3. Jaarverslag RHCA 2022.pdf

Jaarverslag

2022

Regionaal Archief Alkmaar | Bergerweg 1 Alkmaar | 072-850 82 00 | www.regionaalarchief.nl

Jaarverslag 2022 Dit jaarverslag geeft een overzicht van de activiteiten van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) in 2022. Alle cijfers en uitgebreidere informatie staan vermeld in de bijlagen die te vinden zijn op de website van het RAA. Een van de hoogtepunten in 2022 was de toekenning van het ‘Core Trust Seal’ aan het e-depot van het RAA. Na een intensief reviewproces is het e-depot van het RAA hiermee officieel erkend als een betrouwbare opslagplaats voor digitale bestanden: een Trustworthy Data Repository. Met dit certificaat is het RAA één van de zeven archiefinstellingen in Nederland die niet alleen voor papieren archief een officieel erkend depot heeft, maar ook voor het digitale archief. Na het opheffen van de lockdownmaatregelen begin 2022 konden er ook weer activiteiten en bijeenkomsten worden gehouden. Zo organiseerde het RAA lezingen, cursussen en educatieprojecten. Daarnaast was Alkmaar in 2022 de plaats waar de Archiefdagen van de KVAN (Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland) plaatsvonden. Het RAA werkte mee aan dit tweedaagse evenement, waar elke dag ruim driehonderd archivarissen en informatiespecialisten bij aanwezig waren. De collecties van het RAA werden ook dit jaar weer veelvuldig geraadpleegd en er verschenen verschillende publicaties.

Zoals de bundel Ik was erbij met door de medewerkers van het RAA geschreven verhalen over de Tweede Wereldoorlog uit de regio Alkmaar. Een ander bijzonder project dat in 2022 werd opgestart is een onderzoek van de Radboud Universiteit Nijmegen, begeleid door het RAA, naar de rol van alle bij het RAA aangesloten gemeenten bij de onteigening van Joods onroerend goed tijdens de Tweede Wereldoorlog en de afhandeling daarvan na afloop van de oorlog.

Het Regionaal Archief Alkmaar Het RAA is een zelfstandige organisatie in de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA). In deze regeling namen in 2022 negen gemeenten deel uit de regio’s Noord-Kennemerland en de Kop van Noord-Holland: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard (de voormalige gemeenten Heerhugowaard en Langedijk), Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier nam deel op basis van een bilaterale overeenkomst. In 2022 stond er in de depots van het RAA zo’n 15,8 kilometer aan materiaal. Dit bestond uit overheidsarchieven (circa negen kilometer), particuliere archieven (circa 2,8 kilometer – waarvan 1,1 kilometer beeldmateriaal) en bibliotheekmateriaal: boeken, kranten en tijdschriften (circa 1,7 kilometer). Een deel van het depot (2,2 kilometer) aan de Bergerweg wordt bovendien verhuurd aan derden.

Voor een breed publiek Het Regionaal Archief Alkmaar wil een zo breed mogelijk publiek bereiken. Daarom treedt het RAA actief naar buiten met de collectie en legt het via een veelheid aan kanalen contact met de mensen in het werkgebied. Dat gebeurt door het ontvangen van bezoekers in het gebouw aan de Bergerweg, maar ook voor een belangrijk deel digitaal, via de website, sociale media, e-mail en chat.

1

2

Bezoekers en aanvragen

Digitale dienstverlening

De studiezaal was in verband met lockdownmaatregelen aan het begin van het jaar twee weken gesloten en daarna zeven weken alleen op afspraak te bezoeken. Dat betekent dat er per dag een beperkt aantal bezoekers gebruik kon maken van de studiezaal. De rest van het jaar waren deze maatregelen opgeheven en was de studiezaal dinsdag tot en met vrijdag weer vrij te bezoeken. In totaal ontving het RAA 2.239 studiezaalbezoekers in 2022 (1.297 in 2021).

Een belangrijk deel van de dienstverlening gebeurt online. Zeker tijdens de lockdown boden de digitaal beschikbare bronnen en hulpmiddelen uitkomst. Dat was duidelijk zichtbaar in het aantal bezoeken aan de website. Tijdens de lockdownperioden waren die flink gestegen. Nu in 2022 de studiezaal weer open kon, daalde ook het aantal paginaweergaven van de website.

