Jaarstukken 2021 en belastingvernantwoording GR Cocensus.pdf
Tekst van het document
cocesus
GEMEENTE DEN HEL.ER INGEKOMEN
GR Cocensus Jupiterstraat 160
24 \4Ml 2022
2132 HG Hoofddorp lnfo@cocensus.nl
Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp
www.cocensus.nl Tel: 088-5563400
Gemeente Den Helder T.a.v. het college van B&W Postbus 36 1780 AA Den Helder
behandeld door
bijlage(n)
onderwerp
G.G.J. Schipper
telefoon
023 556 34 00
div. Aanbieding Jaarstukken Cocensus 2021 & Belastingverantwoording 2021 gemeente Den Helder
Verzenddatum
17 maart 2022
Geachte College, Hierbij bied ik u het jaarverslag Cocensus 2021 en de belastingverantwoording 2021 van uw gemeente aan. U ontvangt daartoe: a. Een gewaarmerkt exemplaar Jaarverslag Cocensus 2021 inclusief controleverklaring b. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Gemeente Den Helder c. Gecertificeerd model van verantwoording 2021- uitvoerende werkzaamheden t.b.v. de Gemeente Den Helder De jaarrekening 2021 is voorzien van een goedkeurende verklaring door accountant Astrium en is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van Cocensus op 11 maart 2022. Het Algemeen Bestuur heeft besloten om het positieve resultaat van de jaarrekening 2021 van Cocensus ad € 553.928,00 naar rato van de bijdragen 2021 aan de deelnemende gemeenten uit te keren
Hoogachtend,
G.G.J. (George) Schipper Directeur Cocensus
Jaarstukken 2021 Behorende bij one
verklaring d.d,
11-03-2022
astri
Inhoud 1.
JAARVERSLAG
2
1.1
INLEIDING
2
1.2
ORGANISATIE
1.2.1 1.2.2 1.2.3
3 3 4
1.3
KORTE TERUGBLIK 0P 2021 EN NIEUWE ONTWIKKELINGEN
5
1.4
BEDRIJFSVOERING
8
1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6
Realisatie begrote opbrengsten Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen Kwijtschelding Invordering Communicatie Rechtmatigheidsverantwaording
8 9 13 15 16 18
1.5
HRM
19
1.6
PRIVACY EN GEGEVENSBESCHERMING
30
FINANCIËLE VERANTWOORDING
31
2.
3.
2
Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur Organisatiemodel van Cocensus: Overzicht formatie Cocensus
2.1
WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING
2.2
flNANCIERINGSPARAGRAAF
31 32
2.3
VERBONDEN PARTIJEN
34
2.4
RECHTMATIGHEID
34
JAARREKENING
35
1.1
HET OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING OVER HET BEGROTINGSJAAR
35
3.2
BEGROTINGSRECHTMATIGHEID
36
3.3
OVERZICHT ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
37
3.4
WET NORMERING TOPINKOMENS
38
3.S
BALANS
41
3.6
GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING - - - - -- - --
42
----
3.6.1. Inleiding Financiële positie 3.6.2 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening 3.6.3 Materiële vaste activa 3.6.4 Langlopende schulden 3.6.5 Financiële instrumenten 3.6.6 TOELICHTING OP HET OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING OVER HET BEGROTINGSJAAR 3.7 3.8
4.
44 48
TOELICHTING OP DE BALANS
3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4 3.8.5 3.8.6
42 42 42 42 43 43
Materiële vaste activa 48 Vlottende activa 48 Eigen Vermogen 50 Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar.........................«........«......··.············«......... 50 Netto vlottende schulden en overlopende passiva 51 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 52
CONTROLEVERKLARING
53
Bijlage 1: Staat van Activa 2021 Bijlage 2: Geldleningen
54 ._
55
Bijlage 3: Toerekening taakvelden
56
Pagina 1
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onae verklaringd.à.
11-03-2022
astri
bv
1.
Jaarverslag
Programmaverantwoording AIie activiteiten van de Cocensus zijn samengevoegd in één programma: "Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen".
1.1
Inleiding
Voor u ligt het vijftiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus, per 1januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer gefuseerd. Met ingang van 1 januari 2019 zijn de gemeenten Spaarnwoude en Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer. Per 1 januari 2020 zijn de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo toegetreden tot de GR Cocensus. De exploitatie van Cocensus over 2021 sluit af met een overschot van € 553.928. Dit overschot wordt enerzijds veroorzaakt door lager uitvallende personeelslasten vanwege niet vervulde vacatureruimte Anderzijds hebben Covid-maatregelen en lockdowns hier ook en belangrijk aandeel in gehad.
Daarnaast zijn er hogere opbrengsten geweest vanwege extra werkzaamheden die verricht zijn zoals bijvoorbeeld de implementatie van de Diftar voor de gemeenten Heiloo, Uitgeest, Castricum en Wormerland.
1.2
Organisatie
Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten, dit inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2021 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk, Den Helder, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Met ingang van 1 januari 2022 fuseren de gemeenten Langedijk en Heerhugowaard, de nieuwe gemeente heet Dijk en Waard. Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks bestuur.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 2 Behorende bij onze verklaringd.d. 11-03-2022
astri
over he3.M.3
1.2.1
Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur
Algemeen bestuur: Naam Mevrouw E. de Raadt De heer J. Nobel (plv. voorzitter) De heer A. de Jong. Mevrouw N. Özütok De heer R. Monen De heer J. Schalkwijk De heer P. Dijkman (voorzitter)
Gemeente 1. Haarlem 2. Haarlemmermeer
- -
3. Hillegom
4. Beverwijk
5. Oostzaan 6. Wormerland 7. Alkmaar
Gemeente 8. Heerhugowaard 9. Bergen
Naam De heer B. Fintelman - . De heer A.J. van den Beid
10.Langedijk
De heer J. Nieuwenhuizen De heer K. Visser Deheer A. Mans De heer P. van Die beheer Beentjes
11. Den Helder 12. Castricum 13. Heiloo 14. Uitgeest
. a
c.
Dagelijks bestuur: Naam
Gemeente -... ---..--. 1. Alkmaar 2. Haarlemmermeer . 3. Beverwijk 4. Haarlem 5. Langedijk
1.2.2
De
heer
P. ijikmnan (voorzitter) De heer J. Nobel (plv. voorzitter) Mevrouw i. özüok' Mevrouw E. de Raadt De heer J. Nieuwenhuizen o
Organisatiemodel van Cocensus:
Algemeen Bestuur
]
Dagelijks Bestuur
Afdeling Staf
I
Afdeling G&aT / I
Afdeling WOZ
l
I
Afdeling H&B 8 Concern Control
Afdeling ·1 Invordering
Figuur 1: Organigram Cocensus
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 3 Behorende bij onze verklaringd.d. 11-03-2022
astri
1.2.3
Overzicht formatie Cocensus
Afdeling Directie/ Staf
Vastgesteldeformatie 2021
9,67 2 40,69 20,12 24,39 29,52
Bedrijfsbureau WOZ Gegevensbeheer en IT Heffingen en Bezwaar / Concern control Invordering Totaal
126,39
Tabel 1 Formatie overzicht
Pagina 4
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onze verklaring d.d.
n1-03-2022
astri
1.3
Korte terugblik op 2021 en nieuwe ontwikkelingen
Huisvesting Per April 2021 is Cocensus in het nieuwe pand getrokken aan de Trompet 2700 in Heemskerk. De bestaande huurcontracten in Hoofddorp (einddatum 31-12-2021) en Alkmaar (einddatum 3 1-12-2023) zijn voortijdig opgezegd per 30 april 2021. Voor de vestiging Hoofdorp zijn de kosten afgewikkeld in de begroting 2021. Voor de (afkoop van de) kosten van huur van het pand in Alkmaar wordt overleg gevoerd met de eigenaar, de planning is om deze kosten af te wikkelen in de begroting 2022. De herhuisvesting levert voor de deelnemers van de GR een kostenbesparing van 2% op hun bijdrage per begrotingsjaar 2022.
