Compleet RKC Rapport Subsidiebeleid Den Helder.pdf
Tekst van het document
De aanvrager krijgt in deze beschikking te horen of het verleende bedrag volledig wordt toegekend. Bij 16 van de 25 (volledig of gedeeltelijk) gehonoreerde aanvragen was de uiteindelijke vaststelling conform de beschikking. Dit houdt in dat de activiteiten volgens het college zijn uitgevoerd conform beschikking en het bedrag dat wordt toegekend volledig overeen komt met het bedrag uit de beschikking. Bij 4 aanvragen kon slechts een gedeelte van het ontvangen subsidiebedrag worden verantwoord, waardoor een gedeelte van het bedrag moest worden terugbetaald. Voor 2 aanvragen geldt dat de activiteiten wegens corona niet plaats konden vinden, waardoor ook zij een bedrag terug moesten betalen. Bij 3 aanvragen is de vaststelling van de subsidie niet aangeleverd bij de onderzoekers, waardoor niet kan worden gecontroleerd welk bedrag uiteindelijk is vastgesteld.
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
26
4.2.2 (Deel)subsidieverordeningen en (subsidie)regelingen In navolgende tabel staan de subsidieverordeningen en subsidieregelingen toegelicht. De (deel)subsidieverordeningen volgens reikwijdte / subsidiabele kosten, aanvraag, behandeling, toekenning/afwijzing, verantwoording. De (subsidie)regelingen volgens de relevante beleidskaders, verdeling, aanvraag / beoordeling / toetsingscriteria, subsidiabele kosten en verantwoording.
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
27
Tabel 5 | (Deel)subsidieverordeningen Verordening
Reikwijdte / Subsidiabele kosten
Subsidieverordening
Aanvragen voor evenementen en
Aanvraag
Behandeling
Toekenning of afwijzing
De aanvrager geeft in de
Het college beslist
De weigeringsgronden zijn in lijn met de ASV.
Verantwoording Evenementensubsidies die
evenementen Den
publieksactiviteiten die passen bij de
aanvraag duidelijk aan waar het
uiterlijk 1
Het college kan aanvragen weigeren als
op basis van deze
Helder 2020
promotie en profilering van Den
evenement of de
december over de
evenementen en publieksactiviteiten niet
verordening worden
Helder en aansluiten bij de
publieksactiviteit aan bijdraagt
ingediende
voldoen aan de definiëring en regels in deze
verleend kunnen door het
De Subsidieverordening
kernkwaliteiten van Den Helder op het
en op welke wijze. De aanvrager
subsidieaanvragen
verordening. Het college kan aanvragen
college direct worden
Publieksactiviteiten (2005)
gebied van cultuur(historie),
toont aan dat de subsidie
voor het komende
(gedeeltelijk) weigeren indien het
vastgesteld.
is ingetrokken na
maritieme, techniek- en energiesector,
noodzakelijk is om het
jaar. Deze
subsidiebudget voor evenementen dan wel
inwerkingtreding van deze
muziek- of landschapsfestival en
evenement of de
beslistermijn kan
publieksactiviteiten zoals dat voor het
aanvrager bij de
verordening.
sport.
publieksactiviteit doorgang te
eenmalig worden
betreffende subsidie jaar door het college is
subsidievaststelling
De subsidie heeft uitsluitend
laten vinden.
verlengd tot 31
vastgesteld, niet toereikend is om alle
verplichten achteraf bewijzen
Aanvullend op de vereisten in de
december.
Wel kan het college de
aanvragen te honoreren.
te overleggen dat de
Aanvullend wordt een aanvraag om subsidie
activiteiten waarvoor de
begroting) dient de aanvrager
op basis van de volgende algemene criteria en
subsidie wordt verstrekt, zijn
resteren na aftrek van bijdragen van
het promotieplan in, waaruit
in samenhang tot de andere
verricht en daadwerkelijk
derden en die naar het oordeel van
moet blijken dat het plan bij
subsidieaanvragen beoordeeld: identiteit,
hebben plaatsgevonden en
het college noodzakelijk zijn voor het
Citymarketing Den Helder is
ondernemerschap, publiek en publieksbereik,
dat is voldaan aan de aan de
realiseren van de gesubsidieerde
aangemeld voor de
lokale samenwerking, focus op maritiem,
subsidie verbonden
activiteiten: Organisatie, beveiliging en
Evenementenkalender.
techniek en energie, duur van de
verplichtingen.
Subsidieplafond
betrekking op de direct aan de
De raad stelt jaarlijks een
organisatie en uitvoering van een
ASV (beschrijving evenement en
subsidieplafond vast voor
evenement verbonden kosten, die
deze verordening.
veiligheid; Promotie; Inkoop horeca;
subsidieverlening.
Als de aanvrager een
Kosten voor vrijwilligers; Kosten om
onderneming is, wordt een
de inclusiviteit te bevorderen.
Ook kan het college de
Alle evenementensubsidies worden toegekend
aanvrager verplichten om
overzicht gevraagd van de al
in de vorm van een garantiesubsidie
achteraf aan te geven of de
Evenementen en publieksactiviteiten
ontvangen subsidies en een
(terugvordering als het niet doorgaat).
subsidie heeft bijgedragen
die worden georganiseerd voor
verklaring als bedoeld in de de-
De subsidie bedraagt maximaal 25% van de
aan de bij de aanvraag
commerciële doeleinden, komen niet
minimisverordening.
kosten die voor subsidie in aanmerking
kenbaar gemaakte doelen en
De subsidieaanvraag wordt bij
komen, met een minimum van € 500,- en een
(gewenste) resultaten. In dat
het college ingediend vóór 1
maximum van € 25.000,-.
geval vindt de vaststelling
voor evenementensubsidie in aanmerking.
Aan een beschikking tot subsidieverlening
plaats binnen 13 weken
voorafgaand aan het jaar waarin
kunnen verplichtingen worden verbonden met
nadat de volledige
het evenement plaats vindt.
betrekking tot het beheer en gebruik van hetgeen met de subsidie tot stand is gebracht.
verantwoording heeft
oktober van het jaar
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
28
plaatsgevonden.
Tabel 5 | (Deel)subsidieverordeningen Verordening
Reikwijdte / Subsidiabele kosten
Subsidieverordening
Activiteiten van sportverenigingen die
Aanvraag
Behandeling
Toekenning of afwijzing
Aanvragen kunnen uitsluitend
Het college beslist
De weigeringsgronden zijn in lijn met de ASV. In deze verordening wordt een
Verantwoording
sportverenigingen Den
bijdragen aan het stimuleren en het
online/digitaal worden
op een
Het college kan aanvragen weigeren als
onderscheid gemaakt tussen
Helder (2021)
laten deelnemen van inwoners van
ingediend via de website van de
subsidieaanvraag
aanvragen niet voldoen aan de definiëring en
subsidies tot €50.000 en meer dan
Den Helder aan georganiseerde sport,
gemeente Den Helder.
vóór 31 december
regels in deze verordening.
€50.000.
Bij de subsidieaanvraag wordt
van het jaar waarin
De hoogte van de subsidie die een
Deelsubsidieverordening
het bevorderen van de kwaliteit van
“Subsidieverlening
sportbeoefening in
minimaal een overzicht
deze
sportvereniging kan krijgen wordt bepaald
kunnen door het college
Sportverenigingen (2016)
verenigingsverband en/of het
ingediend van het totaal aantal
subsidieaanvraag is
door het subsidieplafond, het aantal
direct worden vastgesteld.
is ingetrokken na
versterken van de rol van de
leden dat de sportvereniging
ingediend.
subsidieaanvragen en het aantal
Wel kan het college de
inwerkingtreding van deze
sportvereniging bij het via
heeft op basis van haar
subsidiepunten dat zij krijgt op basis van de
subsidieaanvrager
verordening.
sportbeoefening actief laten
ledenbestand per 1 september
kenmerken van haar ledenbestand.
verplichten om achteraf aan
Subsidies tot € 50.000,-
deelnemen van mensen uit
van het jaar voorafgaand aan
Het aantal subsidiepunten bepaalt het
te tonen hoe de subsidie
Subsidieplafond
achterstandsgroepen aan de Helderse
het kalenderjaar waarvoor de
percentage van het subsidiebedrag. Een
heeft bijgedragen aan de
Het subsidieplafond wordt
samenleving.
subsidie wordt aangevraagd.
sportvereniging krijgt één subsidiepunt voor
doelstelling van de
Een sportvereniging die voor het
ieder lid dat actief sport(en) beoefent en dat
verordening (zie bullet 1
op activiteiten die plaatsvinden
eerst een subsidie aanvraagt
op 1 september van het jaar waarin de
gedurende een kalenderjaar.
voegt een afschrift van de
subsidieaanvraag is ingediend 23 jaar of
Subsidieaanvragen kunnen worden
oprichtingsakte en de statuten
jonger dan wel 60 jaar of ouder is. Voor de
50.000,- dient de
gedaan door sportverenigingen die
toe aan de subsidieaanvraag.
sporten bord- en kaartspelen, biljart,
subsidieontvanger vóór 1
jaarlijks door het college
vastgesteld.