Het totaalaantal aangevraagde archiefstukken ligt, net als het aantal bezoekers, hoger dan het vorige jaar. In totaal werden er in de studiezaal 4.197 stukken ingezien (2021: 3.771). In de top tien van meest aangevraagde archieven staan onder meer de bouwvergunningen van de gemeenten Heiloo, Anna Paulowna en Langedijk. Samen waren zij goed voor 1.018 aanvragen. Ook het archief van de gemeente Alkmaar (over de periodes 1325-1815, 1920-1944 en 1945-1988) werd veel aangevraagd (591 aanvragen). Uit het archief van de Gemeentepolitie Alkmaar werden 165 archiefstukken ingezien. De studiezaalmedewerkers beantwoordden 627 telefonische vragen (2021: 675). Het totale aantal telefoontjes ligt echter hoger: buiten openingstijden van de studiezaal en tijdens de sluiting vanwege de lockdown werden de telefoontjes niet geregistreerd. In totaal kwamen er 2.737 verzoeken binnen via het algemene mailaccount van het RAA (2021: 2.423). Vanaf maart beantwoordden studiezaalmedewerkers 272 chats. In januari en februari nam het RAA samen met vier andere archiefinstellingen nog deel aan een gedeelde chatdienst. Medewerkers van de Atlascollectie handelden daarnaast wekelijks zo’n 75 vragen over beeldmateriaal af.

Website In totaal waren er 3.783.725 paginaweergaven van de website van het RAA (2021: 4.165.013). Een flinke afname dus, maar vergelijkbaar met 2019 (3.722.956), voor de lockdowns. Gecombineerd met de weergaven van de door het RAA ter beschikking gestelde open data via wiewaswie.nl (411.354) en openarch.nl (221.364 getoonde akten) komt het totaal aantal paginaweergaven uit op 4.416.443 (2021: 4.899.647). Door een nieuwe manier van meten lijkt het aantal weergaven op wiewaswie. nl lager te liggen dan vorig jaar (478.259). In werkelijkheid zal het verschil minder groot zijn. Voor de website ‘Alkmaar op de kaart’ waren er 52.187 paginaweergaven (2021: 44.469). De thema’s Tweede Wereldoorlog en de speciaal voor de Open Monumentendagen aangemaakte pagina’s werden het meest bekeken. ‘Den Helder op de kaart’ had 14.977 paginaweergaven (2021: 16.020).

Digitalisering en E-loket Bouwdossiers Een belangrijk onderdeel van de digitale dienstverlening van het RAA is het online beschikbaar stellen van de collectie. Voor veel overheidsarchieven van vóór 1900 is de gratis service scannenop-verzoek beschikbaar. In 2022 werden er via deze service 185 inventarisnummers gescand (2021: 234). Dat het aantal lager ligt dan voorgaande jaren kan verklaard worden door de heropening van de studiezaal in 2022 en het feit dat er steeds meer archiefstukken al digitaal te raadplegen zijn. In 2023 zal worden gekeken op welke manier de service uitgebreid kan worden. Reeksen archiefmateriaal die veel geraadpleegd worden laat het RAA geheel scannen door externe partijen. In 2022 ging dat om de openbare delen van de burgerlijke stand die nog niet digitaal beschikbaar waren. Het gaat daarbij om zo’n 37 meter aan archiefmateriaal, ruim 350 inventarisnummers en 113.000 scans. Daarnaast zijn er 8.976 afbeeldingen van de Atlas gedigitaliseerd en 15.000 krantenpagina’s van het weekblad ‘De Duinstreek’. Deze scans zullen in 2023 in de periodiekenviewer van het RAA verschijnen. In de periodiekenviewers (kranten, tijdschriften, adresboeken) werden 96.733 scans toegevoegd. Het grootste deel hiervan bestond uit de scans van het Noord-Hollandsch Dagblad: ons blad, met ongeveer negentigduizend scans.

Via het E-loket kunnen bouwdossiers digitaal worden aangevraagd en ingezien. In 2022 is deze service verder uitgebreid: er zijn nieuwe gemeenten aangesloten en de aansluiting van de gemeente Schagen (te realiseren in januari 2023) is voorbereid. Alleen de gemeenten Texel en Alkmaar nemen nu nog geen deel. Het aantal scanverzoeken via het E-loket steeg in 2022 flink: er werden 8.072 bouwvergunningen aangevraagd (2021: 4.894), waarvan 1.028 dossiers nog door het RAA gescand moesten worden. Daarmee groeide het aantal door het RAA gescande bouwdossiers tot 7.384 (2021: 6.356). In 2022 is ook weer hard gewerkt aan het op naam doorzoekbaar maken van de genealogische bronnen via de database ‘personen zoeken’. Er zijn inmiddels 2.652.166 (2021: 2.500.114) genealogische records op naam doorzoekbaar gemaakt. Vrijwilligers voegden dus 152.052 namen toe aan de database.

