Advies auditcommissie programmarekening 2023 DEF 120624.pdf

tr gemeente{;

DEN HELDER

Advies Auditcommissie

Datum vergadering:

12juni2024

Nummer advies:

000026566

Onderwerp:

Advies over het voorstel tot het vaststellen van de programmarekening 2023

In haar vergaderingen van 29 mei en 5 juni 2024 heeft de auditcommissie de programmarekening 2023 van de gemeente, het Verslag van bevindingen van de accountant en de reactie van het college van burgemeester en wethouders op het Verslag van bevindingen met de wethouder Financiën en de accountant besproken. De accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven voor de getrouwheid. De door het college van burgemeester en wethouders verstrekte rechtmatigheidsverklaring maakt hier onderdeel van uit. De geconstateerde fouten en onzekerheden vallen binnen de door de raad bepaalde toleranties, de weerstandsratio per ultimo 2023 is met 4,8 nog ruim boven de minimumgrens van 1,0 en de aanbevelingen van de accountant worden door het college ter hand genomen. De auditcommissie adviseert positief over de vaststelling van de jaarrekening 2023 en brengt samenvattend de volgende onderdelen onder uw aandacht: A. Jaarrekening 2023 De programmarekening 2023 sluit met een positief exploitatiesaldo van€ 12.621.000,-. Zoals te doen gebruikelijk wordt voorgesteld dit bedrag toe te voegen aan de algemene reserve.

De raad is in 2023 op drie momenten in het jaar geïnformeerd over de ontwikkelingen in de exploitatie: • eerste tussenrapportage 2023 met een verwacht exploitatiesaldo van€ 2.357.000 nadelig; • tweede tussenrapportage 2023 met een verwacht exploitatiesaldo van€ 2.571.000 nadelig; • de decembernota 2023 met een verwacht exploitatiesaldo van€ 5.395.000,- voordelig. In het raadsvoorstel is het verschil tussen de jaarrekening 2023 en de Decembernota 2023, in totaal€ 7,2 mln., toegelicht. Nog niet uitgevoerde werkzaamheden(€ 2,4 mln.) en de bekostigingsregeling Oekraïneopvang (€ 3 mln.) vormen daarbij de grootste posten. B. Onrechtmatigheden en onzekerheden De accountant heeft in het overgelegde Verslag van Bevindingen 2023 fouten vastgesteld tot een bedrag van € 372.000,-. Dit betreft de verantwoording op de balans van tegoeden op de provincie en de rijksoverheid op grond van een aantal specifieke regelingen. Tijdens de behandeling van de jaarrekening 2023 in de auditcommissie heeft de accountant aangegeven dat het foutbedrag wordt verhoogd met€ 560.000,- op grond van de onlangs beschikbaar gekomen jaarrekening 2023 van Willemsoord BV. De toegestane norm (tolerantie) voor fouten is 1 % van de exploitatie, zijnde € 2, 7 mln. De geconstateerde fouten blijven ruimschoots binnen de norm. De accountant heeft in 2023 onzekerheden vastgesteld tot een bedrag van€ 1.287.000,-.

Dit betreft nog niet vastgestelde leveringen op grond van de Wmo en de Jeugdzorg. Hiervan heeft € 0,5 mln. betrekking op aanbieders die geen goedkeurende verklaring hebben gehad en€ 0,8 mln. op aanbieders die de verantwoording nog moeten indienen. De toegestane norm (tolerantie) voor onzekerheden is 3% van de exploitatie, zijnde afgerond € 8, 1 mln. De geconstateerde onzekerheden blijven ruimschoots binnen de norm.

Advies auditcommissie - Pagina 1 van 4

C. Ontwikkeling algemene reserve en weerstandsratio De risicoparagraaf 2023 vergeleken met voorgaande jaren geeft het volgende beeld: Weerstandscapaciteit per Alqemene reserve Overige bestemminasreserves Stille reserves Onvoorzien Totale weerstandscapaciteit (a) Risico's (b) Weerstandsratio (a/b)

31.12.2023 x €1.000 34.031 708 0 20 34.759 7.292 4,8

31.12.2022 x €1.000 22.262 712 0 20 22.994 12.718 1,8

31.12.2021 x€1.000 18.556 1.107 0 20 19.593 14.345 1,4

31.12.2020 x €1.000 23.790 926 0 20 24.736 13.797 1,8

31.12.2019 x€1.000 27.783 1.203 0 220 29.206 17.655 1,7

Als de raad instemt met de voorstellen resultaatbestemming 2023 (€ 4,1mln.) , dan daalt de weerstandsratio daarmee naar 4,2. Als we dan nog rekening houden met het begrote exploitatietekort in 2024 (€ 8,3 mln.), dan daalt de weerstandsratio naar circa 3,0. De algemene reserve is in 2023 per saldo toegenomen met € 11,7 mln. Omdat de ontwikkeling van de algemene reserve in 2023 een zoekplaatje is, is deze hieronder weergegeven: Algemene reserve Stand per 1 januari 2023 Toevoeging: saldo jaarrekening 2022 Onttrekking: budgetoverheveling van 2022 naar 2023 (Decembernota) Onttrekking: budgetoverheveling van 2022 naar 2023 (resultaatbestemming) Overiae mutaties in 2023 Stand per 31 december 2023 Toevoeging: saldo jaarrekening 2023 Stand voor resultaatbestemming 2023 Onttrekkina: budaetoverheveling naar 2024 Stand na resultaatbestemming 2023

