Kadernota GR RHCA 2027__542912__.pdf

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/ Regionaal Archief Kadernota inzake begroting 2027 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Hoofddoelstelling Het Regionaal Archief Alkmaar is voor de aangesloten overheidsorganisaties een deskundige partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Voor het algemene publiek is het Regionaal Archief een publieksgerichte erfgoedinstelling die het voor mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen.

Algemeen Onderwerp Ten opzichte van de voorgaande jaren (2025 en 2026) wordt de beleidslijn grotendeels bestendigd. De begroting 2027 zal een klein verschil laten zien ten opzichte van die van 2026 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting. Dit is het gevolg van de stijging van de automatiseringskosten in de afgelopen jaren, en dan met name de kosten voor opslag van digitaal archief. Om dit op te vangen zal per 2027 een geringe stijging in de gemeentelijke bijdrage te zien zijn.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2027? Enkele belangrijke punten die terug zullen komen in de begroting 2027 zijn: - De verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot voor de aangesloten gemeenten, zodat alle gemeenten hierop aangesloten zijn, - Een samen met de gemeenten verder te ontwikkelen dienstverlening op dit gebied, waarbij het archief zich kan ontwikkelen tot een centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie, zoals dat nu al gebeurt met de bouwdossiers en (deels) voor de Woo-besluiten, - Het voortzetten en verder ontwikkelen van een centrale kennis- en adviesfunctie voor de gemeenten op het gebied van kennis over de overbrenging van digitale archieven en de nieuwe wetgeving die op dit gebied is vastgesteld (AVG, nieuwe Archiefwet, Woo, Who etc.), - Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet, - Het digitaliseringsbeleid, waardoor meer bronnen (ook op verzoek) gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger.

Tevens het zoveel als mogelijk beschikbaar stellen van de datasets als ‘linked open data’, - Intensivering van de samenwerking met erfgoedinstellingen (historische verenigingen en kleine musea) in het werkgebied door de beschikbaarstelling van de bij het Regionaal Archief Alkmaar bestaande digitale infrastructuur op het gebied van collectiebeheer en beschikbaarstelling, - Via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de aandacht van het brede publiek brengen.

1

Verwachtingen ten aanzien van 2028 - 2030 Uitgegaan wordt van een voortzetting van de hierboven onder ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’ genoemde activiteiten. Wel is er een wijziging van de Archiefwet op komst, waardoor de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht wordt van 20 jaar naar 10 jaar. Deze wijziging is inmiddels al meerdere malen uitgesteld. Wanneer deze wordt ingevoerd, zal het de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot het versneld overbrengen van (digitaal) archief door de deelnemende gemeenten naar het Regionaal Archief. Indien hiervoor extra middelen nodig zijn, zal dit tijdig onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden. Daarnaast is er de al eerder gesignaleerde ontwikkeling gaande dat archiefinstellingen een belangrijkere rol gaan spelen bij beschikbaarstelling van informatie van gemeenten richting het publiek, zoals bij bijvoorbeeld de bouwdossiers, milieudossiers, Woo-verzoeken. De archiefinstelling treedt daarbij op als centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie. Wanneer het Regionaal Archief deze dienstverlening verder uitbreidt, kunnen daar investeringen voor nodig zijn in applicaties, opslag en personele inzet.

Uitgangspunt hierbij is dat een dergelijke verbreding van informatievoorziening bij het Regionaal Archief Alkmaar efficiënter is en kostenbesparend werkt ten opzichte van andere oplossingen die de gemeente zelf kan inzetten. Mocht de uitbreiding van deze diensten leiden tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage, dan wordt hier vooraf aandacht voor gevraagd in het algemeen bestuur.

Doorontwikkelingen staand beleid Zie de opmerkingen hiervoor bij ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’.

Wat gaan we doen? Staand beleid uitvoeren.

Nieuw beleid uitvoeren.

Waarom doen we dit? Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten. Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten leiden tot hogere opslagkosten.

Wat mag het kosten? € 3.821.684

Planning 2027-2030

(Binnen bestaand budget inclusief indexering) €

23.259

2027

2

Bijlage A Begrotingsuitgangspunten 2026

2027

2028

2029

8,40%

4,60%

4,30%

4,30%

Prijs bruto binnenlands product

5,70%

2,60%

2,50%

2,50%

Deelnemersbijdragen

7,60%

4,00%

3,80%

3,80%

7,60%

4,00%

3,80%

3,80%

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

Indexatie Loonkosten Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Goederen en diensten

(verhouding loon-prijs 70-30)

