Jaarstukken 2021 en belastingvernantwoording GR Cocensus.pdf
Tekst van het document
Na persoonlijk contact met klager, waarin nadere uitleg en informatie werd gegeven, werd door meerdere belanghebbenden aangegeven dat zij tevreden waren met de snelle reactie en de klacht als afgehandeld te beschouwen. Ook werd in enkele gevallen duidelijk dat onvrede met de beslissing op bezwaar de reden van indienen van een klaagschrift/klacht was. In een enkel geval werd uit het gesprek duidelijk dat er meer speelde. Bijvoorbeeld dat er sprake is van jarenlange discussie over de waarde van een object, oppervlakte en/of afbakening. Na onderzoek werd in deze zaken het dossier opnieuw in behandeling genomen. Deze klachtendossiers zijn als gegrond of deels gegrond geregistreerd. In de gevallen van bejegening werd per brief of persoonlijk contact opgenomen. Deze klachten waren deels gegrond omdat er geen letterlijke reconstructie van de gesprekken gemaakt kon worden. Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Awb, een klacht bij een externe instantie worden ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2021 zijn zeven klachten van Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
Pagina 28
astri
oeeia
Overzicht van aantallen behandelde zaken door/bij Nationale Ombudsman: In behandeling per 1 januari 2021 Ontvangen in de periode 1 januari tot en met 31 december 2021 Tota a I te behandelen 2021
4
--~
---------+--- -
--
7
11
-
Behandeld 2021
Zonder onderzoek' met rapport - met rapportbrief° ---tussentijds beëindigd (interventie) bemiddeling of goed gesprek
- ·-
6
---
2
- - -
1
--- -
- -
Nog in behandeling op 31 december 2021
- -
2
Schriftelijke klachtbehandeling, gericht op het geven van een oordeel, is voor de Nationale Ombudsman een uitzondering geworden. Burgers nemen vooral telefonisch contact op. Niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel daarvan wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (juridische) informatie en uitleg te geven of te verwijzen naar de juiste procedures. Veel zaken die bij de Nationale Ombudsman worden voorgelegd, zijn bij Cocensus dan ook (nog) niet bekend. Daarnaast wordt door de Nationale Ombudsman ook regelmatig contact met Cocensus opgenomen, zonder daarbij gebruik te maken van de formele onderzoeksbevoegdheid. Toelichting hoe onder andere een klacht, vraag of verzoek is afgehandeld. 1
afgehandelde dossiers zonder onderzoek: in deze zaken is door de Nationale Ombudsman geen contact met Cocensus opgenomen of informatie verstrekt. Inhoud van de klachten is niet bekend. Dit zijn onder andere dossiers waarbij de klager is verwezen of geïnformeerd naar de juiste procedure of er is sprake van een lopende procedure bij rechter, rechterlijke uitspraak of de klacht is kennelijk ongegrond (klacht over gemeente Heerhugowaard m.b.t. verhoging OZB en afwijzen kwijtschelding gemeentelijke belastingen 2019 door gemeenschappelijke regeling Cocensus namens gemeente Haarlemmermeer). 2
met brief na onderzoek: deze zaken zijn ongegrond verklaard door de Nationale Ombudsman om reden van: a. bezit motorframe wat gezien wordt als 2° voertuig; b. terechte weigering acceptatie bewijs door HHNK en Cocensus en/of inschakeling arts.
Cocensus had in beide gevallen het kwijtscheldingsverzoek afgewezen. Deze besluiten blijven gehandhaafd. 3 Dossier tussentijds beëindigd (interventie): na contact met de Nationale Ombudsman is uit onderzoek naar voren gekomen dat een en ander al vele jaren speelde, daarom werd alsnog ambtshalve vermindering voor oude belastingjaren verleend.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaringd.d,
11-03-2022
Pagina 29
astri
3 ia£
1.6
Privacy en gegevensbescherming
Beveiligingsincidenten In 2021 zijn er 58 beveiligingsincidenten geregistreerd. Daarvan bestaan 49 gevallen uit geopende retourpost. Vier incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers en vijf incidenten door externe partijen. Van de incidenten die door medewerkers zijn veroorzaakt betrof in het in drie gevallen een e-mail met persoonsgegevens naar een verkeerd e-mailadres. In één geval heeft een medewerker stukken met persoonsgegevens laten liggen bij de rechtbank.
Meldingen aan AP en betrokkenen Er wordt melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, indien de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot kunnen zijn. Ook de aard en omvang van het incident, alsmede de gevoeligheid van de persoonsgegevens die bij het incident betrokken zijn, spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet worden. In 2021 is er slechts in 1 geval melding gedaan aan de toezichthouder en de betrokkene. Hier ging het om een verkeerd verzonden e-mail met bijlagen, waarin gevoelige persoonsgegevens stonden over de financiële situatie van de betrokkene.
Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2021 zijn er vijf verzoeken ontvangen in verband met de uitoefening van de rechten op grond van de AVG. Twee daarvan bevatten, naast het verzoek om informatie, ook een verzoek om een kopie van alle persoonsgegevens die van de betrokkenen worden verwerkt.
Verzoeken om gegevenslevering Wij registreren de verzoeken om gegevenslevering van opdrachtgevers en de informatieverzoeken van de Belastingdienst in Heerlen op grond van artt. 47 en 48 Awr. In 2021 hebben we 90 keer een verzoek om gegevenslevering ontvangen. Daarvan waren 48 verzoeken afkomstig van de opdrachtgevers, waarvan 6 verzoeken na de beoordeling zijn afgewezen. 42 verzoeken zijn gedaan door de Belastingdienst. In 2021 zijn er 2 verzoeken om gegevenslevering ontvangen, die na de beoordeling in aanmerking zijn gekomen voor ontheffing van de geheimhoudingsplicht. Deze twee nieuwe ontheffingen worden in het eerste kwartaal van 2022 aan de ontheffingsregeling toegevoegd.
2018
2019
2020
2021
Beveiligingsincidenten
94
76
18
58
Meldingen aan AP en betrokkenen
23
8
3
1
Rechten en verzoeken van betrokkenen ..
9
12
4
5
34
50
69
90
• -
-
- ••
Verzoeken om gegevenslevering Tabel 2018/2019/2020/2021
Jaarstukken Cocensus 2021
R
--
--
-
Pagina 30
Behorende bij onze
verklaringd.d. 11-03-20 22
astri
2.
