Jaarrekening RHCA incl. controleverklaring 2024.pdf

Jaarstukken 2024

Flynth Audit B.V. geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden C.D.

28 maart 2025

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

Inleiding en vaststelling 1.

3

Jaarverslag 1.1

5

Programmaverantwoording 1.1.1 Baten en lasten Regionaal Archief 2024

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8

Paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bedrijfsvoering Beleidsindicatoren Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Overzicht Overhead Verbonden partijen Vennootschapsbelasting

5 13 14 15 15 17 17 18 20 20 20

2. Jaarrekening

21

2.1

Balans

22

2.2

Programmarekening

23

2.3

Toelichtingen

24

2.3.1 Grondslagen financiële verslaglegging 2.3.2 Toelichting op de balans 2.3.3 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 2.3.4 Toelichting op de programmarekening 2.3.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector 3.

24 27 31 32 36

Overige gegevens 3.1 Rechtmatigheidsverantwoording 3.2 Controleverklaring

38 40

Bijlage 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2024 Bijlage 2 Overzicht Baten en lasten per taakveld 2024

44 45

2

INLEIDING EN VASTSTELLING

Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2024 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar aan.

Deze verantwoording is opgemaakt conform de richtlijnen die in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn opgenomen. In de jaarrekening is waar nodig per balans- en exploitatie-post een toelichting opgenomen in relatie tot in de Programmabegroting 2024 opgenomen bedragen.

Het resultaat voor bestemming bedraagt € 40.815 positief.

Bij het aanbieden van de jaarstukken zullen wij een voorstel doen voor de bestemming van dit resultaat.

Alkmaar, 2 april 2025

Het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

3

Vaststelling Conform het gestelde in artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, zal door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar in zijn openbare vergadering van 2 juli 2025 de Jaarstukken 2024 worden vastgesteld.

A. Schouten

P.J. Post

Voorzitter

Secretaris-directeur

4

1. Jaarverslag 1.1

Programmaverantwoording Regionaal Archief ‘Wat willen we bereiken?’

Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 9 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers, beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995: • De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers in een goede, geordende en toegankelijke staat te beheren (artikel 30 Archiefwet 1995) en het kosteloos verstrekken van inzage daaruit aan het publiek (artikel 14 Archiefwet 1995); • Het toezicht uitoefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995); Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook nog de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied (artikel 4 GR RHCA 2018).

Dit komt neer op de volgende taken: - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - het in stand houden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografischhistorische atlas; - het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief;

5

- het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archieven; - beschikbaar stellen van informatie, aan bezoekers op de studiezaal en via website en social media; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; - bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen. In het kader van de bovenstaande taken en conform het vigerende beleidsplan is in 2024 extra aandacht geschonken aan de volgende beleidslijnen1: 1. Het verder ontwikkelen van een e-depot en het aansluiten van de gemeenten op deze voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven (zie pagina 7). 2. Het vergroten van de digitale dienstverlening aan zowel de burger als de aangesloten overheden, door het verder ontwikkelen van bestaande producten (zoals ‘digitaliseren op verzoek’, het geschiedenislokaal en het e-loket bouwdossiers), waarmee een meer vraaggestuurde digitale dienstverlening gerealiseerd wordt, passend in de ontwikkeling van het archief naar een ‘nutsvoorziening’ (zie pagina 9-11).

‘Wat hebben we gedaan?’

Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Vanuit Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de volgende doeleinden: • bewijs en geheugen voor overheid en burger • tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats • geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. Kengetallen/indicaties

Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Digitale archieven (in Gb) archief gemeenten en particulier Wetenschappelijke bibliotheek (in aantal titels): aantal aanwinsten aantal beschrijvingen Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen 1

werkelijk 2023

begroot 2024

werkelijk 2024

64 98

300 50

226 59

591

-

853

357 687

300 500

455 812

64 6.132

70 7.000

30 6.628

Voor een gedetailleerder overzicht van alle activiteiten wordt verwezen naar het los hiervan opgestelde overzicht van activiteiten, het Jaarverslag 2024.

6

Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Kengetallen/indicaties

Archieven & Collecties Regionaal Archief Hoogheemraadschap Noorderkwartier Verhuur derden Totaal

werkelijk 2023

begroot 2024

werkelijk 2024

13.943 826 1.314

14.250 830 1.500

14.072 826 1.281

16.083m1

16.580m1

16.179m1

begroot 2024

werkelijk 2024

1,3

-2

2,0

1,3 Tb

-

2 Tb

Omvang e-depot (in gigabyte)) Kengetallen/indicaties

werkelijk 2023

Archieven & Collecties Regionaal Archief Totaal

In het depot wordt ruimte aan derden verhuurd om de lasten voor huisvesting te dempen. Het verloop van de inkomsten in het kader van verhuur van ruimte aan derden is: Jaar €

2017 245.000

2018 290.000

2019 279.000

2020

2021

2022

2023

2024

149.000

144.000

160.000

155.000

159.000

Als gevolg van het aflopen van een groot contract, zijn de opbrengsten i.v.m. de verhuur van ruimte aan derden sinds eind 2019 aanzienlijk lager. Huisvesting Bergerweg in m2: Kantoor- en publieksruimten (BVO) Depotruimte (BVO)

1.591 m2 2.586 m2

Digitaal depot (e-depot) Om de ‘digital born’-archieven op een verantwoorde manier te bewaren beschikt het Regionaal Archief al enige jaren over een ‘e-depot’. Met dit e-depot kunnen we de wettelijke taken, die het Regionaal Archief namens de gemeenten op dit gebied uitvoert, op een goede en verantwoorde manier vervullen. Bijzondere digitale overbrengingen zijn bijvoorbeeld het social media-archief van Dijk en Waard, dat vanwege de innovatieve wijze van opslag in het e-depot landelijk aandacht verdiende als voorbeeldcasus. Ook een pilot met het Hoogheemraadschap was bijzonder, daarbij is GIS-data overgebracht in zijn originele vorm (dus zonder ‘plat te slaan’) en er is gelukt om visualisaties ervan te verzorgen.

