Memo aanvullingen auditcommisssie 9-11-2023.pdf

Memo

Datum: Aan: Cc.: Van: Onderwerp:

10 november 2023 Gemeenteraad Teammanager Financiën Portefeuillehouder Financiën Aanpassingen Financiële verordening gemeente Den Helder 2024

Inleiding Tijdens de vergadering van de auditcommissie van donderdag 9 november 2023 is de Financiële verordening gemeente Den Helder 2024 besproken. Daarbij kwamen ook de meest actuele ontwikkelingen van de commissie BBV aan de orde. De hieruit volgende aanpassing worden hieronder toegelicht. Aanpassingen 2 november 2023 is een nieuwe toelichting op de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV gepubliceerd. De nieuwe toelichting gaat over de definitie van begrotingsonrechtmatigheden. Over- én onderschrijdingen krijgen nu meer aandacht, wanneer deze acceptabel zijn en wat wordt verstaan onder ‘tijdig’ melden. Deze aspecten zijn opgenomen in artikel 19. Door de nieuwe definitie is een aantal aanpassingen van en aanvullingen op de tekst van het artikel en de toelichting nodig. Daarnaast wordt de tekst van artikel 11 lid 6 (toevoeging van het woord ‘begrote’) aangepast. Nieuwe tekst Hieronder staat de tekst van de aangepaste artikelen en toelichting. De wijzigingen/aanvullingen zijn in rood weergegeven. Artikel 11 Kostprijsberekening 6. Directe loonkosten die rechtstreeks een bijdrage leveren aan het primaire proces worden op basis van begrote tijdsbesteding toegerekend aan producten. Artikel 19 Rechtmatigheidsverantwoording 1. Het college verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording, conform het BBV.

In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen opgenomen. Het betreft hier fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens uitkomen. 2. Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het college na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. 3. Overschrijdingen van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen en investeringsbudgetten, die een van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel: a. Begrotingsoverschrijdingen, op taakveldniveau, zowel van lasten als van baten, die kleiner zijn dan € 100.000; b. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van onvoorzienbare verplichte uitgaven; c. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen of zware ongevallen of vrees daartoe); d. Begrotingsoverschrijdingen waarbij sprake is van een open einde (subsidie)regeling; e. Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat; f.

Begrotingsoverschrijdingen, waarover het college expliciet verantwoording heeft afgelegd; g. Begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de vastgestelde kaderstelling van de grondexploitaties.

4. Onderschrijdingen van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen en investeringsbudgetten, die één van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel: a. begrotingsonderschrijdingen, op taakveldniveau, zowel van lasten als van baten, die kleiner zijn dan €100.000; b. Begrotingsonderschrijdingen, waarover het college expliciet verantwoording heeft afgelegd. Toelichting Artikel 19 Rechtmatigheidsverantwoording. Via de jaarrekening vindt een rechtmatigheidstoets plaats. Tot nu toe worden de kaders voor deze toets vastgelegd in het controle protocol voor de accountant. Vanaf 2023 wordt het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidstoets. Bij de jaarstukken neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op. De rapportage- en verantwoordingsgrens is vastgelegd in het beleidskader Rechtmatigheid. In artikel 19 is vastgelegd op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. In principe is iedere afwijking van de begroting onrechtmatig. In dit artikel wordt nader aangegeven in hoeverre rechtmatigheidsfouten voor de raad acceptabel zijn. In artikel 19 lid 3 worden de begrotingsoverschrijdingen van de lasten of baten van de begroting (inclusief de beschikbaar gestelde investeringsbudgetten) genoemd: (a) Om te voorkomen dat alle rechtmatigheidsfouten moeten worden toegelicht is hier een drempel opgenomen.

Deze drempel maakt het mogelijk dat het college de raad overzichtelijk en compact kan informeren. De drempel is daarbij gelijk aan de drempel die wordt gehanteerd in de tussenrapportage. (b) Kosten die de gemeente moet maken die onvoorzien zijn en waarin de gemeente geen keuze heeft, worden niet gezien als rechtmatigheidsfout. (c) Bij het optreden van een ramp, zware ongevallen of oproer/wanordelijkheden heeft de burgemeester op grond van artikel 175 van de Gemeentewet speciale bevoegdheden. Een onderdeel van deze speciale bevoegdheden is het nemen van maatregelen die geld kosten: de begroting kan eventueel worden overschreden. Er is dan geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid, omdat de burgemeester op grond van artikel 175 van de Gemeentewet, de bevoegdheid heeft om zelfstandig de maatregelen te nemen die hij nodig acht. (d) Open einde (subsidie) regeling: dit soort uitgaven zijn vaak in het kader rijksbeleid zoals bij inkomensvoorzieningen en gezondheidsvoorzieningen. Het zijn de zogenaamde ‘open eindregelingen’ waarop iedere burger of onderneming een beroep kan doen, ongeacht of er budget voor is. (e) De overschrijding geheel of gedeeltelijk wordt gecompenseerd door een extra opbrengst. Hierbij kan gedacht wordt aan een aanvullende bijdrage van derden, bijvoorbeeld van de provincie of het rijk.

(f) Begrotingsoverschrijdingen waarover het college expliciet verantwoording heeft afgelegd, bijvoorbeeld in de jaarstukken of met een informatiebrief aan de raad, tellen niet mee als rechtmatigheidsfout. (g) Begrotingsoverschrijdingen die voortkomen vanuit vastgestelde grondexploitaties tellen evenmin als rechtmatigheidsfout mee. In artikel 19-4 worden de begrotingsonderschrijdingen van de lasten of baten van de begroting (inclusief de beschikbaar gestelde investeringsbudgetten) genoemd: (a) Om te voorkomen dat alle rechtmatigheidsfouten moeten worden toegelicht is hier een drempel opgenomen. Deze drempel maakt het mogelijk dat het college de raad overzichtelijk en compact kan informeren. De drempel is daarbij gelijk aan de drempel die wordt gehanteerd in de tussenrapportage (b) Begrotingsonderschrijdingen waarover het college expliciet verantwoording heeft afgelegd, bijvoorbeeld in de jaarstukken of met een informatiebrief aan de raad, tellen niet mee als rechtmatigheidsfout.