Advies auditcommissie programmarekening 2022.pdf

whr

l!l DEN HELDER

gemeente

Advies Auditcommissie

Datum vergadering:

7juni2023

Nummer advies:

2023-015838

Onderwerp:

Advies over het voorstel tot het vaststellen van de programmarekening 2022

In haar vergaderingen van 24 mei en 7 juni 2023 heeft de auditcommissie de programmarekening 2022 van de gemeente, het Verslag van bevindingen van de accountant en de reactie van het college van burgemeester en wethouders op het Verslag van bevindingen met de portefeuillehouder Financiën en de accountant besproken. De accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. De geconstateerde onrechtmatigheden en onzekerheden vallen binnen de door de raad bepaalde toleranties, de weerstandsratio per ultimo 2022 is met 1,8 nog ruim boven de minimumgrens van 1,0 en de aanbevelingen van de accountant worden door het college ter hand genomen. De auditcommissie adviseert positief over de vaststelling van de jaarrekening 2022 en brengt samenvattend de onderdelen die vanuit de auditcommissie bezien van belang zijn onder uw aandacht: A. Jaarrekening 2022 De programmarekening 2022 sluit met een positief exploitatiesaldo van€ 4.458.000,-. Zoals te doen gebruikelijk wordt dit bedrag gestort in de algemene reserve. Met een separaat voorstel stelt het college voor een bedrag van € 3.888.000,- te onttrekken aan de algemene reserve voor de uitvoering van in 2022 geplande werkzaamheden in het jaar 2023. B. Onrechtmatigheden en onzekerheden De accountant heeft in 2022 onrechtmatigheden vastgesteld tot een bedrag van € 1.568.000,-.

In vergelijking met voorgaande jaren geeft dit het volgende beeld:

Niet naleven Europese aanbestedinasreaels PGB's uitvoering door de Sociale Verzekeringsbank (SVB), accountantsverklaring met een beperkinq Processen Wmo, w.o. eiaen biidraae taxiritten Loonkostensubsidie (Participatie/ BUIG} Begrotingsonrechtmatigheid (overschrijding krediet) Totaal

2022 € 1.449.000,-

2021 € 255.000,-

2020 € 279.000,-

€0,€0,€0,€ 119.000,€1.568.000,-

€ 50.000,€ 50.000,€ 31.500,0,€ 386.500,-

€ 47.300,€ 90.000,€ 0,0.€416.300,1

Het belangrijkste onrechtmatigheid heeft betrekking op de waarde van het Univé contract dat betrekking heeft op de jaren 2022 (€ 0,4 mln.) en 2023 (€ 0,8 mln.). De toegestane norm (tolerantie) voor rechtmatigheidsfouten is 1 % van de exploitatie, zijnde € 2,4 mln. De geconstateerde fouten blijven ruimschoots binnen de norm. De accountant heeft in 2022 onzekerheden vastgesteld tot een bedrag van€ 3.471.000,-. In vergelijking met voorgaande jaren geeft dit het volgende beeld:

Niet naleven aanbestedinasreaels Omgevingsvergunningen Maatschappelijke ondersteuning Zorgverlening kleine aanbieders Naaekomen informatie

2022 0.0,0,€ 3.4 71.000,0€3.471.000,1

1

Totaal

Advies auditcommissie - Pagina 1 van 3

2021 € 400.000,€ 100.000,€0,€ 1.500.000,€ 0,€ 2. 000.000,-

2020 € 0,€ 100.000,€ 550.000,€ 261.000,€ 430.000,€ 1.341.000,-

De toegestane norm (tolerantie) voor onzekerheden is 3% van de exploitatie, zijnde afgerond € 7,4 mln. De geconstateerde onzekerheden blijven ruimschoots binnen de norm. C. Ontwikkeling risico's en algemene reserve De risicoparagraaf 2022 vergeleken met voorgaande jaren geeft het volgende beeld: Weerstandscapaciteit per Algemene reserve Overige bestemmingsreserves Stille reserves Onvoorzien Totale weerstandscapaciteit (a) Risico's (b) Weerstandsratio (alb)

