Informatiebeleid 2018-2022 (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
met derden
over
de omgang van persoonsgegevens van onze inwoners/ondernemers.
Werken
onder
architectuur
Ten aanzien van ‘werken onder architectuur’ staat de gemeente Den Helder relatief aan het begin. Binnen de gemeente Den Helder is een groot aantal applicaties in gebruik. Jaarlijks gaat er veel van het ICT-budget op aan onderhoudskosten, licentiekosten, upgrades en aanpassingen aan pakketten. Integratie en sanering van applicaties is een continu proces. We volgen
daarbij landelijke enstandaarden voor uitwisselingarchitectuur. van gegevens vanuit de NORA (landelijke) GEMMA (gemeentelijke)
WARN l N G
Werken onder architectuur draagt bij aan uniformiteit, samenhang en
REDUNDANTE
bevordert een efficiënte informatievoorziening. Door in kaart te brengen
| FUNCTIONALITEIT
welke applicaties en gegevensstromen er zijn binnen de gemeente Den Helder voorkomen we dubbelingen in het applicatielandschap en houden we grip op kwaliteit en veiligheid van gegevens. Door aan te sluiten op landelijke standaarden wordt maximale uitwisselbaarheid tussen de landelijke basisregistraties en de eigen bedrijfskritische applicaties bereikt. Onze architectuurprincipes bieden een toetsingskader voor huidige - en toekomstige investeringen. Richtlijnen
e e
°
We werken volgens de richtlijn: ‘Eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik’ van gegevens. De gemeente is voorstander van het gebruik van open standaarden (pas toe-of-leg-uit). De gemeente gebruikt landelijke standaarden voor informatieoverdracht zoals StUF, RSGB, RGBZ, NEN 3610, Digikoppeling en ZTC2.0 Bij inkoop en aanbesteding op IT-gebied krijgt open source software een gelijke kans als closed source software.
° Bron: Autoriteit Persoonsgegevens (2017). Verantwoordingsplicht AVG. Zie website: nttps://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/verantwoordingsplicht Gemeente Den Helder - Informatiebeleid 2018-2022
Pagina 25 van 33
Sm
O]
e
De gemeente zorgt met portfoliomanagement ervan in bedrijfsprocessen.
e
Er wordt gestreefd naar zo min mogelijk informatiesystemen. Bij een wens voor een nieuwe applicatie wordt eerst gekeken naar wat al beschikbaar is en wat daarmee de mogelijkheden zijn. Bij de aanschaf van nieuwe applicaties wordt gekozen voor standaardfunctionaliteiten dus geen
°
voor continu
inzicht in applicaties en het gebruik
maatwerk.
e
Processen, applicaties en gegevensbronnen hiermee de verantwoordelijkheid voor compleetheid.
binnen de organisatie krijgen een eigenaar: hij/zij krijgt 0.a. de kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid en
Gemeente Den Helder - Informatiebeleid 2018-2022
Pagina 26 van 33
Sm
)
Bijlage 1: Verantwoording Dit document is opgesteld door Native Consulting in opdracht van de gemeente Den Helder in de periode augustus 2017 tot en met november 2017. Het informatiebeleid is tot stand gekomen dankzij de inbreng van een groot aantal mensen vanuit de gehele gemeentelijke organisatie. De verschillende sessies dienden daarbij om informatie op te halen, maar zeker ook betrokkenheid te creëren bij het informatiebeleid. Deze betrokkenheid is belangrijk geweest voor de kwaliteit van het informatiebeleid en blijft uiteraard belangrijk bij het verder versterken van de afstemming tussen organisatiedoelstellingen en gebruik van informatiesystemen en daarnaast ook tussen strategie en uitvoering. Aan de verschillende sessies en/of interviews is deelgenomen door onderstaande personen:
Naam (geanonimiseerd)
Afdeling Concernstaf
Functie Teamleider communicatie / bestuurszaken
(geanonimiseerd)
Concernstaf
Strategisch beleidsadviseur Concerncontrol
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