Uitvoering WOZ Op initiatief van de Waarderingskamer is er een wetsvoorstel aangenomen om met ingang van 2021 de waarde van objecten (woningen en niet-woningen) te waarderen/taxeren op basis van vierkante meters in plaats van kubieke meters. De afgelopen drie jaar is projectmatig de wijziging van m3 naar m2 doorgevoerd in de WOZ administratie en staat de m2 met ingang van de waardering 2022 aan de basis van het waarderen van woningen. Ook op het gebied van de BAG zijn er ontwikkelingen. De BAG en WOZ worden gelijk getrokken aan elkaar en gaan daarna de beheerfase in. Inmiddels is er een start gemaakt om het proces van het waarderen van woningen te verbeteren. COVID-19 Sinds 15 maart 2020 zijn we wereldwijd geconfronteerd met de gevolgen van het Coronavirus. De pandemie heeft ook in 2021 een groot effect gehad op de belastingprocessen, met name voor de invordering van gemeentelijke belastingen. Cocensus heeft in 2020 het initiatief genomen richting de opdrachtgevers om een eenduidige werkwijze voor te stellen, waarbij onderscheid is gemaakt tussen natuurlijke en niet natuurlijke personen (ondernemers). In eerste instantie is de invordering van gemeentelijke belastingen tijdelijk stopgezet, maar in de 2e helft van het jaar 2020 is dit proces weer gefaseerd opgestart.
In deze periode zijn de ondernemers benaderd om met ons contact op te nemen indien er betalingsproblematiek aan de orde was. Deze werkwijze is zeer op prijs gesteld en in voorkomende gevallen zijn er individuele afspraken gemaakt (betalingsregelingen op maat). Deze werkwijze is in 2021 gecontinueerd. Uiteindelijk is het reguliere invorderingsproces weer van kracht geworden, waarbij wij een oproep hebben gedaan aan onze cliënten om zich te melden als er betalingsproblematiek van toepassing is. Ook is er in overleg met een aantal opdrachtgevers afgesproken om ook in 2021 bepaalde heffingen voorlopig of helemaal niet op te leggen, denk hierbij aan o.a. precariorechten en toeristenbelasting. De gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling van de jaarrekening 2021 zijn gebaseerd op de continuïteitsveronderstelling van de gemeenschappelijke regeling. Net als vorig jaar heeft de uitbraak van het Covid-19 virus, op het moment van het opmaken van de jaarrekening 2021, directe organisatorische gevolgen c.q. onzekerheden voor Cocensus. Deze organisatorische gevolgen c.q.
onzekerheden bestaan uit: - Veel medewerkers werken zoveel als mogelijk vanuit huis en zijn voor onderlinge afstemming voornamelijk aangewezen op telefonie of digitale oplossingen; - Voor de invordering is aangesloten bij de landelijke coulance-regeling om zo de belastingplichtigen die in financiële moeilijkheden zijn gekomen tegemoet te komen. Dit heeft impact op de werkzaamheden van de gemeenschappelijke regeling. Naast de bovenstaande organisatorische gevolgen heeft dit direct dan wel indirect ook financiële gevolgen c.q. onzekerheden voor onze gemeenschappelijke regeling. Voor het boekjaar 2021 zijn deze gevolgen reeds in kaart gebracht. Vanaf het boekjaar 2022 kunnen (ook) financiële gevolgen van toepassing zijn, echter zijn op dit moment de effecten op overige budgetten nog niet volledig te overzien, dit nemen wij mee waar mogelijk mee in de kwartaalrapportages van 2022. Pagina 5
Jaarstukken Cocensus 2021 Bek orsa de bij onze
verklaring d.d.
11-03-2022
De uitbraak van het Covid-19 virus heeft geen (significante) invloed op de cijfers over het boekjaar 2021. De directie heeft passende maatregelen genomen c.q. zorgt ervoor dat passende maatregelen worden genomen om de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten te waarborgen. De directie en het bestuur van de gemeenschappelijke regeling achten een duurzame voortzetting van de bedrijfsactiviteiten derhalve niet onmogelijk. De jaarrekening is dan ook opgemaakt uitgaande van de veronderstelling van continuïteit van de gemeenschappelijke regeling.
KCC-activiteiten voor Bergen NH, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Hillegom: Met ingang van de aanslagoplegging 2020 heeft Cocensus op verzoek van Bergen NH, Uitgeest, Castricum en Heiloo de KCC-activiteiten overgenomen. Deze activiteiten zijn in eerste instantie breed door de gehele organisatie op zich genomen, waarbij na de "piek" de staf en het bedrijfsbureau de activiteiten voor haar rekening heeft genomen. Met ingang van 1 januari 2021 heeft Cocensus ook voor Hillegom de KCC-activiteiten uitgevoerd. Al met al kunnen we concluderen dat de implementatie van deze werkzaamheden geslaagd is, waarbij met name de "korte lijnen" met cliënten een toegevoegde waarde is gebleken. Het Dagelijks Bestuur van Cocensus heeft ingestemd met het ontwikkelen van een voorstel om voor 2023 voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC-belastingen uit te voeren. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers.
Toetsing verzoek om kwijtschelding: In 2020 is het proces van de kwijtschelding verder geoptimaliseerd, waarbij ieder verzoek om kwijtschelding ter toetsing aan het Inlichtingenbureau wordt aangeboden. In 2021 hebben we gebruik gemaakt van de mogelijkheid om iedere 14 dagen een bestand ter toetsing aan te bieden en wordt onderzocht of de frequentie verder verhoogd kan worden, waarbij zelfs gedacht wordt aan "realtime" toetsing. Cocensus is bij deze verdere landelijke ontwikkeling nauw betrokken. Verwacht wordt dat dit onderzoek in de loop van 2022 wordt afgerond.
Toegankelijkheid websites: Het 'Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid' verplicht overheidsinstanties om de toegankelijkheid van hun websites en mobiele applicaties te verbeteren en om verantwoording af te leggen over hoever ze daarmee zijn. Voor die verantwoording moeten overheidsinstanties een toegankelijkheidsverklaring opstellen en publiceren. De toegankelijkheidsverklaring is op de websites die bij Cocensus in beheer zijn geplaatst. In januari 2021 heeft de Stichting Accessibility de toegankelijkheid van de Cocensus-website en de belastingwebsites van de gemeenten getoetst. Hieruit is gebleken dat deze websites nog niet volledig aan de toegankelijkheidseisen voldoen. Cocensus heeft de controleresultaten ontvangen en heeft de meeste geconstateerde tekortkomingen opgelost. Het merendeel van de tekortkomingen hebben betrekking op de opgenomen Pdf-bestanden. Deze zijn voor mensen met een visuele beperking die gebruik maken van voorleessoftware, niet goed leesbaar. De web richtlijnen stellen hoge eisen aan Pdf's. Vooral als in een Pdf-bestand plaatjes zijn opgenomen zoals het gemeentelogo of handtekeningen maar ook gericht op de opmaak van deze documenten. Het merendeel van de op de belastingwebsites opgenomen Pdf-bestanden zijn vanuit de deelnemende gemeenten ontvangen en hebben betrekking op de getekende exemplaren van de belastingverordeningen.
Die voldoen niet aan de betreffende voorwaarden. Daarom is ervoor gekozen voor de belastingverordeningen van 2021 en daarop volgende jaren te gaan verwijzen naar de digitaal gepubliceerde verordeningen. Op die manier wordt voldaan aan de webrichtlijnen.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 6 Behorende bij onze
verklaringd.d. 11-03-2022
astri
s·'ta
BIO De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is een doorontwikkeling van de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) en vanaf 1 januari 2020 van kracht. De implementatie van de BIG was in 2018 afgerond en het daarop gebaseerde informatiebeveiligingsbeleid is in 2020 herzien. In 2021 is het informatiebeveiligingsbeleid verder aangepast in verband met de voorschriften en maatregelen-set van de BIO. Het resultaat omvat zowel strategisch informatiebeveiligingsbeleid als een uitwerking van dat beleid op tactisch en operationeel niveau. Eind 2021 zijn een groot aantal maatregelen die door de BIO worden voorgeschreven geïmplementeerd. De verwachting is dat de implementatie gereed is in het eerste kwartaal van 2022, waarna de BIO vervolgens jaarlijks geëvalueerd en getoetst wordt.
Pagina 7
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onze verklaringd.d.
