Kadernota GR RHCA inzake begroting 2023 v3.PDF.pdf

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/ Regionaal Archief Kadernota inzake begroting 2023 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Hoofddoelstelling Het Regionaal Archief Alkmaar is voor de aangesloten overheidsorganisaties een deskundige partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Voor het algemene publiek is het Regionaal Archief een publieksgerichte erfgoedinstelling die het voor mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen. Algemeen Onderwerp Ten opzichte van de voorgaande jaren (2021 en 2022) wordt de beleidslijn grotendeels bestendigd. De begroting 2023 zal dan waarschijnlijk ook geen grote verschillen laten zien ten opzichte van die van 2022 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2023? De belangrijkste tactische doelstelling is, dat de integriteit, authenticiteit, bruikbaarheid en representativiteit van de (overheids)informatie tot in lengte van jaren gegarandeerd moeten zijn. Alleen dan houdt deze de waarde als bron van bewijs ten behoeve van democratische controle en onderzoek. Daarin ligt het bestaansrecht en de toevoegde waarde van een archiefinstelling ten opzichte van andere informatiedienstverleners en dit is de kern van de wettelijke taak van het Regionaal Archief. In tijden van makkelijk te manipuleren digitale informatie, fakenews en veroudering van hard- en software, is deze doelstelling belangrijker dan ooit. Tegelijkertijd vergt deze doelstelling ook meer aandacht en inspanning dan in het verleden. Het voor lange tijd zekerstellen van de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van digitale informatie is een kennis- en kapitaalintensieve opgave.

Enkele belangrijke punten die terug zullen komen in de begroting 2023 zijn: - De verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot voor de aangesloten gemeenten, zodat alle gemeenten hierop aangesloten worden, met een samen met de gemeenten af te stemmen dienstverlening op dit gebied, - Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet, - Het digitaliseringsbeleid, waardoor meer bronnen (ook op verzoek) gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger. Tevens het zoveel als mogelijk beschikbaar stellen van de datasets als ‘open data’, - Intensivering van de samenwerking met erfgoedinstellingen in het werkgebied door de beschikbaarstelling van de bij het Regionaal Archief Alkmaar bestaande digitale infrastructuur op het gebied van collectiebeheer en -beschikbaarstelling aan historische verenigingen, - Via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de aandacht van het brede publiek brengen.

1

Verwachtingen ten aanzien van 2024 - 2026 Uitgegaan wordt van een voortzetting van de hierboven onder ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’ genoemde activiteiten. Wel is er een wijziging van de Archiefwet op komst, waardoor de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht wordt van 20 jaar naar 10 jaar. Dit zal de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot extra inzet indien deelnemende gemeenten over zouden gaan tot versnelde overbrengingen van archief naar het Regionaal Archief. Indien hiervoor extra middelen nodig zijn, zal dit tijdig onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden.

Doorontwikkelingen staand beleid Zie de opmerkingen hiervoor bij ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’.

Wat gaan we doen? Onderwerp Staand beleid uitvoeren.

Waarom doen we dit? Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten.

Wat mag het kosten?

Planning

Globale raming € 2,89 miljoen

2023-2026

Globaal dekkingsvoorstel: binnen bestaand budget inclusief indexering

2

Bijlage A

Begrotingsuitgangspunten 2023

2024

2025

2026

2,30 %

1,80 %

2,10 %

2,10 %

Prijs bruto binnenlands product

2,30 %

1,60 %

1,60 %

1,60 %

Deelnemersbijdragen

2,3 %

1,7 %

2,0 %

2,0 %

2,3 %

1,7 %

2,0 %

2,0 %

0%

0%

0%

0%

Indexatie Loonkosten Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Goederen en diensten

(verhouding loon-prijs 70-30)

Overige inkomsten Rente Het RHCA rekent geen rente toe

Indexatie De indexaties zijn overgenomen uit de brief van de Regietafel Noord-Holland-Noord inzake de Kadernota 2023. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-HollandNoord (FUGR) is opgenomen dat voor indexatie uitgegaan wordt van de meest recente cijfers zoals deze door het Centraal Planbureau (CPB) worden gepubliceerd. In de meeste gevallen zijn dat de cijfers uit het Centraal Economisch Plan (CEP) dat het CPB jaarlijks in maart publiceert. In de brief van de Regietafel Noord-Holland-Noord wordt ook verwezen naar artikel 2 van de FUGR. Hierin is vastgelegd dat afwijkingen tussen de werkelijke indexatie (jaar T) t.o.v. de begrote indexatie (T-2) zal leiden tot een correctie die daarmee effect heeft op de deelnemersbijdrage aan de gemeenschappelijke regelingen. Gelet op de P&C cyclus bij zowel gemeenten als gemeenschappelijke regelingen en het beperken van het aantal tussentijdse financiële aanpassingen acht de Regietafel Noord-Holland-Noord het verstandig deze correctie onderdeel te laten uitmaken van de jaarlijkse kadernota. Op basis van de huidige CEP-gegevens voor 2023 en correctie voor 2020 zijn de indexatiecijfers in deze kadernota 2023 opgenomen. Financiële kengetallen en beleidsindicatoren Eenheid

