Jaarstukken 2025.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2025
1.
2.
3. 4.
Jaarstukken 2025
Jaarverslag ....................................................................................................................................... 3 1.1 Inleiding .................................................................................................................................................... 3 1.2 Programmaverantwoording ...................................................................................................................... 4 1.3 Organisatie ................................................................................................................................................ 4 1.3.1 Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur .................................................................................... 4 1.3.2 Organisatiemodel van Cocensus ................................................................................................ 5 1.4 Terugblik op 2025 en nieuwe ontwikkelingen ........................................................................................... 6 1.5 Dienstverlening ......................................................................................................................................... 7 1.5.1 Realisatie begrote opbrengsten .................................................................................................
7 1.5.2 Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen ............................................................... 7 1.5.3 Kwijtschelding ............................................................................................................................ 9 1.5.4 Invordering ............................................................................................................................... 10 1.5.5 Communicatie .......................................................................................................................... 11 1.5.6 Klachten.................................................................................................................................... 12 1.6 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................ 14 1.6.1 HRM ......................................................................................................................................... 14 1.6.2 Privacy en gegevensbescherming............................................................................................. 22 1.6.3 Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................
23 1.7 Financiële verantwoording ...................................................................................................................... 25 1.7.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................................. 25 1.7.2 Financieringsparagraaf ............................................................................................................. 28 1.7.3 Verbonden partijen .................................................................................................................. 29 1.7.4 Wet open overheid ................................................................................................................... 29 1.7.5 Informatie ................................................................................................................................. 29 1.7.6 Actieve openbaarmaking.......................................................................................................... 30 1.7.7 Passieve openbaarmaking ........................................................................................................ 30 Jaarrekening...................................................................................................................................
31 2.1 Het overzicht van baten en lasten ........................................................................................................... 31 2.2 Overzicht algemene dekkingsmiddelen .................................................................................................. 34 2.3 Wet normering topinkomens .................................................................................................................. 35 2.4 Balans ...................................................................................................................................................... 37 2.5 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................................... 39 2.5.1 Algemene grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording ........................................... 39 2.5.2 Financiële positie...................................................................................................................... 39 2.5.3 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening .............................................. 39 2.5.4 Vaste activa ..............................................................................................................................
40 2.5.5 Vaste passiva ............................................................................................................................ 41 2.5.6 Niet uit de balans blijkende verplichtingen .............................................................................. 41 2.5.7 Financiële instrumenten........................................................................................................... 41 2.6 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening ...................................................... 42 2.7 Toelichting op de balans.......................................................................................................................... 47 2.7.1 Materiële vaste activa .............................................................................................................. 47 2.7.2 Vlottende activa ....................................................................................................................... 47 2.7.3 Eigen Vermogen ....................................................................................................................... 50 2.7.4 Voorzieningen ..........................................................................................................................
50 2.7.5 Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar .............................................................. 51 2.7.6 Netto vlottende schulden en overlopende passiva .................................................................. 52 2.7.7 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen........................................ 53 2.8 Rechtmatigheid ....................................................................................................................................... 54 Overige gegevens ......................................................................................................................... 55 Bijlagen............................................................................................................................................ 56
Pagina 2 van 60
1.
Jaarverslag 1.1 Inleiding Voor u ligt het negentiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus, per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer gefuseerd. Met ingang van 1 januari 2019 zijn de gemeenten Spaarnwoude en Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer. Per 1 januari 2020 zijn de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo toegetreden tot de GR Cocensus. Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk tot een nieuwe gemeente met ook een samengestelde naam, gevormd uit beide vorige: Dijk en Waard. Per 1 januari 2025 is de gemeente Landsmeer toegetreden. De jaarrekening 2025 van Cocensus is afgesloten met een negatief resultaat van € 61.000. Dat is in lijn met de slotwijziging van de begroting 2025 waarin een negatief resultaat van € 70.000 werd verwacht.
Het negatieve resultaat wordt per saldo verklaard doordat besloten is om de salarisadministratie in 2025 te vervangen. Deze administratie werd verzorgd door ADP. Omdat dit bedrijf heeft aangekondigd zich per 1 januari 2028 terug te trekken uit de overheidsmarkt, is besloten hierop vervroegd te anticiperen en reeds in 2025 te starten met de selectie en implementatie van een nieuwe salarisadministratie, teneinde het risico te beperken dat veel organisaties gelijktijdig de markt benaderen voor een nieuwe oplossing. De aanbestedingsprocedure heeft geleid tot de keuze voor AFAS. Per saldo zijn de jaarlijkse lasten voor de nieuwe salarisadministratie aanzienlijk lager, waardoor de vervroegde implementatie naar verwachting binnen twee jaar wordt terugverdiend. Voorgesteld wordt om dit negatieve exploitatieresultaat ad € 61.000 te onttrekken de algemene reserve van Cocensus die daarmee zou uitkomen op een bedrag van € 116.000. In het jaarverslag wordt naast de financiële verantwoording ook inzicht gegeven in de bedrijfsvoering van Cocensus en de ontwikkelingen van het primaire proces, gespecificeerd wordt inzicht verstrekt in de realisatie van de begrote belastingopbrengsten en de stand van zaken met betrekking tot invordering, de afwikkeling van bezwaar- en beroepsprocedures en de kwijtscheldingsverzoeken en informatie over de klantencontacten in 2025.
Jaarstukken 2025
Pagina 3 van 60
Naast de financiële verantwoording is in het jaarverslag ook de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.
1.2 Programmaverantwoording Alle activiteiten van de GR Cocensus zijn samengevoegd in één programma: “Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen”. De financiële verantwoording van dit programma staat in deze jaarrekening in de toelichting op de baten en lasten.
1.3 Organisatie Cocensus is een Gemeenschappelijke Regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten. Dit is inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Dijk en Waard, Bergen, Den Helder, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Landsmeer. Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks Bestuur.
1.3.1
Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur
Algemeen Bestuur: Gemeente
Naam
Gemeente
Naam
1. Haarlem
De heer F. Roduner
8. Bergen
De heer M. Wiesehahn-Vrijman
2. Haarlemmermeer
Mevrouw B. van Straten
9. Den Helder
De heer P. van Diepen
3. Hillegom
De heer M. Roelofs
10. Castricum
De heer R. Beems (vicevoorzitter)
4. Beverwijk
De heer N. Wijmenga
11. Heiloo
De heer R. Opdam
5. Oostzaan
De heer M. Wörsdörfer
12. Uitgeest
De heer R. Oud
6. Wormerland
De heer T. Pietersma
13. Dijk & Waard
De heer F. Ruiten
7. Alkmaar
De heer C. Schouten (voorzitter)
14. Landsmeer
De heer B. ten Have
Dagelijks Bestuur: Gemeente
Naam
1. Alkmaar
De heer C. Schouten (voorzitter)
2. Castricum
De heer R. Beems (vicevoorzitter)
3. Beverwijk
De heer N. Wijmenga
4. Dijk & Waard
De heer F. Ruiten
5. Haarlem
De heer F. Roduner
Jaarstukken 2025
Pagina 4 van 60
1.3.2
Organisatiemodel van Cocensus
Algemeen estuur
Dagelijks estuur
Directie
ta
egevens I
O
Invordering
Be waar
Concern Control CC
Jaarstukken 2025
Pagina 5 van 60
1.4
erug lik op 2025 en nieuwe ontwikkelingen
Bedrijfsplan Eind 2024 is de eerste aanzet voor een nieuw bedrijfsplan voor Cocensus gestart. Belangrijke redenen voor het schrijven van een nieuw bedrijfsplan waren onder meer de snelle opeenvolging in veranderingen in de digitale omgeving, verschuivingen in het personeelsbestand met veel nieuwe, jonge medewerkers, initiatieven om de burgers meer te betrekken bij en inzicht te geven in de lokale belastingprocessen en verzoeken van deelnemende gemeenten om na te denken over bezuinigingen in de uitvoering. Vanuit het management zijn vijf kernwaarden voor het bedrijfsplan benoemd: Klantgericht, Kwaliteit, Integriteit, Innovatie en Efficiënt. In 2025 zijn alle medewerkers betrokken bij de verdere invulling van deze kernwaarden naar doelstellingen en acties. De acties zijn vervolgens ingepland in de periode 2025-2028.
