bijlage 2023-042824 Reactie OR op uitkomsten onderzoek ambtelijke organisatie docx.pdf

de WOR-bestuurder van de gemeente Den Helder Postbus 36 1780 AA DEN HELDER

verzendgegevens behandeld door datum : 29 augustus 2023 Ondernemingsraad kenmerk : OR23.082910 mw. H. de Cock-van Oosten bijlagen : telefoon (0223) 67 8084 Onderwerp Quick Scan naar effectiviteit en efficiëntie ambtelijke organisatie

uw gegevens brief van : kenmerk :

Geachte heer Pothast, beste Marc,

Op 31 juli 2023 ontving de ondernemingsraad de quick scan: effectiviteit en efficiëntie van de ambtelijke organisatie van de gemeente Den Helder. Het onderzoek is uitgevoerd door Rijnconsult en Cebeon. U heeft de OR gevraagd om een reactie op het rapport. Graag geeft de OR zijn eerste reactie. Eerste reactie Het rapport is opgebouwd uit een aantal onderdelen. Eerst worden de bevindingen over de organisatiecultuur, de beschikbare capaciteit en de effectiviteit van de werkprocessen gedeeld. Vervolgens worden er conclusies getrokken en aanbevelingen en aandachtspunten meegegeven. Bevindingen Resultaatgerichtheid organisatie De OR herkent de constatering dat er binnen de organisatie nog onvoldoende integraal wordt gewerkt. Er is binnen de organisatie sprake van diverse eilandjes, die onvoldoende met elkaar samenwerken. De OR onderschrijft de bevindingen van de onderzoekers dat er binnen de organisatie te weinig planmatig wordt gewerkt. Ontwikkelingen worden te vaak gestart zonder duidelijk plan en te vaak worden de ontwikkelingen vervolgens weer gestaakt, zonder dat er geëvalueerd is. Fysieke en sociale veiligheid Uit het rapport komt naar voren dat er sprake is van fysieke veiligheid, maar dat een sociaal veilig (werk)klimaat een blijvend aandachtspunt is. Hierbij wordt aangemerkt dat deze resultaten met name gevoed worden vanuit twee teams.

De OR wil weten hoe aan de sociale veiligheid binnen deze twee teams wordt gewerkt. De OR vindt het erg belangrijk dat er binnen de organisatie een sociaal veilig werkklimaat heerst, waar iedereen zich veilig voelt en met plezier naar zijn werk gaat. Communicatie De OR herkent zich in de constatering dat de interne communicatie binnen de organisatie verbeterd moet worden. De OR vindt het dan ook een goed idee om als management actiever en fysiek te communiceren door bijvoorbeeld een vast zeepkistmoment waarop de gemeentesecretaris de medewerkers informeert. Belangrijk is ook dat de teammanagers allemaal hetzelfde en evenveel communiceren naar hun team toe, zodat er geen informatieverschillen zijn tussen teams.

Postbus 36

1780 AA Den Helder

www.denhelder.nl

telefoon 14 0223

Kenmerk: OR20.111703

Conclusies De OR onderschrijft het belang om een duidelijke koers uit te zetten, doelen te benoemen, teamoverstijgend samen te werken en elkaar feedback te geven. Naar aanleiding van de nieuwe sturingsfilosofie lijkt het de OR vanzelfsprekend dat een uitvoeringsplan wordt gemaakt waarin praktisch wordt beschreven hoe het reguliere werk naast het opgavegericht werken vorm krijgt binnen de organisatie. Aanbevelingen De onderzoekers bevelen aan om planmatig aan de slag te gaan met organisatieontwikkeling. Hier sluit de OR zich bij aan. De OR zo graag een plan voor de organisatieontwikkeling zien, waarin naast alle fases ook de piketpalen en evaluatiemomenten zijn opgenomen. De OR vindt het belangrijk dat de medewerkers betrokken worden bij de organisatieontwikkeling. De OR adviseert nu eerst aan de slag te gaan met de aanbevelingen en aandachtspunten die uit dit onderzoek naar voren zijn gekomen en niet meteen een aanvullend vervolgonderzoek uit te voeren. Aandachtspunten De OR vindt het belangrijk dat voor medewerkers helder is wat de primaire sturingslijn is en voor welke onderwerpen door de opgavemanagers wordt gestuurd. Daarbij moet het een medewerker duidelijk zijn welke rolverdeling er is tussen de teammanager en de opgavemanager en hoe dit zich verhoudt tot de medewerker. De OR vindt dat de span of attention per teammanager nu al een punt van aandacht is.

Zoals aangegeven in het rapport zijn medewerkers zoekende. Wil je medewerkers voldoende aandacht kunnen geven dan moeten de teams niet te groot zijn. Nu al worden bij bepaalde teams managementtaken gedelegeerd aan coördinatoren. Dit terwijl in het verleden juist alle coördinatoren zijn verdwenen. De OR hoort graag welke organisatiekeuzes er worden gemaakt.

Adviesaanvraag De OR is heel benieuwd naar de besluiten die u naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek wilt nemen. Zodra de voorgenomen besluiten bekend zijn, ziet de OR graag een adviesaanvraag tegemoet.

Met vriendelijke groet, de ondernemingsraad van de gemeente Den Helder,

A.A. van der Duim-Bos Voorzitter