3

4

In het nieuws In 2022 was het RAA zichtbaar op sociale media en in de traditionele media. Ook werd er negen keer een nieuwsbrief verstuurd. 1.264 abonnees (2021: tien nieuwsbrieven met 1.221 abonnees) ontvingen deze. De nieuwsbrief van het E-depot werd minder regelmatig verstuurd dan in 2021. Er is gekozen voor een andere benadering met meer nieuwswaardige en diepgaandere items. In totaal verscheen de nieuwsbrief vier keer en werd deze door 76 abonnees ontvangen (2021: zes nieuwsbrieven aan 77 abonnees).

Pr/promotie Naast de socialemediakanalen van het RAA zelf dragen de traditionele media bij aan een breed publieksbereik. In 2022 verstuurde het RAA vijf persberichten. Een stuk minder dan voorgaande jaren; in 2021 waren het er bijvoorbeeld dertien. Een reden hiervoor is dat de persberichten van het Alkmaars Historisch Café niet langer via het RAA worden verstuurd. Daarnaast werden er minder nieuwswaardige zaken georganiseerd door het RAA, omdat de medewerkers door hoog ziekteverzuim in 2022 te maken hadden met een verschuiving van werkzaamheden en een hogere werkdruk.

Sociale media Het aantal volgers op de verschillende socialemediakanalen groeide in 2022 naar 14.657 (2021: 11.410): 5.408 op Facebook (2021: 5.215), 2.386 op Twitter (2021: 2.310), 1.904 op Instagram (2021: 1.755), 1.585 op YouTube (2021: 1.370) en 849 op andere kanalen (Pinterest, Snapchat, Soundcloud en LinkedIn). Het RAA was in 2022 het eerste Nederlandse archief dat ook TikTok inzette als communicatiekanaal voor een breed publiek. Aan het eind van het jaar waren er 2.525 volgers. Enkele video’s vielen goed in de smaak. Zo werd een filmpje over het oudste geluid van Alkmaar (en Nederland) bijna 130.000 keer bekeken en het oudste bewegende beeldmateriaal van Alkmaar meer dan twaalfduizend keer. De video van schaatsers op de straten van Egmond zelfs vaker dan 436.000 keer. Via deze weg hoopt het RAA een brede doelgroep kennis te laten maken met de archiefwereld.

De verstuurde persberichten werden goed opgepakt door de lokale media. Aan het begin van het jaar was er volop aandacht voor de toen openbaar geworden archiefstukken. Het nieuws verscheen onder meer in de Alkmaarsche Courant, bij NH Nieuws en lokale kranten en websites. Ook het persbericht over het online beschikbaar komen van de delen van de burgerlijke stand werd goed opgepikt, onder meer door het Noordhollands Dagblad: “Leuk tijdens de lockdown: thuis je stamboom uitzoeken”. Ook medewerkers waren regelmatig zichtbaar in de media. Een kleine greep uit de berichten: • De meeste aandacht ging uit naar het bericht over het vierde deel van de reeks boeken Ik was erbij. • Er was hernieuwde aandacht voor atoombunkers in de regio. Het RAA had hierin een bijdrage in Hart van Nederland en Alkmaar Centraal. • Het RAA werkte mee aan de serie ‘Ons dorp’ van NH Nieuws, met oud filmmateriaal. De video’s zijn ook uitgezonden door het programma ‘Noord-Zuid-Oost-West’ van Omroep Max, op NPO2. • Twee medewerkers van het RAA stonden met een dubbelinterview op de voorpagina van het Alkmaars Nieuwsblad. • In de Uitkijkpost verscheen een stuk over de digitalisering van oude afleveringen van diezelfde krant door het RAA.

