3. Regionaal Archief Jaarverslag 2021.pdf

2021 Jaar verslag

Regionaal Archief Alkmaar | Bergerweg 1 Alkmaar | 072-850 82 00 | www.regionaalarchief.nl

1

Het Regionaal Archief in Alkmaar Dit jaarverslag geeft een overzicht van de activiteiten van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) in 2021. Alle cijfers en uitgebreidere informatie staan vermeld in de bijlagen die te vinden zijn op de website van het RAA. Het Regionaal Archief in Alkmaar Het RAA is een zelfstandige organisatie in de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA). In deze regeling namen in 2021 tien gemeenten deel uit de regio’s Noord-Kennemerland en de Kop van Noord-Holland: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen en Texel. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier nam deel op basis van een bilaterale overeenkomst. In 2021 stond er in de depots van het RAA zo’n 15,8 kilometer aan materiaal. Dit bestond uit overheidsarchieven (circa 8,6 kilometer), particuliere archieven (circa 2,8 kilometer – waarvan 1,1 kilometer beeldmateriaal) en bibliotheekmateriaal: boeken, kranten en tijdschriften (circa 1,8 kilometer). Een deel van het depot (2,6 kilometer) aan de Bergerweg wordt bovendien verhuurd aan derden.

2

Voor een breed publiek Het Regionaal Archief Alkmaar wil een zo breed mogelijk publiek bereiken. Daarom treedt het RAA actief naar buiten met de collectie en legt het via een veelheid aan kanalen contact met de mensen in het werkgebied. Dat gebeurt vanzelfsprekend door het ontvangen van bezoekers in het gebouw aan de Bergerweg, maar verloopt ook voor een belangrijk deel digitaal, met name via de website, sociale media en e-mail. De maatregelen om de verspreiding van het coronavirus te beperken hadden in 2021 net als het jaar daarvoor gevolgen voor de resultaten die het RAA heeft behaald. Een groot deel van het jaar waren de publieksvoorzieningen noodgedwongen gesloten of verminderd toegankelijk. Daardoor lag het aantal studiezaalbezoekers en bezoekers van de activiteiten een stuk lager dan in voorgaande jaren en konden ook veel schoolbezoeken niet doorgaan. Gelukkig konden onderzoekers en andere geïnteresseerden vaak op afstand toch geholpen worden.

3

Digitale dienstverlening De digitale dienstverlening over 2021 in cijfers: • 4.165.013 paginaweergaven van de website van het RAA (2020: 4.427.786). Gecombineerd met de weergaven van door het RAA ter beschikking gestelde open data via wiewaswie.nl (478.259 paginaweergaven) en openarch.nl (256.375) kwam het totaal over 2021 op 4.899.647. Dat is een daling ten opzichte van 2020 (5.298.851). • 7.657 gebruikers van het E-loket Bouwvergunningen van het RAA (2020: 2.796); het aantal paginaweergaven steeg van 65.087 naar 138.456. Er werden 4.894 aanvragen afgehandeld via het e-loket; in 1.877 gevallen ging het om een digitaliseringsaanvraag (2020: 859). Via zo’n aanvraag werden bouwdossiers die nog niet digitaal beschikbaar waren op verzoek gescand. Najaar 2021 werden bouwdossiers van Bergen, Castricum en Heiloo opgenomen in het e-loket. Deze zijn allemaal direct digitaal beschikbaar, en werden veel aangevraagd. • 2.500.114 genealogische records op naam doorzoekbaar. In 2020 waren dat er nog 2.860.469. De afname valt te verklaren doordat de namen uit een groot aantal bevolkingsregisters, die eerder onvolledig werden weergegeven, zijn verwijderd; die worden opnieuw ingevoerd door vrijwilligers. Aan de andere kant kwamen gezinskaarten uit de periode 1900-1920, die eerder nog afgeschermd werden in verband met de AVG, weer beschikbaar.

