Memo presidium juni 2021 evaluatie werkwijze raad - def versie.pdf

Memo

Datum: Aan: Van: Onderwerp:

2 juni 2021 Het presidium (21 juni 2021) Rob de Jonge, raadsgriffie Evaluatie 2021 werkwijze raad en commissies.

Het presidium wordt voorgesteld: 1. kennis te nemen van de resultaten van de evaluatie van de werkwijze raad en commissies; 2. in te stemmen met de in deze memo opgenomen conclusies en aanbevelingen; 3. het college van burgemeester en wethouders vervolgens in de gelegenheid te stellen uiterlijk 6 juli 2021 een reactie te geven op de conclusies een aanbevelingen; 4. de griffier opdracht te geven namens het presidium een raadsvoorstel op te stellen ter behandeling in de commissie Bestuur en Middelen en de raad direct na het zomerreces; 5. de agendacommissie te verzoeken de behandeling als genoemd onder punt 4 in de bestuurlijke termijnkalender op te nemen.

Inleiding In maart 2021 is een vragenlijst voorgelegd aan de leden van de gemeenteraad over de werkwijze van de raad en de commissies ter voorbereiding op de evaluatie. Aan de hand van de uitkomsten zijn vijf thema’s te destilleren. Per thema worden de bevindingen van de evaluatie samengevat en zijn conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Thema’s 1. Bestuurlijke termijnkalender, plannings- en sturingsinstrument. 2. Inspraak en participatie, taakverdeling raad en college. 3. Commissies, vergaderingen en samenstellingen. 4. Debatvoering, afstemming commissie- en raadsvergaderingen. 5. Werkconferenties, periodiek.

1.

Bestuurlijke termijnkalender, plannings- en sturingsinstrument.

Resultaten evaluatie: De raadsleden zijn (90%) tevreden over de bestuurlijke termijnkalender en zijn van mening dat de belangrijke maatschappelijke onderwerpen voldoende op de agenda’s van de raad en de commissies staan. De meeste raadsleden gebruiken de termijnkalender voor het raadplegen van vergaderdata en voorbereiding op die vergaderingen. De termijnkalender stelt de raadsleden voldoende in staat gesteld zich tijdig voor te bereiden op belangrijke onderwerpen. De spreiding van de onderwerpen voor de commissievergaderingen scoort matig bij de raadsleden. Een kleine meerderheid van de raadsleden is van mening dat de raad tijdig wordt betrokken bij de voorbereiding van belangrijke onderwerpen. De meeste raadsleden stellen schriftelijke vragen, dienen een motie in of stellen vragen in commissievergaderingen om onderwerpen op de politieke agenda te krijgen. Van de mogelijkheid van het indienen van een agenderingsverzoek wordt nauwelijks gebruik gemaakt. Ook het agenderen van raadsinformatiebrieven voor commissievergaderingen wordt door raadsleden nauwelijks gedaan. Bijna driekwart van de raadsleden is van mening dat het college van burgemeester en wethouders de raad via raadsinformatiebrieven op de hoogte houdt van voor de raad belangrijke ontwikkelingen.

Conclusies: a) de bestuurlijke termijnkalender en de raadsinformatiebrieven zijn als instrumenten positief gewaardeerd; b) van de mogelijkheid om aanpassingen te doen in de bestuurlijke termijnkalender wordt door raadsleden weinig gebruik gemaakt; c) de belangrijke maatschappelijke onderwerpen staan voldoende op de politieke agenda;

1

d) e)

de spreiding van onderwerpen over de vergadermomenten blijft een aandachtspunt; de bestuurlijke termijnkalender kan meer als sturingsinstrument worden gebruikt1.

Aanbevelingen: 1. de sturingsmogelijkheden2 van de bestuurlijke termijnkalender, vanuit de gedachte ‘de raad gaat over zijn eigen agenda’ bespreken in het presidium; 2. het college van burgemeester en wethouders uitnodigen meer aandacht te geven aan het op de bestuurlijke termijnkalender spreiden van belangrijke politieke onderwerpen voor de raadscommissies; 3. de griffier uitnodigen de raadsleden nader te informeren over de mogelijkheden tot het inzetten van de verschillende raadsinstrumenten, waaronder: a. het (zelfstandig) indienen van agenderingsverzoeken (waaronder raadsinformatiebrieven); b. het kort aan de orde te stellen van actuele onderwerpen in commissievergaderingen 3.

2.

Inspraak en participatie, taakafbakening raad en college.

