Kadernota GR RHCA inzake begroting 2022.pdf

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/ Regionaal Archief Kadernota inzake begroting 2022 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Hoofddoelstelling Het Regionaal Archief Alkmaar is voor de aangesloten overheidsorganisaties een deskundige partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Voor het algemene publiek is het Regionaal Archief een publieksgerichte erfgoedinstelling die het voor mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en Texel te leren kennen. Algemeen Onderwerp Ten opzichte van de voorgaande jaren (2020 en 2021) wordt de beleidslijn grotendeels bestendigd. De begroting 2022 zal dan waarschijnlijk ook geen grote verschillen laten zien ten opzichte van die van 2021 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2022? De belangrijkste tactische doelstelling is, dat de integriteit, authenticiteit, bruikbaarheid en representativiteit van de (overheids)informatie tot in lengte van jaren gegarandeerd moeten zijn. Alleen dan houdt deze de waarde als bron van bewijs ten behoeve van democratische controle en onderzoek. Daarin ligt het bestaansrecht en de toevoegde waarde van een archiefinstelling ten opzichte van andere informatiedienstverleners en dit is de kern van de wettelijke taak van het Regionaal Archief. In tijden van nepnieuws en makkelijk te manipuleren digitale informatie is deze doelstelling belangrijker dan ooit. Tegelijkertijd vergt deze doelstelling ook meer aandacht en inspanning dan in het verleden. Het voor lange tijd zekerstellen van de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van digitale informatie is een kennis- en kapitaalintensieve opgave.

Enkele belangrijke punten die terug zullen komen in de begroting 2022 zijn: - De verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot voor de aangesloten gemeenten, zodat de gemeenten hierop aangesloten worden, met een samen met de gemeenten af te stemmen dienstverlening op dit gebied, - Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995, - Het digitaliseringsbeleid, waardoor meer bronnen (ook op verzoek) gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger. Tevens het zoveel als mogelijk beschikbaar stellen van de datasets als ‘open data’, - Intensivering van de samenwerking met erfgoedinstellingen in het werkgebied door de beschikbaarstelling van de bij het Regionaal Archief Alkmaar bestaande digitale infrastructuur op het gebied van collectiebeheer en -beschikbaarstelling aan historische verenigingen, - Via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de aandacht van het brede publiek brengen.

1

Verwachtingen ten aanzien van 2023 - 2025 Uitgegaan wordt van een voortzetting van de hierboven onder ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’ genoemde activiteiten. Wel is er een wijziging van de Archiefwet op komst, waardoor de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht wordt van 20 jaar naar 10 jaar. Dit zal de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot extra inzet door versnelde overbrengingen van archief van de deelnemende gemeenten naar het Regionaal Archief. Indien hiervoor extra middelen nodig zijn, zal dit tijdig onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden.

Doorontwikkelingen staand beleid Zie de opmerkingen hiervoor bij ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’.

Wat gaan we doen? Onderwerp Staand beleid uitvoeren.

Waarom doen we dit? Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten.

Wat mag het kosten?

Planning

Globale raming € 2,8 miljoen

2022-2025

Globaal dekkingsvoorstel: binnen bestaand budget inclusief indexering

2

Bijlage A Begrotingsuitgangspunten 2022

2023

2024

2025

1,30 %

1,50 %

1,50 %

1,80 %

Prijs bruto binnenlands product

1,40 %

1,20 %

1,30 %

1,40 %

Deelnemersbijdragen

1,3 %

1,4 %

1,4 %

1,7 %

1,3 %

1,4 %

1,4 %

1,7 %

0%

0%

0%

0%

Indexatie Loonkosten Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Goederen en diensten

(verhouding loon-prijs 70-30)

Overige inkomsten Rente Het RHCA rekent geen rente toe

Indexatie De indexaties zijn in overeenstemming met de financiële uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. De percentages zijn normaal gesproken gebaseerd op het meest recente Centraal Economisch Plan van het Centraal PlanBureau (CPB) maar omdat deze van maart 2020 dateert en de percentages in de meest recente Macro-Economische Verkenning (MEV) van september 2020 zijn bijgesteld, is bepaald dat we ons hierop baseren bij het bepalen van de nieuwe gemeentelijke bijdragen. Financiële kengetallen en beleidsindicatoren Eenheid

2022

Overhead Totale lasten

€ 1.000

2.820

Overhead

€ 1.000

483

%

17,1 %

Formatie

FTE

18,0

Vaste aanstellingen (november 2020)

FTE

17,3

%

4%

Overhead in % van totale lasten Flexibele schil

(Formatie – Vaste aanstellingen)/ Formatie Weerstandsvermogen Algemene reserve (x € 1.000) prognose 31-12-2021