2

In de Programmabegroting voor 2024 was nog geen raming opgenomen. Vanaf Programmabegroting 2025 is dat wel het geval, daarin was voor 2025 2 Tb geraamd, dat per 2024 dus al behaald is.

7

Aan het E-loket Bouwdossiers, een web-portaal waarmee de bouwvergunningen (o.a. tekeningen en berekeningen) makkelijk digitaal kunnen worden aangevraagd en online worden ingezien door zowel de ambtenaar als de inwoner, wordt op dit moment door 8 van de 9 gemeenten gebruik gemaakt. Het Algemeen Bestuur heeft in de vergadering van 10 juli 2024 besloten om de kosten voor de dienstverlening niet meer apart in rekening te brengen, maar onder te brengen in de gemeentelijke bijdrage. Dit leidt tot een daling van de administratieve lasten en tevens zijn per 2026 de aanvragen kosteloos voor gemeente en burger en wordt voldaan aan de wettelijke bepalingen op dit gebied. In 2023 is het aantal door onszelf gescande bouwdossiers uitgebreid tot 9.982 (2023: 8.494). Vanwege de overbrengingen van reeds gedigitaliseerde bouwdossiers staan er eind 2024 217.868 bouwdossiers online (eind 2023: 215.328). Ook het aantal downloads is weer flink toegenomen: sinds 2016 zijn er ruim 470.000 (stand 2023: 288.000) downloads uitgevoerd. Digitaliseren op verzoek: Deze mogelijkheid om vanuit huis gratis een archiefstuk te laten scannen bevordert de openbaarheid en raadpleegbaarheid van de archieven. Dit sluit aan op de Wet open overheid (WOO) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). In het afgelopen jaar zijn voor klanten 215 (2023: 169) archiefstukken in dit kader gedigitaliseerd.

Daarnaast zijn er op verzoek van aangesloten gemeenten ca. 250 (2023: 190) dossiers gescand. Totaal zijn er dus circa 465 (2023: 359) dossiers en archiefstukken gedigitaliseerd.

Toezicht & Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten (art.32 Archiefwet 1995). In het kader hiervan zijn de onderstaande werkzaamheden verricht. Inspectie: Op basis van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) is verslag uitgebracht aan de colleges van B&W van de aangesloten gemeenten en de dagelijks besturen van de GGD Hollands Noorden, Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en Werkorganisatie BUCH. Naar aanleiding van deze KPI-verslaglegging is voor de aangesloten gemeenten een benchmark uitgewerkt waarbij door middel van kleuren in één oogopslag duidelijk wordt hoe de gemeenten in kwestie ten opzichte van elkaar presteren. Daarnaast zijn er in de eerste helft van 2024 aspectinspecties uitgevoerd bij de gemeenten Alkmaar en Hollands Kroon. De inspectie bij de gemeente Alkmaar richtte zich specifiek op de volledigheid en kwaliteit van zaakdossiers van verstrekte omgevingsvergunningen. Bij de gemeente Hollands Kroon richtte de inspectie zich op de organisatie van het informatiebeheer. De bevindingen zijn gerapporteerd aan de colleges van B&W. In de tweede helft van 2024 is bij de gemeente Alkmaar een inspectie gehouden inzake de organisatie van het informatiebeheer. Begin 2025 zal hierover verslag uitgebracht worden aan het college van B&W.

Strategisch Informatie Overleggen (SIO's) hebben plaatsgevonden bij de gemeenten Alkmaar, Schagen en de gemeenschappelijke regeling GGD Hollands Noorden.

8

Wettelijke adviestaak: In 2024 zijn adviezen (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) uitgebracht over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer. Op grond van de beheerregelingen van de gemeenten Den Helder en Texel en de gemeenschappelijke regelingen Recreatieschap Geestmerambacht en Zaffier zijn adviezen uitgebracht over het voorgenomen besluit van die organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties. In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven zijn de ontwikkelingen gevolgd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Dijk en Waard en Hollands Kroon, Schagen en de gemeenschappelijke regelingen Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, Vuilverbrandingsinstallatie Alkmaar en omstreken en Zaffier. Waar nodig zijn kaders gesteld en is advies gegeven. Om voorbereid te zijn op de komst van de nieuwe Archiefwet is de huidige methodiek en verslaglegging omtrent de KPI-monitoring en het inspectiebeleid tegen het licht gehouden.

Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. Het Regionaal Archief zet in op kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan de bezoekers, zowel de fysieke bezoekers in het pand als bezoekers cq. gebruikers van website en social media. De geformuleerde doelen waren: • Meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand als via internet; • Vergroting van het bereik door inzet van sociale media; • Klanttevredenheid bovengemiddeld. Door de publieksparticipatie wil het Regionaal Archief zich ontwikkelen tot een ‘historische werkplaats’, waar de in geschiedenis geïnteresseerde bezoeker niet alleen de geschiedenis bestudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek uit te dragen. Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerden te verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en expositie. Ook de educatieve activiteiten, zowel voor scholieren als volwassenen, speler hierbij een grote rol.

Daarnaast heeft het Regionaal Archief ook de plicht om te voldoen aan het wettelijk recht dat elke burger heeft om de archieven die het Regionaal Archief Alkmaar beheert kosteloos te raadplegen. Hiertoe kan men vier dagen per week terecht in de studiezaal.

