Memo aan presidium resultaten werkgroep RvO en VRC.pdf

hr gemeente

{!J

DEN HELDER

Datum: Aan: Van: Onderwerp:

Memo

23 april 2024 het presidium Werkgroep wijziging RVO en RVC (F. Blok, raadsadviseur) Wijzigingen Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Den Helder 2018 en Verordening op de raadscommissies Den Helder 2018

In uw vergadering van 18 maart 2024 heeft u het memo besproken, gedateerd 10 maart 2024, met betrekking tot 'Wijzigingen Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Den Helder 2018 en Verordening op de raadscommissies Den Helder 2018'. In deze vergadering zijn diverse opmerkingen gemaakt, die de werkgroep heeft besproken in haar vergadering van 10 april 2024. De reacties van de werkgroep op de opmerkingen zijn in de memo in het paars opgenomen.

hr gerneer,te ~

DEN HELDER

Datum: Aan: Van: Onderwerp:

Memo

10 maart 2024 het presidium Werkgroep wijziging RVO en RVC (F. Blok, raadsadviseur) Wijzigingen Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Den Helder 2018 en Verordening op de raadscommissies Den Helder 2018

In uw vergadering van 20 juni 2023 heeft u besloten een werkgroep van maximaal vijf raadsleden in te stellen om een voorstel voor te bereiden voor een wijziging van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Den Helder 2018 (RVO) en de Verordening op de raadscommissies Den Helder 2018 (/RC). In verband met de Wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur en een nieuw hoofdstuk Va over geheimhouding in de Gemeentewet dienen een aantal 'technische' wijzigingen doorgevoerd te worden. Het aanpassen van het RVO en de VRC in verband met deze wijziging gaf de mogelijkheid een aantal onderwerpen, waarover in het verleden discussie is geweest, nader voor te bereiden te weten: 1. het aanpassen van artikel 4. Samenstelling (VRC) met betrekking tot lid 5 en lid 6: het aantal commissieleden en het aantal commissieleden van afgesplitste fracties. Hierbij dienen dan ook de leden 6 tot en met 9 betrokken te worden van artikel 7. Fracties (RVO); 2. het aanpassen van artikel 8. Vergaderfrequentie (VRC) met betrekking tot het eindtijdstip van commissievergaderingen; 3. het aanpassen van artikel 10. Oproep en agenda (VRC) met betrekking tot de aan levertermijnen van de stukken en de agenda; 4. het aanpassen van artikel 21.

Spreekrecht burgers (VRC en artikel 16 RVO) met betrekking tot het standaard toevoegen van de Jongerenadviesraad; 5. het opnemen van een nieuw artikel met betrekking tot technische vragen in de VRC. De werkgroep, bestaande uit de raadsleden mevrouw M. Boessenkool, de heer H. van Dongen, mevrouw T.C. Polonius en de heer J.K. Visser, ondersteund door de heer M. Huisman (raadsgriffier) en de heer F. Blok (raadsadviseur), is drie keer bijeengeweest en heeft bovenstaande onderwerpen besproken. Daarnaast zijn een aantal andere onderwerpen (uit de verordeningen) nader bezien. Hierover het volgende.

A. Onderwerpen waarover in het verleden discussie is geweest 1. Het aanpassen van artikel 4. Samenstelling (VRC) met betrekking tot lid 5 en lid 6: het aantal commissieleden en het aantal commissieleden van afgesplitste fracties. Hierbij eveneens de leden 6 tot en met 9 van artikel 7 te betrekken. Fracties (RVO). De werkgroep heeft gesproken over de volgende punten: a. Het aantal commissieleden. b. Evenredigheid van commissieleden in relatie tot de verkiezingsuitslag. Er is een inventarisatie gemaakt bij een aantal gemeenten met betrekking tot het aantal commissieleden. Ook is de evenredigheid van het aantal commissieleden in relatie tot de verkiezingsuitslag besproken; mogelijk kan dit onderwerp opgenomen worden in het overdrachtsdocument van de raad in 2026. De werkgroep geeft aan dat het aantal commissieleden geen issue op zich is. De werkgroep adviseert het aantal commissie/eden niet aan te passen. Het aantal commissieleden schuurt wel in relatie tot de tweede zin van lid 4: 'Een fractie die sinds de laatste raadsverkiezingen twee jaar in de raad vertegenwoordigd is, mag echter ook personen als commissielid voordragen die bij deze verkiezingen niet op enige kandidatenlijst verkiesbaar zijn geweest'. De werkgroep benoemt hierbij het argument met betrekking tot de evenredigheid en legitimatie in relatie tot

