Kadernota GR RHCA 2024.pdf

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/ Regionaal Archief Kadernota inzake begroting 2024 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Hoofddoelstelling Het Regionaal Archief Alkmaar is voor de aangesloten overheidsorganisaties een deskundige partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Voor het algemene publiek is het Regionaal Archief een publieksgerichte erfgoedinstelling die het voor mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen. Algemeen Onderwerp Ten opzichte van de voorgaande jaren (2022 en 2023) wordt de beleidslijn grotendeels bestendigd. De begroting 2024 zal wel op enkele punten verschillen laten zien ten opzichte van die van 2023 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting. Zo zullen de stijgende energieprijzen in combinatie met de hoge inflatie hun weerslag hebben op de prognoses. Daarnaast zal er een stijging van de personeelslasten te zien zijn in verband met nieuwe taken als gevolg van wetswijzigingen en een groter beroep dat er door de deelnemende gemeenten op de bij het Regionaal Archief aanwezige kennis wordt gedaan.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2024? Enkele belangrijke punten die terug zullen komen in de begroting 2024 zijn: - De verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot voor de aangesloten gemeenten, zodat alle gemeenten hierop aangesloten worden, met een samen met de gemeenten af te stemmen dienstverlening op dit gebied, - NIEUW: Vanwege de toenemende vraag vanuit de gemeenten naar ondersteuning op het gebied van kennis over de overbrenging van digitale archieven en de nieuwe wetgeving die op dit gebied is vastgesteld (AVG, nieuwe Archiefwet, WOO, WHO etc.) zal het Regionaal Archief een centrale kennis- en adviesfunctie gaan vervullen op dit gebied, - Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet, - Het digitaliseringsbeleid, waardoor meer bronnen (ook op verzoek) gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger.

Tevens het zoveel als mogelijk beschikbaar stellen van de datasets als ‘open data’, - Intensivering van de samenwerking met erfgoedinstellingen (historische verenigingen en kleine musea) in het werkgebied door de beschikbaarstelling van de bij het Regionaal Archief Alkmaar bestaande digitale infrastructuur op het gebied van collectiebeheer en beschikbaarstelling, - Via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de aandacht van het brede publiek brengen.

1

Verwachtingen ten aanzien van 2025 - 2027 Uitgegaan wordt van een voortzetting van de hierboven onder ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’ genoemde activiteiten. Wel is er een wijziging van de Archiefwet op komst, waardoor de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht wordt van 20 jaar naar 10 jaar. Dit zal de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot het versneld overbrengen van (digitaal) archief door de deelnemende gemeenten naar het Regionaal Archief. Indien hiervoor extra middelen nodig zijn, zal dit tijdig onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden. Daarnaast is geconstateerd dat er vanuit de aangesloten gemeenten een toenemend beroep wordt gedaan op de aanwezige kennis bij het Regionaal Archief op het gebied van het overbrengen van digitaal archief en de daarbij benodigde kennis van de recente wetgeving op dit gebied. Deze ondersteuning is nodig om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke eisen, waarbij het efficiënter is om de benodigde kennis centraal te organiseren bij het Regionaal Archief dan bij alle gemeenten afzonderlijk. Om deze kennisfunctie te kunnen vervullen is een beperkte uitbreiding van de formatie nodig, waarvoor een kleine verhoging van de bijdrage nodig is. Op dit moment is er een wereldwijde energiecrisis gaande, die ook voor de bedrijfsvoering van het Regionaal Archief gevolgen zal hebben.

Daarnaast is de laatste jaren geconstateerd, dat met de toename van het aantal warme dagen in de zomer, de klimaatbeheersing in de kantoren en de studiezaal van het Regionaal Archief onvoldoende is. Om enerzijds de energielasten te beperken en anderzijds te komen tot een beter en duurzaam klimaatsysteem, is er een investering nodig. In 2022 wordt hiervoor een verkennend onderzoek uitgevoerd, waarmee meer zicht zal worden verkregen op de investeringen die in de komende jaren nodig zullen zijn. Uiteraard zal in het onderzoek ook een verduurzaming voor het klimaatsysteem in de depots meegenomen worden.

