Memo agendacommissie over parallel vergaderen (002).pdf

Memo

Datum: Aan: Van: Onderwerp:

9 maart 2023 de agendacommissie F.V.A. Hoogervorst, raadsadviseur Parallelle commissievergaderingen

Beste leden van de agendacommissie, In uw vergadering van 14 november 2022 hebt u verzocht om een notitie over de opzet van het parallel vergaderen van de commissies Bestuur en Middelen, Maatschappelijke ontwikkeling en Stadsontwikkeling en -beheer op één avond, zoals dit na het zomerreces in het nieuwe stadhuis gaat plaatsvinden. U hebt daarbij voor de volgende punten aandacht gevraagd: 1. de avond moet werkbaar zijn voor alle fracties, ook als dat betekent dat verordeningen aangepast moeten worden; 2. het moet een politieke avond zijn waarbij bijvoorbeeld alle fracties hun fractievergaderingen ook op deze avond hebben; 3. de mogelijkheid moet bestaan om een hapje te eten; 4. onderzocht moet worden welke avond de meest geschikte vergaderavond is; 5. moeten de commissievergaderingen wel of niet gelijktijdig starten? Hierover puntsgewijs het volgende: 1. de avond moet werkbaar zijn voor alle fracties, ook als dat betekent dat verordeningen aangepast moeten worden Op basis van de Verordening op de raadscommissies Den Helder 2018 mag een fractie maximaal vijf niet-raadsleden als commissielid voordragen. Een afgesplitste fractie mag echter minder niet-raadsleden als commissielid voordragen.

Dit is als volgt geregeld: - een afgesplitste fractie van één raadslid mag maximaal twee commissieleden voordragen; - een afgesplitste fractie van twee raadsleden mag maximaal één commissielid voordragen; - een afgesplitste fractie van drie of meer raadsleden mag géén commissieleden voordragen. Hiermee kan een afgesplitste fractie met minimaal drie personen de commissies bemensen. Daarnaast is bepaald dat een raadscommissie uit maximaal twee zetels per fractie bestaat, hetgeen in de praktijk blijkt uit de presentielijst. Bij parallel vergaderen is het voor niet-afgesplitste fracties dus goed mogelijk de commissie volledig te bemensen. Zelfs een eenmansfractie kan met haar vijf commissieleden met twee personen in de commissies zitting nemen. Bij absentie van het raadslid of commissieleden zal dit niet mogelijk zijn, maar in die gevallen kan de fractie één of meer commissies met één persoon bemensen. Voor afgesplitste fracties kan wél een probleem ontstaan. Volgens de bepalingen in de verordening heeft een afgesplitste fractie in de meeste gevallen (behalve als de afsplitsing uit meer dan drie personen bestaat) maximaal drie personen om de commissies te bemensen, zoals eerder is vermeld. Bij absentie van één of meer van deze personen kunnen dus niet alle commissies worden bemenst bij parallel vergaderen.

Soms leveren afgesplitste fracties ook nog commissievoorzitters, wat in die gevallen tot extra bemensingsproblemen kan leiden, zowel qua commissieleden als qua commissievoorzitters.

In onze werkwijze is het zeer gewenst (hoewel niet wettelijk verplicht) dat alle fracties aan alle commissievergaderingen kunnen deelnemen. Hiermee houd je de taakverdeling tussen de raad en de raadscommissies zuiver en voorkom je -als het goed is- doublures vanuit de commissies in de raad. De afwijkende regels voor afsplitsingen zijn destijds in het leven geroepen om het afsplitsen te ontmoedigen. (Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat een dergelijke regeling wettelijk is toegestaan.) Daarnaast is het aantal commissieleden-niet zijnde raadsleden in de gemeente Den Helder uitzonderlijk hoog in vergelijking tot andere gemeenten. Een verdere uitbreiding ligt in dat opzicht op zich niet voor de hand. Maar gelet op de bemensingsproblematiek bij parallel vergaderen zul je voor afgesplitste fracties toch moeten denken aan uitbreiding van het aantal commissieleden. Een oplossing is de bijzondere bepalingen in de verordening over het aantal commissieleden van afgesplitste fracties aan te passen. Hierbij zijn de volgende varianten denkbaar: A.