Innovaties in de WOZ Cocensus heeft in 2025 in samenwerking met een externe partij een aantal projecten opgestart om de mogelijkheden van de inzet van nieuwe technieken in samenspraak met de specialisten van de afdelingen te onderzoeken. In de eerste fase is met name gekeken naar mogelijkheden ter ondersteuning van het WOZ-proces. Deze ontwikkeling sluit direct aan bij de strategische doelstelling om de kwaliteit en efficiency van de uitvoering te versterken en de afhankelijkheid van externe inhuur te verminderen. Een eerste belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de nieuwe technieken in lijn moeten zijn met de vereisten zoals die in de Wet WOZ en de waarderingsinstructie zijn vastgelegd. Daarom worden de ontwikkelingen periodiek afgestemd met de Waarderingskamer. Een tweede uitgangspunt is dat de menselijke expertise leidend is. Dat wordt gerealiseerd door de modellen vooraf te ontwikkelen in samenspraak met de eigen taxateurs, tussentijds te laten beoordelen en te trainen door de eigen taxateurs en tot slot door de resultaten te laten fiatteren door de eigen taxateurs. Een derde uitgangspunt is dat de resultaten eenvoudig kunnen worden verwerkt in de bestaande belastingapplicatie.
De projecten in 2025 betroffen: Permanente marktanalyse Het beoordelen van verkooptransacties Second opinion Vergelijking van waarden ter controle Afhandeling beroepszaken Automatisch genereren van dossier + waardecheck Corporatiebezit Waardering en afstemming portefeuille woningbouwverenigingen Kwaliteitsmonitor Analyse van resultaten inliggende gemeenten Voor deze projecten zijn business cases opgesteld gericht op de terugverdientijd van de gemaakte kosten om in meerjarenperspectief te kunnen verwerken. Voor 2026 wordt een project opgestart om te kijken naar de mogelijkheden voor de inzet van nieuwe technieken bij de niet-woningen, zoals het verwerken van huur-informatie. Daarnaast wordt gekeken of de objectkenmerken langs automatische weg kunnen worden vertaald en ingelezen in de belastingapplicatie. In de praktijk worden in 2026 de resultaten van de permanente marktanalyse aangeboden aan de taxateur. En wordt de second opinion benut voor de afhandeling van bezwaarschiften en voor de herwaardering 2026. Voor het bezit van de woningbouwverenigingen is al een kleine test uitgevoerd en zullen wij dat in 2026 opschalen naar het volledige gebied. Voor de beroepsprocedures volgt nog een aantal testen gericht op de volledigheid van de dossiers.
Toetreding gemeente Zandvoort per 1 januari 2027 Na instemming van de huidige deelnemers van Cocensus zal de gemeente Zandvoort per 1 januari 2027 toetreden tot Cocensus. Eind 2025 zijn de instemmingsaanvragen inclusief de benodigde aanpassingen in de GR verstuurd naar de deelnemende gemeenten. Voor de toetreding is een projectplan opgesteld waarin afspraken zijn vastgelegd in het kader van “schoon over”, om te voorkomen dat oude werkvoorraden door Cocensus dienen te worden opgepakt. Mocht dat toch het geval zijn, dan zullen daarvoor kosten in rekening worden gebracht.
Kwaliteitssysteem In 2025 is Cocensus gestart met de implementatie van een nieuw systeem voor het beheer van kwaliteits- en risicomanagement. Deze stap is onderdeel van de bredere professionaliseringsslag binnen de organisatie en sluit aan bij de ambitie om processen en rechtmatigheid verder te borgen, verbeteren en transparant te maken. In het nieuwe systeem worden processen, risico’s, beheersmaatregelen en audits centraal vastgelegd, waardoor Cocensus beter kan sturen op kwaliteit, rechtmatigheid en continuïteit. De toepassing maakt het mogelijk om risico’s actief te volgen, verbetermaatregelen te registreren en managementinformatie op te leveren die direct aansluit op de planning- en controlcyclus.
Jaarstukken 2025
Pagina 6 van 60
1.5 Dienstverlening Voor de in dit hoofdstuk genoemde getallen is de stand van 31 december 2025 leidend. Dit geldt voor de voortgang van de bedrijfsvoeringsprocessen en financiën. Deze peildatum is ook gebruikt voor de derde voortgangsrapportage per gemeente aan de opdrachtgevers. De peildatum voor de eerste voortgangsrapportage was 1 april 2025 en voor de tweede 1 juli 2025. Deze informatie per gemeente is in dit document doorvertaald naar een totaalbeeld van alle door Cocensus vertegenwoordigde gemeenten.
1.5.1
Realisatie egrote op rengsten
De deelnemende gemeenten zijn individueel geïnformeerd over de opbrengstontwikkelingen. Voor het belastingjaar 2025 hebben de gemeentelijke opdrachtgevers de begrotingswijzigingen aangeleverd. Dit resulteert in een te realiseren netto belastingopbrengst van ruim € 566 miljoen. Ten opzichte van 2024 is dit een stijging van 7,52%, voornamelijk als gevolg van tariefstijgingen, de toetreding van de gemeente Landsmeer en doordat gemeenten meer heffingen bij Cocensus hebben ondergebracht. Gerealiseerde opbrengst s.v.z. 31 december 2025 600 500 400 300 200 100 0
2025
2024
2023
Netto resultaat
545
525
477
Begroot
566
523
469
De netto opbrengstrealisatie over belastingjaar 2025 bedraagt 96,3% van de begrote opbrengst. De realisatie is niet 100%, omdat enkele heffingen niet of niet volledig op aanslag zijn gebracht, zoals Diftar, forensenbelasting en toeristenbelasting. De heffingsgrondslagen hiervoor worden pas tijdens of na afloop van het belastingjaar beschikbaar. Daarnaast zijn er heffingen waarvan de opbrengst wordt gerealiseerd op basis van maandelijkse gemeentelijke aanlevering, zoals naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges.
1.5.2
Be waar- en eroepschri ten en kostenvergoedingen
Bezwaarschriften kunnen ingediend worden via het digitaal loket op de website met gebruik van DigiD. Of, nog eenvoudiger, door het scannen van de QR-code op de aanslag. Schriftelijk bezwaar indienen kan door het invullen van het met de aanslag meegezonden reactieformulier. Zoveel mogelijk wordt gestuurd op het laten maken van terugbelafspraken met een taxateur in plaats van dat men direct officieel bezwaar indient over de WOZ-waarde. De taxateur geeft telefonisch uitleg en kan, als daar aanleiding toe is, correcties direct verwerken. Dit maak het indienen van formeel bezwaar overbodig.