11-03-2022
astri
et
ntst v
1.4
Bedrijfsvoering
In dit jaarverslag is informatie opgenomen gericht op de voortgang van de bedrijfsvoeringprocessen, personeelszaken, communicatie en financiën, dit naar de stand van 31 december 2021. Naar dezelfde peildatum, 31 december 2021, is per gemeente een (derde) voortgangsrapportage aan de gemeentelijke opdrachtgevers verstrekt. In deze voortgangsrapportages is de specifiek op de eigen gemeente gerichte informatie opgenomen. Ook naar de peildata van 1 april en 1 juli zijn aan de gemeentelijke opdrachtgevers voortgangsrapportages verstrekt. In dit Jaarverslag is de voor de deelnemende gemeenten individueel geldende informatie omgezet naar een totaalbeeld van de meest relevante primaire processen. Dit richt zich op de realisatie van de begrote opbrengsten, de ontwikkeling van de bezwaar- en beroepschriften, de ontwikkeling van de kwijtschelding en de ontwikkeling van de invordering. Zoals reeds is aangegeven, verzorgt Cocensus voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk en Den Helder de werkzaamheden gericht op de belastingjaren 2019, 2020 en 2021. Voor Uitgeest, Castricum en Heiloo verzorgen wij deze werkzaamheden met ingang van het belastingjaar 2020.
Naast informatie over de primaire processen is tevens nog informatie gericht op communicatie, inkoop en HRM (ontwikkeling formatie en ziekteverzuim) opgenomen. 1.4.1
Realisatie begrote opbrengsten
De gemeentelijke opdrachtgevers hebben voor wat betreft de aan Cocensus overgedragen heffingssoorten per belastingjaar de (bijgestelde) begrotingen opgegeven. Voor het belastingjaar 2021 leidt deze opgave tot een totaalbedrag aan te realiseren belastingopbrengst van netto ruim € 461 miljoen. Ten opzichte van 2020 een stijging van 5,7%. Deze stijging wordt voor een deel verklaard door het feit dat door gemeentelijk Coronabeleid de begrotingen 2020 naar beneden zijn bijgesteld. De stijging ten opzichte van 2019 wordt veroorzaakt door de toetreding van Castricum, Heiloo en Uitgeest per 1 januari 2020. In onderstaande tabel is de netto-realisatie door middel van aanslagoplegging in relatie tot de begrote opbrengsten in beeld gebracht, dit naar de stand van 31 december 2021. Onder netto-realisatie wordt verstaan het resultaat van aanslagoplegging minus verleende verminderingen.
ONTWIKKELING REALISATIE BEGROTE OPBRENGSTEN X€ 1 MILJOEN (STAND PER 31 DECEMBER 2021)
■ begroot
netto resultaat
O»
0o r T
pr)
t
o
DO
%
2021
2020
9
Il 2019
Graflek 1: Ontwikkeling opbrengstreallsotle
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 8
Behorende bij onze
erklaringd.d, 11-03-2022
astri
Per 31 december beloopt de netto-realisatie voor het belastingjaar 2021 94,9% van de voor dat belastingjaar begrote opbrengst. Hierbij wordt opgemerkt dat een aantal heffingssoorten nog niet op aanslag gebracht zijn (bijvoorbeeld forensenbelasting en de toeristenbelasting) omdat de heffingsgrondslagen van deze heffingssoorten pas in de loop van het belastingjaar beschikbaar komen of zelfs pas na het verloop van het belastingjaar. Ook zijn er heffingen waarbij de opbrengstrealisatie op basis van maandelijkse (gemeentelijke) input gerealiseerd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges. Derhalve is het verklaarbaar dat momenteel de opbrengst realisatie nog niet 100% is. De deelnemende gemeenten zijn naar de stand van 31 december 2021 door middel van de 3e voortgangsrapportage individueel geïnformeerd over de opbrengstontwikkelingen 1.4.2
Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen
Bezwaarschriften gericht tegen aanslagen gemeentelijke heffingen kunnen op verschillende manieren ingediend worden. Via de belastingwebsite is het mogelijk om digitaal bezwaar in te dienen. Daarnaast kan bezwaar worden gemaakt door gebruik te maken van het bij het aanslagbiljet meegezonden reactieformulier. Verder is het ook mogelijk om schriftelijk een bezwaarschrift in te dienen. Als extra service is het mogelijk om in de eerste vijf weken na aanslagoplegging, gericht op de WOZ-waarde, door middel van een zogenaamde terugbelafspraak, telefonisch contact te hebben met de taxateur. Daarbij kan de nodige uitleg gegeven worden en waar nodig kunnen met onderlinge instemming administratieve correcties direct verwerkt worden zonder dat formeel bezwaar hoeft te worden gemaakt. Voor het belastingjaar 2021 zijn in totaal 18.834 bezwaarschriften ontvangen, dit op een totaal van 481.863 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 3,9% van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt. In onderstaande grafieken is de ontwikkeling opgenomen van het aantal ontvangen bezwaarschriften met betrekking tot de belastingjaren 2019 tot en met 2021. Teneinde een onderlinge vergelijking te kunnen maken is bij de eerdere belastingjaren hetzelfde meetpunt gehanteerd, te weten 31 december van het betreffende belastingjaar.
Daarmee is het mogelijk om de ontwikkeling qua WOZ- en heffingsbezwaren te onderkennen. Daarbij valt het op dat in het belastingjaar 2021 het aantal ontvangen WOZ-bezwaren ten opzichte van belastingjaar 2020 is afgenomen met 1.397 bezwaarschriften, een daling van ruim 11%. Tegelijkertijd is de trend dat steeds meer bezwaren worden ingediend door zogenaamde No Cure No Pay bureaus. Deze bezwaren zijn juist vanwege het verdienmodel vele malen intensiever wat betreft de behandeling, waardoor de hoeveelheid werk toch is toegenomen.
Ontwikkeling WOZ-bezwaren 2019- 2021
12.434
31-dec-21
• 31-dec-20
31-dec-19
Grafiek 2: Ontwikkeling WOZ-bezwaren
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaringd.d. 11-03-2022
Pagina 9
Van de 11.037 ingekomen WOZ-bezwaren zijn er ultimo 2021 8.858 afgedaan i.c. 80%. Het merendeel van de nog openstaande bezwaarschriften is taxatie-technisch afgedaan en qua uitspraak volledig voorbereid, maar kan pas formeel afgedaan worden na de benodigde hoorzittingen c.q. overleg met vertegenwoordigers van belanghebbenden (met name de no-cure-no-pay bureaus ). De afhandeling van de WOZ-bezwaren zal binnen de daarvoor geldende termijnen worden afgedaan. Voor de belastingjaren 2019 en 2020 is van de WOZ-bezwaren nu 99,9% respectievelijk 99,3% afgedaan. De nog te behandelen aantallen zijn voor het merendeel van recente datum. Door de coronacrisis is het aantal parkeerbewegingen en daarmee ook het aantal naheffingsaanslagen drastisch afgenomen in belastingjaar 2020. Voor het belastingjaar 2021 is duidelijk een herstel te zien door een toename van het aantal bezwaren tegen de naheffingsaanslagen. Waar voor 2020 sprake was van een daling van 44% ten opzichte van de vergelijkbare periode in 2019, is er nu sprake van een stijging van 25% ten opzichte van 2020. Het aantal heffingsbezwaren voor de overige heffingen is gedaald met 2,8%.
Ontwikkeling Heffingsbezwaren
2019 - 2021
7.797
.196
7.107
31-dec-21
31-dec-20
31-dec-19
Grafiek 3: Ontwikkeling heffingsbezwaren
Van de voor het belastingjaar 2021 ingekomen heffings-/parkeerbelastingbezwaren is momenteel 88% afgedaan en van de heffingsbezwaren 2019 en 2020 respectievelijk 99,8% en 99,4%.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verldaring d.d.
11-03-1022
Pagina 10
Resultaten behandelde bezwaarschriften Bij de behandeling van bezwaarschriften kan besloten worden tot het handhaven van de opgelegde aanslagen dan wel tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Met betrekking tot de afgedane bezwaarschriften belastingjaar 2021 is in 54% van de uitspraken besloten tot handhaving van de aanslag. Daarmee is in 46% van de uitspraken besloten tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Een nadere onderverdeling van de afgedane bezwaren parkeerbelasting, overige heffingen en de WOZ geeft het navolgende beeld:
Resultaat afgehandelde bezwaren 2021
120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% parkeerbelasting
Overige heffingen handhaven
WOZ
Totaal
vermindering
Grafiek 4: Resultaat behandeling bezwaarschriften
Beroepschriften Gericht op het belastingjaar 2021 zijn momenteel inmiddels 151 beroepsprocedures ingesteld. Gericht op het belastingjaar 2020 zijn in totaal 539 beroepsprocedures en voor het belastingjaar 2019 zijn 408 beroepsprocedures ingesteld. Voor hetbelastingjaar 2021zijnintotaal 151beroepsproceduresontvangen,ditop eentotaalvan 481.863 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 3,9% van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt. Bij 0,8% van de bezwaarschriften volgt een beroepsprocedure. In 74% van de beroepsprocedures gaat het om een beroep op uitspraak bezwaarschrift WOZ.