de bepaling als volgt te laten luiden: Een afgesplitste fractie van één raadslid mag maximaal drie commissieleden voordragen; een afgesplitste fractie van twee raadsleden mag maximaal twee commissieleden voordragen; een afgesplitste fractie van drie raadsleden mag maximaal één commissielid voordragen; een afgesplitste fractie van meer dan drie raadsleden mag géén commissieleden voordragen. In deze variant kan een afgesplitste fractie met vier in plaats van met drie personen de bemensing van de commissies rondkrijgen. B. de bepaling als volgt te laten luiden: Een afgesplitste fractie van één raadslid mag maximaal vier commissieleden voordragen; een afgesplitste fractie van twee raadsleden mag maximaal drie commissieleden voordragen; een afgesplitste fractie van drie raadsleden mag maximaal twee commissieleden voordragen; een afgesplitste fractie van vier raadsleden mag maximaal één commissielid voordragen; een afgesplitste fractie van meer dan vier raadsleden mag géén commissieleden voordragen. In deze variant kan een afgesplitste fractie met vijf in plaats van met drie personen de bemensing van de commissies rondkrijgen. C. met A en B vergelijkbare varianten waarmee de mogelijkheid wordt gecreëerd om met zes of meer personen de bemensing van de commissies rond te krijgen. D.

volledig schrappen van de bepaling, waarmee alle afgesplitste fracties, ongeacht de grootte ook recht hebben op vijf commissieleden-niet zijnde raadsleden. Een oplossing die hiernáást nog kan bijdragen aan de bemensingsproblematiek van afgesplitste fracties bij parallel vergaderen, is om het aantal commissievoorzitters uit te breiden van zes naar acht personen. Dat geeft meer flexibiliteit aan de commissievoorzitters uit de afgesplitste fracties om desgewenst als lid, en niet als voorzitter, plaats te nemen in de commissies. Een bijkomend voordeel is dat er meer vervangingsmogelijkheden ontstaan tussen de commissievoorzitters onderling. Met parallel vergaderen zijn de vervangingsmogelijkheden immers minder groot dan dat dat met afzonderlijke avonden het geval is. Hiertoe dient de Verordening op de raadscommissies Den Helder 2018 te worden aangepast. 2. het moet een politieke avond zijn waarbij bijvoorbeeld alle fracties hun fractievergaderingen ook op deze avond hebben Het is de keuze van de individuele fracties waar en wanneer zij hun fractievergadering houden. Het is zeer wel mogelijk te maken om op de commissieavonden ook de fractievergaderingen te houden. Het ligt in de rede dat deze fractievergaderingen in de (na)middag voorafgaand aan het eetmoment (zie hieronder) plaatsvinden. 3. de mogelijkheid moet bestaan om een hapje te eten Deze mogelijkheid is zeker te creëren.

Als voorafgaand aan de commissievergaderingen fractievergaderingen worden gehouden, dan is een eetmoment tussendoor daar een logisch uitvloeisel van. Het is voor de logistiek én de onderlinge verhoudingen aan te bevelen voor een collectief eetmoment te kiezen. Te denken valt aan een eetmoment tussen 17.30 uur en 18.00 uur.

4. onderzocht moet worden welke avond de meest geschikte vergaderavond is De keuze van de vergaderavond is vrij. Het ligt -ook wegens de herkenbaarheid voor de burger- voor de hand zoveel mogelijk te kiezen voor een vaste avond in de week voor zowel de raads- als de commissievergaderingen en hiervan alleen in bijzondere situaties af te wijken. Hierbij valt te denken aan extra vergaderingen of feestdagen. Het mag logisch zijn dat de avonden van het weekend (vrijdag, zaterdag en zondag) niet geschikt zijn voor het houden van commissie- en raadsvergaderingen. Dan resteren de maandagen tot en met de donderdagen. Elke avond zal zijn ‘voor- en tegenstanders’ hebben, ook in relatie tot een ieders privébezigheden. Hieronder staan voor- en nadelen en aandachtspunten van de maandagen tot en met de donderdagen weergegeven: - Van de huidig gehanteerde maandagavond valt in ieder geval te zeggen dat op deze avond in het verleden de minste andere activiteiten hebben plaatsgevonden. Dit is gunstig voor het kunnen bereiken van een zo groot mogelijke doelgroep. Eenieder moet zoveel mogelijk in de gelegenheid worden gebracht de vergaderingen te kunnen volgen.