Concernstaf Concernstaf Concernstaf
Functioneel! applicatiebeheerder P&O Functioneel applicatiebeheerder Cognos Beleidsadviseur Onderzoek en Statistiek
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
cIso
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Teamleider
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Functioneel applicatiebeheerder FIN (JDE)
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
ICT-adviseur
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
IV-adviseur
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Webredacteur
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Functioneel applicatiebeheerder Corsa / ZKS
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
ICT-adviseur
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Teamleider
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Projectleider Dienstverlening
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Technisch applicatiebeheerder ZKS
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
ICT/GEO
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
ICT/GEO
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Teamleider BackOffice en Ondersteuning
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Afdelingsmanager Dienstverlening
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
ICT/GEO
(geanonimiseerd)
Gemeente
Den
Helder - Informatiebeleid
2018-2022
ICT
IV
Pagina 27 van 33
Sm
)
Naam
Afdeling
Functie
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
ICT-adviseur
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Teamleider KCC
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
Functioneel applicatiebeheerder Key28Z
(geanonimiseerd)
Dienstverlening
IV-adviseur
(geanonimiseerd)
Directie
Gemeentesecretaris
(geanonimiseerd)
Ruimte
(geanonimiseerd)
Ruimte en Economie
Projectleider Omgevingswet
(geanonimiseerd)
Ruimte en Economie
Teamleider Ingenieursbureau
(geanonimiseerd)
Ruimte en Economie
Adviseur (ruimtelijk) economische ontwikkeling
(geanonimiseerd)
Ruimte
en
Economie
Medewerker Vastgoed
(geanonimiseerd)
Ruimte
en
Economie
Teamleider Ruimte
(geanonimiseerd)
Ruimte
en
Economie
Projectleider Ingenieursbureau
(geanonimiseerd)
Sociaal Domein
Klantmanager Werk en Inkomen
(geanonimiseerd)
Sociaal Domein
Functioneel applicatiebeheerder GWS4ALL
(geanonimiseerd)
Sociaal Domein
Beleidsadviseur Sociaal
(geanonimiseerd)
Sociaal Domein
Teamleider Administratiecentrum
(geanonimiseerd)
Sociaal Domein
Extern adviseur Sociaal
(geanonimiseerd)
Sociaal Domein
Teamleider Jeugd
(geanonimiseerd)
Sociaal Domein
Afdelingsmanager SD
(geanonimiseerd)
Stadsbeheer
Afdelingsmanager SB
(geanonimiseerd)
Stadsbeheer
Functioneel applicatiebeheerder BOR
(geanonimiseerd)
Stadsbeheer
Teamleider Wijkbeheer
(geanonimiseerd)
Veiligheid, _ Vergunningen | Teamleider VVH-vergunningen Handhaving
(geanonimiseerd)
Veiligheid,
(geanonimiseerd)
Veiligheid,
(geanonimiseerd)
Veiligheid,
(geanonimiseerd)
Veiligheid,
Gemeente
Den
en
Economie
_ Vergunningen
Handhaving
Beleidsmedewerker
Domein
Domein
Openbare
Orde
en
Veiligheid
_ Vergunningen
Functioneel applicatiebeheerder WABO
_ Vergunningen
Afdelingsmanager VVH
_ Vergunningen
Medewerker Beleid / Specialist Openbare Orde
Handhaving
Handhavin:
Handhaving
Helder - Informatiebeleid
Afdelingsmanager Ruimte & Economie
2018-2022
n
Veiligheid
Pagina 28 van 33
Sm
O]
Bijlage 2: Bronvermelding Bij de totstandkoming van voorliggende rapportage zijn de volgende bronnen gebruikt: Autoriteit Persoonsgegevens (2017). Verantwoordingsplicht AVG. Website geraadpleegd in november 2017: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-
privacywetgeving/verantwoordingsplicht BZK (2013). Visiebrief digitale overheid 2017. Den Haag: Ministerie van Binnenlandse Zaken.
