Eindrapportage-werkgroep-evaluatie-werkwijze-raad-2025.pdf

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. Op 17 maart 2025 heeft het presidium besloten een werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 in te stellen. De werkgroep is opgedragen de werkwijze van raad en commissies vóór 1 november 2025 te evalueren en breed gedragen aanbevelingen en suggesties op te nemen voor het overdrachtsdocument voor de bestuursperiode 2026-2030. Op april 2025 hebben wij een enquête uitgezet onder de raadsleden en de leden van het college van burgemeester en wethouders over de werkwijze van de raad. De enquête is door 23 raadsleden (74%) en 3 leden van het college van burgemeester en wethouders (38%) ingevuld. We zijn blij met de respons en hebben de resultaten als representatief aangemerkt. Er zijn 28 vragen gesteld die beantwoord konden worden met: voldoet, voldoet niet of geen mening. In onderstaand schema treft u de resultaten van de enquête aan. Groen = twee derde van de respondenten of meer (> 67%) geeft aan: voldoet Oranje = meer dan de helft maar minder dan twee derde (50% - 67%) geeft aan: voldoet Rood = minder dan de helft (< 50%) geeft aan: voldoet Algemeen

Raadsvergaderi ngen

Beeldvormen de avonden

Spreekrecht

Commissievergaderinge n Aanvangstijdsti p Spreekrecht

Commissiestels el Drie weken cyclus BOB-model

Aanvangstijdstip

Vragenkwartier

Onderwerpen

Beeldvormende avonden

Debat

Actuele onderwerpen

Betrekken van derden Afstemming met commissievergaderingen

Maandagavond vergaderavond Belangrijke onderwerpen Planning Kadernota en begroting Werkbezoeken

Spreektijden

AgenderingsVerzoeken Technische vragen Woordvoering Debat

Moties en amendementen

Opzet Onderwerpen

Advisering

De onderdelen in het groen hebben we niet nader beschouwd. De onderdelen die in het oranje of rood zijn weergegeven, hebben wij hieronder nader beschouwd mede aan de hand van de door de respondenten ingebrachte suggesties. Per onderdeel hebben we aanbevelingen en suggesties opgenomen. Op pagina 2 van deze rapportage is een samenvatting van alle voorstellen en opties gegeven.

1

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. De werkgroep Evaluatie helderberaad 2025, H. Weerstand-Slot M. Boessenkool M. Pastoor M. Huisman en R. de Jonge (ondersteuning).

2

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. SAMENVATTING AANBEVELINGEN EN SUGGESTIES Voorstellen waarbij nog keuzes te maken zijn Drie weken cyclus

Optie Optie *

Beeldvormende avond

Optie Optie * Optie * Voorstel Voorstel

Overgaan naar een politieke dag met een twee weken cyclus de volgorde van de cyclus aanpassen en over gaan op een 4 weken cyclus de huidige 3 weken cyclus handhaven De beeldvormende avonden in een marktvorm houden waarbij gebruik wordt gemaakt van meerdere vergaderruimten. Beeldvormende avonden niet meer uitzenden of op een andere manier (deels) uit te zenden. Beeldvorming meer in de commissievergaderingen laten plaatsvinden. Raadsleden of commissievoorzitters de beeldvormende avonden voor laten zitten.

* = deze opties hebben de voorkeur van de werkgroep Voorstellen waar over het algemeen draagvlak voor is. BOB-model

Voorstel

Kadernota en begroting

Voorstel Voorstel

Vragenkwartier

Voorstel

Debat raadsvergaderin gen

Voorstel

Spreektijdenrege ling

Voorstel

Technische vragen

Voorstel

Woordvoering commissie vergaderingen Raadscafé

Voorstel

De raad regelmatig wijzen op beïnvloedingsmogelijkheden van de bestuurlijke termijnkalender. In 2026 een Format Kadernota vaststellen. In 2026 een startmoment bepalen voor de bestuurlijke behandeling van de kadernota 2028 en volgende. In 2026 de term ‘spoedeisendheid’ nader definiëren en de raad laten beslissen over de actualiteit en spoedeisendheid. Het onderwerp debatvoering betrekken bij het programma voor de werkconferentie in 2026 en jaarlijks debattrainingen aan te bieden voor raads- en commissieleden. de spreektijdenregeling nader bezien ná de debattraining in 2026 en daaruit voortvloeiende acties (hangt met elkaar samen). Het instrument Technische vragen in het vierde kwartaal van 2026 evalueren. De woordvoering bij commissievergaderingen in het vierde kwartaal van 2026 evalueren.