Doorontwikkelingen staand beleid Zie de opmerkingen hiervoor bij ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’.

Wat gaan we doen? Staand beleid uitvoeren.

Extra speerpunt: het voor de deelnemende gemeenten vervullen van een centrale kennis- en adviesfunctie op het gebied van overbrenging digitale archieven en de daarbij relevante nieuwe wetgeving.

Waarom doen we dit? Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten. Idem

Wat mag het kosten?

Planning

€ 3.125.000

2024-2027

(Binnen bestaand budget inclusief indexering) € 100.000

Vanaf 2024

(Dekkingsvoorstel: Een (beperkte) stijging van de deelnemersbijdrage.)

2

Bijlage A Begrotingsuitgangspunten 2024

2025

2026

2027

7,50 %

3,80 %

3,60 %

3,60 %

Prijs bruto binnenlands product

6,10 %

2,50 %

2,20 %

2,20 %

Deelnemersbijdragen

7,1 %

3,4 %

3,2 %

3,2 %

7,1 %

3,4 %

3,2 %

3,2 %

0%

0%

0%

0%

Indexatie Loonkosten Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Goederen en diensten

(verhouding loon-prijs 70-30)

Overige inkomsten Rente Het RHCA rekent geen rente toe

Indexatie De indexaties zijn overgenomen uit de herziene indexatiebrief van de Regietafel Noord-HollandNoord over de Kadernota 2024. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland-Noord (FUGR) is opgenomen dat voor indexatie uitgegaan wordt van de meest recente cijfers zoals deze door het Centraal Planbureau (CPB) worden gepubliceerd. In de meeste gevallen zijn dat de cijfers uit het Centraal Economisch Plan (CEP) dat het CPB jaarlijks in maart publiceert. In de herziene indexatiebrief is toegevoegd dat een snellere stijging van de inflatie dan de voorgecalculeerde CPB-cijfers van maart 2022 kan leiden tot correctie van de voorgecalculeerde indexatiecijfers voor 2024. Dit laatste was het geval en als gevolg hiervan heeft de Regietafel NoordHolland-Noord wijzigingen verwerkt op basis van de MEV-cijfers van september. De indexatiecijfers voor 2021 zijn bijgesteld en de indexatiecijfers voor 2022 zijn gecorrigeerd en de indexatie voor 2024 is herzien. Deze correctie leidt ertoe dat de kadernota meer in de pas loopt met de werkelijke prijsontwikkelingen. Financiële kengetallen en beleidsindicatoren Eenheid

2024

Overhead Totale lasten

€ 1.000

3.225

Overhead

€ 1.000

542

%

16,8 %

Formatie

FTE

21,23

Vaste aanstellingen (november 2022)

FTE

19,05

%

10,27%

Overhead in % van totale lasten Flexibele schil

(Formatie – Vaste aanstellingen)/ Formatie Weerstandsvermogen Algemene reserve (x € 1.000) prognose 31-12-2023 (cf begroting 2023)

€ 1.000

68

Lasten (x € 1.000)

€ 1.000

3.225

%

2,1 %

Algemene reserve in % van totale baten

3

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Het weerstandsvermogen maakt duidelijk in hoeverre financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord zijn uitgangspunten opgenomen rond het weerstandsvermogen. Volgens deze regeling is de weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat het RHCA beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Een algemene reserve is voor de gemeenschappelijke regeling toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Weerstandscapaciteit Bij het RHCA wordt de beschikbare weerstandscapaciteit gevormd door het Eigen Vermogen. De algemene reserve van het RHCA bedraagt eind 2023 maximaal 2,5% van het uitgaventotaal van € 2.894.142 (in de begroting) en heeft dus een maximale hoogte van € 72.354. Bij tegenvallers is dit bedrag snel opgebruikt maar hiermee voldoet de Gemeenschappelijke Regeling wel aan de voorschriften die zijn uitgevaardigd. Ook beschikt het RHCA over een bestemmingsreserve Digitalisering (€ 55.000).

