kadernota2023-2027vastgesteldGR.pdf

cocesus

GR Cocensus De Trompet 2700 1967 DD Heemskerk lnfo@cocensus.nl

Postbus 37 - 1960 AA Heemskerk

www.cocensus.nl

Gemeente Den Helder T.a.v. het College van B&W Postbus 36 1780 AA Den Helder

behandeld door

bijlage(n)

onderwerp

George Schipper

Kadernota Cocensus 2023-2027

telefoon

Verzenddatum

023 556 34 00

25 november 2021

Aanbieden Kadernota Cocensus 2023

Geacht College, Hierbij bieden wij u de Kadernota 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus aan. Deze Kadernota is vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur Cocensus van 24 november 2021. Conform de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2020 verzoeken wij u om de Kadernota 2023 aan te bieden aan uw gemeenteraad. De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten kunnen omtrent de Kadernota 2023 van Cocensus uiterlijk voor 1 maart 2022 hun gevoelens bij het Dagelijks Bestuur van Cocensus doen blijken. De Kadernota 2023 zal in de vergadering van het Algemeen Bestuur Cocensus van 11 maart 2022 vastgesteld worden.

Hoogachtend, het dagelijks bestuur van Cocensus, namens dezen,

George Schipper Directeur Cocensus

4

t

cocesus Kadernota 2023 - 2027

Inhoudsopgave

Inleiding

2

1.

Hoofddoelstelling

2

2.

Algemeen

2

3.

Doelstellingen 2023

5

4.

Verwachtingen 2024 - 2027

7

5.

Doorontwikkelingen bestaand beleid

8

6.

Financiële kader

12

1

Inleiding Voor u ligt de Kadernota 2023-2027 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus (Cocensus). In de Kadernota worden de algemene, financiële en beleidsmatige kaders voor de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 gepresenteerd. Deze Kadernota is als volgt opgebouwd: 1. Hoofddoelstelling. 2. Algemeen. 3. Doelstellingen 2023. 4. Verwachtingen 2024 - 2027. 5. Doorontwikkelingen staand beleid. 6. Financiële kader.

1. Hoofddoelstelling Cocensus is opgericht als een uitvoeringsorganisatie met als belangrijkste doelstellingen om efficiënter te opereren en de kwaliteit van de uitvoerende werkzaamheden op het gebied van de lokale heffingen te borgen. De uitvoeringswerkzaamheden betreffen de uitvoering van de Wet WOZ (herwaardering), de aanslagoplegging van diverse gemeentelijke heffingen, de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften, de (dwang)invordering en de afhandeling van verzoeken om kwijtschelding. Cocensus verzorgt de contacten met de Waarderingskamer, CBS en de gemeentelijke afnemers (belastingdienst en waterschap).

2. Algemeen De samenwerking is vormgegeven in een gemeenschappelijke regeling, er is dus sprake van verlengd openbaar bestuur. Cocensus is een uitvoeringsorganisatie en werkt voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Dijk en Waard, Den Helder, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Cocensus is belast met de heffing en inning van lokale heffingen en verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet WOZ. Daarnaast voert Cocensus een aantal specifieke taken uit, zoals het klant contact centrum voor diverse deelnemers en de uitvoering van de BAG voor een enkele deelnemer. Deze taken liggen in het verlengde van de basistaken en hierover zijn afzonderlijke afspraken met de deelnemers gemaakt via de dienstverleningsovereenkomst. Met de deelnemers zijn afspraken gemaakt over de wederzijds te leveren prestaties, deze liggen vast in de afzonderlijke dienstverleningsovereenkomsten.

Wettelijk kader Nederland kent een gesloten belastingsysteem. Dat wil zeggen dat gemeenten alleen die belastingen en heffingen mogen invoeren die limitatief zijn opgesomd in de wet. Gemeenten hebben daarbij de keuze om deze belastingen toe te passen. Voor de volledigheid, het bestuur van Cocensus gaat hier niet over, deze bevoegdheid is nadrukkelijk achtergebleven bij de besturen van de individuele deelnemers. De Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) biedt het kader voor de waardering van onroerende zaken, zoals woningen en bedrijfspanden. Op grond van de Wet WOZ dienen alle onroerende zaken jaarlijks gewaardeerd te worden.

