odnhn Bijl. Begrot. bezuin.scenario's.pdf
Tekst van het document
Bijlage Bezuiningsscenario’s 3% & 5% Invulling geven aan het verzoek van de Regietafel De regietafel heeft de volgende bezuinigingsrichtlijn in de brief van 5 juli 2024 opgenomen: • Alle gemeenschappelijke regelingen ontwerpen twee scenario’s, uitgaande van een structurele bezuiniging van 3% en 5% op de gemeentelijke bijdrage 2026. • Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een vierdeling : -Wettelijke taken – kan niet op taakniveau worden bezuinigd; -Taken waar niet op kan worden bezuinigd zonder ernstige impact (impact kan organisatorisch, operationeel, maatschappelijk, imago, financieel -waaronder frictiekostenenz. zijn. Dit zal voor elke gemeenschappelijke regeling verschillend zijn); -Taken waarop eventueel kan worden bezuinigd, met beperkte impact; -Bezuinigingen door efficiency, beter organiseren (onderdeel van plan -do-check-act, lage impact). Het staat elke gemeenschappelijke regeling vrij om de wijze van uitwerking organisatie-specifiek te maken. Het zijn immers allemaal verschillende gemeenschappelijke regelingen qua omvang en missie. Voor zowel de 3% als 5% scenario’s is aangegeven wat de effecten zullen zijn, op het niveau van taken en impact. Vertaling naar een 2 scenario's voor de OD NHN Een besparing in de begroting van 2026 van 3% en 5% op de gemeentelijke bijdrage staat respectievelijk gelijk aan € 596.000 en € 992.0001.
Hierop is een aantal mogelijke besparingsmaatregelen in beeld gebracht. In onderstaande tabel is met een x gespecificeerd welke besparingsmaatregelen in de scenario’s zijn opgenomen, waarbij de kleur de mate van impact aangeeft. De besparingsmaatregelen met impact 4, 3 en 2 zijn zowel toegekend aan de 3% als de 5% scenario’s. Om tot een 3% besparing te komen is aanvullend de ‘hoog risico’ besparingsmaatregel met impact 1 ‘Meldingen (deels) administratief afdoen’ toegevoegd. Alle overige ‘hoog risico’ en ‘impactvolle’ besparingsmaatregelen zijn tevens onderdeel van de set van voorgestelde besparingsmaatregelen om aan de 5% criteria te kunnen voldoen. Nr.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Omschrijving besparingsmaatregel
3%
5%
Verminderen personele en bestuurlijke voorzieningen en representatie Wijzigingen rondom inzet huisvesting en bijbehorende facilitaire kosten Meerjarige UP afspraken en huidige T-rapportage en verantwoording versoberen Verminderen omvang stelpost onvoorziene kosten vanaf 2026 Geen VTH APV controles evenementen meer Geen VTH APV klachten (geluidsoverlast) meer Langere afschrijving en latere vervanging I-pads, Telefoons en Laptops (van 3 naar 4 jaar) Meldingen (deels) administratief afdoen Controle frequentie naar beneden Terugbrengen adviestaken Overdragen beheer archief Totaal
x
x
Voorstel besparing Gemeenten (€) 12.000
x
x
12.000
x
X
118.000
x
x
66.000
x x x
x x x
x
x x x x €992.000
145.000 40.000 Gem. 28.000 175.000 86.000 200.000 110.000
€596.000
Berekening gebaseerd op begroting 2025 incl. indexatiecijfer voor 2026 van het structurele financieringsaandeel van de gemeentelijke milieutaken. 1
1
Impact Bij de voorstellen van de mogelijke bezuinigingen van de gevraagde scenario’s is rekening gehouden met de maatschappelijke impact en wettelijke kaders en uitgewerkt volgens het schilmodel. Hierbij is geprioriteerd van laag risico en lage impact tot hoog risico en hoge impact. Bij beide scenario’s is de volgende onderverdeling gehanteerd: Ranking 1 2 3 4
Omschrijving Niet uit te voeren taken en/of maatregelen met wettelijke of maatschappelijke impact Onwenselijke taken en/of maatregelen met politiek maatschappelijke impact (technisch mogelijk) Niet perse wenselijk (maar relatief beperkt maatschappelijke impact) Efficiency bevorderende voorstellen in de keten en samenwerkingsvoordelen