BZK (2015). Kamerbrief over voortgangsrapportage Digitaal 2017. Opgehaald https://www-rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2015/12/14/kamerbrief-over-
van:
voortgangsrapportage-digitaal-2017 Den Helder (2007). Strategische visie 2020. Den Helder (2011). Informatiebeleid 2012-2015. Van visie naar realisatie. Den Helder (2015). Den Helder Perspectief bestuursakkoord 2015-2018 Den Helder (2014). Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Den Helder. Den Helder (2016). Organisatievisie gemeente Den Helder. Werkgroep Organisatieontwikkeling. Den Helder (2018). Privacybeleid gemeente Den Helder (in concept). Digitale Overheid (2017). Stelsel Basisregistraties. Website geraadpleegd in november 2017: https://www.digitaleoverheid.nl.
Geonovum. (2017). Beleid en wetgeving m.b.t. geo-informatie. Website geraadpleegd in november 2017: https://www.geonovum.nl/wegwijzer/beleid-en-wetgeving Geonovum. (2015). GeoSamen. Den Haag:
http://www.geonovum.nl/sites/default/files/GeoSamen-online.pdf. Gillebaard et al. (2014), Handreiking Zelfredzaamheid en ICT: inventarisatie Digitale Informele Zorgdiensten en de potentie van Big Data en Open data. In opdracht van KING / VNG. lenM
(2014).
Bouwsteen
voor een
digitaal stelsel Omgevingswet.
Den
Haag:
Ministerie van
Infrastructuur en Milieu.
KING (2013), Eindadvies Verkenning Informatievoorziening Sociaal domein (VISD). Logius (2015). Tijdschrift Koppelvlak, editie januari 2015. Maes, R. (2003). Informatiemanagement in kaart gebracht. In: Maandblad voor Accountancy en
Bedrijfseconomie 77 (2003a) 11 p. 521-529. NORA (2017), Beschrijving zaakgericht werken. Opgehaald van NORAONLINE: http://www.noraonline.nl/wiki/Zaakgericht_Werken
NORA (2016), Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. http://www.noraonline.nl/wiki/NORA_online VNG.
(2015).
Factsheet
Digitaal
Stelsel
Opgehaald
Omgevingswet/VIVO.
van
NORAONLINE:
Opgehaald
van
VNG:
https://vng.nl/onderwerpenindex/ruimte-en-wonen/omgevingswetinvoering/publicaties/digitaal-stelsel-omgevingswetvivo
VNG. (2016). Digitale Agenda 2020. Het werk in 2017. Opgehaald van VNG: https://vng.nl/files/vng/brieven/2016/attachments/bijlage-digitale-agenda-2020-het-werk-in2017.pdf In deze rapportage worden onder de Creative Commons 3.0 (CC BY 3.0) enkele pictogrammen gebruikt. De auteurs van deze pictogrammen zijn Freepik en Gregor Cresnar. De luchtfoto op het voorblad is gemaakt door Peter van Aalst in oktober 2006.
Gemeente Den Helder - Informatiebeleid 2018-2022
Pagina 29 van 33
Sm
O]
Bijlage 3: Beknopte beschrijving archetypen In deze bijlage is een beknopte beschrijving weergegeven van de vijf door archetypen waarmee invulling kan worden gegeven aan het scenariodenken. Maximaal
Consulting
gedefinieerde
dienstverlenend
De burger op één! De gemeente gelooft n een maximale
de meerjarenbegroting is op orde, de gemeente intimacy:
Native
dicht
bij
de
klant.
Sturen
op
en betrouwbare dienstverlening en proven-technology,
wil geen early-adopter zijn. De gemeente gelooft in customer
optimale
dienstverlening
betekent
dat
de
gemeente
het
concept
Antwoord® blijft omarmen, en de burger in zoveel mogelijk van zijn behoeften tegemoet komt. Klanttevredenheid is dan de belangrijkste KPI. Outsourcing kan, maar dan alleen als de servicenorm gehaald wordt. De organisatie heeft de regie over de klantcontacten. In de bedrijfsvoering wordt gestreefd naar operational excellence. Innovatiefen modern
De
burger
is de
slimste,
modernste
en
goedkoopste
ambtenaar.
