Advies auditcommissie programmarekening 2020.pdf

Advies Auditcommissie

Datum vergadering:

3 juni 2021

Nummer advies:

2021-019752

Onderwerp:

Advies over het voorstel tot het vaststellen van de programmarekening 2020

In haar vergaderingen van 27 mei en 3 juni 2021 heeft de auditcommissie de programmarekening 2020 van de gemeente, het Verslag van bevindingen van de accountant en de reactie van het college van burgemeester en wethouders op het Verslag van bevindingen met de portefeuillehouder Financiën en de accountant besproken. De jaarrekening 2020 is ondanks de coronamaatregelen tijdig aangeleverd, de accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid, de geconstateerde onrechtmatigheden en onzekerheden vallen ruim binnen de door de raad bepaalde toleranties, de weerstandsratio per ultimo 2020 is 1,8 en na resultaatbestemming nog 1,4, de aanbevelingen van de accountant worden door het college van burgemeester en wethouders opgevolgd en de interne controlefunctie wordt door de accountant positief beoordeeld. De auditcommissie adviseert positief over de vaststelling van de jaarrekening 2020 en brengt samenvattend het volgende nogmaals onder uw aandacht: A. Jaarrekening 2020 De programmarekening 2020 sluit met een positief exploitatie saldo van € 453.000,-. De raad heeft op 25 januari 2021 besloten tot overheveling van niet bestede budgetten in 2020 naar 2021 (afgerond € 3,4 mln.), waarmee diverse activiteiten alsnog worden uitgevoerd of afgerond.

Vanuit een oogpunt van rechtmatigheid is de auditcommissie content met het relatief vroege tijdstip waarop het voorstel tot overheveling van budgetten aan de raad is voorgelegd. Daarmee is invulling gegeven aan een eerder advies van de auditcommissie. Bij het vaststellen van de jaarrekening 2020 wordt de raad wederom voorstellen gedaan tot het overhevelen van budgetten tot een bedrag van afgerond € 1,7 mln. B. Onrechtmatigheden en onzekerheden De accountant heeft onrechtmatigheden vastgesteld tot een bedrag van € 416.300,Dit bedrag is als volgt opgebouwd: Europese aanbestedingsregels. Stilzwijgende verlenging van twee oude contracten bij het Sociaal Domein Processen Wmo Verschillende rechtmatigheidsfouten, incidenteel van aard Persoonsgebonden budgetten Wmo en Jeugdhulp. Uitvoering door de Sociale Verzekeringsbank (SVB), accountantsverklaring met een beperking Totaal

€ 279.000,€ 90.000.€ 47.300,€ 416.300,-

De toegestane norm (tolerantie) voor rechtmatigheidsfouten is 1% van de exploitatie, zijnde € 2,3 mln. De geconstateerde fouten blijven ruimschoots binnen de norm. Het college van burgemeester en wethouders geeft aan dat de oude contracten bij het Sociaal Domein in 2021 worden herzien.

Advies auditcommissie - Pagina 1 van 3

De accountant heeft onzekerheden vastgesteld tot een bedrag van € 1.341.000,Dit bedrag is als volgt opgebouwd: Zorgverlening kleine aanbieders. De geleverde zorg kan niet altijd worden vastgesteld, bijvoorbeeld in geval van doorverwijzingen Omgevingsvergunningen. De controle op de hoogte van de bouwsommen is niet inzichtelijk vastgelegd Maatschappelijke ondersteuning. Het proces van toekenning, beoordeling uitvoering, goedkeuring en uitbetaling loopt soms niet goed en er is gewisseld van aanbieder van hulpmiddelen. Nagekomen informatie. Informatie beschikbaar gekomen na afronding van de jaarrekening. Totaal

€ 261.000,€ 100.000,-

€ 550.000,€ 430.000,€ 1.341.000,-

De toegestane norm (tolerantie) voor onzekerheden is 3% van de exploitatie, zijnde € 6,9 mln. De geconstateerde onzekerheden blijven ruimschoots binnen de norm. Het college van burgemeester en wethouders geeft aan dat er in 2021 een kwaliteitsslag gemaakt wordt bij de processen in het kader van de Wmo. C. Ontwikkeling risico’s en algemene reserve De risicoparagraaf 2020 vergeleken met voorgaande jaren geeft het volgende beeld: Weerstandscapaciteit per Algemene reserve Bestemmingsreserve sociaal domein Overige bestemmingsreserves Stille reserves Onvoorzien Totale weerstandscapaciteit (a) Risico’s (b) Weerstandsvermogen (a/b)