Risico’s Het versoberen, staken of verminderen van (wettelijke) taken in het uitvoeringsprogramma kan tot gevolg hebben dat de, door het algemeen bestuur vastgestelde, U&H strategie en/of wetgeving niet (volledig) kan worden uitgevoerd. Dit kan leiden tot verhoogde risico’s met maatschappelijke impact. Op basis van de reacties op de door de OD NHN aangeboden Kadernota 2026, is reeds duidelijk geworden dat de uitvoering van een aantal sterk gegroeide taken zal moeten worden versoberd en dat nieuwe wettelijke taken niet zullen worden uitgevoerd. Op basis van het Plan van Aanpak Robuustheid zullen de komende jaren juist investeringen in plaats van besparingen noodzakelijk zijn om aan de robuustheidcriteria te kunnen voldoen (en daarmee nu en in de toekomst een voldoende stevige en wensbare organisatie te hebben om de groeiende en dynamische opgaven in het fysieke domein aan te kunnen). Er zijn dan ook geen voorstellen gedaan voor besparingen op de thema’s in het Plan van Aanpak Robuustheid (bijv. opleidingskosten). Het versoberen, staken of verminderen van (wettelijke) taken in het uitvoeringsprogramma vormen een besparing op de uitgaven aan het uitvoeringsprogramma, maar geven mogelijk geen directe besparing voor de deelnemers of de OD NHN per 1 januari 2026.
Dit als gevolg van mogelijke verplichtingen voorvloeiend uit de uittredingregels, een te volgen reorganisatieproces met mogelijke transitievergoedingen voor OD NHN medewerkers tot gevolg en/of de (wettelijke) taken in de voorgestelde besparingsmaatregelen door de deelnemer zelfstandig moet worden uitgevoerd. De getoonde bedragen zijn een mogelijke besparing binnen de begroting van OD NHN. Er is geen overzicht en/of impactanalyse van de voorstelde besparingen per individuele deelnemer. Het aandeel lumpsum in de begroting van de OD NHN zal bij effectuering van de voorgestelde besparingsmaatregelen een groter aandeel overhead bevatten. Dit zal leiden tot extra administratieve complexiteit van te hanteren tarieven en bijdrage aan de overhead tussen gemeentelijke deelnemers en de provincie. Gemeenschappelijke regeling: alleen ga je sneller, samen kom je verder Door werkzaamheden te concentreren en te beleggen bij OD NHN wordt collectief - inclusief gemeenten - kostenefficiënter gewerkt, omdat het totaal aan werkzaamheden vanuit een gezamenlijkheid goedkoper kan worden uitgevoerd, dan door 16 individueel zelfstandige deelnemers. Echter, er is geen kwantitatief inzicht van de individuele business cases op de bespaarde kosten van de deelnemers doordat activiteiten bij de OD NHN zijn ondergebracht.
Ook is in het kader van het opstellen van de bezuinigingsscenario's niet gekeken naar gemeentelijke taken die, indien alsnog als plus-taak ondergebracht bij de OD NHN, tot besparing zouden kunnen leiden. Minimale ondergrens Het uitvoeren van een taak heeft een minimale ondergrens om kwaliteit en continuïteit te waarborgen. Bij besparing op taken kunnen bepaalde werkzaamheden niet meer door OD NHN vanuit kwaliteits- en continuïteitsoogpunt worden gegarandeerd. Daarnaast zal concentratie van (gespecialiseerde) kennis en taakuitvoering vanuit een groep specialisten in basis bijdragen aan continuïteit, efficiency en een hoger kwaliteitsniveau. Het concentreren van werkzaamheden bij de omgevingsdienst is feitelijk al een besparing in zichzelf. Op dit moment is nog niet duidelijk welke taken zullen moeten worden afgestoten, aangezien dit afhankelijk is van de te maken keuzes.