De subsidieaanvraag heeft betrekking
reikwijdte).
Bij subsidies van meer dan €
Een sportvereniging dient vóór 1
wandelsport en veldsporten geldt een
april van het jaar dat volgt
waarvan minstens 70% van
oktober van het jaar
uitzondering op de weging, namelijk 0,3 op de
op het kalenderjaar waarvoor
ledenbestand hier woonachtig is en
voorafgaand aan het
toegekende subsidiepunten.
de subsidie is aangevraagd,
minstens 50 betalende leden kent,
kalenderjaar waarvoor de
een aanvraag tot vaststelling
tenzij die leden een sport beoefenen
subsidie is bestemd haar
van de subsidie bij het
die niet door een andere
subsidieaanvraag in bij het
college in. Dit is in lijn met
sportvereniging in Den Helder wordt
college. Indien de
de ASV.
aangeboden.
subsidieaanvraag op of na 1
Sportverenigingen die niet algemeen
oktober wordt ingediend wordt
toegankelijk zijn en sportverenigingen
de subsidieaanvraag niet in
die de beoefening van ijssport(en)
behandeling genomen.
statutair in Den Helder zijn gevestigd,
aanbieden, komen niet in aanmerking voor subsidie
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
29
Tabel 5 | (Deel)subsidieverordeningen Verordening
Reikwijdte / Subsidiabele kosten
Deelsubsidieverordening
De Topsportregeling heeft als doel om
Aanvraag
Behandeling
Toekenning of afwijzing
Verantwoording
Aanvragen voor een subsidie
Het college neemt
Een amateur sporttalent heeft een leeftijd van
In afwijking van het bepaalde in
“Topsportregeling”
door middel van het verstrekken van
voor seizoensgebonden
voor
minimaal acht jaar en voldoet aan één van de
artikel 2.6 van de Algemene
(2018)
een subsidie aan amateur
topsportactiviteiten kunnen
seizoensgebonden
volgende profielen:
Subsidieverordening Den Helder
(sub)topsporttalenten de
digitaal worden ingediend tot
topsportactiviteiten
Subsidieplafond
mogelijkheden van deze sporters te
uiterlijk 1 mei voor de aanvang
De gemeenteraad stelt
vergroten om zich te kunnen
jaarlijks de hoogte vast van het voor de Topsportregeling
een topsporter heeft een status bij NOC*NSF;
2013 wordt bij toekenning van
voor 1 juli een
deze topsporters zijn bij het Olympisch
subsidies in het kader van deze
van het sportseizoen waarvoor
besluit over de
Netwerk Noord-Holland bekend als A-sporter,
deelsubsidieverordening een
ontwikkelen tot topsporters op
de aangevraagde subsidie
ingediende
sporter met een selectiestatus en HP-sporter,
drempelbedrag van € 500
nationaal of internationaal niveau.
bedoeld is.
aanvragen. Bij
of zij zijn bekend als bij het NOC*NSF
gehanteerd. Subsidies hoger dan
Aanvragen voor een subsidie
incidentele
geregistreerd talent (als Internationaal Talent,
€ 500 moeten door de
NationaalTalent of Belofte);
subsidieontvanger na afloop
Niet subsidiabel zijn: Kosten voor
beschikbare budget. Voor
aanschaf en/of exploitatie en/of
voor incidentele
sportactiviteiten
seizoensgebonden
onderhoud van vaar- en voertuigen,
topsportactiviteiten moeten
neemt het college
een topsporter maakt deel uit van een selectie
inhoudelijk en financieel worden
topsportactiviteiten is per
paarden en trainingstoestellen; Reis-
uiterlijk 4 weken voor aanvang
voor aanvang van
van een bij het NOC*NSF aangesloten
verantwoord. Bij subsidie voor
sportseizoen maximaal €
en verblijfskosten ouders /
van de betreffende
de activiteit een
sportbond;
seizoensgebonden
2.000,- subsidie
begeleiders; Consumpties, voeding,
topsportactiviteit, of uiterlijk 2
besluit over de
een topsporter maakt deel uit van een
topsportactiviteiten moet
beschikbaar. Voor
sportdrankjes en
weken nadat de sportbond de
indiende aanvraag.
programmalijn die is goedgekeurd door een
aanvrager binnen drie maanden
incidentele
voedingssupplementen; Sporttassen /
sporter op de hoogte heeft
bij het NOC*NSF aangesloten sportbond en/of
na afloop van het betreffende
topsportactiviteiten is per
bidons, etc.; Parkeergelden, kosten
gesteld van deelname, worden
van een bij het Olympisch Netwerk Noord-
sportseizoen - dus voor 1
topsportactiviteit
veerponten, etc.
ingediend. Een incidentele
Holland aangemeld trainingscentrum
november van het lopende
maximaal € 2.000,-
topsportactiviteit is een erkend
kalenderjaar een verzoek tot
subsidie beschikbaar.
nationaal of internationaal
vaststelling indienen. Bij subsidie
toernooi, zoals een NK, EK, WK
voor incidentele
Er zijn twee afzonderlijke
of de Olympische Spelen of een
topsportactiviteiten moet
budgetten voor
erkende trainingsstage. De
aanvrager binnen 13 weken na
respectievelijk jongeren
sportbond die dit organiseert
afloop van de betreffende
van 8 t/m 17 jaar en
dient aangesloten te zijn bij
activiteit een verzoek tot
volwassenen vanaf 18 jaar.
NOC*NSF.
vaststelling indienen.
De budgetten zijn onderling niet uitwisselbaar, tenzij de gemeenteraad anders besluit.
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
30
Tabel 6 | Subsidieregelingen of beleidsregels Regeling
Beleidskaders
Verdeling / Subsidiabel
Aanvraag / Beoordeling /
Subsidiabele kosten
Verantwoording
Toetsingscriteria Subsidieregeling evenementen
Den Helder 2020
De Algemene
Het in de gemeentebegroting
Aanvragen voor subsidie voor
In de Verordening worden de
Indien de subsidie bij de verlening
Subsidieverordening Den
opgenomen budget wordt door
evenementen en
kostensoorten genoemd waarvoor
direct wordt vastgesteld, kan het
Helder
het college na de vaststelling van
publieksactiviteiten worden door
subsidie kan worden aangevraagd.
college besluiten dat de
De Subsidieverordening
de gemeentebegroting, verdeeld in
de adviescommissies (interne
Evenementen Den Helder
enerzijds een “subsidiebudget
ambtelijke commissie en externe
De volgende kosten worden niet
2020
evenementen” en anderzijds een
commissie zijn de Adviesraad
gesubsidieerd:
Het beleidskader ‘Toerisme
”subsidiebudget
Citymarketing) beoordeeld op
‘Den Helder bruist!’;
publieksactiviteiten”. Het college
basis van de mate waarin het
Het beleidskader ‘Cultuur
streeft naar een verdeling van 80%
evenement of de publieksactiviteit
kleurt het leven’;
van het budget voor evenementen
aantoonbaar en substantieel
en subsidieverlening aan
Het beleidskader Cultureel
en 20% van het budget voor
bijdraagt aan criteria die genoemd
andere organisaties
Erfgoed ‘Oog voor het
publieksactiviteiten.
zijn in de Verordening, te weten:
de subsidie heeft bijgedragen aan
verleden, visie op de
identiteit, ondernemerschap,
de bij de aanvraag kenbaar
toekomst’;
publiek en publieksbereik, lokale
gemaakte doelen en (gewenste)
Het beleidskader Sport ‘Den
samenwerking,
resultaten.