Ook is het gunstig dat zaken die in de raad aan de orde zijn gekomen snel kunnen worden opgepakt door de griffie, het college (dat daags na de raads- en commissievergaderingen vergadert) en de organisatie, zonder dat daar een weekend tussen komt te zitten. De maandagavond is al vele jaren de vaste vergaderavond en daardoor ook als zodanig goed herkenbaarheid voor het publiek. Tenslotte zijn op maandag de minste andere activiteiten op Willemsoord, hetgeen -hoewel er veel parkeerplaatsen beschikbaar zijn- de parkeermogelijkheden ten goede komt. - Dinsdag vergadert het college. Dit zou in dat opzicht een minder gelukkige dag zijn om dan ook met de commissies en de raad te gaan vergaderen, zowel in relatie tot de belasting van de collegeleden als in relatie tot de nodige voorbereidingshandelingen van college en organisatie op de raadsvergadering (beoordelen moties, voorbereiden vragenkwartier e.d.) - Woensdag heeft als nadeel dat (het zou eigenlijk geen rol mogen spelen, maar de praktijk wijst anders uit) op deze dag vaak grote sportevenementen, met name voetbalwedstrijden, op televisie zijn. In het verleden zijn om deze reden vergaderingen verplaatst. Het gaat hierbij voor alle duidelijkheid niet alleen over de sportliefhebbers uit de raad en de commissies, maar uiteraard óók over de sportliefhebbers onder de bevolking.

Je kunt in voorkomende gevallen dan voor een andere dag kiezen, maar dat komt de herkenbaarheid weer niet ten goede. - Donderdag is voor de verwerking van de raadsvergadering en het snel oppakken van de acties die hieruit voortvloeien een iets minder geschikte dag, ook rekening houdend met de gemiddelde bemensing op de vrijdagen. Ook is Willemsoord in de regel vaak drukbezocht op donderdagavonden. 5. moeten de commissievergaderingen wel of niet gelijktijdig starten? Als op basis van de agenda’s het vermoeden bestaat dat een aantal commissievergaderingen niet heel lang zullen duren, dan is het een reële gedachte de vergaderingen zo te programmeren dat deze na elkaar worden gehouden. Het voordeel hiervan is dat belangstellenden (collegeleden, raads- en commissieleden en publiek) dan meer vergaderingen kunnen bijwonen. De grilligheid en onvoorspelbaarheid van het verloop en de duur van vergaderingen pleit ervoor om vooralsnog niet over te gaan tot verschillende aanvangstijden. Ook voor de herkenbaarheid van het publiek, en zéker ook voor degenen die de livestreams volgen, is het goed om uit te kunnen gaan van één aanvangstijd. Dit vergt wel coördinatie bij de agendavorming voor wat de inzet van de portefeuillehoudende wethouders betreft. Waar mogelijk wordt hiermee (net als in het verleden) rekening gehouden. Daarnaast is er altijd de mogelijkheid van collegiale vervanging.

ADVIES: Wij adviseren u, gelezen het bovenstaande, het volgende: I. In uw vergadering van 20 maart 2023 de volgende standpunten in te nemen in relatie tot de punten 1 tot en met 5 over het parallel vergaderen: 1. de avond moet werkbaar zijn voor alle fracties, ook als dat betekent dat verordeningen aangepast moeten worden. Te kiezen voor variant B in combinatie met het uitbreiden van het aantal commissievoorzitters met twee personen. Met vijf personen en een uitbreiding van het aantal voorzitters ontstaat voldoende capaciteit om de commissies te bemensen.

2. het moet een politieke avond zijn waarbij bijvoorbeeld alle fracties hun fractievergaderingen ook op deze avond hebben. Deze mogelijkheid te doen creëren en de fractiekamers hiertoe vanaf 16.00 uur als zodanig te reserveren. 3. de mogelijkheid moet bestaan om een hapje te eten. Op commissieavonden een gezamenlijk eetmoment te organiseren tussen 17.30 uur en 18.00 uur. 4. onderzocht moet worden welke avond de meest geschikte vergaderavond is. De maandagavond als vergaderavond te handhaven. 5. moeten de commissievergaderingen wel of niet gelijktijdig starten? De commissievergaderingen gelijktijdig om 19.30 uur te laten starten. II. Het presidium op 22 mei 2023 hierover te laten besluiten met inachtneming van uw standpunten.