Verder voerden vrijwilligers in 2021 zo’n 114.000 nieuwe namen uit bevolkingsregisters in. • 44.469 paginaweergaven van de website Alkmaar op de kaart. Den Helder op de kaart kreeg 16.020 weergaven. • 33.523 paginaweergaven van de website van het RAA binnen het educatieve platform GeschiedenisLokaal (32.020 in 2020). • 1.221 abonnees van de digitale nieuwsbrief (2020: 1.113) die tien keer werd verzonden. De nieuwsbrief over het E-depot had 77 abonnees en werd zes maal verzonden. • 11.410 volgers via de verschillende socialemediakanalen van het RAA: 5.215 op Facebook (2020: 4.813), 2.310 op Twitter (2020: 2.227), 1.755 op Instagram (2020: 1.592), 1.370 op YouTube (2020: 1.028) en 760 op andere socialemediakanalen (Pinterest, Snapchat, Soundcloud en LinkedIn). • In totaal werden de filmpjes van het RAA 72.483 keer bekeken. In 2020 lag het aantal weergaven op 120.699. Dat kwam toen vooral door de grote aandacht voor het filmpje naar aanleiding van de ontdekking van het oudste geluid van Nederland. • 338 chats met het RAA (2020: 327). In 2021 nam het RAA deel aan een samenwerkingsverband waarin meerdere Noord-Hollandse archieven samen de chatfunctie verzorgden. Daarnaast kwamen er 2.423 vragen binnen via de e-mail. • De studiezaalmedewerkers van het RAA beantwoordden 675 telefonische vragen (2020: 847). In werkelijkheid lag het aantal telefoontjes naar het RAA veel hoger.

Tijdens de lange perioden waarin de studiezaal gesloten was werden de telefoontjes niet geregistreerd, omdat de telefoon niet op een centrale plaats werd aangenomen. Dat verklaart ook de daling ten opzichte van 2020. • Medewerkers van de Atlas handelden iedere week zo’n 75 verzoeken om beeldmateriaal af.

4

Digitale dienstverlening Nieuw in 2021 was de online rubriek ‘Stuk van de maand’, waarin iedere maand een archiefstuk uit de regio in de schijnwerpers wordt geplaatst. Daarmee komen (oude) archiefstukken uit het hele werkgebied structureler aan bod op de website en de socialemediakanalen. Op de website van het RAA kwamen in 2021 ook weer nieuwe transcripties van moeilijk leesbare bronnen beschikbaar: de aantekeningen van Jan Cróll over Alkmaar uit de jaren 1747-1756 (Collectie aanwinsten, inventarisnummer 18) en de rol van criminele zaken over 1665-1699 uit de Alkmaarse oud-rechterlijke archieven (inventarisnummer 45). De transcriptiewerkgroep van het RAA werkte bovendien aan onder meer de volgende transcripties: • • •

Stadsarchief Alkmaar, inventarisnummer 43, vroedschapsresoluties van 1624-1629; Oud-rechterlijke archieven van Alkmaar, inventarisnummer 46, rol van criminele zaken van 1699-1745; Oud-rechterlijke archieven van Alkmaar, inventarisnummer 50a, register van examens en informatiën van 1703-1744.

In 2021 is een pilot afgerond om handgeschreven archiefmateriaal via het platform Transkribus automatisch digitaal te laten transcriberen en doorzoekbaar te maken door middel van handwritten tekst recognition (HTR). Met behulp van een tiental vrijwilligers leerde de computer Texelse notarisakten uit de achttiende eeuw beter lezen en namen van plaatsen op Texel herkennen. Het RAA bekijkt hoe het deze nieuwe technologie in de toekomst kan inzetten.

5

Digitalisering Een belangrijk onderdeel van de digitale dienstverlening van het RAA is het digitaliseren en online beschikbaar stellen van de collectie. Voor overheidsarchieven van vóór 1900 is de gratis service scannen-op-verzoek beschikbaar. In 2021 werden er via deze service 234 inventarisnummers gedigitaliseerd (2020: 203). Van beeldmateriaal werden (intern) 4.400 scans gemaakt. Het ging onder meer om foto’s uit de beeldcollecties van de gemeenten Heerhugowaard en Heiloo en foto’s uit de collectie van Piet Mooij uit Bergen. Reeksen archiefmateriaal die veel geraadpleegd worden laat het RAA geheel scannen door externe partijen. In 2021 ging dat in totaal om 378.045 scans (tegenover 176.639 in 2020): •

•

355.261 scans van materiaal uit de archieven, tegenover 167.000 in 2020. Het ging met name om notariële en oud-rechtelijke archieven en om delen van de burgerlijke stand. Hiermee zijn alle notariële archieven tot 1843 en alle oud-rechterlijke archieven uit de hele regio digitaal beschikbaar, net als de (openbare) akten van de burgerlijke stand. Dankzij een schenking werd ook het bijzonder brievenarchief van de familie Kessler-De Lange volledig gedigitaliseerd. 22.784 pagina’s van bibliotheekmateriaal (kranten en tijdschriften van historische verenigingen), tegenover 5.739 in 2020. Onder meer de Nieuwe Langedijker Courant (1892-1899; 1920-1933) en de Bergensche Bad, duin- en boschbode (1910-1950), tezamen ca. 18.000 pagina’s, kwamen online in de periodiekenviewer van het RAA.