Helder beweegt vooruit!’;
Focus op maritiem, techniek en
Het sociaal beleidskader ‘het
energie en duur van de
sociale verhaal van Den
subsidieverlening. Zij krijgen
Helder’;
hiervoor een punten toegekend.
subsidieontvanger: binnen 3 maanden na het evenement een kort inhoudelijk verslag
Salariskosten voor organisatie van het evenement
achteraf bewijzen overlegt dat de activiteit daadwerkelijk heeft
Afdrachten aan goede doelen
plaatsgevonden
achteraf aangeeft op welke wijze
Het coalitieprogramma 20182022 Helders akkoord
Op basis van het aantal punten dat
‘Voorwaarts in
de adviescommissies aan een
gezamenlijkheid’ en
subsidieaanvraag hebben
Het Helders Perspectief ‘Van
toegekend, bepaalt het college de
krimp naar groei!’
volgorde waarin de subsidies worden toegekend.
Beleidsregels subsidiëring
De Algemene
Het in de gemeentebegroting voor
deskundigheidsbevordering
Subsidieverordening Den
dit beleidsdoel opgenomen bedrag
2020
Helder
geldt als subsidieplafond. De
De aanvraag wordt schriftelijk,
De subsidie geldt alleen voor
Na verlening van de subsidie zal de
bij voorkeur elektronisch,
vrijwilligers van een in Den
organisatie de resultaten en effecten
gedaan.
Helder gevestigde en
van de training, cursus of workshop
werkzame organisatie.
melden aan de gemeente. Dit doet zij
subsidie bedraagt maximaal € 750
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
31
Tabel 6 | Subsidieregelingen of beleidsregels Regeling
Beleidskaders
Verdeling / Subsidiabel
Subsidiabele kosten
Aanvraag / Beoordeling /
Verantwoording
Toetsingscriteria per jaar per vrijwilliger en wordt
De subsidie wordt verleend
binnen 3 maanden na afronding van de
jaarlijks ten behoeve van ten
worden ingevuld en
voor de kosten die direct
training, cursus of workshop door
hoogste 3 vrijwilligers per
aangeleverd, inclusief een
verband houden met de
middel van een schriftelijk verslag over
organisatie verleend. Als sprake is
offerte van de training, cursus
training, cursus of workshop
de gesubsidieerde activiteiten.
van een in company-training,
of workshop. Onvolledige
ter bevordering van de
cursus of workshop, waarbij dus
aanvragen worden niet in
deskundigheid. Reis- en
meer dan 3 vrijwilligers gelijktijdig
behandeling genomen.
verblijfkosten vallen hier niet
De aanvraag dient vóór 1
onder.
geschoold worden, kan maximaal €
Subsidieregeling voorschoolse voorzieningen 2019
De aanvraag dient volledig te
2.000 verleend worden per
oktober van het lopende jaar
organisatie.
ingediend te worden voor het volgende jaar.
De Algemene
Het college stelt jaarlijks het
Subsidieverordening Den Helder
De subsidie wordt vóór 1
Subsidie in de vorm van een
Een aanvraag tot subsidievaststelling
uurtarief vast dat ten hoogste
oktober van het jaar dat
gemeentelijke toeslag wordt
wordt door de houder ingediend voor
wordt betrokken in de berekening
voorafgaat aan het boekjaar
uitsluitend verleend voor opvang in
1 april van het jaar dat volgt op het
van de omvang van de
aangevraagd door de houder.
een geregistreerd kindercentrum
boekjaar met de volgende informatie:
De aanvraag wordt ingediend
met of zonder voorschoolse
gemeentelijke toeslag.
Het contract tussen aanbieder en
op basis van de bezetting van
educatie, voor zover de opvang per
ouder(s), een verklaring van de
Subsidie wordt uitsluitend verleend
de kindplaatsen op de
kind een omvang heeft van ten
ouder omtrent de woon- of
ten behoeve van ouders van in Den
peildatum, onderverdeeld
minste zes uur per week verdeeld
verblijfplaats van het geplaatste
Helder wonende of verblijvende
naar soort uurtarief, en de in
over twee dagdelen gedurende ten
kind.
kinderen die een kindplaats
het boekjaar te verwachten
minste 20 aaneen gesloten weken
bezetten in een geregistreerd
inkomsten uit ouderbijdrage.
of van ten minste 120 uren.
kindercentrum dat gevestigd is in
Een onderbouwde verklaring van de ouder dat geen of een
Voor de aanvraag wordt
beperkte aanspraak gemaakt kan
Den Helder en die geen of, als
gebruik gemaakt van het
worden op de
gevolg van deeltijdarbeid, een
daartoe door het college
beperkt aanspraak hebben op
vastgestelde formulier.
kinderopvangtoeslag.
Indien beschikbaar het
Gerealiseerde bezetting van de
kinderopvangtoeslag.
indicatiedocument. kindplaatsen per soort uurtarief.
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
32
4.2.3 Relatie subsidieverstrekking en beleidskaders De gemeente Den Helder toetst subsidieaanvragen waarvoor geen specifieke regeling is aan het desbetreffende beleidskader. Binnen verschillende programma’s zoals het Sociaal Domein, Cultuur Sport en Recreatie, Onderwijs en Economie zijn de betreffende beleidskaders en begroting leidend voor de toekenning, dan wel (gedeeltelijke) afwijzing. Binnen elk programma heeft de gemeente doelen geformuleerd waar een subsidie aan kan worden getoetst. De gesproken respondenten bevestigen dat voor hen de programmabegroting en het onderliggende beleidskader leidend zijn in het beoordelen van de subsidieaanvragen. Sommige respondenten geven aan dat zij de Kadernota ook raadplegen als richtinggevend document. Hieronder een overzicht van deze beleidsdomeinen met bijbehorende doelen. Sociaal Domein Voor het Sociaal Domein is het beleidskader ‘Helders Sociaal Beleid, Het Sociale Verhaal van Den Helder 4’ opgesteld. Hierin omschrijft de gemeente Den Helder dat het subsidie-instrumentarium wordt ingezet voor de algemene voorzieningen en specifiek de voorzieningen gericht op preventie en vroegsignalering. De afweging om subsidie wel of niet te verlenen hangt af van de vraag van het belang dat gediend wordt (bijdrage aan uitvoering van het beleid) en de daarvoor in de begroting beschikbaar gestelde middelen.
Het streven van de gemeente is om voor nader te bepalen thema’s en activiteiten een meerjarenafspraken maken om hiermee langdurige relaties met partners op te bouwen. Dit ziet de gemeente als een manier om partners meer continuïteit, zekerheid en mogelijkheden te bieden om te investeren. Ook ziet de gemeente dit als manier om de ketenregie beter borgen. De gemeente wil in aanvulling op de Algemene Subsidieverordening door het college een subsidieregeling Sociaal beleid uitwerken op basis waarvan vanaf 2021 maatschappelijke organisaties en inwoners subsidie kunnen aanvragen voor het verrichten van activiteiten die bijdragen aan: ‘De ontwikkeling van de Helderse samenleving, waarin iedereen kan meedoen en waar nodig wordt ondersteund om de eigen kracht en mogelijkheden te benutten5.’ Ambtelijke respondenten bevestigen dit beeld. Zij controleren op de inhoud van het relevante beleidskader, controleren op aansluiting op het beleid, de bijbehorende kaders en de begroting. Cultuur, Sport & Recreatie Cultuur De gemeenteraad heeft 25 april 2016 de visie Cultuur kleurt het leven! vastgesteld. De visie beschrijft de kracht van cultuur. De visie laat, in de vorm van speerpunten, zien welke maatschappelijke effecten de gemeente Den Helder willen bereiken met het cultuurbeleid. De visie Cultuur kleurt het leven! is in het beleidskader (2017-2020) uitgewerkt.
De gemeente Den Helder heeft een viertal speerpunten beschreven waar de subsidiepartners een bijdrage aan leveren. Per subsidiepartner heeft de gemeente doelstelling verbonden. Per doelstelling geeft zij aan welke subsidiepartner(s) verantwoordelijk is of zijn voor de uitvoering van een doelstelling. De subsidiepartners zorgen voor het behalen en uitvoeren van de meeste speerpunten die de gemeente zich binnen dit domein heeft gesteld. De zes organisaties die een subsidie ontvangen zijn in onderstaand schema weergegeven, evenals de speerpunten waar zij zich op profileren. Het cultuur budget wordt grotendeels besteed aan de subsidiepartners (alleen taakveld 5.3 wordt niet besteed aan de subsidiepartners). Deze doelstellingen worden meegenomen in de prestatieafspraken die de gemeente maakt met de subsidiepartners6. Voor meerjarige budgetovereenkomsten ligt een bevoegdheid bij de raad ter goedkeuring.
