bijlage bij antwoorden III DB Memo evaluatie toename Woo definitief.pdf

DB-MEMO Aan Datum vergadering Auteur Onderwerp Agendapunt Bijlage(n) Portefeuille

: Dagelijks Bestuur OD NHN : 14-09-2022 : Alwine van Doornik/ Diana van der Kolk : Evaluatie Wob- Woo-verzoeken : 6b :1 : L.Peters (a.i.)

Aanleiding De laatste jaren is bij de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) een significante toename te zien van het aantal verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), thans Wet open overheid (Woo). Deze Memo is toegezegd in de Kadernota 2023. In deze Memo wordt gesproken over Woo-verzoeken en daarmee worden ook de eerder zo genoemde Wob-verzoeken bedoeld. In toenemende mate wordt informatie opgevraagd door journalisten, belangenorganisaties en belangenverenigingen. Het gaat dan om informatie over verschillende jaren en over diverse onderwerpen gerelateerd aan vergunningverlening en handhaving. Hierbij worden zowel definitieve stukken, werkdocumenten, concepten en bijbehorend intern en extern e-mailverkeer opgevraagd. Deze verzoeken beslaan daarmee een aantal documenten variërend van honderd tot meer dan duizend stuks. Bovendien zijn de verzoeken in toenemende mate bestuurlijk gevoelig. De onderwerpen raken veelal de maatschappij en er is veel journalistieke aandacht voor. Zoals in het geval van het Circuit Zandvoort, datacenters en Tata Steel, maar het gaat ook over onderwerpen die meer regionaal spelen, zoals bodemvervuiling, evenementen, bakkerijen, voetbalkooien, geuroverlast, rookinstallaties, et cetera. De opvolger van de Wob, de Woo, is op 1 mei jl. in werking getreden.

De Woo geeft iedereen het wettelijk recht op toegang tot publieke informatie en bevordert de overheid tot meer en betere actieve transparantie. Het openbaren van overheidsinformatie, en de toegankelijkheid en de vindbaarheid hiervan is zeer belangrijk. Deze wet gaat uit van zowel passieve als actieve openbaarmaking van documenten. Dit geeft een extra administratieve last voor de organisatie en daarnaast dient een contactfunctionaris aangewezen te worden. Dit onderwerp valt buiten beschouwing van dit DB Memo. De toename, de omvang en de toenemende bestuurlijke gevoeligheid van Woo- (voorheen Wob-) verzoeken heeft de afgelopen periode geleid tot een toename van het aantal bestede uren aan deze wettelijke taak. Gelet hierop zijn de Woo-verzoeken niet meer met de huidige personele capaciteit en het beschikbare budget af te handelen, zoals ingezet in 2019.

Doel van de memo Het doel van deze memo is inzicht te geven in zowel de toename van de verzoeken als de omvang hiervan en deze cijfermatig te onderbouwen, zoals toegezegd in de Kadernota 2023. Momenteel worden Woo-verzoeken verrekend middels het Uitvoeringsprogramma waardoor bij een toenemend aantal Woo-verzoeken de druk hiervan komt te liggen op de uitvoering van de Uitvoeringsprogramma’s.

Pagina 1 van 5

Memo Evaluatie Woo-verzoeken

Voor het cijfermatige deel zijn onder meer de tijdschrijfgegevens en gegevens uit het zaaksysteem geraadpleegd over de periode 2019 tot en met 13 mei 2022 en daaruit is het onderstaande gebleken: Vanaf 2019 neemt het aantal Wob-verzoeken toe. In 2019 betrof het 28 Wob-verzoeken, in 2020 is dit toegenomen tot 40 en in 2021 is het aantal uitgekomen op 44. In 2022 zijn tot nu toe (peildatum 16 augustus 2022) 39 nieuwe Wob-verzoeken ingediend. Daarmee lijkt de toename van het aantal Wob-verzoeken zich, na enige stabilisatie in 2021, verder door te zetten. Uitgaande van een toename van 43% is de verwachting dat het aantal nieuwe Wob-verzoeken in 2022 uitkomt op circa 63. De verdeling tussen de oorsprong van de Wob-verzoeken is voor 65% provinciaal en 35% gemeentelijk.