2
Financieel effect van collectieve besparingen ten gunste van provincie Bij de besparingen op de overhead is uiteraard rekening gehouden met het relatieve aandeel voor gemeenten. Een aandeel van mogelijke bezuinigingen zal ook ten gunste vallen aan de Provincie Noord-Holland en in onderstaande tabel staat dit effect weergegeven. Nr.
Omschrijving besparingsmaatregel
1
Verminderen personele en bestuurlijke voorzieningen en representatie Wijzigingen rondom inzet huisvesting en bijbehorende facilitaire kosten Verminderen omvang stelpost onvoorziene kosten aandeel VTH tot max van € 1.000 per jaar Langere afschrijving en latere vervanging I-pads, Telefoons en Laptops (van 3 naar 4 jaar) Overdragen beheer archief Totaal
3 4 7 11
Aandeel provincie (€) € 8.000 € 8.000 € 70.000 € 20.000 € 70.000 € 176.000
Bijlagen In bijlage tabel 1 zijn alle voorgestelde besparingsmaatregelen voor het 3% besparingsscenario opgenomen inclusief de verwachte impact en risico's. In bijlage tabel 2 staan de aanvullende besparingsmaatregelen om tot het 5% besparingsscenario te kunnen komen toegelicht. Voor het te bepalen bedrag per besparingsmaatregel is gebruik gemaakt van de gerealiseerde cijfers 2024 voor de jaarrekening en/of getallen in het UP 2024 en 2025. Op diverse onderdelen bevat het voorgestelde besparingsbedrag een indicatie omdat het onderliggende plan nog nader uitgewerkt moet worden. Dit was in het beschikbare tijdbestek voor dit traject (nog) niet mogelijk. Daarbij vraagt een eventueel besluit met personele consequenties om een zorgvuldig plan van aanpak met een langere doorlooptijd. De eventuele effecten van (meer)kosten en/of (in)directe kosten voor een deelnemer als gevolg van een besparing voor OD NHN zijn niet bekend en/of in kaart gebracht. Bij de bepaling van de omvang van de besparing op uitvoeringstaken is gerekend met een gedeelte van het uurtarief 2026 omdat niet op alle overhead en/of materiële kosten van de OD NHN een gelijk aandeel bespaard kan worden bij het versoberen, staken en/of verminderen van een specifieke uitvoeringstaak.
3
Tabel 1 Specificatie voorgestelde besparingsmaatregelen t/m 3% Nr.
Omschrijving Maatregel
Maatschappelijke impact
1
Verminderen personele en bestuurlijke voorzieningen voor vergaderingen en representatie
Bijeenkomsten en overleggen worden mogelijk minder efficiënt en effectief. Kans op afname van aantrekkelijk werkgeverschap OD NHN.
2
Wijzigingen rondom inzet huisvesting en bijbehorende facilitaire kosten
3
Meerjarige UP afspraken en huidige T-rapportage en verantwoording versoberen
Versobering van de dienstverlening en mogelijke afname van aantrekkelijke werkgeverschap OD NHN door verminderde bereikbaarheid, openstelling en/of werkplekken van het kantoor Gemeenten zullen zich meerjarig financieel moeten committeren aan gemaakte afspraken
4
Bedrag aandeel gemeenten (€) 12.000
Verplichting gemeente o.b.v. wetgeving N.V.T.
12.000
N.V.T.
118.000
N.V.T.
Werkt dit kostenverhogend voor gemeente/andere organisaties en wat is het risico voor gemeenten Bezuiniging op voorzieningen zoals het afschalen van overleggen op externe vergaderlocaties voor AB/DB/MT/TMT, afdelingen en/of met andere externe (samenwerkings)partijen. Versoberen en beperken van catering en verblijfskosten voor overleggen. Als een vergadering qua huisvesting met de deelnemers niet binnen OD NHN kan plaatsvinden kan mogelijk een beroep op de beschikbare vergaderlocaties van de deelnemers (gemeenten) worden gedaan om de bijeenkomst te faciliteren. Potentiële besparing bevat inschatting van verschillende (huisvestings)scenario’s. Werkelijke besparing is afhankelijk van nadere uitwerkingen.