2

Onderscheid soorten heffingen Heffingen bestaan uit belastingen, bestemmingsheffingen en retributies. Het voornaamste kenmerk van belastingen (zoals OZB) is dat de opbrengst naar de algemene middelen gaat. Bij bestemmingsheffingen en retributies (zoals de rioolheffing en leges) wordt de opbrengst gebruikt om de kosten te dekken van de door de gemeente verleende diensten. De gemeente brengt als dienstverlenende instantie een vergoeding in rekening voor gemaakte kosten voor een bepaalde inspanning (bijvoorbeeld het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag of de aanleg en onderhoud riolering). Bestemmingsheffingen en retributies mogen wettelijk niet meer dan 100% kostendekkend zijn. Het verschil tussen bestemmingsheffingen en retributies is dat de eerste heffing ook verschuldigd is als er niet direct van een tegenprestatie sprake is. Een voorbeeld hiervan is de afvalstoffenheffing. Deze heffing is ook verschuldigd als de gebruiker van een woning geen afval aanbiedt. Bij retributies is er altijd sprake van een (directe) tegenprestatie, zoals bijvoorbeeld de verstrekking van een vergunning.

Bezwaar en beroep Jaarlijks worden veel aanslagen opgelegd. Tegen deze aanslagen kunnen bezwaarschriften worden ingediend. Deze kunnen verschillende redenen hebben. In het geval van de gecombineerde aanslag (WOZ-beschikking, OZB, rioolheffing, afvalstoffenheffing, hondenbelasting ed.) gaat het enerzijds om bezwaren tegen de hoogte van de waardevaststelling en anderzijds tegen de belastingplicht of tegen het gehanteerde tarief. Cocensus handelt de bezwaarschriften binnen de daarvoor geldende termijnen af. Voor fiscale bezwaarschriften geldt dat de wettelijke termijn eindigt aan het einde van het jaar waarin de aanslag is vastgesteld. Nagenoeg alle bezwaarschriften tegen de WOZ en gemeentelijke belastingen handelt Cocensus binnen deze termijn af. Ingeval van afwijking ligt de oorzaak in de omstandigheid dat er nog gesprekken lopen met de belastingplichtige of diens vertegenwoordiger. Na afdoening van het bezwaarschrift heeft belanghebbende nog de mogelijkheid om in beroep te gaan bij de Rechtbank, hoger beroep bij het Gerechtshof of van cassatie bij de Hoge Raad.

Kwijtschelding iedereen betaalt in principe mee aan de voorzieningen van de deelnemers. Uitzondering daarop zijn burgers die een inkomen hebben dat lager is dan, of gelijk is aan 100% van de bijstandsnorm. In die gevallen kan (gedeeltelijk) kwijtschelding worden verleend. iedere individuele deelnemer heeft vastgelegd welke heffingen in aanmerking komen voor kwijtschelding en voor welke omvang. Kwijtschelding wordt met name mogelijk gemaakt voor de hondenbelasting, de afvalstoffenheffing en de rioolheffing. Bij de toepassing van het kwijtscheldingsbeleid zijn de deelnemers gebonden aan regelgeving vanuit het Rijk. AIie deelnemende gemeenten hebben door middel van een kwijtscheldingsbesluit besloten de maximale ruimte binnen het kwijtscheldingsbeleid toe te passen. Daarbij is er ook een mogelijkheid voor kwijtschelding van kleine zelfstandige ondernemers Voorafgaande aan de jaarlijkse aanslagoplegging wordt onderzocht in hoeverre belastingplichtigen die in het voorafgaande belastingjaar kwijtschelding hebben gekregen, ook voor de komende aanslag hiervoor in aanmerking kunnen komen. Hiertoe wordt een inkomenstoets via het Inlichtingenbureau verzorgd. Een positief resultaat leidt tot een geautomatiseerde kwijtschelding.

3

Het huidige takenpakket heffingssoorten belastingjaar 2022 voor de verschillende deelnemers * a0

a»

E @)

E E

o he

o

hi

C r0

5¢

E

.c

C rO r0 N

T

C C a0

r0 r0

•

@)

z a r 0d

o

E

Belastingsoort

r

r

£a» E E > £ 0 a r

Onroerendezaakbelastingen

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

Afvalstoffenheffing

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

Rioolheffing

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

Hondenbelasting

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

E

a0

T

r0

Roerende WoonBedrijfsruimten belasting Toeristenbelasting

(o

en

a0

E:

ro r0

o r0

b

he

u

0

a)

V

V

V

Forensenbelasting Parkeerbelasting

V

Parkeervergunningen

V

Precariobelasting

V

0 ii

5¢

@)

,:Q

V V

@)

0 0 ~

hu

V

V

,:Q

...... ¢

C

5

o

@0

,tJ

3 O

0

a»

o

:::)

u

r

60

±:

