Aanbiedingsbrief RHCA Jaarst_2021Begr_2023.pdf

Aan de Gemeenteraden van de bij Regionaal Historisch Centrum Alkmaar / Regionaal Archief aangesloten gemeenten

Datum: 14 april 2022 Kenmerk: dir2022/0314 Betreft: Aanbieding Jaarstukken 2021 en Programmabegroting 2023

Geachte raad,

Namens het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar / Regionaal Archief (RHCA) bieden wij u conform artikelen 25 en 26 van de Gemeenschappelijke Regeling van het RHCA de Jaarstukken 2021 en de Programmabegroting 2023 aan. Ter informatie hebben wij ook het Jaarverslag 2021 en het verkorte Jaaroverzicht 2021 in cijfers toegevoegd. De stukken zijn tevens geagendeerd voor de vergadering van het Algemeen Bestuur RHCA op 13 juli aanstaande. Bij het opstellen van de stukken zijn de richtlijnen vanuit de Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord zoveel als mogelijk gevolgd. De Programmabegroting 2023 is gebaseerd op bestaand beleid en opgesteld conform de richtlijnen BBV en de financiële kaders en uitgangspunten zoals genoemd in Bijlage Ia van deze begroting. De bijdrage per gemeente vindt u terug in Bijlage Ib. Daarnaast treft u aan de Jaarstukken 2021, inclusief de controleverklaring van de accountant. Deze luidt positief, zowel voor getrouwheid als voor rechtmatigheid. Het resultaat over 2021 bedraagt € 102.366 positief. Daarbij stellen wij u voor om een bedrag van € 3.225 aan de algemene reserve toe te voegen, zodat deze hierna de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal vormt (€ 68.174). Er resteert dan in totaal een bedrag van € 99.141 van het resultaat. Wij stellen voor om dit bedrag terug te betalen aan de deelnemende gemeenten.

De nog aanwezige bestemmingsreserves Digitalisering (€ 55.498) en Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten (€ 150.000) zijn in 2021 niet nodig gebleken. Eind 2022 zal hiervoor een voorstel worden geformuleerd met betrekking tot de dan nog aanwezige middelen. Momenteel is een onderzoek in voorbereiding naar de optimalisering van de klimaatinstallatie van depot- en kantoorruimte. Gezien de stijgende energieprijzen en de klimatologische ontwikkelingen willen wij zoveel als mogelijk klimaatneutraal opereren en tegelijkertijd de ventilatie en koeling van de kantoorruimte en studiezaal verbeteren. Als dit mogelijk blijkt, zal een aanzienlijke investering noodzakelijk zijn. Indien de genoemde bestemmingsreserves in 2022 evenmin noodzakelijk zijn, stellen we u bij de aanbieding van de jaarstukken over 2022 mogelijk voor om deze te herbestemmen richting een bestemmingsreserve Klimaatverbetering.

De voordelen hiervan zijn een positief milieu-effect (‘van het gas af’), lagere energielasten en een gezonder werkklimaat. Voor de onderzoeks- en advieskosten is in eerste instantie een bedrag van € 47.725 nodig dat we in de exploitatie over 2022 zullen verwerken. Wanneer het onderzoek is afgerond en er meer zicht is op de benodigde financiering, zal een plan hiervoor opgesteld worden, waarbij dus gedacht wordt aan het reserveren hiervoor van de eventuele overschotten van de huidige bestemmingsreserves. Over 2021 kan aan de gemeenten een bedrag van € 99.141 terugbetaald worden naar rato van de bijdragen in 2021. Terugbetaling zal dan op onderstaande wijze gebeuren:

Overzicht eventueel terug te ontvangen saldo 2021

Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heerhugowaard Heiloo Hollands Kroon Langedijk Schagen Texel Totalen

Bijdrage 2021 1.031.981 136.961 165.176 258.399 226.317 110.013 222.303 129.268 213.357 62.309 2.556.084

Uw zienswijzen zien wij met belangstelling tegemoet.

Met vriendelijke groet, namens het Dagelijks Bestuur,

Paul Post Secretaris/directeur

Bijlage 1: Concept Jaarstukken RHCA 2020 Bijlage 2: Concept Programmabegroting RHCA 2022 Bijlage 3: Jaarverslag Regionaal Archief 2021 Bijlage 4: Jaaroverzicht Regionaal Archief 2021 in cijfers

Terug te ontvangen saldo 2021 40.027 5.312 6.407 10.022 13.792 4.267 8.622 8.275 2.417 99.141