Advies auditcommissie programmarekening 2021 def get.pdf

hr gemeente

lê.sl

DEN HELDER

Advies Auditcommissie

Datum vergadering:

21 juni2022

Nummer advies:

2022-020811

Onderwerp:

Advies over het voorstel tot het vaststellen van de programmarekening 2021

In haar vergaderingen van 9 en 16 juni 2022 heeft de auditcommissie de programmarekening 2021 van de gemeente, het Verslag van bevindingen van de accountant en de reactie van het college van burgemeester en wethouders op het Verslag van bevindingen met de portefeuillehouder Financiën en de accountant besproken. Vervolgens is in de vergadering van 21 juni 2022 het advies opgesteld. De jaarrekening 2021 is later aangeleverd dan gepland. Dit had te maken met de personele situatie, de overgang naar een nieuw financieel systeem en problemen met de ICT-omgeving. Desondanks is het gelukt de jaarrekening tijdig aan te leveren voor de bestuurlijke behandeling voor het zomerreces en heeft de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. De geconstateerde onrechtmatigheden en onzekerheden vallen ruim binnen de door de raad bepaalde toleranties, de weerstandsratio per ultimo 2021 is 1,4 en de aanbevelingen van de accountant worden door het college van burgemeester en wethouders opgevolgd. De auditcommissie adviseert positief over de vaststelling van de jaarrekening 2021 en brengt samenvattend het volgende (nogmaals) onder uw aandacht: A. Jaarrekening 2021 De programmarekening 2021 sluit met een positief exploitatie saldo van€ 8.261.000,-.

De raad heeft op 20 december 2021 besloten tot overheveling van niet bestede budgetten in 2021 naar 2022 (afgerond€ 2,2 mln.), waarmee diverse activiteiten alsnog worden uitgevoerd of afgerond. Vanuit een oogpunt van rechtmatigheid is de auditcommissie content met het relatief vroege tijdstip waarop het voorstel tot overheveling van budgetten aan de raad is voorgelegd. Daarmee is invulling gegeven aan een eerder advies van de auditcommissie. Bij het vaststellen van de jaarrekening 2021 wordt de raad wederom voorstellen gedaan tot het overhevelen van budgetten tot een bedrag van afgerond€ 2,2 mln. B. Onrechtmatigheden en onzekerheden De accountant heeft in 2021 onrechtmatigheden vastgesteld tot een bedrag van€ 386.500,-. In vergelijking met de jaarrekening 2020 geeft dit het volgende beeld:

Niet naleven Europese aanbestedingsregels PGB's uitvoering door de Sociale Verzekeringsbank (SVB), accountantsverklaring met een beperking Processen Wmo, w.o. eigen bijdrage taxiritten Loonkostensubsidie (Participatie/ BUIG) Totaal

2021 € 255.000,-

2020 € 279.000,-

€ 50.000,€ 50.000,€ 31.500,€ 386.500,-

€ 47.300,€ 90.000,€0,€416.300,-

De toegestane norm (tolerantie) voor rechtmatigheidsfouten is 1 % van de exploitatie, zijnde € 2,4 mln. De geconstateerde fouten blijven ruimschoots binnen de norm.

Advies auditcommissie - Pagina 1 van 3

De accountant heeft in 2021 onzekerheden vastgesteld tot een bedrag van € 2.000.000,-. In vergelijking met de jaarrekening 2020 geeft dit het volgende beeld:

Niet naleven aanbestedingsregels Omgevingsvergunningen Maatschappelijke ondersteuning Zorgverlenina kleine aanbieders Nagekomen informatie Totaal

2021 € 400.000,€ 100.000,€ 0,€1.500.000,€ 0,€ 2. 000.000,-

2020 €0,€100.000,€ 550.000,€ 261.000,€ 430.000,€ 1.341.000,-

De toegestane norm (tolerantie) voor onzekerheden is 3% van de exploitatie, zijnde afgerond € 7,4 mln. De geconstateerde onzekerheden blijven ruimschoots binnen de norm. Het college geeft in reactie op het rapport van de accountant aan welke acties zijn en worden ondernomen om de tekortkomingen in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. C. Ontwikkeling risico's en algemene reserve De risicoparagraaf 2021 vergeleken met voorgaande jaren geeft het volgende beeld: Weerstandscapaciteit per Algemene reserve, incl. voormalige reserve sociaal domein Overige bestemmingsreserves Stille reserves Onvoorzien Totale weerstandscapaciteit (a) Risico's (b) Weerstandsratio (alb)