Voorstel

De evaluatie van de pilot raadscafés in het eerste kwartaal van 2026 afwachten en dit verwerken in het overdrachtsdocument. In deze rapportage zijn de voorstellen en opties nader toegelicht en onderbouwd. 3

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025.

Voorstellen waarbij nog keuzes te maken zijn: Drie weken cyclus Momenteel vergaderen de raad en de commissies in een 3-weken cyclus: week 1 commissievergadering, week 2 beeldvormende avond, week 3 raadsvergadering, week 4 commissievergadering, enzovoort. De achterliggende gedachte bij de huidige volgorde was dat fracties tussen de commissievergaderingen en de raadsvergaderingen voldoende tijd hebben om onderwerpen (nogmaals) in de fractie te bespreken, maar ook om amendementen en moties voor te bereiden en te bespreken met andere fracties. Vandaar de twee weken tussen de commissie- en raadsvergaderingen. Optie 1 De gemeente Groningen werkt met een Politieke dag. Dit is de vaste dag waarop de gemeenteraad vergadert. Er zijn zowel beeldvormende, meningsvormende als besluitvormende bijeenkomsten. Elke woensdag beeldvorming en meningsvorming en op de laatste woensdag van de maand een besluitvormende raadsvergadering. Het voordeel van dit model is dat alle bijeenkomsten zijn geconcentreerd op één dag van de week.

De Politieke woensdag in Groningen (beeldvorming en meningsvorming) ziet er als volgt uit: Interne en beeldvormende sessies alsook werkbezoeken (hele dag door vanaf 09.30 uur); Politiek vragenuur en mededelingen college (15.30 – 16.20 uur); Meningsvormende sessies / inspraak (in principe vanaf 16.30 uur); Inwoners in gesprek met raadsleden (20.30-21.00 uur), waar inwoners informeel met raadsleden in gesprek kunnen gaan over alle onderwerpen. Op de beeldvormende bijeenkomsten worden feiten verzameld en informatie verzameld over een bepaald onderwerp, bijvoorbeeld door werkbezoeken, technische sessies met ambtenaren, expertmeetings of hoorzittingen. Op de meningsvormende bijeenkomsten worden de verschillende meningen en standpunten over een onderwerp besproken. Geïnspireerd door de Politieke dag in de gemeente Groningen ziet de werkgroep mogelijkheden voor een afgeleide werkwijze in onze gemeente met een 2 wekelijkse cyclus: Week 1 van 15.00 tot 21.00 uur Beeldvorming / informatievoorziening / vragenuur / werkbezoeken / afstemming met de fracties Week 2 vrij Week 3 van 15.00 tot 21.00 uur Vóór het diner meningsvorming, ná het diner besluitvorming over onderwerpen vorige cyclus meningsvorming. Week 4 6x per jaar een raadscafé; de andere dagen vrij.

4

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025.

Voordelen van deze optie Minder activiteiten op de andere dagen van de week. Gezamenlijk diner draagt bij aan de saamhorigheid.

Nadelen van deze optie De vergadering start overdag wat lastig kan zijn voor werkenden. Het besluitvormingsproces is langer; er zit meer tijd tussen de meningsvorming en de besluitvorming.