de verkiezingsuitslag. Deze zin is te vrij/vrijblijvend geformuleerd met als gevolg te veel niet gekozen volksvertegenwoordigers. De werkgroep adviseert deze zin te schrappen. c. Minimaal één raadslid aanwezig in commissievergadering. De werkgroep is hier geen voorstander van. De werkgroep adviseert de huidige situatie te handhaven. d. Aantal commissieleden van afgesplitste fracties. De werkgroep geeft aan dat afsplitsen vanzelfsprekend mag, maar niet beloond dient te worden. Afgesplitste fracties moeten wel de mogelijkheid hebben om alle vergaderingen, bij parallel vergaderen, te kunnen bijwonen. Lid 6 luidt: 'Een afgesplitste fractie van één raadslid mag maximaal twee commissie/eden voordragen; een afgesplitste fractie van twee raadsleden mag maximaal één commissielid voordragen; een fractie van drie of meer afgesplitste raadsleden mag géén commissieleden voordragen'. De werkgroep adviseert de huidige situatie te handhaven. e. Geplaatst op 'een' of 'de' kandidatenlijst. De werkgroep geeft aan dat het voor de gehele raadsperiode 'de' kandidatenlijst moet zijn in plaats van 'een' kandidatenlijst. De werkgroep adviseert dit artikel aan te passen. 2. Het aanpassen van artikel 8. Vergaderfrequentie (VRC) met betrekking tot het eindtijdstip van commissievergaderingen. In de verordening is bepaald dat het eindstip van de vergaderingen 21 :30 uur is.

Regelmatig komt het voor dat vergaderingen om 21.30 uur nog niet afgerond zijn en er wordt doorvergaderd. De werkgroep is van mening dat de vergadering, indien dit aan de orde komt, zelf haar eigen eindtijd bepaalt op voorstel van een commissielid of de voorzitter. De werkgroep adviseert de eindtijd van 21 :30 uur uit het artikel te schrappen. De fracties van de PvdA, D66 en de VVD hebben tijdens de bespreking in de vergadering van het presidium van 18 maart 2024 aangeven zich hier niet in te kunnen vinden. Hierbij is aangegeven dat het zou gaan om het starten van een agendapunt om 21.30 uur. De werkgroep geeft aan dat het hier niet gaat om het starten van een agendapunt om 21.30 uur, maar om de eindtijd van de vergadering. In de huidige situatie is in de verordening de eindtijd vastgesteld op 21.30 uur (en niet dat een agendapunt moet zijn gestart); dat is te rigide gesteld. De vergadering kan altijd zelf met een ordevoorstel komen (bijvoorbeeld bij aanvang van een nieuw te behandelen agendapunt) over de eindtijd van de vergadering. In artikel 8 van het Reglement van orde voor de raadsvergadering is eveneens geen eindtijd genoemd. Het is daarom goed in de verordeningen hiermee op eenzelfde wijze om te gaan. 3. Het aanpassen van artikel 10. Oproep en agenda (VRC) met betrekking tot de aanlevertermijnen van de stukken en de agenda.