Bezoekers en aanvragen De gevolgen van de maatregelen rond het coronavirus zijn zichtbaar in de bezoekerscijfers van 2021. Over het hele jaar was de studiezaal slechts twaalf weken ‘gewoon’ open op inloop. In totaal was de studiezaal 23 weken volledig gesloten (week 1 t/m 21 en week 51). Zeventien weken was de studiezaal alleen open op afspraak, met over het algemeen een maximum van acht bezoekers per dagdeel (zes in de studiezaal en twee in de leeszaal); voor mensen uit hetzelfde huishouden of anderen die geen afstand hoefden te houden werd een uitzondering gemaakt. In totaal bezochten 1.279 personen in 2021 de lees- en studiezaal (in 2020, toen de studiezaal 15,5 weken gesloten was, waren dat er 1.867). Ondanks het lage aantal bezoekers, werden er relatief veel archiefstukken aangevraagd. Het aantal aangevraagde stukken lag op 3.771; het gemiddelde aantal aanvragen per dag dat de studiezaal geopend was is daarmee vergelijkbaar met dat van het jaar daarvoor, en wat hoger dan voor de coronacrisis.

6

Presentaties Om ondanks de beperkingen toch geïnteresseerden te bereiken trad het RAA in 2021 ook digitaal naar buiten met presentaties. Zo werd er een livestream georganiseerd over Alkmaar-Noord in de jaren tachtig, die door zo’n 175 mensen gevolgd werd; de video werd op YouTube in totaal 1.197 keer bekeken. Een live presentatie over Alkmaarse winkels in de periode 1970-2000 werd door 66 mensen digitaal bijgewoond. Oud-medewerker Jan van Baar verzorgde een digitale presentatie over zijn boek De familie Drukker en de tragiek van joods Alkmaar die door 65 mensen werd bekeken. Op zaterdag 30 oktober organiseerde het RAA samen met het CBG|Centrum voor familiegeschiedenis onder de noemer ‘Het werk achterna’ een digitale middag over familiegeschiedenis, werk en immigratie. Het evenement maakte deel uit van de reeks ‘Familiegeschiedenis in de buurt’ van het CBG en sloot aan bij het thema van de Maand van de Geschiedenis, ‘Aan het werk’. Het werd bijgewoond door 127 deelnemers. Medewerkers van het RAA vertelden over de volkstellingen van de vroege negentiende eeuw en over onderzoek naar immigranten in de zeventiende en achttiende eeuw. Tijdens de middag werd ook de nieuwe website ‘Immigranten van toen’ gepresenteerd, waarop het RAA resultaten van lopend onderzoek naar historische immigranten in de regio presenteert.

Het RAA nam ook dit jaar weer deel aan het samenwerkingsverband Alkmaars Historisch Café. Het Historisch Café organiseerde in 2021 twee digitale lezingen (over Truus Wijsmuller en over de tentoonstelling ‘Weids’ in Stedelijk Museum Alkmaar) en een lezing over de walvisvaart op locatie in de Grote Kerk van De Rijp. Tijdens de Open Monumentendagen was het RAA op 11 september vertegenwoordigd met een stand in de Grote Kerk. In totaal waren er dat weekend zo’n 6.500 bezoekers. Voor zover de coronamaatregelen het toelieten verzorgde het RAA rondleidingen door het gebouw aan de Bergerweg. In 2021 ging het om drie rondleidingen, met samen negentien deelnemers. Het RAA droeg ook in 2021 weer bij aan verschillende tentoonstellingen en evenementen. Zo gebruikte Museum Kranenburgh in Bergen materiaal uit het RAA in de tentoonstelling ‘Roaring Twenties’. Het Stadsarchief Amsterdam kreeg zes partituren in bruikleen voor een tentoonstelling over componist Jan Pieterszoon Sweelinck. Bij de tentoonstelling ‘Slavernij’ in het Rijksmuseum Amsterdam was een zeventiende-eeuws doopboek uit het RAA te zien, waarin de doop vermeld staat van Magdhalena, dochtertje van Baron de Bengala en Rosette van Sambauwa, die in slavernij naar Alkmaar waren gevoerd. Het doopboek werd ook getoond tijdens het begeleidende internationale symposium over historische bronnen voor onderzoek naar slavernij.