Optie: overgaan naar een politieke dag met een 2 wekelijkse cyclus. Optie 2 Door respondenten is naar voren gebracht dat het meer logisch is de cyclus om te draaien: Eerst beeldvorming, dan meningsvorming en besluitvorming. Vanuit de gedachte dat onderwerpen alle drie de stappen doorlopen, is dit inderdaad een meer logische volgorde. Het is dan wel nodig om extra tijd te plannen voor de fracties om voorstellen (nogmaals) in de fractie te bespreken alsmede moties en amendementen voor te bereiden en af te stemmen met andere fracties. Dat kan door de 3 weken cyclus aan te passen naar een 4 weken cyclus. Deze kan er dan als volgt uit zien: Week 1 informerende sessies en afstemming met de fracties Week 2 commissievergaderingen Week 3 vrije week met mogelijkheden voor werkbezoeken en raadscafés Week 4 raadsvergadering. Voordelen van deze optie Betere aansluiting beeldvormende avonden en de commissievergaderingen. De mogelijkheid om werkbezoeken en raadscafés op de maandagavond te organiseren of te concentreren in één week Tussen de raadsvergaderingen en de commissievergadering zit een extra week Minder commissievergaderingen op jaarbasis is een kostenreductie

Nadelen van deze optie Er zit minder tijd tussen de beeldvormende avonden en de commissiebehandelingen. Minder commissie- en raadsvergaderingen op jaarbasis, hetgeen leidt tot een verhoging van de agendadruk.

Optie: de volgorde van de cyclus aanpassen en overgaan op een 4 weken cyclus Optie 3 Uit de enquête is naar voren gekomen dat 58% van de respondenten van mening is dat de huidige drie weken cyclus voldoet. Deze cyclus is als volgt: Week 1 commissievergaderingen Week 2 beeldvorming Week 3 raadsvergadering 5

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. Continuering van deze cyclus is een optie.

6

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025.

Voordelen van deze optie Geen verandering van de huidige werkwijze.

Nadelen van deze optie Met de aangedragen verbetersuggesties wordt niets gedaan.

Vergaderschema 2026 raad en commissies hoeft niet aangepast te worden. Optie: de huidige 3 weken cyclus handhaven Beeldvormende avond Op een beeldvormende avond worden tussen 19.30 uur en 21.45 uur in twee vergaderzalen (raadzaal en de Razende Bol) van tevoren aangekondigde onderwerpen ambtelijk of door externe deskundigen toegelicht. De onderwerpen worden meestal vanuit het college en de ambtelijke organisatie geïnitieerd, maar soms ook vanuit een fractie. Er kunnen maximaal vier onderwerpen van 1 uur op een avond behandeld worden. Portefeuillehouders zijn in principe niet aanwezig ter voorkoming van politieke discussies; daarvoor zijn de commissievergaderingen het aangewezen podium. Niet alle respondenten zijn even tevreden met de huidige opzet. Er zijn soms teveel onderwerpen op één avond en er is weinig ruimte voor interactie. De onderwerpen staan op de website van de gemeenteraad, maar er worden geen stukken aan de onderwerpen gekoppeld. Ook de presentaties worden niet vooraf gedeeld. Hierdoor is het maar beperkt mogelijk voor raads- en commissieleden om zich voor te bereiden. Soms worden er meningen gevraagd, maar daarvoor zijn deze avonden niet bedoeld. Voorts is het achteraf bekijken van de onderwerpen op internet niet altijd aantrekkelijk en moeilijk te volgen, omdat het beeld gefixeerd blijft op de presentatie en sprekers niet in beeld komen.

De werkgroep geeft als optie de beeldvormende avonden in een marktvorm te houden. Meerdere onderwerpen dan worden tegelijkertijd op diverse locaties in het stadhuis (raadzaal, Razende Bol, werkcafé, grotere vergaderkamers) uitgelegd/toegelicht waarbij raads- en commissieleden kunnen shoppen bij onderwerpen naar keuze. Bijvoorbeeld vier rondes van 30 minuten op een avond. Door kleinere groepen en een meer informele setting ontstaat er meer interactie. Voordelen van deze optie Meerdere onderwerpen kunnen worden behandeld op een avond. Kleinere ruimten en groepen stimuleert de interactie.

Nadelen van deze optie Als er meer dan vier onderwerpen op een avond worden behandeld, moet er gekozen worden. Niet alle onderwerpen kunnen worden uitgezonden op internet en nagekeken worden.