Ontwikkeling aantal beroepsprocedures (stand per 31 december 2021) 600
539 499
500
408
400 300 200
100 0
■ 111
-40
WOZ
40
151 56
I
Heffingen
2021 2020
Totaal
2019
Grafiek 5: Ontwikkeling beroepsprocedures
Pagina 11
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onae
verklaringd.d. 11-03-2022
astri
cv.he4.#sa.'Me.3f
Van de ingekomen beroepsprocedures 2021-2019 zijn in respectievelijk 17, 267 en 362 procedures door de Rechtbank uitspraak gedaan. Het aantal openstaande procedures is voor het belastingjaar 2021 nog 134 (89%), voor het belastingjaar 2020 nog 272 (50%) en voor het belastingjaar 2019 nog 46 (11%). Kostenvergoedingen Wanneer de belastingplichtige of belanghebbende een derde partij inschakelt om haar bij te staan tijdens de bezwaarprocedure, vaak een No Cure No Pay bureau, en een eventuele beroepsprocedure, treed het Besluit Proceskosten Bestuursrecht in werking. Op basis van dit Besluit heeft de belastingplichtige of belanghebbende bij een gegronde procedure recht op een vergoeding van de kosten, deze kosten staan opgenomen in het Besluit. In onderstaande tabel een weergave van de uitbetaalde proceskostenvergoedingen die betrekking hebben op belastingjaar 2020 en 2021. Omdat nog niet alle beroepsprocedures afgerond zijn wordt verwacht dat er deze bedragen uiteindelijk hoger uitvallen. Per 31 december 2021 zijn er voor het belastingjaar 2020 778 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een bedrag van € 441.000,-. Dit resulteert in een gemiddelde vergoeding van € 566,83. Met betrekking tot het belastingjaar 2021 zijn er inmiddels al 940 proceskostenvergoedingen uitgekeerd voor een totaal bedrag van € 527.000,-, een gemiddelde vergoeding van € 560,64.
In onderstaande tabel een nadere specificatie per gemeente.
Haarlem
267
-149.000
249
-141.000
Haarlemmermeer
175
-102.000
233
-127.000
Hillegom
- --
- -
36
-21.000
39 16
-23.000
11
-7.000
Beverwijk Oostzaan
---- -
Wormerland
14
-8.000
37
-19.000
7
-4.000 -9.000
-
----21
.
-9.000
-----
- --
-
--
Bergen NH Alkmaar
46
-29.000
39
44
-23.000
73
Heerhugowaard
16
-9.000
26
Langedijk
10
-5.000
17
-14.000 -9.000
-
Den Helder
-- --Heiloo ----- -Castricum
--
-23.000
-39.000
-----
·-·-
ree9re;
-
34
-24.000
31
-15.000
24
-14.000
59
-33.000
-52
--30.000
--
--
97
-57.000
Uitgeest
24
-13.000
21
-12.000
Totaal
778
-441.000
940
-527.000
-
Tabel 1 Uitgekeerde Proceskostenvergoeding belastingjaar 2020 en belastingjaar 2021
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 12 Behorende bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
1.4.3
Kwijtschelding
Als de belastingschuldige als gevolg van een te laag inkomen de gemeentelijke heffingen niet (volledig) kan betalen, kan voor de belastingsoorten waarvoor de gemeente dit mogelijk heeft gemaakt, kwijtschelding worden aangevraagd. Voor degenen die het voorgaande belastingjaar kwijtschelding hebben gekregen wordt, voorafgaande aan de aanslagoplegging voor het nieuwe belastingjaar, eerst een inkomenstoets verzorgd via het Inlichtingenbureau. Dit kan ertoe leiden dat over gegaan wordt tot het verlenen van geautomatiseerde kwijtschelding. Voor alle andere gevallen kan via het digitaal loket door middel van het invullen/opsturen van het aanvraagformulier, kwijtschelding worden aangevraagd. Het Inlichtingenbureau verzorgt de benodigde inkomenstoets. Ingeval een aanvraag niet door de toets bij het Inlichtingenbureau komt, wordt nog om gerichte informatie bij de aanvrager verzocht. Voor het belastingjaar 2021 zijn in totaal 23.005 kwijtscheldingsverzoeken (geautomatiseerde en individuele verzoeken én administratieve beroepen) ontvangen, dit op een totaal van 481.863 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij 4,8% van de aanslagbiljetten een verzoek om kwijtschelding volgt. In onderstaande grafiek zijn de aantallen verzoeken om kwijtschelding in beeld gebracht.
Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de geautomatiseerd verleende kwijtscheldingen en de ingediende verzoeken om kwijtschelding. Tevens is in onderstaande grafiek nog het administratieve beroep (309) opgenomen (tegen de uitspraak op het verzoek om kwijtschelding). Bij de geautomatiseerde kwijtschelding geldt een stijging van 587 (6%) en voor de ingediende verzoeken om kwijtschelding geldt een daling van 1.499 (11%) ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Per saldo is er sprake van een afname van 4,1%. Ontwikkeling verzoeken om kwijtschelding (stand per 31 december 2019 - 2021) 16.000 13.807 14.000
12.000 10.000
.
:
.
8.000
6.000 4.000
2.000
-309
0 Geautomatiseerd
Verzoeken 31-dec-21
n31-dec-20
396
293
Adm. Beroep
31-dec-19
Grafiek 6: Ontwikkeling aantal verzoeken om kwijtschelding
Pagina 13
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij one verklaringd.d. 11-03-022
astri
3ce.ia.
Van de verzoeken om kwijtschelding voor het belastingjaar 2021 is nu 97,2% afgedaan. De geautomatiseerde verleende kwijtschelding is uiteraard volledig afgedaan. Samen komt dit uit op 98,4%. Voor de belastingjaren 2019 en 2020 is 97,3% respectievelijk 97,5% van het totaal aan verzoeken afgedaan. Met name in het 1° en 2° jaar na aanslagoplegging worden nog verzoeken tot kwijtschelding ingediend. Er zijn voor de belastingjaren 2019 en 2020 nog enkele verzoeken in behandeling. Dit zijn verzoeken van recentere data. Van de afgehandelde kwijtschelding voor het belastingjaar 2021 is 68,8% toegekend. Wanneer we rekening houden met het feit dat de geautomatiseerde kwijtschelding voor 100% wordt toegekend, betekent dit dat 42% van de verzoeken wordt toegekend. Voor belastingjaar 2021 werd er minder begroot voor de dekking van de kwijtschelding. De verhoging van de begroting in 2020 diende ter dekking van de gevolgen van de pandemie. Dit was ook de oorzaak dat er een hoger aantal verzoeken werd ingediend in 2020. In 2021 zien we hier een correctie: minder verzoeken en een lagere begroting. Ondanks de daling in het aantal verzoeken om kwijtschelding, zorgen de jaarlijks stijgende tarieven er voor dat ten aanzien van het bedrag aan verleende kwijtschelding tussen 2020 en 2021 een stijgende lijn is vast te stellen.