• In november was er veel aandacht voor het boek van Judith Noorman en Robbert Jan van der Maal over het memorieboek van de zeventiende-eeuwse Alkmaarse Maria van Nesse, dat bewaard wordt in het Rijksarchief in België (Mons), maar waarvoor de transcriptiewerkgroep van het RAA de transcriptie verzorgde. Het RAA stelde de scans van het stuk, de transcriptie en aanvullende bestanden beschikbaar via een themapagina. Op 30 november was de officiële presentatie van het boek en de opening van een tentoonstelling in Stedelijk Museum Alkmaar. Verder werd in de media regelmatig foto-, film- en documentatiemateriaal uit het RAA gebruikt. Het RAA publiceerde ook in 2022 weer wekelijks de rubriek ‘Dat was toen’ in de Alkmaarsche Courant (met een oplage van circa veertigduizend).

5

6

Presentaties en rondleidingen

Educatie

Het opheffen van de coronamaatregelen bood ruimte om weer gasten te ontvangen voor presentaties en rondleidingen. In totaal waren er negen presentaties binnenshuis waar zo’n 192 bezoekers op afkwamen. Zo werden de genealogiecursisten van de Historische Vereniging Zijpe ontvangen voor een rondleiding door de studiezaal en de depots. En op maandag 26 september ontving het RAA leden van de Stichting Geschiedenis Kinder- en Jeugdliteratuur, voor een presentatie en rondleiding gericht op oude kinderboeken en illustraties. Daarnaast waren er rondleidingen voor kleinere groepen particulieren en historische verenigingen.

Het RAA vindt het belangrijk om jongeren in aanraking te brengen met het archief en de geschiedenis van de regio. In 2022 voerde het RAA daarom onderwijsprogramma’s uit waar in totaal 926 leerlingen aan deelnamen. Daarvan kwamen 518 leerlingen van het basisonderwijs en 408 scholieren van het voortgezet onderwijs naar de Bergerweg voor een rondleiding en onderzoek. Ook was er één presentatie over de Tweede Wereldoorlog voor groep 8 op basisschool de Cocon. In 2021 ontving het RAA 242 basisschoolleerlingen en 234 leerlingen uit het voortgezet onderwijs. De sterke groei van het aantal leerlingen dat het RAA bezoekt maakte dat er drie extra rondleiders (zzp’ers) werden geworven. Zij starten in 2023 met het verzorgen van rondleidingen.

Ook buitenshuis was het RAA volop zichtbaar. Onder andere met vier presentaties voor echtparen die hun zestigjarige huwelijksjubileum vierden. Bij deze feestelijkheden was het RAA aanwezig met een (beeld)verhaal over het leven van zestig jaar geleden. Bijzonder was ook de presentatie op boerderij Zeldenrust in de Egmondermeer. De lokaal bekende familie Kraakman vierde 150 jaar bewoning van de boerderij. In totaal werden er buitenshuis zo’n zestien presentaties gegeven met 872 bezoekers.

Basisscholen in de Alkmaarse regio ontvingen bovendien een exemplaar van het in 2022 gepubliceerde boek Ik was erbij (deel 4). Het boek bevat verhalen over gebeurtenissen tijdens de Tweede Wereldoorlog in de regio. Daarmee kunnen de leerkrachten hun onderwijs meer richten op de omgeving van de leerlingen en hun lessen met herkenbare punten inkleuren.

Tijdens de Open Monumentendagen was het RAA op 10 september aanwezig op de Historische Markt in de Grote Kerk. Er was een stand waar bezoekers meer informatie kregen over het archief en Alkmaaropdekaart.nl, waar ook de deelnemende monumenten van informatie waren voorzien. Nieuw dit jaar was de deelname van het RAA op het ‘Kinderplein’ in het hoogkoor van de kerk. Hier konden kinderen met een echte ganzenveer een brief in oud schrift schrijven en deze verzegelen met een waszegel. Bij beide stands was de aanloop groot. In totaal bezochten ruim negenduizend mensen de Historische Markt.

In 2022 werden er ook nieuwe samenwerkingen aangegaan. Zo werd er in de aanloop naar het feestjaar Alkmaar Ontzet 450 jaar samen met Stedelijk Museum Alkmaar een onderwijsprogramma ontwikkeld voor voortgezet onderwijs en basisonderwijs. In het programma ‘Nepnieuws’ staat beeldvorming tijdens de Tachtigjarige Oorlog centraal. Er was veel vraag vanuit het voorgezet onderwijs naar programma’s op maat. Zo werd voor het Huygens College en het Stedelijk Dalton College een programma opgezet over industrialisatie. Het ROC Schagen kwam langs met eerstejaars van de ICT-opleiding voor een rondleiding over ICT en archiveren. Voor het basisonderwijs werd bij de theatervoorstelling ‘Oorlog aan Zee’ een voorbereidende les ontwikkeld. De Adelbertusschool kwam langs voor een speciaal programma in het kader van het honderdjarig bestaan van de school.

