsnog. Er is geen sprake van structurele mutaties in de reserves. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

Overige schulden < 1 jaar Totaal

31-12-2025 16.245 16.245

30

31-12-2024 54.878 54.878

Overlopende passiva De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten Totaal

31-12-2025

31-12-2024

833.685 833.685

793.036 793.036

Verloopoverzicht voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten mbt 2025 Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten mbt 2026

saldo 31-12-2024

afname 2025

793.036

793.036

793.036 31-12-2025 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen: Belastingdienst-Loonbelasting dec '25 ('24) 136.292 Belastingdienst-Omzetbelasting dec '25 ('24) 51.136 Te betalen salarisverplichtingen 6.128 Te betalen pensioenverplichtingen 22.432 Te betalen accountantskosten Te betalen correctie dienstverlening 2020-2022 16.308 Te betalen Vitec memorix mbt 2025/2024 18.593 Vooruitontvangen project Videotulen+Slavernijverleden 7.552 Vooruitontvangen mbt Publicatieplatform WOO Te betalen mbt project Slavernijverleden Diversen 12.730 Totaal 271.172