Ontwikkeling verleende kwijtschelding x €1.000 (stand per 31 december 2021)
5.800 5.600 5.400 5.200 5.000 4.800 4.600 4.400 4.200
5.552
5.476 5.034
[ 2021
4.954
[I
4.763
2020
□ 4.676
2019
■ Begroot ■ Gerealiseerd Graflek 7: Ontwikkeling verleende bedragen aan kwijtschelding
Voor het belastingjaar 2019 komt het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding uit op € 288,88 per geheel/gedeeltelijk toegekend verzoek, voor het belastingjaar 2020 0p € 304,51 en het gemiddelde bedrag is voor het belastingjaar 2021 0p € 325,32. De jaarlijkse stijging van het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding wordt vooral veroorzaakt door de jaarlijkse tariefstijgingen van de heffingen die voor kwijtschelding in aanmerking komen.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 14 Behorende bij ome verklaring d.d. 11-03-2022
astri
1.4.4
Invordering
Het totaal in te vorderen bedrag is het resultaat van het totaalbedrag van de opgelegde aanslagen, minus de effecten van de behandeling van bezwaarschriften (verminderingen) en de verleende kwijtschelding. Verder vindt een correctie plaats voor oninbaar verklaarde vorderingen en het bijtellen van de kosten bij aanmaningen en dwangbevelen. Per saldo betreft dit het netto in te vorderen bedrag. De betaling van de opgelegde aanslagen kan plaatsvinden met toepassing van automatische incasso in 2 of 9 termijnen of door middel van Ideal, internetbankieren of betaling met acceptgiro (binnen 2 maanden). In de periode januari-december 2021 zijn in totaal 2.226.209 ontvangsten verwerkt waarvan 1.938.112 automatische incasso opdrachten. Blijft (volledige) betaling uit dan volgt na het verstrijken van de betaaltermijn een aanmaning. Gedurende het kalenderjaar 2021 zijn er ter invordering van belastingjaar 2021 43.898 aanmaningen verzonden. Voor de aanmaning geldt een betaaltermijn van 14 dagen. Het merendeel van de aanmaningen is in mei verzonden. Blijft na de aanmaningsfase de (volledige) betaling uit dan volgt een dwangbevel. Gedurende het kalenderjaar 2021 zijn er ter invordering van belastingjaar 202116.341 dwangbevelen verzonden. Bij zowel het verzorgen van de aanmaning als van het dwangbevel worden kosten in rekening gebracht.
In onderstaande grafiek, gericht op de periode 2019-2021 is de ontwikkeling van de invordering in beeld gebracht.
Ontwikkeling invordering x€1 miljoen (stand per 31 december 2021) 450 440
439
436
430 420 410 400
390 380 370
404
397
#
2021
:
2019
2020
■ Netto in te vorderen
394
Ingevorderd
Grafiek 8: Ontwikkeling invordering
Voor de belastingjaren 2019 tot en met 2021 is van de netto in te vorderen bedragen nu respectievelijk 99,2%, 98,4% en 92,1% ingevorderd. Ten aanzien van de in februari 2021 opgelegde belastingaanslagen 2021 is de laatste incasso termijn in december jl. voldaan. Gedurende negen maanden worden gemiddeld 210.000 automatische incasso's verwerkt waarmee een maandbedrag van ruim € 16,3 miljoen gemoeid is. Per saldo wordt ongeveer 34% van het totaal in te vorderen bedrag door middel van automatische incasso geïnd. Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
Pagina 15
Ten aanzien van het voor het belastingjaar 2021 nog in te vorderen bedrag ad € 35 miljoen zal nog een deel (€ 1,5 miljoen) ingevorderd worden door middel van automatische incasso. Daarnaast is ten aanzien van een aantal vorderingen de invordering aangehouden, dit ten gevolge van de Corona-crisis en het verleende uitstel aan de ondernemers. Daarbij worden ook nog een aantal vorderingen aangehouden in verband met een verzoek om uitstel van betaling in verband met een ingediend bezwaarschrift. Tot slot geldt dat voor een aantal nog openstaande vorderingen de betaaltermijn nog niet verstreken is dan wel de betaaltermijn wel verstreken is en als gevolg daarvan een aanmaning of dwangbevel is verzonden. Gedurende december werd nog voor € 24,2 miljoen opgelegd, hierbij was met name sprake van precariobelasting Kabels & Leidingen.
1.4.5
Communicatie
Website Eind februari zijn de WOZ-beschikkingen en de diverse belastingaanslagen verzonden. Aansluitend vindt maandelijks aanvullende aanslagoplegging plaats. Via de website van Cocensus is per deelnemende gemeente een belastingwebsite ter beschikking gesteld. Deze belastingsites zijn ook via de website van de gemeente bereikbaar. De belastingsites zijn opgenomen in de huisstijl van Cocensus en hebben daarmee een eenduidige uitstraling en opbouw. Op de belastingsites is informatie te vinden over de WOZ, de verschillende belastingsoorten, betaling, kwijtschelding, bezwaar en zijn de belastingverordeningen te raadplegen. Verder is het mogelijk om via deze websites digitaal bezwaar in te dienen, de aanslag/WOZ-beschikking of het taxatieverslag te raadplegen, automatische incasso af te geven, het rekeningnummer te wijzigen en aangifte hondenbelasting of aangifte toeristenbelasting te verzorgen. Tot slot zijn gericht op de diverse onderwerpen de 'veel gestelde vragen' opgenomen. Terugbelafspraken Naast het verkrijgen van informatie via de website is het mogelijk om via het KCC van de gemeente of via het KCC Cocensus (voor Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) nog individueel informatie te krijgen. Mocht de vraag voor het KCC te specifiek zijn dan wordt de vraag naar de betreffende afdeling binnen Cocensus doorgezet.
Dit vindt digitaal plaats door middel van het gebruik van het zogenaamde 'baliescherm'. Cocensus verzorgt de verdere afhandeling van deze vraagpunten. In de periode januari-december 2021 zijn in totaal 10.939 vragen via het baliescherm bij Cocensus ingekomen, 1.292 voor de afdeling Gegevensbeheer, 3.140 voor de afdeling Heffing & Bezwaar, 2.681 voor de afdeling Invordering en 3.826 voor de afdeling WOZ. De onderverdeling naar de verschillende afdelingen binnen Cocensus geeft het volgende beeld:
Terugbelverzoeken januari december 2021 29%;
Heffingen en bezwaar
25%;
Invordering
12%; Gegevensbe
• Invordering • WOZ
35%; WOZ
Gegevensbeheer
Heffingen en bezwaar
Grafiek 9: Terugbelafspraken vanuit de KCC's
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 16 Behorende bij onzes verklaring d.d, 11-03-2022
astri
Telefonie Voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo is een KCC gestart per 1 januari 2021. Burgers van deze gemeenten bellen voor beantwoording van de belastingvragen met het KCC. Totaal werden via het KCC 6.580 telefoongesprekken afgehandeld. Het KCC is bereikbaar van 09:00 uur tot 16:00 uur en wordt bemand door diverse medewerkers uit de gehele organisatie. Nadat aanmaningen of dwangbevelen zijn verzonden dan wel uitspraken op bezwaarschriften of op verzoeken om kwijtschelding zijn uitgegaan, zijn de belastingplichtigen uiteraard in de gelegenheid om over deze producten telefonisch vragen te stellen. Op deze producten staat, dit in tegenstelling tot de WOZ-beschikking/aanslag gemeentelijke belastingen, het directe telefoonnummer van de betreffende afdeling bij Cocensus. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar, Invordering en KCC inkomende gesprekken bedroeg respectievelijk 8.478, 32.336 en 6.580. Het aantal uitgaande gesprekken, voornamelijk terugbelafspraken, bedroeg respectievelijk 7.671 en 6.923. Het KCC voert geen uitgaande gesprekken. In totaal werden 61.988 gesprekken gevoerd. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar respectievelijk Invordering, respectievelijk KCC inkomende- en uitgaande gesprekken geeft per maand het navolgende beeld:
Ontwikkeling inkomende/uitgaande telefoongesprekken periode januari - december 2021 7.000
6078
6.000 5.000
» Heffingen
4.000 3.000
744
2.604
2.000 1.000
293
1338
1468
4 4
371
mei
juni
2652
- Invordering KCC
1039
870
0 jan
febr
mrt
apr
juli
aug
sept
okt
nov
dec
Grafiek 10: inkomende/uitgaande telefoongesprekken
De gemiddelde wachttijd voordat een inkomend gesprek wordt opgenomen was in deze periode 25 seconden. Van het totaal aan aangeboden gesprekken wordt rond 1,4% door de aanbieder voordat een gesprek tot stand is gekomen, weer verbroken. Een belangrijk deel hiervan vindt plaats in het eerste uur van openstelling van de telefonische bereikbaarheid (van 9.00 uur tot en met 13.00 uur, voor het KCC van 09:00 uur tot 16:00 uur) en dan met name nog ten tijde van de verzending van de aanmaningen. Ondanks het over een periode van tweeweken verdelen van de verzending ontstaat er in de eerste paar dagen na verzending een behoorlijke piek in de inkomende gesprekken. Om deze piek op te vangen schakelen medewerkers van de afdeling Heffingen en Bezwaar bij in de telefoonopvang.
