Document · PDF

Programmabegroting RHCA 2025.pdf

Gemeenteraad 10 juni 2024, gemeente Den HelderBij agendapunt: 9: Voorstel zienswijze jaarrekening 2023 en begroting 2025 GR Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA).7.611 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Programmabegroting 2025

INHOUDSOPGAVE PAGINA Inleiding en besluitvorming

1. Programma Regionaal Archief

1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens) 1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling) 1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen) 1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2025

4 5 10 10

2. Paragrafen 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2.2 Bedrijfsvoering 2.3 Beleidsindicatoren 2.4 Onderhoud kapitaalgoederen 2.5 Financiering 2.6 Overzicht overhead 2.7 Verbonden partijen

11 11 12 13 14 14 17 17

3. Financiële begroting 3.1 Financiële begroting 2025 3.2 Meerjarenperspectief

18 18 19

Bijlagen Ia Financiële kaders en uitgangspunten Ib Bijdrage per gemeente II Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar

20 20 21

INLEIDING EN BESLUITVORMING

Hierbij bieden wij u de programmabegroting 2025 en het meerjarenperspectief tot en met 2028 van het Regionaal Archief / Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) aan. Deze begroting is gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten en opgesteld op basis van het Beleidsplan 2024-2028. Er is zoveel als mogelijk rekening gehouden met de door de Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord voorgestelde indeling van de begroting. De ramingen uit de voorgaande programmabegroting zijn als uitgangspunt genomen en opnieuw beoordeeld. Hierbij is rekening is gehouden met een indexering conform de kennisgeving vanuit de Regietafel. In deze begroting zijn de meest recente inzichten gebruikt van begin 2024. De belangrijkste hiervan zijn de realisatie over 2023, de maatschappelijke ontwikkelingen rond inflatie, stijgende energielasten en hogere personeelskosten en veranderingen als gevolg van wetswijzigingen. Conform het vigerende beleidsplan zullen in 2025, naast het voortzetten van de kerntaken, twee thema’s extra aandacht krijgen: het duurzaam bewaren van de digitale overheidsinformatie in het edepot en het vergroten van de digitale dienstverlening aan burger en aangesloten overheden. Het project E-depot verloopt volgens planning en het streven is om binnen enkele jaren alle bij de GR aangesloten overheden hierop aan te sluiten.

Voor de digitale dienstverlening zullen bestaande producten (zoals digitaliseren op verzoek, het geschiedenislokaal, het E-loket bouwdossiers en het WOO-loket) verder ontwikkeld worden. Tevens zal gewerkt worden aan de vernieuwing van de website in verband met het beschikbaar komen van een nieuwe versie van het systeem waarmee we onze collectie beheren en beschikbaar stellen, waarbij ook de techniek van de linked open data wordt geïntroduceerd. Andere punten die in deze begroting terug te vinden zijn, zijn onder meer het uitvoeren van de overige wettelijke taken: advies- en inspectietaak en beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995. Ook het digitaliseringsbeleid, waarmee meer bronnen gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger zal aandacht blijven krijgen, evenals het via de website, social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis en de eigen collectie onder de aandacht van het brede publiek brengen.

Het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 4 april 2024, besluit: vast te stellen de Begroting 2025 en het Meerjarenperspectief 2026-2028.

Alkmaar, 10 juli 2024

A. Schouten, voorzitter

P. Post, directeur/secretaris

Programma Regionaal Archief

1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens) Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 9 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Missie Het Regionaal Archief Alkmaar is een betrouwbare bron van informatie voor zowel de overheid als het algemene publiek. Wij bewaren historische documenten en informatie die het geheugen van onze samenleving vormen en onze beslissingen voor de toekomst mede bepalen. Wij maken deze informatie voor iedereen toegankelijk en houden deze langdurig toegankelijk, zodat ook toekomstige generaties hierover kunnen beschikken. Wij zijn van mening dat toegang tot informatie, zowel analoog als digitaal, cruciaal is voor een gezonde democratie. Daarom spelen wij door middel van ons werk een actieve rol in de bevordering van transparantie, verantwoordingsplicht en maatschappelijke betrokkenheid. Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995. Dat bestaat uit het toezicht op de niet overgebrachte archieven (inspectie), de wettelijke adviestaak, het toezien op en begeleiden van het overbrengen van archieven, het behoud en beheer van de in de archiefbewaarplaats bewaarde archieven en het beschikbaar stellen van deze archieven zodat iedereen deze archieven kan raadplegen.

Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied. Dit komt neer op de volgende taken: - management en ondersteuning; - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - in stand houden, uitbreiden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografisch-historische atlas; - het uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief; - het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van overheidsarchieven; - beschikbaar stellen van informatie op de studiezaal; - beschikbaar stellen en toegankelijk maken van informatie via de website, social media en e-loket; - ondersteunen van gebruik van de bronnen in de studiezaal en online; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; 4

- bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen en het samenwerken met historische verenigingen. 1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling) Visie1 We streven ernaar een gastvrije en inclusieve omgeving te creëren die verkenning en ontdekking van informatiebronnen aanmoedigt voor alle groepen in de samenleving, en wij streven naar uitstekende dienstverlening aan iedereen die onze hulp nodig heeft in de zoektocht naar betrouwbare (historische) informatie. Dat geldt voor iedereen, nu en in de toekomst: van de bestuurders en ambtenaren tot de inwoners, van onderzoekers tot ontwikkelaars van digitale datatoepassingen. We gebruiken best practices en innovatieve technieken om onze informatiebronnen niet alleen steeds toegankelijker te maken, maar voor de langere termijn ook toegankelijk te houden, zodat komende generaties ze kunnen raadplegen bij toekomstige maatschappelijke vraagstukken. Onze instelling fungeert als een brug tussen verleden, heden en toekomst, en ondersteunt individuen en gemeenschappen met het vastleggen, bewaren en onderzoeken van hun geschiedenis en erfgoed.