9

Gerealiseerd: Aantal bezoeken studiezaal Educatie (aantal leerlingen) Rondleidingen, presentaties, evenementen (intern) Cursussen Totaal bezoekers

Aantal paginaweergaven website Aantal ‘volgers’ Facebook Aantal ‘volgers’ X (voorheen Twitter) Aantal ‘overige socials’ (Instagram, YouTube etc.) Aantal chats Aantal telefonische vragen via studiezaal Aantal (aan)vragen via de mail

werkelijk 2023 2.479 869 750 111 4.209

begroot 2024 2.500 4.5003

werkelijk 2024 2.396 1.107 1.079 96 4.678

2.544.270 5.562 2.387 7.400 383 600

-4 5.500 2.500 -

2.629.754 5.738 2.348 9.103 431 715 1.939

-

Het totale gebruik van social media laat nog steeds een lichte stijging zien, waarbij ‘X’ de enige uitzondering is. In november is als test begonnen met ‘Bluesky’, wat resulteerde in 138 gebruikers aan het einde van het jaar. Het studiezaalbezoek laat een lichte daling zien, waardoor ook het aantal in de studiezaal aangevraagde dossiers is iets gedaald: 4637 t.o.v. 5157 in 2023, dit is exclusief de aanvragen voor bibliotheek en atlas. Daarentegen laat het totale bezoek inclusief activiteiten juist een lichte stijging zien. Zo trok de open dag in november, met als thema ‘Muziek in het Archief’ 350 bezoekers. Ook zijn er dit jaar weer meer leerlingen ontvangen, waarbij nieuwe samenwerkingen zijn aangegaan met de IPABO, waarvan 78 studenten zijn ontvangen, en met het Daltoncollege, waarvan alle brugklassen op bezoek zijn geweest. De cijfers zijn exclusief de evenementen buitenshuis waar we aan hebben meegewerkt, zoals de lezingenreeks van het Alkmaars Historisch Café (321 bezoekers), Open Monumentendag in de Grote Kerk, enkele lezingen en presentaties van onze medewerkers elders en meerdere ontvangsten van gemeenteraden en colleges van aangesloten gemeenten.

Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximumaantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studiezaal in dagdelen

3 4

238 46 8x per week

Het totaal aantal voor educatie, rondleidingen etc. en cursussen was niet uitgesplitst en in totaal begroot op 2.000 Door verandering van statistische gegevens van Google Analytics waren eerdere cijfers niet vergelijkbaar.

10

Digitalisering De gestelde doelen waren: • Verdere digitalisering van primaire bronnen; • Mede met behulp van de inzet van vrijwilligers deze gedigitaliseerde bronnen ontsluiten via internet; • Het gebruik van deze bronnen promoten, door marketing en educatie. Gerealiseerd: Aantal pagina’s digitaliseren: • bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.) • atlas (prenten, foto’s, tekeningen, kaarten etc.) • archieven (o.m. genealogische bestanden)

werkelijk 2023

begroot 2024

werkelijk 2024

17.386 11.700 55.000

50.000 7.500 100.000

20.279 13.432 60.000

In 2024 zijn de openbare delen van de militieregisters en de gaardersarchieven gescand, een nuttige bron voor onderzoek is op deze manier online te raadplegen. Het gaat daarbij om ongeveer 34 meter archief. Aan de beeldbank zijn naast enkele particuliere collecties (van Henk Koomen en Fred Jostmeijer) onder meer de gemeentelijke beeldcollecties van de voormalige gemeenten Anna Paulowna en Wieringen toegevoegd. Daarnaast zijn er in totaal ruim 20.000 pagina’s van de Schager Courant en de Egmondsche Badbode gedigitaliseerd. In 2024 zijn er ruim 37.000 pagina’s toegevoegd aan de tijdschriftenviewer, waaronder enkele titels die digitaal aangeleverd worden, zoals de Texelsche Courant en de Uitkijkpost. Een bijzondere aanvulling waren de jaargangen van de Nieuwe Texelsche Courant (1896-1921, 1923-1930). In 2024 hebben ca. 40 vrijwilligers gewerkt aan het toegankelijk maken van de genealogische bronnen, de bouwvergunningen en de beeldbank. Zo bevat de database op dit moment 2.990.862 (2023: 2.858.917) persoonsnamen. Een andere groep van circa 25 vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch belangrijke archiefbronnen.

Dankzij de digitalisering en het werk van de vrijwilligers zijn steeds meer regionale bronnen 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar familie en woon- en/of geboorteplaats en –streek.

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening Om de doelstelling te bereiken wordt gestreefd naar samenwerking met de lokale partijen. Het belangrijkst hierbij is het beschikbaar stellen van de infrastructuur van het Regionaal Archief voor met name historische verenigingen, t.w.: • Beschikbaar stellen van de digitale infrastructuur (o.m. de beeldbank en tijdschriftenviewer) van het Regionaal Archief zodat verenigingen hun eigen collecties kunnen tonen, terwijl deze ook integraal doorzoekbaar zijn via de website van het RHCA; • Beschikbaar stellen van het archiefdepot voor opslag van unieke (papieren) collecties van deze verenigingen en erfgoedinstellingen, om deze te behouden voor verval en/of schade; • Samenwerken bij het ontsluiten van deze bronnen. Ook dit jaar zijn er in de tijdschriftenviewer weer ruim 3.000 pagina’s opgenomen van 25 tijdschriften van historische verenigingen uit de regio, die daarmee op woord digitaal doorzoekbaar zijn via onze website.

11

Er maken acht historische verenigingen gebruik van de mogelijkheid om (delen van) hun beeldcollecties via de beeldbank van het Regionaal Archief op internet beschikbaar te stellen. Van het uitgebreidere platform, waar de historische verenigingen en kleinere musea hun collectie kunnen opnemen en op hun eigen website of die van het Regionaal Archief beschikbaar stellen voor het brede publiek, maken inmiddels meerdere instellingen gebruik. Het Museum van Egmond is in 2024 toegetreden als deelnemer, terwijl meerdere instellingen zich hier op voorbereiden.

Organisatie De organisatie ziet er globaal als volgt uit:

Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Directie

Collectiebeheer & Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

‘Wat heeft het gekost?’

