Bijlage 18 GR Regionaal Historisch Centrum Alkmaar was-wordt lijst.pdf

RHCA – was-wordt lijst Hoofdstuk 2 Samenstelling en werkwijze bestuur WAS -

WORDT 2.3 Actieve informatieplicht Artikel 15 Actieve informatieplicht van bestuur aan raden Het bestuur van het openbaar lichaam verstrekt de raden van de deelnemers de inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Bij de informatieverstrekking geldt dat: Relevante informatie in een zo vroeg mogelijk stadium wordt verschaft; Informatie op hoofdlijnen wordt verstrekt, behalve als een detail (politiek) relevant is of als er specifiek om is gevraagd; - Schriftelijke inlichtten zendt het bestuur (dagelijks bestuur, algemeen bestuur en/of voorzitter) rechtstreeks naar en gelijktijdig aan de raden en in cc aan de colleges van de deelnemers. Indien de informatie wordt verstrekt door dagelijks bestuur of voorzitter dan wordt het algemeen bestuur vooraf geïnformeerd.

-

Artikel 18a Zienswijze procedure meerjarenbeleidsplannen 1. Indien gebruik wordt gemaakt van een strategisch- of meerjarenplan biedt het dagelijks bestuur dit in concept aan de gemeenteraden aan.

Artikel 25 Voorbereiding en vaststelling begroting 1. De begroting wordt uiterlijk 15 juli voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt door het algemeen bestuur vastgesteld. 2. Het dagelijks bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het dagelijks bestuur zendt deze voor 15 april en ten minste tien weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de raden van de deelnemers. 3. Voor de samenstelling van de jaarlijkse begroting wordt uitgegaan van de in de laatst vastgestelde begroting opgenomen ramingen alsmede de rekeningsresultaten van het voorlaatste jaar. 4. De raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur voor 1 juli hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, en biedt deze vervolgens aan het algemeen bestuur aan. 5. Nadat deze is vastgesteld zendt het dagelijks bestuur binnen twee weken, maar in ieder geval voor 1 augustus, de begroting aan gedeputeerde staten van Noord-Holland en aan de raden van de deelnemende gemeenten die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. 6. De meerjarenbegroting omvat een overzicht van uitgaven en inkomsten, alsmede een toelichting.

2. De gemeenteraden geven binnen 10 weken na ontvangst van het concept strategisch- of meerjarenplan hun zienswijze hierover aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 3. Het dagelijks bestuur stelt de gemeenteraden voorafgaande aan het vaststellen van het strategisch- of meerjarenplan schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het tweede lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Artikel 26 Voorbereiding en vaststelling kadernota en begroting 1.

2.

3. 4.

5.

6.

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 december in het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de begroting wordt vastgesteld de kadernota aan de raden voor zienswijze. De gemeenteraden geven uiterlijk 1 maart hun zienswijze over de kadernota aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur stelt de gemeenteraden voorafgaande aan het vaststellen van de kadernota schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Het dagelijks bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het dagelijks bestuur zendt deze uiterlijk 15 april toe aan de raden van de deelnemers. Voor de samenstelling van de jaarlijkse begroting wordt uitgegaan van de in de laatst vastgestelde begroting opgenomen ramingen alsmede de rekeningsresultaten van het voorlaatste jaar. De raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur uiterlijk 25 juni hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, en biedt deze vervolgens aan het algemeen bestuur aan.

Het dagelijks bestuur stelt de raden voorafgaand aan het vaststellen van de begroting voor 15 juli schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het derde lid, alsmede eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Nadat deze is vastgesteld zendt het dagelijks bestuur binnen twee

2

7.

weken, maar in ieder geval voor 15 september, de begroting aan gedeputeerde staten van Noord-Holland en aan de raden van de deelnemende gemeenten die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. De meerjarenbegroting omvat een overzicht van uitgaven en inkomsten, alsmede een toelichting.