Binnen het samenwerkingsverband Alkmaars Historisch Café organiseerde het RAA vier lezingen waar 152 bezoekers op afkwamen. Daarnaast is er intensief samengewerkt met het succesvolle theaterproject ‘Oorlog aan Zee’ door Chris Houtman. Talloze afbeeldingen uit de collectie van het RAA werden gebruikt in de bijbehorende boekuitgave en op de website over de Tweede Wereldoorlog in Bergen. Ook de toneelvoorstelling maakte gebruik van het materiaal. De collectie van het RAA was bij verschillende tentoonstellingen in het Stedelijk Museum Alkmaar te zien. Zo werden bruiklenen verzorgd voor de tentoonstellingen ‘Cornelis Drebbel (1572-1633): Prentmaker in Alkmaar’, ‘Plantage Alkmaar: Alkmaar in Suriname 1745-heden’ en ‘Rijk & onafhankelijk: Maria van Nesse (1588-1650)’.

Om leerlingen van buiten de directe regio te bereiken doet het RAA sinds 2019 mee aan online bronnenplatform GeschiedenisLokaal (https://geschiedenislokaalregionaalarchiefalkmaar.nl). In 2022 verscheen daarop het nieuwe thema ‘Migranten’.

Cursussen Er namen in totaal 77 mensen deel aan de acht cursussen die het RAA in 2022 organiseerde (2021: 47 deelnemers aan vier online cursussen). • • • • •

7

Introductiecursus familie- en archiefonderzoek (vier keer door het jaar heen): 39 deelnemers Huizenonderzoek (voorjaar): zeven deelnemers Oud schrift voor beginners (voorjaar): negen deelnemers Oud schrift voor gevorderden (najaar): zeven deelnemers Stamboomonderzoek (najaar): vijftien deelnemers

8

Bewaard en toegankelijk Het Regionaal Archief Alkmaar bewaart archieven uit het werkgebied en maakt die toegankelijk. Tot de wettelijke taak van het RAA behoort het adviseren van de aangesloten overheden over het beheren van hun archieven en het overbrengen daarvan naar het RAA.

Collectie De collectie groeide ook in 2022 door. De overheidsarchieven uit het werkgebied worden, volgens de archiefwet, na twintig jaar overgebracht naar het RAA. Het RAA verwerft bovendien particuliere archieven, historisch beeldmateriaal en publicaties om zo de geschiedenis van de aangesloten gemeenten op een representatieve manier te documenteren. De aanwinsten van 2022 in cijfers:

Archieven Het RAA ontving in 2022 in totaal 65,8 meter aan particuliere archieven. Bijzondere aanwinsten waren het archief van de Nederlands Israëlitische Gemeente Alkmaar en meerdere Texelse archieven. Zo verwierf het RAA het archief van de Texelse Elektriciteit Maatschappij Keijser & Co. en van de Jozefschool, een basisschool in Den Burg. Er werd zo’n 418,6 meter aan overheidsarchief overgebracht. Meer dan de helft hiervan (257 meter) bestaat uit de bouwvergunningen van de gemeenten Schagen, Zijpe, Harenkarspel en voorlopers, uit de periode 1901-2010. Digitaal werd er 118 GB aan videotulen van de gemeenteraad Heerhugowaard overgebracht en beschikbaar gemaakt. Daarnaast zijn er vijf digitale aanvullingen (totaal 1.535 GB) op bestaand archief overgebracht. Alle archieven en collecties van het RAA worden beschreven in een inventaris of plaatsingslijst, zodat ze goed toegankelijk zijn. In totaal werd er in 2022 gewerkt aan de inventarisatie van dertien particuliere archieven, waaronder het archief van de familie Strijbis-Oly en firma Strijbis te Nieuwe Niedorp en het archief van de Federatieve Vrouwenraad Heiloo. Vijf inventarissen werden gepubliceerd, onder meer de inventaris van de familie Dekker en het bedrijf Jac. Dekkers Zaadteelt en Zaadhandel en de collectie Max Teeuwisse en zijn jazzcafé ‘Bij Max’.

Het RAA adviseerde in 2022 verder de historische verenigingen van Den Helder en Texel over collectiebeheer en archiefinventarisatie.