Grafiek 1. Ontwikkeling aantal Woo-verzoeken 2019 – 2022 *)

Ontwikkeling aantal Woo-verzoeken 2019 - 2022 70 60 50 40 30 20 10 0 2019

2020

2021

2022

Peildatum: 16 augustus 2022 *) Tot 16 augustus 2022 zijn in 2022 39 nieuwe Wob-verzoeken binnengekomen. Het jaar 2022 betreft een prognose

Een aantal disciplines is betrokken bij de afhandeling van verzoeken in het kader van de Woo: de jurist, de toezichthouder/ vergunningverlener en de administratief-juridisch medewerker. De jurist als verantwoordelijke voor het proces en het besluit, waaronder als beoordelaar van eventuele afwijzingsgronden in de wet, de toezichthouder/ vergunningverlener als behandelaar van het dossier, als stukkenverzamelaar en mede-beoordelaar van eventuele afwijzingsgronden, en de administratief-juridische medewerker in verband met het anonimiseren en het versturen van de stukken. Het aantal fte dat zich in 2021 bezighoudt met de Woo- verzoeken bestaat uit 2,0 fte juristen waarvan 1,3 fte in vaste dienst. De ureninzet van de vakinhoudelijk medewerkers/behandelaars is bij elkaar opgeteld 1,5 fte en daarnaast houdt omgerekend 2 fte administratief-juridisch medewerker zich bezig met de Wob-/ Woo verzoeken. Daarbij dient te worden opgemerkt dat de aard van de Woo-verzoeken er één is van piekbelasting vanwege de wettelijk voorgeschreven termijn om op een verzoek te beslissen. Naar verwachting zal de toename in 2022 verdere consequenties hebben voor extra inzet van mensen op deze wettelijke verplichting.

Bestede uren aan Wob-verzoeken – 2021 uitgaande van 1350 productieve uren Concernniveau Juristen 2.700 uur / 2 fte Administratief-juridisch medewerker 2.700 uur/ 2 fte Vakinhoudelijke medewerker/ behandelaar, gemiddeld Grote Wob-verzoeken 4 per jaar, 192 uur per Wob-verzoek: Kleine Wob-verzoeken 40 per jaar, 30 uur per Wob-verzoek:

768 uur/ 0,6 fte 1200 uur/ 0,9 fte

Totaal aantal uren

7.368 uur

Pagina 2 van 5

Memo Evaluatie Woo-verzoeken

Totaal aantal fte

5,5 fte

Sinds twee jaar neemt ook het aantal grote Wob-verzoeken toe, tot een aantal van vier in 2021. In onderstaande grafiek wordt de werkbelasting van de organisatie weergegeven als het gaat om Wob-/Woo-verzoeken in het jaar 2021. Grote Woo-verzoeken betreft circa 192 uur per Wooverzoek, kleine Woo-verzoeken betreffen circa 30 uur per Woo-verzoek.

Grafiek 2. Woo-verzoeken naar omvang en vakdiscipline in fte in 2021

Geïnvesteerde fte in Woo-verzoeken 2021 totaal aantal fte

Vakinhoudelijk medewerkers Woo Klein

Vakinhoudelijk medewerkers Woo Groot

Administratief-juridisch medewerkers

Juristen 0

1

2

3

4

5

6

Peildatum: 13 mei 2022

In grafiek 3 wordt een prognose gegeven van de werkbelasting van de organisatie in 2022. Dit is op basis van de cijfers die op 16 augustus 2022 bekend zijn. Zoals hierboven beschreven wordt in 2022 een toename van de gemiddelde werkbelasting verwacht van 43%.