Baten en lasten 2024 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 3.295.131 € 2.731.071 € 564.060 positief

Als gevolg de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen is de exploitatie verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead en de onttrekkingen aan de reserves, ontstaat het uiteindelijke resultaat van € 40.815 positief.

12

1.1.1 Baten en Lasten Regionaal Archief 2024 Ove rzicht b ate n e n laste n Re alisatie 2024 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Sald o van b ate n e n laste n Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Mutatie re se rve s

Bate n

Laste n

3.295.131

2.731.071

564.060

34.746

557.991

-523.244

3.329.877

3.289.062

40.815

-

Re sultaat

Sald o

3.329.877

3.289.062

40.815

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. Het positiever resultaat over 2024 is voornamelijk het gevolg van hoger dan begrote opbrengsten op aanvullende diensten en hogere renteopbrengsten. Hier tegenover staan hogere lasten van huisvesting, automatisering en diverse overige zaken. Deels staan tegenover de hogere opbrengsten ook hogere lasten maar het uiteindelijke resultaat blijft positief. Zie de jaarrekening voor een nadere toelichting.

13

1.2

Paragrafen

1.2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van het RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. De Algemene Reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Eind 2024 (voor de bestemming van het resultaat over 2024 van € 40.815 positief) bedroeg het eigen vermogen van het RHCA € 395.761. Dit was als volgt verdeeld: Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging Totaal reserves

€ 75.287 € 279.659 € 354.946

Nog te bestemmen resultaat

€

40.815

Algemene Reserve De Algemene Reserve bedroeg per 1-1-2024 € 75.287. Het maximum dat is ingesteld voor de algemene reserve bedraagt 2,5% van het kostentotaal. Eind 2024 bedraagt dit maximum € 82.227. In het voorstel voor resultaatbestemming wordt daarom een aanvulling van de algemene reserve van € 6.940 opgenomen. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2022 besloten tot het vormen van een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging. Deze is gevormd uit de resultaten van eerdere bestemmingsreserves voor Digitalisering, voor Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten en het positief resultaat over 2022. In totaal bedraagt deze reserve eind 2024 € 279.659. De reserve is gevormd om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting, met name vanwege het hoge energieverbruik van de klimaatinstallatie, die inmiddels deels afgeschreven is. In 2024 is door het AB ingestemd met het voorstel om deze middelen in te gaan zetten om samen met de verhuurder van het pand om verduurzaming van het pand te realiseren, die enerzijds leidt tot lagere energielasten en anderzijds een positief milieueffect heeft. In 2024 is een begin gemaakt met de planvorming en in 2025 zal dit zijn vervolg krijgen.

Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen Begin 2025 zijn (conform de Kadernota 2026) de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: Benodigde weerstandscapaciteit 1. Minder opbrengst aanvullende diensten 2. Hogere energiekosten

Maximaal risico € 50.000 € 70.000

Risico Laag Hoog

Bedrag risico € 12.500 € 52.500 € 65.000

Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op het depotgebruik betreft voornamelijk de mogelijkheid dat derde-partijen die archief bij ons hebben geplaatst, contracten opzeggen. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen.

14

2. De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Inmiddels lijkt er enige rust op de energiemarkt weergekeerd te zijn, maar voor de langere termijn blijft het onzeker. Op dit moment zijn de gestegen energiekosten meegenomen in de begroting, maar het risico op prijsstijgingen blijft. Bij een schatting van een maximaal risico van € 70.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 52.500. In het kader hiervan kan ook het streven naar een meer energieneutrale klimaatinstallatie genoemd worden. Eind 2024 is de planfase goeddeels doorlopen en is een start gemaakt met de uitwerking. Het resultaat zal een positief effect hebben op het energieverbruik, maar vooralsnog is dit risico nog gelijk gehouden aan hetgeen hierover in de programmabegroting 2025 is opgenomen. In totaal resulteert dit in de volgende bedragen voor benodigd weerstandsvermogen: Bedrag Kans op Benodigd Onderwerp voordoen weerstandsin 2025 vermogen € 50.000 25% € 12.500 1. Minder opbrengst aanvullende diensten € 70.000 75% € 52.500 2. Hogere energiekosten Totaal benodigd weerstandsvermogen:

€ 65.000

Beschikbaar weerstandsvermogen (algemene reserve):

€ 75.287

De stand van de Algemene Reserve per eind 2024 bedraagt voor resultaatbestemming € 75.287 zodat het weerstandsvermogen voldoende is om de aanwezige risico’s per eind 2024 te dekken.

1.2.2

Bedrijfsvoering

Ondersteuning De financiële ondersteuning en de ondersteuning op het gebied van personeelszaken is uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Ondersteuning op het gebied van automatisering en facilitair beheer verzorgt het RHCA deels zelf en wordt deels uitbesteed. Automatisering Het automatiseringsbeleid blijft, naast het ontwikkelen van het e-depot, gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Investeringsbeleid In het kader van de voorschriften BBV zullen de vervangingen die een langere economische levensduur hebben, moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat aanschaffingen kleiner dan € 10.000 niet als investeringen worden gezien. Financiele rechtmatigheid Met ingang van het verslagjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief rechtmatigheids-verantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording is in paragraaf 3.1 opgenomen. In overeenstemming met het Controleprotocol van het Regionaal Archief en de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV geeft het dagelijks bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting op geconstateerde rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden, indien deze de door het algemeen bestuur op 21 november 2024 vastgestelde rapportagegrens van € 33.000 (1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves) overschrijden.