Atlas De Atlas ontving 66 aanwinsten, waaronder foto’s van een vakantie in Schoorl uit de jaren twintig. Ook van de Bergense kunstenaar, fotograaf en meubelontwerper Jan Petrus Ponstijn (1883-1970) kwamen bijzondere aanwinsten binnen. Dat betrof niet alleen beeldmateriaal, maar ook correspondentie en bibliotheekmateriaal.

Bibliotheek

In 2022 getranscribeerd: Een journaal beschrijvende twee walvisvaarten, gehouden door Aerjen Jansz Ruijs uit de Zijpe, varende op het schip de Michael onder het commandement van Dirk Hopman met als bestemming Groenland of Spitsbergen. 1783-1784. 9

De bibliotheek van het RAA groeide met 324 uitgaven. Daarvan waren 224 exemplaren afkomstig van schenkingen en werden er honderd boeken gekocht. Bijzonder was de schenking van zeven zeventiende-eeuwse titels door museum Het Sterkenhuis, waaronder ontbrekende delen van de Enkhuizer Almanak. Ook de Willibrordus Parochie in Heiloo schonk het RAA twee mooie banden: Amsterdam in zyne opkomst, aanwas, geschiedenissen, voorregten, koophandel, gebouwen, kerkenstaat, schoolen, schutterye, gilden en regeeringe beschreeven door Jan Wagenaar (17601767) en Hugo de Groots Nederlandtsche jaerboeken en historien, sedert het jaer MDLV tot het jaer MDCIX (1681). 10

E-depot

Inspectie en advies

Het RAA heeft een e-depot ontwikkeld om digitale informatie voor lange tijd te kunnen bewaren en toegankelijk te houden. Met het behalen van het ‘Core Trust Seal’ bewijst het RAA dat het ook voor het digitale archief officieel een betrouwbare bewaarplaats is. Om dit certificaat te behalen is een intensief traject gevolgd om aan zestien voorwaarden te kunnen voldoen, bijvoorbeeld het opstellen van een aantal documenten op het gebied van preserveringsbeleid en continuïteitsbeleid en een producten- en dienstencatalogus.

Het RAA heeft op basis van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), die aangeven in welke mate de aangesloten overheden voldoen aan de wettelijke eisen, in 2022 verslag uitgebracht aan de colleges van B&W van de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Dijk en Waard, Hollands Kroon, Schagen en Texel en aan het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Voor de gemeenten Bergen (NH), Castricum en Heiloo (BUCH-organisatie) is verslag uitgebracht aan het bestuur van de Werkorganisatie BUCH. Naar aanleiding van de KPI-verslaglegging is medio 2022 een benchmark uitgewerkt waarbij in één oogopslag duidelijk wordt hoe de gemeenten ten opzichte van elkaar presteren. Deze overzichten zijn voorzien van een toelichting naar het bestuur van de verschillende gemeenten verzonden.

Daarnaast zijn dit jaar de videobestanden van gemeenteraadsvergaderingen van de voormalige gemeente Heerhugowaard in het e-depot opgenomen en alvast via de beeldbank beschikbaar gesteld. Er zijn voorbereidingen getroffen voor het beschikbaar stellen van de videotulen van de gemeenten Dijk en Waard en Den Helder via het e-depot.

Restaureren en conserveren

In de tweede helft van 2022 is er bij de gemeente Texel een inspectie gehouden inzake de toetsing van het zaaksysteem en daaraan gekoppelde taakspecifieke applicaties. In diezelfde periode zijn er aspectinspecties uitgevoerd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Dijk en Waard, Hollands Kroon en Texel. Deze inspecties richtten zich specifiek op de toetsing van de routinematige vervangingsprocedure. De gedane bevindingen zijn gerapporteerd aan de colleges van B&W. In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentelijke archiefinspectie de Sector Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland ondersteund in de uitvoering van haar (inspectie)werkzaamheden. Verschillende vernietigingslijsten van gemeenten en gemeentelijke regelingen zijn beoordeeld en er zijn hiervoor machtigingen tot vernietiging afgegeven.