E

,tJ

ro

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

0

0

@)

a)

V

Precariobelasting K&L ** Reclamebelasting

V

BIZ-heffing

V

Leges

V

Liggelden Woonschepen Grafrechten

V

V

V V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V

V V

V

Baatbelasting Reinigingsrecht Binnenhavengeld

V

Zee havengeld

V

Vermakelijkhedenretributie

V

Marktgeld

V

V

situatie per 1-1-2022 afgeschaft per 1-1-2022

4

3. Doelstellingen 2023

Focus klant Cocensus is opgericht als uitvoeringsorganisatie en in hoge mate gefocust op de interne processen en procedures. Sinds de oprichting is in de loop der tijd het directe contact met de burger toegenomen bijvoorbeeld door het informeel bezwaar en invorderingsactiviteiten. Om de burger nog beter te bedienen is voor de komende jaren als doelstelling het centraal stellen van de klant geformuleerd. Er worden diverse activiteiten verder ontwikkeld zoals het nog meer benutten van het digitaal loket, trainingen voor de medewerkers en het uitbreiden van KCC activiteiten.

KCC-activiteiten 2023 Bij de oprichting van Cocensus in 2007 is er voor gekozen om een grote herkenbaarheid van de gemeente te handhaven: Aanslagen op briefpapier met logo gemeenten Aanslagen in envelop met logo gemeenten Telefoonnummer van gemeente op aanslag Eerste contact van burger met het KCC van de gemeente In de loop van de jaren is de naamsbekendheid van Cocensus bij de inwoners van de deelnemende gemeenten gegroeid; in overgrote meerderheid weten burgers waar ze terecht moeten, in toenemende mate is dat nu ook digitaal. Op de enveloppen staat inmiddels het logo van Cocensus. De praktijk van de KCC's is dat er door Cocensus een baliescherm wordt gefaciliteerd, een applicatie met een raadpleegfunctie van de betreffende gemeente met daarnaast de mogelijkheid om namens de burger terugbelverzoeken door te zetten naar Cocensus. De KCC-medewerkers worden elk jaar in februari door medewerkers van Cocensus getraind in de werking van de applicatie, de veel gestelde belastingvragen en de nieuwste ontwikkelingen bij de gemeente (nieuwe heffingen e.d.). Inmiddels hebben 5 van de deelnemende gemeenten hun KCC-activiteiten belegd bij Cocensus. Het belangrijkste argument daarvoor kwam feitelijk van de KCC-medewerkers van de gemeente zelf: zij vinden dat ze de burgers onvoldoende direct kunnen helpen en dus vaak terugbelafspraken met Cocensus moeten maken of doorverwijzen.

Dit blijkt ook in de praktijk bij Cocensus waar het aantal terugbelafspraken significant toeneemt. Daarnaast vindt men het vervelend om een extra applicatie te moeten openen als er vragen over de gemeentelijke belastingen binnenkomen. Een applicatie die een dubbele authenticatie kent, waarbij er een specifieke code dient te worden opgehaald met een mobiele telefoon. Voor de burgers geldt, dat zij in voorkomende gevallen, dus niet direct wordt geholpen, maar enkele dagen moet wachten op de terugbelafspraak. Zeker als het gaat om financiële problematiek (betalingsregelingen) is dat niet klantvriendelijk. Telefoontjes naar de bron, met een mogelijke interne doorschakeling naar een deskundige, waarbij de burger gelijk wordt geholpen, is niet alleen de meest krantvriendelijke manier, maar ook de meest efficiënte manier om burgers van dienst te zijn. Het Dagelijks Bestuur van Cocensus heeft ingestemd met het ontwikkelen van een voorstel om voor 2023 voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC-belastingen uit te voeren. In technische zin kan het gemeentelijk telefoonnummer met een doorverbinding (kies 1 voor ... etc, gehandhaafd blijven).

5

Het voorstel zal voor wat betreft de technische aspecten in 2022 nader worden uitgewerkt. In het meerjarenperspectief is er in financiële zin hier vanaf 2023 rekening mee gehouden. Voor de gemeenten die het KCC nog niet bij Cocensus hebben ondergebracht zal dit leiden tot een besparing op de (flexibele) formatie van de eigen KCC's. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers.