2023

Overhead Totale lasten

€ 1.000

Overhead

€ 1.000

497

%

17,2 %

Formatie

FTE

18,76

Vaste aanstellingen (november 2021)

FTE

18,41

%

1,9%

Overhead in % van totale lasten

2.888

Flexibele schil

(Formatie – Vaste aanstellingen)/ Formatie

3

Weerstandsvermogen Algemene reserve (x € 1.000) prognose 31-12-2022 (cf begroting 2022)

€ 1.000

66

Lasten (x € 1.000)

€ 1.000

2.888

%

2,3 %

Algemene reserve in % van totale baten

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Het weerstandsvermogen maakt duidelijk in hoeverre financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord zijn uitgangspunten opgenomen rond het weerstandsvermogen. Volgens deze regeling is de weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat het RHCA beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Een algemene reserve is voor de gemeenschappelijke regeling toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Weerstandscapaciteit Bij het RHCA wordt de beschikbare weerstandscapaciteit gevormd door het Eigen Vermogen. De algemene reserve van het RHCA bedraagt eind 2022 maximaal 2,5% van het uitgaventotaal van € 2.855.277 (in de begroting) en heeft dus een maximale hoogte van € 71.382. Bij tegenvallers is dit bedrag snel opgebruikt maar hiermee voldoet de Gemeenschappelijke Regeling wel aan de voorschriften die zijn uitgevaardigd.

Naast de Algemene Reserve is per eind 2021 een bestemmingsreserve ten bedrage van € 16.000 aanwezig die ter dekking dient van de afschrijvingslasten op een deel van de investeringen. Deze reserve valt in 2022 geheel vrij met dit doel. Ook beschikt het RHCA over een bestemmingsreserve Digitalisering (€ 55.000). Deze omvat middelen die beschikbaar zijn om bovenmatige kosten ten gevolge van de digitale ontwikkelingen op te vangen. Hiernaast is uit het resultaat over 2018 en 2019 een bestemmingsreserve Egalisatie Aanvullende Diensten gevormd (€ 150.000) om de effecten van het wegvallen van de inkomsten uit externe verhuur van ruimte de komende jaren op te kunnen vangen. Door een strakke monitoring van de financiën zijn beide reserves tot heden niet aangesproken. Zoals het zich laat aanzien, zal het jaar 2021 met een positief saldo van naar schatting € 58.000 afgesloten kunnen worden. Voornaamste oorzaken hiervoor zijn de eenmalige opbrengst van het afboeken van een personele verplichting waarvan in 2021 is gebleken dat die niet langer van toepassing is. Afhankelijk van het uiteindelijke resultaat over 2021 en de besluitvorming hierover, zal de reservepositie op langere termijn bekeken kunnen worden. Gezien het voorgaande, bestaat het eigen vermogen per eind 2021 uit de volgende onderdelen: • •

Algemene Reserve Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende diensten

€ 65.000 € 150.000 4

• •

Bestemmingsreserve Digitalisering Verwacht positief saldo 2021

€ 55.000 € 58.000 € 328.000

In 2021 was voorzien dat een onttrekking van € 54.000 uit de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten noodzakelijk was om de exploitatie sluitend te krijgen omdat baten uit aanvullende diensten zijn weggevallen. Naar het zich laat aanzien, is een onttrekking om de exploitatie sluitend te krijgen, niet noodzakelijk. Bij de behandeling van de jaarstukken over 2021 zal de bestemming van de verschillende onderdelen van het eigen vermogen aandacht krijgen en zal aan het Algemeen Bestuur besluitvorming hierover gevraagd worden. Jaarlijks worden financiële risico’s ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voor doen. Per risico wordt een bedrag berekend en wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De volgende financiële risico’s zijn in de programmabegroting 2022 geïnventariseerd als belangrijk voor het weerstandsvermogen. Om zo actueel mogelijk te zijn in de programmabegroting 2023, zal bij het daadwerkelijk opstellen ervan een nieuwe inschatting van de risico’s gemaakt worden maar vooralsnog schetsen we hier de risico’s uit de programmabegroting 2022: Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal

Risico

risico

Bedrag risico

1. Minder opbrengsten aanvullende diensten

50.000

Laag

12.500

2. Meerkosten realisatie E-depot / E-loket

100.000

Laag

25.000

3. Bezuinigingen door Corona-crisis (5% berekend)

130.000

Middel

65.000 102.500

Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op aanvullende diensten betreft voornamelijk de mogelijkheid dat een derde-partij die archief bij ons heeft geplaatst, het contract opzegt. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen. 2. De omvang van de kosten voor het E-depot zijn lastig in te schatten. De verwachting is dat er een laag risico aanwezig is dat deze op dit moment te laag in de begroting zijn opgenomen. Dat geldt ook voor het E-loket, een van de middelen om digitale informatie aan gemeenten en inwoners aan te bieden. 3. Bezuinigingen als gevolg van de Corona-crisis zijn tot heden niet aangekondigd, maar het risico bestaat dat afhankelijk van de verdere ontwikkelingen qua duur en ernst, er vanuit de overheid bezuinigingen opgelegd worden. De mogelijkheid hiertoe wordt middelgroot geacht. Omschrijving Ratio weerstandscapaciteit:

Definitie

Berekening

Score 2023

Weerstandsvermogen

328.000

= 3,2

Bedrag risico’s

102.500

Minimum 2022 1,0

Bij een minimum van 1,0 voor deze ratio is het weerstandsvermogen toereikend om de risico’s op te vangen.

5

Bijlage B Verloop meerjarenperspectief 2023-2026 Ond e rd e e l

2023

2024

2025

2026

2.855

2.888

2.937

2.996

-

-

-

-

bedragen x €1.000

Stand p rimaire b eg ro t ing 2022 - 2025 Wijzing ing e n nad ie n (me t AB b e sluit) geen wijzigingen To taal w ij zig ing e n nad ie n Aut o no me o nt wikke ling e n / re g ulie re b e d rij fsvo e ring Loon- en prijsindexatie

61

49

59

Mutatie afschrijvingslasten To taal auto no me o ntw ikke ling e n / re gulie re be d rijfsvo e ring )

2833

0-

1-

60 0-

49

59

60

Nie uw b e le id geen mutaties To taal inge ze t / nie uw b e le id

-

To taal aan wijzig ing e n

-

-

-

33

49

59

60

Indexering gemeentelijke bijdrage

62

46

55

56

Toename gemeentelijke bijdrage door stijging aantal inwoners

12

De kking smid d e le n / o mb uig ing e n

Indexering overige baten

4

Onttrekking bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende diensten

29-

3 -

4 -

Onttrekking bestemmingsreserve Digitalisering

4 -

Onttrekking bestemmingsreserve huisvesting nieuwbouw

16-

To taal d e kking smid de le n kad e rno ta 2022

33

49

59

60

Sald o w ijzig ing e n/de kking smid d e le n

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e gro t ing vo o rg aand jaar

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e gro t ing 2022-2025

-

-

-

-

2.888

2.937

2.996

3.056

Stand kad e rno t a vo o r b e g ro ting 2022 - 2025

In het meerjarenbeeld is geen andere stijging van de lasten opgenomen dan die van de reguliere indexering. Zonder onvoorziene omstandigheden is het waarschijnlijk dat het Regionaal Historisch Centrum de financiële toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. Vooralsnog is er verder geen sprake van nieuw beleid in de betreffende periode. Indien zich nieuwe omstandigheden voordoen die dit noodzakelijk maken, zal nieuw beleid onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden. De afschrijvingslast neemt in 2023 ten opzichte van 2022 per saldo af met € 28.000. Dit is het gevolg van het eindigen van de afschrijvingstermijn op een aantal activa inzake de huisvesting. Deze investeringen hoeven (voorlopig nog) niet vervangen te worden en dit zorgt voor een positief effect op de exploitatie. Gecorrigeerd voor de lasten van enkele investeringen (vervanging van meubilair e.d.) leidt dit tot de hier opgenomen lastenbesparing. Mede hierdoor is het niet nodig om een onttrekking te doen uit de Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten om de exploitatie sluitend te krijgen in 2023. De onttrekking van € 29.000 die in de begroting 2022 opgenomen is, is in 2023 dus niet langer noodzakelijk. Bovendien is met de onttrekking van € 16.000 in 2022 de bestemmingsreserve Huisvesting geheel opgebruikt. Dit verklaart de daling van deze onttrekking naar 2023. 6

Bijlage C Gevolgen voor gemeentelijke bijdrage 2023

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Bepaling bijdrage 2023 per inwoner:

index Gemeentelijke bijdrage 2022 Index in begroting 2023 Gemeentelijke bijdrage 2023

2,30%

Alkmaar € 9,55 € 0,22 € 9,77

Overige gemeenten € 4,65 € 0,11 € 4,76

Overzicht Gemeentelijke Bijdragen Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2023 Gemeentelijke bijdragen 2023 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard *2) Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-9-2021 *1) per inwoner 110.254 9,77 29.726 4,76 36.205 4,76 56.568 4,76 87.730 4,76 24.354 4,76 48.703 4,76 46.841 4,76 13.738 4,76 454.119

Gemeentelijke bijdrage begroting 2023 totaal 1.077.182 141.496 172.336 269.264 417.595 115.925 231.826 222.963 65.393 2.713.979

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2023 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2022. *2) Het inwonertal van Dijk en Waard per 1-9-2021 is een optelling van de voorlopige inwonertallen van Heerhugowaard (59.125) en Langedijk (28.605).

7