Om het archiefmateriaal veilig voor de toekomst te behouden wordt het in de depots van het RAA schoon, op een verantwoorde wijze verpakt en onder de juiste klimaatomstandigheden bewaard. De depots worden vrijgehouden van biologische besmettingen. Nieuw archiefmateriaal wordt getest voordat het in de depots wordt geplaatst. In geval van besmettingen wordt het materiaal naar een extern bedrijf gestuurd om te worden geschoond door middel van gammastraling. Ook in 2022 zijn er vijf pallets doorstraald. Daarnaast heeft het restauratieatelier voorbereidend werk en analyse verricht in verband met een onderzoek naar bijzondere tekstfragmenten op perkament, die in het verleden ter versteviging in boekbanden uit de Alkmaarse Librije zijn aangebracht.

De archiefinspectie heeft verder het hele jaar door binnen de kaders van archiefwet en -regelgeving advies gegeven over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer. Op grond van de beheerregelingen van de gemeenten Dijk en Waard en Hollands Kroon zijn er (voorbereidende) adviezen uitgebracht over het voorgenomen besluit van die organisaties om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven zijn de ontwikkelingen gevolgd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Dijk en Waard, Schagen en de gemeenschappelijke regeling Zaffier. Waar nodig zijn kaders gesteld en is advies gegeven.

Er zijn verder belangrijke stappen gezet in het ontwikkelen van exportfunctionaliteiten bij zaaksysteemleveranciers, zodat gemeenten vanuit hun zaaksysteem de afgeronde zaakdossiers direct kunnen overzetten naar het e-depot. De gemeenten Hollands Kroon en Texel zijn hierin al vergevorderd. Een mooie ontwikkeling is ook dat de WABO-vergunningen van de gemeente Bergen zijn opgenomen in het e-loket, zodat deze aan het publiek beschikbaar kunnen worden gesteld.

11

12

13

Gegevensbescherming Het RAA blijft nauw betrokken bij alle ontwikkelingen rondom de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bij archiefinstellingen. De functionaris gegevensbescherming (FG) van het RAA adviseerde in 2022, behalve bij de dienstverlening aan het publiek, ook bij overdracht en acquisitie over de toepassing van de AVG. Ook de DIV-afdelingen van de aangesloten gemeenten werden geadviseerd. De FG nam bovendien deel aan de landelijke Subwerkgroep AVG Archiefinstellingen van KIA (Kennisnetwerk Informatie en Archief), die in 2022 twee praktische richtlijnen publiceerde over hoe om te gaan met bijzondere persoonsgegevens in archieven: de ‘Richtlijn openbaarheid politiearchieven’ en de ‘Richtlijn openbaarheid archieven van religieuze en levensbeschouwelijke organisaties’. Beide werden via het KIA-platform verspreid. Daarnaast werd gewerkt aan het concept ‘Richtlijn openbaarheid archieven van zorginstellingen’. In 2022 zijn vijftig archieven waarin zich mogelijk bijzondere persoonsgegevens bevinden nagelopen op de aanwezigheid van die gegevens. Waar nodig zijn openbaarheidsbeperkingen doorgevoerd in het kader van de AVG.

13

14

De mensen

Personeel

Bestuur

Op 31 december 2022 bestond de formatie van het RAA uit 18,73 fte. In het verslagjaar heeft het RAA één nieuwe medewerker aangetrokken: Truusje Rood (per 1 juni), als medewerker digitalisering en studiezaal. Twan Mars, adviseur digitale informatie, nam afscheid van het RAA. Ook Ellen van der Hoeven, oproepkracht studiezaal en educatie, stopte bij het RAA.

Het bestuur van het Regionaal Archief Alkmaar bestond in 2022 uit vertegenwoordigers uit de colleges van de negen deelnemende gemeenten. Algemeen bestuur (per 31-12-2022) Alkmaar: A. Schouten, voorzitter Bergen: E. Briët Castricum: A. Mans Den Helder: F. Camara Dijk en Waard: F. Hoekstra Heiloo: M. ten Bruggencate Hollands Kroon: R. van Dam Schagen: M.J.P. van Kampen-Nouwen Texel: M. Uitdehaag Dagelijks bestuur A. Schouten (Alkmaar), voorzitter M.J.P. van Kampen-Nouwen (Schagen) P.J. Post (RHCA), secretaris

C.W. Bruinvis, eerste gemeentearchivaris van Alkmaar.