4 5 6
Helders Sociaal Beleid Het Sociale Verhaal van Den Helder pagina 15 Helders Sociaal Beleid Het Sociale Verhaal van Den Helder pagina 5 Beleidskader Cultuur: Cultuur kleurt het leven
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
34
Respondenten bevestigen dit beeld. Zij controleren op de inhoud van het relevante beleidskader, controleren op aansluiting op het beleid, de bijbehorende kaders en de begroting. Zij geven aan dat binnen het beleidskader ook de partners zijn beschreven. Niet alle aanvragers weten binnen welk beleidskader dan wel speerpunt hun aanvraag valt. In overleg met de gemeente bekijken ze in gezamenlijkheid waarbinnen de aanvraag het beste past. Onderstaand is weergegeven welke subsidieontvangende organisaties bijdragen leveren aan welke speerpunten.
Sport De gemeente Den Helder heeft in maart 2020 het beleidskader Sport opgesteld. Daarin geeft zij aan dat het subsidie- en tarievenbeleid een instrument vormt om de vitaliteit van de verenigingen verder te stimuleren7. Hierin stelt zij dat het subsidie- en tarievenbeleid (sportbesluit 2010) loopt tot en met 2020: Subsidie voor verenigingen met meer dan 50 leden. De subsidie wordt berekend op basis van het aantal leden die 23 jaar of jonger zijn en 60 jaar of ouder. De subsidie moet worden ingezet op accommodatie, kadertraining en bijzondere doelgroepen. De tarieven voor de huur voor de gemeentelijke buitensportparken bedraagt 15% van de onderhouds- en investeringskosten. De gemeente geeft aan dat zij hiernaast projecten wil subsidiëren die inzetten op preventie en vroeg signalering. Omdat niet alle accommodaties gemeentelijk bezit zijn, heeft de gemeente een indirectere rol waarin zij zich stimulerend, faciliterend en ondersteunende rol opstelt ten aanzien van de verduurzaming ervan. Eén van de trajecten om sportverenigingen te helpen met verduurzamen doet zij met een subsidie: Subsidie stimulering bouw en onderhoud van sportaccommodaties (BOSA-regeling) 30% subsidie van de in de regeling opgenomen voorzieningen De gesproken respondenten bevestigen dit beeld. Zij geven aan dat ook zij werken met vooral vaste partners.
Voor sportverenigingen geldt dat er een deelsubsidieverordening is, als er meer aanvragen zijn, dan wordt het beschikbare subsidiebudget evenredig verdeeld over de aanvragers via een verdeelsleutel. Het huidige subsidie- en tarievenbeleid loopt tot en met 2020. Na afloop van het huidige subsidie - en tarievenbeleid wil de gemeente de focus op maatschappelijke opbrengst meenemen. De precieze wijze waarop dit vorm krijgt volgt als volgend jaar het huidige subsidiebeleid geëvalueerd wordt en vervolgens het beleid voor de komende jaren wordt uitgewerkt.
7
Beleidskader sport ‘Den Helder beweegt vooruit’ pagina 7
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
35
Economie en Toerisme Om de marktpositie van de toeristische producten van Noord-Holland-Noord te verbeteren is in 2016 de destinatiemarketingorganisatie DMO Holland boven Amsterdam opgericht. Het doel is toename van het aantal verblijfstoeristen én bestedingen te realiseren8. In aanvulling hierop zal de stichting Top van Holland zich richten op de citymarketing in relatie tot wonen, werken en vrije tijd. De stichting krijgt hiervoor een jaarlijkse subsidie van de gemeente van 45.000 euro en daarnaast vanaf 2016 een substantiële bijdrage uit het ondernemersfonds. In de kadernota van de gemeente den Helder 2016 staat dat door culturele instellingen de behoefte is geuit om dit te positioneren binnen het programma cultuur, maar dat deze subsidie toch is ondergebracht binnen dit programma. De gemeente geeft als verklaring hiervoor dat van 2017 het programma Subsidie aan Top van Holland wordt betaald (was eerder Bestuur en Middelen)9. Onderwijs Binnen de Kadernota zijn de doelen waar subsidies een bijdrage aan leveren niet apart geformuleerd. Onder het kopje Nieuw Beleid in de Kadernota wordt beschreven dat Lyceum aan Zee een subsidie krijgt om haar leerlingen maatschappelijke stages te laten verrichten. In de toelichting wordt vermeld dat de kosten van 70.000 euro een subsidie betreft om de organisatiekosten van Lyceum aan Zee te dekken.
Respondenten geven aan dat zij de subsidies ook toetsen aan landelijke regels. Ten aanzien van een deel van de subsidie, bijvoorbeeld onderwijsachterstandenbeleid, geven respondenten aan dat zij als gemeente een doorgeefluik zijn van rijksmiddelen. Hierin zijn landelijke regels leiden. Zij controleren op de inhoud van het relevante beleidskader, controleren op aansluiting op het beleid, de bijbehorende kaders en de begroting. Gesproken respondenten geven aan dat er niet met subsidieplafonds wordt gewerkt. De geldtoekenningssystematiek van het Rijk speelt wel een rol bij de bepaling van de hoogte van de bedragen. De gesproken respondenten bevestigen het beeld dat naast de Kadernota en de begroting, de Rijksrichtlijnen ook leidend zijn in de toekenning en verdeling van de gelden. Het Rijk vraagt om extra informatie (zoals een draaiboek, waarin de momenten waarop zaken klaar moeten zijn vastgelegd zijn) en zijn er wettelijke taken waar een bijdrage aan wordt geleverd.
8 9
Kadernota gemeente Den Helder 2016 pg 26 Kadernota gemeente Den Helder 2016 pg 29
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
36
Klik hier en voeg via Invoegen Afbeeldingen een foto in. Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.
5
OORDEEL SUBSIDIEBELEID EN UITVOERING
Bevindingen toepassing subsidiebeleid
38
5. Oordeel subsidiebeleid en uitvoering In dit hoofdstuk staat de beantwoording van de volgende onderzoeksvragen centraal: 3.
Rechtmatigheid: Wordt bij de uitvoering van het subsidiebeleid gewerkt volgens de gestelde regels? a. Sluit het subsidiebeleid aan bij het daartoe gestelde in de Algemene wet bestuursrecht? b. Wordt bij de toekenning van subsidies binnen de beleidsmatige, procesmatige en financiële kaders geopereerd? c. Is de administratie volledig, zijn beoordelingscriteria afgeleid van beleidsdoelstellingen?
4.
Doelmatigheid: Wordt bij de uitvoering van het subsidiebeleid doelmatig gewerkt? a. Wordt ernaar gestreefd om de subsidies te minimaliseren bij gelijkblijvend resultaat? b. Wordt ernaar gekeken of de gestelde doelen op een andere wijze dan het toekennen van subsidies te realiseren zijn? c. Hoelang is de doorlooptijd van een subsidieaanvraag? d. Is er inzicht in de uitvoeringskosten van het proces van subsidieverstrekking? e. Wordt ernaar gestreefd om de kosten van het uitvoeringsproces te minimaliseren?
5.
Doeltreffendheid: Worden de doelen van het subsidiebeleid gerealiseerd? a. Wordt het subsidiebeleid minstens eens in de vijf jaar op effectiviteit geëvalueerd, conform Awb, artikel 4:24? b. Op welke wijze vindt die evaluatie van het subsidiebeleid plaats? c. Heeft de evaluatie betrekking op het subsidiebeleid en het uitvoeringsproces of op de individuele subsidierelaties? d. Wordt beoordeeld, en zo ja op welke wijze, of de verstrekte subsidie en de geleverde prestatie bijdragen aan de gestelde beleidsdoelen? e. Wordt bij het beoordelen van het halen van de gestelde doelen onderscheid gemaakt tussen output (de afgesproken prestatie) en de outcome (het maatschappelijk effect)? f. Wie zijn bij die evaluatie betrokken? g. Met wie worden de bevindingen van die evaluatie gedeeld?
6.
Waardering: Hoe ervaren de (beoogde) begunstigden de subsidies van de gemeente Den Helder? a. Is de eventuele (gedeeltelijke) afwijzing van een aangevraagde subsidie helder voor de aanvrager? Is de argumentatie begrijpelijk? b. Is de eventuele (gedeeltelijke) toekenning van een aangevraagde subsidie helder voor de aanvrager? Is de argumentatie begrijpelijk? c. Is duidelijk aan welke voorwaarden de subsidietoekenning is gebonden en op welke wijze de verantwoording plaats moet vinden?