Jaarstukken 2025
Pagina 7 van 60
35.000 30.000 25.000 20.000 15.000
10.000 5.000 0
2025
2024
2023
Overig
4.840
6.394
6.137
Parkeer
13.740
12.080
9.444
WOZ
15.402
17.331
32.573
Het aantal WOZ- en parkeerbezwaren beweegt in de periode 2023–2025 duidelijk naar elkaar toe. In 2023 ligt het aantal WOZ-bezwaren nog aanzienlijk hoger. Dit aantal neemt in 2024 en 2025 af, terwijl het aantal parkeerbezwaren juist toeneemt. In 2025 liggen beide categorieën daardoor dichter bij elkaar. Het aantal bezwaren in de categorie Overig blijft over de jaren heen relatief stabiel.
Resultaten behandelde bezwaarschriften Bij de behandeling van de bezwaarschriften met betrekking tot belastingjaar 2025 is in 51,3% van de uitspraken besloten tot handhaving van de aanslag. Het percentage toegekende bezwaren verschilt sterk per soort bezwaar. Van de WOZ-bezwaren is slechts 21,8 % van de bezwaren toegekend. Terwijl dat percentage bij de parkeerbelasting op 67,6 % ligt omdat achteraf alsnog wordt aangetoond dat parkeerbelasting is betaald, bijvoorbeeld omdat ten onrechte een verkeerd kenteken is opgevoerd door de parkeerder.
Resultaat afgehandelde bezwaren 2025 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
parkeerbelasting
Overige heffingen
WOZ
Totaal
vermindering
67,6%
56,8%
21,8%
48,7%
handhaven
32,4%
43,2%
78,2%
51,3%
handhaven
vermindering
Beroepschriften In belastingjaar 2025 zijn inmiddels 758 beroepsprocedures ingesteld. Verwacht wordt dat dit aantal nog stijgt, aangezien de rechtbank achterstanden heeft bij het verwerken van ingekomen beroepen. Voor belastingjaren 2024 en 2023 zijn respectievelijk 1.264 en 2.130 beroepsprocedures ingesteld.
Kostenvergoedingen Belanghebbende kan een derde partij, vaak een No Cure No Pay bureau, inschakelen voor bijstand tijdens de bezwaarprocedure, waarbij de belanghebbende bij een gegrond verklaard bezwaar of beroep recht heeft op een vergoeding van de kosten. Door achterstanden bij de Rechtspraak zijn nog veel beroepsprocedures in behandeling.
Jaarstukken 2025
Pagina 8 van 60
Verwacht wordt dan ook dat de uiteindelijke kosten aanzienlijk hoger uitvallen. Door gewijzigde wetgeving is het gemiddeld uitbetaald bedrag aan proceskostenvergoeding lager dan voorgaande jaren. Uitgekeerde proceskostenvergoeding belastingjaar 2023, 2024 en 2025 per gemeente Belastingjaar 2023
Gemeente
Belastingjaar 2024
Belastingjaar 2025
Aantal
Totaalbedrag
Aantal
Totaalbedrag
Aantal
Totaalbedrag
Haarlem
397
-247.000
332
-98.000
165
-33.000
Haarlemmermeer
369
-243.000
271
-92.000
255
-52.000
Hillegom
43
-33.000
61
-19.000
55
-10.000
Beverwijk
68
-48.000
73
-25.000
37
-10.000
Oostzaan
40
-37.000
76
-24.000
8
-1.000
Wormerland
58
-41.000
21
-6.000
24
-5.000
Bergen NH
139
-98.000
105
-32.000
75
-16.000
Alkmaar
249
-168.000
182
-58.000
139
-28.000
Den Helder
99
-59.000
76
-22.000
34
-7.000
Heiloo
93
-77.000
66
-18.000
63
-12.000
Castricum
109
-81.000
112
-34.000
65
-12.000
Uitgeest
31
-17.000
36
-10.000
21
-4.000
Dijk en Waard
93
-65.000
192
-59.000
90
-17.000
Landsmeer
0
0
0
0
21
-4.000
1.788
-1.214.000
1.603
-497.000
1.052
-211.000
Totaal
1.5.3
wijtschelding
De belastingplichtige kan kwijtschelding aanvragen als deze niet in staat is de gemeentelijke heffingen te betalen. Dit kan via het Digitaal loket of door het insturen van het aanvraagformulier bij de aanslag. Het BIDN toetst de aanvraag. Vervolgens wordt de kwijtschelding verleend of wordt meer informatie gevraagd aan de aanvrager. Had belastingplichtige in het voorgaande belastingjaar recht op kwijtschelding, dan wordt voor de nieuwe aanslagoplegging geautomatiseerd getoetst of ook voor de nieuwe aanslag kwijtschelding kan worden verleend. Als uit deze toets, door het BIDN, blijkt dat belastingplichtige nog steeds recht heeft op kwijtschelding dan wordt deze direct met de aanslagoplegging (geautomatiseerd) verleend. Van de verzoeken om kwijtschelding voor belastingjaar 2025 is 95,9% afgedaan.
Jaarstukken 2025
Pagina 9 van 60
Ontwikkeling verleende kwijtschelding x € 1.000 (stand per 31 december 2025) 6.000 5.800 5.600 5.400 5.200 5.000 4.800
1.5.4
2025
2024
2023
Gerealiseerd
5.164
5.201
5.164
Begroot
5.876
5.712
5.648
Invordering
Het totaal netto in te vorderen bedrag is het totaalbedrag van de opgelegde aanslagen minus de effecten van de behandeling van bezwaarschriften (verminderingen) en de verleende kwijtschelding. Verder vindt een correctie plaats voor oninbaar verklaarde vorderingen en de kosten bij aanmaningen en dwangbevelen. De opgelegde aanslagen worden betaald via automatische incasso (in 2 of 9 termijnen) of door middel van iDEAL of overboeking via internetbankieren. Voor de belastingjaren 2023, 2024 en 2025 is ultimo 2025 van de netto bedragen 99,5%, 98,8% en 96,7% ingevorderd.
Jaarstukken 2025
Pagina 10 van 60
1.5.5
Communicatie
Website Op de website worden met regelmaat nieuwberichten geplaatst om nieuwe of lastige zaken onder de aandacht van de burger te brengen. Digitale toegankelijkheid Bij het ontwikkelen van de nieuwe Cocensus website, in 2023/2024, is rekening gehouden met de digitale toegankelijkheidseisen van dat moment. In een constant proces werken wij eraan om de website zo toegankelijk mogelijk te houden voor iedereen. In 2025 is, in opdracht van Cocensus, door een extern bureau onderzoek gedaan naar de digitale toegankelijkheid van de website. Cocensus.nl is onderzocht op niveau WCAG 2.2 AA. De toegekende status is B. Aan bijna alle criteria is nu voldaan. Er wordt verder gewerkt aan de punten die nog aangescherpt moeten worden. Digitaal loket als onderdeel van de Cocensus website Blijvend wordt in de communicatie gestuurd op het gebruik van het Digitaal loket door belastingplichtigen. In een doorgaand proces worden de teksten van het Digitaal loket en het daarbij horende e-mailverkeer zo gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt. In 2025 is gestart met het inzetten van een Klant Tevredenheid Onderzoek (KTO) voor het Digitaal loket. Zo wordt kennis vergaard over de beleving van de klant. Brievenmonitor In het doorgaande proces van opnieuw bekijken en waar nodig herschrijven van brieven en tekstblokken is in 2025 een grote stap gemaakt.