De
gemeente
gelooft
in
een
moderne
dienstverlening, de meerjarenbegroting is op orde, de gemeente durft innovatieve projecten en streeft daarmee naar product-leadership en/of operational excellence. Moderne dienstverlening en bedrijfsvoering rekening houdend
met de trends op het gebied
van sociale media,
mobiele devices, appifisering, Cloud, individualisering,
mondigheid van de burger, vergrijzing, eigen kracht en taakvolwassenheid. De gemeenten durft te experimenteren en nieuwe mogelijkheden te verkennen. De focus ligt op nieuw beleid en niet op de uitvoering. Kostenbewust
en sober
De laagste lasten meerjarenbegroting
voor de burger, de burger is de goedkoopste ambtenaar. De gemeente heeft de alleen op orde als er kritisch op de financiën wordt gelet. De gemeente past proven
technology toe om binnen de beperkte middelen de beste dienstverlening en/of bedrijfsvoering te organiseren: cost-leadership. De dienstverlening en bedrijfsvoering worden tegen de laagste kosten uitgevoerd. De gemeente stuurt volledig op operational excellence. Sturen op kosten betekent ook dat de dienstverlening geoutsourcet kan
worden naar een partij die goedkoper is. Goedkoop kan ook betekenen dat er geïnvesteerd wordt in nieuwe goedkopere technieken. Ook zijn aparte balies (dienstverlening, sociaal domein, omgeving) mogelijk omdat integratieproblemen te duur zijn. Elexibel
en schaalbaar
De flexibele, toekomstgerichte
overheid.
De gemeente
wil voorbereid
zijn op de grote
"gebeurtenissen"
zoals
majeure wetswijzigingen, outsourcing van bedrijfsvoering of dienstverlening, bestuurlijke fusies, etc. De gemeente gelooft dat verandering een continue factor is. De “adaptieve organisatie” kan dienen als wenkend perspectief om de maatschappelijke opgaven met kwaliteit uit te voeren, al dan niet in verschillende en wisselende
samenwerkingsverbanden.
Bij de
“adaptieve
organisatie”
wordt
de
bedrijfsvoering
domeinen
voorbereid
om
voortdurend met onzekerheden om te gaan. De scope van investeringen ‚ reorganisaties en veranderingen is 2 a 3
jaar, waarna binnen een domein alles weer kan veranderen. Traditioneel
Betrouwbaar door gewoon
te blijven. De gemeente
ziet belangrijke ontwikkelingen
in de toekomst,
maar ook
onzekerheden t.a.v. de snelheid en impact. De gemeente is al jarenlang bestuurlijk en ambtelijk stabiel, de meerjarenbegroting is op orde en de gemeente gelooft dt als het moet dat zijin staat zal zijn om in de gewenste
verandering mee te gaan: emerging strategie. De dienstverlening en bedrijfsvoering worden op een traditionele manier uitgevoerd. Veranderingen worden alleen doorgevoerd als er een overtuigend bewijs is dat het moet en voordelen oplevert, of wanneer wetgeving verplicht. De gemeente behoort tot de late majority met betrekking tot
het doorvoeren van veranderingen en innovaties. Een uitgebreide beschrijving van de archetypen is te vinden via deze Link
Gemeente Den Helder - Informatiebeleid 2018-2022
Pagina 30 van 33
Sm
O]
Bijlage 4: Doel Inspanningen Netwerk Onderstaand figuur behandelt het zogenaamde ‘Doel Inspanningen Netwerk. Bovenin dit model staan de zogenaamde ERdoelen, oftewel strategische doelen die eindigen op ‘“er'. Deze sleutelwoorden geven richting aan de verandering die wordt
nastreeft op het gebied van haar informatievoorziening (bijv. klantgerichter, vernieuwender, integraler). De ER-doelen zijn tijdens de snelkookpansessie vertaald in SMART ambities. Daarbij is het mogelijk dat meerdere ambities een bijdrage leveren aan de effectuering van de ER-doelen. Onderaan het model staan de inspanningen beschreven, namelijk de concrete activiteiten
die nodig zijn om de smart-doelen te verwezenlijken.
