Raadsvoorstel (Advies).pdf

Advies

Raadsvoorstel-advies Aan:

de gemeenteraad

Portefeuillehouder:

Wethouder Camara

Van team: Adviseur: E-mail:

Betrokken portefeuillehouder: Classificatie:

Openbaar met embargo

Kenmerk: 000026533

Embargo: Onderwerp:

Omgeving Mary Laan m.laan@denhelder.nl

24 mei 2024 Voorstel tot het vaststellen van de Subsidieverordening Evenementen Den Helder 2024.

Publiekssamenvatting: Volgens het collegeprogramma 2022-2026 is de huidige subsidieverordening evenementen uit 2020 geactualiseerd. Deze herijking is belangrijk om ervoor te zorgen dat de subsidieverordening aansluit bij de actuele ontwikkelingen en behoeften binnen onze gemeenschap. De adviescommissies voor evenementensubsidie en de evenementenorganisatoren die een subsidierelatie met de gemeente hebben (gehad) zijn om feedback gevraagd. Naar aanleiding van de feedback zijn begrippen en taalgebruik vereenvoudigd. Een extra beslistermijn voor evenementen die in het eerste kwartaal plaatsvinden is mogelijk gemaakt. Er worden standaardformulieren ontwikkeld. En hoewel er momenteel gewerkt wordt op basis van vertrouwen, is het wenselijk meer inzicht te hebben in de werkelijke kosten of een verslag na afloop van het evenement. Geadviseerd besluit: Het college besluit de gemeenteraad voor te stellen de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2024, zoals opgenomen in bijlage 'Subsidieverordening evenementen Den Helder 2024 versie 15-5-2024' vast te stellen.

Aanleiding en context In het collegeprogramma voor de periode van 2022-2026 is opgenomen dat de huidige subsidieverordening evenementen uit 2020 in het tweede kwartaal van 2024 wordt herzien. Deze herijking is belangrijk om ervoor te zorgen dat de subsidieverordening aansluit bij de actuele ontwikkelingen en behoeften binnen onze gemeenschap. In het eerste kwartaal van 2024 is de huidige subsidieverordening evenementen uit 2020 geëvalueerd met zowel de interne als externe commissie en evenementenorganisatoren uit Den Helder. De interne commissie bestaat uit zeven medewerkers van diverse teams binnen onze gemeente, elk met hun eigen betrokkenheid bij de subsidieverordening evenementen. De externe commissie bestaat uit elf leden zonder directe banden met de gemeente, maar met specifieke kennis en ervaring relevant voor het plannen, organiseren en/of beoordelen van evenementen. Tijdens de evaluatie met zowel de interne als externe commissie is feedback verzameld via digitale vragenlijsten over verschillende aspecten van de huidige subsidieverordening, zoals de aanvraagtermijn, beslistermijn en indieningsvereisten. Daarnaast is onder evenementenorganisatoren uit Den Helder die tussen 2020 en 2024 een subsidierelatie met de gemeente hebben gehad of momenteel hebben, een digitale enquête uitgezet om dezelfde feedback te verzamelen.

In totaal zijn er 22 reacties ontvangen op de 45 uitgezette enquêtes. Doelen en resultaten Het vaststellen van de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2024 draagt bij aan het bevorderen van een levendig en gevarieerd evenementenaanbod binnen de gemeente. De gemeente streeft ernaar om organisatoren te stimuleren om evenementen van hoge kwaliteit te organiseren, die niet alleen bijdragen aan de culturele, sociale en economische ontwikkeling van de regio, maar ook beter inspelen op de actuele behoeften van de gemeenschap. Bovendien wordt de verordening door de herijking toegankelijkheid voor organisatoren en draagt de herijking bij aan het stimuleren van de lokale economie en het versterken van het imago van de gemeente. Als resultaat van de herziening zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd, zoals een vereenvoudiging van de taal en begrippen in de verordening om de leesbaarheid te vergroten. Daarnaast is de 000026533- pag. 1 van 3

aanvraagtermijn aangepast om tegemoet te komen aan de wensen van evenementenorganisatoren, met nu twee termijnen per jaar in plaats van één. Dit heeft als gunstige gevolg voor evenementen die aan het begin van het jaar plaatsvinden, dat eerder besluiten kunnen worden genomen over de goedkeuring van subsidies, weliswaar onder voorbehoud van goedkeuring van de Programmabegroting door uw raad. Verder wordt een standaardformat geïntroduceerd voor aanvragers, waardoor het invullen van verschillende onderdelen wordt vergemakkelijkt en gestandaardiseerd. Ten slotte is er meer transparantie gecreëerd door de vraag naar inzicht in begrotingen of verslagen na afloop van evenementen. Deze verbeteringen leiden tot een verhoogde efficiëntie, een grotere toegankelijkheid en een betere ondersteuning van evenementen, waardoor de impact en relevantie van deze activiteiten binnen de gemeenschap worden versterkt. Kaders en omstandigheden Coalitieakkoord 2022-2026 'Samenwerken in vertrouwen, aan vertrouwen': Inzetten op meer evenementen, zoals festivals. Collegeprogramma 2022-2026 gemeente Den Helder: Breed aanbod van evenementen en festivals. Helders Perspectief 2.0, Uitvoeringsprogramma 2024-2027: Evenementen vertellen het brede verhaal van Den Helder, versterken de profilering van Den Helder en dragen bij aan aantrekkelijke stad.