Resultaten evaluatie: De raadsleden zijn verdeeld over de vraag of inwoners voldoende worden betrokken bij belangrijke onderwerpen; een kleine meerderheid vindt van wel. Bijna tweederde van de raadsleden is er voorstander van inwoners, organisaties en ondernemers meer invloed te geven op de politieke agenda. Suggesties die daarbij zijn genoemd zijn: het actiever uitnodigen van betrokken partijen, betere communicatie, gebruik van het stadspanel, de participatieapp en social media. Over het algemeen wordt positief geoordeeld over het spreekrecht van de burgers. Het merendeel van de raadsleden geeft aan dat de inspraakreacties bijdragen aan de politieke meningsvorming. Meer dan driekwart van de raadsleden is tevreden met het instrument ‘burgerinitiatieven’. Meer dan de helft van de raadsleden is tevreden met het instrument ‘referendum’. Wel hebben meerdere raadsleden aangegeven dat er meer bereidheid zou moeten zijn om dit instrument daadwerkelijk toe te passen. Conclusies: a) het spreekrecht bij commissie- en raadsvergaderingen kan ongewijzigd blijven; b) inwoners kunnen meer worden betrokken bij belangrijke onderwerpen; c) het is gewenst dat inwoners, ondernemers, organisaties en stakeholders meer invloed hebben op de politieke agenda4; d) De raad is tevreden over het instrument burgerinitiatieven 5; e) De raad is verdeeld over het instrument referendum6. Aanbevelingen: 1.

het college van burgemeester en wethouders uitnodigen in 2021, in nauwe samenwerking met de raad, een voorstel tot het vaststellen van een visie op inspraak en participatie aan de raad te bieden. In deze visie dient te worden opgenomen: a. wat er wordt verstaan onder ‘belangrijke onderwerpen’; b. op welke wijze inwoners dienen te worden betrokken bij belangrijke onderwerpen en c. een heldere taakafbakening tussen raad en college, passend binnen de ambities van bestuurlijke vernieuwing; 2. het presidium consulteren voor het betrekken van inwoners, belanghebbenden en stakeholders voor specifieke onderwerpen die binnen een termijn van drie maanden op de bestuurlijke termijnagenda staan. Het benutten van geplande raadsinformatieavonden en het door derden op locatie uitnodigen van de commissies zijn hierbij mogelijkheden; 3. de griffier uitnodigen periodiek te publiceren over de bestaande mogelijkheden waarop inwoners en andere belanghebbenden invloed kunnen uitoefenen op de politieke agenda.

1 Hierbij kan nog worden vermeld dat de termijnkalender periodiek wordt geagendeerd voor presidiumvergaderingen met de vraag of

er wensen zijn ten aanzien van de planning. Zelden wordt gevraagd of onderwerpen in een eerder stadium geagendeerd kunnen worden voor een commissie of dat er onderwerpen aan de planning kunnen worden toegevoegd. 2 Daarbij kan gedacht worden aan het actief aangeven wanneer of in welk stadium een bepaald onderwerp op de agenda zou moeten komen. 3 Op grond van artikel 22 van de Verordening op de raadscommissies Den Helder 2018. 4 In dit kader kan nog worden gemeld dat van de mogelijkheid voor derden een agenderingsverzoek in te dienen nauwelijks gebruik wordt gemaakt. 5 in het tweede halfjaar van 2021 wordt een herziene verordening op burgerinitiatieven ter vaststelling aan de raad aangeboden. In de huidige bestuursperiode is er maar één burgerinitiatief ingediend. 6 in het tweede halfjaar van 2021 wordt er een raadsinformatieavond georganiseerd over dit onderwerp waarin de voors en tegens van referenda worden belicht. Tot op heden is er nog geen referendum gehouden.

2

3.

in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad opnemen dat de nieuwe raad heldere intenties uitspreekt over het gebruik van het instrument ‘referendum’7.

3.

Commissies, vergaderingen en samenstellingen.

Resultaten evaluatie: Over het commissiestelsel als zodanig (84%), de samenstelling van de commissies (79%) en de adviserende rol van de commissies (89%) wordt door de raadsleden positief geoordeeld. De commissievergaderingen gespreid in de week, zoals dat in de coronaperiode is ingevoerd, wordt verkozen boven het vergaderen op één avond (74%). Het bij alle vergaderingen aanwezig kunnen zijn is door de meeste raadsleden als argument gegeven. Tevredenheid is er ook over de ambtelijke ondersteuning zowel vanuit de organisatie als de griffie. Wel opvallend is dat raadsleden weinig (10%) gebruik maken van de mogelijkheid rechtstreeks contact op te nemen met een behandelend ambtenaar terwijl er regelmatig technische vragen worden gesteld in de commissievergaderingen. Net iets meer dan de helft van de raadsleden is soms of vaak tevreden van de beantwoording van vragen door het college. Conclusies: a) het commissiestelsel en het vergaderen van de commissies op aparte dagen, zoals dat in coronatijd is ingevoerd, kan worden voortgezet; b) het aantal commissieleden is gebaseerd op gelijktijdig vergaderen van de commissies, niet op gespreid over de week; c) raadsleden zijn tevreden over de samenstelling van de commissies8.