In de vergadering van de agendacommissie van 30 mei 2023 is besloten dat de stukken voor de commissievergaderingen twee weken van tevoren beschikbaar gesteld dienen te worden zodat de raadsen commissieleden twee weekenden hebben om de stukken te bestuderen. De werkgroep geeft aan dat er geen behoefte is aan een langere of kortere termijn met betrekking tot het aanleveren van stukken. De werkgroep adviseert de termijn van twee weken te formaliseren. 4. Het aanpassen van artikel 21. Spreekrecht burgers (VRC en artikel 16 RVO) met betrekking tot het standaard toevoegen van de Jongerenadviesraad. In de vergadering van de agendacommissie van 8 mei 2023 is besloten dat de Jongerenadviesraad (JAR) standaard de mogelijkheid geboden wordt om tijdens raads- en commissievergaderingen in te spreken om de standpunten van de JAR (voor de onderwerpen die de JAR van belang acht) naar voren te brengen. Dit houdt in dat voor raads- en commissievergaderingen het agendapunt 'Spreekrecht burgers' gewijzigd wordt in 'Spreekrecht burgers en Jongerenadviesraad'. Door de werkgroep wordt aangegeven dat er meer adviesraden zijn dan de JAR. Deze adviesraden zijn, net als alle overige inwoners en instanties, net zo belangrijk als de JAR. Een voorkeursbehandeling hierin is dan ook niet aan de orde.

De werkgroep geeft aan de titel te willen wijzigen in een objectieve en neutrale titel waarbij niemand zich buitengesloten hoeft te voelen luidende: 'Spreekrecht' en in de toelichting op het artikel een aantal niet limitatieve voorbeelden op te nemen van instanties en adviesraden.

De werkgroep adviseert de artikelen te wijzigen conform bovenstaande. 5. Het opnemen van een nieuw artikel met betrekking tot technische vragen in de VRC. Bij de huidige werkwijze is het mogelijk om voorafgaand aan commissievergaderingen en raadsvergaderingen technische vragen te stellen over een onderwerp. Aandachtspunt hierbij is de termijn van indiening en beantwoording van de vragen. Gedacht wordt aan een termijn van zes werkdagen. De werkgroep adviseert hierover een nieuw artikel op te nemen in zowel het RVO als de VRC. De werkgroep constateert dat in het 'Voorstel tot het vaststel/en van de Manifest agenda 2024 en verder' zoals geagendeerd voor de raadsvergadering van 22 april 2024 het volgende is aangegeven: "Stel een termijn voor technische vragen aan medewerkers voorafgaand aan bespreking". De werkgroep is van mening dat een termijn van zes werkdagen hiervoor redelijk is. B.

Overige onderwerpen

1. Artikel 5. Voorzitter (VRC) De werkgroep is van mening dat er geen maatwerkoplossingen voor afsplitsingen in relatie tot voorzitterschap(pen) dienen te komen. Een verordening is een principiële zaak; er dient niet voorzien te worden in maatwerkoplossingen van situaties/problemen die zich voordoen. De werkgroep adviseert de huidige situatie te continueren. Fractie Pastoor heeft tijdens de bespreking in de vergadering van het presidium van 18 maart 2024 aangegeven het hier niet mee eens te zijn. De werkgroep geeft aan dat het wel of niet bieden van maatwerkoplossingen een (principiële) keuze is. Het is aan de raad over het voorstel van de werkgroep verder een beslissing te nemen. 2. Artikel 18. Aantal spreektermijnen (VRC) De werkgroep geeft aan dat het voor de orde van de commissievergadering beter is om één woordvoerder per fractie per agendapunt toe te staan. De werkgroep adviseert, conform bovenstaande, het artikel te wijzigen. De fractie van Behoorlijk Bestuur vD-H& Juliandorp heeft tijdens de bespreking in de vergadering van het presidium van 18 maart 2024 aangeven een voorkeur te hebben voor meerdere woordvoerders; de fractie van D66 heeft hierbij aangegeven dat meerdere woordvoerders bij uitzondering mogelijk moet zijn. De werkgroep geeft aan dat het uitgangspunt op dit moment al, als ongeschreven regel, één woordvoerder per fractie per agendapunt is.