Bij overschrijding van de rapportagegrens wordt bovendien aangegeven welke maatregelen worden genomen om betreffende rechtmatigheidsafwijkingen in de toekomst te

15

voorkomen. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In het verslagjaar 2024 zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd, die niet-acceptabel zijn. Er is wel een onduidelijkheid geconstateerd ten aanzien van de aanbestedingswet. Deze onduidelijkheid van € 13.000 valt binnen de rapportagegrens van € 33.000. Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. In de financiële verordening Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zijn de afspraken opgenomen over begrotingsrechtmatigheid. Het uitgangspunt is het niveau van baten en lasten, waarop het algemeen bestuur de begroting heeft vastgesteld alsmede de investeringen. De jaarrekening 2024 laat met betrekking tot de lasten een overschrijding zien van € 69.000 ten opzichte van de begroting 2024. Deze overschrijding past binnen het voorafgestelde beleid, de financiële verordening, omdat dit bij de tussentijdse cijfers aan het Algemeen Bestuur is gemeld. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen.

De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Op basis van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle en bevindingen is gesteld dat Regionaal Archief voldoet aan de eisen van het voorwaardencriterium en geen financiële rechtmatigheidsfouten heeft aangetroffen. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen. Het gaat hierbij om M&O risico’s bij regelingen waarbij externe belanghebbenden buiten het Regionaal Archief Alkmaar in het kader van regelingen gegevens moeten verstrekken om financiële middelen te verkrijgen (bijvoorbeeld bij het verstrekken van uitkeringen en voorzieningen in het sociaal domein, verstrekken van subsidies, vergunningverlening, leges etc). Het Regionaal Archief heeft hiervoor een notitie misbruik & oneigenlijk gebruik opgesteld en vastgesteld.

Het Regionaal Archief Alkmaar kent dergelijke regelingen niet en het is daarom niet noodzakelijk om aanvullende regels te stellen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik. Er zijn geen rechtmatigheidsafwijkingen bekend. Frauderisicobeheersing Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude, dat vanuit controlestandaarden van de accountant als volgt gedefinieerd kan worden ‘Een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen’. In de Financiële verordening Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zijn de uitgangspunten opgenomen voor de financiële organisatie, financieel beheer en interne controle. Dit vormt tevens de basis voor de frauderisicobeheersing. Het Regionaal Archief heeft (deels via de GGD Hollands Noorden) de volgende maatregelen getroffen: • Er zijn interne controleprocedures geïmplementeerd die ervoor zorgen dat financiële transacties nauwkeurig worden geregistreerd en gecontroleerd.

16

• • •

Duidelijke scheiding van taken binnen de (financiële) organisatie. Er is toezicht en monitoring op financiële activiteiten. De uitvoering van verbijzonderde interne controles in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kent Het Regionaal Archief Alkmaar preventieve maatregelen in de vorm van integriteitseisen die verwoord zijn in het personeelshandboek. Deze eisen bevatten gedragsnormen en ethische richtlijnen die de basis vormen voor een integere en ethische bedrijfscultuur. Dit kan het bewustzijn vergroten en fungeren als een preventieve maatregel tegen fraude. Er zijn geen gevallen van fraude bekend. Toelichting bij evaluatie van rechtmatigheid 2023 Iedere afwijking van de begroting is in basis onrechtmatig. Dit is bijvoorbeeld ook van toepassing bij hogere baten of lagere lasten dan begroot. In de financiele verordening kunnen afspraken gemaakt worden over begrotingsrechtmatigheid met betrekking tot tijdig melden en over passend binnen bestaand beleid en daarmee acceptabel is. Het RHCA gaat onderzoeken om de financiele verordening zodanig aan te passen dat dergelijke (theoretische) afwijkingen passen binnen bestaand beleid en/of dat melden bij de jaarrekening tijdig is. 1.2.3

Beleidsindicatoren

In de onderstaande tabel zijn de volgens het BBW relevante beleidsindicatoren opgenomen. Omschrijving

Score

Inwoners (1-1-2023; de basis voor de berekening) Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

459.020 1.622.181 3,53

Formatie (exclusief inhuur) Formatie per 1.000 inwoners

21,21 0,041

Bezetting (exclusief inhuur) Bezetting per 1.000 inwoners

18,91 0,041

Kosten inhuur derden Loonsom (exclusief overige personeelslasten) Externe inhuur in % van loonsom

302.187 1.580.501 19,12%

Overheadlasten Totale lasten Overhead in % van totale lasten

557.991 3.289.062 16,97%

1.2.4

Onderhoud kapitaalgoederen

Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen die bij het Regionaal Archief aanwezig zijn, hadden per 31-12-2023 een boekwaarde van € 14.355. Investeringen zijn in 2024 niet gedaan en er is € 8.220 afgeschreven zodat de boekwaarde per 31-12-2024 een totaal heeft van € 6.136 bedraagt. Zie voor een nader inzicht in het verloop van de boekwaarde de toelichting op de balans op pagina 28. De boekwaarde bestaat geheel uit machines/apparaten en installaties.

17

1.2.5

Financiering

Algemeen De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de programma’s. De treasuryfunctie omvat de financiering van beleid en het uitzetten van geldmiddelen die niet direct nodig zijn. Het in het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut vormt het kader voor het uitvoeren van de treasuryfunctie. Hieronder gaan we in op de belangrijkste onderdelen ervan. Renterisico Er zijn geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. De financiële positie van het Regionaal Archief gaf in 2024 geen aanleiding om externe financiering af te sluiten. Rentevisie De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van het Regionaal Archief is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het Regionaal Archief heeft geen gelden verstrekt en loopt daardoor geen kredietrisico. Verder heeft het Regionaal Archief geen garanties verstrekt. Koersrisico Het Regionaal Archief heeft geen vastrentende gelden uitstaan. Derivaten Het Regionaal Archief zal geen derivaten gebruiken. EMU-saldo Het resultaat vóór mutaties in de reserves bedraagt € 40.815 positief. Vermeerderd met de afschrijvingen (€ 8.220) en verminderd met de investeringen (€ 0), bedraagt het EMU-saldo over 2024 € 49.035.