Gemeenten zullen zich meerjarig financieel moeten committeren aan het uitvoeringsprogramma van OD NHN. Meerjarige budgetten moeten beschikbaar zijn. Kans op extra inzet en kosten voor gemeenten bij eventuele beleidswijzigingen en/of aanvullende taken gedurende de periode. Versoberde rapportages kan leiden tot meerwerk bij gemeenten bij eventuele vraagstukken en interne verantwoording. Potentiële besparing bevat schatting en is afhankelijk van nadere uitwerkingen.
4
Verminderen omvang stelpost onvoorziene kosten vanaf 2026
Wettelijke verplichting om stelpost onvoorziene kosten op te nemen
66.000
Verplichting om in begroting een stelpost onvoorzien op te nemen
5
Geen VTH APV controles evenementen meer
Toename van geluidsoverlast wat direct gevolgen zal hebben op de omgevingskwaliteit, het woongenot negatief zal beïnvloeden
145.000
Geen wettelijke taak maar aanvullende opdrachten voor OD NHN
6
5
Geen VTH APV klachten (geluidsoverlast) meer
Toename van geluidsoverlast wat direct gevolgen zal hebben op de omgevingskwaliteit en het woongenot negatief zal beïnvloeden
40.000
Geen wettelijke taak maar aanvullende opdrachten voor OD NHN
Het is een verplichting om in de vastgestelde begroting een stelpost onvoorzien op te nemen. De hoogte van het bedrag is echter zelfstandig te bepalen. Het voorstel van deze besparing voorziet in een verlaging tot maximaal € 1.000 van het op te nemen bedrag in de begroting. Risico is dat eventuele (hogere) onvoorziene kosten niet binnen de begroting gedragen kunnen worden en een direct beroep zal worden gedaan op de deelnemers (risicodrager). Door het niet uitvoeren van de geluidmetingen bestaat de kans dat er meer meldingen geluidsoverlast en handhavingsverzoeken bij de gemeente worden ingediend. Ook kunnen meer bezwaar- en beroepszaken worden ingediend in het vergunningenproces. De eventuele controles, handhaving en afhandelen van meldingen overlast zullen door gemeenten zelf worden uitgevoerd en zullen leiden tot meerkosten. Deze taak wordt niet door elke gemeente en in de dezelfde omvang uitgevoerd. Diverse gemeenten hebben deze taak in de lumpsum opgenomen. Hierdoor zijn de uittredingsregels van toepassingen en zijn de besparingen niet direct te verzilveren. Daarnaast zal er een sociaal plan opgesteld moeten worden binnen OD NHN voor de betrokken medewerkers. De kosten van dit traject en eventuele transitievergoedingen voor getroffen medewerkers zal gedragen moeten worden door de gemeenten.
Door het niet afhandelen van meldingen overlast knalapparaten bestaat de kans dat er meer handhavingsverzoeken worden ingediend. Ook kunnen meer bezwaar- en beroepszaken worden ingediend in het vergunningenproces. De eventuele controles, handhaving en afhandelen van meldingen overlast zullen door gemeenten zelf worden uitgevoerd en zullen leiden tot meerkosten.
7
Langere afschrijving en latere vervanging I-pads, Telefoons en Laptops van 3 naar 4 jaar
8
Meldingen (deels) administratief afdoen
6
Mogelijk risico dat beveiligingsupdates op telefoons/I-pads niet meer worden gegarandeerd. Indien risico aanwezig is kunnen Systemen en data onvoldoende beveiligd zijn met datalek en/of systeemverstoringen tot gevolg. Waarbij het primaire proces komt stil te liggen en/of vertraagd met eventuele maatschappelijke verstoringen tot gevolg. De afhandeling van meldingen betreft grotendeels gemeentelijke basistaken. Deze worden voor een deel op een lager ambitieniveau opgepakt. Dit leidt tot onvoldoende ondersteuning voor initiatiefnemers en toenemende overlast voor de omgeving, het stilleggen van initiatieven, vertragingen en hogere kosten. Mogelijk met maatschappelijke gevolgen voor gemeenten. Daarmee wordt voor een deel van de
Gem. 28.000
N.V.T.
