agendapunt 11b - Afspraken bekrachtiging geheimhouding DEF 020420(1).pdf

Memo

Datum: Aan: Van: Onderwerp:

14 februari 2020 Griffie / Bestuursondersteuning. R. de Jonge, M. Hanegraaf, B. Slijkerman Nadere afspraken inzake geheime documenten.

De volgende werkwijze is afgesproken: Voorstel aan de raad tot bekrachtiging van opgelegde geheimhouding In een voorstel aan de raad tot bekrachtiging van opgelegde geheimhouding moeten ten minste de volgende elementen zijn opgenomen: 1) wie (het college of de burgemeester) de geheimhouding in eerste instantie heeft opgelegd en daarmee de raad verzoekt tot bekrachtiging; 2) wat de volledige wettelijke grondslag is voor de geheimhouding (relevante artikelen van de Gemeentewet in combinatie met een of meerdere te beschermen belangen op grond van artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur); 3) een tekstuele motivering die aansluit op de wettelijke grondslag; 4) of op het betreffende document gehele of gedeeltelijke geheimhouding is opgelegd. Indien gekozen is voor integrale geheimhouding moet in het voorstel beschreven zijn waarom partiële geheimhouding in casu niet wenselijk is en 5) wanneer de geheimhouding (automatisch) opgeheven kan worden. Als de geheimhouding voor onbepaalde tijd wordt opgelegd, wordt de geheimhouding jaarlijks opnieuw door het college beoordeeld. De griffier en de voorzitter van de raad toetsen, als waakhond van de openbaarheid en adviseur van de raad, de deugdelijkheid van het voorstel. Bedenkingen worden in eerste instantie teruggelegd bij het college (of de burgemeester in incidentele gevallen).

Als er geen overeenstemming wordt bereikt, is het aan de griffier de raad al dan niet nader te adviseren. Terinzagelegging Geheime stukken worden in papieren vorm vier weken ter inzage gelegd bij de griffier. De griffie vernietigt daarna de stukken. Wenst een raadslid, commissielid of fractieondersteuner inzage, dan tekent deze in op een tekenlijst. De griffie ziet hierop toe en bewaart de tekenlijsten. Dit kan van belang zijn bij de bewijslast van vermeende schendingen van geheimhouding. Opzetten en bijhouden van een register ‘Bekrachtiging geheimhouding door de raad’ De griffie houdt een register bij van documenten waarvan de geheimhouding door de raad is bekrachtigd. Er is een overzicht gemaakt van de door de raad bekrachtigde geheimhoudingen vanaf 2015. Dit overzicht wordt gezien als ‘startmoment’ en wordt vanaf nu door de griffie verder actueel gehouden. Periodieke beoordeling of de geheimhouding kan worden opgeheven Het college van burgemeester en wethouders beoordeelt jaarlijks of geheimhoudingen kunnen worden opgeheven. Om deze beoordeling te kunnen doen, verstrekt de griffie het hiervoor genoemde register aan het college aan het begin van elk nieuw kalenderjaar. Als de geheimhouding van een of meerdere stukken kan worden opgeheven, komt het college in januari of februari van elk nieuw kalenderjaar hiervoor met een voorstel.

Omdat de afgelopen jaren geen periodieke beoordeling heeft plaatsgevonden, vindt in 2020 een inhaalslag plaats. In het derde kwartaal van 2020 legt het college voor het eerst een voorstel aan de raad voor over het opheffen van de bekrachtigde geheimhouding op stukken die de raad in de jaren 2015 tot en met 2019 heeft bekrachtigd. -0-0-0-