Met ons werk proberen we een dieper begrip van ons verleden te bevorderen en een gevoel van maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid te stimuleren bij iedereen die omgaat met onze archieven en collecties. De collectie van het Regionaal Archief is een publiek goed. Iedereen moet daar zijn voordeel mee kunnen doen. Van de bestuurders en ambtenaren tot de inwoners. Van onderzoekers tot ontwikkelaars van digitale datatoepassingen. Daarbij gaat het niet alleen om de actuele behoeften van mensen nu. Het draait evenzeer om de behoeften van mensen die zich in de toekomst om welke reden dan ook bezighouden met het verre en het nabije verleden van de dorpen en steden in het werkgebied van het Regionaal Archief.

Rekening houdend met de kernwaarden ‘betrouwbaar, voor iedereen en maatschappijbewust’ stellen we voor de komende jaren de volgende punten centraal: - duurzame digitale toegankelijkheid: • het verder ontwikkelen als Kenniscentrum duurzame toegankelijkheid, met name voor de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling (e-loket bouwvergunningen, Woo-loket, advisering); • het ontwikkelen als regionale kennispartner, onder meer door het ondersteunen van historische verenigingen en lokale musea door het aanbieden van een collectiebeheeromgeving en adviseren op het gebied van beheer en behoud van zowel analoge als digitale informatie en objecten; - voor iedereen: • verder ontwikkelen van de digitale dienstverlening, onder meer door betere en integralere zoekmogelijkheden in de archieven en collecties met behulp van nieuwe technieken als linked open data en het uitbreiden van scannen op verzoek; • collecties relevanter en interessanter maken voor zoveel mogelijk gemeenschappen in het werkgebied door meer spreiding in regio, leeftijd, gender, migratieachtergrond en religie; - milieubewust: • zowel de digitale (‘Green-IT’) en analoge archieven (klimaatbeheersing in het depot) slimmer en groener beheren; - historisch geweten: • faciliteren en participeren in historisch onderzoek naar voor het werkgebied relevante kwesties (zoals bijvoorbeeld het recente onderzoek naar Joods vastgoed in

de regio, nieuwe visies op het beleg van Alkmaar en de regio en het slavernijverleden van Alkmaar).

Zoals verwoord in het Meerjarenbeleidsplan 2024-2028.

Financiële situatie Een groot deel van de kosten voor het Regionaal Archief behoren tot de huisvestings- en personele lasten (ruim 80%) in de begroting. Bij de ingebruikname van het depot was een groot deel van de beschikbare ruimte nog niet in gebruik voor de eigen archieven. Sindsdien is er succesvol getracht deze ruimte extern te verhuren. Met deze inkomsten konden de huisvestingslasten gedempt worden. Hierdoor hoefden de gemeenten de afgelopen jaren niet de volledige huisvestingslasten te dragen. Door de (vervroegde) overbrenging van archieven van aangesloten gemeenten en de binnenkort in te voeren verkorting van de overbrengingstermijn (van 20 naar 10 jaar), wordt elk jaar minder ruimte (langdurig) beschikbaar voor eventuele nieuwe huurders. Mede daarom wordt de grootte van de verwachte instroom regelmatig gemonitord, waarbij ook rekening gehouden wordt met de instroom van particuliere archieven. Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Op grond van de Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen.

Dit met de volgende doeleinden: - bewijs en geheugen voor overheid en burger; - tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats; - geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. De acquisitie van particuliere archieven zal voortgezet worden zoals verwoord in het beleidsplan. Extra aandacht wordt gegeven aan het inclusiever collectioneren met aandacht voor regionale spreiding, leeftijd, gender, migratieachtergrond en religie. Kengetallen/indicaties

werkelijk 2023

begroot 2024

begroot 2025

64 98

300 50

200 70

357 687

300 500

64 6.132

70 7.000

Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Archieven & Collecties RAA 13.934 Hoogheemraadschap Noorderkwartier 826 Verhuur derden 1.314

14.000 825 1.700

14.250 830 1.500

16.077m1

16.525m1

16.580m1

1.320

2.000

Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Wetenschappelijke bibliotheek: aantal aanwinsten (titels) aantal beschrijvingen (titels) Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen

Totaal Omvang e-depot (in Gb) Archieven en collecties gemeenten en particulier Digitaal depot (e-depot)

Gemeenten werken digitaal en vormen daarmee digitale archieven. Omdat ook deze archieven volgens de Archiefwet overgebracht moeten worden naar het Regionaal Archief, beschikt het Regionaal Archief over een ‘digitaal depot’ (e-depot, een voorziening om digitale informatie langdurig te bewaren) dat voldoet aan de hieraan gestelde wettelijke eisen. 6

