Plva Zorg.pdf

Plan van aanpak

Inleiding Op 7 december 2021 is er tijdens de raadscommissievergadering Maatschappelijke Ontwikkeling een prestentatie gegeven waarin de stand van zaken bij Team Zorg en specifiek de oplopende afhandeltermijnen bij de WMO is besproken. De aanleiding van deze presentatie is de motie van VVD welke op 29 november 2021 is aangenomen in de gemeenteraadsvergadering. In deze motie is verzocht om duidelijkheid ten aanzien van de problematiek die bij de WMO speelt alsmede een plan van aanpak welke uiterlijk 1 maart 2022 helderheid moet bieden op welke wijze de problematiek wordt aangepakt en bestendig wordt opgelost. In het nu volgende document treft u dit plan van aanpak aan. Daarin gaan we in op de huidige stand van zaken en de onderliggende oorzaken die we hebben kunnen definiëren. Vervolgens nemen we u mee in oplossingen die wij zien maar ook de wijze waarop deze oplossingen tot stand komen. Omdat er perspectief nodig is sluiten we af met een tijdlijn waarin helder te zien is welke stappen we wanneer nemen. In de bijgevoegde grafieken kunt u zien wanneer deze stappen zijn effect gaan hebben op de werkvoorraden.

1

1. Huidige stand van zaken In onderstaande tabel treft u de cijfers aan per 1 januari 2022. We hebben de cijfers gesplitst in de drie subgroepen die we onderscheiden bij de WMO, Beschermd wonen (BW), Begeleiding/dagbesteding (BG) en Wonen/rollen/huishoudelijke hulp/vervoer (WRHV) 1 januari 2022

BW 27

BG 283

WRHV 484

In totaal staan er per 1 januari 2022 794 meldingen open. Van dit totaal is een ruime 60% buiten de afhandeltermijn. De achterstanden in de afhandeling zijn ontstaan door een vijftal aanwijsbare oorzaken. Deze zullen wij onderstaand benoemen en voorzien van een toelichting 1. Meer aanvragen In 2021 zien we een stijging van bijna 24% van het aantal aanvragen ten opzichte van 2020. Deze stijging zien we bij alle vormen van behoefte aan zorg, dus zowel op beschermd wonen, dagbesteding/begeleiding en meldingen vanuit inwoners omtrent aanpassingen woningen, vervoersvraagstukken en huishoudelijke hulp. De belangrijkste redenen die hieraan ten grondslag liggen zijn de Covid-19 pandemie (mantelzorg is lastiger te organiseren) en de afschaffing van de inkomensafhankelijke bijdrage/de invoering van het zogenaamde abonnementstarief. De onderstaande tabel geeft dit weer;

Omschrijving

2020

2021 Verschil

Aantal aanvragen WMO

3.420

4.230

810

Gemiddeld per maand

285

353

68

2. Toename complexiteit van de aanvragen De complexiteit van de aanvragen is toegenomen (deze wijziging in complexiteit blijkt uit de ingezette zorg), waardoor de gemiddelde afhandeltijd oploopt en hierdoor, met gelijke capaciteit, minder meldingen kunnen worden beoordeeld. 3. Verzuim De formatie van het team is afgestemd op de aard van de werkzaamheden en de gemiddelde hoeveelheid werk. Hierbij is rekening gehouden met een gemiddeld (ziekte)verzuim. Als we kijken naar het ziekteverzuim van het team dat de meldingen verwerkt, zien we over de afgelopen periode een significante stijging welke veroorzaakt worden door langdurig verzuim en oplopend kort verzuim. Gedeeltelijk is dit verzuim toe te rekenen aan de langdurige hoge werkdruk. De stijging van het verzuim kan niet worden opgevangen binnen de huidige bezetting. Het is mogelijk om dergelijk ziekteverzuim ( veel en/of langdurig) op te vangen door tijdelijke inzet van inhuurkrachten. Echter gezien de krapte op de arbeidsmarkt blijkt dit een lastige opgave te zijn.