Financiële verantwoording
2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Naast de gepresenteerde jaarrekeningcijfers is het van belang om enerzijds inzicht te verschaffen in de mee- en tegenvallers die zich kunnen voordoen (de risico's) en anderzijds de mogelijkheden om tegenvallers op te kunnen vangen (weerstandscapaciteit). Dit geeft een beeld over de financiële positie van Cocensus en in hoeverre we in staat zijn om tegenvallers op te vangen zonder dat dit ons tot bezuinigingen dwingt. Wat betreft het weerstandsvermogen kan geconstateerd worden dat Cocensus in 2007 van start is gegaan zonder een reservepositie van waaruit tegenvallers kunnen worden opgevangen. Feitelijk bestaat het weerstandvermogen uit niets anders dan de in de begroting opgenomen post voor onvoorziene uitgaven. Wel zijn er afspraken gemaakt met de opdrachtgevers over het opbouwen van weerstandsvermogen. Deze kan worden gevoed tot een maximum van € 250.000 middels positieve rekening-resultaten. Stand ultimo 2021 € 250.000. Over 2021 is een positief resultaat geboekt van € 553.928. In de vergadering van het AB Cocensus 11 maart 2022 zal worden vastgesteld hoe dit overschot wordt verwerkt.
Risico's leder half jaar worden de risico's en de bijbehorende beheersmaatregelen geactualiseerd en vastgesteld door het MT van Cocensus. Met de outsourcing van de ICT (technische infrastructuur en technisch beheer) is een belangrijke kwetsbaarheid binnen de organisatie weggenomen. Ook de aankoop van een nieuw kantoorpand heeft het risico met betrekking tot de huisvesting van Cocensus weggenomen. Omdat Cocensus een uitvoeringsorganisatie is via strakke processen is er in die zin sprake van weinig risico's anders dan de beheersing van de primaire processen.
Kengetallen financiële positie In de BBV wordt voorgeschreven om kengetallen op te nemen om de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. Voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus zijn de volgende kengetallen van toepassing: De netto schuldquote De netto schuldquote is gelijk aan het totaal van de vaste schulden, de vlottende schulden en de overlopende passiva minus het totaal van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en overlopende activa ten opzichte van het totaalsaldo aan baten: Ultimo 2021 bedraagt de netto schuldquote: 15.895.419 - 2.278.428 x100% = 84,97% 15.415.329 Netto schuldquote is minder dan 100%, hierdoor wordt de netto schuldquote beschouwd als goed.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze
verklaringd.d. 11-03-2022
Pagina 31
Solvabiliteitsratio Het solvabiliteitsratio is een kengetal dat de verhouding weergeeft tussen het eigen vermogen en het totaal van alle passiva op de balans. Ultimo 2021 bedraagt het solvabiliteitsratio:
803.928 x 100% = 4,81% 16.699.347
De solvabiliteitsratio bij Cocensus is erg laag. Het is een bewuste keuze van het Bestuur van Cocensus om bij de verbonden partij geen grote algemene reserve te laten ontstaan. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is het verhoudingscijfers tussen het saldo van de structurele lasten en baten (gecorrigeerd voor incidentele lasten en baten en voor de structurele mutaties op de reserve) ten opzichte van het totaal aan baten. Het saldo van de jaarrekening 2021 van Cocensus bestaat voor een bedrag van € 201.529 uit incidentele (niet geraamde) baten. Ultimo 2021 bedraagt de structurele exploitatieruimte:
553.928- 201.529 x 100% = 2,29% 15.4153.329
Een structurele exploitatieruimte boven 0,6% wordt beschouwd als voldoende. De financiële kengetallen met betrekking tot grondexploitatie en gemeentelijke belastingcapaciteit zijn niet van toepassing voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus.
2.2
Financieringsparagraaf
Deze paragraaf geeft u inzicht in de sturing, beheersing en controle van de treasuryfunctie van Cocensus. De kasgeldlimiet beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De vlottende middelen en de vlottende schulden worden toegespitst op uitstaande gelden met een rente typische looptijd korter dan een jaar. Er is geen sprake van een vlottende schuld, de vlottende activa betreft de liquide middelen inclusief de uitzettingen in's Rij ks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar van € 1.218.635. Het absolute risico van de kortlopende financiering voor Cocensus is niet groot omdat meer dan 95% van de financiële transacties gerelateerd is aan de opdrachtgevende deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Cocensus beschikt over een door het bestuur vastgestelde notitie treasurybeleid, die is opgesteld en geactualiseerd met advisering van de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten).
Totaal vlottende middelen Totaal vlottende schuld
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
-1.409.787
-4.348.757
-4.028.335
-1.813.422
0
0
0
0
Toegestane kasgeldlimiet
1.241.300
1.241.300
1.241.300
1.241.300
Ruimte onder de kasgeldlimiet - .. - -Begrotingstotaal 2021
-2.651.087
-5.590.057 ...... - . 15.137.800
-5.269.635
-3.054.722
15.137.800
15.137.800
15.137.800
Percentageregeling
8,20%
8,20%
8,20%
1.241.300
1.241.300
1.241.300
8,20%
o
Kasgeiäiirtet
Jaarstukken Cocensus 2021
g ,
Behorende bij onae verklaring d.d. 11-03-2022
1.241.300
lq]1q
De rente-risiconorm beperkt het renterisico op de langlopende financiering. De norm bevordert de spreiding van de looptijden van de kapitaalmarktleningen (langer dan 1 jaar) door de omvang te beperken van de leningen waarvoor de rente in een bepaald jaar moet worden aangepast (renteherziening). Voor Cocensus speelt dit niet. Het saldo van langlopende schulden bedraagt per 31 december 2021 € 13.490.000. Dit is opgebouwd uit 6 bestaande leningen: uit 2013 (looptijd 10 jaar), uit 2016 (looptijd 10 jaar), uit 2019 (looptijd 25 jaar), uit 2020 (looptijd 25 jaar) en 2 uit 2021 (looptijd 40 jaar en 10 jaar). De looptijden van de leningen zijn in overeenstemming met de afschrijvingstermijnen van de daaruit gefinancierde investeringen. De boekwaarde van de vaste activa bedraagt per 31 december 2021 € 13.920.920. - --- -
Renterlsiconorm 1. Renteherziening 2. Aflossingen
2021
2022
2023
2024
0
0
0
0
885.000
885.000
885.000
635.000
885.000
885.000
885.000
635.000
4.-~ Renterisiconorm ' ,. -
3.027.560
2.986.760
2.978.880
2.941.860
, 5. Ruimte onder
2.142.560
2.101.760
2.093.880
2.306.860
20%
20%
20%
20%
15.137.800
14.933.800
14.894.400
14.709.300
3.027.560
2.986.760
2.978.880
2.941.860
3, Renterisico
' renterisiconorm 4a.Ministeriële regeling vastgestelde percentage • 4b. Begrotingstotaal 4. Renterisiconorm
Voor het uitoefenen van de treasuryfunctie is inzicht nodig in de kasstromen, zowel de huidige als de toekomstige. Deze kasstromen bestaan uit operationele activiteiten (de exploitatie), investeringen en activiteiten in het kader van financiering (aflossingen, stortingen etc.). Het Inzicht wordt verkregen vla een actuele liquiditeitsplanning. Cocensus beschikt over een verplichtingenadministratie ten behoeve van de liquiditeitsplanning. Cocensus heeft hier als voordeel, dat alle belastinginkomsten bij de opdrachtgevende gemeenten terecht komen. De liquiditeitsplanning heeft derhalve betrekking op de relatieve kleine en beheersbare bedrijfsvoering van Cocensus. Wat betreft de financieringswijze heeft Cocensus er voor gekozen om aan te sluiten bij de BNG. Enerzijds omdat Cocensus eenvoudig te klein is om zelfstandig de markt te benaderen en anderzijds omdat financiering via de BNG ook aan de opdrachtgevende gemeenten maximale zekerheid biedt. Het financieringsresultaat bestaat uit het verschil tussen het totaal van de werkelijk betaalde rente over de financieringsmiddelen en het totaal van de renteontvangsten (inclusief doorberekende rente). Over 2021 is in totaal een bedrag betaald aan rente van € 61.855. De ontvangen rente is na de introductie van het Schatkistbankieren zeer beperkt van omvang. Over 2021 is er geen rente ontvangen.