Zoals eerder besloten door het Algemeen Bestuur zullen de kosten voor het aantal gebruikte Terabyte aan opslag in het e-depot, vooralsnog doorberekend worden aan de betreffende gemeenten. Dat betekent dat met de groei van het aantal Tb in het e-depot, ook de kosten hiervoor jaarlijks zullen stijgen. Om de hoeveelheden over te brengen informatie, en daarmee ook de bijbehorende extra werkzaamheden en kosten, in te kunnen schatten, voert het Regionaal Archief regelmatig de Monitor Digitale Informatie uit. Hiermee wordt tevens zicht verkregen op andere bepalende gegevens, zoals gebruikte opslagformaten, gebruikte applicaties, toekomstige risico’s en waar de prioriteiten voor overbrenging liggen. Voor de gemeenten zelf kunnen nog kosten ontstaan voor bijvoorbeeld de (indien nodig) aanpassing van systemen en data om aansluiting op het e-depot mogelijk te maken en de data te kunnen ingesten in het e-depot (zoals invoering/mapping TMLO/MDTO, standaard koppelingen etc.). Voor het Regionaal Archief zelf betekent de ontwikkeling van het e-depot dat er continu aandacht moet zijn voor de ontwikkeling van de aanwezige kennis en competenties. Met de toename van de overgebrachte digitale archieven zal er in de toekomst ook extra werk ontstaan door taken rond het duurzaam beheer en het beschikbaar stellen van deze informatie aan burgers en ambtenaren.

Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht (art. 32, Archiefwet 1995). Deze inspectietaak is de afgelopen jaren ingewikkelder en omvattender geworden, onder meer door de toenemende digitalisering e verschillende samenwerkingsvormen tussen gemeenten. Daarnaast kwam er door gewijzigde regelgeving voor de gemeenten de verplichting tot invoering van twee nieuwe instrumenten: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Het SIO is een structureel overleg dat tot taak heeft de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding voor te bereiden en te regisseren. Hotspots zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die hebben geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers, of burgers onderling. Veelal betreft dit zaken die veel maatschappelijke onrust hebben veroorzaakt, zoals de coronacrisis. Als de hotspots zijn vastgesteld, wordt bekeken of er archiefstukken uitgezonderd dienen te worden van vernietiging. Voor het Regionaal Archief kan een dergelijke aanwijzing ook aanleiding zijn om particuliere archieven die hierop betrekking hebben te acquireren.

Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. De toename van de bronnen die via internet te raadplegen zijn, en de inzet van social media en de digitale dienstverlening in het algemeen, heeft de afgelopen jaren geleid tot een toename van de raadpleging van de website en van onze bronnen die via andere webportalen raadpleegbaar zijn. De website zal 2024-2025 aangepast moeten worden aan de nieuwe ontwikkelingen, met name de release van een nieuwe versie van het collectiebeheersysteem waarmee we onze bronnen aan het publiek presenteren en doorzoekbaar maken. Het beleid om de historie en historische gebeurtenissen van de regio middels de diverse communicatiekanalen onder de aandacht van het publiek te brengen zal voortgezet worden. Een groot deel van de communicatie met het publiek loopt inmiddels al via kanalen als Facebook, YouTube, Twitter en Instagram en nieuwsbrieven. Daarnaast blijft het Regionaal Archief gebruik maken van de al langer bestaande kanalen, zoals de artikelenreeks ‘Dat was toen’, die wekelijks verschijnt in de Alkmaarsche Courant.

Ook werkt het Regionaal Archief actief mee aan het uitgeven van boeken en andere producten, zoals ansichtkaarten, reproducties van oude land- en stadskaarten en het verlenen van medewerking aan publicaties, tentoonstellingen of activiteiten van derden.

Educatie vormt een belangrijk onderdeel van de activiteiten. Een groot aantal leerlingen, uit zowel het primair als secundair onderwijs, komt met de klas naar het archief. Om ook de leerlingen van scholen die verder van het archiefgebouw af liggen de mogelijkheid te geven te werken met historische bronnen uit hun eigen omgeving, is op de website het ‘Geschiedenislokaal’ beschikbaar. Dit is een ‘online bronnenbox’ waarmee scholen uit het hele werkgebied bereikt kunnen worden, opgezet in overleg met diverse docenten. Alhoewel het voor iedereen een interessante ingang kan zijn, is de primaire doelgroep de onderbouw van het middelbaar onderwijs. Het stimuleren van het bezoek (en onderzoek) van studenten van vervolgopleidingen is een extra aandachtspunt. Regelmatig ontvangen we groepen MBO-studenten. Op individuele basis komen universitaire studenten uit het hele land naar het archief om onderzoek te verrichten voor hun stage of afstudeerscriptie. Ook worden werkgroepen ontvangen die in het kader van hun collegereeks een rondleiding krijgen of ter plekke onderzoek verrichten. Om dit te stimuleren wordt contact onderhouden met vakgroepen in het hoger onderwijs, waarbij ook de mogelijkheid om stage te lopen bij het Regionaal Archief onder de aandacht wordt gebracht.

Daarnaast geven wij cursussen en workshops aan de buitenschoolse doelgroepen, zowel in ons eigen gebouw, online en op locatie in de regio. Met het geven van deze cursussen wordt de zelfredzaamheid van de bezoekers vergroot, waardoor het gebruik van archieven wordt vergroot en de werkdruk op de studiezaal afneemt. Immers, nieuwe en onervaren bezoekers vragen meer aandacht, evenals de klanten die moeite hebben met het raadplegen van online catalogi. Door middel van de scholing, de begeleiding van nieuwe doelgroepen en het organiseren van activiteiten is het Regionaal Archief een ‘historische werkplaats’, waar mensen onderzoek doen, nieuwe vaardigheden leren, samenwerken, onderzoeksresultaten beschikbaar stellen, meehelpen met het toegankelijk maken van bronnen en met het vervaardigen van publieksproducten. Vooral het werk van de vrijwilligers blijft hierbij belangrijk. In de laatste landelijke klanttevredenheidsonderzoeken (de zgn. ‘Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven’, uitgaande van de branchevereniging van archiefinstellingen in Nederland) scoorde het Regionaal Archief altijd bovengemiddeld. Het streven is om ook de volgende keer weer ‘bovengemiddeld’ te scoren. Kerngegevens Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximum aantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studie-leeszaal dagdelen