2

Ziekteverzuim 2020-2021 12 10 8 6 4 2 0 1e kw

2e kw

3e kw Team Zorg

4e kw

1e kw

2e kw

3e kw

Totale organisatie

4. Krappe arbeidsmarkt De arbeidsmarkt is krap, zeker (ook) binnen de zorg. Uit gegevens blijkt zelfs dat WMO vacatures in de top drie van meest gevraagde beroepsgroepen zit. Invullen van reguliere vacatures (door bijvoorbeeld vertrek in verband met pensionering of verhuizing), maar ook inhuur van om de grotere vraag of het ziekteverzuim op te vangen is hierdoor erg moeilijk.

Daarnaast is het zo dat hierdoor formatieplaatsen (tijdelijke inhuur dan wel vaste formatie) noodgedwongen veelal worden vervuld door onervaren krachten. Dit brengt een langere inwerkperiode met zich mee door een ervaren collega, waardoor de productie aan twee zijden vertraging oploopt.

3

5. Proces Naast de oplopende aantal aanvragen, ziekteverzuim en de krappe arbeidsmarkt lopen we binnen de WMO aan tegen de inrichting van het proces. Binnen de wettelijke kaders zijn er keuzes gemaakt ten aanzien van de verwerking van de binnen gekomen meldingen. Er wordt gewerkt in twee afzonderlijke systemen en er zitten diverse knippen in het totale proces van beoordeling van een melding. Doordat meerdere handen werken aan hetzelfde besluit staan de efficiency (kost extra tijd door informatie overdracht) en effectiviteit (hoeveel meerwaarde geeft deze manier van werken) onder druk.

4

2. Aanpak problematiek In de aanpak van de problematiek rondom de opgelopen afhandeltermijnen bij de WMO zijn er twee zaken die inmiddels naast elkaar zijn opgestart. Ten eerste de oplossingen voor de huidige achterstanden en daarnaast de lange termijn oplossingen die moeten zorgen voor een bestendige en beheersbare uitvoering van de WMO. Aanpak achterstanden 1. Extra formatie Inmiddels is er op de administratieve ondersteuning in totaal 4,5 FTE (voltijd werknemers) ingezet. Denk hierbij aan, postverzorging, zorgdragen voor het complementeren van het dossier, correcte archivering, rapporteren en handelingen verrichten in de diverse systemen. De eerder benoemde krapte betreft het verkrijgen van WMO consulenten die meldingen kunnen afhandelen. Daarnaast is er intern personeel doorgeschoven, zowel uit het eigen team als uit andere teams binnen onze gemeente. Ook verlengen wij reeds aanwezige inhuurkrachten (3 FTE) en starten er de eerste twee maanden nog eens 3,5 FTE extra als consulent WMO met als gevolg dat er in totaal 6,5 FTE extra zijn toegevoegd aan het team. Daarnaast extra inzet op kwaliteit door middel van extra interne inzet vanuit Interne Controle ter borging van kwaliteit van zowel de processen als inhoudelijke besluiten. 2. Inrichting werkprocessen Er is een start gemaakt met werkprocessen onder de loep te nemen om deze efficiënter in te richten.

Hiermee zal tijdwinst worden geboekt. Tevens is er gekozen om gedurende de periode van inlopen achterstanden gebruik te maken van de mogelijkheid om meldingen verkort af te handelen. Dit houdt in een minder intensief onderzoek met tijdwinst als gevolg. Op een later tijdstip kunnen we, wanneer er geen achterstanden meer zijn, opnieuw kijken naar het genomen besluit om te borgen dat we onze ingezette voorzieningen ook juist hebben ingezet. 3. Toegang (eerste contact met de inwoner) Vooralsnog is er sprake van een tijdelijk gewijzigde telefonische toegang. Het inperken van deze telefonische bereikbaarheid zorgt ervoor dat medewerkers efficiënter kunnen werken. Er is gekozen om het eerste uur niet telefonisch bereikbaar te zijn. Dit is het uur waarin de minste meldingen binnen komen en daarmee de minste overlast richting onze inwoners veroorzaakt. 4. Afstemmen inwoners en zorgaanbieders We voorzien onze inwoners van duidelijke informatie en daar waar mogelijk van een oplossing. Er wordt uitleg gegeven aan de inwoners omtrent stand van zaken van de melding en zij krijgen advies welke vervolgstap zij kunnen zetten. Daarnaast zijn alle zorgaanbieders aangeschreven over de situatie waarin wij ons bevinden.