Artikel 26 Voorbereiding en vaststelling jaarrekening

Artikel 27 Voorbereiding en vaststelling jaarrekening

1. Het dagelijks bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur: a. de algemene financiële en beleidsmatige kaders; b. de voorlopige jaarrekening met toelichting daarop onder overlegging van een afschrift van het verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de jaarrekening ingesteld door een door de hiertoe door het algemeen bestuur aangewezen certificerend accountant; c. een verantwoording van het financieel beleid. 2. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen tien weken na de datum van toezending van de in het tweede lid bedoelde stukken bij het dagelijks bestuur hun bedenkingen hieromtrent naar voren brengen. 3. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze bedenkingen zijn vervat bij de ontwerprekening. 4. Het algemeen bestuur onderzoekt de rekening zonder uitstel en stelt haar vast voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft. 5. Het dagelijks bestuur stuurt de jaarrekening en alle daarbij behorende stukken binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval voor 15 juli, aan gedeputeerde staten van Noord-Holland en aan de raden van de deelnemende gemeenten. 6. Voor 15 juli na afloop van het dienstjaar stelt het algemeen bestuur een jaarverslag vast.

Dit jaarverslag wordt ter kennisneming toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten.

1. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient aan de raden van de deelnemende gemeenten en aan het algemeen bestuur: a. de voorlopige jaarrekening met toelichting daarop onder overlegging van een afschrift van het verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de jaarrekening ingesteld door een door de hiertoe door het algemeen bestuur aangewezen certificerend accountant; b. een verantwoording van het financieel beleid. 2. De raden van de deelnemende gemeenten geven uiterlijk 25 juni hun zienswijze over de concept bestemming van het rekeningresultaat aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 3. Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling stelt de gemeenteraden voorafgaand aan het vaststellen van de jaarrekening gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze bedoeld in het tweede lid alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. 4. Het algemeen bestuur onderzoekt de rekening zonder uitstel en stelt haar vast voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft. 5. Het dagelijks bestuur stuurt de jaarrekening en alle daarbij behorende stukken binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval voor 15 juli, aan gedeputeerde staten van Noord-Holland en aan de raden van de deelnemende gemeenten. 6.

Voor 15 juli na afloop van het dienstjaar stelt het algemeen bestuur een jaarverslag vast. Dit jaarverslag wordt ter kennisneming toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten.

3

Artikel 27 Batig saldo

Artikel 28 Batig saldo

Indien de rekening sluit met een batig saldo, besluit het algemeen bestuur of dit saldo: a. geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de reserve, doch alleen en voor zover het door de deelnemende gemeenten voor het RHC Alkmaar vastgestelde maximumplafond van de reserve nog niet is bereikt; b. geheel of gedeeltelijk zal worden gebruikt voor extra investeringen, dan wel; c. geheel of gedeeltelijk zal worden uitgekeerd aan de deelnemers in de verhouding waarin zij overeenkomstig de in artikel 29 bedoelde verdeelsleutel bijdragen in het exploitatietekort.

Indien de rekening sluit met een batig saldo, besluit, met inachtneming van artikel 27, het algemeen bestuur of dit saldo: a. geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de reserve, doch alleen en voor zover het door de deelnemende gemeenten voor het RHC Alkmaar vastgestelde maximumplafond van de reserve nog niet is bereikt; b. geheel of gedeeltelijk zal worden gebruikt voor extra investeringen, dan wel; c. geheel of gedeeltelijk zal worden uitgekeerd aan de deelnemers in de verhouding waarin zij overeenkomstig de in artikel 29 bedoelde verdeelsleutel bijdragen in het exploitatietekort.

4

HOOFDSTUK 6 ARCHIEF

HOOFDSTUK 6 ARCHIEF

Artikel 30 Archief 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden overeenkomstig en volgens een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling ingevolge artikel 40 van de Archiefwet 1995; 2. De directeur is belast met de bewaring en het beheer van deze archiefbescheiden.

Artikel 31 Archiefzorg Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 32 Archiefbeheer 1. De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel 33 Archiefbewaarplaats Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Artikel 34 Toezicht Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Artikel 35 Verantwoording 1. De archivaris van Regionaal Historisch Centrum Alkmaar brengt minimaal tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.

Het dagelijks bestuur brengt minimaal tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.