Besparingen op bedrijfsvoering Cocensus Er wordt onderzocht of er voor de komende jaren meerdere besparingen mogelijk zijn op de bedrijfsvoeringslasten van Cocensus of op de gezamenlijke lasten van Cocensus en de deelnemende gemeenten. Een aantal zaken worden nader onderzocht en uitgewerkt:

Thuiswerken Mede door de gedwongen lock-down is het beeld over het thuiswerken in positieve zin aan het veranderen. Naast het feit dat medewerkers er aan gewend raken en er de voordelen van inzien, wordt er ook steeds meer beleid ontwikkeld om het thuiswerken te faciliteren. Uiteraard vraagt dit ook een andere wijze van managen en moet er ruimschoots aandacht worden besteed aan (het organiseren van) de sociale interactie tussen medewerkers.

Gegevensbeheer De hoofdactiviteit van Cocensus zou je kunnen omschrijven als het verzamelen van subject- en objectgegevens teneinde deze om te zetten in gemeentelijke belastingaanslagen. Een deel van met name de objectgegevens worden ook door gemeenten zelf verzameld. Daarbij is op onderdelen sprake van dubbel werk of investeringen in soortgelijke applicaties. Vanuit de doelstelling: enkelvoudig muteren voor meervoudig gebruik is het de moeite waard om de mogelijkheid van efficiencybesparingen niet alleen vanwege het dubbele werk, maar ook vanuit het oogpunt van schaalvoordelen te onderzoeken.

Handhaving Vroeger verrichte een gemeente best veel handhavingsactiviteiten (bevolkingscontroleur, woningtoezicht, controle terrassen etc.). Deze functies zijn bij nagenoeg alle gemeente komen te vervallen. En daarmee is er ook een reëel risico dat er belastingopbrengsten worden misgelopen. Denk aan geregistreerde leegstand, die wel onderverhuurd word; de inname van gemeentelijk grondgebied etc. Cocensus heeft nog wel functionarissen die op straat lopen, met name voor de inventarisatie van het onderhoudsniveau van woningen, voor de inventarisatie van de stand van zaken bij nieuwbouw en voor de controle op vergunningsvrije aanbouw. Het is een reële gedachte dat extra aandacht voor handhaving zich terugverdient via extra belastingopbrengsten. Met daarnaast ook het aspect van rechtvaardigheid en rechtmatigheid.

6

4. Verwachtingen 2024 - 2027 Voor Cocensus is een nieuwe situatie ontstaan, aangezien er geen sprake meer is van huur van kantoorruimte, maar van eigendom. Voor de exploitatie betekent dit dat er een eigen verantwoordelijkheid gaat gelden voor de onderhoud van het kantoor. In de meerjarenexploitatie is rekening gehouden met de vorming van een onderhoudsvoorziening. Op landelijk niveau zijn er diverse ontwikkelingen die zich bezig houden met het gebruik van Big Data. Er zijn inmiddels al taxatiemodellen in de maak, die een herwaardering uitvoeren met gebruikmaking van openbare data, inclusief omgevingsfactoren, waarmee goede resultaten worden geboekt. De modellen zijn geavanceerd en instaat om met behulp van A.I. (Artificial Intelligence) zichzelf te verbeteren. Cocensus participeert in een pilot. Risico We zien forse een toename van het aantal bezwaren die zijn ingediend door de zogenaamde No Cure No Pay bureaus (NCNP). Van de 2,5% ingediende bezwaren is meer dan de helft afkomstig van deze bureaus. Met een verkregen doorlopende machtiging maken de bureaus bezwaar en gaan vervolgens in beroep. Indien de rechter besluit tot een aanpassing van de waarde ontvangt het bureau een proceskostenvergoeding van 600-1.200 euro. Er is derhalve een aantrekkelijk verdienmodel voor de bureaus ontstaan.

Er zijn reeds (bij de VNG) initiatieven aangedragen om het begrip modelwaarde in de Wet te krijgen. Dat maakt dat het geen exacte waarde meer is en dat taxatiewaarden een bandbreedte hebben, waardoor er geen bezwaren/beroepen gehonoreerd worden als de waarde nog binnen deze bandbreedte blijven. Daarnaast is gevraagd om het fenomeen van de doorlopende machtiging te stoppen. De volgende stap zou kunnen zijn dat het verdienmodel wordt teruggebracht. De proceskostenvergoedingen liggen in de factor 100 ten opzichte van hetgeen het de burger oplevert met daarbij het risico dat juist vanwege die proceskostenvergoedingen de tarieven omhoog gaan. Op moment dat het model tot redelijke proporties wordt teruggebracht is er bij Cocensus in de volle breedte al snel sprake van een besparing van € 500.000 (€ 250.000 proceskostenvergoeding + € 250.000 kosten afhandelen bezwaar/beroep). Inflatie en loonontwikkeling Sinds de economieën na de coronacrisis weer zijn opengegaan neemt de vraag naar tal van producten snel toe met als gevolg dat de prijzen stijgen. Omdat nog niet duidelijk is of deze inflatie van tijdelijke of blijvende aard is ontstaat er een risico. Wanneer er vanuit gegaan wordt dat de inflatie van blijvende aard is dan kunnen de lonen niet achterblijven. Medewerkers moeten namelijk worden gecompenseerd voor de prijsstijgingen.