Strategische uitgangspunten Omgevingsvisie 2024: Evenementen op Willemsoord maakt dit gebied tot een levendig en kenmerkend onderdeel van Den Helder en voegen karakter en beleving toe aan het Stadshart. Beleidskader Toerisme 'Den Helder bruist!': Evenementen mogelijk maken en stimuleren. Dit beleidskader wordt in 2024 herzien. Beleidskader 'Cultuur kleurt het leven': Den Helder als culturele hart van de regio en het op de kaart zetten van Den Helder. Dit beleidskader wordt in 2024 herzien. Beleidskader Cultureel Erfgoed 'Oog voor het verleden, visie op de toekomst': Inzetten op cultuurtoerisme en (beleving van) erfgoed versterken. Dit beleidskader wordt in 2025 herzien. Beleidskader Sport 'Den Helder beweegt vooruit': Stimuleren van sportieve evenementen. Evenementennota 2020: Deze nota sluit aan op de wens van de organisatoren meer informatie te verstrekken over het moment waarop en op welke manier een vergunning moet worden aangevraagd, welke procedures en welke voorschriften gelden. Algemene subsidieverordening Den Helder (Asv): de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2024 is een zelfstandige verordening die gebaseerd is op de systematiek van de Asv. De Asv wordt in 2025 herzien. Wanneer de beleidsuitgangspunten daartoe aanleiding geven wordt de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2024 daarop aangepast.

Argumenten en alternatieven De resultaten van de digitale vragenlijsten en enquête leveren feedback op en hebben inzicht geboden in de wensen en behoeften van zowel de interne als externe commissies, evenals de evenementenorganisatoren, met betrekking tot welke aspecten van de huidige subsidieverordening voor evenementen geactualiseerd moeten worden. Met deze inzichten als leidraad is de verordening herzien. Hierdoor sluit de verdeling van het jaarlijks beschikbare budget voor evenementensubsidies beter aan op de behoeften van alle betrokken partijen. Het alternatief is dat we niet tot herijking van de subsidieverordening evenementen overgaan. Daarmee vindt geen actualisatie van de regelgeving rondom evenementensubsidies plaats en wordt de kans op optimalisatie van de regelgeving niet benut. Duurzaamheid Niet direct van toepassing op dit voorstel. Om duurzaamheid bij de evenementenorganisatoren te stimuleren, wordt dit punt wel meegewogen in de beoordeling van de subsidieaanvragen (er kunnen extra punten worden verdiend wanneer de organisatie voor het evenement een aantal maatregelen neemt om te verduurzamen). Bestuurlijke vernieuwing Zowel de interne als externe commissies en evenementenorganisatoren uit Den Helder zijn actief betrokken bij het herzieningsproces van de huidige subsidieverordening voor evenementen.

In het eerste kwartaal van 2024 werden zowel de interne als externe commissieleden uitgenodigd om deel te nemen aan evaluatiesessies waarin zij feedback konden geven over verschillende aspecten van de huidige subsidieverordening, zoals de aanvraagtermijn, beslistermijn en indieningsvereisten. De zeven interne commissieleden brachten elk hun eigen expertise en betrokkenheid bij de subsidieverordening evenementen in, wat resulteerde in een goed beeld van de wensen, behoeften en uitdagingen. De elf leden van de externe commissie, met specifieke kennis en ervaring relevant voor het plannen, organiseren en beoordelen van evenementen, brachten een frisse en onafhankelijke kijk op de bestaande subsidieverordening. Daarnaast is een digitale enquête verspreid onder evenementenorganisatoren uit Den Helder die tussen 2020 en 2024 een subsidierelatie met de gemeente hebben gehad of momenteel hebben, om hun inbreng te verzamelen en te integreren in het herzieningsproces. Deze gezamenlijke inspanningen hebben geleid tot een cruciale rol voor zowel de interne als externe commissies, samen met evenementenorganisatoren, bij het herzien van de subsidieverordening voor evenementen. Hierdoor sluit de herziene verordening beter aan op de behoeften van alle betrokken partijen.

000026533- pag. 2 van 3

Financiële consequenties Dit advies heeft betrekking op het vaststellen van een nieuwe subsidieverordening voor evenementen door de gemeenteraad. De subsidieverordening regelt de wijze waarop de subsidieaanvragen beoordeeld worden. Daarmee beïnvloedt deze verordening de wijze waarop het door de gemeenteraad vast te stellen budget wordt besteed. Uitvoering en Planning Na vaststelling zal bekendmaking van de verordening plaatsvinden en treedt de verordening in werking. Communicatie Na de besluitvorming worden zowel de interne als externe commissie en de evenementenorganisatoren geïnformeerd over de nieuwe subsidieverordening evenementen en de bijbehorende nadere regels. Ook wordt een persbericht gemaakt waarin de belangrijkste wijzigingen en richtlijnen worden uiteengezet. Daarnaast wordt een informatiebijeenkomst georganiseerd om uitgebreider in te gaan op de inhoud van de verordening en om eventuele vragen te beantwoorden. Op deze manier bieden we alle betrokkenen helderheid en bevorderen we een soepele overgang naar de nieuwe verordening.

000026533- pag. 3 van 3