Raadsvoorstel zienswijze jaarrekening 2023 en begroting 2025 RHCA (1).pdf

Advies

Raadsvoorstel-advies Aan:

de gemeenteraad

Portefeuillehouder:

Wethouder Camara

Van team: Adviseur: E-mail:

Betrokken portefeuillehouder: Classificatie:

Openbaar met embargo

Kenmerk: 000027358

Embargo: Onderwerp:

Informatie en Techniek Jane Dovator j.dovator@denhelder.nl

16 mei 2024 Voorstel tot het vaststellen van een zienswijze jaarrekening 2023 en begroting 2025 GR RHCA

Publiekssamenvatting: Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) heeft de Programmaverantwoording 2023 en de Programmabegroting 2024 van het RHCA opgesteld conform de afspraken gemaakt in de ‘Regietafel NoordHolland Noord’. Het RHCA voert de archief wettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten en deze gemeenten dragen de lasten van de organisatie. De gemeenten kunnen een zienswijze indienen. Regionaal is de afspraak dat de gemeenten Schagen, Hollands Kroon, Texel en Den Helder dit gezamenlijk doen via de Regionale Raadscommissie Noordkop (RRN). Het (concept) advies een zienswijze in te dienen is opgesteld door en voor de vier gemeenten in de Kop van Noord-Holland. De stukken van het RHCA worden samen met de stukken van de andere gemeenschappelijke regelingen in de RRN besproken.

Geadviseerd besluit: Het college besluit de gemeenteraad voor te stellen: Een zienswijze in te dienen op de Programmaverantwoording 2023 en de Begroting 2025 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar waarin: 1. niet wordt ingestemd met de toevoegen van € 5.985 aan de algemene reserve zodat deze de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal 2023 vormt conform de uitgangspunten; 2. niet wordt ingestemd met onttrekken van € 42.647 aan de reserve duurzaamheid; 3. wordt voorgesteld een onttrekking aan de reserve duurzaamheid te doen voor het bedrag van het rekeningresultaat 2023 zijnde € 36.703, onder voorbehoud dat de definitieve cijfers 2023 niet wijzigen. 4. wordt voorgesteld in te stemmen met de begroting 2025.

Aanleiding en context Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) heeft de Programmaverantwoording 2023 en de Programmabegroting 2025 van het RHCA opgesteld conform de afspraken gemaakt in de ‘Regietafel NoordHolland Noord’. Het doel van deze regietafel is om de samenwerking in gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord te verbeteren. De gemeenten kunnen een zienswijze indienen. Regionaal is de afspraak om dat gezamenlijk te doen via de Regionale Raadscommissie Noordkop (RRN). Het (concept) advies om een zienswijze in te dienen is opgesteld door en voor de vier gemeenten in de Kop van Noord-Holland, te weten Schagen, Hollands Kroon, Texel en Den Helder. De stukken van het RHCA worden in de RRN besproken. De gemeenteraad wordt een besluit gevraagd over de inhoud van zowel de programmaverantwoording 2023 als de programmabegroting 2025. Doelen en resultaten Een goede uitoefening van de wettelijke taken waar het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) namens de gemeenten uitvoering aan geeft. De gemeenten in Noord-Holland-Noord staan samen garant voor de financiële resultaten van het RHCA. Naast een goede uitoefening van de wettelijke taken is een gezonde financiële huishouding van belang. Hierop wordt met deze zienswijze gestuurd.

000027358- pag. 1 van 3

Kaders en omstandigheden Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door negen gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het RHCA voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Conform de afspraken gemaakt in de ‘Regietafel Noord-Holland Noord’ heeft het RHCA de Programmaverantwoording 2023 en de Programmabegroting 2025 opgesteld. De gemeenten in Noord-Holland Noord (NHN) hebben op 15 april 2024 de genoemde stukken van het RHCA ontvangen. Tot 1 juli 2024 kunnen de gemeenteraden hun zienswijzen kenbaar maken. In de Kop van Noord-Holland is de afspraak hier regionaal over te adviseren via de RRN. Argumenten en alternatieven De gemeenten in NHN staan samen garant voor de financiële resultaten van het RHCA. Naast een goede uitoefening van de wettelijke taken is een gezonde financiële huishouding van belang. Hierop wordt met deze zienswijze gestuurd.