Directie en ondersteunende functies P.J. Post, directeur M. Huisman, managementassistent M.M. Alphenaar, medewerker informatiebeheer en automatisering B.F. Jansma, medewerker restauratie en conservering Team dienstverlening L. Blokker, teamcoördinator A. Ettekoven, medewerker dienstverlening en functionaris gegevensbescherming M. Hageman, medewerker publieksdiensten en -projecten S.M.V. van Aardenne, medewerker dienstverlening en educatie M.M. Alphenaar, website, pr en sociale media R. Cavero Cuenca, medewerker digitalisering T. Rood, medewerker digitalisering en studiezaal I. Groot-Hoogeboom, medewerker studiezaal M. Besteman, medewerker studiezaal Team collectiebeheer & advies J. Stobbe, teamcoördinator R.T. Bankras, medewerker beheer & behoud J. van Dijl, conservator beeldcollectie (Atlas) E. Groot, medewerker archieven en collecties (Atlas) C. de Maijer, bibliothecaris R.S. Meijer, medewerker bibliotheek D. van Mourik, adviseur digitale informatie en e-depot F.A. van der Horst, medewerker archiefinspectie A. van Strien, adviseur digitale informatie F.A. ten Broeke, medewerker archieven en metadatering Personeelsvertegenwoordiging De personeelsvertegenwoordiging (PVT) is het medezeggenschapsorgaan binnen de organisatie en bestond op 31 december 2022 uit: S.M.V. van Aardenne, voorzitter A. van Strien, secretaris M. Hageman

15

16

Flexibele medewerkers Naast de vaste medewerkers zijn in 2022 tien flexibele medewerkers werkzaam geweest voor het RAA. Zij werkten mee aan de educatieprojecten, de ontvangst van schoolklassen, de inventarisatie en het ompakken van archief en de ondersteuning van het restauratieatelier.

Stagiairs en vrijwilligers In 2022 was er één snuffelstagiair bij het RAA. Een student van het MBO (geschiedenis en maatschappij) liep mee bij de Atlas en Bibliotheek en voerde digitaliserings- en administratieve klussen uit. In 2022 werkten er zo’n zestig vrijwilligers voor het RAA. Twee vrijwilligers werkten voor de beeldcollectie. Zij maakten beschrijvingen van het beeldmateriaal. Er werkten 29 vrijwilligers aan de ontsluiting van genealogische bronnen. Een nieuwe groep vrijwilligers hield zich bezig met het verbeteren van de beschrijvingen van bouwdossiers. Deze groep bestond uit vijf vrijwilligers, van wie enkele ook werken aan de genealogische bronnen. Een andere groep van 28 vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch belangrijke archiefbronnen. In 2022 kwam de transcriptie van het memorieboek van Maria van Nesse uit de periode 1623-1646 af. Deze transcriptie was de basis voor een uitgebreid onderzoek dat leidde tot het boek Het unieke memorieboek van Maria van Nesse van Judith Noorman en Robbert Jan van der Maal. Dit boek kreeg landelijk aandacht in de pers, met name vanwege de nieuwe perspectieven die het gaf op het dagelijks leven van een vrouw in de zeventiende eeuw en op de kunstmarkt in die tijd. Daarnaast werkte de transcriptiegroep onder meer aan de transcriptie van Alkmaarse rechtsbronnen uit de zeventiende tot de negentiende eeuw.

Ook is er vanuit deze groep een transcriptie gemaakt van de walvisvaartjournalen van Aerjen Jansz. Ruijs uit 1783 en 1784, die voorzien van een uitgebreide inleiding als boek zijn uitgegeven: De walvisvaartjournalen van Aerjen Jansz. Ruijs uit de Zijpe, 1783 en 1784. Om de vrijwilligers te bedanken is er in 2022 een dag voor de vrijwilligers georganiseerd. Enkelen van hen werden extra in het zonnetje gezet voor hun inzet en lange staat van dienst. Een grote groep vrijwilligers genoot van een lunch, een bezoek aan Stedelijk Museum Alkmaar met rondleiding door de conservator en na afloop koffie en wat lekkers.

Vrienden van het Archief Op 31 december 2022 telde de Stichting Vrienden van het Archief Alkmaar en omgeving 309 Vrienden. Het bestuur van de Vrienden van het Archief bestond in 2022 uit: G. Valk, voorzitter F. Timmer, secretaris M. Noot D. Bosscher De positie van penningmeester moet nog ingevuld worden. De Vrienden konden in 2022 de uitgave Ik was erbij (deel 4) zonder verzendkosten toegestuurd krijgen.

17

18

Regionaal Archief Alkmaar Bergerweg 1 1815 AC Alkmaar 072 - 850 82 00 www.regionaalarchief.nl info@archiefalkmaar.nl