x €1.000 22.262 4.488 -1.570 -3.888 118 21.410 12.621 34.031 -4.131 29.900

D. Risicoparagraaf. Op de pagina's 83-102 van de jaarrekening 2023 worden de risico's toegelicht. De gekwantificeerde risico's zijn per saldo€ 5,4 mln. lager gewaardeerd ten opzichte van de programmarekening 2022. De belangrijkste mutaties zijn: • het risico van openeinderegelingen BUIG en 3D's is verlaagd van€ 16 mln. (4 jaar x € 4 mln.) naar€ 9 mln. (3 jaar x € 3 mln.) en de inschatting van de kans dat het risico zich voordoet is verlaagd van 80% naar 30%. • het mogelijk afwaarderen van de deelneming in Willemsoord op de balans van de gemeente is nieuw als risico(€ 5,5 mln.) opgenomen. Het huidige Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement is in februari 2019 door de raad vastgesteld. ETL heeft, net als de accountant vorig jaar, geadviseerd: • de kwantificering van de risico's meer te objectiveren; • het 'gelijktijdigheidspercentage' van 40% en het algemene bedrag voor niet gekwantificeerde risico's van € 2,5 mln. opnieuw te beoordelen; • de uitvoering van het risicomanagement verder ter hand te nemen. Bij de vaststelling van de jaarrekening 2022 heeft de commissie u geadviseerd het college van burgemeester en wethouders op te dragen in 2023 een geactualiseerd Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement aan de raad voor te leggen. Dit advies is niet opgevolgd.

Bij de bespreking van het lmplementatieplan Visie op Planning en Control in de auditcommissie in het eerste kwartaal van 2024 is van de zijde van het college aangegeven dat het huidige Beleidskader Weerstandsvermogen en risicomanagement in het vierde kwartaal van 2024 wordt bezien (conform artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Den Helder 2024). Daarbij wordt beoordeeld of aanpassing van het beleidskader nodig of wenselijk is.

Advies auditcommissie - Pagina 2 van 4

De wethouder Financiën heeft toegezegd dat er ten aanzien van de onderbouwing van de risico's in de jaarrekening 2024 een verbeterslag zal worden gemaakt. De accountant heeft in de auditcommissie aangegeven dat de risicoparagraaf onderwerp van discussie is in de landelijke commissie BBV en dat er mogelijk een nieuwe opzet voor de risicoparagraaf komt. De auditcommissie houdt dit onderwerp nauwlettend in de gaten en agendeert het onderwerp aan het einde van jaar 2024 voor haar vergadering. De weerstandsratio is per ultimo 2023 nog ruim boven de minimumgrens van 1,0. Daarentegen heeft het college van burgemeester en wethouders in de aangeboden Kadernota 2025-2028 aangegeven dat de exploitatie voor de komende jaren onder druk staat, waardoor het mogelijk is dat de weerstandsratio in de komende periode kan gaan dalen. De accountant heeft in de auditcommissie aangegeven dat de solvabiliteit van de gemeente met 22,6% boven de kritische norm van de provincie (20%) ligt, maar raadt aan om de ontwikkeling van de solvabiliteit bij de kadernota 2025-2028 en de begroting 2025 goed in de gaten te houden, omdat de gemeente relatief weinig buffers heeft om (onverwachte) tegenvallers op te vangen. E. Willemsoord. Net als bij de behandeling van de jaarrekening 2022 is in de vergaderingen van de auditcommissie uitgebreid stil gestaan bij de waardering van de activa van Willemsoord.