7

5. Doorontwikkelingen bestaand beleid Automatisering

ICT as a Service

Cocensus is een uitvoeringsorganisatie belast met geautomatiseerde bulkprocessen. Automatisering is de ruggengraat van de organisatie en op het moment dat deze uitvalt, stagneert of fouten geeft levert dit direct grote organisatorische problemen op met financiële gevolgschade. Opvang wordt gerealiseerd door de adoptie van 'ICT as a service'. Hiertoe wordt ICT afgenomen vanuit een servicemodel wat in alle ICT-voorzieningen voorziet (diensten; Infrastructure as a Service - laas en Desktop as a Service - DaaS). De ICT diensten worden afgenomen in een 'abonnementsstructuur' waarbij de serive-levels (condities van levering) vanuit een overeenkomst van opdracht (leveringscontract), gespecificeerd in de dienstleveringsovereenkomst (DVO of SLA) zijn beschreven en overeengekomen. Dankzij deze 'full service' is Cocensus de komende jaren volledig ontzorgd en is de beschikbaarheid en de continuïteit zowel voor de medewerkers als voor de burgers geborgd. Het hieraan gelieerde 'Service Level Management' proces, waarin zowel Cocensus als de leverende partij in zijn vertegenwoordigd, ziet toe op het besturen en beheersen van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde services, in het licht van de vastgelegde afspraken. Continuiteit

Onderdeel in het 'Service Level Management' proces, zijn de specifieke afspraken rondom beveiliging en de bescherming van persoonsgegevens gemaakt. Naast specifieke certificeringen van alle 'ketenparters', zijn ook verwerkersovereenkomsten gesloten om de privacy van burgers te waarborgen op moment dat er door een derde partij onderhoudswerkzaamheden aan de ICT diensten en/of software worden verricht. Daarnaast worden door de partijen, als onderdeel van de afgesloten SLA jaarlijks, security assessments en audits uitgevoerd door een onafhankelijke en door de overheid geacrediteerde partij. Deze zogenaamde vulnerabilty scan's worden uitgevoerd om de algehele digitale weerbaarheid te vergroten en in lijn te houden met alle gestelde eisen, gerelateerd aan de geldende informatiebeveiligingsrichtlijnen en wet-, en regelgeving. Periodiek wordt hierover gerapporteerd in de 'Service Level Management' rapportages wat weer onderdeel uitmaakt van het risicomanagement proces vanuit de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid -voorheen BIG). Naast de requirements op het vlak van de informatiebeveiliging en algehele digitale weerbaarheid, zijn in de DVO/ SLA ook performance-eisen opgenomen over de prestaties (snelheid) en over de beschikbaarheid voor de burger (geleverde diensten; laas, Daas en applicaties dienen een minimale beschikbaarheid te hebben van 99,9% ).

Cybersecu rity In de context van Cybersecurity en de digitale weerbaarheid wordt er binnen Cocensus een zeer strikt beleid gevoerd volgens het informatiebeveiligingsbeleid en zijn er in de loop der tijd diverse wijzigingen doorgevoerd op zowel technische aspecten als beleid en procesmatige aspecten in de context van Cybersecurity. 2015 is het startpunt geweest om de informatie-architectuur en tevens de bijbehorende infromatie-infrastructuur te gaan optimaliseren in de zin van de beveiliging.