Pagina 17
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij onze verklaringd.d.
11-03-2022
astri
o0€.te:
1.4.6
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2022 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Voor de jaarrekening 2021 neemt Cocensus alvast een voorschot op de rechtmatigheidsverantwoording.
Kader van de rechtmatigheidsverantwoording Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: 1. Begrotingscriterium 2. Voorwaardencriterium 3. misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) 1. Begrotingscriterium Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Op basis van het begrotingscriterium is geen onrechtmatigheid geconstateerd. Dit wordt deels veroorzaakt door lagere kosten in verband met Corona en deels door hogere inkomsten in verband met de implementatie van de Diftar voor diverse gemeentes. Van de lagere kosten is de verwachting dat dit slechts incidenteel is. Om te voorkomen dat de hogere inkomsten door uitbreiding van dienstverlening niet in de begrotingswijzigingen worden meegenomen moet er vanuit de vak afdelingen eerder een signaal naar de administratie en planning en control. Vanuit planning en control is het belangrijk dat ze bij het opstellen van de begrotingswijzigingen extra controle uitvoeren op de extra inkomsten. Op deze manier zal de afwijkingen in de toekomst voorkomen worden. 2. Voorwaardencriterium Bij het Voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving.
Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot: hantering van gestelde termijnen toepassen van afgesproken grondslagen voeren van een administratie verkrijgen en bewaren van bewijsstukken functiescheiding ten aanzien van bevoegdheden Volgen van aanbestedingsrichtlijnen Op basis van het Voorwaardencriterium is een onrechtmatigheid geconstateerd op het onderdeel volgen van de aanbestedingsrichtlijn. Vanwege uitbreiding van werkzaamheden, het vele thuiswerken en printen op afstand zijn de kosten van het printservice bureau gestegen. Deze overstijgen de kosten genoemd in de niet uit de balans blijkende verplichtingen van de jaarrekening 2020. De Europese aanbesteding is December 2021 met succes afgerond, voor de komende jaren is er dus geen sprake van onrechtmatigheid op dit onderdeel.
Pagina 18
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorde bij onze verklaringd.d. 11-03-2022
1.5
HRM
Corona Ook in 2021 hebben medewerkers een groot deel van het jaar thuis gewerkt vanwege het coronavirus. In september werd een start gemaakt met het "labelen" van een bepaalde dag van de week voor één afdeling. Doordat slechts één afdeling in het kantoorgebouw aanwezig was, kon de 1,5 meter afstand gegarandeerd worden en was er wel interactie tussen de medewerkers van de afdeling mogelijk. Deze manier van werken werd zowel door medewerkers als door de afdelingsleiding als zeer positief ervaren. Omdat de rijksoverheid in november het advies gaf om zoveel mogelijk thuis te werken, is "de kantoordag" weer teruggedraaid en werkte vrijwel iedereen vanaf dat moment weer de hele week thuis. Voor bepaalde groepen respectievelijke situaties wordt een uitzondering gemaakt: nieuwe medewerkers die begeleid en opgeleid moeten worden, medewerkers die om een bepaalde reden niet thuis kunnen werken, overleg en sollicitatiegesprekken. In 2020 waren vrijwel alle medewerkers nog zeer positief over het thuiswerken (enquête zomer 2020), in 2021 krijgen leidinggevenden signalen van medewerkers dat zij het werken monotoon vinden en dat zij de sociale cohesie in het team missen.
Om de thuiswerkplek van medewerkers te faciliteren hebben medewerkers een "Arbo vergoeding" van € 250,00 (naar rato van de arbeidsduur) ontvangen en hebben zij hun bureaustoel van hun oude werkplek in Alkmaar of Hoofddorp mee mogen nemen. Cao SGO 2021/2022 De vakbonden en de werkgevers hebben pas in november 2021 een principeakkoord gesloten over de nieuwe cao's voor de gemeentelijke sector. Het akkoord zal (naar verwachting) op 27 januari 2022 bekrachtigd worden. De uitwerking van voorstellen kunnen om die reden pas in 2022 gerealiseerd worden. Arbeidsmarkt De krapte op de arbeidsmarkt is in alle sectoren in 2021 toegenomen. Vergeleken met een jaar eerder viel het aantal openstaande vacatures 75 procent hoger uit. Ook voor Cocensus is het steeds lastiger om nieuwe mensen van buiten te halen. Vooral bij de afdeling Heffingen & Bezwaar/ Concern control zijn de vacatures moeilijk in te vullen. Ondanks dat de vacatures zowel op de website van Cocensus, vacaturesites en via uitzendbureaus gepubliceerd zijn, werden er relatief weinig reacties ontvangen die aan de profielschets voldeden. Hierdoor wordt de noodzaak van interne mobiliteit en het ontwikkelen van eigen medewerkers steeds belangrijker. Het afgelopen jaar is de doorstroom binnen Cocensus al hoger dan ooit geweest, zie hiervoor figuur 4.
Onboarding Om nieuwe medewerkers zo snel mogelijk zich thuis te laten voelen, ook in coronatijd, is in 2021 een onboardingsprogramma ingevoerd. Het onboardingsprogramma bestaat uit een drietal pijlers: 1. ondersteuning van de organisatie; 2. managen van verwachtingen; 3. uitvoering. Uitvoering behelst pre-boarding (contact voordat de medewerker begint), begeleiding van een coach, feedbackmomenten met de afdelingsleiding, algemene introductiedag voor nieuwe medewerkers en het gezamenlijk bepalen welke stappen/doelen er in de eerste 90 dagen bereikt moeten worden.
Pagina 19
Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende bij one
verklaringd.d. 11-03-2022
Opleidingen/trainingen Door corona is een aantal opleidingen niet doorgegaan of heeft digitaal plaatsgevonden. Ondanks het feit dat digitaal onderwijs steeds meer geaccepteerd is, geven medewerkers nog steeds voorkeur aan klassikaal onderwijs/trainingen. Evenals in 2020 is het grootste deel van het bestede opleidingsbudget uitgegeven aan vakinhoudelijke ontwikkeling, zoals een in-company training voor taxateurs, basisopleiding WOZmedewerker/taxateur, jaarlijkse bijdragen aan kamers, BMLO, Invorm-H en themadagen. Ook heeft een aantal medewerkers naar aanleiding van hun afspraken uit POP- of planningsgesprekken of vanwege interne sollicitaties en functiewijzigingen, een assessment, een coachingstraject, managementopleiding of communicatietraining gevolgd. In totaal is in 2021 € 122.260,00 uitgegeven aan opleidingen, trainingen, workshops en studies. Dit is meer dan in 2020 (€ 96.000,00). Gemiddeld is dit € 933,00 per medewerker.
Ondernemingsraad Op dinsdag 15 juni 2021 is de nieuwe ondernemingsraad van Cocensus geïnstalleerd. In de nieuwe Ondernemingsraad zijn drie medewerkers van de afdeling Invordering vertegenwoordigd, twee van de afdeling Heffingen & Bezwaar/Concern control, één medewerker van de WOZ en één van de afdeling Gegevensbeheer & IT. Slechts twee medewerkers van de nieuwe ondernemingsraad namen ook zitting in de vorige raad. In 2021 hebben door het coronavirus zes reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen is een viertal instemmingsaanvragen behandeld en één adviesaanvraag. De ondernemingsraad heeft een positief advies gegeven om de taken en bevoegdheden van de Adjunct Directeur te beleggen bij de Afdelingsmanager van Heffingen & Bezwaar. Daarnaast heeft de ondernemingsraad haar instemming gegeven voor aanpassingen in de thuiswerkregeling, de Rl&E en het profiel van preventiemedewerker en benoeming van de preventiemedewerker.
Lokaal Overleg (LO) In verband met invoering van de Wnra in 2020 moet het sociaal statuut van Cocensus gewijzigd worden. Hierover is nog geen overeenstemming bereikt met het LO. Partijen streven er naar om in het tweede kwartaal van 2022 een akkoord over dit onderwerp te bereiken.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 20 Behorende bij onze verklaringd.d.