7

Cursussen In 2021 namen 47 mensen deel aan een cursus of workshop van het RAA, van wie tien buitenshuis (digitaal). In 2020 lag dit aantal met 54 deelnemers iets hoger. De verklaring ligt in de langere sluiting, met name in het voorjaar, waardoor toen geen cursussen konden worden aangeboden. De volgende cursussen kon het RAA in 2021 wel verzorgen: • • • •

Oud schrift voor gevorderden, zeven deelnemers; Familieonderzoek (gegeven door Sander Wegereef van Historio), negen deelnemers; Introductiecursus (2x), totaal 21 deelnemers; Stamboomonderzoek i.s.m. bibliotheek Kennemerwaard; digitaal, tien deelnemers.

8

Educatie Het RAA vindt het belangrijk jongeren in contact te brengen met het archief en de geschiedenis van de regio. In 2021 ontving het RAA daarom in totaal 476 scholieren: 242 leerlingen uit het basisonderwijs en 234 leerlingen uit het voortgezet onderwijs, van wie 131 in de Alkmaarse synagoge, in het kader van educatieprogramma Atelier van Herinnering. Het jaar daarvoor kwamen er 389 leerlingen uit het basisonderwijs en 139 leerlingen uit het voortgezet onderwijs naar het RAA. Het aantal scholieren uit het voortgezet onderwijs dat het RAA bezocht is in 2021 dus gestegen ten opzichte van het jaar daarvoor, maar het aantal leerlingen uit het primair onderwijs daalde behoorlijk. Dat kwam vooral doordat de piek van hun (geplande) bezoeken lag op momenten dat het RAA in het kader van de coronamaatregelen gesloten was. Om die reden moesten bezoeken met een totaal van 229 leerlingen geannuleerd worden. Naast deze georganiseerde bezoeken kwamen er regelmatig individuele scholieren en studenten naar de studiezaal, voor onderzoek voor een werkstuk, profielwerkstuk of paper. Het online educatieplatform GeschiedenisLokaal, waaraan het RAA sinds 2019 deelneemt, is in 2021 vernieuwd. De nieuwe leverancier IJsfontein heeft de website een aansprekender en toegankelijker uiterlijk gegeven.

Binnen het RAA is in 2021 gewerkt aan het nieuwe thema ‘Migranten’, dat in 2022 online zal komen op GeschiedenisLokaal.

9

In het nieuws Naast de socialemediakanalen van het RAA zelf, dragen de traditionele media bij aan een breed publieksbereik. In 2021 verstuurde het RAA dertien persberichten. De berichten werden over het algemeen goed opgepikt, door nieuwswebsites en huis-aan-huisbladen uit de regio (Alkmaar Centraal, Alkmaars Nieuwsblad, Regio Noordkop, Uitkijkpost, De Castricummer etc.), door historische verenigingen en geschiedeniswebsites als Historiek, door de verschillende edities van het Noordhollands Dagblad, door NHNieuws en in een enkel geval ook door de landelijke media. Persberichten over de toevoeging van de bouwdossiers uit Bergen, Castricum en Heiloo aan het E-loket Bouwdossiers en over de digitalisering van het familiearchief Kessler-De Lange leidden tot leuke stukjes in het Noordhollands Dagblad (Alkmaarsche Courant). Het bericht over het openbaar worden van nieuwe archiefstukken, met name die over de Tweede Wereldoorlog, kreeg behoorlijk wat aandacht, onder meer in het Noordhollands Dagblad (Schagense en Helderse Courant) en op NHNieuws. Een kleine greep uit de andere berichten waarmee het RAA zichtbaar was in de media: • Op NHNieuws verscheen een artikel over de Paasvee-traditie in Schagen waaraan het RAA meewerkte. • NHNieuws besteedde ook aandacht aan de uitbreiding van de coronacollectie van het RAA.