238 46 8

Kengetallen/indicaties

Aantal bezoeken studiezaal Aantal bezoeken overig2 Aantal paginaweergaven website Aantal ‘volgers’ Facebook Aantal ‘volgers’ X (voorheen Twitter)

werkelijk 2023

begroot 2024

begroot 2025

2.497 1.700 3.274.195 5.562 2.387

2.500 2.000 4.000.000 5.500 2.500

2.600 2.000 3.500.000 5.750 2.500

Digitalisering Om de collectie beter (en via internet) toegankelijk te maken en de veel geraadpleegde stukken te beschermen voor achteruitgang, zal de digitalisering van veel geraadpleegde collectieonderdelen voortgezet worden. De vraag naar digitale informatie zal in de toekomst blijven groeien, dus blijven we ook in 2025 met name foto’s, kranten, historische tijdschriften en genealogische bronnen digitaliseren. Het ‘digitaliseren op verzoek’ (of ’scanning on demand’) zal uitgebreid worden. Hiermee sluit het 2

Betreft bezoekers en/of deelnemers aan evenementen, cursussen/workshops, rondleidingen, leerlingen basisonderwijs en tentoonstellingen.

Regionaal Archief aan bij wensen van 21e-eeuwse archiefgebruikers, die graag de archiefstukken en andere collectieonderdelen willen kunnen raadplegen op het moment en de plek die hen het beste uitkomt. Hiermee verschuift de keuze voor de te digitaliseren objecten van aanbodgericht naar vraaggericht. Daarnaast is het een versterking van de dienstverlening aan de regio, omdat archiefgebruikers voor het raadplegen van een of enkele bronnen niet meer naar de fysieke studiezaal in Alkmaar hoeven te komen. Om de oude documenten, die vaak in voor veel mensen onleesbaar handschrift zijn geschreven, voor iedereen leesbaar te maken, zal gekeken worden in hoeverre de inzet van kunstmatige intelligentie hiervoor toegepast kan worden. Praktisch gezien geen probleem, alleen financieel nog wel een uitdaging. Met het gratis toegankelijk stellen van deze informatie wordt uitvoering gegeven aan de verplichtingen die de Wet hergebruik overheidsinformatie oplegt aan archiefdiensten. Kengetallen/indicaties Aantal pagina’s digitaliseren: bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.) atlas archieven

werkelijk 2023

begroot 2024

begroot 2025

17.386 11.700 55.000

50.000 7.500 100.000

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening: samenwerking en regionalisering Gestreefd wordt naar verbetering van de regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening en –beheer en cultuurhistorisch beleid. Daartoe zijn er in de afgelopen jaren diverse initiatieven ontplooid in samenwerking met verschillende erfgoedinstellingen, zoals historische verenigingen, musea, bibliotheken en naburige archiefdiensten. Ook samenwerking op regionaal en landelijk gebied in projecten als Metamorfoze, WieWasWie, Openarch.nl, Oorlogsbronnen.nl, Charterbank NL, Delpher en Europeana dient hier vermeld te worden. Verder zal zo veel mogelijk informatie beschikbaar gesteld worden als ‘open informatie’. Dit naar aanleiding van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). Iedereen wordt zo in staat gesteld iets met de informatie te doen het te gebruiken, ook voor commerciële doeleinden. Aangezien wij zeker moeten weten dat het om rechtenvrije informatie gaat, moet dit proces zorgvuldig uitgevoerd worden. De samenwerking met historische verenigingen en erfgoedinstellingen in het ontsluiten van de bronnen wordt voortgezet.

Door de regionale bronnen via het internet te ontsluiten, mede door de inzet van vrijwilligers, is het mogelijk de historische informatie 24 uur per dag, 7 dagen per week, beschikbaar te maken voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woonen/of geboorteplaats en –streek. Ook wordt hiermee het doel bereikt om een deel van de geïnteresseerden actief te betrekken bij deze informatie door het opzetten van interactieve onderdelen op de website. Vele vrijwilligers werken nu al met de invoermodules van het Regionaal Archief, zodat ze op ieder moment vanaf huis kunnen inloggen en werken aan het toegankelijk maken van het bronnenmateriaal. In samenwerking met de historische verenigingen zijn inmiddels bijna alle tijdschriften en jaarboeken die de historische verenigingen in ons werkgebied uitgeven, gedigitaliseerd en via de website van het Regionaal Archief beschikbaar gesteld. Daarnaast stelt het Regionaal Archief haar digitale infrastructuur (beeldbank en collectiebeheersysteem) beschikbaar voor gebruik door de historische verenigingen en kleine musea. Zij kunnen dan hun digitale en gedigitaliseerde collecties via de databases en website van het Regionaal Archief op internet zetten.