De commissie heeft begin dit jaar u geadviseerd eind 2024 een besluit te nemen over de waardering van het vastgoed Willemsoord in geval die waardering nog onduidelijk is. Een uitkomst kan zijn dat de commissie adviseert de waardering op nul te zetten. De besluitvorming hierover dient dan bij de tweede tussenrapportage plaats te vinden. Het college van burgemeester en wethouders heeft op 6 maart 2024 een raadsinformatiebrief gestuurd met als bijlage de rapportage "Herijking 3- stappenplan Stichting Erfgoed Den Helder en Willemsoord bv" van Panteia. In deze raadsinformatiebrief is aangegeven dat het college de gemeenteraad in mei 2024 zal adviseren over de aanpak, inclusief een vertaling op hoofdlijnen van de financiële en organisatorische aspecten. Dit is niet gebeurd. Met het oog op de behandeling van de Kadernota 2025-2028 en de begroting 2025 is het echter belangrijk dat de raad op korte termijn wordt geïnformeerd en wordt betrokken bij de voortgang. Mede gelet op de mogelijke impact bij Willemsoord op het weerstandsvermogen en de exploitatie van de gemeente adviseren wij u het college van burgemeester en wethouders op te dragen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk in augustus 2024 te informeren over in ieder geval de financiële aspecten als bedoeld in de raadsinformatiebrief van 6 maart 2024.

De rapportage van Panteia geeft geen duidelijkheid over de waardering van de deelneming in Willemsoord op de balans van de gemeente. Met de wethouder Financiën en de accountant is hierover het volgende afgesproken: • de systematiek om de balanswaarde te bepalen zal in de jaarrekening 2023 gelijk zijn als in de jaarrekening 2022; • in de risicoparagraaf wordt rekening gehouden met een mogelijke afwaardering; • er wordt géén voorziening gevormd; • in de toelichting op de balans, onder financiële vaste activa is een passage opgenomen rondom de onzekerheid ten aanzien van de waardering van Willemsoord. Deze passage is met de accountant afgestemd en maakt hiermee onderdeel uit van de jaarrekening; • de accountant wordt bij het te volgende proces van waardering van het vastgoed Willemsoord betrokken; • de raad kan nog dit kalenderjaar een besluit nemen over de waardering van het vastgoed Willemsoord. F. Zeestad. De accountant heeft opgemerkt dat de raad nog geen besluit heeft genomen over een doorstart van Zeestad en in welke vorm. In de meerjarenraming van de gemeente is hiermee en met het dekken van de organisatiekosten nog geen rekening gehouden. De wethouder Financiën heeft aangegeven dat de Provincie Noord-Holland zich momenteel aan het beraden is op haar positie in dit kader en dat de raad in 2024 verder wordt geïnformeerd.

Voor de raad is het van belang in ieder geval de consequenties van de doorstart zo spoedig mogelijk in beeld te hebben. Gelet op het feit dat Zeestad per 1 januari 2025 ophoudt te bestaan, adviseren wij u het college van burgemeester en wethouders op te dragen vóór oktober 2024 in verband met de behandeling van de begroting 2025 in oktober/november een voorstel aan de raad voor te leggen.

Advies auditcommissie - Pagina 3 van 4

G. Opvolging adviezen. De accountant heeft een uitgebreid rapport van bevindingen uitgebracht. Vanuit de auditcommissie is opgemerkt dat in de reactie van het college van burgemeester en wethouders erg summier is ingegaan op de adviezen en aanbevelingen van de accountant. Ook in de auditcommissie is op onderdelen aangegeven dat 'er aan wordt gewerkt'. De wethouder Financiën heeft toegezegd dat in het vervolg in de reactie van het college meer duidelijkheid wordt gegeven over de concrete voorgenomen acties en de termijn waarop deze plaatsvinden. Met de wethouder Financiën is afgesproken dat het college een gedetailleerde overzicht met aanbevelingen van de accountant met daarbij de status van ondernomen of te ondernemen acties gaat delen tijdens de vergaderingen van de auditcommissie. Bij de advisering over de jaarrekening 2022 heeft de auditcommissie twee adviezen uitgebracht. Voorgesteld is: I het college van burgemeester en wethouders op te dragen dit kalenderjaar (2023) een geactualiseerd Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement aan de raad voor te leggen.

II het college van burgemeester en wethouders op te dragen een beleidskader onderhoud openbare ruimte, als genoemd in artikel 18, lid 2, van de Financiële verordening, ter vaststelling aan de raad aan te bieden, waarbij de beoogde kwaliteit wordt afgezet tegen de beschikbare budgetten en waarin ook wordt ingegaan op het wegwerken van achterstallig onderhoud. In dit advies is het nodige opgemerkt over het Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement. Ten aanzien van het onderhoud aan de openbare ruimte heeft de wethouder Financiën aangegeven dat dit wordt betrokken in het Strategisch assetmanagementplan kapitaalgoederen, dat in het najaar van 2024 aan de raad wordt aangeboden. U kunt dit advies betrekken bij de besluitvorming door de afzonderlijke adviezen in de vorm van (een) amendement(en) aan de raad voor te leggen.

Den Helder, 12 juni 2024.

De auditcommissie,

7~--- ·

~S.Oudijk

Comm issiegriffier

II

..-

a

Advies auditcommissie - Pagina 4 van 4