• De stukjes uit de nieuwe online rubriek ‘stuk van de maand’ werden regelmatig overgenomen door website Oneindig Noord-Holland en ook door het Noordhollands Dagblad. • Er was veel belangstelling van de media voor het boek van voormalig medewerker van het RAA Jan van Baar over de joodse familie Drukker. • Veruit de meeste media-aandacht ging uit naar het onderzoek van de gemeenten in het werkgebied van het RAA naar de onteigening van joods vastgoed tijdens de Tweede Wereldoorlog. Een persbericht daarover werd verstuurd door de gemeente Alkmaar en verscheen zelfs landelijk, onder meer bij de NOS. Verder werd in de media regelmatig foto-, film- en documentatiemateriaal uit het RAA gebruikt. Het RAA publiceerde ook in 2021 weer wekelijks de rubriek ‘Dat was toen’ in de Alkmaarsche Courant. Een andere vaste rubriek van het RAA bij de Alkmaarsche Courant was ‘Bewegend Verleden’, waarin filmmateriaal van het RAA centraal staat. Na vijf jaar verscheen daarvan in december 2021 de laatste aflevering.

10

Bewaard en toegankelijk Het Regionaal Archief Alkmaar bewaart archieven uit het werkgebied en maakt die toegankelijk. Tot de wettelijke taak van het RAA behoort het adviseren van de aangesloten overheden over het beheren van hun archieven en het overbrengen daarvan naar het RAA.

Inspectie en advies Het RAA heeft op basis van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), die aangeven in welke mate de aangesloten overheden voldoen aan de wettelijke eisen, in 2021 verslag uitgebracht aan de colleges van B&W van de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Heerhugowaard, Hollands Kroon, Langedijk, Schagen, Texel en de dagelijkse besturen van de GGD Hollands Noorden en de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Voor de gemeenten Bergen, Castricum en Heiloo is verslag uitgebracht aan het bestuur van de Werkorganisatie BUCH. Naar aanleiding van de KPI-verslaggeving is een benchmark uitgewerkt die door middel van kleuren in één oogopslag duidelijk maakt hoe de gemeenten ten opzichte van elkaar presteren. Deze overzichten zijn met een begeleidende brief van de archivaris naar het bestuur van de verschillende gemeenten verzonden. In 2021 zijn verder aspectinspecties uitgevoerd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Hollands Kroon en Schagen. Deze inspecties richten zich specifiek op de toetsing van het zaaksysteem en daaraan gekoppelde taakspecifieke applicaties (TSA’s). Bij de gemeenten Castricum, Heiloo en Schagen zijn inspecties gehouden ter beoordeling van de archiefruimten. Namens de archivaris zijn alle gedane bevindingen gerapporteerd aan de colleges van B&W.

In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentelijke archiefinspectie de Sector Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland ondersteund in de uitvoering van haar (inspectie)werkzaamheden. Verschillende vernietigingslijsten van gemeenten en gemeentelijke regelingen zijn beoordeeld. Namens de archivaris heeft de archiefinspectie hiervoor machtigingen tot vernietiging afgegeven. De archiefinspectie heeft verder het hele jaar door binnen de kaders van archiefwet en -regelgeving advies gegeven over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer. Op grond van het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Texel en de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord heeft het RAA (voorbereidende) adviezen uitgebracht over het voorgenomen besluit van die organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties. In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft de archiefinspectie de archiefontwikkelingen gevolgd bij de BUCHgemeenten, de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk (Werkorganisatie LangedijkHeerhugowaard), Schagen en de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Waar nodig zijn kaders gesteld en is advies gegeven.

11

Aanwinsten De collectie van het RAA groeide ook in 2021 door. De overheidsarchieven uit het werkgebied worden, volgens de archiefwet, na twintig jaar overgebracht naar het RAA. Het RAA verwerft bovendien particuliere archieven, historisch beeldmateriaal en publicaties om zo de geschiedenis van de aangesloten gemeenten op een representatieve manier te documenteren. De aanwinsten van 2021 in cijfers: Archieven Het RAA ontving in 2021 in totaal 47 meter aan analoge particuliere archieven. Dat is beduidend minder dan de 131,5 meter van vorig jaar – een uitschieter die toen voortkwam uit de algehele opruimwoede tijdens de eerste lockdown. Bijzonder is dat er in 2021 ook drie digitale particuliere archieven zijn binnengekomen bij het RAA, waaronder digitale bestanden van het voormalige Alkmaarse warenhuis Kofa Spruyt. Deze worden opgenomen in het e-depot. Het RAA kreeg in 2021 273 meter aan overheidsarchieven van de gemeenten Heiloo en Schagen. Verder droegen verschillende overheden zo’n 2.110 GB aan digitaal archief over aan het RAA. Het ging daarbij onder meer om bouwvergunningen uit de gemeenten Bergen, Castricum, Heerhugowaard en Schagen en om videotulen van Heerhugowaard. Alle archieven en collecties van het RAA worden beschreven in een inventaris of plaatsingslijst, zodat ze goed toegankelijk zijn.