Optie: de beeldvormende avonden in een marktvorm houden waarbij 7

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025.

gebruik wordt gemaakt van meerdere vergaderruimten. Omdat de bijeenkomsten in de raadzaal en de Razende Bol gelijktijdig plaatsvinden en iedereen kennis moet kunnen nemen van de informatie is er destijds voor gekozen de beeldvormende avonden uit te zenden. Dan kunnen de bijeenkomsten achteraf worden bekeken en beluisterd. Een nadeel van online uitzenden is dat aanwezigen soms terughoudend zijn om vragen te stellen of discussies aan te gaan. Overwogen kan worden de beeldvormende avonden geheel of gedeeltelijk niet meer uit te zenden. Daarmee wordt beoogd dat er meer interactie ontstaat tussen de raads- en commissieleden enerzijds en de ambtenaren anderzijds. Hierbij dient nog te worden benadrukt dat het alleen gaat om het delen van informatie. Nadeel is wel dat niet iedereen kennis kan nemen van de informatie. Voordelen van deze optie Zonder camera’s ontstaat er meer interactie

Nadelen van deze optie De onderwerpen kunnen niet meer op afstand gevolgd worden of naderhand nagekeken worden. Niet iedereen kan kennisnemen van de informatie.

Optie: de beeldvormende avonden niet meer of deels uitzenden. De suggestie is gedaan meer beeldvorming in de commissievergaderingen onder te brengen. Wij denken dan aan de volgende splitsing: onderwerpen die op korte termijn ter advisering aan een commissie worden voorgelegd, daarover vindt de beeldvorming in de betreffende commissie plaats en niet op een beeldvormende avond; onderwerpen die niet op korte termijn resulteren in een raadsvoorstel maar wel politiek gevoelig zijn, kunnen worden geagendeerd voor beeldvormende avonden. Deze optie geeft wel een extra druk op de commissie-agenda’s. Dit kan worden opgelost door de commissievergadering eerder van start te laten gaan al dan niet in combinatie met een gezamenlijke maaltijd of een andere werkwijze (model Groningen of een variant daarvan). Voorstel: beeldvorming meer in de commissievergaderingen laten plaatsvinden. De beeldvormende sessies worden nu voorgezeten door ambtenaren. Het contact met de ambtelijke organisatie wordt in algemene zin positief gewaardeerd. Over het voorzitterschap op de beeldvormende avonden wordt verschillend gedacht.

8

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. De werkgroep geeft als optie dat raadsleden of de commissievoorzitters de beeldvormende avonden voorzitten – zoals dat ook bij de RRN geschiedt - en laten bewaken dat aan de randvoorwaarden (géén politieke meningsvorming) wordt voldaan. Voordelen van deze optie Betere waarborg dat aan de randvoorwaarden wordt voldaan.

Nadelen van deze optie Extra rol voor de raadsleden of de commissievoorzitters.

Voorstel: raadsleden of de commissievoorzitters de beeldvormende avonden voor laten zitten.

Voorstellen waar over het algemeen draagvlak voor is: BOB-model In onze gemeente is het BOB-model als volgt ingericht: Beeldvorming Onderwerpen kunnen worden geagendeerd voor beeldvormende avonden en/of ter bespreking worden geagendeerd voor een commissievergadering. Oordeelsvorming Voorstellen worden ter advisering geagendeerd in een commissievergadering. Besluitvorming Besluitvorming vindt plaats in de raadsvergaderingen. Vanuit de respondenten is naar voren gekomen dat het niet altijd helder is wie de onderwerpen/agenda’s bepaalt. De werkgroep acht het wenselijk aandacht te (blijven) schenken aan de mogelijkheden die fracties hebben om onderwerpen te agenderen: fracties kunnen agenderingsverzoeken doen aan de agendacommissie voor het agenderen van onderwerpen op beeldvormende avonden of commissievergaderingen. in het presidium kan bij de behandeling van de bestuurlijke termijnkalender (BTK) aangegeven worden bij welke onderwerpen de raad eerder betrokken wenst te worden of meerdere keren geagendeerd zouden moeten worden. Een en ander kan wel leiden tot een druk op de agenda’s van de commissievergaderingen gelet op de afgesproken vergadertijden en het maximaal te behappen onderwerpen. Voorstel: de raad regelmatig wijzen op beïnvloedingsmogelijkheden van de bestuurlijke termijnkalender.