Zowel een aantal brieven als het aanslagbiljet zijn nu beter leesbaar en duidelijker voor de burger. Dit proces gaat in 2026 door. Een nieuw ontwerp is gemaakt voor de lay out van brieven en voor de aanslagen. Dit maakt dat de communicatie duidelijker, uniform en meer van deze tijd is. Een zelfde proces is in gang gezet voor de e-mailhandtekening en out-ofoffice. Tool ‘Check uw woning’ Cocensus neemt deel aan het ontwikkelen van de tool ‘Check uw woning’. Deze is vanuit de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB) gestart. Met als doel om input te vragen van woningeigenaren en zo de WOZ-waardering te verbeteren. In belastingjaar 2025 is de tool in de testfase doorontwikkeld. Ook in 2026 wordt hier hard aan gewerkt met als doel de tool in 2027 landelijk uit te rollen. Telefonie In 2025 liep het contract van de telefooncentrale af. De hoogte van de opdracht overschreed het drempelbedrag, daarom is deze opdracht aanbesteed. De opdracht is gegund aan Interstellar, omdat deze het beste voldoet aan de gestelde eisen. In het nieuwe contract worden de eisen van de huidige tijd meegenomen, waaronder bijvoorbeeld een chatfunctie en ai gestuurde transcriptie van telefoongesprekken. Deze functies gaan in 2026 eerst getest worden. Het team van het KCC bestond in belastingjaar 2025 uit 6 medewerkers.
Om de bellers zo goed mogelijk te helpen en adviseren is een aantal processen ingericht. De scripts met veel gestelde vragen en de kennisbank worden continu geoptimaliseerd. Verder worden ook de meest recente veelgestelde vragen over de verschillende belastingsoorten toegevoegd. Door de aanslagen gefaseerd te laten bezorgen bij de burger wordt het telefoonverkeer zoveel mogelijk gespreid. Dit zorgt ervoor dat bellers altijd snel iemand aan de telefoon krijgen die hen verder kan helpen binnen het betreffende vakgebied. Na afloop van de gesprekken heeft de beller de mogelijkheid het gesprek een cijfer te geven. Het beoordelingscijfer van het klantcontact is afgerond een 8. Dit mooie cijfer is mede te danken aan de lage gemiddelde wachttijd van 20 seconden. Naast het telefoonnummer van het KCC ontvangen de vak afdelingen nog steeds telefoon op hun eigen afdelingsnummers. Deze nummers staan vermeld op specifieke afdelingsproducten, zoals aanmaningen, dwangbevelen, uitspraken op bezwaarschriften of uitspraken op verzoeken om kwijtschelding. Het opleidingsniveau van de KCC-medewerkers was ook in het afgelopen jaar op niveau en blijft zich doorontwikkelen, waardoor het telefoonnummer van het KCC structureel op steeds meer producten wordt opgenomen. Dit zorgt ervoor
Jaarstukken 2025
Pagina 11 van 60
dat de klanten zoveel als mogelijk te woord worden gestaan door speciaal opgeleide medewerkers van het klantcontactcentrum en tegelijkertijd ontlast dit de vakafdelingen. In totaal bedroeg het aantal inkomende gesprekken voor heel Cocensus 66.277. In 2024 was dit aantal 69.978. Het aantal inkomende gesprekken van 2025 ten opzichte van 2024 geeft het volgende beeld:
Inkomende telefoongesprekken 2025 en 2024 14000 12000 10000 8000 6000
4000 2000 0
JAN
FEB
MRT
APR
MEI
JUN
JUL
AUG
SEP
OKT
NOV
DEC
2025
3760
11311
9701
7058
5526
6517
5132
3925
3495
3642
3224
2986
2024
4312
12718
9779
7427
6474
6859
5101
3547
3735
3845
3595
2586
2025
1.5.6
2024
lachten
Registratie 2025 Aantal en soort klachten In 2025 zijn door de klachtencoördinator 43 klachten geregistreerd. Van de 43 klachten waren 14 klachten (deels)gegrond, 21 ongegrond en 2 niet ontvankelijk. Een zestal klachten werden telefonisch in behandeling genomen, waarna de klacht werd beschouwd als afgehandeld.1 klacht was nog in behandeling, maar werd aanvang 2026 ongegrond verklaard. De geregistreerde klachten hebben vaak betrekking op de wijze van de beoordeling van een bezwaarschrift, het uitblijven van een uitspraak op bezwaar en de termijn van het doorgeven van de WOZ-waarde aan andere instanties. Er zijn ook klachten ontvangen doordat terugbelafspraken soms niet nagekomen werden. De “gegrond of deels gegrond” verklaarde klachten gingen over: Werkwijze (afhandeling van het bezwaar en onderzoek t.b.v. de afhandeling) bezwaar; Beoordeling van het bezwaar; Weigeren van delen informatie; Het niet terugbellen volgens afspraken. Na persoonlijk contact met de indiener van de klacht, waarin nadere uitleg en informatie werd gegeven, gaven meerdere belanghebbenden aan tevreden te zijn met de snelle reactie en de klacht als afgehandeld te beschouwen. In enkele gevallen bleek dat onvrede met de beslissing op bezwaar de reden van indienen van een klaagschrift/klacht was.
Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Algemene wet Bestuursrecht, een klacht bij een externe instantie worden ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2025 werden twee klachten over Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman. Eén klacht werd ingediend door een No Cure No Pay bureau, de andere klacht had betrekking op de afhandeling van de uitkomsten na een klachtbehandeling bij Cocensus. De Nationale Ombudsman is geen officiële onderzoeken gestart.