Beoordeling financiële positie De financiële positie van het Regionaal Archief is ondanks het negatieve resultaat goed te noemen. De Algemene Reserve is op het maximale niveau van 2,5% van de lasten en er is een bestemmingsreserve aanwezig voor de risico’s die worden gelopen. Het resultaat over 2024 is positief. De reden hiervoor wordt voornamelijk gevormd door hogere baten uit aanvullende dienstverlening en rentebaten. Hier tegenover staan hogere lasten van huisvesting, automatisering en een aantal andere minder omvangrijke zaken. De kostenoverschrijding is minder omvangrijk dan de hoger dan begrote opbrengsten zodat een positief saldo resulteert. Als gevolg van de nog steeds positieve financiële positie en tevens door afspraken omtrent het betaaltempo van de gemeentelijke bijdragen is het niet noodzakelijk geweest om externe financiering aan te trekken. Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het RHCA niet van toepassing.

18

Kengetal

Verloop van de kengetallen streefwaarden realisatie 2023 begroting 2024 realisatie 2024

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

<5%

-11,4%

-8,8%

-11,7%

<5% 5-10% 2,5%

-11,4% 24,9% 1,2%

-8,8% 29,4% 0,5%

-11,7% 24,4% 0,9%

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2024 -389.625 / 3.329.877 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. De schuldquote is eind 2024 van vergelijkbare omvang met eind 2023. Er is geen sprake van een netto schuld en dus is dit kengetal kleiner dan nul. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. Definitie: Berekening 2024 (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% 395.761/ 1.624.142 x 100% De solvabiliteit is wat lager dan begrotingsniveau maar met 24,4% goed te noemen. Het Regionaal Archief is financieel gezond en staat er qua solvabiliteit prima voor. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Definitie: Berekening 2024 (Saldo van de structurele baten en lasten en 30.053 / 3.329.877 x 100% saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl.

mutaties reserves)) x 100% Dit kengetal is iets lager dan eind 2023. De lasten zijn bijna volledig structureel en slechts beperkt te beïnvloeden en de baten blijven voor het gedeelte boven de gemeentelijke bijdragen afhankelijk van

19

externe partijen. Dit houdt een mogelijkheid in dat deze wegvallen en dus minder structureel zijn dan de lasten. De omvang van de baten blijft afhankelijk van de lopende contracten. 1.2.6

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten

Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

1.2.7

Realisatie 2023 Begroting 2024 Realisatie 2024 2.060 34.746 505.580 524.400 557.991 503.520-

524.400-

523.244-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in het werkgebied bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties. 1.2.8 Vennootschapsbelasting Per 2016 zijn de decentrale overheden en dus ook het Regionaal Archief onder Vennootschapsbelasting (VPB) komen te vallen. Een groot deel van de taken van het Regionaal Archief is vrijgesteld. Voor met name de dienstverlening aan derden valt het Regionaal Archief echter wel onder de vennootschapsbelasting. De aangiften vennootschapsbelasting tot en met 2023 zijn vastgesteld en er is geen vennootschapsbelasting verschuldigd. De aangifte over 2024 toont evenmin een te betalen bedrag maar deze is nog niet vastgesteld.

20

2. JAARREKENING

21

2.1.

BALANS (in €)

ACTIVA

31-12-2024

31-12-2023

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut : Overige investeringen met een economisch nut

6.136

14.355

6.136

Totaal vaste activa

14.355 6.136

14.355

1.309.308

988.735

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

1.309.225 84

Liquide middelen Kassaldo Banksaldi

982.847 5.889 242.786

244.768

1.772 241.015

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen .

1.608 243.161 65.912

178.544

65.912

178.544

Totaal vlottende activa

1.618.006

1.412.047

TOTAAL

1.624.142

1.426.402

PASSIVA

31-12-2024

31-12-2023

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming

395.761 75.287 279.659 40.815

Totaal vaste passiva

354.946

-

69.302 322.346 36.703

395.761

354.946

VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

54.878 54.878

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

37.363 37.363

1.173.503

1.034.094

380.467

273.436

793.036

760.659

Totaal vlottende passiva

1.228.381

1.071.457

TOTAAL

1.624.142

1.426.402

22

2.2 PROGRAMMAREKENING 2024 (in €) Baten en lasten Regionaal Archief per programma Baten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal baten

Realisatie 2023 Begroting 2024 Realisatie 2024 2.972.701 3.219.884 3.295.131 2.060 34.746 2.974.761 3.219.884 3.329.877

Lasten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal lasten

Realisatie 2023 Begroting 2024 Realisatie 2024 2.505.884 2.695.484 2.731.071 505.580 524.400 557.991 3.011.464 3.219.884 3.289.062

Saldo van baten en lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves Resultaat

36.703-

-

40.815

-

-

-

36.703-

-

40.815

Toelichting op baten en lasten Ten opzichte van de begroting is er in totaal een overschrijding te zien op de lasten van 2,15% (€ 69.178 ten opzichte van € 3.219.884). Ten opzichte van de tussentijdse cijfers is een onderschrijding te zien van € 34.498. Hoger dan begrote lasten voor met name huisvesting en automatisering, alsmede enkele kleinere verschillen vormen de oorzaak hiervoor. De overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting wordt ruimschoots gecompenseerd door hogere opbrengsten. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. In de tussentijdse cijfers is de verwachting gedeeld dat het saldo € 33.802 positief zou worden. Het uiteindelijke saldo is nog iets hoger uitgevallen door oorzaken die binnen het beleid van het Regionaal Archief passen. Het uiteindelijke positieve saldo bedraagt € 40.815. De Algemene Reserve bedraagt per 31-12-2024 € 75.287, zijnde de maximale toegestane omvang per eind 2023. Het maximum van de algemene reserve per eind 2024 bedraagt € 82.227 (2,5% van het kostentotaal). In het voorstel voor resultaatbestemming zal o.a. een voorgestelde dotatie opgenomen zijn om te komen tot dit maximum.

23

2.3.