Daar de meeste historische verenigingen niet beschikken over een veilige en geklimatiseerde opslag bieden wij de mogelijkheid om kostbare en unieke archiefstukken bij ons op te slaan. Dankzij deze samenwerking kan het materiaal voor de toekomst veiliggesteld worden en wordt het bovendien voor een groot publiek zichtbaar. 9

Zo blijven wij de samenwerking met de historische verenigingen zoeken, en daar waar gewenst onze kennis delen over beheer en ontsluiting van lokale collecties. En op onze beurt blijven wij graag gebruik maken van de kennis van de lokale geschiedenis die bij de verenigingen aanwezig is. Hiermee kunnen bronnen beter ontsloten worden, gerichter acquisitie uitgevoerd worden en vragen van gebruikers beter beantwoord worden. 1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen)

Baten en lasten 2025 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 3.362.731 € 2.814.479 € 548.252 positief

Als gevolg van de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen, is de exploitatie verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead, sluit de begroting met een saldo van € 0,-. 1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2025 Ove rzicht b ate n e n laste n Bate n

Be g ro ting 2025 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Laste n

3.362.731

Sald o

2.814.479

548.252

-548.252

3.362.731

Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Sald o van b ate n e n laste n Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Mutatie re se rve s Re sultaat

3.362.731

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. In de 2025 is sprake van begrotingsevenwicht.

Paragrafen

2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten een algemene reserve gevormd om als buffer te dienen om schommelingen in het resultaat op te vangen. Dergelijke schommelingen kunnen diverse redenen hebben, onder meer door fluctuaties in de afname van opslag en bewaren van particuliere archieven of via onvoorziene uitgaven. Daarnaast is het risico dat een aanvullende dienstverlening in het geheel niet meer wordt afgenomen. In deze paragraaf zijn mogelijke risico’s belicht die niet cijfermatig in de begroting zijn opgenomen. Risico’s Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen Begin 2024 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden 2. Hogere energiekosten

Ad.1 Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat de verhuur van archiefruimte vermindert is een continu aanwezig risico. De overeenkomsten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit onderdeel van € 12.500 voldoende. Ad. 2 Hogere energiekosten

De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Inmiddels lijkt er enige rust op de energiemarkt weergekeerd te zijn, maar voor de langere termijn blijft het onzeker. Op dit moment zijn de gestegen energiekosten meegenomen in de begroting, maar het risico op prijsstijgingen blijft. Bij een schatting van een maximaal risico van € 70.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 52.500. In het kader hiervan kan ook het streven naar een meer energieneutrale klimaatinstallatie genoemd worden. Op dit moment bevinden de ontwikkelingen zich in de planfase, hiervoor is de bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging beschikbaar.

Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal risico 50.000 70.000

1. Minder opbrengsten aanvullende diensten 2. Hogere energiekosten

Risico Laag Hoog

Bedrag risico 12.500 52.500 65.000

Hier tegenover staat een Algemene reserve per eind 2023 van € 69.302 tegenover. Over 2023 is een negatief resultaat behaald van € 36.703. Voor de bestemming van dit resultaat wordt een voorstel ingediend om dit te betrekken uit de bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging. Volgens de definitie dat alleen de Algemene Reserve het weerstandsvermogen vormt, is tegenover een benodigd bedrag van € 65.000 na bestemming van het resultaat over 2023, voldoende algemene reserve aanwezig. De conclusie is dat het Regionaal Archief beschikt over voldoende weerstandsvermogen om de huidige risico’s voor 2024/2025 te dekken maar voor de periode erna is niet zeker of er voldoende weerstandsvermogen aanwezig is. Eén en ander hangt af van de eerdergenoemde ontwikkelingen. 11

Overzicht verloop reserves Onderstaand overzicht omvat de stand en het verloop van de reserves voor de komende jaren, met de uitgangspunten die in de (meerjaren)begroting gemaakt zijn. In dit overzicht is de voorgestelde resultaatbestemming over 2023 verwerkt. Indien afwijkend wordt besloten, zal de omvang van de algemene reserve en die van de bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging eveneens wijzigen. sald o 31-122023

mutatie 2024 *1)

sald o 31-122024

mutatie 2025

sald o 31-122025

mutatie 2026

sald o 31-122026

mutatie 2027

sald o 31-122027

mutatie 2028

sald o 31-122028

Reserve Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging

322

43-

280

To taal Re se rve s

392

37-

355

*1) Het negateieve resultaat over 2023 bedraagt € 36.703. De maximaal toegestane algemene reserve bedraagt eind 2023 2,5% van het kostentotaal over 2023. De toegestane algemene reserve bedraagt daarmee per eind 2023 € 75.287. In het voorstel voor resultaatbestemming wordt deze dotatie opgenomen. Hierin zal eveneens voorgesteld worden om het negatieve resultaat over 2023, gecorrigeerd voor de dotatie aan de algemene reserve aan de bestemmingsreserve Durzaamheid en lastenstijging te onttrekken. De voorgestelde onttrekking bedraagt dan € 42.687.

2.2 Bedrijfsvoering In deze paragraaf gaan we in op verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering om een indruk te geven van de wijze waarop het primaire proces van het RHCA ondersteund wordt.

De organisatie ziet er globaal als volgt uit: Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Directie

Collectiebeheer en Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

Financieel Alle financiële werkzaamheden, met uitzondering van de treasury-functie, zijn uitbesteed aan de afdeling Financiën van de GGD Hollands Noorden. Automatisering Het automatiseringsbeleid voor 2025 blijft gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Dit houdt in de beschikbaarheid van e-mail, netwerk en hardware van 99% van de week ofwel een uitval van niet meer dan 10 uur per jaar. De werkzaamheden op het gebied voor kantoorautomatisering zijn grotendeels uitbesteed aan een automatiseringsbedrijf. 12