Voor het inventariseren en toegankelijk maken van particuliere archieven stelde het RAA in 2021 enkele tijdelijke projectmedewerkers aan. In totaal werd er gewerkt aan de inventarisatie van 22 particuliere archieven, waaronder het archief van de Bergense kunstenaar Jaap Min en de Collectie Max Teeuwisse en zijn jazzcafé ‘Bij Max’. Twee inventarissen werden gepubliceerd, onder meer de inventaris van het over veertig meter strekkende archief van de Alkmaarse scheepswerf Nicolaas Witsen. Het RAA adviseerde in 2021 verder de historische verenigingen van Den Helder en Texel over collectiebeheer en archiefinventarisatie.

12

Atlas De Atlas van het RAA had in 2021 48 nieuwe aanwinsten. Daaronder de omvangrijke fotografische collectie van de Alkmaarse fotograaf Jan Hoogland en een serie van ruim vijfduizend (natuurhistorische) foto’s afkomstig van Ecomare op Texel. Op de beeldbank werden in 8.661 afbeeldingen gepubliceerd (2020: 7.717). De beeldbank passeerde daarmee de mijlpaal van honderdduizend afbeeldingen. Bibliotheek De bibliotheek van het RAA is in 2021 aangevuld met 234 uitgaven, waarvan 144 door schenking en negentig door aankoop. De bibliotheek van het RAA maakt sinds het voorjaar van 2021 gebruik van een nieuwe versie van catalogus Webopacair, die via de website te raadplegen is. Eind 2021 stonden er in totaal 42.742 beschrijvingen in de bibliotheekcatalogus.

Gegevensbescherming Het RAA blijft nauw betrokken bij alle ontwikkelingen rondom de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bij archiefinstellingen. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van het RAA adviseerde in 2021, behalve bij de dienstverlening aan het publiek, ook bij overbrenging en acquisitie over de toepassing van de AVG. Ook de DIV-afdelingen van de aangesloten gemeenten werden geadviseerd. De FG nam bovendien deel aan de landelijke Subwerkgroep AVG Archiefinstellingen van KIA (Kennisnetwerk Informatie en Archief), die in het voorjaar van 2021 een overzicht publiceerde van meest gestelde vragen en bijbehorende antwoorden rondom de AVG, gericht op de dagelijkse praktijk bij archiefinstellingen, en werkt aan praktische richtlijnen ten aanzien van specifieke soorten archieven waarbij het voor de hand ligt dat er zich bijzondere persoonsgegevens in bevinden.

13

Restaureren en conserveren Om het archiefmateriaal veilig voor de toekomst te bewaren, wordt het in de depots van het RAA op een verantwoorde wijze en bij het juiste klimaat bewaard. De depots worden met de nieuwste technieken vrijgehouden van biologische besmettingen. Nieuw archiefmateriaal wordt getest voordat het in de depots wordt geplaatst. In geval van besmettingen wordt het materiaal naar een extern bedrijf gestuurd om te worden geschoond door middel van gammastraling. In 2021 is dat met een grote zending archiefmateriaal gebeurd. Ook wordt nagegaan of alles in goede en geordende staat is en of de verpakkingsmaterialen voldoen aan de kwaliteitseisen die in de archiefregeling omschreven staan. De controle van de instelling van het klimaat in de depots van het RAA en van het gebouwbeheersysteem (GBS) is in 2021 overgegaan van de firma Engie naar de firma Homij. Er wordt gewerkt aan het updaten van de systemen, onder meer met het oog op duurzaamheid.