31.12.2022 x€1.000 22.262 712 0 20 22.994 12.718 1,8

31.12.2021 x€1.000 18.556 1.107 0 20 19.593 14.345 1,4

31.12.2020 x €1.000 23.790 926 0 20 24.736 13.797 1,8

31.12.2019 x €1.000 27.783 1.203 0 220 29.206 17.655 1,7

31.12.2018 x €1.000 29.978 3.396 2.500 0 35.874 21.293 1,7

De algemene reserve is toegenomen met € 3,7 mln. en de gekwantificeerde risico's zijn per saldo € 1,6 mln. lager gewaardeerd ten opzichte van de programmarekening 2021. Op pagina 191 van de jaarrekening zijn de mutaties in 2022 in de algemene reserve inzichtelijk gemaakt. Het saldo van de jaarrekening 2021, ad. € 8.261.000,- is aan de algemene reserve toegevoegd en vervolgens is er een bedrag van€ 2.190.000,- onttrokken voor de overheveling van in 2021 niet bestede budgetten. Voorts heeft de raad bij het vaststellen van de begroting 2022 besloten een bedrag van € 2.365.000,- aan de algemene reserve onttrekken. Bij de gekwantificeerde risico's valt een dalende lijn te zien. Op de pagina's 80 en 81 is aangegeven welke risico's zijn gekwantificeerd, wat de kans is dat het risico zich voordoet en welke impact dat dan heeft. Ten opzichte van de programmarekening 2021 vallen drie wijzigingen op: - een grotere kans dat de budgetten voor de openeinderegelingen in het sociaal domein (Buig en 3 D's) wordt overschreden; - een lager risico en een kleinere impact dat de algemene uitkering uit het gemeentefonds leidt tot tegenvallers; - een kleinere kans dat er een risico ontstaat bij de exploitatie van Willemsoord.

Hierbij wordt nog opgemerkt dat Qconcepts heeft geadviseerd: - de kwantificering van de risico's te objectiveren; - het 'gelijktijdigheidspercentage' van 40% en het algemene bedrag voor niet gekwantificeerde risico's van €2,5 mln. opnieuw te beoordelen (pagina 38 verslag van bevindingen); - de uitvoering van het risicomanagement verder ter hand te nemen. Het huidige Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement is in februari 2019 door de raad vastgesteld. Gelet op het advies van de accountant en het gestelde in artikel 17, lid 1, van de Financiële verordening, stellen wij u voor het college van burgemeester en wethouders op te dragen dit kalenderjaar een geactualiseerd Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement aan de raad voor te leggen. De weerstandsratio is per ultimo 2022 bepaald 0p 1,8 en is daarmee nog ruim boven de minimumgrens van 1,0. Daarentegen heeft het college van burgemeester en wethouders in de aangeboden Kadernota 2024-2027 aangegeven dat de exploitatie voor de komende jaren flink onder druk staat. In de kadernota wordt rekening gehouden met een uitname uit de algemene reserve ter grootte van het in de kadernota verwachte resultaat over 2024 van ruim € 8 mln., waardoor het weerstandsvermogen zal dalen naar 1,0 per einde 2024.

Om het weerstandsvermogen niet verder te laten dalen geeft het college aan dat er in de nabije toekomst geen beroep kan worden gedaan op de algemene reserve. D. Waardering vastgoed Willemsoord. In de vergaderingen van de auditcommissie is uitgebreid stil gestaan bij de waardering van de activa van Willemsoord BV en de afboeking van € 491.000,-. Uit de discussie met de portefeuillehouder en de accountant is naar voren gekomen dat er bij het te houden onderzoek een beoordeling plaatsvindt van de werkelijke waarde van het vastgoed en dat het niet ondenkbaar is dat er opnieuw een afwaardering van de boekwaarden moet plaatsvinden.