7.
Rol raad: Hoe geeft de gemeenteraad invulling aan de kaderstellende en controlerende rol? a. Wordt de gemeenteraad, naar het oordeel van de leden, adequaat geïnformeerd over de verstrekte, en eventueel niet toegekende, subsidies? Zo niet, wat zou er moeten veranderen? b. Wordt de gemeenteraad, naar het oordeel van de leden, voldoende betrokken bij de periodieke evaluatie van het subsidiebeleid? Zo niet, wat zou er moeten veranderen? c. Heeft de gemeenteraad initiatieven genomen om beter geïnformeerd te worden, en zo ja, welke en wat is daarvan het resultaat?
In de navolgende paragrafen starten we met een beantwoording van de betreffende vragen op hoofdlijnen. Daarna volgt de onderbouwing per norm.
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
39
5.1
Oordeel rechtmatigheid
Beantwoording op hoofdlijnen: a. Sluit het subsidiebeleid aan bij het daartoe gestelde in de Algemene wet bestuursrecht? Er is geen subsidiebeleid als zodanig maar de ASV sluit aan bij het daartoe gestelde in de Awb. b. Wordt bij de toekenning van subsidies binnen de beleidsmatige, procesmatige en financiële kaders geopereerd? Bij de toekenning wordt beleidsmatig geopereerd. Voor subsidies die vallen onder de verschillende regelingen worden de kaders, doelen en afspraken in de regelingen gevolgd. Voor de andere subsidies worden de beleidsdoelen gevolgd, zoals die per thema zijn bepaald. De toekenning van alle subsidies volgt de procesmatige kaders van de ASV. Voor financiën worden onder de regelingen de financiële kaders van de regelingen gevolgd en voor de subsidies waarvoor geen regelingen zijn, is de begroting het financiële kader. c. Is de administratie volledig, zijn beoordelingscriteria afgeleid van beleidsdoelstellingen? De beleidsdoelstellingen zijn volgens de gesproken respondenten de leidraad. Uit het casusonderzoek blijkt dat subsidieaanvragen worden beoordeeld op basis van criteria die zijn afgeleid van de beleidsdoelstellingen. Indien een subsidie niet voldoende ten goede komt aan de bewoners van Den Helder of niet past binnen de beleids- en financiële kaders wordt deze niet gehonoreerd.
De beleidsdoelstellingen zijn heel algemeen en breed geformuleerd, waardoor aanvragen al snel binnen deze kaders passen. In het casusonderzoek zien we terug dat aanvragen hierdoor vrijwel altijd binnen de breed geformuleerde beleidskaders te plaatsen zijn. In een beperkt aantal onderzochte casussen ontbreekt het aan de gevraagde verantwoordingsinformatie. Normenkader Norm: De gemeentelijke subsidieverordening is in overeenstemming met de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Eventuele deelverordeningen of beleidsregels zijn in overeenstemming met de algemene subsidieverordening. Toetsing: Voldoet. De ASV is in overeenstemming met de Awb en de regelingen zijn in overeenstemming met de ASV. Onderbouwing De gemeente Den Helder beschikt niet over een beleidsnota met daarin uitgangspunten en doelstellingen van het subsidiebeleid. De gemeente beschikt wel over een juridisch kader, de Algemene Subsidieverordening Den Helder 2019. Daarnaast kent de gemeente Den Helder verschillende subsidiegrondslagen. Drie (deel)verordeningen te weten, een Subsidieverordening evenementen Den Helder 2020, Subsidieverordening sportverenigingen Den Helder (2021) en Deelsubsidieverordening “Topsportregeling” (2018).
Enkele beleidsterreinen geeft de gemeente specifieker gestalte in nadere (subsidie)regels: Subsidieregeling evenementen Den Helder 2020, Beleidsregels subsidiëring deskundigheidsbevordering 2020, Subsidieregeling voorschoolse voorzieningen 2019. De deelverordeningen en beleidsregels zijn in overeenstemming met de ASV.
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
40
Norm: Het onderscheid tussen subsidie in de zin van de Awb en het verlenen van subsidie in natura is duidelijk Toetsing: Voldoet grotendeels. Er worden subsidies in natura toegekend, maar deze zijn niet altijd even goed vastgelegd. Het is de ambitie om zo min mogelijk subsidie in natura te verstrekken.
Onderbouwing Uit interviews blijkt dat het nog voorkomt dat subsidies in natura worden toegekend. Verschillende beleidsambtenaren geven aan zij zich hiervan bewust zijn en dat het niet altijd even goed wordt vastgelegd. In de gesprekken wordt aangegeven dat de er een ambitie is om zo min mogelijk subsidie in natura te verstrekken en dat er op dat vlak stappen worden gezet.
5.2
Oordeel doelmatigheid
Beantwoording op hoofdlijnen: a. Wordt ernaar gestreefd om de subsidies te minimaliseren bij gelijkblijvend resultaat? De gesproken respondenten geven dat een efficiënte inzet van de ingezette middelen een terugkerend onderwerp van gesprek is, met name bij de grote subsidieontvangers. b. Wordt ernaar gekeken of de gestelde doelen op een andere wijze dan het toekennen van subsidies te realiseren zijn? Eén van de onderzochte aanvragen uit het casusonderzoek is afgewezen omdat de activiteiten in het verleden doorgang hadden gevonden zonder een subsidie van de gemeente. Hier werd wel bij vermeld dat de aanvraag ook wegens het bereiken van het subsidieplafond niet in aanmerking zou komen voor subsidie. Er was niet voldoende geld beschikbaar om alle aanvragen te honoreren. Bij een andere casus werd gewezen op het belang van het werven van nieuwe sponsoren en inkomsten, zodat de organisatie in de toekomst minder afhankelijk zou zijn van de subsidie van de gemeente. Dit had nog geen direct gevolg voor de ontvangen subsidie. Bij de overige casussen is minder aandacht besteed aan de mogelijkheden om de doelen via andere wegen te bereiken. c. Hoelang is de doorlooptijd van een subsidieaanvraag? Volgens de ASV beslist het college op een aanvraag om een subsidie die per boekjaar wordt verstrekt uiterlijk op 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend.
Het college beslist bij periodieke subsidieaanvragen binnen 8 weken nadat de volledige aanvraag is ingediend. In bijzonder gevallen kan het college de hierboven genoemde termijnen verlengen. In de (deel)verordeningen komt het voor dat andere termijnen worden gehanteerd. Bij de Subsidieverordening evenementen Den Helder 2020 beslist het college uiterlijk 1 december over de ingediende subsidieaanvragen voor het komende jaar. Deze beslistermijn kan eenmalig worden verlengd tot 31 december. Bij de Subsidieverordening sportverenigingen Den Helder (2021) beslist het college op een subsidieaanvraag vóór 31 december van het jaar waarin deze subsidieaanvraag is ingediend. Tot slot neemt het college bij de deelsubsidieverordening “Topsportregeling” (2018) voor wat betreft seizoensgebonden topsportactiviteiten voor 1 juli een besluit over de ingediende aanvragen. Bij incidentele sportactiviteiten neemt het college voor aanvang van de activiteit een besluit over de indiende aanvraag. d. Is er inzicht in de uitvoeringskosten van het proces van subsidieverstrekking? Er is geen inzicht op de uitvoeringskosten van het proces van subsidieverstrekking, omdat een registratie van de urenbesteding ontbreekt.
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
41
e. Wordt ernaar gestreefd om de kosten van het uitvoeringsproces te minimaliseren? In de taakverdeling wordt gestuurd op de verdeling van de inzet over de verschillende medewerkers. Omdat geen inzicht is in de uitvoering, wordt ook niet gestreefd naar het minimaliseren van de kosten van het uitvoeringsproces. Verder werkt de gemeente Den Helder met twee verschillende registratiesystemen. Normenkader Norm: Het proces omtrent de subsidieaanvraag, de behandeling, beschikking en verantwoording wordt gemonitord en het is duidelijk wat de resultaten hiervan zijn. Toetsing: Voldoet merendeel. Uit het onderzoek blijkt dat op zich het proces wel goed in beeld en dat de regie op het bijhouden van de resultaten en de monitoring van het proces plaatsvindt. Documentatie van de resultaten van de monitoring zijn niet aangetroffen. Daarnaast geven respondenten aan dat er in verschillende subsidiesystemen verschillend wordt geregistreerd. Onderbouwing Uit het casusonderzoek blijkt dat sprake is van een vaste structuur van een aanvraag, (eventueel) B&W advies, beschikking, verantwoording en vaststelling van de verlening. Bij 3 van de 25 (volledig of gedeeltelijk) gehonoreerde aanvragen is de vaststelling van de uiteindelijke verlening niet aangeleverd bij de onderzoekers. Een aantal gesproken respondenten geven aan dat er in verschillende registratiesystemen worden geregistreerd.