Jaarstukken 2025
Pagina 12 van 60
Een klacht en dan … Tijdens de afhandeling beoordeelt de afdelingscoördinator de klacht. Hoe hadden we kunnen voorkomen dat deze klacht werd ingediend. Zelfs wanneer de klacht ongegrond blijkt, kunnen we ervan leren. Wanneer klachten gaan over bejegening dan wordt bekeken of we ons anders kunnen opstellen richting de burger. Klachten die gaan over de werkwijze hebben meestal een andere oorzaak. Vaak is een bezwaarschrift ongegrond verklaard en heeft de klager daar onvrede mee, omdat de toelichting in de uitspraak volgens deze niet voldoende uitleg geeft. Een enkele keer komt het voor dat een klacht volgt op het weigeren van informatie. Dit kan dan informatie zijn die door AVG geblokkeerd wordt of om informatie gaan waar de klager geen belang bij heeft. Door serieus om te gaan met de klachten en daarbij ook een objectieve blik te werpen op het eigen handelen leren we beter te communiceren en handelen. Onderstaande tabel laat een verdeling van de klachten per gemeente zien. 2025 Gemeente
Totaal aantal
(deels) Gegrond
Alkmaar
4
Bergen NH
4
Beverwijk
Ongegrond
Afgehandeld/niet ontvankelijk 3
1
2
1
1
2
1
1
Castricum
2
1
Cocensus
1
1
Dijk en Waard
2
1
1
Haarlem
12
5
6
1
Haarlemmermeer
10
4
4
2
Heiloo
2
Hillegom
1
Oostzaan
2
Uitgeest
1
1
Totaal
43
14
Jaarstukken 2025
1
2 1 2
21
8
Pagina 13 van 60
1.6 Bedrij svoering 1.6.1
HRM
Arbeidsmarkt De aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt maakt het voor organisaties steeds uitdagender om medewerkers te werven en te behouden. In 2025 hebben zeven medewerkers onze organisatie op eigen verzoek verlaten. Mede om die reden proberen wij medewerkers aan ons te binden. Net als in voorgaande jaren gebeurt dit door aandacht te besteden aan een zorgvuldige onboarding, het bevorderen van vitaliteit en het stimuleren van voortdurende ontwikkeling. Hierdoor krijgen medewerkers meer doorgroei- en ontwikkelperspectief binnen de organisatie. Bij de werving van nieuwe medewerkers wordt steeds vaker gekeken naar vaardigheden en potentieel in plaats van uitsluitend naar diploma’s. Cocensus kiest er voor om medewerkers intern op te leiden. Ook wordt de komende jaren nadrukkelijk ingezet op technologische ondersteuning en innovatie, om medewerkers beter te faciliteren en de organisatie toekomstbestendig te houden. MTO In juni 2025 heeft er na drie jaar weer een MTO plaatsgevonden om een beeld te krijgen van de beleving van medewerkers. De vragenlijst die gebruikt is, was vrijwel gelijk aan de vragenlijst uit 2022, waarbij bij een aantal vragen de formulering is geactualiseerd. De resultaten van 2025 zijn dus goed te vergelijken met die van het voorgaande edities.
Enkele aandachtspunten uit het MTO zijn: • Het kunnen afwijken van regels en procedures wanneer men dit nodig acht; • Het aanpakken van ongewenst gedrag en de omgang met niet goed functionerende medewerkers; • De lichamelijke belasting van het werk en de toepassing van andere vormen van beloning voor geleverde prestaties. De loyaliteit aan de organisatie en de tevredenheid over Cocensus als werkgever zijn onverminderd hoog. De grootste stappen zijn gezet op de onderwerpen werkdruk, werkcultuur, persoonlijke ontwikkeling en de digitale werkomgeving. Vitaliteit De vitaliteitswerkgroep van Cocensus heeft ook in 2025 een diversiteit aan workshops en activiteiten georganiseerd op het gebied van vitaliteit. Cocensus vindt het belangrijk om te ‘investeren’ in activiteiten op het gebied van vitaliteit omdat fysieke en mentaal fitte medewerkers meer betrokken zijn bij de organisatie. Vitale werknemers zijn belangrijk om als organisatie stappen te zetten en veranderingen te bewerkstelligen. Bovendien heeft een organisatie waar aan vitaliteit aandacht wordt geschonken een beter imago op de arbeidsmarkt en is het mogelijk wat makkelijker om talent aan te trekken. Bedrijfsplan In 2025 heeft een groep ambassadeurs van elke afdeling gewerkt aan de kernwaarden van Cocensus; Klantgericht, Efficiënt, Kwaliteit, Integer en Innovatie.
Deze waarden zijn verder uitgewerkt en gepresenteerd aan het Bestuur. Uit het bedrijfsplan kwamen verschillende waardevolle ideeën naar voren, ook op het gebied van HRM. Deze ideeën zullen in de komende tijd verder worden uitgewerkt of geïmplementeerd. Onboarding De introductieochtend maakt deel uit van het onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers. Deze is in 2025 vernieuwd, met als doel hen op een ludieke, ‘warme’ manier kennis te laten maken met onze organisatie. Stagiaires Om potentiële nieuwe medewerkers meer kennis en inzicht te geven over, en te enthousiasmeren voor lokale belastingen, zijn in 2025 drie stagiaires verwelkomd. Deze hebben gedurende een periode van een half jaar ervaring opgedaan binnen de afdelingen Staf, Heffingen en Bezwaar, en Invordering. AFAS In 2025 is Cocensus gestart met de implementatie van het nieuwe personeelssysteem en payroll AFAS, ter vervanging van ADP, dat geen ondersteuning meer biedt aan overheidsinstanties. Het nieuwe systeem, dat begin 2026 in productie is genomen, biedt aanzienlijke verbeteringen op het gebied van digitalisering en automatisering.
Jaarstukken 2025
Pagina 14 van 60
Opleidingen/trainingen In 2025 is in totaal € 251.914 besteed aan opleidingen, trainingen, workshops en inschrijvingen voor kamers. Het vastgestelde opleidingsbudget voor 2025 was € 282.000. Een aanzienlijk deel van dit budget is ingezet voor het opstellen van het bedrijfsplan. In samenwerking met alle medewerkers (via subgroepen), het managementteam en externe trainers is gedurende een groot deel van 2025 gewerkt aan het ontwikkelen en concretiseren van dit bedrijfsplan voor de komende jaren. Deze participatieve werkwijze heeft bijgedragen aan een breed gedragen en inhoudelijk sterk plan. Gemiddeld is per medewerker € 1.691 geïnvesteerd in opleidingen en ontwikkeling. Ter vergelijking: gemeenten besteedden in 2024 gemiddeld 1,60 procent van hun loonsom aan opleiding en ontwikkeling, wat neerkomt op een gemiddeld bedrag van € 1.225 per medewerker. Net zoals in 2024 is een deel van het budget uitgegeven aan vakinhoudelijke trainingen op de afdelingen. Dit zijn onder andere verplichte opleidingen zoals Invorm I en Invorm K, WOZ-medewerker, SQL fundamenten, Gegevensbeheer en WOZ-taxateur. In 2025 hebben verschillende medewerkers doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie benut, waarbij gerichte investeringen in opleidingen hebben plaatsgevonden. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de opleiding SQL Fundamenten, waardoor meerdere collega's hun ICT-kennis hebben verdiept.
Ondernemingsraad In 2025 hebben zes reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen zijn dertien instemmingsaanvragen behandeld: • RI&E; • Vakantie en verlofregeling (kleine aanpassingen); • Alcohol, Drug en Medicijn (ADM) beleid (nieuw beleid); • Regeling opleiding en ontwikkeling (kleine aanpassingen); • Verzuimreglement (kleine aanpassingen); • Agressie en geweld protocol (bondiger en leesbaarder); • Beleid Ongewenst gedrag (bondiger en leesbaarder); • Invoering Jaaruren systematiek; • IKB (kleine aanpassingen); • Regeling reizen voor opleidingen en zakelijk reis-en verblijfkosten (aanpassingen); • Reiskosten woon-werkverkeer (aanpassingen); • Regeling werving en selectie (kleine aanpassingen); • Smartphone (procedure loopt nog). Een aantal regelingen moest worden aangepast door de implementatie van AFAS. AFAS hanteert in enkele gevallen andere berekeningsmethodieken dan ADP. De Ondernemingsraad heeft een positief advies gegeven voor de uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling met de gemeente Zandvoort. Deze gemeente zal in 2027 toetreden tot de GR.