Kadernota en begroting In de Financiële verordening 2024 is vastgelegd dat het college van burgemeester en wethouders in het tweede kwartaal een kadernota aanbiedt ter voorbereiding op de begroting voor het komende jaar. Vervolgens worden in de

9

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. jaarlijkse planning- en control-brief – die door het presidium wordt vastgesteld – procedurele afspraken vastgelegd. De werkgroep heeft geconstateerd dat er de laatste jaren meerdere varianten zijn bedacht om de raad meer te betrekken bij de voorbereiding van de kadernota en de begroting en niet alle varianten in de praktijk goed uitgepakt hebben. De werkgroep stelt voor een Format Kadernota vast te stellen. Daarbij denken wij aan een standaard inhoudsopgave en een vaste procedure voor de komende bestuursperiode. Dit kan worden vastgesteld door het presidium of door de raad. In artikel 5, lid 2 van de Financiële verordening 2024 is vastgelegd welke informatie moet worden opgenomen in de kadernota. Deze informatie is voornamelijk financieel van aard. In het format kan worden uitgewerkt wat er additioneel in een kadernota moet worden opgenomen over: trends en autonome ontwikkelingen; ontwikkelingen algemene uitkering gemeentefonds; het al dan niet bijstellen van beoogde doelstellingen; beïnvloedingsmogelijkheden van de raad (wettelijke en niet-wettelijke taken); beoogde ruimtevragers en ruimtescheppers; argumentaties en overwegingen bij nieuw beleid; projecten en investeringen.

In het format kan ook worden opgenomen dat het college van burgemeester en wethouders – in de voorbereiding van de kadernota – een rondje langs de partijen maakt om kennis te nemen van de speerpunten en beoogde dekkingsmogelijkheden. Omdat er geen Kadernota 2027-2030 wordt opgesteld, kan het format in de loop van 2026 worden vastgesteld en die geldt dan voor het eerst voor de Kadernota 2028-2031. Voorstel: in 2026 een Format kadernota vaststellen. In aansluiting op het hiervoor gestelde kan worden bepaald dat de bestuurlijke behandeling van de kadernota start bij de aanbieding van de kadernota door het college van burgemeester en wethouders. Er worden dan geen voorbereidende bijeenkomsten meer met de raad georganiseerd in het eerste kwartaal van het jaar. De afspraken hierover kunnen worden geborgd in de jaarlijkse Planning- en control-brief die door het presidium wordt vastgesteld. Omdat de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 en de coalitieonderhandelingen in het tweede kwartaal van 2026 plaatsvinden, is ervoor gekozen geen Kadernota 2027-2030 vast te stellen. In plaats daarvan worden voor het zomerreces de technische uitgangspunten voor de begroting 2027 vastgesteld en kunnen de begrotingsbehandelingen in november 2026

10

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. uitgebreidere vorm plaatsvinden (o.a. met de algemene beschouwingen en de uitwerkingen van het coalitieakkoord). De eerstvolgende kadernota is derhalve de Kadernota 2028-2031. Voorstel: in 2026 een startmoment bepalen voor de bestuurlijke behandeling van de kadernota 2028 en volgende. Vragenkwartier In artikel 38 van het Reglement van Orde 2024 is opgenomen dat vragen voor het vragenkwartier actueel en spoedeisend zijn. Bij twijfel hierover treedt de griffie in contact met de vragensteller, echter de vragensteller heeft het laatste woord. In het reglement zijn geen criteria opgenomen wat onder actueel en spoedeisend wordt verstaan. Ook niet wie daar formeel een beslissing over neemt.