Investeringsbeleid Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner dan € 10.000 niet als investeringen worden gezien, tenzij er sprake is van cumulatie van aanschaffingen met eenzelfde karakter in het jaar. In dat geval zal activering wel plaatsvinden. Voorbeelden van vervangingsinvesteringen nieuwe stijl zijn alle vervangingen van computers. Personeel en organisatie Met betrekking tot de ontwikkeling van de medewerkers zal aan het op peil houden van de deskundigheid van personeel veel aandacht worden geschonken. De ondersteunende taken op dit gebied zijn uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Huisvesting In 2025 is het Regionaal Archief ruim 10 jaar gevestigd in het pand aan de Bergerweg. Een aantal zaken zal tegen die tijd aan vernieuwing toe zijn, zoals bijvoorbeeld een deel van de vloerbedekking en het meubilair. Ook de permanente tentoonstelling zal in deze periode deels vernieuwd moeten worden. Tevens zal gekeken worden of er aanpassingen nodig zijn in de studiezaal. Voor deze punten is een investeringsbedrag geraamd voor 2023 dat nog niet is uitgegeven. De lasten hiervoor zijn wel in de begroting 2025 opgenomen waarbij het uitgangspunt is dat investering in de loop van 2024 (en eventueel in 2025) plaatsvindt. In 2024 wordt gewerkt aan een onderzoek naar de klimaatinstallaties van depot- en kantoorgebouw.

Er wordt gestreefd naar een meer klimaatneutrale installatie, waarbij ook een koelvoorziening voor de studiezaal en kantoren wordt meegenomen. Een lager energieverbruik is niet alleen voor het milieu een goede zaak, ook kan hiermee de stijging van de energietarieven gedempt worden. En als laatste is met de hoge zomertemperaturen het werkklimaat in studiezaal en kantoren niet meer geschikt, zowel voor de medewerkers als voor de kwetsbare archiefstukken. Hogere lasten als gevolg van de hiervoor benodigde investering zouden betrokken kunnen worden uit de hiervoor in het leven geroepen bestemmingsreserve .Waarschijnlijk zullen de werkzaamheden in de periode 2024-2025 plaatsvinden.

2.3 Beleidsindicatoren In de onderstaande tabel zijn de relevante beleidsindicatoren opgenomen die volgens het BBV in de programma’s en programmabegroting moeten worden opgenomen. Omschrijving

Score

Inwoners 1-1-2024 (voorlopig, basis voor de

459.609

gemeentelijke bijdrage)

Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

1.620.448 3,53

Formatie (exclusief inhuur) 2025 Formatie per 1.000 inwoners

21,21 0,046

Bezetting (exclusief inhuur) per 1-1-2024 Bezetting per 1.000 inwoners

17,97 0,039

Kosten inhuur derden Loonsom incl inhuur derden (exclusief overige personeelslasten) Externe inhuur in % van loonsom + kosten inhuur derden

178.342 1.955.824

Overhead Totale lasten Overhead in % van totale lasten

548.252 3.362.731 16,3%

9,1%

2.4 Onderhoud kapitaalgoederen De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is in beginsel bedoeld om inzicht te geven in de vaak ruime aanwezigheid van kapitaalgoederen bij de verschillende gemeenten. Omdat het Besluit Begroting en Verantwoording eveneens van toepassing is op Gemeenschappelijke Regelingen, en bij het RHCA kapitaalgoederen aanwezig zijn, nemen we deze paragraaf ook op in de verslaggeving. De verwachte boekwaarde per 1-1-2025 bedraagt € 108.136 als de eerder geplande, maar niet uitgevoerde, investeringen alsnog in 2024 gedaan worden. Indien de aangekondigde renovatie en verduurzaming van de klimaatinstallatie daadwerkelijk uitgevoerd is, leidt dit tot een extra investering waar de bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenontwikkeling voor bedoeld is. Het bestuur zal van dit project op de hoogte worden gehouden. Vooralsnog zijn de financiële gevolgen hiervan niet in de begroting opgenomen. Rekening houdend met de afschrijvingen in 2025 bedraagt de boekwaarde per eind 2025 € 91.845.

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

Boekwaarde 01-01-2025 108.136 108.136

Investeringen -

Afschrijvingen 16.291 16.291

Boekwaarde 31-12-2025 91.845 91.845

2.5 Financiering

Algemeen In samenhang met de invoering van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) het opnemen van een financieringsparagraaf bij een begroting voorgeschreven. Onderdelen van de financieringsparagraaf zijn de treasury en de wijze van financiering van de bedrijfsvoering. •

Treasury

Eind 2023 heeft het Algemeen Bestuur een herzien Treasurystatuut vastgesteld. Het Treasurystatuut RHCA regelt de verantwoordelijkheden en randvoorwaarden voor het aangaan van, garanderen en verstrekken van geldleningen en uitzettingen. Renterisico Er zijn over het algemeen geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. Op grond van vorenstaande mag worden geconcludeerd dat het RHCA niet of nauwelijks renterisico loopt. Rentevisie De rentevisie is niet gewijzigd ten opzichte van eerdere inzichten en is voornamelijk gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het RHCA heeft, na het aflopen van een lening aan de Vereniging van Gebruikers van de Ambachtsschool, geen garanties verstrekt. Koersrisico Het RHCA heeft geen vastrentende gelden uitstaan en zal ook in 2025 geen gelden vastrentend uitzetten. Derivaten Het RHCA zal geen derivaten gebruiken. 14

Intern liquiditeitsrisicobeheer Het RHCA loopt geen risico door wijzigingen in de liquiditeitsplanning, daar er in de begroting niet met rentebaten uit hoofde van liquide middelen rekening is gehouden. In verband met de gunstige liquiditeitspositie, is het niet noodzakelijk een langlopende lening aan te trekken. Problemen met betrekking tot liquiditeit worden dan ook niet verwacht in de nabije toekomst. •