Per saldo komt het financieringsresultaat uit op € 61.855.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onae
verklaring d.d. 11-03-2022
Pagina 33
2.3
Verbonden partijen
De gemeenschappelijke regeling Cocensus is per 31 december 2021 primair verbonden aan de aan de GR deelnemende gemeenten: Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Wormerland, Oostzaan, Alkmaar, Heerhugowaard, Bergen, Langedijk, Den Helder, Castricum, Uitgeest en Heiloo.
2.4
Rechtmatigheid
Het beginsel van rechtmatigheid binnen zowel de primaire als secundaire processen van Cocensus maakt integraal onderdeel uit van de accountantscontrole. Daarnaast zijn er binnen de organisatie een aantal maatregelen genomen om tussentijds ten behoeve van de eigen organisatie en ten behoeve van de genoemde accountantscontrole de rechtmatigheid te beoordelen. Een van de belangrijkste instrumenten daarbij is de interne controle, waarbij de onafhankelijke kwaliteitsfunctionaris op basis van steekproeven periodiek (maandelijks of driemaandelijks) de rechtmatigheid controleert. Dit geschiedt bijvoorbeeld voor de volledige crediteurenadministratie en voor de salarisadministratie, maar ook voor een aantal primaire processen zoals de verleende kwijtschelding en de bezwaarafhandeling. In het kader van het M&O beleid (misbruik- en onrechtmatig gebruik) zijn er zaken geregeld via het personeelsbeleid (zoals bijvoorbeeld de integriteitsverklaring, de inventarisatie en de al of niet verleende toestemming van nevenwerkzaamheden e.d.). Daarnaast worden ook de belastingaanslagen, inclusief de eventuele bezwaarafhandelingen onderzocht van de eigen medewerkers die wonen binnen het beheersgebied van Cocensus.
Pagina 34
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij o0ze
verklaring d.d.
11-03-2022
astri
3.
Jaarrekening 1.1
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar Primaire Begroting
2021
-
1se
2te
Rekening
Rekening
begrotingswijziging
begrotingswijziging
2021
2020
2021
2021
Afwijking 2de begrotingswijz. t.o.v. rekening
2021
Totaal Baten
15.137.800
15.143.800
15.213.800
15.415.329
14.979.919
201.529
Totaal Lasten
15.137.800
15.143.800
15.013.800
14.861.400
14.752.868
152.400
-200.000
553.928
227.051
353.928
-200.000
553.928
227.051
353.928 Afwijking 2% begrotingswijz. t,o.v. rekening
Gerealiseerd totaal saldo baten en lasten Onttrekking aan reserves Gerealiseerde resultaat
- - --
LASTEN
Primaire Begroting
te
2te
Rekening
Rekening
begrotingswijziging
begrotingswijziging
2021
2020
2021
2021
9.152.400
9.106.700
9.275.000
9.155.416
8.835.615
119.584
456.300
350.000
270.000
381.921
412.014
-111.921
2021
2021
1. Personeel -Salarissen -Flexibele formatie -Woon-/werkverkeer
198.000
98.000
8.000
6.654
34.519
1.346
-Opleidingen
183.000
185.000
130.000
122.258
93.427
7.742
-Overig
138.200
138.200
194.900
87.530
99.295
107.370
9.877.900 . 9.877.900
9.753.777
9.474.870
124.123
Totaal Personeel
10.127.900 ;
2. Huisvesting -Kantoor
135.000
445.600
462.000
461.345
513.028
655
-Energie en water
100.000
100.000
51.400
20.367
136.400
31.033
-Kapitaallasten
569.600
532.100
357.400
357.433
115.276
28.600
35.576
-Onderhoud pand
-33 -6.976
-Diensten-
190.300
190.300
170.000
251.540
104.359
-81.540
Totaal Huisvesting
994.900
1.268.000
1.069.400
1.126.261
869.063
-56.861
-Servers
255.000
248.100
271.800
300.604
283.070
-28.804
Netwerk/infrastructuur
394.600
388.300
162.400
157.291
279.637
5.109
3. Automatisering
41.100
41.100
43.400
43.899
50.400
-499
-Belastingapplicaties
1.175.000
1.176.600
1.134.500
1.105.664
1.105.088
28.836
-Kantoorapplicaties
312.200
289.100
520.100
506.366
381.595
13.734
-Telefonie
69.800
69.800
80.800
78.110
86.918
2.690
2.247.700
2.213.000
2.213.000
2.191.935
2.186.708
21.065 ---
1.479.600
1.488.200
1.438.200
1.358.789
1.852.786
79.411
56.000
61.855
35.769
-5.855
-Pc's en randapparatuur
Totaal Automatisering
-
4. Overige uitgaven -Diverse posten -Werkelijke rente BNG
38.400
56.000
-Gecalculeerde rente
-110.000
-118.600
Totaal Overige uitgaven
1.408.000
1.425.600
---1.494.200
1.420.644
1.866.742
73.556
359.300
359.300
359.300
368.784
355.486
-9.484
-21.813
5. Projecten -Project WOZ m3- m2 Totaal Projecten Totaal Lasten
Jaarstukken Cocensus 2021
359.300
359.300
359.300
368.784
355.486
-9.484
15.137.800
15.143.800
15.013.800
14.861.400
14.752.868
152.400
Behorende bij onze verklaringd.d. 11-03-2022
Pagina 35 8.'2a
Primaire Begroting
BATEN
2021
1te
2e
begrotingswijziging
begrotingswijziging
2021
2021
Rekening
Rekening
Afwijking 2de
2021
2020
begrotingswijz. t.o.v. rekening
2021
-
1. Bijdragen deelnemers
GR -Haarlemmermeer
3.932.500
3.932.500
3.932.500
3.932.500 .