€ 1.000

66

Lasten (x € 1.000)

€ 1.000

2.820

%

2,3 %

Algemene reserve in % van totale baten

3

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Het weerstandsvermogen maakt duidelijk in hoeverre financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord zijn uitgangspunten opgenomen rond het weerstandsvermogen. Volgens deze regeling is de weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat het RHCA beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Een algemene reserve is voor de gemeenschappelijke regeling toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Weerstandscapaciteit Bij het RHCA wordt de beschikbare weerstandscapaciteit gevormd door het Eigen Vermogen. De algemene reserve van het RHCA bedraagt na een voorspoedig jaar 2019 het maximale niveau van 2,5% van het begrotingstotaal (€ 66.000). Bij tegenvallers is dit bedrag snel opgebruikt maar hiermee voldoet de Gemeenschappelijke Regeling wel aan de voorschriften die zijn uitgevaardigd.

Naast de Algemene Reserve is per eind 2020 een bestemmingsreserve ten bedrage van € 33.000 aanwezig die ter dekking dient van de afschrijvingslasten op een deel van de investeringen. Deze reserve valt in de loop van de komende 2 jaar in gelijke delen vrij met dit doel. Ook beschikt het RHCA per eind 2020 nog steeds over een bestemmingsreserve Digitalisering (€ 55.000). Deze omvat middelen die beschikbaar zijn om bovenmatige kosten ten gevolge van de digitale ontwikkelingen op te vangen. Hiernaast is uit het resultaat over 2018 en 2019 een bestemmingsreserve Egalisatie Aanvullende Diensten gevormd (€ 150.000) om de effecten van het wegvallen van de inkomsten uit externe verhuur van ruimte de komende jaren op te kunnen vangen. Zoals het zich laat aanzien, zal het jaar 2020 met een positief saldo van naar schatting € 57.000 afgesloten kunnen worden. Voornaamste oorzaken hiervoor zijn de eenmalige opbrengst van het afboeken van een VPB-verplichting, een licht lagere afname van de opbrengsten voor verhuur van ruimten en lagere lasten i.v.m. het E-depot. Afhankelijk van het uiteindelijke resultaat over 2020 en de besluitvorming hierover, zal de reservepositie op langere termijn bekeken kunnen worden. Gezien het voorgaande, bestaat het weerstandsvermogen per eind 2020 uit de volgende onderdelen: • • • •

Algemene Reserve Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende diensten Bestemmingsreserve Digitalisering Verwacht positief saldo 2020

€ 65.000 € 150.000 € 55.000 € 57.000 € 327.000

In 2020 was voorzien dat een onttrekking van € 47.000 noodzakelijk was om de exploitatie sluitend te krijgen omdat baten uit aanvullende diensten zijn weggevallen. Ook was een onttrekking voorzien van € 24.000 uit de bestemmingsreserve Digitalisering als gevolg van het dekken van de extra personele lasten i.v.m. de extra inzet van inspectiecapaciteit. Naar het zich laat aanzien, zijn dergelijke onttrekkingen niet zo noodzakelijk als eerder verwacht. Het is dan ook waarschijnlijk dat

4

een deel van de aanwezige reserves terugbetaald kan worden aan de gemeenten, danwel ingezet kan worden om als buffer te dienen ten behoeve van mogelijke bezuinigingen die als gevolg van de Corona-crisis mogelijk op ons afkomen. Voor 2021 wordt in de huidige begroting verwacht dat een onttrekking van € 54.000 nodig zal zijn om de begroting te laten sluiten. De weerstandscapaciteit zal dan eind 2021 wat dalen en het lijkt goed om op dat moment de balans op te maken van nut en noodzaak tot het aanhouden van de beschikbare reserves. Het ligt voor de hand dat (een deel van) de overcapaciteit afgerekend kan worden met de deelnemende gemeenten. Nadere besluitvorming hierover zal in 2021 voorbereid worden. Jaarlijks worden financiële risico’s ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voor doen. Per risico wordt een bedrag berekend en wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De volgende financiële risico’s zijn geïnventariseerd als belangrijk voor het weerstandsvermogen: Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal

Risico

risico 1. Minder opbrengsten aanvullende diensten

50.000

2. Meerkosten realisatie E-depot 3. Bezuinigingen door Corona-crisis (5% berekend)

Bedrag risico

Laag

12.500

100.000

Laag

25.000

130.000

Middel

65.000 102.500

Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op aanvullende diensten betreft voornamelijk de mogelijkheid dat een derde-partij die archief bij ons heeft geplaatst, het contract opzegt. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen. 2. Eventuele meerkosten voor het E-depot kunnen het gevolg zijn van een besluit van het algemeen bestuur om extra wensen van de deelnemende gemeenten te honoreren, of van tegenvallende investeringskosten voor het E-depot. Dit risico wordt laag ingeschat. 3. Bezuinigingen als gevolg van de Corona-crisis zijn tot heden niet aangekondigd, maar het risico bestaat dat afhankelijk van de verdere ontwikkelingen qua duur en ernst, er vanuit de overheid bezuinigingen opgelegd worden. De mogelijkheid hiertoe wordt middelgroot geacht. Omschrijving Ratio weerstandscapaciteit:

Definitie

Berekening

Score 2022

Minimum 2022

Weerstandsvermogen

327.000

Bedrag risico’s

102.500

= 3,2

1,0

Bij een minimum van 1,0 voor deze ratio is het weerstandsvermogen toereikend om de risico’s op te vangen. Omdat de afname van opbrengsten voor aanvullende diensten structureel is, is door het Algemeen Bestuur besloten om in ieder geval tot 2024, wanneer het begrote tekort binnen de begroting opgelost kan worden door onder ander afnemende afschrijvingen, het restant van het weerstandsvermogen in beheer te laten bij het RHCA. Indien er eerder signalen zijn dat reserves niet langer noodzakelijk zijn, is het mogelijk om hier eerdere besluitvorming over te laten plaatsvinden en deelafrekening te laten plaatsvinden, maar afrekening ineens geniet de voorkeur.

5

Bijlage B Verloop meerjarenperspectief 2022-2025 Ond e rd e e l

2022

2023

2024

2025

2.790

2.820

2.827

2.841

-

-

-

-

bedragen x €1.000

Stand p rimaire b e g ro ting 2021 - 2024 Wijzing ing e n nad ie n (me t AB b e sluit) geen wijzigingen T o taal wijzig ing e n nad ie n Auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring Loon- en prijsindexatie

30

Afname afschrijvingslasten T o taal auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring )

30

53

15

47-

0-

1-

7

14

48

49

Nie uw b e le id geen mutaties T o taal ing e ze t / nie uw b e le id

-

T o taal aan wijzig ing e n

-

-

-

30

7

14

48

Indexering gemeentelijke bijdrage

33

36

37

45

Toename gemeentelijke bijdrage door stijging aantal inwoners

8

De kking smid d e le n / o mb uig ing e n

Indexering overige baten

2

2

2

Onttrekking bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende diensten

13-

32-

25-

3 -

Onttrekking bestemmingsreserve Digitalisering

-

Onttrekking bestemmingsreserve huisvesting nieuwbouw

16-

T o taal d e kking smid d e le n kad e rno ta 2022

30

Sald o wijzig ing e n/d e kking smid d e le n

-

Sald o p rimaire b e g ro ting vo o rg aand jaar

-

Sald o p rimaire b e g ro ting 2022-2025

-

Stand kad e rno ta vo o r b e g ro ting 2022 - 2025

2.820

1020 -

14

48

-

20

20

20

20

20

2.827

2.841

2.889

In het meerjarenbeeld is geen andere stijging van de lasten opgenomen dan die van de reguliere indexering. Zonder negatieve effecten van de onderscheiden risico’s is het waarschijnlijk dat het Regionaal Historisch Centrum de financiële toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. De overige wijzigingen in de ontwikkeling van de afschrijvingen en de onttrekkingen uit de reserves, zijn reeds behandeld bij de begroting 2021 (de bedragen wijken licht af als gevolg van indexering en voortschrijdend inzicht). Vooralsnog is er verder geen sprake van nieuw beleid in de betreffende periode. Indien zich nieuwe omstandigheden voordoen die dit noodzakelijk maken, zal nieuw beleid onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden.

6

Bijlage C Gevolgen voor gemeentelijke bijdrage 2022

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Bepaling bijdrage 2022 per inwoner:

index Gemeentelijke bijdrage 2020 Index in begroting 2021 Gemeentelijke bijdrage 2021

1,30%

Alkmaar € 9,43 € 0,12 € 9,55

Heerhugowaard € 3,93 € 0,05 € 3,98

Overige gemeenten € 4,59 € 0,06 € 4,65

Overzicht Gemeentelijke Bijdragen Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2022 Gemeentelijke bijdragen 2022 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Heerhugowaard Heiloo Hollands Kroon Langedijk Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-9-2020 *1) per inwoner 109.763 9,55 29.774 4,65 36.174 4,65 56.445 4,65 58.038 3,98 24.103 4,65 48.545 4,65 28.272 4,65 46.455 4,65 13.632 4,65 451.201

Gemeentelijke bijdrage begroting 2022 totaal 1.048.237 138.449 168.209 262.469 230.991 112.079 225.734 131.465 216.016 63.389 2.597.038

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2022 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2021.

7