Overeenkomst Accountancydiensten ETL getekend.pdf
Tekst van het document
OVEREENKOMST INZAKE HET LEVEREN VAN ACCOUNTANCYDIENSTEN
TUSSEN GEMEENTE DEN HELDER en ETL ASSURANCE & OVERHEIDSACCOUNTANTS B.V.
Datum: Aanbestedingsprocedure: Zaaknummer:
10-07-2023 Europees openbaar 2022-062376
Zaaknummer:
2022-062376
Onderwerp aanbesteding:
Accountancydiensten
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
Artikel 1
Definities
.4
Artikel 2 Artikel 3
Toepasselijke voorwaarden
4
Looptijd van de Overeenkomst.
.4
Artikel 4
Uitvoering
5
Artikel 5
Verwerking van persoonsgegevens
5
Artikel 6
Personeel van Opdrachtnemer
5
Artikel 7
Prijzen en tarieven
5
Artikel 8
Facturering
6
Artikel 9
Contactpersonen
7
Artikel 10 Evaluatie
7
Artikel 11
7
Ontbinding
2
Zaaknummer: 2022-062376
Onderwerp aanbesteding: Accountancydiensten
Ondergetekenden De Gemeente De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Den Helder, gevestigd te Kerkgracht 1, 1782 GJ te Den Helder, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 37160613, rechtsgeldig vertegenwoordigd op grond van artikel 171, eerste lid van de Gemeentewet door haar burgemeester de heer J. de Boer, hierna te noemen: Gemeente.
En
Opdrachtnemer ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V., statutair gevestigd te Henk Schijvenaarstraat 1, Haarlem, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34081093, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R. Schuijt, Directeur, hierna noemen: Opdrachtnemer.
hierna ieder afzonderlijk tevens aan te duiden als "Partij" en tezamen aan te duiden als "Partijen",
Overwegende dat: • • • •
•
Op 14-02-2023 de opdracht voor het leveren van Accountancydiensten is gepubliceerd op TenderNed; Op 17-02-2023 de opdracht voor het leveren van Accountancydiensten is gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen; Voor de aanbesteding de Europese openbare aanbestedingsprocedure is gevolgd; Op basis van de in de Offerteaanvraag opgenomen geschiktheidscriteria en gunningscriteria, Opdrachtnemer met zijn Inschrijving de economisch meest voordelige inschrijving waarop het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitsverhouding van toepassing was heeft gedaan voor de uitvoering van de opdracht voor het leveren van Accountancydiensten; De opdracht deze Overeenkomst betreft voor het leveren van Accountancydiensten;
Verklaren het volgende overheen te zijn gekomen:
3
Zaaknummer: 2022-062376
Artikel 1
Onderwerp aanbesteding: Accountancydiensten
Definities
In deze Overeenkomst worden de hierna gebruikte begrippen en uitdrukkingen als volgt gedefinieerd. 1.1
Bijlagen: de aanhangsels 1 tot en met 4 bij deze Overeenkomst die integraal onderdeel uitmaken van deze Overeenkomst.
1.2
Dienst/Diensten: verzamelbegrip voor werkzaamheden die Opdrachtnemer dient te verrichten met betrekking tot het leveren van Accountancydiensten die voldoen aan het bepaalde in de Offerteaanvraag 14-02-2023 met zaaknummer 2022-062376 en aan het bepaalde in de Inschrijving van Opdrachtnemer d.d. 26 maart 2023 alsmede de overige door Opdrachtnemer te verrichten Diensten welke binnen de reikwijdte van deze Overeenkomst vallen.
1.3
Inschrijving: inschrijving van de Opdrachtnemer d.d. 26 maart 2023.
1.4
Overeenkomst: onderhavige Overeenkomst die bestaat uit 11 artikelen en 4 Bijlagen.
1.5
Verwerkersovereenkomst: een overeenkomst tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker op grond van artikel 28, die afspraken bevat over de wijze waarop de Opdrachtnemer de gegevens die voor de Gemeente verwerkt in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst moet beveiligen en wat de Opdrachtnemer wel en niet met die gegevens mag doen.
Artikel 2 Toepasselijke voorwaarden 2.1
De Overeenkomst bestaat uit de volgende documenten: ■ Overeenkomst exclusief bijlagen ■ Verwerkersovereenkomst • Nota('s) van Inlichtingen ■ VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio NoordHolland-Noord incl. addendum d.d. 27 juni 2017 ■ Aanbestedingsstukken ■ Publicatie TenderNed ■ Inschrijving van Opdrachtnemer ■ EG-publicatie
In geval van tegenstrijdigheid tussen deze documenten geldt de rangorde zoals hierboven genoemd. 2.2
Het staat Partijen vrij om nadere afspraken met elkaar te maken ter uitvoering van deze Overeenkomst. Hierbij gaat nieuw voor oud. Partijen blijven hierbij binnen de kaders van de Aanbestedingswet 2012 en van toepassing zijnde jurisprudentie en Partijen moeten schriftelijk met de nadere afspraak instemmen. Nadere afspraken worden vastgelegd in een addendum en bijgevoegd bij deze Overeenkomst, waarna deze integraal onderdeel gaat uitmaken van deze Overeenkomst.