3.851.800 . . ..
-Haarlem
3.050.800
3.050.800
-3.050.800 - .. ..
3.050.800 .. ·-- .
2.988.200
-
808.100 .,.
808.100
808.100
791.500
. .
808.100
-Beverwijk
··-·
··-··
«
,,
"
,
.,
-
-Hillegom
359.400
359.400
359.400
359.400
352.000
-Oostzaan
218.400 ~· - -
218.400
218.400
.
218.400
213.900
.
-Wormerland - . . -Alkmaar
'"
r~•
•
--
352.000
352.000
352.000
352.000
344.800
.
1.756.800
1.756.800
1.756.800
1.756.800
1.720.700
.
876.300
-
-Heerhugowaard
894.700
894.700
894.700
894.700
-Bergen
797.400
797.400
797.400
797.400
480.100 939.500 ··---
480.100 939.500.
480.100
245.900
245.900 572.600
344.600
572.600 . --- -- 344.600
344.600
14.752.800
14.752.800
14.752.800
10.000
10.000
verlening derden -Meeropbrengst
75.,000,
Dwanginvordering
300.000
-Langedijk -Den Helder
480.100 939.500 ...
-Uitgeest
245.900
- ..
·•
-----
572.600 .
-Castricum ... -Heiloo Totaal bijdragen deelnemers GR
.
a
--
r
. "
939.500 .. ---~
... 245.900
o
..
781.000
.
470.200
.
..
920.200
-
..
240.900..
.
572.600 - --··· 344.600 ·-
560.800
-
337.500
-
14.752.800
14.449.800
.
80.000
245.129
204.191
165.129
81:.000
81.000
117.399
6.758
36.399
300.000
300.000
300.000
296.400
.
.
---,.
2. Overige baten -Uitbreiding dienstverlening opdrachtgevers
-urreiding dienst-
22.770
-Overige inkomsten Totaal overige baten Totaal baten
385.000
391.000
461.000
662.529
530.119
201.529
15.137.800
15.143.800
15.213.800
15.415.329
14.979.919
201.529
-
.
200.000
Gerealiseerd totaalsaldo van baten enlasten . Onttrekking aan reserves Gerealiseerde resultaat
3.2
.
-
-
-
.
200.000
553.928 ..
227.051,
353.928
. 553.928
227.051
-
353.928
Begrotingsrechtmatigheid
Naar aanleiding van de Bestuursrapportages heeft het bestuur in 2021 twee wijzigingen van de begroting vastgesteld. Het verschil tussen realisatie en laatste wijziging van de begroting is nog best aanzienlijk. Dit kom met name door lagere personeelslasten van een tweetal vacatures die niet konden worden ingevuld en door hogere opbrengsten door extra opdrachten van enkele gemeenten. Omdat het een positief resultaat betreft, wordt wel voldaan aan het criterium van rechtmatigheid van de begroting
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onae verklaring d.d.
11-03-2022
Pagina 36
3.3
Overzicht algemene dekkingsmiddelen Rekening 2021
De bijdrage van de deelnemende gemeenten Saldo van de financieringsfunctie
• •
2d begrotingswijziging
14.752.800
2021 14.752.800
61.855
56.000
De bijdrage van de deelnemende gemeenten is per gemeente gespecificeerd; Saldo van de financieringsfunctie: het saldo van de rentelasten en rentebaten is een last van € 61.855.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorwnde bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
Pagina 37
astri
3.4
Wet normering topinkomens
De WNT is van toepassing op Cocensus. Het voor Cocensus toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000. 1.
Bezoldiging topfunctionarissen
la. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
-Gegevens 2021 bedragen x € 1
G.G.J. Schipper
Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2021
01/01 -31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
1.24.443
Beloningen betaalbaar op termijn
21.675
Subtotaal
146.118
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximumn
209.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
Bezoldiging
N.v.t.
146.118
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde
N.v.t.
N.v.t.
betaling
Gegevens 2020 bedragen x€ 1
G.G.J. Schipper
Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2020
01/01-31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
123.268
Beloningen betaalbaar op termijn
20.382
Subtotaal
143.650
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
201.000
Bezoldiging
143.650
-
In het kader van de Wet Normering topinkomens (WNT) is bovenstaand format vastgesteld, teneinde te voldoen aan de publicatieplicht met betrekking tot de bezoldiging van topfunctionarissen.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 38 Be.horende bij onze wverklaringd.d. 1-03-2022
astri
In bovenstaand overzicht wordt in de kolom beloning het brutoloon van de directeur van Cocensus vermeld, inclusief het werkgeversaandeel met betrekking tot de pensioenopbouw. De maximale bezoldigingsnorm 2021 is gebaseerd op het ministersalaris 2021 (€ 209.000), waarbij bij de bezoldiging ook rekening gehouden dient te worden met eventuele belaste onkostenvergoedingen en de pensioenbijdrage van de werkgever.
lb. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1t/m
12. Is niet van toepassing bij Cocensus. le. Toezichthoudende topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1d. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.700 of minder. Gegevens 2021 NAAM TOPFUNCTIONARIS
FUNCTIE
De heer M.R.J. Rog
lid DB en AB
De heer E. de Raadt
id DB en AB
De heer J. Nobel
Plv. voorzitter Db en AB
-
--
De heer A. de Jong
lid AB
De heer H. Erol 'Mevrouw N. 0zütok
Lid DB en AB ----~-lid Db en AB
De heer R. Monen
Lid AB
De heer J. Schalkwijk
lid AB·
De heer P. Dijk man
Voorzitter AB en DB
- - --~ -! De heer B. FIntelman
Lid AB
De heer A.J. van den Beid 'De heer J. Nieuwenhuizen
Lid AB
De heer K. Visser
Lid AB
·-
Lid AB en DB
----
De heer A. Mans
Lid AB
De heer A.N. Dellemijn
Lid AB
De heer P. van Diepen
Lid AB
De heer C. Beentjes
Lid AB
•--•
Het algemeen en dagelijks bestuur bestaan uit de verantwoordelijke wethouders van de deelnemende gemeenten. Zij voeren toezichthoudende werkzaamheden uit op basis van hun functie bij de gemeenten. De bestuurders ontvangen geen bezoldiging of onkostenvergoeding voor de werkzaamheden-ten-behoeve van de-GR-Eocensus. le Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.700 Is niet van toepassing bij Cocensus.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaringd.d, 11-03-2022
Pagina 39
1f. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.700 waarop de anticumulatie bepaling van toepassing is. Is niet van toepassing bij Cocensus.
lg. Topfunctionaris met een totale anticumulatiebepaling van toepassing is.
bezoldiging
van
€
1.700
of
minder
waarop
de
Is niet van toepassing bij Cocensus. 2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen. Is niet van toepassing bij Cocensus.