8

Dit heeft ons voorbereid op de komst van de AVG wetgeving en tevens het integrale informatiebeveiligingsbeleid opgeleverd (BIO). Het informatiebeveiligingsbeleid moet worden gezien als leidraad en wordt elk jaar onderworpen aan een impactanalyse waarin alle facetten van informatiebeveiliging opnieuw de revue passeren. Samen met de eerder bennoemde assessments en audits volgt, indien van toepassing, een aanscherping van de getroffen maatregelen binnen de primaire bedrijfsprocessen en de verantwoordelijke processen die toezien op de afstemming van de diverse maatregelen en voorzieningen ten aanzien van de digitale weerbaarheid (risico management, service level managment). Gelet op de razendsnelle ontwikkelingen is het daarbij mogelijk dat nieuwe kwetsbaarheden moeten worden doorgrond met het oog op de toekomst. Hierbij worden, zoals ook in het informatiebeveiligingsbeleid is vastgelegd, diverse informatie bronnen gebruikt (IBD, NCSC, NSA, CheckPoint, Gartner) om inzichtelijk te maken welke mogelijke risico's er kunnen ontstaan. Door de nauwe samenwerking met deze instanties is het vanuit onze ingerichte processen mogelijk om heel gericht en adequaat te handelen in het geval dat informatie tot ons komt met betrekking tot kwetsbaarheden op het gebied van de informatievoorziening en de gelieerde ICT-voorzieningen.

In samenwerking met een tech-partner wordt in september de jaarlijkse onafhankelijke audit ingepland. De uitkomsten, inclusief de bijbehorende maatregelen en voorzieningen, worden opgenomen in het geactualiseerde informatiebeveiligingsbeleid.

E-Gouw Met E-Gouw biedt Cocensus inwoners & bedrijven de mogelijkheid om hun belastinggegevens digitaal te raadplegen. Inwoners kunnen met hun DigiD en bedrijven via RSIN in combinatie met hun aanslagbiljetnummer inloggen. In dit belastingportaal wordt samen met de leverancier voortdurend gewerkt aan het vereenvoudigen van de mogelijkheden voor burgers. Zo is het heel eenvoudig geworden om een bezwaar of een kwijtscheldings-verzoek in te dienen, zowel digitaal als vertrouwd via de post door middel van een bijgesloten reactieformulier. Ook de machtiging voor automatische incasso kan digitaal worden afgegeven, maar op verzoek sturen wij jaarlijks nog zo'n 3.000 machtigingen per post op naar burgers die dat niet digitaal willen of kunnen afgeven. Voor 2022 worden mogelijkheden onderzocht om het maken van bezwaar voor burgers nog laagdrempeliger te maken door het opnemen van een QR code op de aanslag, waarmee zonder DigiD versneld bezwaar kan worden ingediend. Op die manier wordt getracht de No Cure No Pay bedrijven die massaal bezwaar indienen de pas af te snijden. De begeleidende teksten op bijsluiters of brieven zijn samen met Bureau Taal vereenvoudigd. Aanslagen kunnen eenvoudig direct betaald worden via iDEAL geïntroduceerd en daar wordt ontzettend veel gebruik van gemaakt.

Ook kunnen belastingplichtigen inmiddels zelf via het digitaal loket hun hond aan- of afmelden en kan de aangifte toeristenbelasting worden ingevuld. In 2022 zullen nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd aan het digitaal loket. Zo zal het mogelijk worden om een betalingsregeling aan te vragen en kunnen nieuwe belastingplichtigen voor de toeristenbelasting zich aanmelden. Daarnaast wordt gewerkt aan de mogelijkheid om burgers digitaal inzicht te geven in hun eigen bezwaar- en kwijtscheldingsdossiers. De automatiseringsgraad neemt in snel tempo toe. Omdat dat echter niet voor iedereen even vanzelfsprekend of gemakkelijk is, blijft er ook aandacht voor telefonisch of schriftelijk contact met de burgers. De klantencontacten nemen zelfs toe, en in de bijsluiter bij de belastingaanslagen wordt duidelijk vermeld dat er naast digitaal contact ook persoonlijk contact met Cocensus mogelijk is. Aardig om te vermelden is dat wij jaarlijks op verzoek zo'n 500 acceptgiro's naar burgers sturen die nog

9

gebruik maken van een mogelijkheid om te betalen, die bij de meeste mensen al in de vergetelheid is geraakt. Deze acceptgiro's worden per 1 juli 2023 volledig afgeschaft.

Informatiebeveiliging en privacy Cocensus heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om de bescherming van persoonsgegevens en naleving van de privacywet- en regelgeving te borgen. Voornoemde beveiligingsmaatregelen voldoen aan het normenkader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). In verband met de wettelijke geheimhoudingsplicht is gegevenslevering door Cocensus aan een deelnemende gemeente slechts mogelijk, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden zijn neergelegd in het protocol gegevenslevering dat tussen Cocensus en alle deelnemende gemeenten is vastgesteld. Voor een aantal gevallen heeft het dagelijks bestuur van Cocensus ontheffing van de geheimhoudingsplicht verleend. Deze gegevensleveringen zijn opgenomen in het Besluit gegevensverstrekking Cocensus.