11

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. Het is een optie het begrip ‘spoedeisend’ nader te definiëren. Daarbij kan worden gedacht aan: het op korte termijn opheffen van een gevaarlijke situatie; het op korte termijn opheffen van een acute overlastsituatie; een situatie waarbij onmiddellijke actie van het college en/of de burgemeester is geboden. In aanvulling op het vorenstaande stellen wij voor de raad in de vergadering op aangeven van de voorzitter te laten beslissen of de vragen in de vergadering kunnen worden gesteld (en beantwoord door het college) of dat de vragen schriftelijk kunnen worden beantwoord of kunnen worden geagendeerd voor een commissievergadering. Voorstel: in 2026 de term ‘spoedeisendheid’ nader definiëren en de raad laten beslissen over de actualiteit en spoedeisendheid. Debat raadsvergaderingen Op de agenda van de raadsvergaderingen zijn de hamer- en bespreekpunten opgenomen. Bij de bespreekpunten zijn de debatonderwerpen aangegeven die in de commissievergaderingen naar voren zijn gebracht. In de praktijk gaat de discussie in de raad vooral over de aangekondigde moties en amendementen en de preadvisering hierover door het college, waardoor het onderlinge debat niet altijd uit de verf komt.

Door de respondenten zijn suggesties ingebracht ter verbetering van de debatvoering: periodiek debattrainingen aanbieden; meer ruimte voor debat door de voorzitter; microfoons op de tafels; spreektijden laten vervallen; niet op de persoon spelen. Tot op heden maken debattrainingen onderdeel uit van het inwerkprogramma na de gemeenteraadsverkiezingen en worden dus in principe elke vier jaar aangeboden. Het is een optie jaarlijks een debattraining aan te bieden voor raads- en commissieleden. Het aanbieden van debattrainingen alleen is niet voldoende om de debatvoering in de raad te verbeteren. In het verleden zijn tal van initiatieven geweest om de debatvoering in de raad te verbeteren, zoals: - de inrichting van de raadsvergaderingen waarbij maximaal tijd beschikbaar is voor bespreekpunten; - het hanteren van gelijke spreektijden per fractie; - geen termijnen meer in raadsvergaderingen; - de benoeming van bespreekpunten door de voorbereidende commissies; - van tevoren delen van aangekondigde moties en amendementen; 12

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. -

niet van tevoren delen van de algemene beschouwingen;

13

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. Desalniettemin wordt de debatvoering in de raad door de respondenten nog laag gewaardeerd. Aan de door de respondenten ingebrachte suggesties kleven risico’s. Wij denken daarbij bijvoorbeeld aan het volgende: spreektijden loslaten = het risico is lange woordvoeringen en vergaderavonden; microfoons op tafel = het risico is dat er meer vanuit emotie gereageerd wordt en chaotische vergaderingen ontstaan. Het gebruik van een spreekgestoelte geeft rust en overzicht; stimuleren voor de voorzitter = het risico is dat de voorzitter niet meer als neutraal wordt gezien. Uiteindelijk gaat het erom (een combinatie van) maatregelen af te spreken die vanuit de raad zelf komen en af te spreken op welke wijze de risico’s kunnen worden ondervangen. Wij vinden dit een mooi onderwerp om te bespreken met de nieuwe raad tijdens de werkconferentie in 2026. Ook de spreektijdenregeling dient hierbij te worden betrokken. Voorstel: het onderwerp debatvoering betrekken bij het programma voor de werkconferentie in 2026 en jaarlijks debattrainingen aanbieden voor raads- en commissieleden. Spreektijdenregeling Momenteel geldt er een spreektijd van 13 minuten per fractie, waarbij elk gesproken woord telt.

In bijzondere situaties kan door het presidium een afwijkende spreektijd worden voorgesteld, zoals bijvoorbeeld bij de algemene beschouwingen. In de praktijk komt het regelmatig voor dat één of enkele fracties door de spreektijd heen is en nog maar beperkt of niet meer kan deelnemen aan het vervolg van de vergadering. Door de respondenten zijn suggesties ingebracht ter verbetering: spreektijden relateren aan de grootte van de fractie; combineren van spreektijd bij gezamenlijk ingediende voorstellen; vermindering van spreektijden; beperkte afwijking (bijv. 20%) toestaan. De door de respondenten ingebrachte suggesties kunnen niet los worden gezien van het maatregelen die getroffen worden om de debatvoering in de raad te verbeteren (zie het vorige onderwerp). Voorstel: de spreektijdenregeling nader bezien ná de debattraining in 2026 en daaruit voortvloeiende acties (hangt met elkaar samen). Technische vragen Afgesproken is dat fracties voorafgaande aan commissievergaderingen technische vragen kunnen indienen over geagendeerde voorstellen. Als de technische vragen tijdig worden ingediend, worden deze uiterlijk een werkdag vóór de vergadering ambtelijk beantwoord.