opmpegeenwenentey g
v
/
n
Preeesorng ZS e
oom
5
s ©
= = ö
x
a
H
£
È5
9
= H
z
E
A H &
H U)
£ E E H & 2
£
N
N S
N ò
Vernieuwender
S e
3 *}
[s]
Informatiebel: eO
Klantgerichter
Seen
ER-doelen
Gemeente Den Helder - Informatiebeleid 2018-2022
z
Eemteezsgpean
Ambitie
Inspanningen Pagina 31 van 33
Sm
O]
Bijlage 5: Proces actualiseren informatievoorziening Periodiek vindt er afstemming plaats tussen de ICT-adviseur en de vakafdeling voor het verzamelen van eisen en wensen met betrekking tot de informatievoorziening. Daarbij wordt onderstaand proces en tijdsschema gevolg:
Regiegroep +ICT
i adviseur M n om de
ur
adviseurs December Inventarisatie _ Beoordelen ljst Tistmetwensen _ |:— Inschating Aanvulen metkostenacvies
areig
7 -- Integrale beoordeiing Prioriteitsteling -Z Toelichtng vid afdelingn Akkoord benandeing Februari
Lijst voorzien
van advies
Regiegroep ICT
Uitvoerin D
/
Terugkoppeling haalbaarheid
waart
RegegroepICT
Beoordeling per wens
Î
_ _+
+ Oud geld (dek ing) Ruimte vragen
e
l
ICT projectplanning
Figuur 5. Proces voor het verzamelen van eisen en wensen met betrekking tot de informatievoorziening
Procesmatig zijn het de afdelingen die primair verantwoordelijk zijn voor het actualiseren van hun (deel van de) informatievoorziening. Zij zijn, als inhoudelijk deskundigen, op de hoogte van veranderende wettelijke regelingen welke een aanpassing van hun instrumentarium (incl. ICT) vraagt. Een
investeringsverzoek van een afdeling vindt plaats op basis van een ingediende businesscase’ bij de Regiegroep
ICT.
De
rol van
de
ICT-adviseur
is de
afdelingsmanager
te ondersteunen
bij zijn/haar
aanvragen.
De Regiegroep ICT legt zich toe op de strategische ontwikkeling van de informatievoorziening en waarborgt de onderlinge samenhang. Zij is verantwoordelijk voor het beoordelen en prioriteren van ingediende projecten in relatie tot de bedrijfsvoering en het informatiebeleid. De Regiegroep ICT stelt hiervoor (jaarlijks) een projectenkalender op en biedt deze aan voor besluitvorming aan de directie. Ze ziet toe op voortgang van projecten en rapporteert hierover. In geval van "Tussendoor klussen" bepaalt de Regiegroep ICT de prioriteit.
° In de business case worden onder meer nut & noodzaak, investerings- en exploitatiekosten, dekking, raakvlakken en risico's aangegeven.
Gemeente Den Helder - Informatiebeleid 2018-2022
Pagina 32 van 33
Sm
O]
Bijlage 6: Afkortingenlijst AIM
Activiteitenbesluit Internet module
AVG
Algemene Verordening Gegevensbescherming
BAG
Basisregistratie Adressen en Gebouwen
BGT
Basisregistratie Grootschalige Topografie
BIG
Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten
BOR
Beheer Openbare Ruimte
cISO
Chief Information Security Officer
DSO
Digitaal Stelsel Omgevingswet
FG
Functionaris Gegevensbescherming
GDI
Generieke Digitale Infrastructuur
GEMMA
Gemeentelijke ModelArchitectuur
GIS
Geografisch Informatiesysteem
ICT
Informatie- en Communicatie Technologie
loT
Internet of Things
KCC
Klant Contact Centrum
KING
KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten (nu VNG Realisatie)
MOR
Melding Openbare Ruimte
NORA
Nederlandse
oLO
Omgevingsloket online
PDOK
Publieke dienstverlening op de kaart (loket)
RGBZ
Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken
RSGB
Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens
StUF
Standaard UitwisselingsFormaat
TMLO
Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden
wDO
Wet Digitale Overheid (voorheen GDI)
WBP
Wet Bescherming Persoonsgegevens
zBO
Zelfstandig Bestuursorgaan
ZKS
Zaaksysteem
zTC
Zaaktypecatalogus
Gemeente
Den
Overheid
Helder - Informatiebeleid
ReferentieArchitectuur
2018-2022
Pagina 33 van 33