Programmaverantwoording 2023 De Programmaverantwoording 2023 is nog niet voorzien van een controleverklaring van de accountant. De Rijksoverheid heeft namelijk het concept van het aangepaste BBV en BADO nog niet definitief kunnen vaststellen omdat de Algemene Rekenkamer nog geen akkoord heeft gegeven op de aanpassingen. De Algemene Rekenkamer onderzoekt of de rijksoverheid goed omgaat met publiek geld. Pas na de akkoordverklaring kan BBV (dit bevat de wettelijke voorschriften voor correcte en juiste opzet van begrotingen en jaarstukken) en BADO (n deze commissie werken decentrale overheden, accountants en het Rijk samen om de interpretatie van regels op de terreinen bedrijfsvoering, verantwoording en accountantscontroles toe te spitsen op de praktijk van decentrale overheden) vastgesteld worden, waarna de accountant een verklaring kan afgeven. Alhoewel er cijfermatig geen aanpassingen worden verwacht, moet er een voorbehoud gemaakt worden voor de inhoud, want die kan nog wijzigen als gevolg van de formaliteiten die nog afgerond moeten worden Het resultaat over 2023 is € 36.703 negatief. Het RHCA stelt voor om (ondanks het nadelig saldo) een bedrag van € 5.985 in de algemene reserve te storten, om zo tot de maximaal afgesproken omvang van de algemene reserve te komen.

Vervolgens wordt voorgesteld om het gecorrigeerde resultaat van € 42.647 aan de bestemmingsreserve duurzaamheid te onttrekken. Wij ontraden dit omdat de hoogte van de algemene reserve een maximum bedrag kent van 2,5% van de omzet. Dit betekent niet dat tot dit maximum gedoteerd moet zijn. Voor de onttrekking aan de reserve duurzaamheid is (zoals het aan ons overkomt) gekozen omdat, wanneer het nadelig resultaat in zijn geheel ten laste van de algemene reserve gebracht wordt, deze laatste de risico’s zoals genoemd zijn in de Programmabegroting 2025 niet dekken (€ 65.000) en het weerstandsvermogen te laag wordt. Daarom wordt voorgesteld een onttrekking te doen uit de reserve duurzaamheid voor het bedrag van het nadelig jaarrekeningresultaat van € 36.703. Programmabegroting 2025 De Programmabegroting 2025 is gebaseerd op bestaand beleid en opgesteld conform de uitgangspunten die in de Kadernota RHCA 2025 zijn opgenomen. Op de Kadernota 2025 is geen zienswijze ingediend. De bijgestelde bijdrage voor 2025 van de gemeente Den Helder is betreft de index van 3,9% conform de financiële uitgangspunten van de gemeenschappelijke regeling (€ 312.132 / € 5,53 per inwoner) en er is geen aanleiding om voor de Programmabegroting 2025 een zienswijze in te dienen.

Duurzaamheid Het afgeven van een zienswijze op de Programmaverantwoording 2023 en de Programmabegroting 2025 heeft geen effect op duurzaamheid. Bestuurlijke vernieuwing Het besluit is niet referendabel op grond van de gemeentelijke procedures op basis van artikel 2, onder c, van de Referendumverordening 2012. Financiële consequenties De begroting 2025 wordt voor het RHCA verhoogd met de toegestane 3,9% index. Dit betreft een bedrag van € 11.716. Na instemming wordt de begroting 2025 hierop aangepast. Uitvoering en Planning 000027358- pag. 2 van 3

Na bespreking en besluitvorming wordt het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar op de hoogte gebracht van het feit dat er een zienswijze wordt ingediend op Programmarekening 2023. Communicatie In de lokale gemeenteraden wordt een besluit genomen over de stukken. De coördinerend gemeente (gemeente Schagen) stuurt de regionale zienswijze aan het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Deze stuurt een reactie aan de raad.

000027358- pag. 3 van 3