Deze omvat middelen die beschikbaar zijn om bovenmatige kosten ten gevolge van de digitale ontwikkelingen op te vangen. Hiernaast is uit het resultaat over 2018 en 2019 een bestemmingsreserve Egalisatie Aanvullende Diensten gevormd (€ 150.000) om de effecten van het wegvallen van de inkomsten uit externe verhuur van ruimte de komende jaren op te kunnen vangen. Door een strakke monitoring van de financiën zijn beide reserves tot heden niet aangesproken. Bij het aanbieden van de jaarcijfers over 2022 zal voorgesteld worden hoe om te gaan met de aanwezige reserves. Zoals het zich laat aanzien in de tussentijdse cijfers, zal het jaar 2022 met een positief saldo van naar schatting € 53.000 afgesloten kunnen worden. Voornaamste oorzaken hiervoor zijn de hoger dan begrote opbrengsten (voor verrichte diensten € 27.000 en voor een nagekomen energie-afrekening € 33.000). Omdat verwacht wordt dat de lasten wat lager uitvallen dan begroot door spaarzaam beleid, kan de onttrekking uit de bestemmingsreserve voor de egalisatie van het saldo achterwege blijven en resulteert een verwacht positief saldo van € 53.000. Afhankelijk van het uiteindelijke resultaat over 2022 en de besluitvorming hierover, zal de reservepositie op langere termijn bekeken worden. Gezien het voorgaande, bestaat het eigen vermogen per eind 2022 uit de volgende onderdelen: • • • •

Algemene Reserve Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende diensten Bestemmingsreserve Digitalisering Verwacht positief saldo 2022

€ 68.000 € 150.000 € 55.000 € 53.000 € 326.000

4

In 2022 was voorzien dat een onttrekking van € 29.000 uit de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten noodzakelijk was om de exploitatie sluitend te krijgen omdat baten uit aanvullende diensten zijn weggevallen. Naar het zich laat aanzien, is een onttrekking om de exploitatie sluitend te krijgen, niet noodzakelijk. Bij de behandeling van de jaarstukken over 2022 zal de bestemming van de verschillende onderdelen van het eigen vermogen aandacht krijgen en zal aan het Algemeen Bestuur besluitvorming hierover gevraagd worden. Jaarlijks worden financiële risico’s ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voor doen. Per risico wordt een bedrag berekend en wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De volgende financiële risico’s zijn in de programmabegroting 2023 geïnventariseerd als belangrijk voor het weerstandsvermogen. Deze risico’s zijn naar aanleiding van voortschrijdend inzicht geactualiseerd. Bij het opstellen van de programmabegroting 2024, zal een nieuwe raming van de aanwezige risico’s en financiële gevolgen gemaakt worden.: Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal

Risico

risico

Bedrag risico

1. Minder opbrengsten depotgebruik derden

50.000

Laag

12.500

2. Meerkosten realisatie E-depot / E-loket

60.000

Laag

15.000

3. Hogere energiekosten

70.000

Hoog

52.500 80.000

Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op het depotgebruik betreft voornamelijk de mogelijkheid dat derde-partijen die archief bij ons hebben geplaatst, contracten opzeggen. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen. 2. De ontwikkeling van de kosten voor het E-depot blijft lastig in te schatten. De verwachting is dat er een laag risico aanwezig is dat deze op dit moment te laag in de begroting zijn opgenomen. Dat geldt ook voor het E-loket, een van de middelen om digitale informatie aan gemeenten en inwoners aan te bieden. 3. De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Het lijkt erop alsof de hoge tarieven die momenteel in de markt te zien zijn, nog wel enige tijd aan zullen houden. Vanuit de verhuurder is een raming gemaakt. Bij ongewijzigde marktomstandigheden, zal een aanzienlijke kostenstijging te zien zijn. Bij het aanbieden van de jaarstukken over 2022 zal een voorstel gedaan worden om (een deel van) de niet gebruikte bestemmingsreserves te herbestemmen om dit risico voor de komende jaren af te dekken. Bij de begroting 2024 wordt een nieuwe inschatting gemaakt.

