661077203-SH-0453, GR Cocensus, jaarstukken incl. controleverklaring 2024.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2024 Flynth Audit B.V. geheel document digitaal gewaarmerkt voor identificatiedoeleinden S.H.
12-3-2025
1.
2.
3.
Jaarstukken 2024
Jaarverslag ....................................................................................................................................... 3 1.1 Inleiding .................................................................................................................................................... 3 1.2 Programmaverantwoording ...................................................................................................................... 4 1.3 Organisatie ................................................................................................................................................ 4 1.3.1 Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur .................................................................................... 4 1.3.2 Organisatiemodel van Cocensus ................................................................................................ 5 1.4 Terugblik op 2024 en nieuwe ontwikkelingen ........................................................................................... 6 1.5 Dienstverlening ......................................................................................................................................... 7 1.5.1 Realisatie begrote opbrengsten .................................................................................................
7 1.5.2 Bezwaar- en beroepschriften en kostenvergoedingen ............................................................... 8 1.5.3 Kwijtschelding .......................................................................................................................... 10 1.5.4 Invordering ............................................................................................................................... 11 1.5.5 Communicatie .......................................................................................................................... 13 1.5.6 Klachten.................................................................................................................................... 14 1.6 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................ 16 1.6.1 HRM ......................................................................................................................................... 16 1.6.2 Privacy en gegevensbescherming............................................................................................. 22 1.6.3 Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................
23 1.7 Financiële verantwoording ...................................................................................................................... 25 1.7.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................................. 25 1.7.2 Financieringsparagraaf ............................................................................................................. 28 1.7.3 Verbonden partijen .................................................................................................................. 29 1.7.4 Wet open overheid ................................................................................................................... 29 1.7.5 Informatie ................................................................................................................................. 29 1.7.6 Actieve openbaarmaking.......................................................................................................... 30 1.7.7 Passieve openbaarmaking ........................................................................................................ 30 Jaarrekening...................................................................................................................................
31 2.1 Het overzicht van baten en lasten ........................................................................................................... 31 2.2 Overzicht algemene dekkingsmiddelen .................................................................................................. 34 2.3 Wet normering topinkomens .................................................................................................................. 35 2.4 Balans ...................................................................................................................................................... 38 2.5 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................................... 40 2.5.1 Algemene grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording ........................................... 40 2.5.2 Financiële positie...................................................................................................................... 40 2.5.3 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening .............................................. 40 2.5.4 Vaste activa ..............................................................................................................................
41 2.5.5 Vaste passiva ............................................................................................................................ 41 2.5.6 Niet uit de balans blijkende verplichtingen .............................................................................. 42 2.5.7 Financiële instrumenten........................................................................................................... 42 2.6 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening ...................................................... 43 2.7 Toelichting op de balans.......................................................................................................................... 48 2.7.1 Materiële vaste activa .............................................................................................................. 48 2.7.2 Vlottende activa ....................................................................................................................... 48 2.7.3 Eigen Vermogen ....................................................................................................................... 51 2.7.4 Voorzieningen ..........................................................................................................................
51 2.7.5 Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar .............................................................. 52 2.7.6 Netto vlottende schulden en overlopende passiva .................................................................. 53 2.7.7 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen........................................ 54 2.8 Rechtmatigheid ....................................................................................................................................... 55 Bijlagen............................................................................................................................................ 57
Pagina 2 van 60
1.
Jaarverslag 1.1 Inleiding Voor u ligt het achttiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de gemeente Hillegom toegetreden tot Cocensus, per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer gefuseerd. Met ingang van 1 januari 2019 zijn de gemeenten Spaarnwoude en Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer. Per 1 januari 2020 zijn de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo toegetreden tot de GR Cocensus. Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk tot een nieuwe gemeente met ook een samengestelde naam, gevormd uit beide vorige: Dijk en Waard. Per 1 januari 2025 is de gemeente Landsmeer toegetreden. De jaarrekening 2024 van Cocensus is afgesloten met een klein negatief resultaat van € 11.000.
Dit negatieve resultaat wordt per saldo verklaard doordat een aantal aanvullende opdrachten van deelnemers van Cocensus iets lager zijn uitgevallen dan verwacht. Zo is bijvoorbeeld door de rechter een streep gezet door het initiatief van de bestuurlijke boeten en zijn door aanloopproblemen bij een deelnemer nog niet de verwachte resultaten gerealiseerd door de inzet van de scanauto als het gaat om de aantallen naheffingsaanslagen parkeren. Voorgesteld wordt om dit negatieve exploitatieresultaat ad € 11.000 te onttrekken de algemene reserve van Cocensus die daarmee zou uitkomen op een bedrag van € 177.000. In het jaarverslag wordt naast de financiële verantwoording ook inzicht gegeven in de bedrijfsvoering van Cocensus en de ontwikkelingen van het primaire proces, gespecificeerd de realisatie van de begrote belastingopbrengsten en de stand van zaken met betrekking tot invordering, de afwikkeling van bezwaar- en beroepsprocedures en de kwijtscheldingsverzoeken en informatie over de klantencontacten in 2024. Naast de financiële verantwoording is in het jaarverslag ook de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.
Jaarstukken 2024
Pagina 3 van 60
1.2 Programmaverantwoording Alle activiteiten van de Cocensus zijn samengevoegd in één programma: “Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen”. De financiële-verantwoording van dit programma staat in deze jaarrekening in de toelichting op de baten en lasten.
1.3 Organisatie Cocensus is een Gemeenschappelijke Regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten. Dit is inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Den Helder, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Dijk & Waard. Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks Bestuur.
1.3.1
Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur
Algemeen Bestuur: Gemeente
Naam
Gemeente
Naam
1. Haarlem
De heer F. Roduner
8. Bergen
De heer M. Wiesehahn-Vrijman
2. Haarlemmermeer
Mevrouw B. van Straten
9. Den Helder
De heer P. van Diepen
3. Hillegom
De heer A. de Jong
10. Castricum
De heer R. Beems (vicevoorzitter)
4. Beverwijk
De heer N. Wijmenga
11. Heiloo
De heer R. Opdam
5. Oostzaan
De heer M. Wörsdörfer
12. Uitgeest
Mevrouw J. Kloosterman
6. Wormerland
De heer J. Schalkwijk
13. Dijk & Waard
De heer F. Ruiten
7. Alkmaar
De heer C. Schouten (voorzitter)
Dagelijks Bestuur: Gemeente
Naam
1. Alkmaar
De heer C. Schouten (voorzitter)
2. Castricum
De heer R. Beems (vicevoorzitter)
3. Beverwijk
De heer N. Wijmenga
4. Dijk & Waard
De heer F. Ruiten
5. Haarlem
De heer F. Roduner
Jaarstukken 2024
Pagina 4 van 60
1.3.2
Organisatiemodel van Cocensus
Algemeen estuur
Dagelijks estuur
Directie
ta
egevens I
O
Invordering
Be waar
Concern Control CC
Jaarstukken 2024
Pagina 5 van 60
1.4
erug lik op 2024 en nieuwe ontwikkelingen
Uitvoering WOZ In 2022 en 2023 is de focus gelegd op uniformering en kwaliteitsverbetering van de WOZ-processen. Dit traject heeft zijn vruchten afgeworpen. De Waarderingskamer heeft in januari 2024 besloten om de kwaliteitsbeoordeling van de uitvoering van de wet WOZ door Cocensus te verhogen van drie naar vier sterren en daarmee te kwalificeren als goed. Om de inwoners meer te betrekken bij de bepaling van de WOZ-waarde is onder regie van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB) een project gestart onder de naam “Check uw eigen woning”. Cocensus participeert in de daarvoor opgerichte stuurgroep en heeft in het laatste kwartaal van 2024 de voorbereidingen getroffen om mee te werken aan een pilot. Deze is begin januari in overleg met de gemeente in Heiloo uitgezet onder 2.800 huishoudens.