31.12.2021 x€1.000 18.556

31.12.2020 x€ 1.000 23.790

31.12.2019 x€1.000 27.783

31.12.2018 x€1.000 29.978

1.107 0 20 19.593

926 0 20 24.736

1.203 0 220 29.206

3.396 2.500 0 35.874

14.345 1,4

13.797 1,8

17.655 1,7

21.293 1,7

In eerste instantie valt de daling van de algemene reserve op. Op pagina 235 van de jaarrekening zijn de mutaties in 2021 in de algemene reserve inzichtelijk gemaakt. De raad heeft bij het vaststellen van de resultaatbestemming 2020 besloten een (extra) bedrag van € 2,9 mln. ten laste van de algemene reserve beschikbaar te stellen om werkzaamheden in 2021 af te kunnen ronden. Daarnaast heeft de raad bij het vaststellen van de programmabegroting 2021 besloten een bedrag van € 2,8 mln. te onttrekken aan de algemene reserve. Bij de gekwantificeerde risico's zijn geen significante wijzigingen. Door de daling van de algemene reserve is de weerstandsratio gedaald van 1,8 naar 1,4. De weerstandsratio is daarmee nog boven de minimumgrens van 1,0 zoals dat door de raad in februari 2019 is bepaald met het vaststellen van het Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement. In de door het college aangeboden Kadernota 2023-2026 schommelt de weerstandsratio de komende jaren tussen de 1,4 en 1,5 bij ongewijzigd beleid. Als de weerstandsratio beneden de minimumgrens van 1,0 zou komen, kan de raad, al dan niet op voorstel van het college van burgmeester en wethouders, maatregelen treffen om het weerstandsvermogen weer op peil te brengen. D.

Opvolging eerdere adviezen auditcommissie.

Monitoring voortgang adviezen accountant. De opvolging van de bevindingen wordt door de organisatie bewaakt en tijdens de jaarrekeningcontrole overlegd met de accountant. Met de portefeuillehouder financiën zullen we nog nadere afspraken maken over het monitoren van de voortgang. Beheerplannen openbare ruimte. De auditcommissie heeft bij de jaarrekening 2019 aan de raad geadviseerd de hoogte van de onderhoudsbudgetten in relatie tot de beoogde kwaliteit te betrekken bij de kadernota en de begroting. De raad heeft vervolgens in 2020 beheerplannen vastgesteld voor Openbare verlichting, Spelen, Verkeer, Bomen, Kunstwerken, Watergangen, Groen en Wegen. Zoals we vorig jaar ook hebben aangegeven zijn de reguliere onderhoudsbudgetten bij deze onderhoudsplannenals taakstellend kader genomen. Er heeft bij het vaststellen van deze beheerplannen dus geen herijking van de onderhoudsbudgetten in relatie tot de gewenste kwaliteitsniveaus plaatsgevonden. Advies auditcommissie - Pagina 2 van 3

Met name bij het onderhoud van de wegen (elementenverharding 38% onvoldoende) en de openbare verlichting heeft het college van burgemeester en wethouders kritische signalen afgegeven over het noodzakelijkerwijze stellen van prioriteiten. Wij adviseren u het college van burgemeester en wethouders op te dragen vóór 1 april 2023 een beleidskader onderhoud openbare ruimte, als genoemd in artikel 18 lid 2 van de Financiële verordening, ter vaststelling aan de raad aan te bieden, waarbij de beoogde kwaliteit wordt afgezet tegen de beschikbare budgetten en waarin ook wordt ingegaan op het wegwerken van achterstallig onderhoud. Interbestuurlijk toezicht (medebewindstaken). In maart 2021 is een eerste notitie over dit onderwerp besproken in de auditcommissie. Aan de hand van een inventarisatie, die in voorbereiding is, beziet de auditcommissie op welke gebieden meer inzicht en toezicht wenselijk is en op welke wijze dat georganiseerd zou kunnen worden. E. Overige onderwerpen. Wij constateren dat bij het vastgestelde normenkader Programmarekening 2021 niet duidelijk is of in alle gevallen de meest recente versies zijn genoemd. Verder vraagt de auditcommissie aandacht voor een goede digitale toegankelijkheid van de Programmarekening. Het college geeft aan hiermee al bezig te zijn en gaat er van uit dat het nieuwe financiële systeem hieraan zal bijdragen.

Een punt van aandacht is de solvabiliteitsratio van 18%. Als laatste geeft de auditcommissie aan dat er wellicht onduidelijkheid is met betrekking tot de systematiek van de exploitatiebijdragen van de verbonden partijen.

Den Helder, 21 juni 2021.

De auditcommissie,

Advies auditcommissie - Pagina 3 van 3