175.000
Ja
Gemeenten Drechterland, Medemblik en Stede Broec nemen deze diensten in het UP van 2025 af. Hierdoor zal deze besparing voor de meeste gemeenten geen effect hebben. Mogelijke uittredingsregels zijn van toepassingen waardoor besparingen niet direct te verzilveren zijn. Daarnaast zal er mogelijk een sociaal plan opgesteld moeten worden binnen OD NHN voor de betrokken medewerkers. De kosten van dit traject en eventuele transitievergoedingen voor getroffen medewerkers zal gedragen moeten worden door de gemeenten. Risico en impact zal nog nader getoetst moeten worden. In verband met geen gelijke vervanging per jaar (in verleden) zal besparing per jaar kunnen verschillen.
1.Eigen verantwoordelijkheid van initiatiefnemers Initiatiefnemers hebben meer verantwoordelijkheid, maar zijn vaak onvoldoende deskundig, wat leidt tot (onbedoelde) fouten en onduidelijkheid, ook voor de bedrijven zelf en hun omwonenden. De ondersteuning aan initiatiefnemers wordt minder waardoor de inhoudelijke kwaliteit van meldingen achterblijft en risico’s voor de omgeving toenemen. 2.Hogere kosten voor toezicht en handhaving Onbeoordeelde meldingen aan de voorkant leiden mogelijk tot hogere operationele kosten aan de achterkant waardoor voorziene besparingen niet
initiatieven niet voldaan aan de vastgestelde U&Hstrategie.
worden gerealiseerd. Dit geldt voor toezicht en handhaving maar mogelijk ook voor Wooverzoeken. 3.Kennisverlies en informatiegebrek Gemeenten lopen het risico op kennisverlies, wat de effectiviteit van de werkzaamheden ondermijnt. De informatiepositie over bijvoorbeeld industrieterreinen en individuele bedrijven neemt af. 4.Praktijk Gebrekkige regulering kan leiden tot inefficiënte initiatieven en imagoschade voor gemeenten als gevolg van desinvesteringen door burgers en bedrijven. 5.Toename van juridische procedures Door onduidelijkheid over bedrijfsactiviteiten worden omwonenden actiever. Dit leidt tot extra werk voor toezichthouders en juristen. Onomkeerbare situaties leiden tot imagoschade voor gemeenten. 6.Verschuiving in lumpsum Gemeenten hebben basistaken in lumpsum opgenomen, wat complicaties kan opleveren met betrekking tot mogelijke uittredingregels en besparingen niet direct gerealiseerd kunnen worden.
Totaal
7
596.000
7.Afname van carrièreperspectief De OD wordt een minder aantrekkelijk werkgever voor (beginnende) vergunningverleners. De leveringszekerheid en kwaliteit van de dienstverlening komt daarmee onder druk te staan. Stagnerende mogelijkheden voor nieuwkomers en een afname van de aantrekkelijkheid van de werkgever kunnen leiden tot een lagere instroom van talent. Voorgestelde besparingsmaatregelen t/m 3%
Tabel 2 Aanvullende Specificatie voorgestelde bezuinigingsmaatregelen t/m 5% 9
Starttotaal vanuit het 3% scenario Controle frequentie naar beneden i.c.m. lagere administratieve handelingen
Het minder vaak controleren van bedrijven kan resulteren van een lager naleefgedrag en dus een hogere kans op overtredingen. Deze overtredingen kunnen in meer of mindere mate gevolgen hebben voor de leefomgeving.
596.000 86.000
Ja
Risico op meer en langdurigere overtredingen. Grotere kans op meldingen overlast en verzoeken om handhaving waardoor besparing niet gerealiseerd wordt. Gemeenten hebben taken in de lumpsum opgenomen. Hierdoor zijn de uittredingsregels mogelijk van toepassingen en zijn de besparingen niet direct te verzilveren. Nadere uitwerking bij gewenste invoering is noodzakelijk.