Omschrijving Ratio weerstandscapaciteit:

Definitie

Berekening

Score 2023

Minimum

Weerstandsvermogen

68.000

= 1,5

1,0

Bedrag risico’s

45.000

Bij een minimum van 1,0 voor deze ratio is het weerstandsvermogen toereikend om de risico’s op te vangen.

5

Bijlage B Verloop meerjarenperspectief 2024-2027 Ond e rd e e l

2024

2025

2026

2027

2.894

3.225

3.335

3.441

-

-

-

-

bedragen x €1.000

Stand p rimaire b e g ro ting 2023 - 2026 Wijzing ing e n nad ie n (me t AB b e sluit) geen wijzigingen To taal wijzig ing e n nad ie n Auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring Loon- en prijsindexatie

231

110

107

110

To taal auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring )

231

110

107

110

Nie uw b e le id Extra formatie adviseur digitale informatie incl organisatiekosten

100

To taal ing e ze t / nie uw b e le id

100

-

-

-

To taal aan wijzig ing e n

331

110

107

110

Indexering gemeentelijke bijdrage

193

103

100

104

Toename gemeentelijke bijdrage door stijging aantal inwoners

24

Verhoging deelnemersbijdrage door extra formatie adviseur digitale informatie en gegevensbescherming

100

Indexering overige baten

13

6

6

6

To taal d e kking smid d e le n kad e rno ta 2024

330

110

107

110

Sald o wijzig ing e n/d e kking smid d e le n

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting vo o rg aand jaar

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting 2023-2026

-

-

-

-

3.225

3.335

3.441

3.552

3.225

3.335

3.441

3.552

De kking smid d e le n / o mb uig ing e n

Stand kad e rno ta vo o r b e g ro ting 2022 - 2025

Voor 2024 is een aanvullende inzet van personeel voorzien voor digitale informatie-advisering en gegevensbescherming. Deze aanvullende inzet is verwerkt in een stijging van de benodigde deelnemersbijdrage. Na 2024 is in het meerjarenbeeld geen andere stijging van de lasten opgenomen dan die van de reguliere indexering. Zonder onvoorziene omstandigheden is het waarschijnlijk dat het Regionaal Historisch Centrum de financiële toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. Vooralsnog is er verder na 2024 geen sprake van nieuw beleid in de betreffende periode. Indien zich nieuwe omstandigheden voordoen die dit noodzakelijk maken, zal nieuw beleid onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden.

6

Bijlage C Gevolgen voor gemeentelijke bijdrage 2024

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Bepaling bijdrage 2024 per inwoner:

Index Gemeentelijke bijdrage 2023 Index in begroting 2024 Verhoging deelnemersbijdrage ivm digitale informatie-advisering en gegevensbescherming Gemeentelijke bijdrage 2024

7,10%

Alkmaar € 9,77 € 0,69 € 0,22

€

10,68

Overige gemeenten € 4,76 € 0,34 € 0,22

€

5,32

Overzicht Gemeentelijke Bijdragen Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2024 Gemeentelijke bijdragen 2024 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-9-2022 *1) per inwoner 111.520 10,68 30.042 5,32 36.330 5,32 56.450 5,32 88.786 5,32 24.350 5,32 49.343 5,32 47.431 5,32 13.962 5,32 458.214

Gemeentelijke bijdrage begroting 2024 totaal 1.191.034 159.823 193.276 300.314 472.342 129.542 262.505 252.333 74.278 3.035.446

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2024 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2023.

7