Met een aantal zorgaanbieders is inmiddels een passende maatwerk oplossing gevonden, onder andere is er voor gekozen om bij zorgaanbieders “in house” een dagdeel plaats te nemen en herindicatie dossiers ter plekke te beoordelen. Tijdwinst zit in het doorpakken op de aanwezige expertise van de zorgaanbieders betreffende de diverse dossiers die voor een herindicatie in aanmerking komen. In de nu volgende grafieken geven we aan hoe de achterstand in de werkvoorraden aan de hand van bovengenoemde aanpak zullen inlopen op basis van type aanvraag;

5

6

Structurele aanpassingen Naast de aanpak van de achterstanden zijn er structurele aanpassingen nodig die de op lange termijn zorgdragen voor een bestendige beheersbare uitvoering van de WMO. 1. Extra formatie Belangrijk is om met het juiste aantal FTE binnen team WMO aan het werk te zijn zodat we binnen de wettelijke afhandeltermijnen blijven. Onder- en overcapaciteit zijn beide niet wenselijk waarbij flexibiliteit van inzet van medewerkers ook een rol speelt. Om te bepalen welke capaciteit aan FTE de juiste is zijn een aantal factoren van belang. De hoeveelheid werk en de complexiteit van het binnenkomende werk zijn de afgelopen twee jaar door Corona afwijkend gebleken (meer aanvragen en oplopende complexiteit). De vraag is of dit piekbelasting betreft of inmiddels structureel te noemen is. Ook de inrichting van werkprocessen op een meer efficiënte en effectieve wijze ( zie ook volgende punt) is een factor die bepalend is voor het aantal benodigde FTE. Daarnaast is de diversiteit van de soorten meldingen ook een aandachtspunt in deze berekening, keuze voor specialisme op een specifiek onderdeel of gaan we medewerkers opleiden voor mee flexibele inzet. Wellicht kan herschikking van werkzaamheden tot gevolg hebben dat er FTE verschuift. Verwachting is dat eind tweede kwartaal 2022 hierover duidelijkheid kan worden gegeven. 2.

Inrichting werkprocessen In de lange termijn oplossing kan wijkgericht niet ontbreken. Door wijkgericht te gaan werken en daarbij de problematiek eerder onder ogen te krijgen middels de brede uitvraag is de verwachting dat de complexiteit van de meldingen afneemt. Daarnaast zijn er mogelijk door de vroege afvang ook minder vergaande interventies nodig. Ook kijken we kritisch naar de inzet van de huidige (software) applicaties, wat kan beter, eenvoudiger en efficiënter worden ingericht en gebruikt. Tevens is een verdere digitalisering van de processen belangrijk zodat het aantal administratieve handelingen per melding kan worden teruggebracht, denk hierbij bijvoorbeeld aan de digitale archivering van stukken. 3. Toegang Met wijkgericht doet ook de integrale toegang zijn intrede. In de integrale toegang gaan we toe van een veelvoud van toegangen naar één toegang. Voor de inwoner veel prettiger maar voor inname van meldingen en aanvragen vooral veel efficiënter. Eenmaal de uitvraag van gegevens, eenmaal de hulpvraag goed doorgronden en direct aanpak op alle leefgebieden. Daarnaast zetten we in op de omgekeerde toets inhoudende redeneren vanuit de hulpvraag in plaats vanuit de wet. Hiermee kunnen we niet buiten de wet om maar wel meer in mogelijkheden werken.

Hierbij zit de winst niet alleen in een betere dienstverlening aan onze inwoners maar ook in een vereenvoudiging van de aanpak van problematiek.

7