3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT. Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. Is niet van toepassing bij Cocensus.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d. 1-03-2022
Pagina 40
3.5
Balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa
A2
A5 [
+
A
A7
Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen; " - Uitzettingen in 's Rij ks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi Overlopendeactiva - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste vanvolgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa Totaal-generaal
Passiva
Pl P2
P4
P5
balans per 1.1.2021
balans per 31.12.2021
11.863.215 11.863.215
13.920.920 ] 13.920.920
525.541 1.353.831
787.869 1.605.672
-
22' I 207.729 }
151.296
177.136
2.277.865.
2.778,428
14.141.079
16.699.347
balans per
balans per
.
- - _i
11202131.12.2021
Vaste passiva Eigen vermogen -Algemene reserve -Gerealiseerd resultaat
I
250.000 227.051
250.000 553.928
Vaste schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen vanbinnenlandse banken en overige financiële instellingen
8.150.000
13.490.000
Totaal vaste passiva
8.627.051
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar, . - Overige schulden - Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel van de wet financiering decentrale overheden Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwden die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende passiva Totaal-generaal,
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze
verklaring d.d, 11-03-2022
I
I
1.459.614 2.000.000
a,
P6
I
22 247.175
.«
i 14.923.928 ]
715.944
-- j
1.317.304
1.211.831 I
737.110
477.644
5.514.028
2.405.419
14.141.079
16.699.347 -·- - - • ··-
I
Pagina 41
astri
3.6
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
3.6.1.
Inleiding
De jaarrekening 2021 is opgemaakt met (zover van toepassing op een gemeenschappelijke regeling) inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten. 3.6.2
Financiële positie
Op grond van de wet op de gemeenschappelijke regeling en de gemeenschappelijke regeling dragen de deelnemende gemeenten bij in eventuele tekorten/ verliezen. 3.6.3
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop deze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt als gevolg van de nu geldende BBV geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van het bedrijfsplan te weten vier jaar.
Er is een afwijking op de regel mogelijk: indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient wel een verplichting gevormd te worden.
3.6.4
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa betreffen investeringen met een economisch nut. Deze zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In dit boekjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Opgenomen waarderingen en afschrijvingen op materiële vaste activa vinden plaats op basis van de vastgestelde Financiële Verordening Cocensus artikel 8 Waardering & afschrijving vaste activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn: Gebouw Renovatie, restauratie en aankoop pand Technische installatie Veiligheidsvoorzieningen Kantoormeubilair Automatiseringsapparatuur PC-apparatuur Randapparatuur (PC-)software
40 jaar max 50 jaar max 25 jaar max 15 jaar max 10 jaar max 7 jaar max 5 jaar max 5 jaar max 5 jaar
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
Pagina 42
astri e
tests.thw.s
3.6.5
Langlopende schulden
Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. 3.6.6
Financiële instrumenten
Onder financiële instrumenten worden zowel primaire financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als financiële derivaten verstaan. Cocensus handelt niet in financiële derivaten en heeft procedures en gedragslijnen om de omvang van het kredietrisico te beperken.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
Pagina 43
3.7 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar
Lasten
152.400
Voordeel
Personeel
Rekening 2021
2e Begrotingswijziging 2021
Rekening 2020
Salarissen
9.155.416
9.275.000
8.835.615
381.921
412.014
99,295 9.474.870
Flexibele formatie
Opleidingen
122.258
. -·- . --- . 270.000 8.000. 130.000
överieg
87.530
194.900/
9.753.777
9.877.900
Woon-/werkverkeer
Totaal Personeel
6.654
Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van
34.519 93.427
124.123
Voordeel
278.907
Nadeel
2020
Toelichting: Omdat thuiswerken het grootste gedeelte van 2021 de norm is geweest vallen de overige personeelskosten lager uit dat begroot. Hieronder vallen onder andere koffie, schoonmaak, personeelsbijeenkomsten etc. Verder is het vanwege de krapte op de arbeidsmarkt niet gelukt alle uitstaande vacatures op te vullen dit levert totaal een voordeel op van € 124.123. Het nadeel ten opzichte van 2020 komt door het CAO akkoord met daarin de verhoging per 1 december 2021 en de eenmalige uitkering. Huisvesting
Rekening 2021
2Begrotingswijziging 2021
Rekening 2020
Kantoor
461.345
462.000
513.028
Energie en water
20.367
51.400
136.400
Kapitaallasten
357.433
357.400
115.276
Onderhoud pand
35.576
28.600
Diensten Totaal Huisvesting Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020
251.540
170.000
104.359
1.126.261
1.069.400
869.063
56.861
Nadeel
257.198
Nadeel
Toelichting: De uitgaven op het onderdeel Huisvesting komen € 56.861 hoger uit dan de begroting 2021 na laatste wijziging. Op het onderdeel diensten zijn enkele onvoorziene aanpassingen en verbeteringen gedaan ten behoeve van het nieuwe pand. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 zijn de kapitaallasten gestegen met € 242.157. Dit betreffen investeringen in het nieuwe pand. Bij de primaire begroting was er uitgegaan van een gunstigere afwikkeling van de huidige huurcontracten. Hierdoor is de begroting verhoogd met € 74.500.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d. 11-03-2022
Pagina 44
astri
fie71rd.at
Rekening 2021
2 Begrotingswijziging 2021
Rekening 2020
300.604 157.291
271.800
283.070
Netwerk/infrastructuur
162.400
279.637
Pc's en randapparatuur
43,899
1.105.088 381.595
ICT Servers
Belastingapplicaties
1.105.664
43.400 1.134.500
50.400
Kantoorapplicaties
506.366
520.100
Telefonie
78.110
80.800
86.918
Totaalicr
2.191.935
2.213.000
--2.186.708.