d) raads- en commissieleden nemen zelden contact op met behandelend ambtenaren als er vragen zijn over een raadsvoorstel of een geagendeerd document; e) een krappe meerderheid is tevreden over de beantwoording van vragen door het college van burgemeester en wethouders9. Aanbevelingen: 1. in het overdrachtsdocument aan de nieuwe raad opnemen dat continuering van het huidige commissiestelsel met gespreide commissievergaderingen de voorkeur geniet; 2. in het overdrachtsdocument aan de nieuwe raad een voorstel opnemen over het aantal commissieleden per fractie: het aantal commissieleden per fractie is immers gebaseerd op het gelijktijdig vergaderen van de commissies. 3. de griffier uitnodigen in voorkomende gevallen raadsleden erop te attenderen dat rechtstreeks contact kan worden opgenomen met de steller van een raadsvoorstel als er technische vragen of andere verduidelijkingen gewenst zijn; 4. extra aandacht vragen van het college van burgemeester en wethouder voor de kwaliteit van de beantwoording van schriftelijke vragen en de beantwoording van vragen die in commissievergaderingen worden gesteld; 5. raadsleden erop attenderen dat ze proactief en concreet bij het college kunnen aangeven als een specifieke beantwoording door het college te wensen overlaat.

4.

Debatvoering, afstemming commissie- en raadsvergaderingen;

Resultaten evaluatie: Raadsleden zijn in ruime meerderheid (95%) tevreden over de 3-weken cyclus: week 1 commissievergaderingen, week 2 informatieavond, week 3 raadsvergadering, week 4 commissievergaderingen etc. Ook is er tevredenheid over de duur van de vergaderingen. Een meerderheid is tevreden met de huidige spreektijdenregeling, maar er is wel een duidelijke voorkeur om de spreektijden in beeld zichtbaar te maken. Over het houden van digitale vergaderingen nadat de coronamaatregelen zijn opgeheven bestaat verdeeldheid. Voorts hebben meerdere raadsleden aangegeven dat het debat gemist wordt.

7

Intrekken van de Referendumverordening is ook een mogelijkheid.

8 Daarmee wordt gedoeld op de flexibele bemensing per vergadering, twee commissieleden per fractie per vergadering en in totaal

maximaal vijf commissieleden per fractie; 9 Het gaat dan om de beantwoording van schriftelijke vragen en de beantwoording van vragen in de commissie. De antwoorden dienen beter aan te sluiten op de gestelde vragen.

3

Conclusies: a) er is geen behoefte aan het wijzigen van de vergadercyclus en de spreektijdenregeling; b) er is tijdens raadsvergaderingen inzicht gewenst in de resterende spreektijd per fractie; c) het is gewenst het faciliteren en stimuleren van debatvorming opnieuw te bezien. Aanbevelingen: 1. in het overdrachtsdocument voor de nieuwe bestuursperiode opnemen dat continuering van de huidige vergadercyclus en spreektijdenregeling de voorkeur heeft; 2. de griffier uitnodigen de spreektijden in beeld zichtbaar maken zodra er weer fysiek wordt vergaderd; 3. het faciliteren en stimuleren van debatvoering als item opnemen in het overdrachtsdocument voor de nieuwe bestuursperiode en hierbij in te gaan op eventuele scenario’s/alternatieven in raadsvoorstellen en/of notities.

5.

Werkconferentie.

Over de periodieke werkconferenties zijn de raadsleden minder uitgesproken. Er is een lichte voorkeur voor een werkconferentie om het jaar en dan bestaande uit twee dagen. En als deze dan georganiseerd wordt, gaat de voorkeur wel uit naar een combinatie van werkbezoeken en een inhoudelijk programma. Conclusie: a) In 2019 is de werkconferentie niet doorgegaan wegens onvoldoende deelname door raadsleden (minder dan 24) en in 2020 is de werkconferentie niet doorgegaan vanwege de coronamaatregelen. Actiepunten: 1. de voorzitter van de raad en de griffier uitnodigen een voorstel voor te bereiden voor het presidium waarin wordt voorgesteld dat:  in het najaar van 2021 een werkconferentie te organiseren op basis van het voorstel van de heer Blank (over energie);  bij aanvang van de nieuwe bestuursperiode in 2022 een tweedaagse werkconferentie te organiseren met de nieuwe raad. Het eerder ingenomen standpunt dat sprake moet zijn van een minimale deelname vanuit de raad wordt losgelaten. 2. De bevindingen onder punt 1 in het overdrachtsdocument aan de nieuwe raad opnemen. -0-0-0-

4