Jaarstukken 2025
Pagina 15 van 60
Personeel Formatie-overzicht per 31 december 2025
formatie 2025
Bezetting 31/12/2025
formatie 2024
Directie/Staf
8,56
7,89
6,80
WOZ
44,70
41,69
43,53
Gegevensbeheer en IT
23,52
22,00
23,42
Heffingen & Bezwaar/Concern Control
31,89
28,00
32,33
-
KCC
5,79
5,79
5,23
Invordering
31,63
26,71
30,63
Totaal
146,10
132,09
141,94
Figuur 1: Formatie overzicht per 31-12-2025
Bij de Directie/Staf is de formatie in 2025 uitgebreid met een CISO-adviseur, een Junior HR-adviseur ter vervanging van een parttime medewerker HRM en een fulltime Directie Management Assistent. De afdeling WOZ heeft extra formatieruimte gekregen door de toetreding van de gemeente Landsmeer en de aanstelling van een WOZ-adviseur. Bij de afdeling Invordering is in de formatie een extra coördinator opgenomen. Als gevolg van het wegvallen van de parkeerbelasting en bestuurlijke boetes van Oostzaan zijn twee vacatures bij de afdeling Invordering en één vacature bij de afdeling Heffingen en Bezwaar on-hold gezet. In-, uit- en doorstroom en inhuur Gedurende het jaar zijn er 12 nieuwe collega’s in dienst getreden (7,95 procent). Een derde van deze nieuwe medewerkers was al werkzaam bij Cocensus via een uitzend-of detacheringsbureau. Het overgrote deel van deze nieuwe collega’s is jonger dan 35 jaar. Opvallend is dat het mannelijke deel aan instromers het grootst is, met 9 mannen tegenover 3 vrouwen. Door het vergrijsde personeelsbestand wordt niet alleen de instroom maar ook het behouden van jonge medewerkers steeds belangrijker. De komende jaren zal Cocensus een actief beleid blijven voeren om jongeren voor de organisatie te behouden door middel van een zorgvuldige onboarding, het bevorderen van vitaliteit en het stimuleren van voortdurende ontwikkeling.
In 2025 hebben 12 medewerkers Cocensus verlaten (7,95 procent). De redenen waren divers: bereiken van AOWgerechtige leeftijd, RVU, twee jaar arbeidsongeschikt, functie voldeed niet aan de verwachtingen en nieuwe uitdagingen op een ander vakgebied.
Jaarstukken 2025
Pagina 16 van 60
In-en uitstroom per afdeling
4
Heffingen en Bezwaar incl. Concern Control en KCC
3 4
Invordering
3 2
WOZ
4 2 2
Gegevensbeheer en IT
0
0,5
Uit dienst
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
In dienst
Figuur 2: In-en uitstroom per afdeling 2025
Doorstroom wordt gedefinieerd als medewerkers die duurzaam van functie en/of afdeling zijn veranderd, zonder dat dit met een reorganisatie of functieherwaardering te maken heeft. Het is een belangrijk instrument om mensen aan je organisatie te binden en het leidt tot meer tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Een andere belangrijke reden om interne mobiliteit binnen de organisatie te stimuleren, is het tekort aan talent op de huidige arbeidsmarkt. In totaal zijn 10 (6,7 procent) medewerkers doorgestroomd naar andere functies binnen de organisatie. Het doorstroompercentage binnen Cocensus ligt lager dan dat van de Nederlandse gemeenten. Daar was het percentage in 2024 (cijfers van 2025 zijn nog niet bekend) 9,1 procent. In onderstaand overzicht zijn de functiewijzigingen binnen de organisatie weergegeven.
Overzicht functiewijzigingen Vorige functie
Nieuwe functie
Aantal
Medewerker Invordering
Data Analist
1
Medewerker Invordering
Specialist Kwijtschelding
1
Taxateur niet-woningen
Coördinator WOZ
1
Taxateur niet-woningen
Functioneel Applicatiebeheerder
1
Medewerker Heffingen en Bezwaar
Jurist
1
Werkvoorbereider
Taxateur niet-woningen
1
Werkvoorbereider
Senior Werkvoorbereider
1
Directie/Management Assistente
Junior Adviseur HR
1
KCC-medewerker
Medewerker Invordering
1
Adm. Medewerker Heffingen en Bezwaar
Directie/Management Assistente
1
Figuur 3: Interne mobiliteit 2025
De organisatie heeft in 2025 ca. € 453.000 uitgegeven aan externe inhuur. Redenen van inhuur waren: niet-ingevulde vacatures, zwangerschap, langdurige arbeidsongeschiktheid en het afhandelen van beroepschriften. Met name op de afdeling WOZ zijn externen ingezet.
Jaarstukken 2025
Pagina 17 van 60
Leeftijdsopbouw Door de instroom van relatief veel jonge mannen in 2025 is de gemiddelde leeftijd van mannen gedaald, terwijl die van vrouwen licht is gestegen. De gemiddelde leeftijd van mannen daalde van 49 jaar in 2024 naar 45,8 jaar in 2025; bij vrouwen steeg deze van 45,2 naar 46,5 jaar. Ter vergelijking: bij gemeenten blijft de gemiddelde leeftijd dalen en bedroeg deze in 2024 46,5 jaar. Gezien het vergrijzende personeelsbestand en de verwachte uitstroom als gevolg van pensionering en leeftijd, blijft het essentieel om te blijven investeren in de instroom van jongere medewerkers. Volgens de landelijke cijfers van het A&O fonds gemeenten bestond in 2024 44 procent van de instroom bij de gemeenten uit jongeren onder de 35 jaar. Het percentage instroom van jongeren bij Cocensus in 2024 lag nog hoger. Dit was 83,33 procent.
Personeelsopbouw en gemiddelde leeftijd 90,0
81
80,0
68
70,0 60,0
50,0
47,3
45,9
48,4
43,8
46,7
40,0
27
26
30,0
19
20,0
18
13 16
14 7
4 5
10,0
46,2
0,0 Directie/Staf
WOZ
Invordering
Gegevensbeheer & IT
2025 gemiddelde leeftijd
Heffingen & Bezwaar/KCC
2025 vrouwen
Totaal
2025 mannen
Figuur 4: Personeelsopbouw en gemiddelde leeftijd (peildatum 31-12-2025)
Verdeling naar leeftijdsklasse 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0
46 35 25
6
28
29
30
46
32
7
15 - 24
6
25 - 34
35 - 44 31-12-2024
45 - 54
55 - 64
6
65 plus
31-12-2025
Figuur 5: Leeftijdsopbouw (peildatum 31-12-2025)
Jaarstukken 2025
Pagina 18 van 60
Deeltijdfactor en duur van de dienstverbanden Eind 2025 had 67,11 procent van de medewerkers (100 personen) een fulltime arbeidsovereenkomst bij Cocensus, een percentage dat hoger is dan het percentage bij de gemeenten in 2024, waar dit 59,6 procent was. Daarnaast is 58 procent van de medewerkers korter dan vijf jaar in dienst. Dit hangt samen met de groei en ontwikkeling van de organisatie in de afgelopen jaren en de daarmee gepaard gaande instroom van nieuwe medewerkers. Binnen dit kader blijft aandacht bestaan voor duurzame inzetbaarheid, kennisborging en het behoud van medewerkers.