Overige inkomsten Rente Het RHCA rekent geen rente toe

Indexatie De indexatie voor 2027 is overgenomen uit de indexatiebrief van de Regietafel Noord-Holland-Noord voor de Kadernota 2027 (dd 17 oktober 2025). Hierin is het volgende opgenomen: Voor de indexatie gaan we uit van de meest recente cijfers zoals deze door het Centraal Planbureau (CPB) zijn gepubliceerd. Voor de indexatie voor 2027 wordt gebruikt gemaakt van (CEP) dat het CPB eerder dit jaar heeft gepubliceerd. Voor de nacalculatie 2024 is gebruik gemaakt van de cMEV kerngegevenstabel van juli 2025. In artikel 2 van de FUGR was vastgelegd dat afwijkingen tussen de werkelijke indexatie (jaar T) t.o.v. de begrote indexatie (T-2) zal leiden tot een correctie die daarmee effect heeft op de deelnemersbijdrage aan de gemeenschappelijke regelingen. Als gevolg van de recente forse prijsstijgingen is een aanpassing op de indexering doorgevoerd. Gecorrigeerd voor de juiste aanpassing resulteren bovenstaande percentages. De indexeringen van na 2027 zijn afkomstig uit het Centraal Economisch Plan van februari 2025. Financiële kengetallen en beleidsindicatoren Eenheid

2027

Overhead Totale lasten

€ 1.000

3.845

Overhead

€ 1.000

678

%

17,0%

Formatie

FTE

22,28

Vaste aanstellingen (oktober 2025)

FTE

20,75

%

6,9%

Overhead in % van totale lasten Flexibele schil

(Formatie – Vaste aanstellingen)/ Formatie Weerstandsvermogen Algemene reserve (x € 1.000) prognose 31-12-2026 (cf begroting 2026)

€ 1.000

82

Lasten (x € 1.000)

€ 1.000

3.845

%

2,1%

Algemene reserve in % van totale baten

3

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Het weerstandsvermogen maakt duidelijk in hoeverre financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord zijn uitgangspunten opgenomen rond het weerstandsvermogen. Volgens deze regeling is de weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat het RHCA beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Een algemene reserve is voor de gemeenschappelijke regeling toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Weerstandscapaciteit Bij het RHCA wordt de beschikbare weerstandscapaciteit gevormd door het Eigen Vermogen. De algemene reserve van het RHCA bedraagt eind 2026 maximaal 2,5% van het uitgaventotaal van € 3.538.930 (in de begroting 2026) en heeft dus een maximale hoogte van € 88.473. Alleen indien het resultaat van voldoende omvang is, zal dit maximum bereikt worden en bij tegenvallers is dit bedrag snel opgebruikt maar hiermee voldoet de Gemeenschappelijke Regeling wel aan de voorschriften die zijn uitgevaardigd.

Ook beschikt het RHCA momenteel (oktober 2025) nog over een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging van € 280.000 en een bestemmingsreserve Innovatie en Achterstanden van € 34.000. Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken over de afgelopen jaren besloten om deze reserves te vormen, met name ten behoeve van de verduurzaming van de huisvesting en de kostenontwikkelingen die op het Regionaal Archief afkomen. Dit besluit is genomen om de stabiele financiële positie van het Regionaal Historisch Centrum voor de komende jaren te bestendigen. Deze bestemmingsreserve zal nog in 2025 ingezet worden om dit project te realiseren. In 2027 zal deze dan niet langer beschikbaar zijn. De bestemmingsreserve Innovatie en Achterstanden zal in 2025-2026 ingezet worden, en dus zal ook deze in 2027 niet meer beschikbaar zijn. Zoals het zich laat aanzien in de tussentijdse cijfers, zal het jaar 2025 met een negatief saldo van naar schatting € 15.000 afgesloten worden. Voornaamste oorzaken hiervoor zijn de hogere lasten van automatisering waartegenover goeddeels ook weer opbrengsten staan en de naar verwachting te ontvangen rentebaten. Gezien het voorgaande, bestaat het eigen vermogen per eind 2025 uit de volgende onderdelen: • • • •

Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenontwikkeling Bestemmingsreserve Innovatie en Achterstanden Verwacht negatief saldo 2025

€ 82.000 € 280.000 € 34.000 € 15.000 -/€ 381.000

4

Jaarlijks worden financiële risico’s ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voordoen. Per risico wordt een bedrag berekend en wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De volgende financiële risico’s zijn in de programmabegroting 2026 geïnventariseerd als belangrijk voor het weerstandsvermogen. Deze risico’s zijn naar aanleiding van voortschrijdend inzicht geactualiseerd. Bij het opstellen van de programmabegroting 2027 zal een nieuwe raming van de aanwezige risico’s en financiële gevolgen gemaakt worden. Op dat moment zal er ook meer duidelijkheid zijn omtrent de verwachte ontwikkeling van de energiekosten: Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal

Risico

risico

Bedrag risico

1. Minder opbrengsten depotgebruik derden

50.000

Laag

12.500

2. Hogere energiekosten

40.000

Hoog

30.000 42.500

Toelichting: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat de verhuur van archiefruimte vermindert is een continu aanwezig risico. De overeenkomsten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit onderdeel van € 12.500 voldoende. 2.