Verdere ontwikkeling gemeenschappelijke regeling Cocensus De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft met een omvang van 13 deelnemende gemeenten in een beheersgebied van 750.000 inwoners en met een personeelsbestand van 130 formatieplaatsen (150 medewerkers) een solide omvang. Het beheersgebied loop van Hillegom tot Den Helder en bevindt zich voornamelijk aan de westkant van Noord-Holland en met een Hillegom een klein gebied in Zuid-Holland. Op het moment dat er verzoeken komen tot toetreding tot de Gemeenschappelijke regeling Cocensus, mogelijk ook geïnitieerd door gemeentelijke herindelingen, zal eerst nader onderzocht worden wat de gevolgen van verdere groei zijn voor de bedrijfsvoering en beheersbaarheid van de GR en wat de gevolgen zijn voor de huidige deelnemers van de GR. Hierbij geldt als uitgangspunt dat een eventuele uitbreiding zich bevindt binnen het benoemde beheersgebied van Cocensus. Het contract tussen samenwerkingsverband GBKZ en de gemeente Zandvoort loopt af, de gemeente Zandvoort heeft Cocensus benaderd om een offerte uit te brengen. Deze is inmiddels verstrekt, mits akkoord zal de toetreding van Zandvoort tot de GR in 2023 plaats vinden. Wat gaan we doen? Beleid thuiswerken

Waarom doen we dit? Nieuwe werkwijze

Onderzoek verdere besparingen op gebied van gegevensbeheer en handhaving Voorstel KCC activiteiten overnemen deelnemers Zandvoort

Efficiëntere bedrijfsvoering

Wat mag het kosten? Mogelijk kostenbesparing Kostenbesparing

Planning 2022-2023 2022-2023

klanttevredenheid

Kostenbesparing voor de deelnemers

2022-2023

Uitbreiding beheersgebied

Kostenbesparing voor de deelnemers

2023

10

Toeslagenaffaire Periodiek ontvangt Cocensus bestanden (Burgerservicenummers) van de Rijksbelastingdienst waarin mogelijk gedupeerden zijn opgenomen. Bij deze dossiers wordt indien van toepassing de openstaande schuld (conform het moratorium) tijdelijk "on hold" gezet totdat er een beslissing is genomen in het specifieke dossier. Naast de bestanden van mogelijk gedupeerden ontvangen we ook periodiek bestanden inzake de afdoening van de desbetreffende dossiers, waarbij het om de volgende categorieën gaat: 1) werkelijk gedupeerden 2) afmelders 3) afwijzers Deze bestanden worden individueel beoordeeld en verder afgehandeld. Het gehele proces van de afhandeling van de toeslagenaffaire zal nog wel enkele jaren in beslag nemen aangezien mogelijk gedupeerden zich mogen aanmelden tot 01/01/2024. Voor de voortgang van de afhandeling van de dossiers is Cocensus afhankelijk van de voortgang van toetsing bij de Rijksbelastingd ienst. De kwijtgescholden bedragen aan gemeentelijke belastingen kunnen we op termijn voor onze opdrachtgevers declareren bij het ministerie. Over de wijze waarop en wanneer vindt landelijk overleg plaats. Voor onze opdrachtgevers is er dus geen enkel financieel risico van toepassing.

11

6. Financiële kader De indexcijfers voor 2023 zijn gebaseerd op de vastgestelde ontwikkelingen zoals vermeld in de cijfers van het Centraal Economisch Planbureau. In de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord (FUGR) is geadviseerd om daar ook een correctie met terugwerkende kracht van 0,3% voor 2020 bij te betrekken. Cocensus heeft deze aanvullende correctie niet meegenomen, omdat dergelijke wijzigingen indien van toepassing worden verwerkt in de jaarlijkse begrotingswijzigingen. Er is geen sprake van nacalculatie achteraf.

Prijs overheidsconsumptie: beloning werknemers Het indexatiecijfer voor 2023 is 2,0% (CEP 2021).

Prijs bruto binnenlands product Het indexatiecijfer voor 2023 is 1,9% (CEP 2021).

Gewogen gemiddelde Voor het begrotingsjaar 2023 is voor de bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling een gewogen percentage vastgesteld van 2,0%. Dit percentage is afgerond op een cijfer achter de komma opgebouwd uit een verwachte loonkostenstijging 2,0% en een materie le kostenstijging van 1,9%. Gelet op de huidige salarislasten telt in de weging het looncomponent voor 66% en het materie le component voor 34% mee.