Uit het onderzoek is niet gebleken dat het verloop van het proces wordt gemonitord. Dezelfde respondenten geven aan dat de stappen in het digitale systeem van process niet altijd worden opgevolgd omdat de registratiepraktijk soms weerbarstiger is dan systemen. Ook wordt aangegeven dat zij niet de ervaring hebben dat er omissies in het proces intern worden opgemerkt en medewerkers hier op worden gewezen. Tijdens de ambtelijke hoor en wederhoor wordt er aangegeven dat er verschillende functionarissen werkzaam zijn die die een extra check doen op de volledigheid van registraties van subsidies, een interne controller houdt zicht op de tijdigheid van het beslissen over aanvragen, doorlooptijd en tijdigheid van het afgeven van vaststellingen. In het kader van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) bekijkt deze functionaris een aantal subsidies in detail en geeft op hoofdlijnen de stand van zaken weer ten aanzien van het totaal. Deze functionaris stelt n.a.v. constateringen uit de VIC aan de beleidsadviseurs in sommige gevallen vragen omtrent de stand van zaken en wanneer e.e.a. wordt afgerond indien er sprake is van achterstand. Ten tijde van het onderzoek zijn is hier geen documentatie over aangeleverd. Daarmee kan er nog niets gezegd worden wat de resultaten zijn van de bevindingen van deze medewerkers.
Norm: De uitgaven, gemoeid met de uitvoering van subsidieverstrekking, blijven binnen de daarvoor gestelde kaders Toetsing: Voldoet niet. Er zijn geen heldere kaders gezet voor de uitgaven gemoeid met subsidieverstrekking. De gemeente weet welke medewerkers zich bezighouden met subsidieverstrekking maar uren worden niet geregistreerd. Onderbouwing Subsidieverstrekking valt onder het takenpakket van enkele beleidsmedewerkers. Dit heeft de gemeente inzichtelijk. Echter ontbreekt de daadwerkelijke urenbesteding, omdat de inzet rondom subsidieverstrekking niet geregistreerd wordt. Hierdoor is het concrete aantal uren en het bedrag wat
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
42
gemoeid is met het proces van subsidieverstrekking niet bekend. Daarmee zijn geen heldere kaders gezet voor de uitgaven die gemoeid zijn met de subsidieverstrekking. Norm: Er is sprake van een overzichtelijke en complete administratie Toetsing: Voldoet beperkt. De administratie is op zich overzichtelijk en compleet. In een paar casussen ontbreken verantwoordingsdocumenten. Daarnaast is sprake van registratie in twee systemen, wat foutgevoeligheid in de hand werkt. Onderbouwing De gemeente Den Helder registreert in twee systemen. De afdeling financiën registreert in Key2subsidies. Daarvoor is een specifieke medewerker aangewezen. De medewerkers van beleid registreren in het systeem InProces. Er zijn geen verschillen tussen het beleidsmatige registratiesysteem (Inproces) en het financiële registratiesysteem (Key2subsidies). Geïnterviewden geven desondanks aan dat door het werken in twee systemen zij niet altijd over alle informatie kunnen beschikken. Bovendien wordt een deel van de informatie vanuit het beleidsmatige registratiesysteem (InProces) handmatig geregistreerd in het financiële registratiesysteem (Key2subsidies) wat foutgevoeligheid in de hand kan werken. Het financiële registratiesysteem wordt gecontroleerd op volledigheid.
Ook geven gesproken respondenten aan dat zij altijd via een extra tussenstap, via een collega, de informatie in het andere systeem moeten opvragen. Dit is geen wenselijke situatie. Het voornemen is dat er een evaluatie plaatsvindt op het gebruik van Key2subsidies, en de mogelijkheden om met dit systeem het proces verder te optimaliseren en te digitaliseren. De gesproken aanvragers geven verder aan dat zij veel opmerkingen hebben ten aanzien van het registratiesysteem InProces. Bij terugkerende aanvragers wordt bij iedere nieuwe aanvraag gevraagd om reeds aanwezige informatie bij de gemeente (inschrijving KvK, etc.). Hiernaast geven zij aan dat zij zelf beperkte toegang hebben tot hun eigen digitale dossier en daarmee geen inzage hebben in de voortgang en documenten zoals aanvraag, beschikking, etc. Als ze iets zouden willen weten dan bellen ze hun contactpersoon bij de gemeente. Een aantal beleidsmedewerkers beaamt dit.
5.3
Oordeel doeltreffendheid
Beantwoording op hoofdlijnen: a. Wordt het subsidiebeleid minstens eens in de vijf jaar op effectiviteit geëvalueerd, conform Awb, artikel 4:24? Een uniform subsidiebeleid is niet aanwezig. Het subsidiebeleid wordt derhalve niet op effectiviteit geëvalueerd. Ook zijn er geen evaluaties aangetroffen op verordeningen en regelingen. Evaluaties op het betreffende subsidiedeel van de verschillende beleidsterreinen zijn niet aanwezig. b. Op welke wijze vindt die evaluatie van het subsidiebeleid plaats? Zie onder a. Er vindt geen evaluatie van het subsidiebeleid plaats. Een interne evaluatie van het subsidieproces heeft plaatsgevonden. Voor de grote subsidieaanvragen en voor de beleidsterreinen vinden wel reflecties plaats. c. Heeft de evaluatie betrekking op het subsidiebeleid en het uitvoeringsproces of op de individuele subsidierelaties? Er vindt geen evaluatie van het subsidiebeleid plaats. d. Wordt beoordeeld, en zo ja op welke wijze, of de verstrekte subsidie en de geleverde prestatie bijdragen aan de gestelde beleidsdoelen?
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
43
Nadat een aanvraag wordt ingediend volgt in de meeste gevallen een B&W advies (in 77% van de casussen uit het casusonderzoek). In dit advies richting het college wordt beargumenteerd of en in hoeverre de aanvraag past binnen de gestelde beleidsdoelen van de gemeente. In de overige casussen volgde na de aanvraag geen B&W advies, gezien afspraken al waren vastgelegd in een budgetovereenkomst, de aanvraag vergelijkbaar was met de aanvraag van het voorgaande jaar of de aangevraagde subsidie een bedrag van minder dan 5000 euro betrof. Bij de verantwoording wordt minimaal ingegaan op de mate waarin de gestelde doelen worden behaald. Vaak wordt alleen gerapporteerd over de uitgevoerde activiteiten maar niet over het bereik en de mate waarin doelen worden behaald. De gemeente vraagt niet om een verantwoording over de behaalde doelen maar lijkt de vaststelling van de subsidie te baseren op de gemaakte kosten en uitgevoerde activiteiten. De gesproken aanvragers geven aan dat zij een bijdrage leveren aan gemeentelijke doelstellingen, maar niet zozeer omdat zij daar actief door de gemeente op worden bevraagd. e. Wordt bij het beoordelen van het halen van de gestelde doelen onderscheid gemaakt tussen output (de afgesproken prestatie) en de outcome (het maatschappelijk effect)? Zie het antwoord bij vraag d.
De gemeente let bij de verantwoordingsdocumenten niet zo zeer op de mate waarin doelen worden behaald, hier worden geen afspraken over gemaakt met de aanvrager (tenzij sprake is van beleidsgestuurde contractfinanciering). Bij het vaststellen van de subsidie wordt gekeken naar de gemaakte kosten en uitgevoerde activiteiten en niet naar de mate waarin de beoogde doelen zijn behaald en welk maatschappelijk effect is bewerkstelligd. Geen van de gesproken aanvragers geeft aan dat zij actief worden bevraagd op maatschappelijk effect. f. Wie zijn bij die evaluatie betrokken? Zie a. Er vindt geen evaluatie van het subsidiebeleid plaats. g. Met wie worden de bevindingen van die evaluatie gedeeld? Zie a. Er vindt geen evaluatie van het subsidiebeleid plaats. Normenkader Norm: De aanvraag voor subsidieverlening geeft inzicht in de activiteiten die zullen worden uitgevoerd Toetsing: Voldoet grotendeels. Bijna alle aanvragen hebben een overzicht van de activiteiten toegevoegd bij hun aanvraag. Onderbouwing Bij het indienen van een aanvraag dient een overzicht van de activiteiten te worden aangeleverd, tenzij het een aanvraag binnen de regeling topsport of voorschoolse voorzieningen betreft. Slechts bij één van de aanvragers uit het casusonderzoek ontbrak dit overzicht van activiteiten.