Grafiek 3. Woo-verzoeken naar vakdiscipline in fte 2021 - prognose 2022

Woo verzoeken in fte 2021 - 2022 totaal aantal fte

Vakinhoudelijk medewerkers

Administratief-juridisch medewerkers

Juristen 0

1

2

3

2022

2021

Pagina 3 van 5

4

5

6

7

8

9

Memo Evaluatie Woo-verzoeken

Peildatum: 16 augustus 2022. Het jaar 2022 betreft een prognose

In de hiervoor beschreven inzet van fte in 2021 wordt geen rekening gehouden met overheadkosten, waaronder kantoorkosten e.d. Gekeken naar de kosten waarmee gerekend wordt inclusief overhead kost een fte gemiddeld € 100.000,- In grafiek 4 worden voor 2021 en 2022 (prognose) de kosten weergegeven die gepaard gaan met de Woo-verzoeken. Gezien de te verwachten meer dan verdubbeling van het aantal Woo-verzoeken ten opzichte van 2019, voldoet de financiering zoals in 2019 ingezet niet meer. Hierbij dient te worden opgemerkt dat vanuit de provincie Noord-Holland een tussentijdse financiële injectie heeft plaatsgevonden op basis van het rapport ‘Actualisatie Taakuitvoering Wet natuurbescherming’ van KplusV (januari 2020).

Grafiek 4. Kosten in 2021 en 2022 naar aard van de deelnemer: gemeenten en provincie

Kosten Woo-verzoeken naar aard deelnemer 2021 - 2022 900.000 800.000 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 gemeenten - 35%

provincie - 65% 2021

kosten totaal

2022

Peildatum: 16 augustus 2022. Het jaar 2022 betreft een prognose.

Conclusie De verwachting is dat het aantal Woo verzoeken eind 2022, in vergelijking met 2019, meer dan verdubbeld zal zijn. Daarnaast neemt het aantal grote Woo-verzoeken toe. De grote Wooverzoeken geven een grotere piekbelasting op de werkorganisatie dan de kleinere. De verwachte totale kosten die gepaard gaan met de tijdige afhandeling van Woo-verzoeken komen in 2022 uit op bijna €800.000,-. In de Kadernota 2023 heeft de OD NHN een eerste signaal afgegeven over de geconstateerde ontwikkeling in het najaar van 2021 en de (afbreuk)risico’s die deze ontwikkeling met zich meebrengt voor een overheidsorganisatie als het gaat om het kunnen reageren binnen de wettelijke termijnen. Momenteel is het onderwerp Woo-verzoeken ondergebracht binnen het Uitvoeringsprogramma. Dit betekent dat ingeval van een Woo-verzoek andere onderwerpen in het Uitvoeringsprogramma in het gedrag kunnen komen of niet worden uitgevoerd. Deze notitie wordt gedeeld met het algemeen bestuur op 12 oktober en als bijlage toegevoegd aan de Kadernota 2024.

Achtergrondinformatie De in deze memo genoemde trend doet zich overigens voor bij alle decentrale overheden, zoals te lezen is in het onderzoeksrapport ‘De praktijk van de Wob bij decentrale overheden’ van pro-facto van 23 februari 2022. Zie hiervoor de bijlage.

Pagina 4 van 5

Memo Evaluatie Woo-verzoeken

Gevraagd Voor de invoering van de Woo hebben onze opdrachtgevers extra geld ontvangen van het Rijk. De OD NHN voert de Woo uit in opdracht van onze opdrachtgevers en deze zijn erbij gebaad dat die uitvoering goed en tijdig verloopt. Zo is de burger tevreden en voorkomen we bezwaar- en beroepsprocedures. Door de nieuwe Wet open overheid, de ervaringen vanuit het verleden en de toegenomen maatschappelijke belangstelling voor het werkveld van de omgevingsdiensten, verwacht de OD NHN een verdere structurele toename van het aantal Woo-verzoeken. Deze notitie gaat over de toename van het aantal Woo- verzoeken. De te verwachten toename van administratieve belasting en inzet van personeel als gevolg van de inwerkingtreding van de Woo is in deze notitie buiten beschouwing gelaten. Het DB wordt gevraagd kennis te nemen van deze ontwikkeling en dit DB Memo te delen met de leden van het algemeen bestuur.

Bijlage(n) Onderzoeksrapport ‘De praktijk van de Wob bij decentrale overheden’, Pro-facto, 23 februari 2022

Pagina 5 van 5