11-03-2022
Personeel Vastgestelde formatie 2021
Bezetting 2021
Vastgestelde formatie 2020
Directie/Staf. Bedrijfsbureau
9,67.. 2 40,69
9,47
9,67. 2,8 41,66
Gegevensbeheer en IT Heffingen en Bezwaar/Concern control
20,12
24,39
19,21..--25,71
Invordering
29,52
27,59
Totaal
126,39
121,57
/woz
.39,79
. 20,11 24,28
29,33
-~ -· ---·- -
127,85
Figuur 1: Formatie-overzicht
De vastgestelde formatie van Cocensus 2021 is nagenoeg hetzelfde als die van 2020. Alleen de formatie van de afdeling WOZ is met één fte verminderd. De twee fte's belast met controlling zijn in het tweede kwartaal van 2021 gegroepeerd bij de afdeling Heffingen en Bezwaar/Concern control. Uitstroom In 2021 hebben dertien medewerkers (10 procent) om verschillende redenen Cocensus verlaten. Drie medewerkers hebben Cocensus vrijwillig verlaten, van vier medewerkers is de overeenkomst niet verlengd, twee medewerkers hadden een tijdelijke opdracht en vier medewerkers hehhen Cocensus verlaten vanwege het bereiken van AOWgerechtigde leeftijd/keuzepensioen of overlijden. Reden van vrijwillig ontslag is vaak verbetering van de arbeidsvoorwaarden, onvoldoende groei of een verkorting van de reistijd woon-werkverkeer.
Uitdiensttreders per afdeling
Bedrijfsbureau
Gegevensbeheer & IT
Invordering Heffingen & Bezwaar/Concern control W02
Figuur 2: Uitstroom per afdeling
Instroom Indiensttreders per afdeling
Gegevensbt!heer & IT •
1
Heffingen & Bezwaar/Concern control
woZ
na....-
In 2021 zijn 11 nieuwe medewerkers (8 procent) bij Cocensus in dienst getreden. De nieuwe medewerkers zijn voornamelijk bij de afdelingen WOZ (Werkvoorbereiders, Allround niet-woning Taxateur en een Administratief Medewerker Team Ondersteuning en Heffingen & Bezwaar (Administratief Medewerker en Medewerkers Heffingen & Bezwaar) gestart. Op deze afdelingen is de mobiliteit ook het grootst.
Figuur 3: instroom per afdeling
Eén medewerker is als Objectbeheerder bij de afdeling Gegevensbeheer & IT aan de slag gegaan. Vrijwel alle nieuwe medewerkers waren al geruime tijd werkzaam als uitzendkracht bij Cocensus.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaringd.d. 11-03-2022
Pagina 21
astri
Doorstroom/vacatures In totaal zijn 12 medewerkers in 2021 andere functies/werkzaamheden binnen Cocensus gaan vervullen. In onderstaand overzicht zijn de functiewijzigingen weergegeven. Nieuwe functie
vorige functie
z •
£
è
1
tE $5¢
tl
$ 36
$
£
it «e
;; l! 0 ,-
Adm. medewerker WOZ a
Afdelingsmanager
i t-----j
Allround taxateur (woningen) Allround taxateurs {let woningen) Coördinator
I
Junior IT Beheerder
-
Medewerker Heffingen & Bezwaar .......,_
·--·-~-
-
I
1
'
j-
l
1
1
.I
Medewe rker Imvor'erg
I
'I
Werkvoorberelder
12
Toteal
Figuur 4: interne mobiliteit 2021
In 2021 was de doorstroom groter dan in al die jaren daarvoor, namelijk 9 procent. Dit percentage ligt hoger dan bij de Nederlandse gemeenten in 2020 (6,2 procent). Doorstroom is een belangrijk instrument om mensen aan je organisatie te binden, waardoor kennis en professionaliteit behouden blijft. Daarnaast leidt interne mobiliteit ook tot meer tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Een andere belangrijke reden om interne mobiliteit binnen de organisatie te stimuleren, is het tekort aan talent op de huidige arbeidsmarkt.
Leeftijdsopbouw Gemiddelde leeftijd 2020/2021 49,7
48,8
48,2
mannen
iv I vrouwen
2020
Totaal Cocensus
2021
De dalende trend van de gemiddelde leeftijd in 2020 heeft zich 2021 niet voortgezet. De gemiddelde leeftijd bij Cocensus is ten opzichte van 2020 weer licht gestegen. Op dit moment is nog niet bekend of deze trend ook bij de Nederlands gemeenten te zien is, aangezien de cijfers van het AenO fonds over 2021 nog niet bekend zijn. Overigens was de gemiddelde leeftijd bij de medewerkers van de Nederlands gemeenten in 2020 47,7 jaar. Deze leeftijd is lager dan de gemiddelde leeftijd van de Cocensus medewerker in 2020.
Figuur 5: gemiddelde leeftijd (peildatum 31/12/2021)
De daling van de gemiddelde leeftijd binnen de Nederlandse gemeenten komt door een veranderende samenstelling van het personeelsbestand. Het aantal medewerkers in de leeftijdscategorie onder de 25 jaar is behoorlijk toegenomen. Door de stijgende AOW-gerechtigde leeftijd, neemt ook het aantal 65 plussers toe.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 22 Behoren de bij onze verklaring d.d.
11-03-2022
astri
Verdeling naar leefijdsklasse 48 36 36 24
0
22
23
ti ILJ
2
15-24
25- 34
3
el
35- 44
■ 2020
s
55-64
45-54
>65
2021
Figuur 6: leeftijdsopbouw (peildatum 31/12/2021)
In totaal waren 85 medewerkers eind december 45 jaar ofouder (65 procent). Dit percentage is vrijwel gelijk aan dat van 2020. Door het vergrijzende personeelsbestand en de uitstroom als gevolg van leeftijd en/of pensionering wordt de instroom van jongeren steeds belangrijker. Bij de Nederlandse gemeenten was slechts 16 procent (2020) van de werknemers jonger dan 35 jaar, maar ook bij Cocensus is de leeftijdsopbouw niet in balans. 18 procent van de werknemers was in 2021 namelijk jonger dan 35 jaar.
Personeelsopbouw en gemiddelde leeftijd per afdeling 52,8
49,8
49,7
47,1
46,3
24
19
Ii ill il 14
4
6
i Staf/directie
WOZ
Gegevensbeheer & IT
■ mannen
■ vrouwen
Hefingen & Bezwaar/Concern control
18
il
Invordering
gemiddelde leeftijd
Figuur 7: Personeelsopbouw en gemiddelde leeftijd per afdeling
De gemiddelde leeftijd is bij de afdeling Staf/directie het hoogst. Doordat in 2021 bij de afdeling WOZ relatief veel nieuwe jonge medewerkers zijn begonnen, is de gemiddelde leeftijd van deze afdeling het afgelopen jaar gedaald en momenteel zelfs de "jongste" afdeling van Cocensus. Op bijna alle afdelingen werken momenteel meer vrouwen dan mannen, behalve bij de afdeling WOZ. Het aandeel vrouwen is bij de afdeling Heffingen & Bezwaar/Concern control het grootst.
Jaarstukken Cocensus 2021
Pagina 23 Beh oren de bij onze
verklaring d.à.
11-03-2022
astri
e heden@M.
Personeelsopbouw 2020/2021 75
73 60
56
mannen
vrouwen
2020
+
2021
Figuur 8: aantal vrouwen/mannen (peildatum 31/12/2021)
Het percentage vrouwen en mannen binnen Cocensus is ten opzichte van 2020 niet veel veranderd. Op de peildatum was 57 procent van de medewerkers vrouwelijk en 43 procent mannelijk. Het aandeel vrouwen in dienst bij Cocensus is de afgelopen vier jaar stijgende. Ditzelfde beeld is waarneembaar bij de Nederlandse gemeenten. Het totaal aantal vrouwen in dienst van gemeenten is de afgelopen vijf jaren gestegen.