10
Terugbrengen adviestaken
Geen advisering mbt ontwikkeling omgevingsvisie, omgevingsplannen, ontwikkelgebieden en geen aanlevering omgevingsscan (excl.(B)OPA advisering)
200.000
Ja
De gemeenten lopen het risico dat een initiatief vertraging oploopt tijdens de vergunningaanvraag omdat voorafgaand aan de aanvraag gebieds- en deskundigheids-specifieke aspecten in het voortraject niet zijn meegenomen. Dit kan kostenverhogend werken wanneer hiermee bij gemeenten een grotere afhankelijkheid ontstaat van commerciële adviesbureaus.
11
Overdragen beheer archief
Risico op niet naleven van de archiefwet. Geen directe toegang meer tot het archief voor gemeenten en provincie waardoor uitvoering van taak mogelijk inefficiënt en ineffectief uitgevoerd kan worden.
110.000
Ja
1. Kostenverhoging voor opdrachtgevers De overdracht kan leiden tot hogere structurele kosten voor gemeenten, zeker wanneer de taak niet binnen de bestaande formatie kan worden opgevangen. Gemeenten moeten óf nieuwe medewerkers aannemen (vaak tegen hogere loonkosten per fte) óf externe partijen inhuren, wat doorgaans prijziger is. Door verlies van het schaalvoordeel dat OD NHN nu biedt, stijgen de kosten per deelnemer, vooral voor kleinere gemeenten. Belangrijk om te benadrukken is dat ook de provincie hierdoor direct geraakt wordt: bij overdracht naar gemeenten vervalt de archiefbeheerfunctie bij OD NHN volledig,
8
waardoor de provincie haar huidige oplossing voor archiefbeheer verliest en geen gebruik meer kan maken van het collectieve voordeel. De genoemde risico’s zijn hiermee ook van toepassing voor provincie. 2. Risico op niet-naleving Archiefwet Er is verhoogde kans op niet-naleving van de archiefwet als gemeenten geen goed alternatief hebben. Dit vergroot het risico op juridische en bestuurlijke kwetsbaarheid door onvolledig of onjuist archiefbeheer. 3. Verlies van OD NHN als kenniscentrum OD NHN verliest haar rol als regionaal specialistisch kenniscentrum voor archiefbeheer. Dit betekent verlies van opgebouwde kennis, ervaring en kwaliteit op dit terrein. De regio raakt hierdoor een belangrijke schakel kwijt in het behouden van eenduidige en kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening. 4. Impact op samenwerking en informatiestromen Bij overdracht moeten de werkprocessen tussen OD NHN en gemeenten/provincie volledig opnieuw worden ingericht zoals overdracht van documenten, documentenbeheer, opvragen en het leveren van de informatie/documenten aan de OD NHN om de taken te kunnen uitvoeren. Dit leidt tot onnodige complexiteit, onduidelijkheid en efficiencyverlies , terwijl het uitgangspunt is om efficiënter te werken. Er is de verhoogde kans op fouten, met negatieve gevolgen voor de continuïteit en betrouwbaarheid van dienstverlening.
Voor de provincie betekent dit ook dat zij zelfstandig een nieuwe structuur moet optuigen voor archiefbeheer, los van de gemeenten, wat extra organisatorische en financiële lasten met zich meebrengt.
9
5. Beperkte invloed en afname kwaliteit informatievoorziening OD NHN heeft na overdracht geen invloed meer op de kwaliteit van het documentbeheer, toezicht op vernietigingstermijnen of de archiveringspraktijken bij deelnemers. Dit leidt mogelijk tot grote verschillen in kwaliteit tussen gemeenten en kan de regionale informatievoorziening ondermijnen. 6. Belemmering uitvoering resterende taken OD NHN Zonder directe toegang tot het archief wordt de uitvoering van andere taken van OD NHN (zoals toezicht, vergunningverlening, handhaving) inefficiënt en ineffectief. Dit kan leiden tot vertragingen en extra kosten voor zowel OD NHN als de deelnemers.
Totaal
10
992.000
7. Organisatorische onrust en kosten door reorganisatie De overdracht impliceert een ingrijpende reorganisatie binnen OD NHN, met bijbehorende interne onrust, verlies van expertise en bijbehorende afvloeiingskosten. Eventuele afvloeiingsregelingen zorgen juist in de eerste jaren voor kostenverhoging, in plaats van besparing. 5% besparingsmaatregelen