Krapte op de arbeidsmarkt Teneinde de krapte op de arbeidsmarkt het hoofd te kunnen bieden is door Cocensus een aantal sporen bewandeld. Met een aantal uitzendorganisaties is de focus gelegd op starters op de arbeidsmarkt met als doelstelling om bij wederzijdse positieve ervaringen het tijdelijk dienstverband om te zetten in een betrekking bij Cocensus. Aan de kandidaten wordt een opleidingstraject aangeboden. Daarnaast is een start gemaakt met het aanbieden van stageplaatsen. Daartoe zijn contacten gelegd met het InHolland en het Talland College. Voor beide instellingen zijn in 2024 ook gastcolleges verzorgd door medewerkers van Cocensus. Als laatste spoor wordt ingezet op het langs geautomatiseerde weg verrichten van repeterende en controleprocessen. Hierbij is het wel zo dat de geautomatiseerde resultaten altijd van een fiattering worden voorzien door de betreffende specialist. Vooralsnog is de doelstelling om vooral de inhuurbudgetten terug te dringen.
Toetreding gemeente Landsmeer per 1 januari 2025 Na instemming van de huidige deelnemers van Cocensus treedt de gemeente Landsmeer per 1 januari toe tot Cocensus. Het laatste kwartaal van 2024 stond vooral in het teken van de conversie van de data van Landsmeer naar de omgeving van Cocensus. Zoals gebruikelijk bij Cocensus zijn ook met de gemeente Landsmeer afspraken gemaakt in het kader van “schoon over”, om te voorkomen dat oude werkvoorraden door Cocensus dienen te worden opgepakt. Mocht dat toch het geval zijn, dan zullen daarvoor kosten in rekening worden gebracht.
Gemeenschappelijke Regeling Halverwege 2024 is de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling vastgesteld die aansluit op de vernieuwde Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen. Aansluitend is aan de deelnemende gemeenten de Gemeenschappelijke Regeling 2025 van Cocensus aangeboden, waarin de aansluiting van de gemeente Landsmeer is verwerkt.
KCC-activiteiten Naar aanleiding van de goede ervaringen met het verzorgen van KCC-activiteiten voor Bergen NH, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Hillegom heeft het Dagelijks Bestuur van Cocensus ingestemd om voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC-belastingen uit te voeren met ingang van 1 januari 2023. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers. Naast een afzonderlijk ingericht KCC dient tijdens de piekperiode vrijwel de hele organisatie deel te nemen aan het telefoonverkeer teneinde de burger snel en correct te woord te staan. In 2023 was dat best nog wel wennen voor een aantal collega’s. Inmiddels zien we dat de kennis bij het KCC om zelfstandig telefoon af te handelen is toegenomen en dat het ook de medewerkers steeds makkelijker af gaat. In totaal bedroeg het aantal inkomende gesprekken voor geheel Cocensus in 2024 69.978 (in 2023 59.900). Gemiddeld hoefden de bellers in de periode rond het grote kohier slechts 18 seconden te wachten voordat ze geholpen werden. In de vakantieperiode is de wachttijd iets opgerekt, waardoor gemiddeld over heel 2024 de wachttijd gemiddeld op 20 seconden is uitgekomen (in 2023 24 seconden). Na afloop van de gesprekken heeft de beller de mogelijkheid het gesprek een cijfer te geven.
Gemiddeld werd het KCC van Cocensus beoordeeld met afgerond een 8 (evenals in 2023).
Jaarstukken 2024
Pagina 6 van 60
Bezwaren In 2024 werden 17.331 WOZ-bezwaren ingediend. Door een wetswijziging die het verdienmodel van No Cure No Paybureaus heeft beperkt, is dit aanzienlijk minder dan in 2023. Wel zien we een stijging ten opzichte van 2022 en eerdere jaren. Wel ligt er vanuit het belastingjaar 2023 nog een aanzienlijke voorraad aan beroepsprocedures (ruim 1.200) waarvoor we afhankelijk zijn van de planning van de rechtbank. De activiteiten van de NCNP-bureaus zijn enorm afgenomen. Feitelijk is er nog één bureau actief; dat is een combinatie van Eerlijke WOZ en het Nieuwe WOZ-bureau. Nu er geen (grof) geld meer valt te verdienen blijkt voor veel van de inmiddels verdwenen bureaus het belang van rechtsbescherming van de burgers toch niet de prioriteit geweest te zijn!
1.5 Dienstverlening Voor de in dit hoofdstuk genoemde getallen is de stand van 31 december 2024 leidend. Dit geldt voor de voortgang van de bedrijfsvoeringsprocessen en financiën. Deze peildatum is ook gebruikt voor de derde voortgangsrapportage per gemeente aan de opdrachtgevers. De peildatum voor de eerste voortgangsrapportage was 1 april 2024 en voor de tweede 1 juli 2024. Deze informatie per gemeente is in dit document doorvertaald naar een totaalbeeld van alle door Cocensus vertegenwoordigde gemeenten.
1.5.1
Realisatie egrote op rengsten
De deelnemende gemeenten zijn individueel geïnformeerd over de opbrengstontwikkelingen. De gemeentelijke opdrachtgevers hebben de begrotingswijzigingen opgegeven. Voor het belastingjaar 2024 leidt dit tot een totaal te realiseren belastingopbrengst van netto ruim € 523 miljoen. Ten opzichte van 2023 een stijging van 11,3%. Deze stijging komt deels doordat gemeenten meer heffingen hebben overgebracht naar Cocensus en daarnaast doordat de handhaving van parkeerbelasting is toegenomen door de inzet van scanauto’s.
Gerealiseerde opbrengst s.v.z. 31 december 2024 540 520 500 480 460 440 420 400
2024
2023
2022
Begroot
523
470
452
Netto resultaat
496
478
458
Begroot
Netto resultaat
De netto realisatie voor belastingjaar 2024 is 94,9% van de begrote opbrengst. Dit is in 2024 niet 100% omdat een aantal heffingssoorten niet (volledig) op aanslag is gebracht (bijvoorbeeld Diftar, forensenbelasting en toeristenbelasting). Dit omdat de heffingsgrondslagen hiervan pas gedurende of na afloop van het belastingjaar beschikbaar komen. Ook zijn er heffingen waarbij de opbrengstrealisatie op basis van maandelijkse (gemeentelijke) input gerealiseerd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges.
Jaarstukken 2024
Pagina 7 van 60
1.5.2
Be waar- en eroepschri ten en kostenvergoedingen
Bezwaarschriften kunnen ingediend worden via het digitaal loket op de website met gebruik van DigiD. Of, nog eenvoudiger, door het scannen van de QR-code op de aanslag. Schriftelijk bezwaar indienen kan door het invullen van het met de aanslag meegezonden reactieformulier. Zoveel mogelijk wordt gestuurd op het laten maken van terugbelafspraken met een taxateur in plaats van dat men direct officieel bezwaar indient over de WOZ-waarde. De taxateur geeft telefonisch uitleg en kan, als daar aanleiding toe is, correcties direct verwerken. Dit maak het indienen van formeel bezwaar overbodig.