Artikel 3 Looptijd van de Overeenkomst 3.1
De overeenkomst heeft een looptijd van twee jaar en elf maanden. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 juli 2023. Het jaar 2023 is het eerste controlejaar.
3.2
Na afloop van de termijn als genoemd in lid 1 kan de looptijd, eenzijdig door de Gemeente, maximaal éénmaal met twee optiejaren worden verlengd.
3.3
Uiterlijk vier maanden voor het verstrijken van de looptijd van de overeenkomst zal de Aanbestedende dienst schriftelijk bekend maken of er gebruik wordt gemaakt van het (volgende) optiejaar. Indien de gemeente geen gebruik maakt van het optiejaar eindigt de overeenkomst van rechtswege zonder dat hiervoor opzegging vereist is.
3.4
De overeenkomst is aan het einde van de looptijd van rechtswege geëindigd.
4
Zaaknummer: 2022-062376
Onderwerp aanbesteding: Accountancydiensten
Artikel 4 Uitvoering 4.1
Uitvoering geschiedt voor de genoemde data in het Programma van Eisen in Bijlage 7 van de Aanbestedingsstukken.
4.2
Opdrachtnemer is niet gerechtigd om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente andere dan de overeengekomen Diensten te leveren.
Artikel 5 Verwerking van persoonsgegevens 5.1
Opdrachtnemer handelt als verwerkersverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
5.2
De verplichtingen uit de verwerkersovereenkomst blijven na opzegging of ontbinding van de Overeenkomst bestaan.
5.3
Als Gemeente een bestuurlijke boete van de Autoriteit Persoonsgegevens ontvangt voor een niet door de verwerker gemeld datalek of een overtreding die de opdrachtnemer aantoonbaar verwijtbaar is, verrekent de verwerkingsverantwoordelijke deze bestuurlijke boete door middel van een contractuele boete door aan de verwerker.
Artikel 6 Personeel van Opdrachtnemer 6.1
De voor de uitvoering van de Diensten noodzakelijk Personeel van Opdrachtnemer dient te zijn goedgekeurd door de Gemeente. De lijst van in te zetten personen is opgenomen in Bijlage 4 van deze Overeenkomst.
Artikel 7 Prijzen en tarieven 7.1
De overeengekomen prijzen zijn vastgelegd in het prijzenblad dat als Bijlage 5 deel uitmaakt van de Inschrijving en als bijlage 1 is toegevoegd aan deze Overeenkomst.
7.2
AIie prijzen en tarieven staan vast gedurende de eerste drie jaar na de ingangsdatum van de overeenkomst.
7.3
Indien gebruik wordt gemaakt van de optie tot verlenging worden na het derde jaar de prijzen één maal per jaar, op 1 juli, aangepast op o.b.v. het CBS indexcijfer zakelijke dienstverlening. De eerste prijswijziging is mogelijk op 1juni 2026. Indien gebruik wordt gemaakt van de daarop volgende optie tot verlenging worden na het vierde jaar de prijzen één maal per jaar, op 1 juli 2027, aangepast op o.b.v. het CBS indexcijfer zakelijke dienstverlening.
7.4
Prijswijzigingen anders dan o.b.v. het CBS indexcijfer zakelijke dienstverlening, zijn niet mogelijk.
7.5
Opdrachtnemer dient een prijswijzigingsvoorstel, vergezeld van bewijsstukken op basis van het CBS-indexcijfer zakelijke dienstverlening, minimaal 3 maanden voorafgaand aan de datum zoals in de vorige alinea aangegeven eerst ter goedkeuring voor te leggen aan Gemeente, welke hiermee schriftelijk dient in te stemmen. Indien op e.e.a. op de juiste manier wordt voorgelegd zal de Gemeente het voorstel niet weigeren.
7.6
Indien Opdrachtnemer voor de hierboven genoemde termijn en beschreven wijze geen prijswijzigingsvoorstel aan de Gemeente voorlegt is indexatie van de tarieven voor dat contactjaar op een later moment niet alsnog mogelijk.
7.7
Gemeente kan Opdrachtnemer zelf verzoeken een prijswijzigingsvoorstel in te dienen.
5
Zaaknummer: 2022-062376
Onderwerp aanbesteding: Accountancydiensten
Opdrachtnemer dient hier zijn medewerking aan te verlenen. 7.8
De aangeboden prijzen en/of tarieven, zoals bedoeld in lid 1, zijn all-in, inclusief: reiskosten woon-werkverkeer, vakantiegeld, vakantiedagen, bijzonder verlof en feestdagen, kosten van vervoer, belastingen, invoerrechten, overige heffingen, assurantie, verpakkingskosten, verwijderingskosten, installatie- en montagekosten en evenals eventuele overige kosten.
7.9
AIie geldbedragen in de Overeenkomst zijn uitgedrukt in Euro's en exclusief omzetbelasting (btw), tenzij duidelijk anders is vermeld. Geldbedragen in Euro's zijn weergegeven met twee decimalen achter de komma.