De gesproken aanvragers geven aan dat zij inzichtelijk maken wat de activiteiten zijn die zij uitvoeren. Norm: Er is een verband te leggen tussen de gemeentelijke doelen en de gesubsidieerde activiteiten Toetsing: Voldoet niet. De gemeente is zich bewust dat het sturen op outcome een ontwikkelpunt is en is hier recent mee gestart voor het sociaal domein. Onderbouwing
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
44
Volgens geïnterviewden is het sturen op outcome een ontwikkelpunt. Enerzijds zou beter inzicht mogelijk zijn door het formuleren van de concrete doelen en de prestatieafspraken die bij de subsidie horen. Anderzijds moeten er dan ook afspraken gemaakt worden over de verzameling van gegevens en de rapportage hierover in de verantwoording. Voor het sociaal domein is dat nu in ontwikkeling met de vraag of iets echt effectief is en of de resultaten worden bereikt. Nagenoeg geen van de gesproken aanvragers vindt dat zij door de gemeente voldoende actief en concreet wordt gevraagd een rol te spelen in het bereiken van gemeentelijke doelstellingen. Twee van de aanvragers geeft aan dat zij weten onder welke beleidsdoel de aanvraag is gepositioneerd, het merendeel weet dat niet of onvoldoende. Norm: Bij het beoordelen van de aanvraag tot vaststelling wordt gecontroleerd of aan de bij de subsidieverlening vastgestelde verplichtingen is voldaan Toetsing: Voldoet. In de subsidieverlening zijn afspraken opgenomen over de uiterste data waarop verantwoordingsdocumenten en eventuele tussentijdse rapportages moeten worden aangeleverd. Bij het beoordelen van de aanvraag tot vaststelling wordt de tijdigheid en volledigheid van de verantwoordingsdocumenten meegenomen.
Bovendien wordt gecontroleerd of de aanvrager zich aan eventuele andere verplichtingen heeft gehouden zoals opgesteld in de beschikking. Onderbouwing Bij het vaststellen van de subsidie wordt gekeken of de verantwoordingsdocumenten volledig en tijdig zijn aangeleverd en of de aanvrager zich aan eventuele andere verplichtingen zoals opgesteld in de beschikking heeft voldaan. In het geval van een onvolledige verantwoording of wanneer documenten niet (of niet tijdig) zijn aangeleverd wordt de aanvrager verzocht dit zo snel mogelijk in orde te maken. Uit het casusonderzoek blijkt dat het college hierbij geen sancties opgelegd, alleen het verzoek om in het vervolg wel tijdig en volledig te verantwoorden. De gesproken aanvrager bevestigen dit beeld. Zij zijn goed geïnformeerd wat de verantwoordingseisen zijn. Norm: Het subsidiebeleid wordt periodiek geëvalueerd conform artikel 4:24 Awb Toetsing: Voldoet beperkt. Er vind geen vaststaande evaluaties van het subsidiebeleid plaats. Wel wordt met regelmaat teruggekeken naar de evenementsubsidies, naar de grotere subsidie-ontvangende organisaties en vinden er soms thematische beleidsevaluaties plaats. Onderbouwing Volgens geïnterviewden zijn er geen vaststaande evaluaties over subsidies in het algemeen in Den Helder. Er zijn hierover ook geen documenten aangetroffen.
Wel wordt jaarlijks teruggekeken op de evenementsubsidies en worden de grote drie subsidieontvangende organisaties regelmatig tegen het licht gehouden. Verder vinden er af en toe beleidsevaluaties plaats op gemeentelijke thema’s waarop ook subsidies worden verstrekt. Norm: De evaluatie biedt concrete handvatten voor verbetering. Toetsing:
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
45
Voldoet niet. Er is geen evaluatie van het subsidiebeleid, en daarmee zijn er geen concrete handvatten voor verbetering.
Onderbouwing Omdat er geen evaluatie is van het subsidiebeleid zijn er ook geen concrete handvatten voor verbetering.
5.4
Oordeel waardering
Beantwoording op hoofdlijnen: a. Is de eventuele (gedeeltelijke) afwijzing van een aangevraagde subsidie helder voor de aanvrager? Is de argumentatie begrijpelijk? Bij twee van de afgewezen aanvragen uit het casusonderzoek heeft een gesprek plaatsgevonden om de reden(en) van de afwijzing nader toe te lichten aan de aanvrager. Voor de andere afgewezen aanvragen geldt dat in de beschikking de weigeringsgronden zijn vermeld. Bij zes van de gesproken respondenten is sprake van een volledige toekenning. Deze respondenten geven aan dat ze goed worden geïnformeerd over de argumentatie van de beslissing en geven aan dat het besluit begrijpelijk is. Twee gesproken aanvragers die een gedeeltelijke afwijzing hebben gekregen geven in de interviews aan dat ze beiden de argumentatie onvoldoende tot niet begrijpelijk vinden. Zij geven aan dat de activiteit wel een bijdrage levert aan de algemene gemeentelijke doelstellingen. b. Is de eventuele (gedeeltelijke) toekenning van een aangevraagde subsidie helder voor de aanvrager? Is de argumentatie begrijpelijk? Beschikkingen van (gedeeltelijke) toekenningen zijn kort en bondig geformuleerd. Indien sprake is van een gedeeltelijke toekenning staat in de beschikking kort toegelicht wat de reden is van de toepassing van de korting. Een van de redenen van een korting is bijvoorbeeld een bezuinigingsmaatregel van 10% op alle subsidies.
Voor volledig toegekende subsidies geldt dat in de beschikking meestal geen reden wordt gegeven voor de toekenning. De argumenten voor het toekennen van een aanvraag zijn wel uitgewerkt in het B&W advies. De helft van de gesproken aanvragers geven aan dat zij vinden dat de (gedeeltelijke) toekenning helder geformuleerd is, de andere helft dat het te algemeen of onvoldoende helder beargumenteerd is. c. Is duidelijk aan welke voorwaarden de subsidietoekenning is gebonden en op welke wijze de verantwoording plaats moet vinden? Uit het casusonderzoek blijkt dat in de beschikking puntsgewijs staat beschreven welke verantwoordingsdocumenten moeten worden aangeleverd door de aanvrager. Ook staat voor ieder afzonderlijk verantwoordingsdocument de uiterlijke aanleverdatum vermeld. Indien sprake is van specifieke voorwaarden staan deze ook in de beschikking vermeld. Gesproken aanvragers bevestigen dit beeld. Normenkader Norm: Argumenten (gedeeltelijke) afwijzing dan wel toewijzing van een aangevraagde subsidie zijn duidelijk geformuleerd Toetsing: Voldoet gedeeltelijk. Uit het casusonderzoek blijkt dat in de beschikking kort en bondig wordt ingegaan op de argumenten van de beslissing tot (gedeeltelijke) afwijzing dan wel toewijzing van een aangevraagde subsidie. Gesproken aanvragers bevestigen dit beeld. Onderbouwing
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
46
Uit het casusonderzoek blijkt dat beschikkingen kort en bondig zijn, dat geldt voor zowel (gedeeltelijk) afgewezen aanvragen als voor volledig toegewezen aanvragen. In het geval van een volledige toekenning wordt meestal niet ingegaan op de argumenten die aan deze beslissing ten grondslag liggen. Deze argumenten zijn wel terug te vinden in het B&W advies. Bij (gedeeltelijk) afgewezen aanvragen wordt in de beschikking wel een korte toelichting gegeven op de beslissing. De gesproken respondenten geven dat de gemeente niet altijd uitgebreid en duidelijk de argumenten formuleert. De ene helft van de gesproken respondenten is tevreden over de toelichting van de gemeente, de andere helft is van mening dat de beslissing te algemeen of onvoldoende helder beargumenteerd is. Norm: De voorwaarden (uitvoering en verantwoording) bij subsidietoekenning zijn duidelijk geformuleerd Toetsing: Voldoet. Uit het casusonderzoek blijkt dat in de beschikking duidelijk wordt omschreven wat van de subsidieaanvrager wordt verwacht en welke verantwoordingsdocumenten moeten worden aangeleverd. Onderbouwing Uit het casusonderzoek blijkt dat in de beschikking duidelijk wordt omschreven wat van de subsidieaanvrager wordt verwacht (eventueel ook gezamenlijk gemaakte afspraken) en welke verantwoordingsdocumenten moeten worden aangeleverd.