14

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. De technische vragen en de beantwoording daarvan worden breed verspreid. Hiermee wordt beoogd dat het politieke debat in de commissievergaderingen beter gevoerd kan worden.

15

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. In de praktijk worden: regelmatig technische vragen gesteld in de commissievergaderingen; regelmatig technische vragen gesteld met een politiek karakter; worden technische vragen later ingediend dan het afgesproken tijdstip. De stellers van de technische vragen worden daarop gewezen door de griffie (bij indiening) en door de commissievoorzitters (tijdens de commissievergaderingen). Gelet op het feit dat dit instrument nog maar kort geleden ingevoerd is, achten wij het wenselijk dit meer tijd te gunnen en op een later moment te evalueren. Voorstel: het instrument Technische vragen in het vierde kwartaal van 2026 evalueren. Woordvoering commissievergaderingen In de verordening op de raadscommissies is bepaald dat er per agendapunt één woordvoerder per fractie is. Uit sommige door de respondenten ingediende reacties is naar voren gekomen dat het wenselijk is dat de fracties hun mening duidelijk naar voren moeten kunnen brengen en dat het aantal woordvoerders per fractie ondergeschikt zou moeten zijn. Gelet op het feit dat deze afspraak nog maar kort geleden ingevoerd is, achten wij het wenselijk dit nog even tijd te gunnen en dit op een later moment te evalueren. Voorstel: de woordvoering bij commissievergaderingen in het vierde kwartaal van 2026 evalueren.

Raadscafé De werkgroep heeft in mei 2025 deelgenomen aan een raadscafé van Hollands Kroon in Kolhorn. Het raadscafé wordt periodiek en op verschillende locaties gehouden waarbij bewoners/organisaties onderwerpen en/of ideeën kunnen presenteren aan de raads- en commissieleden. In Hollands Kroon is het raadscafé ontstaan door de kritieken op het inspreken bij vergaderingen. Het is hoogdrempelig (stadhuis, raadsleden, uitzending, etc.), er vindt geen gesprek plaats, er wordt diezelfde avond al over vergaderd en meningen zijn al grotendeels bepaald. Er was behoefte aan een andere vorm: informeel en laagdrempelig, op een moment dat de inbreng nog meegewogen kan worden. Raadsleden wilden vooral het gesprek; een betere invulling van de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Het raadscafé wordt als instrument goed beoordeeld in Hollands Kroon en zo hebben wij dat ook ervaren in Kolhorn. Het is laagdrempelig en er vindt interactie plaats. Het valt en staat wel met - de behoefte vanuit de inwoners en organisaties om onderwerpen en ideeën met de raads- en commissieleden te delen; - een brede vertegenwoordiging van de gemeenteraad tijdens de avonden. Als er geen onderwerpen worden aangedragen, gaat het raadscafé niet door.

16

Eindrapportage werkgroep Evaluatie helderberaad 2025 20 oktober 2025. Wij zijn van mening dat het de moeite waard is om te bezien of een raadscafé in onze gemeente in een behoefte voorziet. Daarom hebben wij – vooruitlopend op de behandeling van deze rapportage – bij voorrang voorgesteld nog dit jaar, bij wijze van pilot, te starten met een aantal raadscafés naar het model van Hollands Kroon. In het eerste kwartaal van 2026 kunnen de raadscafés geëvalueerd worden. Bij een positieve beoordeling kunnen de raadscafés vanaf het tweede kwartaal van 2026 worden voortgezet. Voorstel: de evaluatie van de pilot raadscafés in het eerste kwartaal van 2026 afwachten en dit verwerken in het overdrachtsdocument. -0-0-0-

17