14

E-depot Het RAA heeft een e-depot ontwikkeld om digitale informatie voor lange tijd te kunnen bewaren en toegankelijk te houden. Dit is deels een technische oplossing, maar een groter deel van het project bestaat uit afspraken, richtlijnen en normen die bijdragen aan het duurzaam bewaren van digitale informatieobjecten. In 2021 is onder meer het preserveringsbeleid en het continuïteitsbeleid vastgesteld. Steeds vaker wordt het RAA actief betrokken bij bepaalde trajecten binnen de overheidsorganisaties. Het RAA faciliteert dan niet alleen achteraf de overbrenging van archief maar geeft advies bij het informatiebeheerproces. In 2021 is een aantal geslaagde tests gedaan met het e-depot. Zo werden stukken met succes direct overgebracht vanuit de documentmanagementsystemen van de gemeenten Texel en Hollands Kroon. Voor de gemeente Den Helder werd een exporttool ontwikkeld die de videotulen van de gemeenteraad kan overdragen. Deze tool zal op termijn ook voor andere gemeente inzetbaar zijn. De videovergaderingen van de gemeente Heerhugowaard uit de periode 2010-2016 zijn al ontvangen en opgenomen in het e-depot. De video’s zijn te bekijken via de beeldbank van het RAA.

Het RAA is medeoprichter van de landelijke werkgroep standaardisering videotulen, die ernaar streeft een landelijke standaard te ontwikkelen voor de opslag en beschikbaarstelling van videotulen voor de lange termijn, waaraan alle gemeenten en raadsinformatiesysteemleveranciers moeten gaan voldoen. Verder heeft het RAA in 2021 ten behoeve van de Monitor Digitale Informatie (MDI) meerdere uitvragen gedaan richting de gemeenten. Omdat verschillende organisaties binnen de gemeenschappelijke regeling hebben uitgesproken ruimtelijke plannen voor langdurige bewaring te willen laten opnemen in het e-depot is er bovendien een inventarisatie gedaan van de vorm en structuur van zulke plannen.

15

De mensen Bestuur Het bestuur van het Regionaal Archief Alkmaar bestond in 2021 uit vertegenwoordigers uit de colleges van de tien deelnemende gemeenten. Per 23 juni 2021 is mevrouw A. Schouten burgemeester van Alkmaar. Zij is benoemd tot nieuwe voorzitter van het RAA. Algemeen bestuur (per 31-12-2021) Alkmaar: mw. A. Schouten (voorzitter) Bergen: dhr. E. Bekkering Castricum: dhr. A. Mans Den Helder: dhr. R. Duijnker Heerhugowaard: dhr. B. Fintelman Heiloo: mw. M. ten Bruggencate Hollands Kroon: mw. R. van Dam Langedijk: dhr. J. Nieuwenhuizen Schagen: mw. M.J.P. van Kampen-Nouwen (plv. voorzitter) Texel: dhr. M. Uitdehaag Het algemeen bestuur is in 2021 op 7 juli en 10 november bijeengekomen. Dagelijks bestuur Mevrouw A. Schouten (Alkmaar), voorzitter Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen (Schagen), plv. voorzitter Mevrouw M. ten Bruggencate (Heiloo), portefeuillehouder financiën De heer P.J. Post (RHCA), secretaris. Het dagelijks bestuur is in 2021 op 7 april en 29 september bijeengekomen.

16

Personeel Op 31 december 2021 bestond de formatie van het RAA uit 18,4 fte. In het verslagjaar heeft het RAA twee nieuwe medewerkers aangetrokken: Corine de Maijer (per 1 mei) als bibliothecaris en Frederiek ten Broeke (per 15 juni) als medewerker archieven. Bibliothecaris Marijke Joustra ging per 1 april 2021 met pensioen. Directie en ondersteunende functies De heer P.J. Post, directeur Mevrouw M. Huisman, managementassistent De heer M.M. Alphenaar, medewerker informatiebeheer en automatisering Mevrouw B.F. Jansma, medewerker restauratie en conservering Team dienstverlening Mevrouw L. Blokker, teamcoördinator Mevrouw A. Ettekoven, medewerker dienstverlening en Functionaris Gegevensbescherming Mevrouw M. Hageman, medewerker publieksdiensten Mevrouw S.M.V. van Aardenne, medewerker dienstverlening en educatie De heer M.M. Alphenaar, website, PR en sociale media Mevrouw R. Cavero Cuenca, medewerker digitalisering Team collectiebeheer & advies (voorheen beheer & behoud) Mevrouw J. Stobbe, teamcoördinator De heer T. Mars, adviseur digitale informatie De heer R.T. Bankras, medewerker beheer & behoud De heer J. van Dijl, conservator beeldcollectie (atlas) De heer E. Groot, medewerker archieven en collecties (atlas) Mevrouw C. de Maijer, bibliothecaris Mevrouw R.S. Meijer, medewerker bibliotheek Mevrouw D. van Mourik, adviseur digitale informatie en e-depot De heer F.A.