Tevens staat beschreven wat de uiterste datum is dat de documenten moeten worden opgestuurd. De gesproken aanvragers bevestigen het beeld dat zij goed zijn geïnformeerd over wat de verantwoordingseisen zijn.
5.5
Oordeel rol raad
Beantwoording op hoofdlijnen: a. Wordt de gemeenteraad, naar het oordeel van de leden, adequaat geïnformeerd over de verstrekte, en eventueel niet toegekende, subsidies? Zo niet, wat zou er moeten veranderen? De gemeenteraad wordt naar oordeel van de leden niet adequaat geïnformeerd over de aangevraagde, verstrekte, gekorte en eventueel niet toegekende subsidies. Zij zouden graag meer geïnformeerd worden over het totaal aan aanvragen, toekenningen, kortingen en afwijzingen. Zowel financieel, inhoudelijk en op het niveau van effecten. b. Wordt de gemeenteraad, naar het oordeel van de leden, voldoende betrokken bij de periodieke evaluatie van het subsidiebeleid? Zo niet, wat zou er moeten veranderen? Er zijn geen periodieke evaluaties van het subsidiebeleid. Dit zou volgens raadsleden conform moeten worden uitgevoerd. c. Heeft de gemeenteraad initiatieven genomen om beter geïnformeerd te worden, en zo ja, welke en wat is daarvan het resultaat? Er is een motie ingediend, maar daar is geen opvolging aan gegeven. De gemeenteraad erkent dat ook zij hiernaast geen initiatieven hebben genomen om beter geïnformeerd te worden. Wel worden vragen gesteld over individuele gevallen. Normenkader Norm: De raad stelt inhoudelijk, financieel en procedurele kaders voor de subsidieverstrekking
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
47
Toetsing: Voldoet beperkt. Raadsleden geven aan dat er weinig inhoudelijke kaders zijn. Zij stellen de financiële kaders vast met de begroting. De procedurele kaders zijn weergegeven in de ASV. Onderbouwing Het belangrijkste kader voor de raad is de programmabegroting, de kadernota en de jaarrekening. De gemeente heeft de laatste jaren gepoogd de doelen concreter te maken. Voor de raad is vooral relevant hoe de gemeente welke doelen gaat bereiken. Geïnterviewden geven aan dat de concreetheid van de doelen te wensen over laat. Dan is er ook geen basis waarop het college aanvragen op de goede manier kan beoordelen. Zijn de doelen en effecten niet concreet dan is het dus lastig om aanvragen daarop te toetsen en bovendien laat het meer ruimte voor interpretatie door zowel college als raad. De beleidsgestuurde contractfinanciering (BCF) is een vorm waarmee de gemeente meerjarige afspraken maakt met een aantal grotere subsidie-ontvangende organisaties. Daarover heeft het college ook een actieve informatieplicht richting de raad. Deze BCF’s worden vastgesteld door de raad. In de financiële controle is de programmabegroting en de tussenrapportage belangrijk en biedt de jaarrekening voor de controle het meeste inzicht. Echter dit is voornamelijk financieel ingestoken. Bij raadsleden heerst het gevoel dat er inhoudelijk weinig kaders zijn.
Zij geven aan dat ze actiever betrokken zouden willen zijn als raad. Het onderwerp subsidies is wel eens op de agenda geweest, maar raakt ondergesneeuwd door allerlei andere zaken die ook spelen. Er is een motie ingediend, maar daar is geen actief vervolg aan gegeven. De raadsleden geven aan dat er tijdens de bespreking van de begroting financiële kaders worden meegegeven.
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
48
Norm: De informatie aan de raad is relevant (bevat geen overbodige informatie) Toetsing: Voldoet beperkt. Raadsleden krijgen informatie over de uitgaven en de gesubsidieerde organisaties, maar worden inhoudelijk niet geïnformeerd over de verstrekte subsidies en hebben geen zicht op het effect ervan. Onderbouwing De P&C-cyclus is het belangrijkste instrument waarmee de raad wordt geïnformeerd. Daarnaast wordt de raad ook door gesubsidieerde instellingen gevraagd om op werkbezoek te komen om zich een beeld te vormen. Geïnterviewden van college en ambtelijke organisatie geven aan dat de sturing op middelen best lastig is omdat de verantwoording vanuit de organisaties soms laat komt. Raadsleden geven aan dat zij via de begroting (en P&C cyclus) worden geïnformeerd over het totaal wat er is uitgegeven aan subsidies en ook welke organisaties zijn gesubsidieerd. Zij worden niet geïnformeerd welke organisaties geen subsidie hebben gekregen en ook niet welke organisaties voor welk bedrag zijn gekort. Zij hebben hierdoor geen zicht op wat er in totaal is aangevraagd, hoeveel er in totaal is gekort en uiteindelijk toegekend. Zij geven aan dat zij hiernaast inhoudelijk onvoldoende worden geïnformeerd over de subsidies die niet zijn toegekend, die gekort zijn en verstrekt. Ook hebben ze geen zicht op het effect van subsidies.
Norm: De informatie aan de raad is toegankelijk en begrijpelijk Toetsing: Voldoet beperkt. Raadsleden krijgen te beperkt informatie. Onderbouwing Het lukt de raad op dit moment niet goed om erop toe te zien of de subsidies ten goede komen aan de bewoners en voldoen aan de doelen die de raad heeft gesteld. Zij zouden graag meer geïnformeerd worden over het totaal aan aanvragen, toekenningen, kortingen en afwijzingen. Zowel financieel als inhoudelijk. Raadsleden geven toe dat ook zij hier niet om gevraagd hebben en hier wel wat pro-actiever in hadden kunnen handelen. Norm: De informatie is informatief (geeft inzicht in de achtergrond) Toetsing: Voldoet niet. Raadsleden hebben te weinig informatie om keuzes te kunnen maken en te kunnen sturen. Onderbouwing Raadsleden geven aan dat vanwege de beperkte informatie die zij als raadslid hebben het ook niet eenvoudig is om de juiste keuzes te maken en beter te kunnen sturen. Raadsleden geven aan dat de behoefte aan informatie groot is vooral omdat tien procent van de begroting in Den Helder wordt uitgegeven aan subsidies. Ze hebben te weinig zicht op wat er precies met dit geld gebeurt.
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
49
Klik hier en voeg via Invoegen Afbeeldingen een foto in. Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.
6
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
Oordeel subsidiebeleid en -uitvoering
50
6. Conclusies en aanbevelingen 6.1
Antwoord op de centrale onderzoeksvraag
In hoeverre is de uitvoering van het subsidiebeleid van de gemeente Den Helder doelmatig en doeltreffend en hoe geeft de gemeenteraad invulling aan de kaderstellende en controlerende rol? Hoofdconclusie: De gemeente heeft, met het verstrekken van subsidies, onvoldoende zicht op het realiseren van maatschappelijke doelen bij de meeste verstrekte subsidies. De raad stelt alleen juridische kaders (Algemene Subsidieverordening) maar stelt geen kaders wanneer het subsidie-instrument moet worden ingezet en hoe de verbinding tussen subsidie en de doelen van de gemeente is geborgd. De raad kan de controlerende taak niet goed uitvoeren. De raad kan op basis van de ontvangen informatie niet toetsen of het subsidie-instrument goed wordt ingezet (evaluaties vinden niet plaats). De raad kan op basis van de ontvangen informatie ook niet controleren of de subsidies bijdragen aan het doelbereik van de gemeente. De hoofdconclusie is gebaseerd op de volgende vier deelconclusies: 1. Inzet van het subsidie-instrument is geen onderdeel van een afwegingskader, de raad heeft dit ook niet vastgesteld. 2. Onvoldoende sturing op een doeltreffende subsidieverstrekking. 3. Weinig sturing op de doelmatigheid van de subsidieverstrekking. 4. De raad kan haar controlerende taak op subsidieverstrekkingen niet goed uitoefenen.