Percentages duur dienstverbanden
34%
18%
40% 30%
25%
<1 jaar
1 - 4 jaar
5 - 9 jaar
10 - 14 jaar
>15 jaar
Figuur 6: Duur dienstverbanden 2025
Ziekteverzuim Volgens de berekeningsmethodiek van de personeelsmonitor van het AenO fonds, dient ziekteverzuim ten gevolge van zwangerschap meegerekend te worden bij het vaststellen van het verzuimpercentage. Het verzuimpercentage inclusief ziekte ten gevolge van zwangerschap resulteert in een percentage van 5,8. Wanneer dit percentage vergeleken wordt met het verzuimpercentage van de Nederlandse Gemeenten in 2024 (6,7 procent) ligt het verzuimpercentage van Cocensus daar nog altijd onder. Er is een kleine piek in de ziekteverzuimmeldingen waarneembaar in de maanden april en oktober. De oorzaak hiervan is niet te achterhalen omdat de reden van verzuim niet geregistreerd kunnen worden. Op basis van landelijke gegevens is het niet aannemelijk dat er in oktober en april 2025 meer griepgevallen waren. Uitval wegens griep vindt voornamelijk in de winter (december–maart) plaats en neemt doorgaans af tegen april. Bij het langdurig verzuim is een stijging van een half procent waarneembaar (figuur 8). Op dit moment is nog niet bekend of dit ook bij de Nederlandse Gemeenten het geval is. In totaal waren 16 medewerkers (gedeeltelijk) langdurig arbeidsongeschikt. De redenen van het langdurig verzuim waren divers. Opvallend is wel dat het aantal medewerkers dat uitvalt in verband met psychische klachten gestegen is het afgelopen jaar. Kort en middellang verzuim bleven nagenoeg hetzelfde.
De gemiddelde meldingsfrequentie van 1,4 in 2025 was vrijwel hetzelfde als in 2024 en ligt iets hoger dan dat bij de gemeenten in 2024 (0,96). Bij drie van de vijf afdelingen is de gemiddelde frequentie hetzelfde gebleven (ca. 1 keer). Bij de afdelingen Invordering 1,4 en bij de afdeling Heffingen en Bezwaar steeg het aantal meldingen naar een gemiddelde van 1.9. De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie van jonge collega’s ligt over het algemeen altijd wat hoger dan bij de andere leeftijdsklasse (zie figuur 9) en op genoemde afdelingen werken relatief veel jonge (nieuwe) medewerkers. Omdat de gemiddelde frequentie hoger ligt dan het landelijke niveau, is in 2025 actief gestuurd op het voeren van frequente verzuimgesprekken. Bij drie keer ziek binnen een jaar krijgt de medewerker een uitnodiging voor een gesprek. De resultaten hiervan hopen we in 2026 te kunnen vaststellen. Van de 149 medewerkers heeft 30 procent zich in 2025 niet één keer ziek gemeld (nulverzuim). Het percentage nulverzuim is nagenoeg hetzelfde als in 2024. Toen lag het percentage 31 procent.
Jaarstukken 2025
Pagina 19 van 60
Verzuimpercentage per afdeling 6,42% 6,45%
6,82% 6,65%
6,34%
5,80% 5,10% 4,01% 4,01%
2,93%
0,52% 0,65%
Directie/Staf
WOZ
Invordering
2024
Gegevensbeheer & IT
Heffngen en Bezwaar
Totaal
2025
Figuur 7: Verzuimpercentage per afdeling 2025
Verzuimpercentage per duurklasse 3,94% 3,37%
1,20%
1,12%
0,64%
0,61%
Kort < 8 dagen
Middellang 8-42 Verzuimpercentage 2024
Lang > 43
Verzuimpercentage 2025
Figuur 8: Verzuimpercentage per duurklasse 2024/2025
Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 3,1
2,2 1,85 1,4
15-24
25-34
1,43 1,3
1,1 1,06
35-44 2024
45-54
1,33 1,2
55-64
1 1
65 plus
2025
Figuur 9: Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 2024/2025
Jaarstukken 2025
Pagina 20 van 60
Verslag van de externe vertrouwenspersoon over ongewenst gedrag en integriteits-schendingen Aantal gemelde klachten Gedurende de periode januari 2025 tot en met december 2025 zijn er geen klachtsituaties gemeld bij de externe vertrouwenspersoon door medewerkers van Cocensus. Het eventueel moeten inschakelen van een externe klachtencommissie is dan ook niet nodig geweest. Daarnaast heeft één medewerker in 2025 eenmalig contact opgenomen met de vertrouwenspersoon met een meer algemene vraag omtrent het beleid en de procedure met betrekking van ongewenst gedrag. Aard van de klacht In 2025 zijn er geen klachtsituaties bij de externe vertrouwenspersoon aangemeld. Wijze van aanmelding Een klachtsituatie bij de externe vertrouwenspersoon kan per telefoon of per mail gemeld worden. Dit is veelal op eigen initiatief van een medewerker. In sommige gevallen kan een medewerker ook door HR, de leidinggevende of een collega geattendeerd worden op de mogelijkheid om een afspraak te maken met de vertrouwenspersoon. In 2025 is hiervan geen gebruik gemaakt door medewerkers van Cocensus. Resultaat van het contact met de externe vertrouwenspersoon In 2025 is er geen contact opgenomen met de externe vertrouwenspersoon in het kader van een klachtmelding. Wel is er contact geweest met een medewerker naar aanleiding van een algemene vraag met betrekking tot het beleid ongewenst.
Dit is een eenmalig contact geweest waarin informatie is gegeven. Acties voortkomend uit het gesprek met de externe vertrouwenspersoon Verdere acties vanuit de externe vertrouwenspersoon zijn in 2025 niet nodig geweest. Overige activiteiten van de externe vertrouwenspersoon Overige activiteiten die de externe vertrouwenspersoon in 2025 voor Cocensus heeft verricht, is het opstellen van de klachtenregistratie 2024 geweest. Verder is er contact door HR opgenomen om op verzoek van de OR te bekijken hoe de interne bekendheid van de vertrouwenspersoon in de organisatie vergroot kan worden. Dit wordt momenteel verder onderzocht. Overige signalen In 2025 zijn verder geen andere signalen bij de externe vertrouwenspersoon gemeld en/of bekend die (kunnen) duiden op het voorkomen van ongewenste omgangsvormen binnen Cocensus. Advies Vertrouwenspersoon Het advies blijft van kracht om medewerkers zowel mogelijk te blijven informeren over het beleid ongewenst gedrag binnen de organisatie als ook te attenderen op de aanwezigheid van de externe vertrouwenspersoon (inclusief de contactgegevens). Hiervoor kunnen de reguliere interne communicatiekanalen en -middelen van de eigen organisatie worden ingezet zoals bijvoorbeeld intranet, interne nieuwsbrieven en (team)overleggen.
Daarnaast kan dit thema en het beleid/procedure van de organisatie in een onboarding-programma voor nieuwe medewerkers worden meegenomen.
Jaarstukken 2025
Pagina 21 van 60
1.6.2
Privacy en gegevens escherming
Beveiligingsincidenten In 2025 zijn er 41 beveiligingsincidenten geregistreerd. Achttien incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers die in het e-mail bericht een niet voor de ontvanger bestemde bijlage hebben gevoegd. Acht incidenten bestaan uit geopende retourpost. Vier incidenten betreffen brieven die verzonden zijn aan de verkeerde persoon. Vier incidenten hebben te maken met camerabeelden, waarbij slechts éénmaal camerabeelden zijn gedeeld (politie). Drie incidenten van verbaal geweld op kantoor. Tweemaal is een datalek voorkomen door de Afdeling G&IT. Een incident heeft betrekking op fysiek geweld op locatie. Een incident heeft betrekking op een geüpload bestand. Meldingen aan AP en betrokkenen Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wordt gedaan als de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot kunnen zijn. Ook de aard, omvang en de gevoeligheid van de persoonsgegevens van betrokkenen bij het incident spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet worden. In 2025 hebben twee datalekken aanleiding gegeven om melding te doen aan de toezichthouder. Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2025 zijn 5 verzoeken ontvangen over de uitoefening van de rechten op grond van de AVG.