Wijzigingen indexcijfers Bij het opstellen van de kadernota wordt uitgegaan van de meest recente cijfers van het CPB. Dat kan leiden tot aanpassingen van bovengenoemde indexcijfers. Daarnaast zullen de toegepaste indexcijfers uiteraard ook tussentijds worden getoetst en vergeleken met de werkelijke ontwikkelingen en bestaat er de mogelijkheid om de indexcijfers en het gewogen gemiddelde middels een wijziging van de begroting van Cocensus aan te passen. N.B. de gevolgen van het voorgestelde loonakkoord 2021 zijn nog niet verwerkt in de kadernota. Dat zou kunnen leiden tot een begrotinsgwijziging voor zowel de jaren 2022 als 2023.

Weerstandsvermogen Het Bestuur heeft vastgesteld dat in feite de deelnemende gemeenten garant staan en derhalve een achtervangfunctie hebben indien de GR geconfronteerd wordt met grote onverwachte, niet te beïnvloeden kostenposten. Dat betekent dat de GR niet op voorhand hoeft te worden voorzien van een weerstandsvermogen. De GR kent een strak begrotingsregime, inclusief efficiencytaakstellingen. Dat betekent dat het realiseren van de begroting op zich al een succes is en er geen ruimte is voor het vooraf ramen van dotaties aan de reserve. Mochten er overschotten ontstaan in de jaarrekening, dan is afgesproken dat de GR deze overschotten mag toevoegen aan de reserve tot een gemaximeerd bedrag van € 250.000. Wij hebben aan de accountant advies gevraagd om te beoordelen of het huidige maximum van de reserve afdoende is nu we een eigen huisvesting hebben. Naast de al jaren bestaande risico's in de bedrijfsvoering op het gebied van personeel, automatisering en wijzigingen in wet en regelgeving, zijn er nu ook risico's verbonden aan het voeren van eigen huisvesting

12

Berekening gemeentelijke bijdrage: Gemeentelijke bijdrage 2022: Bij: Loon en prijsindexatie (2,0%): Gemeentelijke bijdrage 2023:

€14.814.000 € 297.000 €15.111.000

Begroting 2023

Baten

Bijdragen deelnemers GR Haarlemmermeer Haarlem Beverwijk Hillegom Oostzaan Wormerland Alkmaar Heerhugowaard Bergen Langedijk Den Helder Uitgeest Castricum Heiloo Dijk & Waard

-801.000 -944.000 -247.000 -575.000 -346.000 -1.381.000

Totaal bijdragen deelnemers GR

-15.111.000

-3.947.000 -3.363.000 -811.000 -361.000 -219.000 -353.000 -1.763.000 -

13

Meerjarenperspectief Op basis van deze kadernota wordt er een sluitende meerjarenbegroting afgegeven. Dit wijkt af van meerjarenperspectief 2022-2026 (vastgesteld in juni 2021) waarin werd uitgegaan van een positief exploitatiesaldo. De afwijking wordt veroorzaak door het voorstel om het KCC van de deelnemers over te nemen. Dit zorgt ervoor dat de nodige investeringen gemaakt moeten worden, enerzijds aan de kant van IT, anderzijds op het gebied van formatie.

Kengetallen Kengetal 1. Netto schuldquote

31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 31-12-2027 87% 86% 80% 77% 71%

2. solvabiliteit

1,7%

2,3%

3,1%

3,9%

4,7%

3. structurele exploitatieruimte

0,0%

0,0%

0,0%

0,1%

0,0%

Toelichting kengetallen Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Cocensus ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De VNG adviseert om 130% als maximum norm te hanteren en daarboven de schuld af te bouwen. De solvabiliteitsratio: Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de Cocensus in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van Cocensus bestaat volgens artikel 42 BBV-Besluit begroting en verantwoording uit de reserves (zowel de algemene reserve als de bestemmingsreserves) en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Structurele exploitatieruimte: Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Bij incidentele lasten of baten gaat het om eenmalige zaken die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen. Het onderscheid tussen structureel en incidenteel is ook in een notitie van de commissie BBV-Besluit begroting en verantwoording vastgelegd en moet conform het BBV-Besluit begroting en verantwoording ook in de begroting en jaarstukken worden onderbouwd.

Het uitgangspunt van Cocensus is om altijd een sluitende begroting te presenteren, de doelstelling is dan ook om de structurele exploitatieruimte altijd rond de 0% te houden.

14

cocens s

Port Betaald ~

R

Aangetekend

G-A-1

2/%9

=

,

1 IIII IIIIIIII I IIII IIII I Ill Ill Il 3SRRC15181019