Wijze van financiering

Algemeen In de begroting 2025 wordt 94,2% van alle inkomsten van het Regionaal Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en voor 5,8% met overige inkomsten. De overige inkomsten bestaan met name uit de vergoedingen voor de beschikbaarstelling van archiefruimte aan derden. De deelnemende gemeenten ontvangen voor de gemeentelijke bijdragen kwartaalnota’s welke zijn gebaseerd op de begroting. Gemeenten en waterschappen (maar ook andere organisaties) nemen (tegen betaling van de kosten) extra diensten van het archief af, bijvoorbeeld voor opslag of digitaliseren op verzoek. Daarnaast verricht het Regionaal Archief op commerciële basis diensten voor derden. Het Archief is actief in het verwerven van fondsen ten behoeve van de uitvoering van projecten.

Financieringssystematiek De bijdrage die de deelnemende gemeenten aan het Regionaal Archief beschikbaar stellen, wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de regels die hiervoor regionaal afgesproken zijn in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR). Jaarlijks worden hiervoor de uitgangspunten in de kadernota vastgesteld. Hiernaast is het Regionaal Archief in het verleden in staat gebleken externe financiering te realiseren om de gemeentelijke bijdrage zoveel mogelijk te beperken. De toekomst zal moeten uitwijzen of dit mogelijk blijft. Hoewel dit een risico omvat, is de verwachting dat dit de komende jaren in ieder geval nog wel het geval blijft.

EMU-saldo Het EMU-saldo van het Regionaal Archief wordt bepaald door het resultaat te corrigeren voor de afschrijvingen en de investeringen die tijdens het jaar gedaan zijn. Volgens de Wet Houdbare OverheidsFinanciën dient dit saldo in de jaarverslaggeving te worden opgenomen. EMU-saldo Resultaat ex mutaties in reserves Afschrijving Investeringen EMU-saldo

2023

2024

2025

2026

2027

-36.703 8.545 -28.157

20.220 120.000 -99.780

16.291 16.291

13.845 13.845

12.000 12.000

2028 12.000 12.000

Balans De geprognotiseerde balans biedt inzicht in de hoofdlijnen van de effecten van de verwachte financiële ontwikkeling van het RHCA in de komende jaren. Ge p ro g no tise e rd e b alans

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028

14.355

108.136

91.845

78.000

66.000

54.000

988.735

244.768 178.544

150.988 178.544

167.279 178.544

181.124 178.544

193.124 178.544

205.124 178.544

1.426.402

354.946

AC TIVA Vaste activa

Materiële vaste activa Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa TOTAAL AC TIVA P ASSIVA Vaste passiva

Eigen vermogen Vlottende passiva

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Overlopende passiva

37.363

1.034.094

TOTAAL P ASSIVA

1.426.402

Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het Regionaal Archief van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het Regionaal Archief niet van toepassing. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

streefwaarde <5%

jaarrekening begroting begroting begroting begroting begroting 2023 2024 2025 2026 2027 2028 -11,4% -7,7% -7,8% -7,9% -8,0% -8,0%

<5% 5-10% 2,5%

-11,4% 24,9% 1,2%

-7,7% 24,9% 0,5%

-7,8% 24,9% 0,3%

-7,9% 24,9% 0,3%

-8,0% 24,9% 0,3%

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2025 -263.101 / 3.362.731 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Bij het Regionaal Archief is geen sprake van een nettoschuld, vandaar de negatieve stand van de schuldquote. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. 16

Definitie: (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% De solvabiliteit is goed te noemen.

Berekening 2025 354.946 / 1.426.402 x 100%

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Definitie: (Saldo van de structurele baten en lasten en saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl. mutaties reserves)) x 100%

Berekening 2025 10.538 / 3.362.731 x 100%

Het overgrote deel van de lasten is structureel van aard, maar de opbrengsten naar verwachting eveneens. Het risico van opzeggen van contracten blijft evenwel bestaan maar de verwachting is dat dit niet tot grote verlagingen leiden. De structurele ruimte is beperkt positief maar terugval in aanvullende opbrengsten kan wel tot exploitatieproblemen leiden.

2.6

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten

Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

2.7

Realisatie 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 4.101 480.860 483.426 548.252 476.759-

483.426-

548.252-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in Alkmaar en de regio bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties.

3. Financiële begroting

3.1 Financiële begroting 2025

Programmabegroting 2025 Baten:

Totaal baten

Realisatie 2023 237.474 2.718.505 18.783 2.974.761

Begroting 2024 177.989 3.041.895 3.219.884

Begroting 2025 195.638 3.167.093 3.362.731

Lasten: Salarissen Overige personele lasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Kosten automatisering Digitalisering Materiële kosten Directe productkosten Totaal lasten

Realisatie 2023 1.437.586 50.536 202.585 8.545 946.185 160.415 12.939 129.253 63.420 3.011.464

Begroting 2024 1.682.385 44.108 177.640 20.220 955.933 174.117 54.270 61.793 49.419 3.219.884

Begroting 2025 1.777.482 44.559 178.342 16.291 1.013.292 178.504 40.000 65.800 48.461 3.362.731

Verrichte diensten Gemeentelijke bijdragen Incidentele baten

Saldo van baten en lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves Resultaat