Nadat betrokkenen zijn geïnformeerd zijn er geen klachten gekomen over de verwerking van de persoonsgegevens die hebben geleid tot een melding bij de AP. Verzoeken om gegevenslevering In 2025 zijn in totaal 44 verzoeken om gegevenslevering ontvangen. Hierbij ging het om 40 verzoeken van opdrachtgevers en 4 verzoeken van Zaffier voor diverse opdrachtgevers. Er zijn van de 44 verzoeken 13 stuks niet verder in behandeling genomen (9 stuks afgewezen en bij 4 stuks zijn vervallen). Verwerkersovereenkomsten In 2025 zijn 6 verwerkersovereenkomsten ondertekend en geregistreerd. Overzicht 2019 t/m 2025:
2019
2020
2021
2022
2023
2024
2025
Beveiligingsincidenten
76
18
58
8
16
14
41
Meldingen aan AP en betrokkenen
8
3
1
0
0
0
2
Rechten en verzoeken van betrokkenen
12
4
5
2
7
6
5
Verzoeken om gegevenslevering
50
69
90
40
63
63
44
Verwerkersovereenkomsten
9
2
3
5
10
2
6
Jaarstukken 2025
Pagina 22 van 60
1.6.3
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2023 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Het doel is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: 1. Begrotingscriterium; 2. Voorwaardencriterium; 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). 1. Begrotingscriterium Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Op basis van het begrotingscriterium is een overschrijding van het investeringsbudget geconstateerd van € 57.632. Investering
Oorzaak
Gebouwen
Geen budget vastgesteld
€ 4.252,53
Onrechtmatig
Techn. Installaties
Geen budget vastgesteld
€ 47.770,00
Onrechtmatig
Kantoormeubilair
Geen budget vastgesteld
€ 5.609,76
Onrechtmatig
Totaal
Waarde
Oordeel
€ 57.632,29
2. Voorwaardencriterium Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheers handelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot: hantering van gestelde termijnen; toepassen van afgesproken grondslagen; voeren van een administratie; verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; functiescheiding ten aanzien van bevoegdheden; volgen van aanbestedingsrichtlijnen. Op basis van het voorwaardencriterium is vastgesteld dat bij het project Datagedreven Werken sprake is van een afwijking ten aanzien van de aanbestedingsregels. Bij de opdrachtverlening is geen Europese aanbestedingsprocedure gevolgd, terwijl de totale contractwaarde de geldende aanbestedingsdrempel overschrijdt. De lasten die in 2025 met deze opdracht samenhangen bedragen € 783.000 en worden daarom in de rechtmatigheidsverantwoording betrokken. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik In 2025 zijn er geen signalen ontvangen over misbruik en oneigenlijk gebruik door medewerkers van Cocensus. Voorkomen van fraude en onregelmatigheden De directie van Cocensus is zich bewust van risico’s van fraude, zowel intern als extern, bij het uitvoeren van haar taken. Cocensus heeft sinds 2022 een vastgesteld beleid voor frauderisicoanalyse om de risicogebieden te identificeren en bewustwording te creëren.
Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden. Ook worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles gedurende het jaar. Stakeholders van Cocensus moeten er op kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zakendoen. Cocensus beschikt over een scala aan zogenaamde soft controls, waaronder gedragscodes en een vertrouwenspersoon waarbij eventuele misstanden kunnen worden gemeld. Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door functiescheidingen, de hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerde transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa.
Jaarstukken 2025
Pagina 23 van 60
Ondanks bovenstaande bestaat het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen ertoe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit. Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer periodiek de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Dit is zowel intern als ook extern vanuit de sector. Eventuele verbeterpunten worden waar mogelijk geïmplementeerd. Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen
0
1B. Overschrijding investeringsbudgetten
57.632
2. Ongeautoriseerde reservemutaties
0
3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten programma Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid
0
Totaal begrotingsonrechtmatigheden
57.632
4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 t/m 3) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid. 5. Regel voorwaardencriterium Aanbestedingsafwijking project Datagedreven Werken (lasten 2025)
0
783.000
5. Regel M&O criterium Totaal rechtmatigheidsafwijkingen
0 840.632
Conclusie Bij inkopen waarbij mogelijk sprake is van overschrijding van interne of externe inkoopregels, vindt vooraf toetsing plaats door de controller en de directeur. Eventuele afwijkingen van deze regels worden vooraf gemotiveerd door het bestuur vastgesteld. De directie is van oordeel dat de financiële beheershandelingen over 2025, met uitzondering van de hierboven toegelichte afwijkingen, tot stand zijn gekomen binnen de kaders van de geldende wet- en regelgeving. Op basis van het begrotingscriterium is een overschrijding van het investeringsbudget geconstateerd van € 57.632. Daarnaast is op basis van het voorwaardencriterium vastgesteld dat bij het project Datagedreven Werken sprake is van een afwijking van de aanbestedingsregels. Bij de opdrachtverlening is geen Europese aanbestedingsprocedure gevolgd terwijl de totale contractwaarde de geldende aanbestedingsdrempel overschrijdt. De lasten die in 2025 betrekking hebben op deze opdracht bedragen € 783.000 en zijn daarom betrokken in de rechtmatigheidsverantwoording.
Jaarstukken 2025
Pagina 24 van 60
1.7 Financiële verantwoording 1.7.1 eerstandsvermogen en risico eheersing Inleiding De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de organisatie beschikt om niet voorziene lasten te dekken, zonder dat de begroting en het beleid moeten worden aangepast. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de gekwantificeerde financiële risico’s, het weerstandsvermogen, wordt uitgedrukt in een verhoudingscijfer. Voor de beoordeling van deze ratio wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel, samengesteld door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement in samenwerking met de Universiteit van Twente. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) beschrijft het weerstandsvermogen als de ratio tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het totaal aan gekwantificeerde risico’s, waar geen beheersmaatregelen tegenover staan. De ratio weerstandsvermogen is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit (Ratio = Beschikbare weerstandscapaciteit/ benodigde weerstandscapaciteit). Het bestuur van Cocensus heeft besloten dat voor een uitvoeringsorganisatie als Cocensus het opbouwen van een grote reserve niet noodzakelijk is, immers in geval van onverwachte ontwikkelingen fungeren de deelnemende gemeenten altijd nog als achtervang.
Voor het weerstandsvermogen heeft het bestuur een maximum van 2,5% van het begrotingsbedrag vastgesteld. Hierdoor ligt het weerstandsvermogen onder de norm. Ratio
Betekenis
> 2.0
Uitstekend
1,4 – 2,0
Ruim voldoende
1,0 – 1,4
Voldoende
0,8 – 1,0
Matig
0,6 – 0,8
Onvoldoende
< 0,6
Ruim onvoldoende
Een hoog weerstandsvermogen kan dus worden gezien als een waarborg voor de financiële gezondheid van Cocensus. Hoe hoger het weerstandsvermogen, des te meer men in staat is om risico’s financieel af te dekken.
Beschikbare weerstandscapaciteit Omschrijving