Ziekteverzuim
Ziekteverzuimpercentage per maand 73
.. 3 9
4,5 3,7
sei.'.
sei..' ~
e°
-
°
i..~
8
5
3,2
>
'
&'
°
2020
5,7
-fgy
5,3
3,8
·.f'
6/ 3,8 2,9
3
s$ °
"
¢°
s° $°
se 6
3,6
s°
'!,.,'l,
$8
¢
fl}
s°
8°
o~
s%
s9
6
s° &
8
2021
Figuur 9: Verzuimpercentage per maand 2020/2021
Het ziekteverzuim is ook in 2021 verder gedaald. In 2020 bedroeg het percentage nog 5,2. 2021 is afgesloten met een gemiddeld percentage van 4,5. De daling komt waarschijnlijk omdat medewerkers in 2021 vrijwel het hele jaar thuis hebben gewerkt. Het verzuimpercentage van de Nederlandse gemeente was in 2020 5,5 procent. Een percentage dat vrijwel gelijk is aan dat van Cocensus in 2020. De coronabesmettingen lijken een bescheiden invloed te hebben op het ziekteverzuim bij Cocensus. Alleen in de laatste maanden van 2021 stijgt het percentage boven de 5,3 procent.
Pagina 24
Jaarstukken Cocensus 2021. Behoren de bij onae verklaring d.d 11-03-2022
De redenen van verzuim waren divers en in vrijwel alle gevallen niet werkgerelateerd. De belangrijkste oorzaken van het ziekteverzuim zijn volgens de bedrijfsarts fysieke en fysiologische aandoeningen. Van de 131 medewerkers heeft 48 procent zich in 2021 niet één keer ziek gemeld. Dit percentage is nagenoeg gelijk aan dat van 2020 (47 procent). In 2019 was dit slechts 35 procent.
Verzuimpercentage per afdeling 7,1
6,2
5,7
5,4
f t
3,6
s'6"
!<..
ee
I
2,9
2,2
I
I
«sr'
6$°
»
as°
° % 6
s%
■ 2020
I s°
i..~Oc
"°
6°
& c.,O
6
3
e,
5%,
i'
r,,,'1>
O
2021
Figuur 10: verzuimpercentage per afdeling
De verzuimpercentages van de afdelingen Heffingen & Bezwaar/Concern control en Gegevensbeheer &IT zijn in 2021 gestegen. Beide afdelingen hadden in 2020 een verzuimpercentage dat ver onder het gemiddelde van Cocensus lag. In 2021 waren 15 medewerkers langdurig arbeidsongeschikt (langer dan 43 dagen). In 2020 waren dit nog 19 medewerkers. Inmiddels zijn van deze 15 medewerkers 12 medewerkers weer geheel of gedeeltelijk aan het werk.
Verzuimpercentage per duurklasse
3,61
Lang > 43 dagen 2,96 Middellang 8- 42
0,89 0,84
Kort< 8 dagen
iii 067 0,65 2020
■ 2021
Ook het percentage langdurig verzuim is dalende. In 2019 was het langdurig verzuim nog 4,83 procent. In 2020 was het langdurig verzuim bij de Nederlandse gemeenten met 3,1 procent lager dan bij Cocensus. Met name de afdelingen Invordering, WOZ en Heffingen & Bezwaar/Concern control hadden te kampen met een relatief hoog aantal langdurig (geheel of gedeeltelijk) arbeidsongeschikte medewerkers. Bij de afdeling Invordering waren dat er in 2021 vijf, bij de andere twee afdelingen waren dit drie medewerkers. Figuur 11: Verzuimpercentage per duurklasse 2020/2021
Pagina 25
Jaarstukken Cocensus 2021 Be.lorde bij onae verklaring d.d. 11-03- 2022
astri : / '±t.a£.
Verzuimpercentage per leeftijdscategorie 9
4,5
4,1
4
il l l- il 2
15-24
4
2,4
25- 34
45-54
35-44
55-64
M 2020 + 2021
• >65
Figuur 12: Verzuimpercentage per leeftijdscategorie
De verzuimpercentages in de leeftijdscategorieën 15- 24, 25 - 34 en 45 - 54 zijn enigszins gestegen in 2021.
Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 6
1,1 1,1
1
0 6 0,9
I
i
II
il
15-24
25-34
35-44
45-54
■ 2020
0,9 0,7
0,9 1,1
n 55-64
1
0,7
In > 65
2021
Figuur 13: Gemiddelde meldingsfrequentie per leeftijdscategorie
De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie van geheel Cocensus was in 20210,96. Dit is een lichte stijging ten opzichte van 2020. Toen was de gemiddelde meldingsfrequentie 0,89. Wellicht is er een causaal verband tussen de stijging in de meldingsfrequntie en de vaccinaties. Leidinggevenden kregen namelijk regelmatig een ziekmelding van één of twee dagen na een vaccinatie. De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie bij de leeftijdsgroep 15-24 is niet representatief omdat in deze leeftijdsklasse slechts vier medewerkers gegroepeerd zijn, die ook nog voor een relatief korte periode in dienst zijn (geweest). Dit geldt ook voor deze leeftijdscategorie bij figuur 12.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij omae verklaring d.d. 11-03-2022
Pagina 26
astri
Meldingsfrequentie per afdeling 1,11
1,02 0,99 0,96 0 91
0,81
0,8
0,3
I
Directie/Staf
WOZ
Invordering
Gegevensbeheer Heffingen & Totaal Cocensus &IT Bezwaar/Concern control
■ 2020
2021
Figuur 14: Gemiddelde meldingsfrequentie per afdeling 2020/2021
In 2021 hebben totaal 127 ziekmeldingen plaatsgevonden. Dit cijfer is vrijwel gelijk aan dat van 2020 (118). In 2019 waren dit nog 169 ziekmeldingen. Waarschijnlijk heeft deze dalende trend te maken met het feit dat medewerkers een groot deel van het jaar volledig thuis hebben gewerkt.
Vertrouwenspersoon Gedurende de periode januari 2021 tot en met december 2021 is er 1 klachtsituatie bij de externe vertrouwenspersoon gemeld. De klachtsituatie is telefonisch aangemeld en er is contact gelegd met de desbetreffende medewerker om een afspraak te maken. De klachtsituatie is op een informele wijze opgelost. Het inschakelen van de externe klachtcommissie is dan ook niet nodig geweest. In 2021 zijn er verder geen andere vragen van medewerkers binnengekomen op het gebied van ongewenst gedrag of de interne procedure hieromtrent. De klachtsituatiehad betrekking ophet gedrag en opstelling van een collega. Hierbij ging het met name over de houding en bejegening van deze collega naar de medewerker toe. Deze werd als ongewenst en onprettig ervaren. Over het algemeen is de indruk dat medewerkers goed op de hoogte zijn van het feit dat er een externe vertrouwenspersoon verbonden is aan Cocensus en de wijze waarop zij contact kunnen opnemen met de vertrouwenspersoon.
Integriteitsschending In 2021 is sprake geweest van twee integriteitsschendingen. Beide integriteitsschendingen hadden te maken met de schending van de regelgeving van Cocensus Eén integriteitsschending heeft geleid tot een gesprek en vastlegging daarvan. De andere integriteitsschending heeft gezien de ernst van het voorvalgeleid tot een ontslag.
Jaarstukken Cocensus 2021
Behorende bij onze verklaring d.d,
11-03-2022
Pagina 27
astri
klachtenregistratie 202.1 Aantal en soort klachten In 2021 zijn door de klachtencoördinator 31 klachten geregistreerd. Dit aantal is iets hoger dan dat van 2020. Van deze 31 klachten waren vijftien klachten gegrond of deels gegrond. Zes klachten zijn geen "echte" klachten maar vragen om informatie en/of uitleg over diverse belastingaanslagen, ingediende bezwaarschriften en vragen over diverse invorderingsactiviteiten en 10 klachten zijn ongegrond. De geregistreerde klachten hadden veelal betrekking op de afdelingen Heffingen & Bezwaar en Invordering (25 klachten). In 2021 kwamen, ondanks het vele klantencontact binnen de organisatie, maar vier klachten binnen over een gedraging van een ambtenaar. Hiervan zijn twee klachten schriftelijk afgehandeld, de andere twee telefonisch en deze klanten behoefden geen schriftelijke terugkoppeling. De telefonisch afgehandelde klachten over gedraging zijn afgehandeld met de betrokken afdelingscoördinatoren van Cocensus. De klachten welke geregistreerd zijn als "gegrond of deels gegrond", waren onder andere gericht tegen: a. de periode tussen indienen van bezwaar en ontvangen van een beslissing op bezwaar of; b. onduidelijkheid/onbekendheid met wet en regelgeving omtrent de wijze van waarderen in het kader van de wet WOZ, belastingheffing en/of innen van belastingen of; c. verkrijgen van kwijtschelding of; d. bejegening.