van der Horst, medewerker archiefinspectie Mevrouw R. van der Broek, medewerker archiefinspectie Mevrouw A. van Strien, adviseur digitale informatie Mevrouw F.A. ten Broeke, medewerker archieven Personeelsvertegenwoordiging De personeelsvertegenwoordiging (PVT) is het medezeggenschapsorgaan binnen de organisatie en bestond op 31 december 2021 uit: Daniëlle van Mourik (voorzitter) Sophie van Aardenne Roos van den Broek Flexibele medewerkers Naast de vaste medewerkers zijn in 2021 dertien flexibele medewerkers werkzaam geweest voor het RAA. Flexibele medewerkers werden ingezet in de studiezaal en als scanmedewerker. Zij werkten ook mee aan de educatieprojecten, de ontvangst van schoolklassen, inventarisatie en ompakken van archief en ondersteunden het restauratieatelier.

17

Stagiairs en vrijwilligers In 2021 begeleidde het RAA één stagiaire, een studente Publieksgeschiedenis aan de UvA, die van februari tot juni werkte aan de website ‘Immigranten van toen’. Verder kwam een snuffelstagiaire, die een opleiding volgde bij cultuurcentrum Artiance, verspreid over een aantal dagen kennismaken met uiteenlopende aspecten van het archief en de digitalisering van archiefmateriaal. In 2021 werkten er zo’n zeventig vrijwilligers voor het RAA. Drie vrijwilligers werkten voor de beeldcollectie. Zij maakten beschrijvingen van het beeldmateriaal. Er werkten 25 vrijwilligers aan de ontsluiting van genealogische bronnen. De transcriptiewerkgroep die moeilijk leesbare bronnen transcribeert heeft 35 vaste vrijwilligers. Verder werkten vrijwilligers mee aan het project Transkribus en deden ze onderzoek binnen het project ‘Immigranten van toen’. Er was in 2021 vanwege corona opnieuw geen uitje voor de vrijwilligers van het RAA. Wel ontvingen ze een kerstgeschenk. Vanuit de verschillende historische verenigingen in het werkgebied van het RAA werkten vrijwilligers ook aan het beheren en toegankelijk maken van beeldmateriaal via het beheersysteem van het RAA, Memorix Maior. Historische verenigingen kunnen daarin meerdere materiaalsoorten (boeken, archieven, objecten etc.) beschrijven en de afbeeldingen tonen via hun eigen website.

De verenigingen hebben zo hun eigen beheersysteem op de server van het RAA.

18

Vrienden van het Archief Op 31 december 2021 telde de Stichting Vrienden van het Archief Alkmaar en omgeving 329 Vrienden. Het bestuur van de Vriendenstichting onderging in 2021 een paar ingrijpende veranderingen. Voorzitter Joost Cox overleed op 25 februari op 65-jarige leeftijd. Hij was sinds 2002 voorzitter van de stichting en was een begrip voor de geschiedenis van Alkmaar. De nieuwe voorzitter van de Vriendenstichting is historicus, oud-archivaris en ervaren bestuurder Gerrit Valk, die in 1987 medeoprichter van de stichting was. Penningmeester Simon Zuurbier nam in 2021 afscheid van de Vriendenstichting. Hij was sinds 2003 bestuurslid, maar hij was al veel eerder bij de stichting betrokken: bij de oprichting in 1987 was hij een van de leden van het comité van aanbeveling. Op 31 december 2021 bestond het bestuur van de Vrienden van het Archief uit: Gerrit Valk (voorzitter) Fred Timmer (secretaris) Maarten Noot (lid) De positie van penningmeester moet nog ingevuld worden. In 2021 konden er vanwege de coronacrisis opnieuw geen speciale activiteiten georganiseerd worden voor de Vrienden van het Archief. Wel hebben de Vrienden allemaal het boek ‘De familie Drukker en de tragiek van joods Alkmaar’ van Jan van Baar ontvangen, waaraan de stichting een financiële bijdrage heeft geleverd. Bovendien konden zij met korting het boek ‘Invasie 1799’ aanschaffen.

Ook aan die publicatie heeft de Vriendenstichting financieel bijgedragen. Wie zich daarvoor had aangemeld ontving begin 2022 een dubbelnummer van de nieuwsbrief Archivaria over het jaar 2021.

Regionaal Archief Alkmaar Bergerweg 1 1815 AC Alkmaar 072 - 850 82 00

www.regionaalarchief.nl

info@archiefalkmaar.nl