Ontwikkeling van de bezwaren 2022 tot en met 2024 per 31 december van het betreffende jaar 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0
2024
2023
2022
WOZ
17.331
32.573
9.647
Parkeer
12.080
9.444
7.197
Bestuurlijke boetes
2.558
2.116
0
Overig
3.836
4.021
3.874
Parkeer
Bestuurlijke boetes
WOZ
Overig
Voor het belastingjaar 2024 heeft rond 7% van de aanslagbiljetten tot een bezwaarschrift geleid. Het effect van gewijzigde wetgeving op het gebied van de toekenning van proceskostenvergoeding aan NCNP-bureaus blijkt duidelijk uit de daling van bijna 47% van het aantal WOZ-bezwaren in belastingjaar 2024. Het aantal bezwaren parkeerbelasting steeg met ruim 27%. Het aantal bezwaren overige heffingen daalde met 6%.
Ontwikkeling WOZ-bezwaren 2022-2024 stand per 31 december 2024 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0
2024
2023
2022
Ontvangen
17.331
33.017
10.468
Afgehandeld
16.085
32.963
10.429
Ontvangen
Afgehandeld
Op het moment van opstellen van deze rapportage zijn nog 1.339 WOZ-bezwaren in behandeling. Het grootste deel betreft dossiers van No Cure No Pay bureaus en bezwaren met betrekking tot niet-woningen waarover we nog in gesprek zijn met gemachtigden die binnen de daarvoor geldende termijnen worden afgedaan.
Jaarstukken 2024
Pagina 8 van 60
Resultaten behandelde bezwaarschriften Bij de behandeling van de bezwaarschriften belastingjaar 2024 is in 45,4% van de uitspraken besloten tot handhaving van de aanslag. Het percentage toegekende bezwaren verschilt sterkt per soort bezwaar. Van de WOZ-bezwaren is slechts 19,5 % van de bezwaren toegekend, terwijl dat percentage bij de parkeerbelasting op 61,6 % ligt omdat achteraf alsnog wordt aangetoond dat parkeerbelasting is betaald, bijvoorbeeld omdat ten onrechte een verkeerd kenteken is opgevoerd door de parkeerder.
Resultaat afgehandelde bezwaren 2024 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0%
Overige heffingen 55,0%
WOZ
Totaal
Toegekend
parkeerbelasting 61,6%
19,5%
45,4%
Niet toegekend
38,4%
45,0%
80,5%
54,6%
Niet toegekend
Toegekend
Beroepschriften In belastingjaar 2024 zijn inmiddels 617 beroepsprocedures ingesteld. Verwacht wordt dat dit aantal nog stijgt, aangezien de rechtbank achterstanden heeft bij het verwerken van ingekomen beroepen. Voor belastingjaren 2023 en 2022 zijn respectievelijk 2.096 en 714 beroepsprocedures ingesteld. Van de ingekomen beroepsprocedures 2024 - 2022 is in respectievelijk 33, 893 en 561 procedures door de Rechtbank uitspraak gedaan. Het aantal openstaande procedures is voor het belastingjaar 2024 nog 584 (95%), voor het belastingjaar 2023 nog 1.203 (57,4%) en voor het belastingjaar 2022 nog 153 (21,4%). Voor de afhandeling van de beroepschriften bestaat een afhankelijkheid van de Rechtspraak. Het percentage van de beroepsprocedures ingediend via No Cure No Pay bureaus ligt ruim boven de 70%, namelijk 72.8% voor 2024, 78,8% voor 2023 en 70,7% voor 2022. Gemiddeld is ruim 755 van de lopende procedures ingediend door No Cure No Pay bureaus.
Kostenvergoedingen Belanghebbende kan een derde partij, vaak een No Cure No Pay bureau, inschakelen voor bijstand tijdens de bezwaarprocedure, waarbij de belanghebbende bij een gegrond verklaard bezwaar of beroep recht heeft op een vergoeding van de kosten. Door achterstanden bij de Rechtspraak zijn nog veel beroepsprocedures in behandeling. Verwacht wordt dan ook dat de uiteindelijke kosten aanzienlijk hoger uitvallen. Door gewijzigde wetgeving is het gemiddeld uitbetaald bedrag aan proceskostenvergoeding lager dan voorgaande jaren.
Jaarstukken 2024
Pagina 9 van 60
Uitgekeerde proceskostenvergoeding belastingjaar 2022, 2023 en 2024 per gemeente Belastingjaar 2022
Belastingjaar 2023
Belastingjaar 2024
Aantal
Totaalbedrag
Aantal
Totaalbedrag
Aantal
Totaalbedrag
Haarlem
300
-160.000
351
-206.000
233
-77.000
Haarlemmermeer
218
-124.000
336
-217.000
214
-72.000
Hillegom
17
-8.000
36
-24.000
57
-19.000
Beverwijk
37
-30.000
59
-36.000
55
-19.000
Oostzaan
16
-8.000
30
-23.000
64
-20.000
Wormerland
36
-23.000
49
-32.000
8
-3.000
Bergen NH
71
-36.000
111
-71.000
89
-29.000
Alkmaar
119
-58.000
221
-138.000
166
-55.000
Den Helder
40
-21.000
88
-50.000
52
-17.000
Heiloo
40
-22.000
69
-52.000
35
-12.000
Castricum
69
-32.000
92
-63.000
99
-31.000
Uitgeest
14
-9.000
26
-11.000
19
-7.000
Dijk en Waard
82
-41.000
87
-56.000
146
-50.000
1.059
-572.000
1.555
-979.000
1.237
-411.000
Totaal Gemiddeld
1.5.3
-540
-630
-332
wijtschelding
De belastingplichtige kan kwijtschelding aanvragen als deze niet in staat is de gemeentelijke heffingen te betalen. Dit kan via het Digitaal loket of door het insturen van het aanvraagformulier bij de aanslag. Het Inlichtingenbureau toetst de aanvraag. Vervolgens wordt de kwijtschelding verleend of wordt meer informatie gevraagd aan de aanvrager. Had belastingplichtige in het voorgaande belastingjaar recht op kwijtschelding, dan wordt voor de nieuwe aanslagoplegging geautomatiseerd getoetst of ook voor de nieuwe aanslag kwijtschelding kan worden verleend. Als uit deze toets, door het Inlichtingenbureau, blijkt dat belastingplichtige nog steeds recht heeft op kwijtschelding dan wordt deze direct met de aanslagoplegging (geautomatiseerd) verleend.
Ontwikkeling verzoeken om kwijtschelding stand per 31 december van het betreffend jaar 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0
Jaarstukken 2024
Geautomatiseerd
Verzoeken
Adm. Beroep
2024
9.103
10.964
216
2023
10.289
10.708
253
2022
10.069
11.729
317
Pagina 10 van 60
Voor het indienen van een kwijtscheldingsverzoek gelden afwijkende termijnen. Ook op een later moment in het invorderingsproces, bijvoorbeeld pas na het ontvangen van een dwangbevel, is het nog mogelijk om kwijtschelding aan te vragen. Daarom worden deze in opvolgende belastingjaren nog in behandeling genomen voor voorgaande jaren. Kijkend naar de stand per 31 december 2024 zien we dat er voor belastingjaar 2022 in de jaren 2023 en 2024 nog 1.783 verzoeken (inclusief administratief beroepen) werden ingediend. Voor 2023 zien we een toename van 1.105 vergeleken met de stand van 31 december 2023. Van de verzoeken om kwijtschelding voor belastingjaar 2024 is 97,7% afgedaan. Met name in het 1e en 2e jaar na aanslagoplegging worden nog verzoeken tot kwijtschelding ingediend. Voor de belastingjaren 2022 en 2023 zijn verzoeken van recentere data en verzoeken waar nadere informatie voor gewenst is nog in behandeling, bijvoorbeeld bij verzoeken om kwijtschelding van ondernemers. In belastingjaar 2024 is 70% van de kwijtscheldingsverzoeken toegekend. De geautomatiseerde kwijtscheldingen worden 100% toegekend. Dit betekent dat 42,7% van de overige verzoeken wordt toegekend. Wanneer een kwijtscheldingsverzoek niet wordt toegekend kan administratief beroep ingediend worden. Voor belastingjaar 2024 ontvingen wij 216 beroepschriften. Inmiddels zijn 209 beroepschriften afgehandeld.