Het is duidelijker dit in het reglement te formaliseren. Vanzelfsprekend kan hier met het doen van een ordevoorstel een uitzondering op worden gemaakt. Bij het bespreken van bijvoorbeeld de Kadernota en de Begroting zijn er overigens aparte procesvoorstellen die door het Presidium worden vastgesteld. In deze procesvoorstel/en kan voorgesteld worden om af te wijken van dit artikel. Dit zal worden opgenomen in de toelichting bij dit artikel. Op dit moment is in artikel 14. 'Aantal spreektermijnen en spreekregels' van het RVO ook niets opgenomen met betrekking tot één woordvoerder per fractie per agendapunt. Om eenduidigheid te krijgen stelt de werkgroep voor om dit ook in het RVO op te nemen. 3. Nieuw artikel: Actuele spoedeisende mededeling door wethouder in commissies (VRC) De werkgroep stelt voor wethouders in commissieverband de mogelijkheid te bieden actualiteiten te delen met de commissie. Het zou hier moeten gaan om spoedeisende mededelingen (kort en bondig) die niet langer kunnen wachten. Het betreft hier alleen de mededeling, vragen naar aanleiding hiervan zijn niet mogelijk. De spoedeisende mededeling dient altijd schriftelijk gevolgd te worden door een raadsinformatiebrief zodat iedereen kennis van de mededeling kan nemen.

Reguliere actuele mededelingen zijn hier niet aan de orde, deze kunnen op ieder moment door het college met de raads- en commissieleden gedeeld worden via bijvoorbeeld de mail/raadsinformatiebrief. De werkgroep merkt overigens op dat raadsinformatiebrieven altijd geagendeerd kunnen worden voor een commissiebehandeling. De werkgroep adviseert, conform bovenstaande, een nieuw artikel op te nemen in de VRC.

4. Invoeren van spreektijd in commissievergaderingen (VRC) De werkgroep heeft de mogelijkheid besproken spreektijd in commissievergaderingen in te voeren. Hieraan zijn kosten verbonden (nieuwe microfoons in de Trouwzaal en in de Razende Bol voorzien van pasjeslezer of inregelen bestaande microfoons met daaraan gekoppeld vaste zitplaatsen voor commissieleden). Verder is het voorstel de eindtijd bij de commissievergaderingen te schrappen (zie hierboven) en wordt een beroep gedaan op het zelfcorrigerend vermogen van de commissieleden. De werkgroep wijst op het belang van ordentelijk vergaderen en van zowel de rol van de voorzitter als van de commissieleden hierin. De werkgroep ziet op grond van bovenstaande geen strikte noodzaak voor het invoeren van spreektijd. 5. Artikel 32. Moties (RVO) Het onderwerp van een motie vreemd aan de orde van de dag (lid 3) dient volgens de werkgroep in principe eerst in commissieverband behandeld te zijn geweest; spoedeisende zaken kunnen rechtstreeks richting raad. De spoedeisendheid van de motie zal door de raad in de betreffende vergadering beoordeeld moeten worden. Dit kan gebeuren bij het vaststellen van de agenda. Daar kan een ordevoorstel worden gedaan de raad te laten besluiten of de motie spoedeisend is. Is dat het geval, dan wordt de motie behandeld in de betreffende raadsvergadering.

Is dat niet het geval, dan wordt de motie geagendeerd voor de (eerstvolgende) commissievergadering. Een motie vreemd aan de orde van de dag kan ook voortkomen uit de beantwoording van de vragen in het vragenkwartier. Ook bij een dergelijke motie dient de raad een oordeel te geven over de spoedeisendheid van de motie. Dit kan eveneens gebeuren bij het vaststellen van de agenda. Is de motie spoedeisend, dan wordt de motie behandeld in de betreffende raadsvergadering. Is de motie niet spoedeisend, dan wordt de motie geagendeerd voor de (eerstvolgende) commissievergadering. De werkgroep adviseert, conform bovenstaande, het artikel te wijzigen. De fractie van Behoorlijk Bestuur v D-H & Julianadorp en de burgemeester hebben tijdens de bespreking in de vergadering van het presidium van 18 maart 2024 aangegeven het hier niet mee eens te zijn; dit is aan de raad. De werkgroep geeft nadrukkelijk aan dat het niet de bedoeling is om raadsleden te beperken! Er wordt niet getornd aan het recht om een motie in te dienen. Sterker, de werkgroep wil juist meer recht doen aan een motie. Moties kunnen gebaat zijn bij verdieping in de commissie. Haalbaarheid van de motie en politieke profilering van de fractie zijn hierbij wezenlijke elementen. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling alle moties eerst in commissieverband te behandelen. Wellicht heeft het stukje tekst: "...