Advies auditcommissie - Pagina 2 van 3

De portefeuillehouder Financiën heeft een raadsinformatiebrief aangekondigd over het te houden onderzoek dat nog dit kalenderjaar wordt uitgevoerd. Vanuit de auditcommissie is meegegeven dat de raad uitgebreid moet worden geïnformeerd over de aanleiding, de onderbouwing, de onderzoeksvraag en het beoogde tijdspad van het onderzoek. De portefeuillehouder Financiën heeft aangegeven dat de gemeente opdrachtgever van het onderzoek is en heeft toegezegd dat de concept onderzoeksvraag vooraf voor een reactie wordt voorgelegd aan de auditcommissie. E. Opvolging adviezen accountant. Het college van burgemeester heeft met raadsinformatiebrief 2023-018949 een reactie gegeven op de aanbevelingen en adviezen de accountant. In aanvulling daarop heeft de portefeuillehouder Financiën aan de auditcommissie het volgende meegegeven.

• de eerstelijnscontrole bij de Jeugdzorg heeft in 2022 onvoldoende prioriteit gekregen als gevolg van een personeelsgebrek maar dit wordt in 2023 weer opgepakt; • in het interne opleidingsplan 2023 wordt expliciet aandacht besteed aan de voorwaarden en termijnen die gelden bij het subsidiebeleid; • de nadere analyse van de voorziening Rioleringen wordt nog dit jaar aan de raad voorgelegd; • in het implementatieplan van de Visie op planning en control - dat in het derde kwartaal van 2023 wordt aangeboden - wordt meegenomen welke beleidskaders op welke termijn worden geactualiseerd. Ten aanzien van het laatste onderwerp hebben wij aangegeven prioriteit te geven aan het Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement en het beleidskader onderhoud openbare ruimte (zie onderdeel F). F.

Opvolging eerdere adviezen auditcommissie.

Monitoring voortgang adviezen accountant. De opvolging van de bevindingen wordt door de organisatie bewaakt en tijdens de jaarrekeningcontrole overlegd met de accountant. Beheerplannen openbare ruimte. De auditcommissie heeft bij de jaarrekening 2019 aan de raad geadviseerd de hoogte van de onderhoudsbudgetten in relatie tot de beoogde kwaliteit te betrekken bij de kadernota en de begroting. De raad heeft vervolgens in 2020 beheerplannen vastgesteld voor Openbare verlichting, Spelen, Verkeer, Bomen, Kunstwerken, Watergangen, Groen en Wegen. Zoals we vorig jaar ook hebben aangegeven zijn de reguliere onderhoudsbudgetten bij deze onderhoudsplannen als taakstellend kader genomen. Er heeft bij het vaststellen van deze beheerplannen dus geen herijking van de onderhoudsbudgetten in relatie tot de gewenste kwaliteitsniveaus plaatsgevonden. Net als in de programmarekening 2021 heeft het college ook in de programmarekening 2022 kritische signalen afgegeven, met name bij het onderhoud van de wegen (elementenverharding 38% onvoldoende) en de openbare verlichting (lichtmasten 13% ouder dan 40 jaren, armaturen 23% ouder dan 20 jaren).

Bij de programmarekening 2021 hebben wij u geadviseerd het college van burgemeester en wethouders op te dragen een beleidskader onderhoud openbare ruimte, als genoemd in artikel 18, lid 2, van de Financiële verordening, ter vaststelling aan de raad aan te bieden, waarbij de beoogde kwaliteit wordt afgezet tegen de beschikbare budgetten en waarin ook wordt ingegaan op het wegwerken van achterstallig onderhoud. Omdat aan dit advies geen gevolg is gegeven, doen wij ons eerdere advies gestand. Interbestuurlijk toezicht (medebewindstaken). In maart 2021 is, mede aanleiding van de 'Menukaart toezicht, gemeenteraden en het interbestuurlijk toezicht' van de VNG, een eerste notitie van de concerncontroller over dit onderwerp besproken in de auditcommissie. Aan de hand van een nadere inventarisatie zou de auditcommissie nader bezien op welke gebieden meer inzicht en toezicht wenselijk is en op welke wijze dat georganiseerd zou kunnen worden. Deze inventarisatie is nog niet aangeboden en ook nog niet in het vooruitzicht gesteld. De auditcommissie overlegt nader met de portefeuillehouder Financiën hoe di en vervolg kan krijgen en op welke termijn. Den Helder, 7 juni 2023.