Verschil ten opzichte van
21.065
Voordeel
begroot Verschil ten opzichte van
5.227
Nadeel
2020
Toelichting: De uitgaven op het onderdeel ICT komen nagenoeg overeen met de begroting 2021 na laatste wijziging.
Ten opzichte van de primitieve begroting is het budget voor automatisering per saldo met € 34.700 verlaagd. Dit wordt met name veroorzaak door het afschaffen van de kapitaalrente.
De ICT-lasten per onderdeel waren voor 2021 als volgt geraamd:
Netwerk/infrastructuur
33.000
Overige kosten 260.000. 129.400
Pc's en randapparatuur
40.400
3.000
43.400
Belastingapplicaties
221.100
913.400
1.134.500
Kantoorapplicaties
145.900
374.200
520.100
Telefonie
5.800
75.000
80.800
Totaal
458.000
1.775.000
2.213.000
Kapitaallasten
Overige kosten
Totaal
Servers
11.760
288.844
300.604
Netwerk/infrastructuur
33.002
124.290
157.291
Pc's en randapparatuur
40.356
3.543
43.899
Belastingapplicaties
221.059
884.604
1.105.664
_Kantoorapplicaties
145.899
360.467, 72.310
506.366
1.734.058
2.191.935
---
- --
Kapitaallasten 11.800
Omschrijving Servers
Totaal 271.800 162.400
De realisatie van de ICT-lasten in 2021 is als volgt: -
Omschrijving
Telefonie
Totaal
-- ---------
5.800 457.876
------
78.110
-
Pagina 45
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorend e bij onze
verklaring d.d. 11-03-2022
astri
Rekening 2021
2 Begrotingswijziging 2021
Rekening 2020
1,358.789 61.855
1.438.200 56.000
1.852.786 35. 769
Totaal Overige uitgaven
1.420.644
1.494.200
1.866.742
Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van
73.556
Voordeel
2020
446.098
Voordeel
Overige uitgaven Diverse posten Werkelijke betaalde rente BNG
-21.813
Gecalculeerde rente,
Toelichting: Het voordeel van € 73.556 in de overige uitgaven wordt veroorzaakt doordat er in 2021 voornamelijk is thuisgewerkt. Uitgaande brieven zijn hierdoor via het printservice bureau verstuurd wat een voordeel oplevert op de portokosten. Verder is minder gebruik gemaakt van de dienstauto's. Ten opzichte van de primitieve begroting is het budget met € 86.000 verhoogd vanwege het afschaffen van de kapitaalrente. Er wordt vanwege de lage rente geen rekening meer gehouden met rente op de kapitaallasten. Omdat de rente op kapitaallasten in mindering werd gebracht op de exploitatie levert dit een nadeel op overige inkomsten op. Per saldo is dit echter nihil omdat de kapitaallasten lager uitpakken. In 2020 zijn er veel kosten gemaakt voor de herhuisvesting, dit betreffen onder andere advieskosten en leges voor de bouwvergunning. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 is er dan ook een voordeel van €446.098.
Specificatie overige posten: --------- - -------Rekening 2021
2Begrotingswijziging
Saldo
2021 Representatie Drukwerk/kopieer
1.259
2.100
841
531.052
535.000
3.948
Kantoormat.
31.378
25.000
-6.378
Abonnementen
105.152
152.200
47.048
Advieskosten
76.180
101.900
25.720
Advertentie-en reclamekosten
250
-250
Verzekeringen
25.223
31.00()
5.777
Autokosten
100.006
107.200
7.194
en verblijfkosten
51.978
37.000
-14.978
Arbo
32.700
25.000
-7.700
OR
13.883
15.000
1.117
Reis
Uitbestede werkzaamheden
18.363
27.800
9.437
Doorbelastingen
132.553
104.700
-27.853
BHV
4.201
5.000
799
Accountant ·... . . -··.
80.961
85.600
4.639
Salarisadministratie
37.905
40.100
2.195
;..
Portokosten ··- ------- • --
13.524
20.000
6.476
Overige uitgaven
102.220
123.600
21.380
1.358.789
1.438.200
79.412
Totaal
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorend e bij onae verklaring d.d. 11-03-2022
Pagina 46
201.529
Baten
Voordeel
Toelichting: De baten betreffen de inkomsten uit de reguliere gemeentelijke bijdragen en inkomsten uit opdrachten of meerwerk voor de deelnemende gemeenten. Laatstgenoemde posten vormen min of meer het sluitstuk van de begroting van Cocensus. In meerjarenperspectief worden deze inkomsten geleidelijk afgebouwd, immers hoe langer de periode dat Cocensus haar diensten verleend aan een deelnemende gemeente, hoe meer de uitvoerende belastingwerkzaamheden worden verdisconteerd in de reguliere bijdragen. In 2021 is op dit onderdeel wel een relatief groot voordeel geboekt voor extra werkzaamheden die zijn verricht voor een aantal gemeenten. Dit voordeel wordt grotendeels veroorzaakt door de implementatie van de Diftar voor de gemeentes Wormerland, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Daarnaast zijn door een gewijzigde systematiek de opbrengst voor dienstverlening parkeren Haarlem hoger uitgevallen. Op verzoek van de gemeente worden de kohieren parkeren in plaats van maandelijks vanaf november 2021 driemaal per week gedraaid. Bij de 2"° wijziging van de begroting 2021 is hier onvoldoende rekening mee gehouden.
Pagina 47
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onze
verklaring d.d. 11-03-2022
astri
ah
3.8
Toelichting op de balans
3.8.1
Materiële vaste activa Activa
Boekwaarde
Investering
Afschrijving
1.1.2021
2021
2021
Investeringen met een economisch nut. - Gronden en terreinen .- Gebouwen
1.000.000 9.280.096
1.507.568
357.433
1.000.000 10.430.231 . . .
- Machines, apparaten en installaties
1.583.204
1.365.360
457.875
2.490.689
Totaal RVA
11.863.300
2.872.929
815.308
13.920.920
Desinvestering 2021
Boekwaarde 31.12.2021
Toelichting: De grootste investering in 2021 betreft de verbouwing en het inrichten van een het kantoorpand te Heemskerk. De overige investeringen in 2021 hebben betrekking op ICT-activiteiten, met name gericht op beveiliging en op wijziging van de technische infrastructuur. 3.8.2
Vlottende activa
Vlottende activa betreffen uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
525.541
787.869
1.353.831
1.605.672
1.879.372
2.393.541
Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rij ks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar overige Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
vorderingen.