5

Artikel 36 Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de regeling stellen aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. De zorgdragers van partijen, genoemd in lid 1, stellen een verklaring van terbeschikkingstelling op waarin de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de terbeschikkingstelling gestelde archiefbescheiden worden geregeld. Artikel 32 Uittreding

Artikel 38 Uittreding

1. Het college van elke deelnemende gemeente kan besluiten tot uittreding. Het college zendt daartoe het besluit tot uittreding aan het algemeen bestuur. 2. Uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin het betreffende besluit van de deelnemer aan het algemeen bestuur is toegezonden. 3. Uittreding geschiedt onder door het algemeen bestuur na overleg met deelnemers te stellen regelen die in ieder geval betreffen de voort te zetten verplichtingen van de uittredende deelnemer betreffende de rente en aflossing van geldleningen bedoeld in artikel 28 en andere langlopende verplichtingen met een resterende looptijd van ten minste 5 jaar. Het algemeen bestuur stelt nadat het besluit tot uittreding is ontvangen een ontwerp vast voor de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling aan de gevolgen van de uittreding en zendt dit ontwerp aan de deelnemers met het verzoek binnen drie maanden na verzending van dat ontwerp inzake de vaststelling ervan een besluit te nemen.

1. 2.

3.

4.

5.

Gedurende een termijn van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum van deelname aan/toetreding tot de regeling, is uittreding niet mogelijk. Een deelnemer kan (geheel of gedeeltelijk) uittreden door toezending aan het Algemeen Bestuur van de daartoe strekkende besluiten van de raad en het college van burgemeester en wethouders. De procedure voor uittreding vangt aan op de dag nadat het Algemeen Bestuur de betreffende besluiten heeft ontvangen. Van gedeeltelijke uittreding is sprake indien de deelnemer slechts een deel van de door het samenwerkingsverband ten behoeve van alle deelnemers uitgevoerde taken, als bedoeld in artikel 4 van deze regeling, wenst terug te nemen. Het Dagelijks Bestuur zendt de besluiten tot (gedeeltelijke) uittreding van een deelnemer aan de raden en colleges van de overige deelnemende gemeenten. Uittreding, geheel of gedeeltelijk, geschiedt per 1 januari van enig jaar, waarbij een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht wordt genomen. Na ontvangst van de in het eerste lid bedoelde besluiten, komen de uittredende deelnemer en het Dagelijks Bestuur, uiterlijk 6 maanden voor de datum van uittreding, een concept-uittredingsregeling overeen, welke door de deelnemers wordt vastgesteld, waarbij de belangen van

6

6.

7.

8.

de uittredende deelnemer en die van de achterblijvende deelnemers op reële en evenwichtige wijze worden afgewogen. In de conceptuittredingsregeling worden de personele, juridische, organisatorische en financiële gevolgen, waaronder de gevolgen voor het vermogen, van de uittreding geïnventariseerd, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan, de voorwaarden voor uittreding, de hoogte van de uittreedsom en de overname van personeel en/of overige verplichtingen door de uittredende deelnemer. Indien blijkt dat, als gevolg van een mogelijk verlies aan arbeidsplaatsen, een overleg met de bij de sector betrokken vakbonden noodzakelijk is ten behoeve van het opstellen van een sociaal plan, wordt de conclusie van dit overleg opgenomen in de concept-uittredingsregeling. Indien het Algemeen Bestuur constateert dat de besluiten tot uittreding van de bestuursorganen van de deelnemer de vraag oproepen of continuering van de samenwerking in de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar redelijkerwijs nog wel mogelijk is, doet zij de deelnemers een voorstel tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 40 van deze regeling.

Het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en de uittredende deelnemer zullen zich inspannen om de nadelige gevolgen van de uittreding voor het openbaar lichaam en de uittredende deelnemer zo veel mogelijk te beperken, bijvoorbeeld door personeel of andere verplichtingen over te nemen of anderszins in stand te doen houden. Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende deelnemer de reële schade van het openbaar lichaam én de overblijvende deelnemers dient te vergoeden, die rechtstreeks gevolg is van het (gedeeltelijk) uittreden uit de gemeenschappelijke regeling, waarbij bij het bepalen van de hoogte van de schade in beginsel een afbouwperiode van 5 jaar wordt gehanteerd, te rekenen vanaf de datum van uittreding.

7

9.