TOELICHTINGEN

2.3.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarvoor door het Algemeen Bestuur op 6 december 2023 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. De in de onderhavige jaarrekening gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn gebaseerd op continuïteitsveronderstellingen. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van activa en passiva alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd.

Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht. Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening, het controleprotocol van het Regionaal Historisch Centrum en op basis van de kadernota rechtmatigheid 2024. Dit betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties. - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 10 juli 2024 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld. o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten in principe onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn.

Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld. o Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

24

-

De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede onze eigen verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 3% (€ 99.000) waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. o Een rapporteringstolerantie van 1% (€ 33.000 ) waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa: - Investeringen met een economisch nut; - Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; - Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Investeringen met een economisch nut > € 10.000 worden geactiveerd. Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van de geactiveerde objecten en voorzieningen.

Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde. De afschrijvingstermijnen voor materiële vaste activa met economisch nut zijn toegepast volgens de financiële verordening: De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Bedrijfsgebouwen 25 jaar Machines, apparaten en installaties 4 tot 10 jaar Overige materiële vaste activa (Digitalisering) 10 jaar Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht. Liquide middelen Liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht.

25

Eigen vermogen In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van het algemeen bestuur. Daarom worden reserves ook wel onderverdeeld in algemene en bestemmingsreserves. Zodra het algemeen bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het een algemene reserve genoemd. Mutaties in reserves zijn enkel mogelijk op basis van een besluit van het algemeen bestuur voor het einde van het betreffende begrotingsjaar. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi-) publieke sector heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zich gehouden aan de Beleidsregels WNT 2024.

26

2.3.2

Toelichting op de balans

ACTIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2024 31-12-2023 Overige investeringen met een economisch nut

6.136

14.355

De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2024 31-12-2023 6.136 14.355 6.136 14.355

Onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per 31-12-2023 14.355 14.355

Investeringen -

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Gemeenten Rijk (vordering i.v.m. Schatkistbankieren) Vorderingen op openbare lichamen

31-12-2024 528.717 780.508 1.309.225

31-12-2023 160 982.687 982.847

Overige vorderingen Debiteuren Stand ultimo boekjaar

31-12-2024 84 84

31-12-2023 5.889 5.889

31-12-2024 1.772 241.015 242.786

31-12-2023 1.608 243.161 244.768

Liquide middelen

Kassaldo Banksaldi Stand ultimo boekjaar

27

Bijdragen derden -

Afschrijvingen 8.220 8.220

Boekwaarde per 31-12-2024 6.136 6.136

Overlopende activa Overlopende activa

31-12-2024

31-12-2023

-

-

Fox/WSO-systeembeheer

16.873

13.510

Vitec Memorix

10.192

122.176

Gebruikersvereniging Ambachtsschool

5.065

3.246

Overige

33.782

39.611

Totaal

65.912

178.544

De van EU, Rijk en provincies nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op specifieke uitkeringen: Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen:

28

PASSIVA Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal

31-12-2024 31-12-2023 75.287 69.302 279.659 322.346 40.815 36.703395.761 354.946

Het verloop van de reserves wordt in onderstaand overzicht weergegeven:

Reserves Algemene reserve Bestemmingsreserves: - Duurzaamheid en lastenstijging Totaal

Onttrekkingen uit Bestemming bestemmingsresultaat reserve vorig boekjaar 31-12-2024 31-12-2023 Toevoeging 69.302 5.985 75.287 322.346 391.648

-

-

42.688

279.659

- -

36.703

354.946

In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 juli 2024 is de programmaverantwoording over 2023 vastgesteld, waarbij is bepaald dat de Algemene Reserve wordt aangepast aan het maximum van 2,5% van het kostenniveau en waarbij de rest van het negatieve saldo (€ 42.687,67) gemuteerd wordt aan de te vormen bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging. Als gevolg hiervan heeft deze bestemmingsreserve per eind 2024 een omvang van € 279.659. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

Overige schulden < 1 jaar Totaal

31-12-2024 31-12-2023 54.878 37.363 54.878 37.363

Overlopende passiva De van Europese en Nederlandse overheids31-12-2024 31-12-2023 lichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten 793.036 760.659 Totaal 793.036 760.659

29

31-12-2024 31-12-2023 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen: Belastingdienst-Loonbelasting dec '24 ('23) 117.350 104.800 Belastingdienst-Omzetbelasting dec '24 ('23) 103.213 83.473 Te betalen salarisverplichtingen 1.029 1.812 Te betalen pensioenverplichtingen 42.129 18.809 Te betalen accountantskosten 5.018 7.000 Te betalen kosten externe inhuur Ypublic 12.260 Te betalen correctie dienstverlening 2020-2022 34.614 34.614 Te betalen Vitec memorix mbt 2024 (2023) 15.951 Vooruitontvangen project Videotulen+Slavernijverleden 15.772 4.233 Vooruitontvangen mbt Publicatieplatform WOO 21.754 Te betalen mbt project Slavernijverleden 13.329 Diversen 10.308 6.434 Totaal 380.467 273.436

30

2.3.3

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Voor de huisvesting van het Regionaal Archief aan de Bergerweg zijn twee contracten afgesloten. De huurverplichtingen voor het hoofdgebouw bedragen € 276.386 voor 2025. Het huurcontract hiervoor is afgesloten tot 12 december 2030. Voor het depot is voor 2025 € 633.003 verschuldigd. Dit contract heeft een looptijd tot 31 mei 2033. De verplichtingen voor dit contract voor de komende 10 jaar zijn als volgt: Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen Huur kantoor (contract tot 12 december 2030)

verplichting 2025 276.386

Huur depot (contract tot 31 mei 2033)

31

Verplichting na 1-5 jaar

>5 jaar t.m. 10 jaar

1.105.545

261.999

633.003

2.532.012

2.160.882

909.389

3.637.558

2.422.881

2.3.4 TOELICHTING OP DE PROGRAMMAREKENING Baten: Verrichte diensten Gemeentelijke bijdragen Rentebaten Incidentele baten Totaal baten