De vorderingen op openbare lichamen betreffen met name de vorderingen op de deelnemende gemeenten die betrekking hebben op de overige baten. De verhoging ten opzichte van 2020 heeft vooral betrekking op de werkzaamheden voor de gemeenten Uitgeest, Castricum, Heiloo en Wormerland voor de implementatie van Diftar. Met betrekking tot de uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar bedraagt het drempelbedrag voor middelen die buiten 's Rijks schatkist worden gehouden voor het eerste half jaar 2021 € 250.000 en voor het tweede half jaar € 1.000.000. Het verloop en de specificatie per kwartaal in 2021 luidt als volgt: Kwartaal 1 146.000
Kwartaal 2 202.000
Kwartaal 3 120.000
Kwartaal 4 --------107.000
Drempelbedrag
250.000
250.000
1.000.000
1..000.000
Ruimte onder drempelbedrag
104.000
48.000
880.000
893.000
Op dagbasis buiten 's Rijks schatkist gehouden middelen
Overschrijding van het drempelbedrag
Liquide middelen
Kassaldi Banksaldi Liquide middelen Jaarstukken Cocensus 2021
stand per 1.1.2021 --~---2-2
stand per 31.12.2021 '22
247.175 247.197
207.729 207.751
1ahornda bij onze verklaring d.d, 11-03-10 22
Pagina 48
astri
De post banksaldi wordt als volgt onderverdeeld:
Rekening-courant BNG Rekeningcourant Rabobank
Liquide middelen
stand per 1.1.2021 246.889 286 247.175
stand per 31.12.2021 207.231 498 207.729
stand per 1.1.2021 151.296
stand per 31.12.2021 177.136
151.296
177.136
Overlopende activa
Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overlopende activa
De overlopende activa bestaat uit posten als vooruitbetaalde kosten ICT licenties en abonnementen.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d. 11-03-2022
Pagina 49
Passiva
3.8.3
Eigen Vermogen stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
227.051
250.000 553.928
477.051
803.928
Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Elgen vermogen
Boekwaarde 1.1.2021 Algemene reserve
Toevoeging
Terugbetaling deeln. gemeenten
-227.051
477.051
Resultaat 2021
Boekwaarde 31.12.2021
553.928
803.928
Bij de vaststelling van de jaarrekening 2020 d.d. 12 maart 2021 is door het AB van Cocensus besloten dat er vanaf € 250.000 een afroming plaats zal vinden met betrekking tot het resultaat van de jaarrekening 2020 ad € 227.051 en het opgebouwde weerstandsvermogen ad € 477.051. Dit heeft geresulteerd in een terugbetaling naar rato aan de deelnemende gemeenten van € 227.051. Vooralsnog is het gerealiseerde positieve jaarrekeningresultaat administratief verwerkt onder het Eigen Vermogen. In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 11 maart 2022 wordt bepaald wat er met het behaalde resultaat wordt gedaan, waarbij opgemerkt dient te worden de vastgestelde maximale omvang van het weerstandsvermogen wordt overschreden.
3.8.4
Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar
-
- Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen
Saldo 1.1.2021
Vermeerderingen
Aflossingen
Saldo 31.12.2021
8.150.000
6.000.000
660.000
13.490.000
Ten behoeve van de investeringen in het pand op gebied van duurzaamheid en techniek en voor de aanschaf van de meubilair, facilitair, ICT-voorzieningen pand De Trompet 2700 te Heemskerk, heeft Cocensus twee overeenkomsten van lening gesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten ten bedrage van € 5.000.000 met een looptijd van 40 jaar en € 1.000.000 met en looptijd van 10 jaar.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
Pagina 50
Vlottende passiva
3.8.5
Netto vlottende schulden en overlopende passiva
Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden
stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
1.459.614
715.944
1.459.614
715.944
Totaal vlottende passiva
De Overige schulden betreffen de crediteurenpositie per 31 december 2021. Het betreft facturen die in december zijn ontvangen, maar waarvan de betalingstermijn nog niet is verlopen. Bijvoorbeeld de eindafrekening van de huisvestingsbijdragen, kosten automatisering, printservicekosten etc. De post nog te betalen betreft o.a. de loonverhoging per 1 dec 2021 en de eenmalige uitkering conform CAO akkoord 2021-2022. De verschillen op het onderdeel overige schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: --------------------Crediteuren
Nog te betalen Borg pasjes
2020
2021
1.393.570 66.034
330.944 324.990
19
10 715.944
1.459.614
Overlopende passiva
-------------- Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn
stand per 1.1.2021
stand per 31.12.2021
737.110
477.644
opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.- Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden
2.000.000
- Overige vooruit ontvangen bedragen die tenbate van volgende begrotingsjaren komen
1.317.304
1.211.831
Totaal overlopende passiva -
4.054.414
1.689.475
Bij de verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen betreffen de verplichtingen met name de afdracht loonbelasting en BTW. De overige vooruit ontvangen bedragen betreffen vooruitbetaalde bijdragen van enkele deelnemende gemeenten voor het jaar 2021. In december 2020 is besloten om een kortgeldlening aan te trekken bij de BNG voor 6 weken van 2.000.000 euro, ter overbrugging van de eerdere overeengekomen geldlening die in januari 2021 gestort is. In het jaar 2021 is deze kortgeldlening volledig afgelost.
Jaarstukken Cocensus 2021
Belorende bij onza verklaring d.d, 11-03-2022
Pagina 51
astri
9e./70 ,0.39.
3.8.6
Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen
Voor de bedrijfsvoering heeft Cocensus een aantal contracten afgesloten waarvan de contractuele looptijd en derhalve de verplichting nog een aantal jaren op de exploitatie drukt: • 15 Lease bedrijfsauto's (KIA) Zes auto's einde contract 31-10-2022 0 0 Een auto einde contract 12-10-2022 Een auto 0 einde contract 18-11-2022 0 Zeven auto's einde contract 28-10-2022 Huur bedrijfspand Alkmaar einde contract 31-12-2023 Lease koffieautomaten einde contract 01-04-2026 • einde contract 01-04-2026 • Foodies Selecta einde contract 01-04-2026 • Lease printers Printservice (raming o.b.v aanbod) einde contract 31-12-2022
•
•
In onderstaande tabel worden de financiële gevolgen gepresenteerd: Jaarlast 65.605 154.662 12.162 29.129
Bedrijfsauto's. Bedrijfspand Alkmaar Koffieautomaten Foodies Selecta
---Verplichting per 31-12-2021 65.600 312.400 53.800
128.800
4.s6ö
Printers _ Print.service (raming)
21.500
571.800
571.800
Totaal
1.153.900
Aanbesteding 2022 Aanbesteding Lease auto: Voor de 18 bedrijfsauto's van Cocensus zijn in de loop van de jaren op verschillende data contracten afgesloten. De eerste contracten liepen af op 31 oktober 2021 en de laatste op 28 oktober 2022. Er is voor gekozen om van een drietal auto's het contract per 31 oktober 2021 afte laten lopen. De overige aflopende contracten zijn opengebroken en verlengd tot 28 oktober 2022 zodat de einddatum van alle contracten gelijk is. Met de voorbereidingen voor de aanbesteding voor de overgebleven 15 bedrijfsauto's is reeds een start gemaakt. Voor 2022 worden er niet meer aanbestedingen verwacht.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d. 11-03-022
Pagina 52
astri
.£ h+.ta
4.