Hogere energiekosten De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Inmiddels lijkt er enige rust op de energiemarkt weergekeerd te zijn, maar voor de langere termijn blijft het onzeker. Op dit moment zijn de gestegen energiekosten meegenomen in de begroting, maar het risico op prijsstijgingen blijft. Bij een schatting van een maximaal risico van € 40.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 30.000. In het kader hiervan kan ook het streven naar een meer energieneutrale klimaatinstallatie genoemd worden. Op dit moment (oktober 2025) is de vernieuwing van de klimaatinstallatie zo goed als afgerond. Het plaatsten van de zonnepanelen zal ook binnen enkele maanden plaatsvinden. Er is gestart met de monitoring van het energieverbruik van de installatie, op basis waarvan de effecten op het energieverbruik in kaart kunnen worden gebracht. Dit zal naar verwachting positief zijn, maar vooralsnog is dit risico gelijk gehouden aan hetgeen hierover in de programmabegroting 2026 is opgenomen.

Omschrijving Ratio weerstandscapaciteit:

Definitie

Berekening

Score 2025

Minimum

Weerstandsvermogen

82.000

= 1,93

1,0

Bedrag risico’s

42.500

Bij een minimum van 1,0 voor deze ratio is het weerstandsvermogen ruim voldoende om de risico’s op te vangen.

5

Bijlage B Verloop meerjarenperspectief 2027-2030 Ve rlo o p me e rjare np e rsp e ctie f 2027 - 2030 Ond e rd e e l

2027

2028

2029

2030

Stand p rimaire b e g ro ting 2026 - 2029

3.539

3.845

3.999

4.151

Wijzing ing e n nad ie n (me t AB b e sluit) geen wijzigingen To taal wijzig ing e n nad ie n

-

-

-

-

Auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring Loon- en prijsindexatie To taal auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring )

283 283

154 154

152 152

158 158

bedragen x €1.000

Nie uw b e le id geen wijzigingen

23

To taal ing e ze t / nie uw b e le id

23

-

-

-

To taal aan wijzig ing e n

306

154

152

158

De kking smid d e le n / o mb uig ing e n Indexering gemeentelijke bijdrage Toename gemeentelijke bijdrage door stijging aantal inwoners Toename gemeentelijke bijdrage door stijging digitale opslagkosten Indexering overige baten

253 14 23 16

145

143

149

9

9

9

To taal d e kking smid d e le n kad e rno ta 2027

306

154

152

158

Sald o wijzig ing e n/d e kking smid d e le n

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting vo o rg aand jaar

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting 2027-2030

-

-

-

-

3.845

3.999

4.151

4.308

Stand kad e rno ta vo o r b e g ro ting 2027 - 2030

Voor 2027 is uitgegaan van voortzetting van het huidige beleid en de huidige werkzaamheden met als toevoeging de hogere kosten als gevolg van de groei van het digitale archief en de daarmee gepaard gaande kosten voor opslag daarvan. Hiervoor is in de kadernota 2027 de gemeentelijke bijdrage met een extra bedrag van € 0,05 per inwoner (en dus in totaal € 23.259) verhoogd. Ondanks deze verhoging blijft het Regionaal Archief Alkmaar qua kosten per inwoner een van de goedkoopste regionale archieven van Nederland. Na 2027 is in het meerjarenbeeld geen andere stijging van de lasten opgenomen dan die van de reguliere indexering.

6

Bijlage C Gevolgen voor gemeentelijke bijdrage 2027

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Bepaling bijdrage 2027 per inwoner:

Index Gemeentelijke bijdrage 2026 Index in begroting 2027 Verhoging ivm gestegen digitale opslagcapaciteit in 2027 Gemeentelijke bijdrage 2027

7,60%

Alkmaar € 11,58 € 0,88 € 0,05 €

12,51

Overige gemeenten € 5,78 € 0,44 € 0,05 €

6,27

Overzicht Gemeentelijke Bijdragen Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2027 Gemeentelijke bijdragen 2027 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-1-2026 *1) per inwoner 113.142 12,51 29.657 6,27 36.986 6,27 56.639 6,27 91.146 6,27 24.567 6,27 50.374 6,27 48.724 6,27 13.953 6,27 465.188

Gemeentelijke bijdrage begroting 2027 totaal 1.415.406 185.949 231.902 355.127 571.485 154.035 315.845 305.499 87.485 3.622.735

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2027 zal gebaseerd zijn op de definitieve aantallen inwoners per 1-1-2026.

7

Tabel aanvullende bijdrage in verband met gestegen kosten opslag digitaal archief

Overzicht aanvullende Bijdrage Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2027 Gemeentelijke bijdragen 2027 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners 1-1-2026 *1) 113.142 29.657 36.986 56.639 91.146 24.567 50.374 48.724 13.953 465.188

Aanpassing bijdrage per inwoner 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05

Aanpassing bijdrage begroting 2027 totaal 5.657 1.483 1.849 2.832 4.557 1.228 2.519 2.436 698 23.259

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2027 zal gebaseerd zijn op de definitieve aantallen inwoners per 1-1-2026.

8