Realisatie 2023 208.342 2.718.505 29.131 18.783 2.974.761

Begroting 2024 177.989 3.041.895 3.219.884

Realisatie 2024 247.600 3.041.417 33.999 6.862 3.329.877

Lasten: Salarissen Overige personele lasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Kosten automatisering Digitalisering Materiële kosten Directe productkosten Incidentele lasten Totaal lasten

Realisatie 2023 1.437.586 50.536 202.585 8.545 946.185 160.415 12.939 86.916 63.420 42.337 3.011.464

Begroting 2024 1.682.385 44.108 177.640 20.220 955.933 174.117 54.270 61.793 49.419

Realisatie 2024 1.580.501 41.880 302.187 8.220 984.081 206.959 14.312 112.131 36.651 2.140 3.289.062

Saldo van baten en lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

Resultaat

3.219.884

36.703-

-

40.815

-

-

-

36.703-

-

40.815

Het resultaat over 2024 is positief, ondanks de in 2024 nog niet gecompenseerde CAO-aanpassing uit 2023. De hogere baten compenseren de hogere lasten ruimschoots. De oorzaak voor de hogere lasten is met name gelegen in hogere huisvestingslaten (energie) maar er zijn ook hogere personele lasten (incl inhuur), hogere materiële lasten (kleine aanschaffingen en wat extra onderhoud) en nagekomen incidentele lasten als gevolg van een correctie op eerdere opbrengsten. De hogere lasten worden goeddeels gecompenseerd door hogere opbrengsten dan begroot was (met name door renteontvangsten en diensten voor derden).

32

Analyse van het resultaat BATEN Verrichte diensten

Verrichte diensten

Realisatie 2023 208.342

Begroting 2024 177.989

Realisatie 2024 247.600

De opbrengsten zijn hoger dan begroot, met name door extra geleverde aanvullende diensten. Het vergelijkende cijfer voor 2023 is verminderd omdat de rentebaten apart gepresenteerd worden. Gemeentelijke bijdragen

Gemeentelijke bijdragen

Realisatie 2023 2.718.505

Begroting 2024 3.041.895

Realisatie 2024 3.041.417

Renteopbrengsten

Realisatie 2023 Begroting 2024 Realisatie 2024 Renteopbrengsten 29.131 0 33.999 In 2023 waren de renteopbrengsten opgenomen in de verrichte diensten. De verwachting is dat deze baten blijvend gerealiseerd kunnen worden. Om die reden worden ze met ingang van 2024 apart gepresenteerd. Incidentele baten

Incidentele baten

Realisatie 2023 18.783

Begroting 2024 0

Realisatie 2024 6.862

De incidentele baten in 2024 betreffen met name een nagekomen verzekeringsuitkering. LASTEN Personeelskosten

Salarissen Overige personele lasten Totaal Personeelskosten

Realisatie 2023 1.437.586 50.536 1.488.122

Begroting 2024 1.682.385 44.108 1.726.492

Realisatie 2024 1.580.501 41.880 1.622.380

Onder de post salarissen worden de salariskosten en de sociale lasten van de medewerkers van het Regionaal Archief verantwoord. Onder salariskosten wordt het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen lonen verstaan, vermeerderd met de sociale lasten, de uitbetaalde vakantiegeldrechten en de uitbetaalde eindejaarsuitkering. De sociale lasten betreffen de ter zake van de werknemersverzekeringen verschuldigde werkgeverslasten, evenals het werkgeversaandeel in de pensioenvoorziening. De overige personele lasten zijn kosten van personeelsvoorzieningen, reiskostenvergoedingen en overige personeelskosten. De gerealiseerde personeelskosten zijn in 2024 lager dan in de begroting opgenomen. De reden hiervoor is dat 2 medewerkers via externe inhuur werkzaam zijn geweest. Eind 2024 zijn deze medewerkers in dienst getreden. Door de aanwezige vacatureruimte was 2024 budgettaire ruimte aanwezig voor deze externe inhuur.

33

Personeel van derden

Personeel van derden

Realisatie 2023 202.585

Begroting 2024 177.640

Realisatie 2024 302.187

De kosten van personeel van derden zijn hoger als gevolg van tijdelijke inhuur op vacatureruimte. Kapitaallasten

Afschrijvingen investeringen

Realisatie 2023 8.545

Begroting 2024 20.220

Realisatie 2024 8.220

Realisatie 2023 946.185 946.185

Begroting 2024 955.933 955.933

Realisatie 2024 984.081 984.081

Huisvestingskosten

Bergerweg 1 Totaal Huisvestingskosten

De huisvestingskosten zijn aanzienlijk hoger uitgevallen dan begroot, met name als gevolg van de hogere energieprijzen die sinds eind 2022 door de verhuurder in rekening zijn gebracht. De energieprijzen lijken blijvend hoog te zijn. Kosten automatisering

Kosten automatisering

Realisatie 2023 160.415

Begroting 2024 174.117

Realisatie 2024 206.959

De kosten van automatsiering zijn hoger als gevolg van de realisatie van het WOO-platform voor een aantal deelnemers. Hier tegenover staan ook extra baten. Digitalisering

Digitalisering

Realisatie 2023 12.939

Begroting 2024 54.270

Realisatie 2024 14.312

In 2024 is minder uitgevoerd m.b.t. digitalisering. Indien de begroting hier in de toekomst ruimte voor biedt, zal er meer aandacht aan digitalisering besteed worden.

34

Materiële kosten Specificatie materiële kosten Aanschaf meubilair PR en voorlichting Kantoorbehoeften Frankeerkosten Telefoonkosten Representatiekosten Onderhoud kantoormachines Accountantskosten Bedrijfsgezondheidszorg Verzekeringen Kosten kopiëren Overige kosten Totaal Materiële kosten