Controleverklaring
Pagina 53
Jaarstukken Cocensus 2021 Belorende bij one
verklaring d.d.
11-03-2022
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus te Heemskerk gecontroleerd. Naar ons oordeel: •
•
Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader 2021 dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020.
De jaarrekening bestaat uit 1. 2. 3. 4.
de balans per 31 december 2021; het overzicht van baten en lasten over 2021; de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke regeling Cocensus zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende geschikt is als basis voor ons oordeel.
Astrium Overheidsaccountants B.V. Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer www.astrium.nl
Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl
IBAN NLI 0RABO0322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op€ 148.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.
Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde fouten groter of gelijk aan€ 148.000 en onzekerheden groter of gelijk aan€ 444.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwantitatieve of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. C.
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. 2
Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader 2021 dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico's vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico's kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.
Onze verantwoordelijkheid voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020 en het Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •
het identificeren en inschatten van de risico's o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
3
•
•
•
• •
Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico's vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controleinformatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico's kan opvangen.
Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico's niet kan opvangen; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; Het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Zoetermeer, 11 maart 2022 Astrium Overheidsacc ntants B.V.
) Paraaf voor waarmetkingsdoeleinden:
/ /9rf N.E. Lansber
1 RA'jITA RE
I
4
Bijlage 1: Staat van Activa 2021
&.6.6 6
66
6
iiS
o o o o o
3
MN
.. ..
e/
vj N
jIg co
o»lg
co
o
o
o
ersrIg]8
a} M
":
2lg
al&l°
ii:i
666
88
o
o
6l
6 6
a6
rre13/$
\
3/
0}
ereregIg
5 có
#
,::;
o O
89
s±/±[l3
e €
gg~~~ 0)
o
N
y
¢
tg
4 o o o o o
3
.
tu
o
.2 8
$2&5 -+
Jaarstukken Cocensus 2021
o
o o
o o o o o
o oo O o
o o
goo
o o
i
li
8/8
Pagina 54
o
Bijlage 2: Geldleningen Indien Cocensus voor haar financiële huishouding geld aantrekt voor langere tijd wordt dit via een separaat voorstel voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur van Cocensus. Na toestemming van het Dagelijks Bestuur wordt conform het treasurystatuut de Bank Nederlandsche Gemeenten (BNG) benaderd om een offerte uit te brengen. Voor de BNG is voor wat betreft de garantstelling voor de geldlening de Gemeenschappelijke Regeling van Cocensus uitgangspunt: Artikel 18a Bijdragen van gemeenten 2. De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat het samenwerkingsverband te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Lening overzicht 2021 Ingang
Rente %
40.113209
01-04-2020
0,2950
120.000
3.000.000
2.880.000
40.108537
22-08-2013
2,2900
2.500.000
500.000
Leningnummer
Aflossing
Hoofdsom
Restant hoofdsom
40.110675
14-09-2016
0,3500
250.000 ----- -·- ~ 150.000,
1.500.000°
750.000
40.114489
06-01-2021
-0,1000
100.000
1.000.000
1.000.000
40.113208
01-10-2019
0,27500
140.000
3.500.000
3.360.000
40.114490
06-01-2021
0,3900
125.000
5.000.000
5.000.000
16.500.000
13.490.000
Totaal
Jaarstukken Cocensus 2021
-----
--- -
Pagina 55
Bijlage 3: Toerekening taakvelden Om de bijdragen van de deelnemers te kunnen toerekenen aan de verschillende heffingen is de volgende methodiek gehanteerd. De totale WOZ-kosten, die aanwijsbaar aan de OZB zijn toe te rekenen, zijn verdeeld naar de opbrengst van de OZB in de totale opbrengsten van de OZB. De overige resterende kosten (van de bijdrage) zijn vervolgens ook verdeeld naar de relatieve opbrengsten van de verschillende heffingen. Deze toegepaste berekeningswijze is ter toetsing voorgelegd aan specialisten van Van den Bosch en partners en is als een geaccepteerde rekenmethode onderschreven. Hieronder ziet u per gemeente de kostentoerekening op basis van de bijdrage 2021 versus de begroting 2020 per belastingsoort. Waarbij de WOZ kosten als apart component worden meegewogen. Haarlem 2021 taakveld 0.61 0.62 0.63 0.64 0.64
Omschrijving 07B - Woningen 0ZB - Niet-Woningen
Belastingen - Overig
Specificatie 0ZB-woningen OZB niet-woningen WOZ kosten Parkeerbelasting Roerende woon- en bedrijfsruimtenbelasting
WOZ kosten Parkeerbelastingen Belastingen - Overig
Hondenbelasting
0.64 0.64
Belastingen - Overig
Precariobelasting
Belastingen - Overig
Reclamebelasting
2.2
Parkeren Bedrijfsloket en bedrijfsregelingen
t
3.3 3.4 6.3 /72 7.3
I
Economische promotie
Inkomensregelingen Riolering Afval Totalen
Parkeren Vergunningen
BIZ-heffing Toeristenbelasting Kwijtschelding Riool heffing Afvalstoffenheffing
Jaarbijdrage gemeente Haarlem excl WOZ Percentage perceptiekosten
Jaarbljdrage gemeente Haarlem Incl WOZ
Begroting Perceptiekosten % Perceptiekosten 23.244.000 1.053.994 4,5% 19.308.000 875.517 4,5% 1.062.300 1.364.000 27. 798 2,04 % 61.000 1.243 2,04% 569.000 11.596 2,04% 6.583.000 134.162 2,04% 80.000 1.630 2,0 4% 85.250 4.183.00 0 2,0 4% 965.000 19.667 2,04% 2.550.000 51.969 2,04% ! 1.444.000 29.429 2,04% 12.298.000 250.634 2,04% 2,0 4% 24.922.000 507.911 97.571.000 3.050.800 1.988.500 2,04% 3.050.800