De hoogte van de uittreedsom als bedoeld in lid 8 wordt slechts verhoogd indien er sprake is van substantiële langlopende en niet te mitigeren financiële verplichtingen, indien vast staat dat deze zich zullen voor doen én in die becijferde omvang, waarbij de bijdrage in de kosten door de uittredende deelnemer naar rato wordt vastgesteld. 10. De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten) in de in lid 8 genoemde afbouwperiode, waarbij geen verrekening van het vermogen plaats vindt. 11. Op de uittreedsom wordt het aandeel van de uittredende deelnemer in de algemene reserve van het openbaar lichaam op de datum van uittreding in mindering gebracht, voor zover deze algemene reserve het benodigde weerstandsvermogen overschrijdt. Het aandeel in de algemene reserve wordt berekend naar rato van het inwoneraantal van de uittredende deelnemer. Indien er sprake is van een tekort in de algemene reserve ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen wordt de uittreedsom met dit tekort verhoogd overeenkomstig de hiervoor benoemde berekeningswijze. 12.

Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten in verband met de uittreding van de deelnemer, zoals de kosten van inhuur externe dienstverlening, kosten onderzoek accountant, kosten boventallig primair personeel, kosten opstellen sociaal plan, kosten boventallig decentrale personele overhead, kosten afwaardering activa. De frictiekosten komen volledig ten laste van de uittredende deelnemer. 13. Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle doorbelaste kosten als gevolg van overcapaciteit in personele en materiele sfeer en andere verplichtingen, die ontstaan als direct gevolg van de uittreding gedurende de in lid 8 genoemde afbouwperiode. De desintegratiekosten die direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, komen integraal voor rekening van de

8

uittredende deelnemer voor de duur van maximaal 5 jaar. Desintegratiekosten die niet direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, zoals investeringskosten, afschrijvingskosten, kantoorhuur, salariskosten en inhuur van personeel etc. komen naar rato van de kostenverdeelsleutel als bedoel in artikel 30 lid 2 van de regeling, voor rekening van de uittredende deelnemer bij algehele uittreding. Bij gedeeltelijke uittreding komen de desintegratiekosten voor rekening van de uittredende gemeente naar rato van uittreding. 14. De kosten als bedoeld in lid 12 en lid 13 worden door de accountant van het openbaar lichaam bepaald aan de hand van de jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de datum van uittreding. De beoordeling van de kosten van uittreden wordt gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding. 15. Met het oog op het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom, als bedoeld in het achtste tot en met tiende lid, vragen de uittredende deelnemer en het Dagelijks Bestuur gezamenlijk om een bindend advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten voor het inschakelen van de externe deskundige zijn, als onderdeel van de frictiekosten, voor rekening van de uittredende deelnemer. 16.

Het Algemeen Bestuur stelt de concept-uittredingsregeling vast en stuurt deze aan de deelnemende bestuursorganen ter besluitvorming. De uittredingsregeling is vastgesteld indien tenminste twee derde van het aantal deelnemers hiertoe besluiten. 17. Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende deelnemer gehouden al haar verplichtingen na te komen. 18. De uittreedsom dient binnen een termijn van 6 maanden na vaststelling als bedoeld in het zestiende lid door de uittredende deelnemer te zijn voldaan, tenzij in de uittredingsregeling een andere afspraak is gemaakt.

9

-

Artikel 41 Evaluatie 1. Een evaluatie kan plaatsvinden indien de evaluatie en het betreffende onderwerp met een meerderheid van stemmen, uitgebracht door de deelnemers, wordt aangenomen. 2. Het Dagelijks Bestuur van de regeling zorgt er voor dat 1 jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar de deelnemers van de regeling, met daarbij een procesbeschrijving over het aandragen van de onderwerpen en, wanneer een stemverhouding ontbreekt, het stemmen daarover. 3. Wanneer met een evaluatie wordt ingestemd draagt het Dagelijks Bestuur zorg voor de uitvoering van de evaluatie. 4. De uitvoering van de evaluatie begint met een procesbeschrijving met daarin een beschrijving van het onderwerp, de manier waarop de evaluatie wordt uitgevoerd en binnen welke termijn. De procesbeschrijving vermeldt ook of de evaluatie extra kosten voor de deelnemers tot gevolg heeft. 5. Als de evaluatie conclusies en aanbevelingen bevat, dan verwerkt het Dagelijks Bestuur deze in een voorstel hoe hieraan gevolg wordt gegeven. 6. De gevolgen als bedoeld in het vorige lid, kunnen aanleiding zijn om te betrekken in de daarop volgende evaluatieperiode.

10