Mede door het stijgende aantal kwijtscheldingsverzoeken en de jaarlijks stijgende tarieven, is het bedrag aan verleende kwijtschelding tussen 2023 en 2022 gestegen.
Ontwikkeling verleende kwijtschelding x € 1.000 (stand per 31 december 2024) 5.800 5.600 5.400 5.200 5.000 4.800 4.600
2024
2023
2022
Begroot
5.712
5.648
5.515
Gerealiseerd
4.999
5.119
5.067
Het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding belastingjaar 2024 is € 246,47 per geheel/gedeeltelijk toegekend verzoek. In belastingjaar 2023 was dit € 229,66 en in belastingjaar 2022 € 212,20. Deze stijging komt met name door de jaarlijkse tariefstijgingen van de heffingen die voor kwijtschelding in aanmerking komen.
1.5.4
Invordering
Het totaal netto in te vorderen bedrag is het totaalbedrag van de opgelegde aanslagen minus de effecten van de behandeling van bezwaarschriften (verminderingen) en de verleende kwijtschelding. Verder vindt een correctie plaats voor oninbaar verklaarde vorderingen en de kosten bij aanmaningen en dwangbevelen. De opgelegde aanslagen worden betaald via automatische incasso (in 2 of 9 termijnen) of door middel van iDEAL of overboeking via internetbankieren. In de periode januari-december 2024 zijn 2.305.321 ontvangsten verwerkt, waarvan 1.961.250 automatische incassoopdrachten. Blijft (volledige) tijdige betaling uit dan volgt een aanmaning met een betaaltermijn van 14 dagen. In 2024 zijn ter invordering van hetzelfde belastingjaar 57.064 aanmaningen verzonden. De piek van de aanmaningen wordt in de maand mei verzonden, in navolging op het grote kohier van februari.
Jaarstukken 2024
Pagina 11 van 60
Blijft betaling dan nog uit, dan wordt een dwangbevel verzonden, met een betaaltermijn van 2 dagen. In kalenderjaar 2024 zijn voor belastingjaar 2024 21.129 dwangbevelen verzonden. Voor de verzending van de aanmaning en het dwangbevel worden (wettelijke) invorderingskosten in rekening gebracht.
Ontwikkeling invordering x € 1 miljoen (stand per 31 december 2024) 500 490 480 470 460 450 440 430
2024
2023
2022
Netto in te vorderen
494
475
457
Ingevorderd
479
467
455
Voor de belastingjaren 2022, 2023 en 2024 is van de netto bedragen 99,4%, 98,4% en 97,1% ingevorderd. Ten aanzien van de in februari 2024 opgelegde belastingaanslagen 2024 is de laatste incassotermijn in december. Gedurende negen maanden worden gemiddeld 215.926 automatische incasso's verwerkt met een maandbedrag van ruim € 18 miljoen. Dit is ongeveer 30,5% van het totaal in te vorderen bedrag. Een deel (€ 1 miljoen) van het nog in te vorderen bedrag over belastingjaar 2024 van € 14,5 miljoen zal nog ingevorderd worden via automatische incasso. Daarnaast is een aantal invorderingen aangehouden wegens uitstel van betaling tijdens behandeling van een kwijtscheldingsverzoek of de afhandeling van een bezwaar- of beroepschrift. Ook zijn nog betalingsregelingen van kracht. En van een aantal nog openstaande vorderingen, aanmaningen en dwangbevelen is de betaaltermijn nog niet verstreken.
Jaarstukken 2024
Pagina 12 van 60
1.5.5
Communicatie
Website De nieuwe Cocensus website is in februari 2024 live gegaan. Deze is qua vormgeving en gebruiksgemak verbeterd. Gebleken is dat dit voor de bezoeker goed werkt. Er komen minder vragen van burgers hoe ze zaken kunnen vinden op de website en het Digitaal loket. Met name de tarieven per gemeente en de veel gestelde vragen zijn veel makkelijker te raadplegen. Door de nieuwe inrichting van de website en de inzet op nieuwsberichten worden burgers meer meegenomen in wat er speelt en wat goed is om te weten rondom gemeentelijke aanslagen. Het al bestaande Verantwoordingsdocument is in 2024 opnieuw vormgegeven en geplaatst op de website. In dit document leest men hoe de WOZ-waarden tot stand komen. Dit kan de burger meer inzicht geven in de waardebepaling, wat mogelijk helpt om vragen hierover te beantwoorden. Digitaal loket als onderdeel van de Cocensus website. Zoveel mogelijk wordt in alle communicatie gestuurd op het gebruik van het Digitaal loket door belastingplichtigen. Zij kunnen hier snel en makkelijk onder andere een betalingsregeling aanvragen, hun taxatieverslag raadplegen, een terugbelafspraak maken met een taxateur, bezwaar maken en automatische incasso regelen. De vormgeving van het Digitaal loket is in belastingjaar 2024 geoptimaliseerd en waar mogelijk (nog) gebruikersvriendelijker gemaakt.
Brievenmonitor In 2024 is een begin gemaakt met het opnieuw bekijken en waar nodig herschrijven van de brieven en tekstblokken. Dit alles met als doel de aanslagen en uitleg hierover voor de burger zo leesbaar en duidelijk mogelijk te maken. Met dit doorlopende proces zal in 2025 weer een grote stap gemaakt worden.
Pilot ‘Check uw woning’ Cocensus doet, samen met de gemeente Heiloo mee aan de pilot ‘Check uw woning’. Deze is vanuit de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB) gestart. In belastingjaar 2024 is de pilot voorbereid. Doel van de pilot is om input te vragen van woningeigenaren en zo de WOZ-waardering te verbeteren.
Communicatieadviseur Na een proefperiode van inhuur is sinds half november 2024 is een communicatieadviseur in vaste dienst bij Cocensus (0,5 fte). Deze zal zich het komende jaar voornamelijk bezig gaan houden met het optimaliseren van communicatie naar de burgers, zowel digitaal als op papier. Daarnaast horen ook zaken als interne communicatie en arbeidsmarktcommunicatie tot het takenpakket.
Telefonie Het team van het KCC bestond in belastingjaar 2024 uit 6 personen (4,89 fte). Om de bellers zo goed mogelijk te helpen en adviseren is een aantal processen ingericht. De scripts met veel gestelde vragen en de kennisbank worden continu geoptimaliseerd. Verder worden ook de meest recente veel gestelde vragen over de verschillende belastingsoorten toegevoegd. Door de aanslagen gefaseerd te laten bezorgen bij de burger wordt het telefoonverkeer zoveel mogelijk gespreid. Dit zorgt ervoor dat bellers altijd snel iemand aan de telefoon krijgen die hen verder kan helpen binnen het betreffende vakgebied. Na afloop van de gesprekken heeft de beller de mogelijkheid het gesprek een cijfer te geven. Het beoordelingscijfer van het klantcontact is afgerond een 8. Dit mooie cijfer is mede te danken aan de lage gemiddelde wachttijd van 20 seconden. In het voorgaande jaar was dit 24 seconden. Naast het telefoonnummer van het KCC ontvangen de vakafdelingen ook nog telefoon op hun eigen afdelingsnummers die vermeld staan op specifieke afdelingsproducten, zoals aanmaningen, dwangbevelen, uitspraken op bezwaarschriften of uitspraken op verzoeken om kwijtschelding. Door het verhoogde opleidingsniveau van de KCC-medewerkers kunnen zij steeds meer inhoudelijke vragen beantwoorden. Daarom wordt op steeds meer producten het KCC-nummer vermeld. Dit ontlast de vakafdelingen.