Artikel 8 Facturering 8.1
De vergoeding als bedoeld in artikel 7 van deze Overeenkomst wordt door Opdrachtnemer gefactureerd conform het volgende factureringsschema: Jaarrekeningcontrole: • 1 e termijn: 30% van de aanneemsom op 1 oktober van het boekjaar; • 2°termijn: 50% van de aanneemsom op 1 april van het jaar volgend op het boekjaar; • 3°termijn: 20% van de aanneemsom op 1 juni van het jaar volgend op het boekjaar of zoveel later nadat de verklaring is afgegeven. Bijzondere verklaringen en overige werkzaamheden: Binnen 30 dagen na afronding en goedkeuring van de werkzaamheden.
8.2
Facturen moeten voldoen aan de wettelijke vereisen. Op de factuur moet tenminste staan vermeld: • • • • • • • •
Naam, adres, postcode, woonplaats; Bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens; Btw-nummer; KvK-nummer; Factuuradres opdrachtnemer; Naam contactpersoon; Omschrijving overeenkomst; Referentienummer 2022-026376.
Inschrijver geeft op haar factuur voor iedere verantwoording c.q. deelverantwoordingen en overige werkzaamheden aan: • de werkzaamheden die verricht zijn; • in welk tijdvak en t.b.v. welke uitkering/regeling; • de uren per medewerker die hiervoor nodig waren; • het functieniveau van de medewerker; • het uurtarief per medewerker. Indien deze gegevens niet op de factuur vermeld worden zal deze niet in behandeling worden genomen door Gemeente en retour worden gestuurd naar Opdrachtnemer.
8.3
De facturen dienen in enkelvoud te worden gezonden aan: crediteuren@denhelder.nl
6
Zaaknummer: 2022-062376
Onderwerp aanbesteding: Accountancydiensten
Artikel 9 Contactpersonen 9.1
Voor het overleg zoals bedoeld in artikel 10 alsmede de overige communicatie inzake de uitvoering van onderhavige Overeenkomst fungeren namens Gemeente en Opdrachtnemer de volgende personen: - Gemeente:.
- Opdrachtnemer:
9.2
mr. drs. M. Huisman Griffier m.e.huisman@denhelder.nl 06-22515290 <naam contactpersoon> <functie> <e-mailadres> <telefoonnummer>
In geval van wijziging van de contactpersoon, geeft de betreffende partij dit binnen vijf werkdagen dagen door aan de ander partij.
Artikel 10 Evaluatie 10.1
Partijen evalueren tenminste één maal gedurende de eerste drie jaar en uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de looptijd de Overeenkomst.
10.2
Van elke evaluatie maakt Gemeente een schriftelijk verslag. In het geval Opdrachtnemer wenst te reageren op het verslag, wordt deze reactie aan het verslag gehecht.
10.3
Indien hiertoe aanleiding is kan de Gemeente verzoeken om extra evaluatiemomenten.
Artikel 11 Ontbinding Aanvullend op het bepaalde in artikel 25 van het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-Holland-Noord incl. addendum d.d. 27 juni 2017 heeft de Gemeente het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling door middel van een schriftelijke kennisgeving aan Opdrachtnemer te ontbinden indien:
1
a.) b)
c)
d)
Opdrachtnemer bij de uitvoering van de opdracht niet (langer) voldoet aan de gestelde minimum- en geschiktheidseisen; Een gerechtelijke procedure aanhangig is gemaakt tegen Gemeente dan wel een gerechtelijk vonnis is gewezen in verband met de Europese openbare aanbestedingsprocedure die vooraf is gegaan aan de totstandkoming van deze Overeenkomst. Bij gerechtelijk vonnis de Overeenkomst gedeeltelijk nietig of vernietigbaar is verklaard (bezien in het licht van artikel 6:265 lid 1 BW; in het licht van alle omstandigheden van het geval is ontbinding gerechtvaardigd bij een tekortkoming van voldoende gewicht); Bij gerechtelijk vonnis de Overeenkomst is vernietigd.
2. Ontbinding van de Overeenkomst, als bedoeld in artikel 11.1 onder a., kan nooit tot schadeplichtigheid van de Gemeente jegens de Opdrachtnemer leiden. 3. Ontbinding van de Overeenkomst, als bedoeld in artikel 11.1 onder b, c en d, dan wel gehele of gedeeltelijke nietigheid of vernietiging van de Overeenkomst kan over en weer nooit tot schadeplichtigheid leiden voor Partijen.
7
Zaaknummer: 2022-062376
Onderwerp aanbesteding: Accountancydiensten
Aldus rechtsgeldig overeengekomen en ondertekend in tweevoud
Gemeente Den Helder, Naam: Functie Datum: Plaats: Handtekening.
Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4
[A_ &Keer
ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. Naam: Functie Plaats:
J.G. Schuijt MSc RA Directeur Haarlem
Digitaal ondertekend door: JG. Schuijt 13 jul 2023 21:14 +02.00...
)H
Prijzenbijlage erwerkersovereenkomst NG Model Algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten regio Noord-HollandNoord incl. addendum d.d. 27 juni 2017 Lijst van in te zetten personen
8