in principe eerst in commissieverband behandeld te zijn geweest ...", mensen op het verkeerde been gezet. Het gaat met name om moties/onderwerpen, die niet spoedeisend zijn, eerst in commissieverband te behandelen. Als een fractie van mening is dat een motie spoedeisend is dan staat het de fractie vanzelfsprekend vrij om deze ook daadwerkelijk in de raadvergadering in te dienen. Het is dan aan de raad, zoals hierboven ook gesteld, de spoedeisendheid te bepalen. 6. Artikel 38. Vragenkwartier (RVO) De werkgroep constateert dat het vragenkwartier minder een 'scoringskwartier' moet worden. Om dit te ondervangen dienen er aanvullende spelregels te komen met name over spoedeisendheid, actualiteit en bondigheid van de vragen. De werkgroep geeft aan dat de voorzitter van de raad een beslissende rol moet hebben bij het beoordelen van de vragen op spoedeisendheid, actualiteit en bondigheid. De voorzitter van de raad kan hierin bij uitstek, als gevolg van zijn neutrale rol, een gewogen afweging maken. De afweging van de voorzitter is bindend. De vragen die niet behandeld worden in het vragenkwartier dienen aangemerkt te worden als schriftelijke vragen op grond van artikel 36 en op die wijze te worden afgehandeld. De werkgroep adviseert, conform bovenstaande, het artikel te wijzigen.

De fractie van Behoorlijk Bestuur v D-H & Julianadorp en de burgemeester hebben tijdens de bespreking in de vergadering van het presidium van 18 maart 2024 aangegeven dat het niet aan de voorzitter is een bindende afweging te maken of vragen voor het vragenkwartier spoedeisendheid, actueel en bondig zijn. De werkgroep blijft bij zijn mening dat de voorzitter van de raad een beslissende rol moet hebben bij het beoordelen van de vragen op spoedeisendheid, actualiteit en bondigheid. Als voorzitter dient hij de indiener van de vragen uiterlijk vóór 12. 00 uur op de dag van de raadsvergadering en onderbouwd mee te

delen wanneer vragen niet worden beantwoord in het vragenkwartier. De vragen zijn dan niet verder verspreid en/of doorgezet richting college/ambtelijke organisatie om een antwoord voor te bereiden. Het staat de indiener van de vragen altijd vrij om tijdens de raadsvergadering een ordevoorstel te doen om deze afweging van de voorzitter aan de raad voor te leggen om zijn of haar vragen alsnog in de betreffende raadsvergadering te laten beantwoorden. Mocht de raad besluiten de vragen alsnog toe te staan dan zal de betreffende portefeuillehouder onvoorbereid moeten antwoorden.

Gemeentelijk manifest Den Helder Na de definitieve vaststelling van het Gemeentelijk manifest Den Helder door de raad in april 2023 dienen de uitkomsten van het manifest uitgewerkt en geïmplementeerd te worden. Hiermee is in de loop van 2023 een voorzichtige start gemaakt en in vervolg hierop heeft er op 7 februari 2024 een bijeenkomst plaatsgevonden tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Op dit moment wordt de bijeenkomst van 7 februari 2024 uitgewerkt. De mogelijke resultaten hiervan die betrekking hebben op het RVO en VRC dienen meegenomen te worden bij het wijzigingsvoorstel. De werkgroep adviseert conform bovenstaande. Zie onder onderdeel A nummer 5: Het opnemen van een nieuw artikel met betrekking tot technische vragen in de VRC. Het presidium wordt voorgesteld: 1. de genoemde artikelen/onderwerpen onder A. en B. te wijzigen/op te nemen in het RVO en/of VRC zoals is voorgesteld door de werkgroep; 2. de wijzigingen naar aanleiding van de besluitvorming over de Manifestagenda 2024 en verder mee te nemen in het wijzigingsvoorstel voor het RVO en VRC; 3. het wijzigingsvoorstel voor het RVO en VRC, rekening houdend met het genoemde onder 1. en 2. ter besluitvorming voor te leggen aan de raad.

0-0-0