In totaal bedroeg het aantal inkomende gesprekken voor geheel Cocensus 69.978. In 2023 was dit aantal 59.900.
Jaarstukken 2024
Pagina 13 van 60
Het aantal inkomende gesprekken van 2024 ten opzichte van 2023 geeft het volgende beeld:
Inkomende telefoongesprekken 2024 en 2023 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0
mrt
apr
mei
jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
2024 4.312 12.718 9.779
jan
7.427
6.474
6.859
5.101
3.547
3.735
3.845
3.595
2.586
5.940 11.528 5.080
6.258
5.736
4.977
3.397
3.331
3.859
3.649
3.026
2023 3.119
feb
2024
1.5.6
2023
lachten
Registratie 2024 Aantal en soort klachten In 2024 zijn door de klachtencoördinator 46 klachten geregistreerd. Dit aantal is aanmerkelijk hoger dan dat van 2023 (29). Deze stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de verdrievoudiging van de aantallen WOZ bezwaren waardoor de afhandeling langer op zich liet wachten. Daarnaast is het makkelijker gemaakt om een klacht in te dienen door de informatie op de website van Cocensus en het e-mailadres dat daar vermeld staat. Van de 46 klachten waren 14 klachten gegrond en 1 klacht deels gegrond. In totaal werden 31 klachten ongegrond verklaard. Daarnaast waren ook klachten ingediend bestemd voor gemeenten, deze werden doorgezonden. Het viel op dat burgers een bezwaarschrift zien als een klacht. Deze zijn niet meegenomen in de telling, maar direct doorgezet naar de afdeling verantwoordelijk voor de afhandeling van het bezwaarschrift. De geregistreerde klachten hadden veelal betrekking op de manier van beoordelen van bezwaarschriften, het uitblijven van een uitspraak op bezwaar en de termijn van het doorgeven van de WOZ-waarde aan andere instanties. Ook is geklaagd over niet teruggebeld worden. De “gegrond of deels gegrond” verklaarde klachten gingen over: a. de periode tussen indienen van bezwaar en ontvangen van een beslissing op bezwaar; b. beoordeling van het bezwaar (wijze waarop); c. omgangsvormen; d.
weigeren van delen informatie; e. niet terugbellen; f. gegevens taxatieverslag niet volledig. Na persoonlijk contact met de indiener van de klacht, waarin nadere uitleg en informatie werd gegeven, gaven meerdere belanghebbenden aan tevreden te zijn met de snelle reactie en de klacht als afgehandeld te beschouwen. In enkele gevallen bleek dat onvrede met de beslissing op bezwaar de reden van indienen van een klaagschrift/klacht was.
Jaarstukken 2024
Pagina 14 van 60
Externe Klachtenbehandeling Als burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Algemene wet Bestuursrecht, een klacht bij een externe instantie worden ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2024 werden drie klachten over Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman. De klachten ontvangen via de Nationale Ombudsman hebben betrekking op de werkwijze van Cocensus. De werkwijze is vaak verankerd in wet- en regelgeving. Op dit moment is nog één klacht in behandeling bij de klachtencoördinator. De Nationale Ombudsman is geen officiële onderzoeken gestart. Een klacht en dan … Tijdens de afhandeling beoordeelt de afdelingscoördinator de klacht. Hoe hadden we kunnen voorkomen dat deze klacht werd ingediend. Zelfs wanneer de klacht ongegrond blijkt, kunnen we ervan leren. ➢
Wanneer klachten gaan over bejegening dan wordt bekeken of we ons anders kunnen opstellen richting de burger. ➢ Klachten die gaan over de werkwijze hebben meestal een andere oorzaak. Vaak is een bezwaarschrift ongegrond verklaard en heeft de klager daar onvrede mee, omdat de toelichting in de uitspraak volgens deze niet voldoende uitleg geeft. ➢ Een enkele keer komt het voor dat een klacht volgt op het weigeren van informatie. Dit kan dan informatie zijn die door AVG geblokkeerd wordt of om informatie gaan waar de klager geen belang bij heeft. Door serieus om te gaan met de klachten en daarbij ook een objectieve blik te werpen op het eigen handelen leren we beter te communiceren en handelen. Onderstaande tabel laat een verdeling van de klachten per gemeente zien. 2024 Gemeente
Totaal aantal
Gegrond
Ongegrond
Alkmaar
4
1
3
Bergen
3
1
2
Castricum
3
2
1
Den Helder
2
0
2
Dijk en Waard
3
0
3
Haarlem
8
2
6
Haarlemmermeer
13
5
8
Heiloo
3
1
2
Hillegom
1
Oostzaan
2
Uitgeest
1
1
Wormerland
1
1
Onbekend
2
2
Totaal
46
Beverwijk
Jaarstukken 2024
1 2
14
0
32
Pagina 15 van 60
1.6 Bedrij svoering 1.6.1
HRM
Arbeidsmarkt De aanhoudende personeelskrapte zorgt dat de arbeidsmarkt nog steeds onder druk staat. Dit noodzaakt Cocensus ook naar andere oplossingen te zoeken, bijvoorbeeld verdergaande digitalisering en automatisering. Omdat de overspannen arbeidsmarkt voorlopig niet zal verdwijnen moet Cocensus ook de komende jaren meer aandacht besteden aan arbeidsmarktcommunicatie en strategische personeelsplanning. 2024 was door de arbeidsmarktproblematiek weer een lastig jaar om vacatures goed in te vullen. Om die reden is, net als in 2023, meer gebruik gemaakt van uitzendkrachten. De intentie bij het inhuren van deze medewerkers is dat zij, na het aantal met de bureaus overeengekomen uren, bij Cocensus in dienst treden.
HR21 In 2023 zijn alle functiebeschrijvingen binnen Cocensus geactualiseerd. Een adviseur van Leeuwendaal heeft vervolgens in 2024 alle functiebeschrijving voorzien van een indelingsmotivering conform het functiewaarderingsysteem HR21. Van de 39 verschillende functies binnen Cocensus werden 15 functies lager ingedeeld dan in 2018. Dit resultaat is met de Ondernemingsraad besproken en na overleg met het Dagelijks Bestuur is besloten om het advies van Leeuwendaal niet over te nemen en de indeling van 2018 te handhaven.
Vitaliteit De vitaliteitswerkgroep van Cocensus heeft ook in 2024 in samenwerking met een externe organisatie een diversiteit aan workshops en activiteiten georganiseerd. Cocensus vindt het belangrijk om te ‘investeren’ in activiteiten op het gebied van vitaliteit omdat fysiek en mentaal fitte medewerkers meer betrokken zijn bij de organisatie. Vitale werknemers zijn belangrijk om als organisatie stappen te zetten en veranderingen te bewerkstelligen. Bovendien heeft een organisatie waar aan vitaliteit aandacht wordt geschonken een beter imago op de arbeidsmarkt en is het mogelijk wat makkelijker om talent aan te trekken.
Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E) Eind 2023 heeft de Ondernemingsraad haar instemming gegeven om de RI&E uit te laten voeren door een gecertificeerde functionaris van de Arbo Unie. Deze functionaris heeft in 2024 leidinggevenden, HRM, een preventiemedewerker en de Ondernemingsraad geïnterviewd. De interviews hadden betrekking op de arbeidsrisico’s binnen de organisatie. Vervolgens is er een rapportage RI&E opgesteld, met daarin de bevindingen en een aanzet tot een Plan van Aanpak. Dit plan is met onder andere maatregelen en termijnen verder aangevuld door Cocensus en opnieuw getoetst door de Arbo Unie. In januari 2025 wordt het hele pakket ter instemming voorgelegd aan de Ondernemingsraad.
Opleidingen/trainingen Net zoals in voorgaande jaren is in 2024 een deel van het budget uitgegeven aan vakinhoudelijke trainingen. Dit zijn onder andere verplichte opleidingen voor de taxateurs (diegene die ingeschreven staan in de kamers van het register), in-company trainingen zoals “WOZ-medewerker”, “verblijfsbelasting” en “basis invordering”, “specialisatie WOZ” “gegevensbeheer”, “WOZ taxateur” en “deurwaarder”. Ook zijn in 2024 opleidingen en coachingstrajecten op het gebied van leiderschap en teambuilding gevolgd; verdiepend strategisch leiderschap voor de afdelingsleiding van de WOZ en voor de afzonderlijke teams binnen deze afdeling workshops over samenwerking, communicatie en veranderingen. Bij de afdeling invordering is met behulp van een trainer gewerkt aan een gezamenlijke afdelingsvisie en strategie. Vervolgens vonden sessies plaats over het verbeteren van de samenwerking, communicatie en het geven van feedback binnen de afdeling. Een groot deel van het budget is uitgegeven aan het opstellen van het bedrijfsplan. Samen met alle medewerkers (door middel van subgroepen), het managementteam en trainers is in 2024 gewerkt aan het opstellen en concretiseren van een bedrijfsplan voor de komende jaren. In totaal is in 2024 € 271.000 uitgegeven aan opleidingen, trainingen, workshops en inschrijvingen in kamers.
Dit is bijna 18 procent (budget € 230.000) boven het vastgestelde budget. Gemiddeld is dit € 1.844 per medewerker. Deze overschrijding komt met name door de workshops voor het bedrijfsplan. Ter vergelijking; gemeenten besteedden in
Jaarstukken 2024
Pagina 16 van 60
2023 gemiddeld 1,6 procent van hun loonsom aan opleiding en ontwikkeling en het bestede bedrag per medewerker lag daarmee op € 1.162,00.
Ondernemingsraad In 2024 hebben 6 reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen zijn twee instemmingsaanvragen behandeld: klachtenregeling ongewenst gedrag; geautomatiseerde rittenregistratie voor de algemene dienstauto’s. De Ondernemingsraad heeft begin 2024 haar positief advies gegeven voor de uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling met de gemeente Landsmeer. Onderwerpen waar geen advies of instemming voor gevraagd is, maar die wel uitvoerig met de Ondernemingsraad besproken zijn: uitvoeringsregeling verlofsparen; aanpassingen in de regeling “attenties bij bijzondere personele aangelegenheden”. Het convenant met de directie en Ondernemingsraad is in 2024 geactualiseerd en getekend.
Personeel Formatie-overzicht per 31 december 2024
formatie 2024
Bezetting 31/12/2024
formatie 2023
Directie/Staf
6,80
6,89
8,36
WOZ
43,53
41,48
41,92
Gegevensbeheer en IT
23,42
21,51
20,72
Heffingen & Bezwaar/Concern Control
32,33
31,98
31,68
5,23
5,22
5,00
Invordering
30,63
26,40
30,05
Totaal
141,94
133,47
137,73
-
KCC
Door de uitbreiding van fte’s bij het team werkvoorbereiding (WOZ), de afdeling Gegevensbeheer en IT en een communicatie adviseur is de formatie voor 2024 iets hoger dan die van 2023.
In-, uit- en doorstroom en inhuur In 2024 hebben 10 medewerkers (6,8 procent) Cocensus verlaten. De redenen waren divers: bereiken van AOWgerechtigde leeftijd, RVU, twee jaar arbeidsongeschikt, studie, onvoldoende carrièreperspectief en de functie voldeed niet aan de verwachting. Gedurende het jaar zijn er 15 nieuwe collega’s in dienst getreden (10,2 procent). Een derde van deze nieuwe medewerkers was al werkzaam bij Cocensus via een uitzend- of detacheringsbureau. Twee derde van deze nieuwe collega’s is jonger dan 35 jaar en het aandeel vrouwelijke instromers was wederom het grootst (elf vrouwen en vier mannen). Deze trend is ook bij de gemeenten waarneembaar. Door de uitstroom als gevolg van leeftijd en/of pensionering wordt de instroom én het behouden van jonge medewerkers steeds belangrijker. De komende jaren zal binnen Cocensus een actief beleid gevoerd moeten worden om jongeren voor de organisatie te behouden.
Jaarstukken 2024
Pagina 17 van 60
In- en uitstroom per afdeling Staf/directie
2
Heffingen en Bezwaar (inclusief KCC en Concern Control)
2
6 4
Invordering WOZ
6
2
1
Gegevensbeheer en IT
2 0
1
Uit dienst
2
3
4
5
6
7
In dienst
Doorstroom is een belangrijk instrument om mensen aan je organisatie te binden en het leidt tot meer tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Doorstroom wordt gedefinieerd als medewerkers die duurzaam van functie en/of afdeling zijn veranderd, zonder dat dit met een reorganisatie of functieherwaardering te maken heeft. Een andere belangrijke reden om interne mobiliteit binnen de organisatie te stimuleren is het tekort aan talent op de huidige arbeidsmarkt.
Coördinator WOZ
1 1
Objectbeheerder
1
2
1
Adm. Medewerker Heffingen en Bezwaar
1 1
1
Senior medewerker Gegevensbeheer en IT
1
Senior WOZ-taxateur woningen
1
KCC-medewerker
1
1 1
1
2
1 1
1
Medewerker Team ondersteuning
Jaarstukken 2024
Totaal
1
Medewerker Invordering
Totaal
Coördinator Gegevensbeheer en IT
Taxateur Woningen
Medewerker Invordering
Deurwaarder
Medewerker Heffingen en Bezwaar
Werkvoorbereider
Data Analist
Afdelingsmanager WOZ
Vorige functie
Nieuwe functie
In totaal zijn negen (6,12 procent) medewerkers in 2024 andere functies/werkzaamheden binnen Cocensus gaan vervullen. Het doorstroompercentage binnen Cocensus ligt lager dan dat van de Nederlandse Gemeenten. Daar was het percentage in 2023 (cijfers van 2024 zijn nog niet bekend) gestegen naar 11,2 procent. In onderstaand overzicht zijn de functiewijzigingen binnen de organisatie weergegeven.
1 1
1
1
1
1
9
Pagina 18 van 60
Interne mobiliteit In totaal is in 2024 € 848.007 uitgegeven aan externe inhuur. Dit is 7,7 procent van de loonsom. Redenen voor inhuur waren: niet-ingevulde vacatures, zwangerschap, langdurige arbeidsongeschiktheid en het afhandelen van beroepschriften. In 2023 hebben gemeenten 18,1 procent uitgegeven aan externe inhuur. Met name op de afdelingen Invordering, WOZ en Heffingen & Bezwaar zijn externen ingezet.