31.12.2020 x € 1.000 23.790 0 926 0 20 24.736

31.12.2019 x € 1.000 19.236 8.547 1.203 0 220 29.206

31.12.2018 x € 1.000 20.575 9.403 3.396 2.500 0 35.874

13.797 1,8

17.655 1,7

21.293 1,7

Wat opvalt is dat de algemene reserve (inclusief Sociaal Domein) ten opzichte van 2019 is gedaald met bijna € 4 mln. en dat de gekwantificeerde risico’s zijn gedaald met ruim € 3,8 mln. Op pagina 136 van de jaarrekening zijn de mutaties in de algemene reserve inzichtelijk gemaakt. Door het opheffen van reserves en toevoeging van het rekeningsaldo 2019 is de algemene reserve toegenomen met afgerond € 11,5 mln. Daarentegen zijn er onttrekkingen aan de algemene reserve geweest tot een bedrag van € 15,7 mln. voor onder andere Helder perspectief, Helders steunfonds, Regiodeal maritiem cluster en de afkoop van Baggerbeheer B.V. De daling van gekwantificeerde risico’s hebben voornamelijk betrekking op:  lagere risico-inschattingen bij leningen en garantstellingen zonder achtervang, waaronder de Port of Den Helder (€ 1,6 mln.), Willemsoord € 1,1 mln.) en Scholen aan Zee (€ 0,4 mln.); de kanspercentages zijn verlaagd.

Volgens de portefeuillehouder financiën heeft dit onder andere te maken met beschikbaar gestelde budgetten voor onderhoud bij Willemsoord en de Port of Den Helder;  positievere inschattingen met betrekking tot de algemene uitkering uit het gemeentefonds (€ 2,8 mln.) (er is rekening gehouden met een maximale daling van de algemene uitkering van € 15,- per inwoner per jaar voor de jaren 2023 t/m 2025 als gevolg van de herijking van de verdeelsleutel; een met de VNG afgesproken ingroeimodel).  het vervallen van de risico’s van Baggerbeheer BV in verband met de afkoop (€ 3,0 mln.). De weerstandsratio per ultimo 2020 van 1,8 is ruim boven de minimumgrens van 1,0 zoals dat door de raad in februari 2019 is bepaald met het vaststellen van het Beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement.

Advies auditcommissie - Pagina 2 van 3

De actuele weerstandsratio is echter lager dan in de programmarekening 2020 is weergegeven. In het raadsvoorstel tot het vaststellen van de Kadernota 2022-2025 heeft het college van burgemeester en wethouders aangegeven dat de weerstandsratio de komende jaren daalt naar 1,1. Dit komt omdat de omvang van de algemene reserve daalt naar € 15,1 mln. in 2022 en € 13,1 mln. in 2023 als gevolg van de voorstellen resultaatbestemmingen 2020 en de verwachte exploitatietekorten in 2021 en 2022. Als de weerstandsratio beneden de minimumgrens van 1,0 komt, kan de raad, al dan niet op voorstel van het college van burgemeester en wethouders, maatregelen treffen om het weerstandsvermogen weer op peil te brengen. D.

Opvolging eerdere adviezen auditcommissie.

Monitoring voortgang adviezen accountant. De auditcommissie heeft het college vorig jaar geadviseerd de voorgenomen actiepunten naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountant meer SMART te formuleren zodat de voortgang beter kan worden gemonitord. In overleg met het college worden nog nadere afspraken gemaakt over de wijze waarop hieraan invulling kan worden gegeven. Beheerplannen openbare ruimte. De auditcommissie heeft bij de jaarrekening 2019 aan de raad geadviseerd de hoogte van de onderhoudsbudgetten in relatie tot de beoogde kwaliteit te betrekken bij de kadernota en de begroting. De raad heeft in 2020 beheerplannen vastgesteld voor Openbare verlichting, Spelen, Verkeer, Bomen, Kunstwerken, Watergangen, Groen en Wegen. Zoals we vorig jaar ook hebben aangegeven zijn de reguliere onderhoudsbudgetten bij deze onderhoudsplannen als taakstellend kader genomen. Er heeft bij het vaststellen van deze beheerplannen dus geen herijking van de onderhoudsbudgetten in relatie tot de gewenste kwaliteitsniveaus plaatsgevonden. Met name bij het onderhoud van de wegen (paragraaf 3.2.2) en de openbare verlichting (paragraaf 3.2.6) heeft het college van burgemeester en wethouders kritische signalen afgegeven over het noodzakelijkerwijze stellen van prioriteiten en het risico van toenemend achterstallig onderhoud.

Het is aan uw raad om dit aspect al dan niet te betrekken bij de behandeling van de kadernota en/of de programmabegroting. Interbestuurlijk toezicht (medebewindstaken). In maart 2021 is een eerste notitie over dit onderwerp besproken in de auditcommissie. Aan de hand van een inventarisatie, die momenteel in voorbereiding is, beziet de auditcommissie op welke gebieden meer inzicht en toezicht wenselijk is en op welke wijze dat georganiseerd zou kunnen worden. Den Helder, 3 juni 2021. De auditcommissie,

Voorzitter H.S. Mosk

Commissiegriffier R. de Jonge

Advies auditcommissie - Pagina 3 van 3