36.703-

Toelichting op de financiële begroting: BATEN De indexering van de gemeentelijke bijdrage die voor 2025 is gehanteerd, is gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen. De gehanteerde percentages zijn door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar 4,0%. In het kader van prijsstijging is uitgegaan van 3,7%. Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en prijsgerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgerond indexpercentage van 3,90%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage. Voor 2023 is een verhoging van de gemeentelijke bijdrage toegekend van 2,3%. De loonkostenontwikkeling als gevolg van het principe-akkoord voor een nieuwe CAO is in 2023 aanzienlijk hoger geweest dan deze toekenning. De extra lasten zijn in de exploitatie verwerkt zonder dat hiervoor extra compensatie aan de deelnemers is gevraagd. In de compensatie voor de loonkostenontwikkeling voor 2024 is geen rekening gehouden met dit verschil. Het gevolg zal zijn dat de loonkostenontwikkeling ook voor 2024 hoger zal zijn dan de verleende compensatie. Gepoogd zal worden om de exploitatie zoveel als mogelijk binnen de beschikbare middelen te realiseren.

Het totale bedrag per inwoner dat voor 2025 zal gelden, is opgenomen in bijlage Ib, alsmede het bedrag dat de deelnemende gemeenten op basis van de voorlopige aantallen inwoners per 1-1-2024 in totaal voor 2025 verschuldigd zullen zijn. Uiteindelijke facturering zal conforme de regels in de 18

gemeenschappelijke regeling plaatsvinden met gebruikmaking van de definitieve inwonertallen per 11-2024. LASTEN Alle lasten zijn opnieuw ingeschat. Hierbij is rekening gehouden met de meest recente inzichten per maart 2024. De begroting voor het jaar 2025 sluit in de huidige opzet zonder dat er een beroep gedaan hoeft te worden op het aanwezige eigen vermogen. Het is mogelijk dat een onderzoek naar de optimalisering van de klimaatinstallatie in 2024 in de toekomst zal leiden tot aanvullende investeringen met bijkomende afschrijvingslasten. De bestemmingsreserve die hier o.a. voor in het leven is geroepen is naar verwachting toereikend om de extra lasten die voor rekening van het Archief komen, te kunnen dekken. Omdat op het moment van het opstellen van deze begroting dit zich echter nog in een vroege fase van het onderzoek bevindt, is er nog geen rekening mee gehouden in de begroting 2025 of in het meerjarenperspectief.

3.2 Meerjarenperspectief

Regionaal Archief

2024

2025

2026

2027

2028

Lasten

3.220

3.363

3.494

3.630

3.754

Baten: Gemeentelijke bijdrage Overige baten (excl reserves) Exploitatietekort

3.042 178 -

3.167 196 -

3.291 203 -

3.419 211 -

3.535 218 -

Bedragen in € 1.000

In de komende jaren zal het doel zijn om net als in de afgelopen jaren het begrotingsevenwicht te blijven realiseren. In het meerjarenperspectief is indexering meegenomen zoals opgenomen in de kadernota met de opmerking dat de percentages afgerond worden op 1 cijfer achter de komma.

Bijlage Ia Financiële kaders en uitgangspunten Begroting 2025 Bij de samenstelling van de Begroting 2025 is rekening gehouden met de volgende richtlijnen en uitgangspunten: a. Op de salarissen is een indexering van 4,00% toegepast. b. De indexering voor prijsontwikkeling bedraagt 3,70%. c. Bij hantering van de vastgestelde verhouding 70-30 bedraagt de benodigde indexering van de gemeentelijke bijdrage 3,90%. d. De doorgevoerde indexering op de lasten is verwerkt in de gemeentelijke bijdrage. e. Alle begrotingsposten zijn opnieuw bekeken en voor alle zaken zijn nieuwe inschattingen gemaakt.

Bijlage Ib Gemeentelijke bijdrage 2025 Gemeentelijke bijdragen 2025 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-9-2023 *1) per inwoner 112.290 11,10 29.996 5,53 36.300 5,53 56.527 5,53 89.105 5,53 24.317 5,53 49.552 5,53 47.610 5,53 13.912 5,53 459.609

Gemeentelijke bijdrage begroting 2024 totaal 1.246.419 165.878 200.739 312.594 492.751 134.473 274.023 263.283 76.933 3.167.093

*1) De gehanteerde aantallen inwoners zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2025 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2024.

De uiteindelijke gemeentelijke bijdrage bedraagt voor de gemeente Alkmaar afgerond € 11,10 per inwoner. Voor de overige gemeenten is dat € 5,53 per inwoner.

Bijlage II Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar 2025 Met de wijziging van de BBV-verslaggevingsvoorschriften zijn Gemeenschappelijke Regelingen als het Regionaal Archief verplicht in de programmabegroting een overzicht op te nemen van baten en lasten per te onderscheiden taakveld, alsmede inzicht in de gemeentelijke bijdrage per onderscheiden taakveld. In onderstaand overzicht zijn deze gegevens alsnog opgenomen. Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2025

Taakveld

Lasten

Baten

Gemeentelijke bijdrage

Saldo

0.1 Bestuur

17.000

17.000-

0.4 Overhead

531.252

531.252-

0.5 Treasury

0.10 Mutaties reserves

0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

5.4 Musea totaal

2.814.479

3.362.731

548.252

3.167.093

3.362.731

3.167.093

De bijdrage aan het RHCA bij de gemeenten kan in het geheel opgenomen worden onder taakveld 5.4 Musea. Tot dit taakveld behoren activiteiten gericht op het verwerven, behouden, wetenschappelijk onderzoeken en presenteren van kunst en cultuur: • • •

Musea, exposities Archeologie, heemkunde Historische archieven.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.denhelder.nl/api/v1/meetings/2130/documents/22475