Leeftijdsopbouw Door de toename van jongere medewerkers binnen Cocensus daalt de gemiddelde leeftijd van de Cocensusmedewerker ieder jaar enigszins. In 2021 was de gemiddelde leeftijd nog 48,8. In 2024 was de gemiddelde leeftijd van mannen 49 en van vrouwen 45,2 jaar. Deze dalende trend vindt ook bij gemeenten plaats. In 2023 was de gemiddelde leeftijd van gemeenteambtenaren 46,8 jaar. Door de uitstroom als gevolg van leeftijd en/of pensionering blijft de instroom van jongeren belangrijk en noodzakelijk. In 2023 bestond 42 procent van de instroom bij gemeenten uit jongeren (onder de 35 jaar). Het percentage instroom van jongeren bij Cocensus in 2024 lag nog hoger. Dit was 66,7 procent. Bij de afdeling Invordering zijn relatief veel nieuwe jonge medewerkers begonnen en is de gemiddelde leeftijd het afgelopen jaar het meest gedaald (in 2023 gemiddelde leeftijd van 48,8). Ook het percentage vrouwen en mannen binnen Cocensus is ten opzichte van 2023 niet veel veranderd. Op de peildatum was 59 procent van de medewerkers vrouwelijk en 41 procent mannelijk. Het aandeel vrouwen in dienst bij Cocensus is de afgelopen vijf jaar stijgende. Ditzelfde beeld is waarneembaar bij de Nederlandse Gemeenten (55 procent is vrouw in 2023).
Personeelsopbouw en gemiddelde leeftijd 100 86
90 80 70
61
60 50
50,2
44,8
40
53
30
21 24
30 20
13
16
16 8
10
46,8
46,4
45,7
12 3
4
0 Heffingen & Gegevensbeheer Bezwaar/KCC & IT
Invordering
WOZ
2024 gemiddelde leeftijd
Directie/Staf
2024 vrouwen
Totaal
2024 mannen
Verdeling naar leeftijdsklasse 50 39
40 30
25
46
35
29
18
20 10
28
42
7
8
6
6
0 15 - 24
25 - 34
35 - 44 31-12-2023
Jaarstukken 2024
45 - 54
55 - 64
65 plus
31-12-2024
Pagina 19 van 60
Deeltijdfactor en duur van de dienstverbanden Eind 2024 hadden 101 medewerkers (68,7 procent) een fulltime arbeidsovereenkomst met Cocensus. Een percentage dat hoger ligt dan bij de Nederlandse Gemeenten in 2023 (59 procent). 38,1 procent van de medewerkers werkt korter dan vijf jaar bij Cocensus.
Percentages duur dienstverbanden < 1 jaar
1 - 4 jaar
5 - 9 jaar
10 - 14 jaar
> 15 jaar
9% 20%
29%
31% 11%
Ziekteverzuim Het totale ziekteverzuimpercentage steeg in 2024 naar 5,1. In 2022 en 2023 bedroeg het percentage nog 4,2 resp. 4,3. In 2024 werden geen “winterpieken” gesignaleerd. Het langdurig verzuim is met bijna één procent gestegen (figuur 8). Op dit moment is nog niet bekend of dit ook bij de Nederlandse Gemeenten het geval is. In totaal waren 18 medewerkers (gedeeltelijk) langdurig arbeidsongeschikt. De redenen van het langdurig verzuim waren divers. Opvallend is wel dat het aantal medewerkers dat uitvalt in verband met psychische klachten gestegen is het afgelopen jaar. Kort en middellang verzuim bleven nagenoeg hetzelfde. De gemiddelde meldingsfrequentie van 1,16 in 2024 is vrijwel hetzelfde als in 2023 en ligt iets hoger dan dat bij de gemeenten in 2023 (0,96). Bij drie van de vijf afdelingen is de gemiddelde frequentie hetzelfde gebleven (ca. 1 keer). Bij de afdelingen Invordering en Heffingen en Bezwaar steeg het aantal meldingen naar een gemiddelde van 1.6. Deze stijging komt waarschijnlijk doordat op deze afdelingen relatief veel jonge nieuwe medewerkers werken. De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie van jonge collega’s ligt altijd wat hoger dan bij de andere leeftijdsklasse. Van de 147 medewerkers heeft 33,3 procent zich in 2024 niet één keer ziek gemeld (nulverzuim). Het percentage nulverzuim is lager dan 2023.
Toen lag het percentage 37,6 procent (in 2021 was dit nog 48 procent). Het nulverzuim percentage bij de Nederlandse Gemeenten was in 2023 43%.
Verzuimpercentage per afdeling 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0%
6,42% 4,9%
4,6%
6,82% 5,1% 2,93%
0,52% Directie/staf
WOZ
Invordering
Verzuimpercentage 2023
Jaarstukken 2024
4,01%
5,1%
4,3%
5,10%
1,7% Gegevensbeheer en IT
Heffingen en Bezwaar/KCC
Totaal
Verzuimpercentage 2024
Pagina 20 van 60
Verzuimpercentage per duurklasse 3,37%
4,00% 2,61%
3,00% 2,00%
1,05%
1,12%
0,70%
1,00%
0,61%
0,00% Kort < 8 dagen
Middellang 8 - 42 Verzuimpercentage 2023
Lang > 43
Verzuimpercentage 2024
Meldingsfrequentie per leeftijdscategorie 4,0 3,0
3,1 2,5
2,0
1,4
1,4
1,3
1,3
1
1,1
1,3
1,2
1
1
1,0 0,0 15 - 24
25 - 34
35 - 44
Meldingsfrequentie 2023
45 - 54
55 - 64
65 plus
Meldingsfrequentie 2024
Verslag van de vertrouwenspersoon over ongewenst gedrag en integriteitsschendingen 1. Aantal gemelde klachten In de periode januari 2024 tot en met december 2024 zijn er 3 klachtmeldingen bij de externe vertrouwenspersoon binnen gekomen. Twee klachtsituaties zijn telefonisch aangemeld en in één situatie is contact opgenomen via de mail. Met deze medewerkers is een afspraak gemaakt voor een eerste contactmoment. Deze drie meldingen hebben niet geleid tot het indienen van een formele klacht, waardoor het inschakelen van de externe klachtencommissie in 2024 niet nodig is geweest. 2. Aard van de klacht Twee klachtsituaties hadden betrekking op een situatie op het werk die door betrokken medewerker als pestend en sociaal onveilig werd ervaren. Het ging hier met name om de beleefde werksfeer en onderlinge arbeidsrelaties. De andere klachtmelding betrof de houding en bejegening van een collega die door medewerker als ongewenst en intimiderend werd ervaren en de werkrelatie negatief beïnvloedde. 3. Wijze van aanmelding Twee klachtsituaties zijn telefonisch aangemeld bij de externe vertrouwenspersoon en één melding is per mail binnengekomen. De externe vertrouwenspersoon heeft dezelfde dag met de desbetreffende medewerker contact opgenomen en er is een afspraak gemaakt om de situatie verder te bespreken. 4.
Resultaat van het contact met de externe vertrouwenspersoon Voor alle klachtmeldingen geldt dat de medewerker de situatie uitvoerig met de externe vertrouwenspersoon heeft besproken en adviezen, handvatten en tips heeft meegekregen om de situatie op een gewenste wijze op te lossen. 5. Acties voortkomend uit het gesprek met de externe vertrouwenspersoon In alle klachtsituaties heeft de medewerker, soms met ondersteuning vanuit de organisatie, de ongewenste situatie op het werk kunnen oplossen. De klachtsituaties zijn allemaal op een informele wijze opgelost, waardoor het inschakelen van een externe commissie niet nodig is geweest.
