240328 Bijlage 2 - Korte terugblik en vooruitkijken gemeentelijk manifest 7 februari 2024.pdf

Opdrachtgever

:

Gemeente Den Helder

Onderwerp

:

Terugblik bijeenkomst gemeentelijk manifest 7 februari 2024

Datum

:

15 februari 2024

Inleiding Op 7 februari kwamen gemeenteraadsleden, commissieleden, het voltallige college van burgemeester en wethouders, een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie (inclusief ondernemingsraad), de griffie en de gemeentesecretaris bij elkaar voor een speciale bijeenkomst in het teken van het gemeentelijk manifest, dat in april 2023 is vastgesteld. In totaal werden op locatie Leven van de Wind in Wieringerwerf zo’n 60 deelnemers verwelkomd. Hieronder volgt een korte terugblik met de opzet en het verloop van de avond, inclusief een beeld van de inbreng. Opzet van de avond De avond is inhoudelijk opgezet met de volgende vragen: 1. Wat heb jij nodig, wat is jouw behoefte rondom het manifest? 2. Wat gaat er goed als het gaat om de punten uit het manifest? 3. Wat zijn wellicht nog aandachtspunten voor de uitvoering van het manifest? 4. Wat zijn de voorstellen voor een agenda voor 2024? We zijn steeds in kleine groepen uiteen gegaan onder leiding van facilitators. Tussen de rondes door is er steeds een terugkoppeling gegeven uit de groepen. Uiteraard is er ook ruimte geweest om elkaar (nog) beter te leren kennen, onder andere tijdens het diner. Korte indruk van de avond De avond startte rond 16.45 uur met een inloop. Na een kort welkom van burgemeester Jan de Boer en een toelichting van Tessa Augustijn (portefeuillehouder voor het manifest) startte het programma.

De vier vragen hierboven zijn in vier verschillende rondes besproken. Bij elke ronde werd er intensief van gedachten gewisseld in verschillende groepen (met deelnemers vanuit zowel raad als commissie als college als ambtelijke organisatie). De avond werd gezamenlijk afgesloten met applaus van de aanwezigen nadat Tessa haar positieve beeld van de avond verwoordde. Bij de afsluiting is ook het vervolg kort geschetst. In de bijlage zijn een aantal hoofdlijnen van de avond weergegeven. Een uitgewerkte notitie komt terug in college en raad. De uitwerking en vervolg op de avond Tom den Boer heeft de avond begeleid. Hij zorgt dat de inbreng van de avond in eerste opzet is uitgewerkt. Deze uitwerking komt vervolgens aan de orde in de voorbereidende werkgroep en wordt daarna voorgelegd (nog af te stemmen) aan een vertegenwoordiging van resp. de gemeenteraad (Werkgroep manifest), college van burgemeester en wethouders, de ambtelijke organisatie en in overleg met de griffier en de gemeentesecretaris verder uitgewerkt tot een raadsvoorstel, na bespreking in het college van B&W. Het streven is om in de raadsvergadering van 2 april een voorstel voor de manifestagenda 2024 te bespreken en vast te stellen: wat zijn concrete acties voor dit jaar en verder? Vragen? Neem contact op met Tom den Boer via info@som-der-delen.nl of 06-31051091.

Overzicht van inbreng bijeenkomst manifest Ronde 1 - Wat heb jij nodig als het gaat om de punten uit het manifest? Belangrijk en breed gedeeld signaal is dat het op dit moment zeker beter gaat dan ‘in het verleden’. De sfeer wordt door de meesten ‘goed’ of ‘prettig’ genoemd. Men staat open voor verdere verbeteringen. • Vertrouwen en ruimte voor ontwikkeling • Waardering en gezien worden • Positiviteit en saamhorigheid • Effectieve communicatie en respectvolle omgang • Samenwerking en begrip voor elkaars rol • Efficiënte vergaderingen en heldere communicatie • Actieve betrokkenheid en transparantie Ronde 2 - Wat gaat er goed rond het manifest? Er gaat heel veel goed in de samenwerking tussen raad en college en ambtelijke organisatie.

Hieronder kort wat punten: • Hard op de inhoud, zacht op de relatie • Vroegtijdige participatie gaat steeds beter • Toegenomen respect en inspraak • Verbeterde sociale context • Ondersteuning van de griffie • Positieve houding voor samenwerking • Integraal samenwerken en regionale samenwerking Ronde 3 - Wat zijn nog aandachtspunten omtrent de punten uit het manifest? Hoewel het goed gaat, zijn er zeker nog aandachtspunten: • Verbetering in formele vergaderingen • Opvolging van insprekers en respect voor ambtenaren • Verbeterde toegankelijkheid en proactieve betrokkenheid • Basiskennis raads- en commissiewerk • Concretisering van het manifest voor 2024 en verder • Balans tussen werk en rol als raads- of commissielid Ronde 4 - Voorstellen voor manifestagenda 2024 en verder Op 7 februari zijn heel veel acties en voorstellen genoemd: hieronder een aantal voorstellen die in het oog springen. Dit wordt nader uitgewerkt (met als streven 2 april een voorstel in de raad).

• Aandacht voor betere balans raad-privé-werk, verkort vergadertijd, beperk spreektijd • Implementeer een 'Meeting Meter' • Aandacht voor saamhorigheid en waardering • Een gelijkwaardige benadering van oppositie en coalitie • Meer ruimte voor informeel, en alleen formeel als het nodig is • Betrek de raad meer bij de start van beleidsprocessen • Hanteer een termijn van minimaal 6 werkdagen voor technische vragen • Basisvaardigheden raadswerk en voorzitterschap, coaching en training • Contact tussen ambtelijke organisatie en de raad/commissies versterken • Meer doen voor laagdrempelige gesprekken met inwoners en het managen van hun verwachtingen. Zorg dat de fracties daar ook bij aanwezig zijn • Plan doorlopende evaluatie van het manifest (presidium-college-raad-organisatie) • Aandacht voor benoemen en afhechten van oud zeer, niet (telkens) terugkomen op genomen besluiten of kwesties betrekken bij andere besluiten • Eén keer per jaar pijnpunten agenderen en bespreken