Jaarstukken 2024
Pagina 21 van 60
6. Overige activiteiten van de externe vertrouwenspersoon In 2024 heeft de externe vertrouwenspersoon de klachtenregistratie 2023 opgesteld. Verder is er advies en informatie gegeven op een vraag vanuit HRM over het updaten van het beleid Ongewenste Omgangsvormen. 7. Overige signalen In 2024 zijn geen andere signalen bij de externe vertrouwenspersoon gemeld en/of bekend die (kunnen) wijzen op het ervaren van ongewenste omgangsvormen onder medewerkers. 8. Advies De indruk blijft dat medewerkers van Cocensus goed op de hoogte zijn hoe zij (telefonisch of per mail) contact kunnen leggen met de externe vertrouwenspersoon als zij een ongewenste situatie op het werk ervaren. Desondanks blijft het belangrijk om het beleid ongewenst gedrag en de daarbij horende procedure regelmatig onder de aandacht van de medewerkers en het management te brengen. Hiervoor gaat gebruik gemaakt worden van de interne communicatiekanalen en -middelen zoals intranet, nieuwsbrieven en (team)overleggen. Integriteitsschending De vertrouwenspersoon heeft in 2024 geen meldingen van integriteitsschendingen gekregen.
1.6.2
Privacy en gegevens escherming
Beveiligingsincidenten In 2024 zijn 14 beveiligingsincidenten geregistreerd. Vier bestaan uit geopende retourpost. Zes incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers die in het e-mailbericht een niet voor de ontvanger bestemde bijlage hebben gevoegd. Drie incidenten betreffen post verzonden aan de verkeerde persoon. Een incident betreft een gedane vordering bij de juiste instantie maar bij de verkeerde afdeling.
Meldingen aan AP en betrokkenen Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wordt gedaan als de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot kunnen zijn. Ook de aard, omvang en de gevoeligheid van de persoonsgegevens van betrokkenen bij het incident, spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet worden. In 2024 hebben de datalekken geen aanleiding gegeven om melding te doen aan de toezichthouder.
Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2024 zijn 6 verzoeken ontvangen over de uitoefening van de rechten op grond van de AVG. Nadat betrokkenen zijn geïnformeerd zijn er geen klachten gekomen over de verwerking van de persoonsgegevens die hebben geleid tot een melding bij de AP.
Verzoeken om gegevenslevering In 2024 zijn – net als in 2023 - in totaal 63 verzoeken om gegevenslevering ontvangen. Hierbij ging het om 57 verzoeken van opdrachtgevers en 6 verzoeken van organisaties (1 verzoek van de RBD, 1 verzoek van de gemeente Amsterdam in verband met erfpacht in Halfweg, 1 verzoek van het WOZ-data center, 1 verzoek van een woningstichting, 1 verzoek van een makelaarskantoor en 1 verzoek van het UWV). Van de 57 verzoeken van opdrachtgevers zijn er 15 afgewezen. Van de 6 verzoeken van organisaties zijn er 4 afgewezen.
Verwerkersovereenkomsten In 2024 zijn 2 verwerkersovereenkomsten ondertekend en geregistreerd.
Jaarstukken 2024
Pagina 22 van 60
Overzicht 2019 t/m 2024: 2019
2020
2021
2022
2023
2024
Beveiligingsincidenten
76
18
58
8
16
14
Meldingen aan AP en betrokkenen
8
3
1
0
0
0
Rechten en verzoeken van betrokkenen
12
4
5
2
7
6
Verzoeken om gegevenslevering
50
69
90
40
63
63
Verwerkersovereenkomsten
9
2
3
5
10
2
1.6.3
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2023 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Het doel is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: 1. Begrotingscriterium 2. Voorwaardencriterium 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) 1. Begrotingscriterium Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Op basis van het begrotingscriterium is geen onrechtmatigheid boven de tolerantiegrens geconstateerd. 2. Voorwaardencriterium Bij het Voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving.
Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot: hantering van gestelde termijnen toepassen van afgesproken grondslagen voeren van een administratie verkrijgen en bewaren van bewijsstukken functiescheiding ten aanzien van bevoegdheden volgen van aanbestedingsrichtlijnen Op basis van het Voorwaardencriterium is geconstateerd dat als gevolg van het uitbreiden van het aantal agents ten behoeve van het KCC de grens voor het Europees aanbesteden bij voortgezet gebruik is overschreden. Het KCC van Cocensus is in het laatste kwartaal van 2022 ingericht. Op basis van ervaringen en teneinde de burger optimaal te bedienen is in oktober 2023 en nogmaals in april 2024 besloten om het aantal agents uit te breiden. Bij het onderbrengen van deze uitbreiding bij dezelfde leverancier is de aanbestedingsgrens overschreden. Het hieruit voortvloeiende bedrag aan onrechtmatigheid voor de jaarrekening bedraagt € 114.650. Deze onrechtmatigheid blijft onder de vastgestelde verantwoordingsgrens van € € 343.140. Op basis van deze bevinding is besloten om in maart 2025 de Europese Aanbesteding ten behoeve van het KCC op te starten. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik In 2024 zijn er geen signalen ontvangen over misbruik en oneigenlijk gebruik door medewerkers van Cocensus.
Voorkomen van fraude en onregelmatigheden De directie van Cocensus is zich bewust van risico’s van fraude die, zowel intern als extern, bij het uitvoeren van haar taken. De directie heeft in 2022 een frauderisicoanalyse opgesteld om de risicogebieden te identificeren en bewustwording te creëren. Vanuit de bedrijfsvoering is er verhoogde aandacht voor de inrichting van de
Jaarstukken 2024
Pagina 23 van 60
administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) ten aanzien van de geïdentificeerde risicogebieden. Ook worden de relevante geldstromen/processen betrokken in de interne controles gedurende het jaar. Stakeholders van Cocensus moeten er op kunnen vertrouwen dat wij op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. Cocensus beschikt over een scala aan zogenaamde soft controls, waaronder gedragscodes en een vertrouwenspersoon waarbij eventuele misstanden kunnen worden gemeld. Onze (financiële) processen en systemen kenmerken zich door functiescheidingen, de hard controls. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en/of zelfstandig toegang heeft tot activa. Ondanks bovenstaande bestaat het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen ertoe bij dat onregelmatigheden worden gesignaleerd. Informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy heeft een hoge prioriteit.
Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer periodiek de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Dit is zowel intern als ook extern vanuit de sector. Eventuele verbeterpunten worden waar mogelijk geïmplementeerd.
Conclusie De directie is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s van een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn.
Jaarstukken 2024
Pagina 24 van 60
1.7 Financiële verantwoording 1.7.1 eerstandsvermogen en risico eheersing Inleiding De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de organisatie beschikt om niet voorziene lasten te dekken, zonder dat de begroting en het beleid moeten worden aangepast. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de gekwantificeerde financiële risico’s, het weerstandsvermogen, wordt uitgedrukt in een verhoudingscijfer. Voor de beoordeling van deze ratio wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel, samengesteld door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement in samenwerking met de Universiteit van Twente. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) beschrijft het weerstandsvermogen als de ratio tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het totaal aan gekwantificeerde risico’s, waar geen beheersmaatregelen tegenover staan. De ratio weerstandsvermogen is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit (Ratio = Beschikbare weerstandscapaciteit/ benodigde weerstandscapaciteit). Het bestuur van Cocensus heeft besloten dat voor een uitvoeringsorganisatie als Cocensus het opbouwen van een grote reserve niet noodzakelijk is, immers in geval van onverwachte ontwikkelingen fungeren de deelnemende gemeenten altijd nog als achtervang.